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Association Patrimoine Art Culture de Bordes-Uchentein
Mairie - 5, Place de la Mairie - Les Bordes sur Lez - 09800 - Bordes-Uchentein Mail : jeanbertrand-faure@orange.fr
Site Internet : https://patrimoine-bordes.pagesperso-orange.fr/
Téléphone : 06 83 82 15 02
Association loi 1901 publiée au Journal Officiel le 2 janvier 2016.
N° RNA : W093001233 du 21/12/2015.
N° SIRET : 851 040 758 00019 du 23/05/2019.
N° SIREN : 851 040 758 du 23/05/2019.
CCP n° 14 70 508 V - Toulouse
Les Bordes sur Lez, le 13 mars 2020
Objet : Compte-rendu de la réunion du 13 mars 2020 à 18h.
Présents : Excusés :
• Anglade Michel
• Fauré Jean-Bertrand
• Mantione Danielle
• Mantione Michel
• Martin Patricia
• Molle Monique
• Poindrelle Richard
• Roujas Thérèse
• Couloume Andrée
• Poindrelle Geneviève
• Roujas Robert
Diffusion à La Compagnie des Chevaliers et Gentes Dames d’Occitanie, pour info.
Une réunion se tiendra au foyer tous les vendredis en milieu de mois, à 18 heures.
Prochaine réunion le vendredi 17 avril 2020.
Réunions suivantes :
• 15 mai 2020
• 19 juin 2020
Les nouveautés apparaissent en bleu.
Tous les comptes-rendus de réunion, ainsi que diverses informations, sont accessibles sur le site Internet de l'association depuis la page d’accueil « Journée médiévale du 18 juillet 2020 » :
http://patrimoine-bordes.pagesperso-orange.fr/
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Sommaire
1. Périmètre du projet ... 3
2. Les lieux de stationnement ... 5
3. Les accès à la fête ... 6
4. Les animations ... 6
5. Choix de la date de la journée médiévale 2020 ... 7
6. Le programme ... 7
7. Les ateliers... 8
7.1. Conception des costumes d'époque ... 8
7.2. Le blason ... 8
7.3. Les étendards ... 9
7.4. Stands de commerces médiévaux (échoppes) ... 9
7.5. Étude d'un campement médiéval ... 10
7.6. Transformation du lavoir en taverne ... 11
7.7. Budget ... 11
7.8. Rencontre avec les sponsors ... 12
7.9. Communication ... 13
8. Mutualisation des moyens ... 14
9. Organisation et sécurité ... 14
10. Annexe ... 16
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1. Périmètre du projet
Campement Tournois Combats à l'épée
…
Église Taverne
Campement médiéval Échoppes
Banquet médiéval
Cour du Peillot
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• Espace église-pont-lavoir-abreuvoir, cour à côté de la sacristie, cour du Peillot
• Fermeture à la circulation automobile au niveau de la croix, en amont du pont (information des riverains et arrêté municipal de restriction de circulation)
• Transformation du lavoir en taverne (vente de boissons et sandwichs)
• Installation des échoppes, à revoir en fonction des impératifs de sécurité (accès ambulance ou pompiers en cas d'incendie)
• Accrocher des calicots de couleur sur les maisons (cacher tout ce qui touche à la modernité)
• Accrocher des étendards aux couleurs du blason de Bordes (cf. § 7.2) sur les poteaux électriques et d'éclairage public (demande d'autorisation auprès de la mairie)
• Baliser l’accès à la fête
• Indiquer les lieux de stationnement (chemin de Tamarech, traversée de Bordes, place de la mairie, restaurant, route de Bethmale, rue de l’ancienne poste, etc…) par la mise en place de panneaux
• Mettre en place des personnes équipées d’un badge (à créer) et de talkies-walkies, en charge du bon stationnement des véhicules.
Exemples de talkies-walkies
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2. Les lieux de stationnement
Stationnement
• Le long de la traversée de Bordes
• Sur le Cami de Tamarech
• Sur le Cami de Bethmale
• Sur la route de Bethmale
Prévoir la réalisation des panneaux d’information :
• 6 panneaux indiquant les lieux de stationnement « Parking »
• 4 panneaux indiquant les accès à la fête « Fête »
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3. Les accès à la fête
Accès à la fête (en rouge) :
• Par le pont
• Depuis le Cami de Tamarech, au niveau du presbytère d’Ourjout
• Depuis le Cami de Tamarech, au niveau de la maison des Noël
• Par la route d’Aulignac
4. Les animations
• Après la visite de la compagnie des Chevaliers et Gentes Dames d'Occitanie, la plupart des animations peuvent être assurées par leurs soins.
