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Guide d’utilisateur
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Table des matières
Assistance ... 3
Pour avoir la suite Office 2010 en français ... 4
Raccourci clavier pour Outlook ... 5
Création de ma signature ... 6
Gestionnaire d’absence ... 7
Tout savoir sur l’envoi de mail ... 8
Choisir le destinataire ... 8
Joindre un fichier ... 9
Activer la copie cachée ... 9
Accusé de réception / Accusé de lecture ... 9
Différer l’envoi du mail ... 10
Tout savoir sur le calendrier ... 11
Le menu général ... 11
Création d’une réunion/d’un rendez-vous ... 12
Explication du menu « Réunion »/ « Rendez-vous » ... 13
Comment partager mon calendrier et gérer les droits de celui-ci ... 14
Tout savoir sur les archivages... 15
Créer un dossier d’archive ... 15
Ajouter une archive existante ... 16
Configurer un archivage automatique ... 17
Tout savoir sur le Webmail OWA ... 18
Se connecter ... 18
Définir le gestionnaire d’absence ... 19
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Assistance
Si vous rentrez des problèmes ou si vous avez des questions, n’hésitez à contacter l’une des personnes ci-dessous :
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Pour avoir la suite Office 2010 en français
Dans le « Menu démarrer », « Microsoft Office », « Outils Microsoft Office 2010 », cliquer sur « Préférences de langue de Microsoft »
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Raccourcis clavier pour Outlook
Basculer vers le Courrier Ctrl+1 Basculer vers le Calendrier Ctrl+2 Basculer vers les Contacts Ctrl+3
Basculer vers les Tâches Ctrl+4
Basculer vers les Notes Ctrl+5
Rechercher un message ou un autre élément Ctrl+E
Ouvrir un nouveau mail Ctrl+N
Étendre la recherche afin d'inclure tous les éléments Courrier, Calendrier, Contacts, en fonction du module dans lequel vous vous trouvez
Ctrl+Alt+A Rechercher du texte dans un élément ouvert F4
Supprimer un message Ctrl+D
Créer un rendez-vous Ctrl+Maj+A
Créer un contact Ctrl+Maj+C
Vérifier l'orthographe F7
Envoyer/Recevoir F9
Passer dans la boîte de réception Ctrl+Maj+I
Transférer Ctrl+F
Répondre à un message Ctrl+R
Passer dans la boîte d'envoi Ctrl+Maj+O Répondre par une demande de réunion Ctrl+Alt+R Vérifier l'arrivée de nouveaux courriers Ctrl+M
Marquer comme lu Ctrl+Q
Marquer comme non lu Ctrl+U
Supprimer et ignorer une conversation Ctrl+Maj+D Ouvrir le carnet d'adresses Ctrl+Maj+B
Envoyer Ctrl+Entrée
Faire suivre en tant que pièce jointe Ctrl+Alt+F Afficher 6 jours dans le calendrier Alt+6 Basculer vers le Courrier Ctrl+1 Recherche d’un contact selon une sélection donnée Ctrl+K
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Création de ma signature
1. Pour créer ou récupérer votre signature sur Outlook, ouvrir un nouveau mail.
2. Dans le menu « Message », aller dans « Signature », « Signatures… »
3. Cliquer sur « Nouveau », saisir un nom pour votre signature, puis cliquer sur « OK ».
4. Définir dans quel cas la signature doit être utilisée. Dans le cas ci-dessous, la signature est utilisée pour les nouveaux messages, les réponses et les transferts de mails.
5. Il ne reste plus qu’à écrire votre signature. Vous pouvez aussi copier votre ancienne signature de Thunderbird dans le champ correspondant.
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Gestionnaire d’absence
1. Aller dans « Fichier », vérifier que vous utilisiez le bon compte et cliquer sur « Réponses automatiques »
2. Sélectionner « Envoyer des réponses automatiques » et cocher « Envoyer uniquement pendant ce laps de temps ». Entrer les dates auxquelles vous souhaitez avoir un mail d’absences
3. Avec Exchange, il est possible de créer un message automatique distinct pour les personnes internes et externes à l’entreprise.
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Tout savoir sur l’envoi de mail
Pour écrire un mail, cliquer sur « Nouveau message électronique » (Raccourci clavier Ctrl+N)
Choisir le destinataire
Outlook va chercher dans le carnet d’adresse : tous les contacts UNIL, les listes de distribution ou alors tous simplement dans vos contacts.
Pour retrouver un contact, cliquer sur « À… » ou alors « Cc… ». Ensuite, sélectionner s’il s’agit d’un contact se trouvant dans vos contacts personnels ou encore dans l’annuaire UNIL
Il est aussi possible de trouver un contact en tapant directement les initiales de la personne et en validant par un raccourci clavier (Ctrl+K ).
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Joindre un fichier
Pour joindre un fichier vous pouvez glisser le fichier dans la fenêtre du mail ou alors cliquer « Joindre un fichier ». Vous pouvez aussi joindre des mails, des événements calendrier ou des contacts en cliquant sur « Joindre un élément ».
Activer la copie cachée
Aller dans « Options » et cliquer sur « Cci »
Accusé de réception / Accusé de lecture
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Différer l’envoi du mail
Aller dans « Options » et cliquer sur « Différer la livraison ». Dans cette fenêtre, vous pouvez choisir l’importance du mail, demander un accusé de lecture, réception et définir la date d’envoi.
