BILAN MORAL DU BDE 2006
Président : Brix, Jean-Brice Picardi Co-présidente : Marie, Marie Boyer Communication Externe : Lola, Lola Fabre Communication Interne : Puj, Stéphane Pugin
Introduction
Pour tous ceux qui se sont toujours demandé notre rôle, le but de ce rapport moral est de récapituler une année au BDE, il est donc destiné à nos successeurs mais aussi à tous les centraliens qui sont intéressés par la vie associative de l’Ecole Centrale de Lyon.
Ceci est donc le concentré d’une année de travail durant laquelle nous avons pris beaucoup de plaisir.
Nous tenions donc à remercier tous ceux qui nous ont aidé ou soutenu de près comme de loin tout au long de notre mandat.
Nous souhaitons évidemment bonne chance à l’équipe qui nous succèdera et espérons que l’Assoce continuera de se développer encore comme cela a été le cas jusqu’à aujourd’hui car elle reste une de nos forces à l’Ecole Centrale de Lyon.
L’Universaliste BDE : Brix, Marie, Lola, Puj et Juls
NOUVEAUX « PROJETS » DE L’ANNÉE 2006 ... 5
LICENCE 2 LIMITÉE « CERCLEPRIVÉ » (PAR BRIX)...5
SITEDEL’ASSOCE (PARPUJ)...5
TÉLÉSURLERÉSEAU (PAR BRIX)...8
UNDEUXIÈMEFRIGODANSLESRÉSIDENCES (PAR BRIX)...8
RENÉGOCIATIONDUCONTRATAVECLESBANQUESPARTENAIRESDEL’ASSOCE (PAR BRIX)...8
IMPRESSIONS BNP (PAR BRIX)...9
TABLES/CHAISESRÉCUPÉRÉES (PAR JULIEN)...10
TICKETS PARKING OPÉRA (PAR BRIX)...10
DISTRIBUTEURDEPRÉSERVATIFS (PAR BRIX)...10
PANNEAUD’AFFICHAGE (PARPUJ)...10
CHANGEMENTDESLOCAUXDEL’ASSOCE (PAR JULIEN)...10
STOCKAGEDESLITSDUCHALLENGE (PAR JULIEN)...11
VÉLOS (PAR JULIEN)...11
PAGE BDE DANSLE PH (PAR MARIE)...12
AGENDA VIRTUEL (PARPUJ)...12
TROMBINOSCOPE/YEARBOOK (PAR MARIE)...12
CARTESDEVOEUX (PAR LOLA)...12
COMITÉDEVIEDECAMPUS (PAR BRIX)...13
EMMAUS (PAR LOLA)...13
DEHORSÇABOUGE ! (PAR LOLA)...13
PROJETS « RÉCURENTS » ... 14
GÉNÉRALISATIONDESTRANSPONDEURSETNOUVELLESCLÉS (PAR JULIEN)...14
MAILDEPROMO (PARPUJ)...14
LESPOLOSD’ASSOCE (PAR MARIE)...15
OPTICOM (PARPUJ)...15
T-SHIRTSPROMO 2009 ET 3A + CLÉS USB (PAR LOLA)...15
CHAÎNEDERENTRÉE (PAR BRIX)...17
SUBVENTIONS STRASS (PAR BRIX)...17
PANNEAULUMINEUX (PAR JULIEN)...18
COMPLÉTUDE (PAR BRIX)...18
FORMATION PREMIERS SECOURS (PAR MARIE)...18
AGENDA (PAR BRIX)...18
CARTECODEBAR (PARPUJ)...20
RELATIONS AVEC L’EXTÉRIEUR ... 21
RELATIONS ECOLES (PAR LOLA)...21
RELATIONS MÉDIAS (PAR LOLA)...23
BILANS ... 27
BILAN GALA (PAR BRIX)...27
BILAN WEI (PAR MARIE)...28
BILAN ANIM/BAR PA (PAR BRIX)...28
BILAN VPE (PAR MARIE)...28
BILAN PH (PAR BRIX)...29
BILAN 150 ANS (PAR MARIE)...29
BILAN PAO (PAR MARIE)...30
CONSEILS À NOS SUCCESSEURS ... 31
CONSEILSAUFUTURPRÉSIDENT (PAR BRIX)...31
CONSEIL AU FUTUR VP COM’INT’ (PARPUJ)...33
infos pratiques pour le futur Secrétaire Général (par Julien)...34
Nouveaux « projets » de l’année 2006
LICENCE 2 LIMITÉE « CERCLE PRIVÉ » (PAR BRIX)
Comme nous avions pu le constater peu après notre entrée en fonction, le BDE avait déjà fait une demande de licence cercle privé, l’avait obtenue, mais il y a près d’une dizaine d’année.
Malheureusement, cette démarche est à refaire chaque année, et la licence a pris fin au changement de président du BDE.
Néanmoins, ceci nous a confortés dans notre optique de réglementation du bar. Nous avons donc rempli les papiers nécessaires, après avoir eu l’aval de la direction de l’école et le statut de Cercle Privé est actuellement en place.
SITE DE L’ASSOCE (PAR PUJ)
Le site de l’assoce a été créé dans le but de présenter aux élèves, aux extérieurs, et aux futurs potentiels élèves, l’activité de l’association des élèves élargie (Assoce+BDS+Forum+Challenge, etc…).
Afin que chacun puisse contribuer au site et le rendre vivant, un système de rédaction partagé a été mis en place.
COMMENT C ’EST FAIT ?
Le site de l’assoce a été développé sur un moteur de publication nommé SPIP (www.spip.net) et il est basé sur le squelette SARKA (www.sarka-spip.com). Le squelette a été modifié pour l’adapter plus spécifiquement aux besoins de l’assoce et la charte graphique a été modifiée.
Le squelette se situe dans le répertoire Squelettes du site. Pour faire des modifications sur les modules de page (bandeau, inclusion gauche, footer,…) il faut modifier les fichiers html dans le sous- répertoire Inclusions. Pour modifier l’ordre des modules, ou la mise en page des pages majeures (article, accueil, rubrique…), il faut modifier les pages correspondantes dans le répertoire squelettes.
Le style du site est décrit dans un seul fichier css, qui se trouve dans Squelettes/Styles/style.css.
Le contenu textuel se trouve dans une base de donnée MySql et se modifie via le moteur SPIP.
Les images et les documents joints sont enregistrés dans le répertoire IMG.