• Le jeu « Chamboule tout » sera gratuit et remettra un cadeau (à étudier) à chaque gagnant.
• La mairie de Bordes-Uchentein se charge de la réalisation des verres consignés, frappés du blason de la commune.
• Un sondage, valant engagement, a été imprimé et distribué aux habitants pour connaître leur niveau de participation. Il est aussi téléchargeable sur le site à la rubrique « Journée médiévale - 13/11/2018- Participation au projet ».
• Comme indiqué sur ce sondage, une présentation du projet a été faite le vendredi 3 mai, à 18h à laquelle 20 personnes ont participé (cf. le compte-rendu du 3 mai 2019).
• Afin de s’assurer de la présence de tous, une « Charte du bénévolat », une « Convention de bénévolat » et un document « Prêt de matériel » leur sera remis contre signature (cf. Annexes).
• Monsieur et Madame Diot proposent :
o De réaliser un reportage photo de la Journée Médiévale pour ensuite les consigner dans un album souvenir qui sera mis en vente plus tard, avec les goodies
o De réaliser des objets qui seront mis en vente à l’échoppe des bénévoles
o D’enregistrer des poèmes qui défileront en boucle dans l’église d’Ourjout, sur fond de musique médiévale et/ou religieuse
o Ils nous ont offert 8 enluminures reprenant l’essentiel de la cuisine médiévale ; ces enluminures seront posées à la taverne et sur le lieu du banquet médiéval
• Après des prises de vue aériennes du patrimoine de Bordes au printemps, M. Laurent Elayi propose des prises de vue de la fête à l’aide de son drone.
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5. Choix de la date de la journée médiévale 2020
• Afin de prévoir la participation de la Compagnie des Chevaliers et Gentes Dames d'Occitanie ainsi que la venue des échoppes, la date retenue est le samedi 18 juillet 2020.
6. Le programme
Préalablement à la fête, M. Millet propose une conférence sur les templiers, le vendredi 17 juillet, à 17 heures, dans l’église.
Le samedi 18 juillet, le programme sera le suivant :
o 10h 00 : Ouverture de la journée et du marché médiéval.
o 11h 00 : Remise des clefs par le Bailly à Raymond VII entouré des troupes à pied et à cheval (en bas du pont).
o 11h 30 : Célébration du mariage sur la place, devant l’église (saynètes lors de la cérémonie).
o 13h 00 : Repas médiéval pour 48 personnes + les 2 mariés. Prévoir 2 services (demander aux Douanes les règles d’approvisionnement en vin) :
▪ 1 pour la Compagnie des Chevaliers et Gentes Dames d’Occitanie (sur le campement médiéval).
▪ 1 pour les 50 convives du repas médiéval.
o 14h 00 : Enlèvement de la mariée pendant le repas médiéval.
o 15h 00 : Sur le campement, lice (joutes et tournois) et activités équestres.
o 16h 00 : Sur le campement, arrestation et jugement de la sorcière.
o Durant tout ce temps, le campement reste animé avec les activités pour accueillir et renseigner le public et notamment les enfants (promenades, combats, adoubement, catapulte à bonbons ...).
o 18h 00 : Clôture de la journée et du marché médiéval.
o Maintien de la taverne jusqu’à 20h 00.
• Trouver 2 enfants pour tenir le rôle de page + 1 enfant de cœur (12 à 15 ans).
• Prévoir un gueux (Richard Poindrelle) qui doit attaquer le vassal de Raymond VII et prononcer une phrase, selon le scenario.
• Prévoir une partie de la population costumée autour du Bailly (entre 15 et 20 personnes).
• Le repas médiéval se situera sur la place, devant chez Benjamin.
• L'accès au site sera gratuit.
• Le 09/10/2019, la Compagnie des Chevaliers et Gentes Dames d'Occitanie a précisé certains points de logistique :
o Prêtez-vous certains costumes ? Oui pour le bailly, le marié et la mariée
o Disposez-vous d’une animation de rue (musique, jonglages, etc.) ? Non. M. Raymond propose de « sonoriser la fête » ; voir la récupération de plusieurs rallonges électriques de 50 m, si possible. Les câbles seront posés en hauteur pour alimenter 2 enceintes qu’il faudra sangler pour les accrocher elles aussi.
o Quand arriverez-vous ? Arrivée la veille, dans la journée (départ le matin). Prévoir le repas de mi-journée.
o Quand repartez-vous ? Départ le lendemain de la fête. Il faut donc réserver le presbytère d’Ourjout pour 2 nuits
o Dans le cas d’un départ le lendemain, mangerez-vous avec nous le soir de la fête ? Oui o Faut-il prévoir du foin pour les chevaux et si oui, combien ? Oui. Une balle ronde suffira.