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Tout savoir sur le calendrier
Le menu général
Menu « Nouveau » : Vous permet de créer un nouveau rendez-vous (sans invitation à d’autre personne) ou alors une nouvelle réunion (avec mail d’invitation aux attenants à la réunion.
Menu « Atteindre » : Vous permet d’afficher le calendrier du jour ou pour les sept prochains jours.
Menu « Organiser » : Vous permet d’afficher votre calendrier selon votre souhait (jour, semaine de travail, semaine, mois et affichage planification). Menu « Gérer les calendriers » : Vous permet de créer un nouveau calendrier, d’ouvrir un calendrier partagé. Permet aussi la connexion à des calendriers Internet communs.
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Création d’une réunion/d’un rendez-vous
La différence entre un rendez-vous et une réunion est que dans le premier cas, aucune invitation ne sera envoyée au participant tandis que pour une réunion, un mail sera envoyé à chaque participant. Un rendez-vous peut être transformé en réunion à tout moment et vice-versa.
Pour créer une nouvelle réunion, aller dans « Accueil », « Nouveaux éléments » et cliquer sur « Réunion ».
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Explication du menu « Réunion »/ « Rendez-vous »
Menu « Action » : Le menu action permet de retourner sur le clavier, de transférer la réunion ou de l’importer dans OneNote. Permet aussi la suppression du rendez-vous.
Menu « Afficher » : Vous permet de basculer entre la vue du rendez-vous (corps du message) et la vue planification qui permet l’affichage de tous les calendriers des participants.
Menu « Participants » : Vous permet d’annuler l’invitation, d’accéder au carnet d’adresse et de paramétrer les options de réponses comme la réponse à une invitation et la proposition d’un nouvel horaire.
Menu « Options » : Permet d’afficher quelle type de rendez-vous il s’agit (occupé, absent du bureau, provisoire et disponible). Permet de configurer un rappel de la réunion ainsi que sa périodicité.
Menu « Indicateurs » : Permet la classification des réunions, si il s’agit d’un événement privé (cache les informations de cet évènement aux autres). De plus, vous pouvez définir l’importance de ce rendez-vous.
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Comment partager mon calendrier et gérer les droits de celui-ci
1. Dans le menu « Accueil », dans la partie calendrier, cliquer sur « Partager le calendrier ».
2. Si vous souhaitez partager votre calendrier mutuellement, cocher « Demander l’autorisation d’afficher le Calendrier du destinataire ». Vous pouvez aussi gérer les détails d’affichage (si vous souhaitez juste afficher votre disponibilité, l’objet ou tout afficher).
Pour gérer les droits d’affichage
1. Dans le menu « Accueil », dans la partie calendrier, cliquer sur « Autorisations du calendrier ».
2. Vous permet de gérer les droits, il faut avoir au préalable partagé son calendrier. Ensuite vous pouvez gérer le niveau d’autorisation
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Tout savoir sur les archivages
Créer un dossier d’archive
L’utilité d’avoir un ou des dossiers d’archives est un gain de temps lors de recherche de mail ainsi que de gagner de la place dans la boîte de messagerie (qui est limitée à 5Go)
1. Aller dans « Fichier », « Paramètres du compte », « Paramètres du compte… »
2. Dans l’onglet « Fichiers de données », cliquer sur « Ajouter… »
3. Donner un nom à votre archive et cliquer « Ok »
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Ajouter une archive existante
1. Aller dans « Fichier », « Ouvrir », « Ouvrir le fichier de données Outlook »
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Configurer un archivage automatique
Il peut être lourd de devoir archiver les mails soi-même. Outlook permet de faire un archivage automatique se basant sur l’âge de votre mail. Il le fait même très bien. En effet, si le mail archivé se trouve dans un sous dossier, l’arborescence de celui-ci sera recréée dans l’archive.
1. Pour activer l’archivage automatique, aller dans « Fichier », « Nettoyer la boîte aux lettres », « Archiver »
2. Définir l’ancienneté des mails à archiver (plus vieux que 01.09.2014 par exemple)
JTo Page 18 Tout savoir sur le Webmail OWA
Se connecter
Avec la migration, le Webmail change aussi et donc le site change aussi.
Nouveau site :
https://owa.unil.ch/owa/
Note : La coche sur « Ordinateur privé » sert à définir la durée d’inactivité avant déconnexion. Elle sera plus longue si coché, conseillé que si vous êtes l’unique utilisateur du l’ordinateur.
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Définir le gestionnaire d’absence
Il est aussi possible de définir une réponse automatique depuis OWA.
1. En haut à droite, cliquer sur l’écrou des paramètres puis sur « Set automatic replies ».
2. Sélectionner « Send automatic replies ». Vous pouvez gérer la période à laquelle la réponse automatique se fera ainsi que si vous souhaiter avoir un mail différent pour les personnes internes et externes.
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Gérer son filtre anti-spam
1. Aller sur la page https://mailc.unil.ch/login.php
2. Se Connecter avec le login suivant : VotreUsername@UNIL.CH
3. Dans « Configuration », cliquer sur « Mode de filtrage ». Dans cette page, vous pouvez choisir que faire avec un mail indésirable ainsi que la périodicité d’envoi de rapports sur la mise en quarantaine de vos mails.