COMMENT ÇA S’ORGANISE ?
Le site s’organise autour de rubriques, qui peuvent soit contenir des sous rubriques, soit contenir des articles, soit des sites référencés.
Les rubriques qui se trouvent au niveau de la racine peuvent aussi contenir des brèves, appelées aussi news. Le schéma suivant permet de comprendre visuellement la hiérarchie du site web.
Les articles supportent le format HTML, ce qui permet d’adapter quelques fonctions particulières liées aux articles (ex : intégration d’EMBED de YouTube, tableau particulier, …)
Notons aussi qu’une rubrique ne sera visible que si il y a au moins un article dans cette dernière.
COMMENT REMPLIR ET GÉRER LE SITE WEB ?
Deux types de personne peuvent contribuer au site web :
- Les rédacteurs, qui peuvent proposer des nouveaux articles ou de nouvelles brèves, et les soumettre à modération.
- Les administrateurs, qui peuvent valider les articles ou news proposés, créer et modifier des articles ou des brèves. Ils peuvent gérer les rubriques et les propriétés techniques du site web.
Pour que les rédacteurs puissent facilement prendre en main l’interface leur permettant de participer à la vie du site, un didacticiel a été mis en place à l’adresse suivante :
http://maildepromo.free.fr/article.php3?id_article=105.
En plus de cela, le site contient une aide interactive pour répondre aux questions des rédacteurs ou des administrateurs.
Sinon, le site dispose de quelques fonctionnalités, comme l’agenda qui permet à tous de présenter leur activité. On peut faire figurer certains articles dans l’agenda en affectant le mot clef
« agenda » aux articles visés. Idem pour l’édito, il suffit d’attribuer le mot clef « édito » pour qu’un article devienne le nouvel édito.
COMMENT VIE LE SITE ?
Depuis la mise en place du site, nous recensons plus de 8500 visites (de septembre 2006 à janvier 2007). Les statistiques de visites sont réparties de la façon suivante :
Donc mon avis sur cette répartition, il faudrait surement repenser l’organisation globale du site, en découpant éventuellement la partie Assoce en plusieurs sous-parties. (ex : Sport, Arts et Culture, Loisirs).
Sinon, point de vue contribution, les clubs et assoces participent très peu à la vie du site. Ils n’y contribuent pas d’eux même donc il faut trouver des moyens pour leur imposer de contribuer à la vie du site (blocage des subventions, des moyens de communications, etc.) car rien ne permet actuellement aux élèves de savoir ce que font vraiment les clubs, mise à part ce site web.
BILAN SUR LE SITE WEB DE L’ASSOCE
Le site est un succès, dans le sens où il est vraiment consulté, et qu’il contient beaucoup d’information, mais un échec en termes de dynamisme et de vie. Trop peu de clubs se servent de ce moyen de communication pour se présenter et présenter leurs évènements ponctuels.
Donc à l’avenir, il faudra vraiment relancer les clubs et les assoces pour qu’ils contribuent aux
Je garderai la responsabilité technique du site, car ce n’est pas quelque chose qui s’apprend en un jour… mais le prochain BDE aura à charge la partie d’administration du contenu.
TÉLÉ SUR LE RÉSEAU (PAR BRIX)
Le matériel a été acheté par le BDE et toute la TNT fonctionne. Nous remercions beaucoup ECLAIR et CTN sans qui le projet n’aurait ni démarré ni abouti, d’ailleurs un excellent tutorial a été rédigé par Florent Genête de CTN et vous pouvez le trouvez sur http://ctn.eclair.ec-lyon.fr
Au niveau légal, nous avons le droit de diffuser les chaînes gratuites sur le réseau car les micro-ordinateurs ne sont pas (au moins pour le moment) soumis à la redevance télévisuelle.
D’autres raisons pourraient aussi être invoquées : Association loi 1901 ou encore le Statut d’Etudiant des résidents.
UN DEUXIÈME FRIGO DANS LES RÉSIDENCES (PAR BRIX)
La négociation de la mise en place d’un deuxième frigo en Comparat a abouti et ils ont été installés en novembre.
RENÉGOCIATION DU CONTRAT AVEC LES BANQUES PARTENAIRES DE L’ASSOCE (PAR BRIX)
BNP
Partie fixe : passée de 9100 à 9000 (dont 500 seulement si plus de 150 ouvertures de comptes) + possibilité de faire des impressions gratuitement (ce qui n’était pas possible l’an dernier)
Partie variable : par ouverture de compte toujours 25euros les 100 premiers, passée de 25 à 30euros pour les 50 suivants et passée de 25 à 40euros tous ceux au dessus
LCL :
Partie fixe : maintenue à 4500euros, ils payent toujours les T-shirts du rallye dans Lyon
Partie variable : par ouverture de compte toujours 30 euros les 100 premiers, passée de 30 à 40euros pour les 50 suivants et passée de 30 à 45 tous ceux au dessus
UTILITÉ DU CHANGEMENT DE CONVENTION AVEC LA BNP :
La convention est normalement signée en juin et elle dure 1 an (donc de juin a juin). Mais pour plus de simplicité, à la BNP ils comptent le nombre d’ouvertures de comptes de janvier à janvier.
La convention que j’ai signée en juin 2006 a donc été comptée comme valable de janvier 2006 à décembre 2006.
Nous avons fait 155 ouvertures de comptes cette année et nous recevrons donc 13200 euros (au lieu de 12975 si nous n’avions pas renégocié la convention).
Il faut prendre en compte le fait que cette année n’a pas été très productive (180 comptes ouverts l’an dernier) et par conséquent je conseille de garder cette formule qui nous a fait gagné 250 euros cette année mais qui aurait pu nous en faire gagner 2,5 fois plus l’an dernier si elle avait été mise en place.
Le partenariat avec LCL n’a pas bougé en fixe mais augmenté en variable, il n’y a donc pas besoin de calculs pour comprendre l’avantage procuré. Cependant, il a été décidé que la négociation à la hausse de la convention avec LCL bénéficierait au WEI car ce sont eux qui font ouvrir des comptes. La somme supérieure à 30 euros sur chaque partie variable d’une ouverture de compte est pour le WEI : par exemple si à la fin de l’année 160 comptes ont été ouverts, le WEI touche 100 comptes*(30 – 30 euros) + 50 comptes*(40 - 30 euros) + 10 comptes*(45 - 30 euros) = 1150 euros
IMPRESSIONS BNP (PAR BRIX)
Grâce à la BNP nous pouvons réaliser des impressions couleurs gratuitement de manière
« illimitée ». Pour cela, il y a trois impératifs à respecter : - A3 maximum, et 200 affiches maximum
- les affiches doivent être prête à imprimer en format Pdf au moins 3 semaines avant le besoin de l'affiche
- le logo de la BNP doit figurer dessus : il faut prendre un logo fourni par la BNP, ne surtout pas prendre un logo sur Google Images !