Prévoir aussi 2 balles de paille (parallélépipédiques) pour mettre en bout de lice (sécurité) o De combien de véhicules disposez-vous (pour prévoir leur parking) ? 3 véhicules dont un
gros camion pour le transport des chevaux et du campement o Quels sont les jeux qui seront proposés au public ?
▪ Tir à la corde
▪ Bataille de Mongé (chamboule tout)
▪ Fabrication de bougies (bac chauffé au bois surmonté d’une tringle supportant des ficelles trempées dans la cire - prévoir des tabliers de protection)
▪ Tir à l’arc (se renseigner auprès de Castillon sur la récupération de balles de paille)
Page 8/16 CR_2020-03-13.docx o Nous avions compris que vous pourriez prêter une centaine d’étendards. Avons-nous bien
compris ? Oui. Les étendards pour la décoration de la traversée du village de Bordes seront prêtés et un « grand étendard » sera aussi prêté pour annoncer la fête à l’entrée du village (genre annonce de cirque)
Un porte-voix permet de relancer les horaires des activités.
7. Les ateliers
Plusieurs ateliers sont mis en place pour impliquer le plus grand nombre et surtout déléguer la responsabilité à plusieurs personnes. Charge à chaque responsable de constituer et ou compléter son équipe et de mener son projet en complète autonomie. Ils rendront compte de l'état d'avancement de leur projet à chaque réunion.
7.1. Conception des costumes d'époque Équipe : Guy Cany, Michèle Piquemal
Grace à Marie-France Poulin, nous avons récupéré 30 mètres x 2,20 mètres de tissus blanc cassé pour un prix imbattable de 22 euros ! Merci à elle.
Geneviève Poindrelle a offert une grande quantité de tissus divers et variés.
Une autre importante quantité de tissus a été fournie par les bénévoles ainsi que par la mairie (grenier du presbytère d’Ourjout).
À ce jour, une cinquantaine de costumes sont en cours de réalisation et une quarantaine est déjà terminée.
Une action est en cours pour relancer les quelques personnes qui souhaitaient être costumées mais qui n’ont pas donné suite.
7.2. Le blason
• Chantier terminé.
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7.3. Les étendards
Le blason sera apposé par transfert sur les étendards (choix du tissu à envisager) qui seront posés sur les façades d’Ourjout. Pour la traversée de Bordes, les étendards de la Compagnie des Chevaliers et Gentes Dames d’Occitanie seront utilisés ; une partie a été apportée le 18 octobre.
A B C D E
Exemples d’étendards à réaliser Exemples d’étendards (les couleurs de l’étendard sont factices)
Le 11 octobre, Michel Mantione et J-B Fauré ont recensé les supports dans Ourjout susceptibles de recevoir un étendard. Il n’y a pratiquement pas de poteaux électriques et d’éclairage public. Mis à part les 2 lampadaires situés à proximité du lavoir, les étendards seront donc essentiellement accrochés sur les façades avec de la ficelle (pas de percements), sur les gonds des volets ou sur les câbles électriques fixés en façade. Une rencontre avec les propriétaires sera nécessaire pour obtenir leur accord.
Il en sera de même sur le parapet du pont, côté aval.
Ainsi, potentiellement, pourraient être installés :
• 46 étendards « longs » selon les modèles C et/ou D
• 15 étendards « carrés », semblables au modèle B, sans les attaches du côté droit.
• Les modèles A et E ne se justifient pas.
Les étendards sont en cours de fabrication.
7.4. Stands de commerces médiévaux (échoppes)
Vendeur d'épices, tisanes, infusions, jouets en bois, objets en cuir, sculptures sur bois, tissage, filage, coloration de tissus, fabrication de sabots …
Équipe : Danielle Mantione, Michèle Piquemal, Monique Molle
• Un contact téléphonique a été pris le 12 novembre avec la mairie d’Issel.
• Un appel récent de la responsable des marchés (Mme Stéphanie Merglen) n’a pas permis d’en savoir plus et seule une visite aux médiévales d’Issel (Pentecôte) permettra de mieux se rendre compte.
• Lors de la visite des « sponsors » pour la récolte de subventions, penser à demander à Claude Baquié s’il peut nous donner des pistes sur le sujet des échoppes.
• L’emplacement appelé à recevoir les échoppes a été mesuré pour calculer le nombre d’échoppes pouvant être accueillies (Michel Mantione et J-B.). L’étude est consultable sur le site à la rubrique
« Journée médiévale - 15/02/2019-Les échoppes ».
Huit éminents émissaires du comté de Bordes-Uchentein se sont rendus à Issel le dimanche 9 juin. De nombreux contacts ont été pris avec des commerçants et des saltimbanques pour les animations de rue. Ces derniers vont nous proposer un devis.
Nous avons noté, comme prévu, que ces commerçants sont en costume et leur échoppe masque tout témoignage de modernité.
Cette visite remet en cause certains points de notre projet, notamment quant à l’organisation logistique.
La mise en place d’un point accueil (une esquisse du point accueil pour réalisation par M. Gilbert Guichard, menuisier à Uchentein, a été fournie à la mairie de Bordes-Uchentein – cf ; annexe) en bas du pont permet :
• De donner le programme de la journée aux visiteurs (document contenant le programme des activités, le plan du site et tous les sponsors ayant participé au projet).
• De vendre les tickets de tombola 2 €.
• De vendre les tickets pour les repas (banquet médiéval, sandwiches, boissons) afin de fluidifier les files d’attente. Pour info, le sandwich + une boisson coute 5 € à Issel. Nous avons prévu 2 € pour la boisson et 3 € pour le sandwich.
• De proposer des goodies à la vente (mugs frappés du blason (cf. § 4), cartes postales, porte-clés...).
Page 10/16 CR_2020-03-13.docx Prévoir le traçage au sol des emplacements des échoppes.
Un groupe de travail doit affiner la rédaction du projet de contrat envoyé le 10/09/2019.
Ce travail a été finalisé le 8 octobre et les premiers contrats vont être envoyés.
À ce jour, 21 échoppes ont été contactées et 7 ont répondu favorablement par retour de contrat.
Babette Lannes a réfléchi à la réalisation d’une échoppe tenue par les bénévoles de l’association Patrimoine Art Culture de Bordes sur Lez dans laquelle seraient vendus les goodies habituels ainsi que de nouveaux.
Elle serait constituée d’une table prise au petit foyer (2,20 m x 0,80 m) recouverte d’un drap blanc et surmontée de 4 niches de 40 cm x 25 cm chacune, réalisées par André Ferrage.
Elle pourrait être surmontée d’une enseigne présentant l’échoppe
Projet de l’échoppe (livrée sans les personnages !)
7.5. Étude d'un campement médiéval Équipe : Monique Molle, Thérèse Roujas, J-B. Fauré
Le responsable de la Compagnie des Chevaliers et Gentes dames d'Occitanie, accompagné de la vice- présidente, se sont déplacés à Ourjout le 25 avril 2018 pour se rendre compte des possibilités et contraintes du site. Ils ont été séduits par les possibilités offertes par le site, entre l'église et la sortie du village vers Aulignac.
L'ensemble des participants à cette réunion a décidé à l'unanimité d'envisager leur participation à la journée médiévale.
Monsieur le Maire a contacté Monsieur Yves Dupla qui est d'accord pour prêter le pré à la sortie du village (pour le campement médiéval). Merci à lui. Il faudra toutefois s'assurer que l'herbe sera fauchée avant l'évènement afin de ne pas la rendre inutilisable.
L'accès au bord du Lez sous l'église d'Ourjout ne devrait pas poser de soucis. Voir toutefois les lâchers d’eau avec EDF.
• Un grand merci à Monsieur Millet, président de la Compagnie des Chevaliers et Gentes dames d'Occitanie et à Monsieur Raymond qui se sont déplacés à Ourjout le 19 octobre 2018 pour nous aider à construire cette journée médiévale.
• Après avoir revisité le site, ils nous ont rejoint au foyer et leurs conseils ont permis de mieux envisager le programme des activités de la journée (cf § 6).
• Envisager la mise en place d'une ou deux tentes sous l'église d'Ourjout, au bord du Lez.
• Arrivée de la Compagnie des Chevaliers et Gentes dames d'Occitanie la veille de l'évènement.
Prévoir l'hébergement (pour les dames) au gite d'Ourjout (presbytère) ; Michèle Piquemal s'est occupée de la réservation auprès de la mairie pour les 2 nuits, du 17 au 19 juillet 2020.