TABLES/CHAISES RÉCUPÉRÉES (PAR JULIEN)
Nous avons récupéré un grand nombre de tables et de chaises lors de la rénovation des salles de TD. Celles-ci pourront servir notamment lors des bouffes de campus, tables rondes au foyer etc...
Celles-ci ont été stockées dans l’incinérateur. Par contre, elles avaient été mises au foyer dans un premier temps, et beaucoup de gens se sont servis à la fin de l’année : il faut donc que les personnes qui les utilisent s’engagent à les ranger après utilisation pour que cela ne se reproduise pas.
TICKETS PARKING OPÉRA (PAR BRIX)
Le Parking Opéra a Natixis comme banque et j’ai donc été amené à rencontrer le gérant du parking lors de mon stage. Afin d’augmenter le taux de rotation de ses places de parking, il est très motivé pour donner au BDE des tickets de réductions de 60 centimes d’euros valables tout le temps sauf le vendredi et samedi soir.
DISTRIBUTEUR DE PRÉSERVATIFS (PAR BRIX)
Un distributeur de préservatifs a été installé sous les escaliers qui mènent au hall entre le RU et le foyer. Il est rechargé par l’entreprise et nous touchons 10¨% sur chaque vente.
PANNEAU D’AFFICHAGE (PAR PUJ)
Afin de communiquer sur le BDE, et sur l’assoce en global, nous avions fait le projet de mettre en place un panneau d’affichage pour y faire figurer l’agenda, et quelques informations émanant du BDE. J’ai maintenant pu récupérer un nouveau panneau, qui permettra de mieux communiquer dans le foyer. En plus, comme l’agenda a pu être rétabli, nous pourrons relancer le panneau avec quelque chose de concret dessus.
CHANGEMENT DES LOCAUX DE L’ASSOCE (PAR JULIEN)
Nous avons procédé durant notre mandat à quelques changements dans les locaux de l’assoce. Le but principal était de permettre à Eclair d’avoir un local, car les permanences qu’ils effectuaient dans le couloir n’étaient pas pratiques et surtout nuisait aux serveurs car la salle serveur ouverte durant ces perms, et cela entraînait un mauvais refroidissement du matériel informatique qui nécessite une climatisation permanente. Nous voulions aussi dégager un local pour le stockage car cela manquait cruellement à l’assoce.
Nous avons donc regroupé WEI/Gala/Soli dans l’ancien local Bda, le Bda étant déplacé dans le local VPE, et les VPE partageant le local du Forum. L’ancien local WEI/Gala a donc permis de créer un local pour Eclair, et l’ancien local Soli est désormais utilisé pour le stockage.
Ce déménagement a été répercuté sur les transpondeurs.
STOCKAGE DES LITS DU CHALLENGE (PAR JULIEN)
Toujours dans un souci de stockage, nous avons trouvé un lieu pour mettre les lits du challenge. En effet, nous avions demandé à l’administration lors de notre prise de fonctions si nous pouvions utiliser le 2eme étage de l’assoce pour y installer certains locaux. Ceci nous a été refusé pour des raisons de sécurité, mais nous avons néanmoins obtenu de pouvoir y stocker les lits du challenge, ce qui libère une pièce pour du stockage au 1er étage. Nous ne possédons pas la clé de la
salle au deuxième étage : il faut la demander aux services techniques puis la rendre. La salle est située dans le coin en face à droite quand l’on arrive au deuxième étage par les escaliers.
VÉLOS (PAR JULIEN)
Nous avons décidé de mettre de l’ordre dans les garages à vélos situés en bas des rezs. En effet, cela fait quelques temps qu’aucun tri n’a été effectué, et un grand nombre « d’épaves » gênait l’accès à ces garages.
Dans un premier temps, nous avons donc procédé à un recensement des vélos utilisés en posant des étiquettes numérotés sur chaque vélo et en demandant aux centraliens de nous renvoyer le numéro du vélo qu’ils utilisaient.
Ainsi nous avons donc pu stocker les vélos inutilisés dans l’incinérateur. Nous avons du faire appel aux personnes travaillant à l’atelier (les schtroumpfs) pour leur emprunter des outils afin de sectionner les antivols qui était encore la. Par contre, certaines étiquettes n’ont pas tenu sur les vélos, donc dans le doute, nous avons laissé certains vélos en bon état si nous n’étions pas sur qu’ils étaient inutilisés.
En ce qui concerne les vélos inutilisés ainsi stockés, nous allons faire de la communication auprès des centraliens en fin de mandat afin que les personnes intéressées puissent venir récupérer les vélos ou certaines pièces détachées. Nous avons également promis aux schtroumpfs de leur passer un vélo pour les remercier de leur aide, afin qu’ils puissent se déplacer plus rapidement quand ils ont des interventions à faire dans les résidences.
PAGE BDE DANS LE PH (PAR MARIE)
La page BdE a fait son apparition dans le PH à partir de la rentrée 2006 pour pallier un manque de comm’ dans ce moyen de communication. Elle ressemble souvent à un mail de promo résumé puisqu’on y trouve les mêmes informations. Il faudrait peut-être mieux définir le rôle de cette page. Cependant comme tout le monde ne lit pas le PH n’est, ce n’est pas un moyen de comm’ très efficace.
AGENDA VIRTUEL (PAR PUJ)
Pour avoir une visibilité plus détaillée sur l’enchainement des évènements, nous avions mis en place un agenda en ligne dont nous pouvions extraire une version imprimée. Cet agenda a malheureusement buggé et causé la perte de toutes ses informations. En plus, la mise en forme de cet agenda se faisait manuellement donc ce n’était pas une méthode viable.
Nous avons donc travaillé avec Gotty (VP Extra) sur l’agenda de l’extra, afin de le rendre plus exploitable et mieux consultable. L’agenda de l’extra peut donc s’extraire en iCal, ce qui permet à chacun de l’intégrer dans son client d’agenda et de l’imprimer facilement
TROMBINOSCOPE/YEARBOOK (PAR MARIE) Pas de trombi cette année.