Le gite étant occupé, un mail pour connaître le nombre de personnes pour une réservation à La Maison du Valier a été envoyé le 18/02/2020 à la Compagnie des Chevaliers et Gentes dames d'Occitanie. Pas de réponse à ce jour. Thérèse Roujas doit contacter M. Millet.
• Budget prévisionnel : ajouter les deux repas du 17 + les petits déjeuners du 18 et du 19. Ils sont invités au repas médiéval du 18 à midi.
Page 11/16 CR_2020-03-13.docx La mise en place des échoppes le long de la route d’Aulignac dans Ourjout risque de réduire fortement l’espace de déambulation des visiteurs ainsi que le passage des défilés équestres entre le campement médiéval et l’église ; pour ces raisons, ces échoppes seront transférées sur la place contiguë à la sacristie et à la cour du Peillot.
Prévoir la possibilité de s’assoir en différents points de la fête et le long de la route d’Aulignac (sur le muret longeant le Lez), au bord du campement médiéval. Plusieurs pistes concernant des balles de paille restent à explorer.
7.6. Transformation du lavoir en taverne
Musique médiévale (contacter Pierre Rouch - musicien) – Piste à réactiver si besoin est et à compléter avec une chorale (Barlonguère, Bethmalaise, etc…) pour des chants en occitan.
Publicité (presse écrite, radio, TV, Offices du Tourisme, campagne d'affichage …) et supervision du projet.
Équipe : J-B. Fauré, Jean-Paul Caralp, Michel Mantione
Pour l'étude de la transformation du lavoir en taverne, sur le site Internet, voir la présentation du « 25/03/2018- Transformation du lavoir ».
Marie-Thérèse Fernandes se propose pour trouver quelques balles de paille. "parallélépipédiques" pour l'agencement de la taverne.
Lors de la fête d’Uchentein à Sets, Christian Saboulard a confirmé trouver les balles de paille nécessaires.
Une seconde piste existe à Lara, chez M. Delort (info Gamm Vert), mais ce ne sera pas gratuit.
Se renseigner auprès de Castillon sur la récupération de balles de paille (comme ce fut le cas lors de la Guerre des demoiselles).
7.7. Budget
Équipe : J-B. Fauré, Monique Molle, Michel Mantione, Babette Lannes
Le budget concernant les subventions se décide l’année précédant l’évènement à subventionner.
La stratégie retenue est de présenter le projet aux « institutionnels » :
• La Région Occitanie
• Le Conseil départemental
• La Communauté de Communes Couserans Pyrénées (CCCP)
• L’Office du Tourisme Couserans Pyrénées (OTCP)
Nous avons obtenu un rendez-vous le jeudi 9 mai 2019, à 14h 30, à la CCCP à Saint-Lizier durant lequel nous avons présenté notre projet ainsi que le dépliant (réalisé par M. Philippe Le Saint) qui sera présenté aux sponsors, accompagné d’un document « résumant » le projet et faisant état d’un partenariat au travers d’un bon de commande (à construire) prévoyant notamment la diffusion de leur logo, tout cela pour demander leur aide afin de boucler notre budget.
Trois binômes (Monique Molle, Danielle Mantione, Michel Mantione, Robert Roujas, Michel Riethmuller et J- B. Fauré) feront ces présentations.
Les demandes de subvention parties le 3 juin 2019 ont été revues à la baisse car le bénévolat ne doit pas être inclus dans le calcul :
• 1 000 € (au lieu de 1 500 €) demandés à la CCCP – 11,73 % du budget du projet
• 1 500 € (au lieu de 2 500 €) demandés au Département de l’Ariège – 17,59 % du budget du projet
• 2 500 € (au lieu de 3 500 €) demandés à la Région Occitanie – 29,32 % du budget du projet
• Soit un total de 5 000 €.
Le 5 juin 2019, une rencontre de ¾ d’heure avec Christine Gaston m’a (J-B.) permis de lui présenter le projet et un dossier, identique à celui présenté le 3 mai à l’OT et à la CCCP, lui a été remis.
Elle a été séduite par l’idée en elle-même pour Bordes mais aussi par l’inscription du projet dans la promotion du département et les conséquences bénéfiques sur le tourisme qui peuvent en découler. De plus, le point le plus important est que ce type de manifestation rompt l’isolement et apporte de la vie dans nos vallées.
Elle s’est engagée à appuyer le dossier lors des arbitrages budgétaires et, au risque de déformer ses propos, elle m’a assuré de la dotation demandée, voire un peu plus. À suivre…
Le 11/06/2019, un SMS a été envoyé à Monsieur Kamel CHIBLI, vice-Président de la région Occitanie. En attente de réponse.