Après avoir décidé de faire un trombi avec une seule promo qui devait rester dispo pour 5 ans, soit 1000 trombis, le meilleur prix trouvé était de 3000€ environ.
Les vpe n’avaient pas de sponsors à mettre dedans, le club photo n’était pas d’accord pour mettre des photos dedans pour ne pas faire concurrence à leur YearBook.
Devant le but d’utilité du trombi (photo de l’extra à une date donnée) par rapport à son coût, il a été décidé de sponsoriser une partie du YearBook réalisé par le club photo et de faire une version informatique du trombinoscope uniquement.
CARTES DE VOEUX (PAR LOLA)
Des cartes de voeux ont été commandées et seront envoyées courant janvier à tous nos partenaires (entreprises, écoles, institutions)
104€ pour 250 cartes (tous frais inclus dont livraison sous 3 jours)
COMITÉ DE VIE DE CAMPUS (PAR BRIX)
Un comité de vie de campus a été créé par l’administration afin de traiter les problèmes liés à la vie sur le campus, les sujets déjà abordés lors des précédents comités de vie de campus sont :
- La révision les règle d’attribution des logements
- La révision du règlement intérieur des résidences Comparat (2éme frigo par exemples) - Les problèmes de locaux associatifs
- La prévention à l’alcool
Une responsable de la vie de campus a été nommée début décembre et sera notre interlocutrice principale à l’administration pour les problèmes liés à la vie de campus : elle s’appelle Sandrine Vabre.
EMMAUS (PAR LOLA)
L’association EMMAUS vient installer une borne de récupération des téléphones portables. Ce sont eux qui se chargent de la relever. Elle sera dans le BDE pour être sous clé lorsque les locaux sont vides.
DEHORS ÇA BOUGE ! (PAR LOLA)
« Dehors, ça bouge ! » est une rubrique qui a été ajoutée au Mail de Promo du lundi. Un fréquence bi mensuelle me paraissait adaptée. Je n’ai pas fait de mail les semaines où je n’avait rien ou quasiment à communiquer. Je n’ai fait passer que les soirées organisées par des écoles et des évènements culturels. Ce mail pourrait être fait en partenariat avec le BDA.
Le cinéma d’Ecully qui avait pris contact avec nous viendra s’insérer dans les prochains mails.
Projets « récurents »
GÉNÉRALISATION DES TRANSPONDEURS ET NOUVELLES CLÉS (PAR JULIEN)
Une serrure électronique a été installée sur l’une des portes du foyer à la demande des Trezs Bar.
En comptant tous les transpondeurs perdus, ainsi que ceux qu’il a fallu donner à Eclair, j’ai du commander un nouveau stock de transpondeurs afin qu’il n’en manque pas lors des changements de bureau en cas d’éventuelles nouvelles pertes. J’ai donc commandé 30 nouveaux transpondeurs. Cela devrait faire l’affaire pendant un certain temps. Mais de toute façon, notre fournisseur est assez rapide, surtout depuis que la personne en charge de notre dossier est beaucoup plus réactive que l’ancienne
De plus, nous avons obtenu de l’administration de nouvelles clés pour accéder à l’assoce le week-end. En effet, nous sommes passé de 3 à 8 clés pour la serrure qui donne sur l’extérieur. Ainsi, nous pouvons beaucoup plus facilement prêter des clés aux personnes qui en ont besoin mais il ne faut surtout pas oublier de noter chaque clé qui part et de prendre une caution pour savoir où les récupérer : cela évite de payer de nouvelles serrures tous les 2 ans.
MAIL DE PROMO (PAR PUJ) CHRONOLOGIE
Au tout début, le site de l’assoce a été mis en place sous la forme d’un site web, qui permettait d’archiver les anciens mails de promos, et les titres étaient envoyés chaque semaine.
L’administration de ce site était très lourde, et les gens ne font pas souvent l’effort d’aller sur le site pour voir le contenu des news hebdomadaires.
Ensuite, un nouveau support a été développé. Le mail de promo était envoyé avec un résumé de chaque mot, chaque semaine. Ceci permettait au gens de rapidement se tenir au courant des différentes informations du campus, et de trouver plus de renseignements rapidement sur les parties les plus intéressantes. Un nouveau support de communication a été développé (le flux RSS) et un moteur de recherche a également été mis en place pour permettre au gens de trouver rapidement des articles dans tous les mails de promos autour d’un mot clef (ex : Edelweiss, foot, Citizen Pass, …).
Un développement a ensuite été fait pour que le site de l’extra intègre le flux RSS du mail de promo.
Ainsi, le mail de promo était à la fois sur le site « 7 Jours à ECLand », sur l’Extranet, diffusé par mail et par flux RSS. Un autre avantage de ce site, c’est que la communication pouvait se faire en temps réel, et que la date butoir du lundi 22h était moins impérative, et la gestion du site était très simple pour le VP Com Int, chose non négligeable…
Puis dernière évolution, encore en développement, dans l’objectif de regrouper les différents supports informatiques de Centrale, le site Mail de Promo sera bientôt partie intégrante du site de l’Extranet. Les clubs ou assoces pourront alors poster leurs mots via un formulaire, et les mots seront modérés par le VP Com Int’. Le travail de VP Com’ sera alors allégé, et les mots paraitront à la fois sur l’extra, par flux et par mail hebdomadaire.
LES POLOS D’ASSOCE (PAR MARIE)
C’est plus des polos c’est des vestes zippées (à mettre sur un polo par exemple !). Il y a eu 132 vestes imprimées au prix unitaire de 27,25 euros. BDE, Trez, VP Club, Trez Bar et Barmen, VP Soc, WEI, GALA, VPE, BDA, FORUM, ECLAIR, ANIM, RA, SdeC, PAO, PH, VPU, BI, CTN, CA ont eu droit à leur veste. Il s’agit des membres de l’AEECL élargie aux autres assoces et clubs qui se bougent sur le campus et qui rendent service aux centraliens et/ou qui ont été élus.
OPTICOM (PAR PUJ)
L’Opticom est un outil de communication qui était avant utilisé dans le foyer. Sur les deux écrans du foyer, au dessus du bar, des PowerPoint étaient diffusés en boucle. Malheureusement, le PC qui gérait ça a rendu l’âme et nous n’en avons pas trouvé un tout de suite. Nous avons donc voulu profiter de la nouvelle chaîne de CTN, la chaine centralienne CTV pour la diffuser sur ces écrans, à la fois pour lancer la chaîne, mais aussi pour diminuer le nombre de sources d’informations à gérer.
Actuellement, le nouveau PC est en assemblage, et dès qu’il sera près, nous diffuserons la chaîne centralienne sur les écrans du foyer.
T-SHIRTS PROMO 2009 ET 3A + CLÉS USB (PAR LOLA)
Nous avons travaillé avec Promocomm pour les t-shirts. Il y a eu des problèmes sur les délais et une erreur d’impression qui a pu être corrigée sur les 3A. Le commercial a un peu trop baissé les prix pour les t-shirts 3A et s’est repris par la suite. Il fait que le bon de commande et les Bons A Tirer soient corrects (on a eu une perso cœur sur le BAT au lieu de dos) et toujours demander les BAT finaux même s’il n’y a pas grand chose qui est modifié. L’image de face a été faite en petit car le commercial ne m’a pas envoyé le bon BAT (ceci a été rattrapé par la suite par l’ajout d’une nouvelle image)
Promocomm est localisé à Gorge de Loup ce qui évite des frais de port et ce qui facilite les retours lorsque les produits ne sont pas conformes.
Bilan Commande :
T-shirts de promo : 330 Hommes (50XL + 70M + 110L) et 120 Femmes (70M et 50S) dont 50 offerts : 1555€ Il aurait fallu davantage de XL et M au détriment du L et inverser les proportions S / M chez les filles.
T-shirts 3A : 150 t-shirts (dont 110 hommes et 30 femmes) 10€ Pièce
+ perso dos
Clés USB : 120 pièces de 256Mo (90 vendues suite aux chaînes de rentrée : 15€ avec cotiz 16€ hors Cotiz)
Bilan des différents fournisseurs de t-shirts et polo par le BDE 2005 :
§ PROMOCOMM : ce sont eux qui ont fait les polos d’Assoce, et les polos de certains clubs (rugby, …).
La qualité de leur produit est correcte, et leurs prix (renégociés à la baisse !!) sont intéressants. Un avantage est que la compagnie est sur Lyon, qu’il est facile de les rencontrer et surtout qu’ils ne nous font pas payer de frais de port. Par contre pour ce qui est des délais, ils ne les respectent vraiment pas, et il faut vraiment suivre l’avancement des polos de très près.
§ Centrassoce : NE JAMAIS TRAVAILLER AVEC EUX, MEME SI LEURS PRIX SONT TRES CONCURRENTIELS
!!! [Il y a eu des problèmes avec les t-shirts de promo 2007 et 2006]
§ Cotton-blue : leur prix sont semblables à ceux de PROMOCOMM, et la qualité est correcte également, mais ils sont basés en Belgique, et les frais de port sont conséquents. Ça n’est donc pas le bon plan.
Précisions à faire figurer sur le bon de commande : - livraison gratuite
- pénalités de retard : abattement du prix.
CHAÎNE DE RENTRÉE (PAR BRIX)
L’organisation de la chaîne de rentrée coté associatif incombe au BDE et cette chaîne est très vite surchargée. Le parti pris par le BDE en 2006 a été :
-de limiter la présence d’assoces centraliennes au strict nécessaire : pour présenter la vie associative, il y a l’HH des clubs. Quelques exceptions sont possibles mais en fin de chaîne de rentrée avec un passage non obligatoire (après le WEI donc car le WEI est censé être le dernier stand « officiel »
-de limiter la présence de participants extérieurs à ceux qui nous sponsorisent (banques, Apple, auto- école) et ne proposer qu’une présence le midi durant l’année à des sponsors qui offrent juste des services aux centraliens (SNCF par exemple)
-d’interdir l’accès aux promotions non concernées : par exemple pas de 2A sur la chaîne 1A s’ils ne font pas partie d’une Assoce présente sur la chaîne
-de faire signer une charte de bon déroulement de la chaîne de rentrée aux banques et à leur partenaire pour un meilleur déroulement.
SUBVENTIONS STRASS (PAR BRIX)
Chaque année le budget est voté au CA fin décembre pour l’année suivante. La somme versée au BDE est une somme globale qu’il incombe au BDE de répartir entre toutes les activités associatives étudiantes. En effet, nous avons reçu cette année 45 000 euros dont 3 000 vont être reversés au BDS et à peu près 2 000 (selon leurs besoins) à ECLAT (l’association des thésards). L’an prochain, la ligne votée pour le soutien aux associations est de 51 500 dont 6 500 seront directement reversés à APECLY (l’association des personnels de l’ECL).
Le BDE doit donc considérer à partir de maintenant le BDS et ECLAT comme n’importe quel autre club de l’AEECL lors de l’attribution des subventions.
Il est très important que les trésoriers se mettent en contact avec les élèves élus au CA afin de se tenir au courant des subventions accordées et pour négocier celles de l’année suivante.
Le Challenge n’a pas été inclus dans les subventions de l’an prochain car l’administration estime qu’ils peuvent atteindre l’équilibre. Cependant, il n’est pas exclu de demander une subvention exceptionnelle pour combler un trou éventuel après l’événement.
PANNEAU LUMINEUX (PAR JULIEN)
J’ai pris la suite du dossier concernant la réparation du panneau lumineux à partir de la rentrée 2006 (Puj a essayé de le réparer lui-même jusqu’à cette date, malheureusement sans succès).
La programmation du panneau n’était plus possible depuis très longtemps car le câble reliant le panneau et l’ordinateur de programmation avait été sectionné.
J’ai dans un premier temps contacté les services techniques afin qu’ils nous aident à le réparer, mais pour des raisons de sécurité, ils n’ont pas souhaité le faire. J’ai donc contacté l’entreprise qui avait installé le panneau pour qu’elle procède à la réparation. Un RDV a été pris pour le mardi 16 janvier. Cette réparation ne sera évidemment pas gratuite (aux alentours de 300-400
COMPLÉTUDE (PAR BRIX)
Chaque année, une convention est reconduite avec Complétude. Le BDE touche 10 euros pour chaque « professeur » issu de Centrale. Quand ils ont le temps, ils essayent de venir faire passer les entretiens de manière groupée à Centrale mais ce n’est pas toujours le cas (cette année, ils n’ont pas pu).