Page 12/16 CR_2020-03-13.docx Le 10 juillet 2019, un courrier a été envoyé par le Département pour compléter leur imprimé type, pratiquement identique au document Cerfa déjà envoyé ; copie à revoir !
Le 26 août 2019, un troisième courrier a été envoyé au Département pour compléter le dossier. Le document Cerfa a été actualisé pour éviter la prise en compte du bénévolat dans le calcul de la subvention.
Le 27 août 2019, réception d’un courrier de la CCCP stipulant qu’ils « ne pouvaient donner une suite favorable à notre demande ». Il faudra renouveler l’envoi du dossier à mi-octobre.
Le 16 novembre, 2019, Mme Christine Gaston (Conseil départemental), qui était présente lors de la soirée de présentation des objets restaurés, nous a assuré du soutien du Département et de l’attribution de la subvention demandée.
Le 25 novembre 2019, une nouvelle demande de subvention a été envoyée à la CCCP. Le 17 janvier 2020, réception de l’accusé de réception de la demande.
Fin janvier 2020, une nouvelle demande de subvention a été envoyée à la Région Occitanie. Le courrier reçu le 11 février (Mme Carole Delga, Présidente de la Région et M. Kamel Chibli, Vice-Président) fait état de l’octroi d’une subvention de 500 €. L’arrêté de subvention a été reçu le 13 février 2020.
Le 22 juillet 2019, un besoin en lots a été envoyé au SESTA (Service d’Exploitation des Sites Touristiques de l’Ariège), à Tarascon ( info@sites-touristiques-ariege.fr). Les billets ont été reçus le 30 juillet 2019. Par contre, il y a eu méprise sur la date prise en compte par le SESTA, à savoir, le 18/07/2019. La date de fin de validité était fixée au 31/12/2019. Par conséquent, les billets ont été proposés à la tombola du repas du 17 août 2019.
Le 3 février 2020, une nouvelle demande a été effectuée auprès du SESTA. Les billets ont été reçus le 13 février 2020 :
• 2 entrées pour le Château de Foix
• 2 entrées pour la grotte du Mas d’Azil
• 2 entrées pour la grotte de Bédeillac
• 2 entrées pour le Parc de la Préhistoire
• 2 entrées pour le Palais des Évêques de Saint-Lizier
La même demande a été envoyée le 3 février 2020 à la CCCP qui, le 10 février, a envoyé :
• 2 entrées à Guzet Express pour la luge d’été à Guzet
• 2 entrées pour une demi-journée au Bike Park VTT de descente à Guzet
• 2 entrées au Mountain Kart à Guzet
• 2 invitations gratuites au Centre Aquatique du Couserans en formule tout inclus
Reste à préciser les conditions de tirage (1 ou plusieurs tirages sur la journée) sur le livret d’accueil qui sera remis aux visiteurs (cf. § 7.9).
7.8. Rencontre avec les sponsors
Le dispositif étant bien avancé, une réunion préparatoire a permis de « se caler sur un argumentaire commun » qui sera développé face aux sponsors. Plusieurs jeux de rôles orchestrés par Valérie Vanneste ont mis en lumière la nécessité de créer un flyer présentant le projet et permettant un don défiscalisé grâce au Club de Mécènes de la Commune de Bordes-Uchentein.
Robert Pac a accepté de compléter les trois binômes.
Plusieurs sponsors ont été contactés :
• La majorité a répondu favorablement au projet :
o Soit en donnant une somme d’argent (3350 €) :
▪ 2130 € donnés par chèque ou en espèces directement à l’association
▪ 720 € via le Club de Mécènes de la commune de Bordes-Uchentein
▪ 500 € octroyés par la région Occitanie
o Soit en fournissant gratuitement certains produits (fromage et millas pour le banquet).
• Nombreux sont ceux qui doivent en référer à leur hiérarchie pour prise de décision mais qui se sont montrés optimistes quant à leur soutien.
• Nous avons été agréablement surpris par la réaction de l’un d’entre eux qui nous a longuement reçus dans son bureau, qui nous a écoutés et qui a été positivement surpris par la « qualité des documents » utilisés lors de l’entretien ; cette réaction est des plus motivantes pour continuer.
• Il faut tout particulièrement remercier Robert Roujas dont « l’acharnement à la tâche » est remarquable, notamment quant aux résultats obtenus, mais, les autres s’accrochent !