FORMATION PREMIERS SECOURS (PAR MARIE)
Comme l’an dernier une formation premiers secours a été mise en place.
Elle se passe sur 3 semaines à raison de 3h par semaine (soit 9h au lieu des 10 requises pour la formation que le moniteur rattrape en débordant à chaque fois) Il y a plusieurs créneaux
disponibles chaque semaine chaque participant est libre de choisir chaque semaine le créneau qu’il préfère. Il faut tout de même faire des groupes de 10 personnes à la fin (+ ou – 2 ça va).
Le coût de la formation est de 55€ pour payer les moniteurs et les enveloppes et timbres pour l’envoi des diplômes.
AGENDA (PAR BRIX)
Editeur : Macéo Editions www.maceoeditions.com Agenda septembre 2005- septembre 2006 :
12 pages :
9 de texte pour l’Assoce 3 de sponsors
Sponsors 2005-2006 :
- 800 euros donnés par l’auto-école (1/2 page) - 800 euros par le LCL (1/2 page)
- 1500 euros pour la Société Générale (payé au BDE et pas au BDS) (1 page) - offert à la BNP (1 page)
Agenda 2006-2007 :
L’éditeur a pris du retard dans la réalisation de son agenda. Les annonceurs de l’an dernier ne souhaitaient pas en majorité reconduire l’opération. Il leur a donc fallu plus de temps pour trouver de nouveaux sponsors.
Nous aurons donc un agenda cette année qui fera janvier 2006-septembre2007 avec 5 pages : -4 de texte
-1 pour l’auto-école (contrat global avec une présence sur la chaîne de rentrée)
Macéo démarche lui-même les sponsors grâce à une lettre rédigée par le prez BDE qui lui confère cette légitimité auprès des sponsors. Il propose des partenariats pour une présence dans tous les agendas des différentes écoles mais ceci remporte un succès mitigé : les annonceurs préfèrent cibler quelques écoles. Macéo est donc obligé de cibler les écoles où ils sortent un Agenda car les sponsors sont limités. A cause d’un mauvais relationnel, ils ont abandonné l’EM alors qu’ils avaient commencé avec eux il y a 2 ans mais l’EM a tenté de se tourner vers un autre éditeur (sans succès) en manquant de délicatesse et ça leur a porté préjudice : garder un bon relationnel est donc important.
L’agenda de cette année va de janvier a septembre 2007 afin de lancer un autre Agenda à la rentrée de septembre. En effet, les banques n’étaient pas intéressées pour y figurer cette année car Macéo n’a pu lancer l’agenda que trop tard (moins de visibilité mais surtout plus de ligne de budget en fin d’année pour les sponsors).
Il faut donc presser Macéo pour avoir un Agenda distribué sur la chaîne de rentrée 2007 afin de pouvoir vendre des pages à nos sponsors.
CARTE CODE BAR (PAR PUJ) COMMENT FAIRE LES CARTES
La PAO réalise la maquette de la carte et elles sont imprimées à Ecully Graphic. Les overflys (petites couvertures en plastique) sont ensuite collés par le BDE après le collage du code bar au dos et la signature des cartes devant. Cela nous a coûté 450 euros TTC l’an dernier
COMMENT IMPRIMER LES CODES BARRES
Le seul PC permettant d’imprimer les codes barres est le PC du SDeC placé à l’intendance.
Pour imprimer les codes barres, il faut utiliser l’imprimante du BDE qui permet d’imprimer plus rapidement et sans avoir à charger manuellement les feuilles dans l’imprimante comme c’est le cas avec l’imprimante par défaut du SDeC reliée au PC.
La liste des logins est à demander à Mr Luc Mariaux, responsable du CRI, et devront être transmise au VP Code Bar afin qu’il rentre informatiquement les gens dans code bar.
Relations avec l’extérieur
RELATIONS ECOLES (PAR LOLA)
Pour chaque école, il faut obtenir un correspondant qui deviendra l’unique interlocuteur dans l’école correspondante. Libre à lui, ensuite, de nous rediriger vers d’autres personnes, le cas échéant, mais il doit toujours être le premier à être contacté. Ceci évite d’avoir beaucoup de versions pour un même évènement.
SOIRÉES (PAR LOLA)
Plusieurs soirées ont eu lieu avec des extérieurs :
- Soirée St Valentin : beaucoup d’étudiants de CPE (préventes + navettes sur place) - Soirée Sidaction : beaucoup de véto (préventes sur place) déçus par la soirée - Soirée Plage : de nombreux TPE et archi (préventes sur place) très emballés - Soirée Férias : 120 TPE et archi (préventes + navettes sur place)
Le prix des places était de 4€ (sauf pour la soirée plage) et la 11e place était offerte pour 10 vendues si le BDE faisait les préventes.
Il ne faut rien oublier sur l’affiche :
-Présence du nom d’un contact et d’un mail ou numéro de téléphone pour demander des renseignements
-Tarifs notés sur l’affiche
Horaires et arrêts des navettes précisés clairement
-Logo originaux transmis par les partenaires et pas trouvés sur google (SMERRA = navettes / BNP = affiches / Le Point Etudiants + A Venir Lyon + NRJ = Com / Avenir Santé = prévention / Le République = t-shirts)
-Lieu de la soirée
Association Avenir Santé
"La prévention, par les jeunes, pour les jeunes"
L’association mène des actions de prévention basées sur la réflexion, l’information et l’orientation. Les intervenants sont des jeunes, étudiants de toutes filières, spécialement formés et encadrés par les salariés de l’association. Les thèmes abordés sont autour de la prévention des comportements à risques majoritairement présents chez les jeunes : tabagisme, consommation de produits illicites, sexualité non protégée, abus d'alcool, risques routiers.