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7.9. Communication
Il faudra être présents sur le Couserans quelques jours précédant l’évènement comme par exemple, distribuer des flyers sur les marchés de Saint-Girons et Castillon, en costume d’époque.
Voir aussi les conditions d’un « encart publicitaire » (payant) sur Radio Couserans qui en même temps les remercieraient pour les annonces gratuites passées au fil de l’eau.
Se renseigner pour demander la venue de France 3.
Il faudra concevoir et réaliser un livret d’accueil, semblable à celui d’Issel, pour donner aux visiteurs (cf. § 7.4).
Démarrer la communication le plus tôt possible et répéter sans cesse la date de l’évènement, à chaque occasion : réunion, repas, animation, visites de l’église, etc.).
Dès le mardi 21 janvier, un atelier « Communication » a « pris le taureau par les cornes » pour définir les points clés de la communication sur la Journée Médiévale.
Le devis reçu permet de rester en deçà du budget prévisionnel de 2000 €. Il concerne la réalisation de :
Banderole
• Rond-point "Cazalé"
• Pont du Lez à St-Girons
• Aire de covoiturage de Montjoie
• Pont d'Engomer
• Carrerat
• Entrée de Bordes
6 264,00 €
Flyer 10 x 21 cm • Parebrises + OT 10000 348,00 €
Affiche A4 • Point accueil + OT 100 108,00 €
Panneau 80 x 120 cm
(Reprise du contenu de l'affiche)
• Bethmale
• Pont de Bordes
• Audressein
• Castillon
4 86,40 €
Panneau 80 x 120 cm
(Plan du site : "Vous êtes ici") • Ourjout 3 64,80 € Brochure 15 x 21 cm - 16 pages • Point accueil + OT 500 588,00 € Total 1469,20 €
Il faut envisager la diffusion sur les médias :
• La Dépêche du Midi
• La Gazette
• La Bougeotte
• Le Colporteur
• Le guide incontournable de l’été en Couserans ; 25 000 exemplaires diffusés sur tout le territoire (50 points de diffusion en plus des accueils de l'office de tourisme).
• Radio Couserans
• Les sites Internet Démosphère pour l’Ariège, le Comminges, Toulouse, Carcassonne et Tarn
• Aucun retour à ce jour de TF1 et France 3
A priori, la réunion d’une dizaine de personnes en costume pour la photo semble poser quelques difficultés.
L’ensemble des participants pense que l’image de l’affiche (montage photo de l’église et du pont avec chevaliers et blasons réalisé par Philippe Le Saint) reflète le mieux cette journée médiévale.
Il n’y aura donc pas de prise de photo dans le cadre des supports de communication.
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8. Mutualisation des moyens
Conformément à l'idée de départ, il ne s'agit nullement de la "Journée Médiévale de l'association Patrimoine"
mais de la "Journée Médiévale de Bordes-Uchentein". C'est pourquoi il faut donc étendre le projet à l'ensemble des associations significatives de la commune pour, d'une part, les impliquer dans la fête et d'autre part, disposer ainsi de "bras" supplémentaires :
• Action Monique et Michel Mantione :
o Association de pêche de Bordes (contact : Jean-Paul Dupuis) - Fait o Trail La Biroussane (contact : APTP– Mairie–09800 SENTEIN) o Pompiers de Castillon et de Sentein - Fait
• Action Thérèse Roujas :
o Foyer Animations du Castillonnais - Fait
• Action Marie-Thérèse Fernandes :
o Comité des fêtes de Bordes-Uchentein - Fait
• Action Fanny – Michel Riethmuller: o Transhumance en Bethmale - Fait
• Action J-B :
o Association de chasse d'Uchentein (contact Julien Périssé)
o Association de chasse de Bordes (contacts : Régis Espès & Nicolas Laffont) - Fait o Association "Sauvegarde du Ribérot" - Abandonné
o Association "La Bellongaise" - Fait
9. Organisation et sécurité
En 2019, prendre les devants en informant la Préfecture, la Gendarmerie et les pompiers de Castillon et de Sentein afin de connaître et mettre en œuvre les spécificités de sécurité afférentes à ce type de manifestation (action J-B.).