Il est possibilité de faire venir un stand d’Avenir Santé (prévention) en précisant que l’on a participer à la rentrée anti-cartons (ventes de kits au Rallye dans Lyon pour Avenir Santé)
Site : www.avenir-sante.com
Communication sur la soirée :
La marche à suivre idéalement est :
- Au moment du choix de la date de la soirée (~2mois avant) : contacter les BDE susceptibles d’être intéressés (principalement TPE, Archi, Véto, ITECH, CPE, ECAM, EM ???) afin de savoir si ils ont prévu d’organiser quelque chose à cette date, si ils ont des partiels etc… pour éventuellement changer la date et de savoir qui peut faire des préventes et éventuellement si ça vaut de coup de faire partir une navette d’une école (TPE et Archi ont eu 2 navettes à la soirée plage)
- 1 mois avant : avoir l’affiche prête (éventuellement avec des sponsors à rajouter par la suite) pour l’envoyer aux médias, aux écoles, à la FEL par mail (pour la com avec les médias voir le paragraphe médias) + reconfirmer les préventes + la navette
- dès que les sponsors sont fixés et au plus tard 3 semaines avant la soirée : envoyer l’affiche à la BNP (par le prez BDE) pour profiter de l’impression gratuite + vérifier que la navette est bien commandée au transporteur
- 10 jours avant la soirée : voir les BDE pour leur donner les affiches et leur expliquer les préventes (sur liste de nom + la 11e place offerte + le moyen de récupérer l’argent avant que les gens rentrent (par exemple un membre du BDE arrive avec l’argent dans la 1ere navette)) - le lundi (ou mardi) avant la soirée : commencer les préventes et appeler tous les 1 ou 2 jours
les BDE pour savoir comment ça se passe.
- le soir même : accueillir les BDE
(pour la com avec les médias voir le paragraphe médias)
Pour le cas particulier du gala, multiplier toutes les durées par 2 et voir dès septembre comment s’organiser avec le VP Com du gala (le contacter directement s’il ne vient pas début septembre).
FEL
La FEL : La Fédération des Etudiants Lyonnais, créée en 1989, est une fédération de ville dont l'objectif est de regrouper les associations étudiantes du Grand Lyon et de défendre les étudiants sur toutes les questions qui les concernent : logement, culture, inscription, orientation, restauration, … Avec ses 33 associations étudiantes adhérentes, la FEL est aujourd'hui une force d'action et de proposition sur la région Lyonnaise.
Des Conseils d’Administration de la FEL ont lieu une fois toutes les 3 à 4 semaines. Tous les BDE présentent leurs activités (souvent organisation de soirées en boite) et la FEL fait le point sur les projets en cours. Parfois des associations ou entreprises partenaires viennent se présenter. Les CA de la FEL sont l’occasion d’élargir son réseau.
La FEL organise aussi des évènements pour lesquels des élèves de Centarle peuvent participer et/ou aider à l'organisation :
- Bacwinners : soirée le soir des résultats du Bac
- Tour de Lyon : visites de différents quartiers de Lyon sur 4 jours
- Opération Contact : Contact et cration d'une guide partenaires avec des entreprises
- le WEFF (Week-end de Formation FEL) : Rencontre et tables rondes avec les associations Lyonnaises Le bureau de la FEL est renouvellé une fois par an au mois de décembre. A cette occasion, on doit payer une adhésion qui s'élève à 50€.
Le site (incomplet) : www.lafel.org
BNEI
Le BNEI, Bureau National des Elèves Ingénieurs, né en 1998 sous l’initiative de divers BDE (ENSAM, Centrale Paris et Nantes, INSA de Toulouse et de Lyon, les INP de Lorraine, de Toulouse, et de Grenoble, ESPCI, ENSAIS, ENI de Brest, Belfort, et Metz, ISTASE), est une association loi 1901 qui a pour vocation de fédérer et de représenter les 95 000 élèves ingénieurs des 250 formations d’ingénieurs de France.
Il a pour vocation de représenter les étudiants des écoles d’ingénieurs, quelque soit leur statut (public, privé) et leur ministère de tutelle (éducation nationale, industrie, défense, agriculture) auprès des organismes sociaux et gouvernementaux en relation avec leur formation, mais également auprès des Minstères, des industriels, ou encore à l’étranger.
De plus, le BNEI dispense également régulièrement des formations pour les élus et les responsables associatifs, et informe constamment les élèves ingénieurs des évolutions des formations et de leur environnement.
Depuis cette année l'assoce adhère au BNEI (50€/an). Ceci donne doit à 10% de réduction pour la SACEM (utile pour le Gala, la Commuz et le Raout'Art par exemple). On peut aussi demander à des responsables du BNEI de venir faire des formations à Centrale pour l'assoce et récupérer des dossiers des thèmes tels que le cercle privé recoupant les expériences d'autres BDE. Le BNEI est un excellent moyen de développer son réseau au niveau national.
Malheureusement, il n’existe pas d’antenne régionale du BNEI.
Site : www.bnei.org
PDE : Promotion et Défence des Etudiants : Fédération nationale d'étudiants de toutes filières en concurrence avec la FAGE. Le BNEI est adhérent à PDE.
RELATIONS MÉDIAS (PAR LOLA)
Le principe est de faire parler le plus possible à l’extérieur de Centrale et de l’Assoce.
DIRECTION DE LA COMMUNICATION DE L’ÉCOLE :
Il faut envoyer régulièrement des « communiqués de presse » sur les évènements qui ont eu lieu à l’assoce (au sens large). En pratique, cela peut être les articles pour Technica.
Je pense qu’il faudrait mener une action avec le service com à l’occasion des visites des 1A dans leurs anciennes prépas.
Des rencontres avec des journalistes ont été organisées par Cendrine Vadon (Directrice de la Communication à Centrale) : une avec Le point pour le classement des écoles et une avec le Progrès à l’occasion des 150 ans.
LE POINT :
Un partenariat le Point Etudiant - BDE a été signé. Tous les élèves ont la possibilité de s’abonner gratuitement au Point pour une durée de 1an en retirant les coupons au BDE.
Pour les soirées, il a été convenu d’un échange de visibilité : lorsque le logo “le Point Etudiant” apparaît sur l’affiche de la soirée, elle est annoncée sur le site internet www.lepoint- etudiants.com et sur le magazine papier pour les grands évènements comme le gala (pour le mag, il faut envoyer l’affiche et le texte accompagnant avant le 10 du mois qui précède)
A VENIR LYON :
Pour les soirées, il a été convenu d’un échange de visibilité : lorsque le logo “A Venir Lyon” apparaît sur l’affiche de la soirée, elle est annoncée sur le magazine. Il faut envoyer l’affiche (même
incomplète) avant le 5 du mois au plus tard.
RELATIONS ANCIENS (PAR LOLA)
ACL : Association des Centraliens de Lyon. Il s’agit de l’association des anciens ou diplômé comme le veut la tendance.