Le 21 juin, Michel Mantione et J-B. se sont rendus à la gendarmerie de Castillon pour présenter le projet et surtout connaître les points incontournables concernant la sécurité des biens et des personnes. Il faut voir les détails avec la mairie pour, par exemple, prendre un arrêté municipal d’autorisation de stationnement le long des voies de circulation (cf. § 2) en application des articles R417-1 à R417-13 du Code de la Route.
http://www.codes-et-lois.fr/code-de-la-route/toc-usage-voies-dispositions-generales-arret-stationnement-b6fab01-texte-integral
D’autre part, le 16 septembre, Madame Diot a fait part des conseils prodigués par un de ses amis, retraité de la gendarmerie où il occupait un poste important et qui aujourd’hui organise des "évènements" en différents endroits pour un club caritatif.
Extrait de son mail :
« Voilà les recommandations qu’il a bien voulues me donner pour cette fête médiévale de juillet prochain qui nous tient à cœur, sachant que pour nous c'est une première.
• Il faut avoir l'autorisation du maire
• Il faut que le président contrôle toute l'organisation, il faut montrer que tout est organisé, consigne aux gens chargés de l'accueil, parkings à prévoir avec le maire, poste de secours à prévoir en cas d'accident avec quelqu'un de la croix rouge ou un médecin ou une infirmière
• Il est bon que l'organisateur soit assuré, assurance minimum mais utile pour qu'il soit couvert (attention de bien choisir sa compagnie d'assurances)
• Vérifier que la troupe qui vient pour l'animation soit elle-même assurée.
• Pour lui, cette fête dans un petit village ne nécessite pas forcément d'avoir des vigiles pour des fouilles... que chacun jette quand même un œil sur le public.
Voilà ce que j'ai noté avec l'importance que tout soit prévu car il est difficile pour une première de savoir combien de gens viendront
Pour lui, c'est au maire de voir avec la gendarmerie, en particulier pour que la route reste libre à la circulation.
Il se tient à notre disposition pour toutes questions concernant la sécurité de cette fête. »
Dès le mardi 1er octobre 2019, lors des « après-midi du petit foyer », une réflexion a débuté sur la liste des postes à pourvoir ainsi que le nombre de personnes nécessaires. Ce premier travail est terminé et nous sommes en mesure de proposer ce planning à toutes les personnes pressenties :
• 48 personnes seront nécessaires pour tenir 99 postes, ce qui représente 324 heures ! : o 23 les jours précédant le 18 juillet (notamment le 17 juillet)
o 55 le jour de la fête
o Tous ceux qui seront disponibles le lendemain pour le démontage
Page 15/16 CR_2020-03-13.docx Comme prévu, le 26/10/2019, le mail indiquant la description des tâches qui ont été identifiées ainsi que l’affectation des bénévoles a été envoyé aux intéressés. Un nombre important de personnes a validé cette planification.
Il reste à valider la participation de Jean-Paul Dupuy, Régis Espès et Nicolas Laffont.
La participation de Jean-Louis Chevalier n’étant pas encore validée, il faut trouver une personne pour prendre en charge le stationnement des véhicules sur le parking du restaurant « Le Nomade », ex « Sainte-Hélène ».
Appel à lancer auprès des personnes ayant fait part de leur aide pour cette journée médiévale.
Dès que possible, il faut organiser une réunion avec les autres Associations, le Comité des Fêtes et la Mairie.
Pour en avoir parlé avec lui le mardi 10/03/2020, Gilbert Couvreux doit proposer une date, une heure et un lieu.
Dès les premiers retours, la ou les réunion(s) pleinière(s) seront programmées.
Cette réunion pleinière aura lieu une quinzaine de jours avant le 18 juillet.
D’autre part, il faut rédiger une demande d’autorisation auprès de la mairie.
Pour plus d’informations sur :
• Le costume au Moyen-âge
• Animations médiévales par les Chevaliers et Gentes Dames d'Occitanie
• Charte bénévolat
• Convention d’engagement réciproque entre une association et un bénévole
• Convention de bénévolat
• Prêt d’équipement
merci de se reporter aux comptes-rendus précédents.
Et pour plus de détails quant à l'évolution du projet, voir les comptes-rendus précédents accessibles sur le site Internet de l'association dès la page d'accueil, encadré à droite, "La journée médiévale".
La séance est levée à 19h 30.
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10. Annexe
Point accueil de la Journée Médiévale
Vue de dessus :
Description :
• Un côté doit permettre l’accès par un morceau de comptoir monté sur charnières
• Une étagère (jaune) fait le tour intérieur du point accueil
• Deux poteaux permettent la pose d’un auvent pour abriter du soleil ou de la pluie
• Ces poteaux peuvent servir à la consolidation de l’ensemble (cf. parties en pointillés sur la vue de dessus)