Le Conseil d’Administration de l’ACL se réunit tous les 3 mois le samedi matin, généralement une fois à Lyon, une fois à Paris. Le prez et com’ext sont invités mais nous n’avons pas toujours pu nous libérer pour y aller.
Leur site internet : http://www.centrale-lyon.net/ a un annuaire qui permet à tous les centraliens (élèves ou diplômés) de rechercher d’autres Centraliens ; il suffit de demander un login et mot de passe pour accéder gratuitement à l’annuaire.
Les contacts dans l’association sont :
- Christine Joder (1980) : Déléguée Générale
- Cédric Manhès (2001) : Responsable Relations Elèves
C’est principalement autour de 3 actions que se retrouvent l’ACL et l’Assoce : LE PARRAIN (OU MARRAINE) DE PROMO :
Souvent les candidats au poste ne sont pas très nombreux. Cédric aimerait qu’on donne davantage d’idée sur comment on voudrait le parrain à réfléchir.
Les parrains et marraines sont volontaires pour participer aux activités de l’assoce et
souhaitent en être informés (WE Edelweiss par exemple). Ils souhaiteraient intervenir au rythme d’au moins une conférence par an (à voir avec Lionel Soulhac) + des atelier de correction de CV, lettres de motiv par exemple (à voir avec Bernard Jean) + d’autres idées qui sont toujours bienvenues.
LE PARRAINAGE « INDUSTRIEL » (VERSION ASSOCE), « INDIVIDUEL » (VERSION ACL) : Il s’agit du parrainage des 2A volontaires par des diplômés de l’ECL. Le système a été remis en place l’an dernier. Les 2A peuvent choisir un parrain dans une liste de volontaires, tous anciens de l’école.
LE MAGASINE TECHNICA :
Technica est un magasine bi-mensuel édité par l’ACL qui aborde des
sujets techniques, industriels et scientifiques qui s'adressent à tous les ingénieurs et responsables d'entreprises.
Technica, possède un tirage de 3500 exemplaires.
La revue comporte trois parties : Le Thème principal du numéro, Le Magazine (culture, voyages, loisirs, carrière et emploi, etc…) et Centraliens (Centralien à la Une, Centralien du bout du monde, Centraliens et entrepreneurs, la vie de l'Ecole, la vie des Elèves, etc…)
Tous les 2 mois a lieu une conférence téléphonique ayant pour but de préparer le contenu du prochain numéro de la revue. Le but, pour le VP Comm’ Ext, est de trouver des articles concernant l’assoce à mettre dedans.
Le Com’Ext est coordonnateur de la rubrique « vie des élèves » Depuis Janvier 2006 sont parus dans cette rubrique :
N°553 : Commuz’ / Raout’Art / 4L Trophy / Club Marathon-Shell / Challenge N°554 : Meilleur PE / Course Croisière EDHEC / Burkina’Day
N°555 : Prix Paris Match du meilleur Photo-reportage Etudiant (Anthony Dupont) / Centrale Conseil / Site de l’Assoce
N°556 : le WEI
N°557 : Gala / Projet Soli Vietnam / Fanfare en 2e de couv’
A paraître N°558 : Forum / ?
En général, je demandais aux équipes qui organisaient un événement de me faire un article.
Certaines me demandaient directement d‘en avoir un. Les articles (photos incluses) doivent être envoyés avant la fin du mois qui précède la parution à Christine Joder.
D’autres articles paraissent dans la rubrique vie de l’école coordonnée par Vincent Fridrici.
Ils interviendront dans les manifestations qui auront lieu pour les 150 ans notamment le projet des 150 conférences.
Bilans
BILAN GALA (PAR BRIX)
D’un point de vue financier : sauf cas exceptionnel, le déficit du Gala est proportionnel au budget groupe (budget groupe de 23 000 en 2005 et de 14000 en 2006). De plus, la fréquentation des extérieurs est dûe pour beaucoup aux amis des centraliens (fréquentation constante) : les seules
« vraies » ventes extérieures (fréquentation variable) sont celles vendues à des guichets extérieurs (Fnac/Virgin, etc..) qui ne représente que 200 places lors d’une très bonne année.
D’un point de vue qualité du gala : les gens présents au Gala apprécient autant (voire plus parfois) un groupe centralien plutôt qu’un groupe payé. De plus, un effort sur la décoration ou les bars à thèmes sera beaucoup plus apprécié : c’est le côté personnel du Gala qu’il faut sauvegarder.
L’année prochaine le Gala a de fortes chances de ne pas se faire à Centrale : en effet, la direction étant maintenant en place, le projet RU a bien avancé et va sans doute voir le jour en 2007.
Si ce n’est pas le cas, il verra le jour en 2008.
2007 est l’année des 150 ans, c’est donc le meilleur créneau pour faire sortir le gala de centrale vu qu’il devra bien en sortir un jour car le RU ne sera plus disponible à terme. En effet, pour la fréquentation comme pour le démarchage, une étiquette « 150 ans » peut aider à vendre.
Il faut donc que l’équipe Gala repense en partie le Gala sans vouloir absolument céder à la facilité, c'est-à-dire la continuité.
Ce qui fait le caractère du Gala, c’est le défilé, les groupes centraliens, le concours rock, les bars à thèmes, etc… Bref le Gala n’est pas un festival de musique où l’on est censé inviter beaucoup de groupes. Tout le caractère personnel (ou du moins une grande partie) peut se retrouver hors de Centrale. D’un point de vue financier, il est aussi possible de retomber sur ses pattes : économie sur le l’absence de chapiteau (9 000->0), sur la réduction de matériel technique (16 000->8000) et de groupes (13 000->7 000) dus à la réduction du nombre de salles.
Cependant, une salle doit être réservée TRES TOT : avant mars. Il faut donc une équipe Gala très motivée dès le début.
BILAN WEI (PAR MARIE)
Le bilan du wei est positif. Le contact était assez facile avec l’équipe et donc malgré des irrégularités dans l’envoi des comptes-rendus, le suivi de l’événement était relativement aisé.
D’autant plus que je savais de quoi on parlait !
Le point important de ce poste est de donner des conseils à l’équipe tout en leur laissant une certaine liberté de choix et d’actions. Le but n’est pas de faire un événement parfait mais que chacun apprenne à manager un projet.
BILAN ANIM/BAR PA (PAR BRIX)
En ce qui concerne les rapports avec l’administration : comme chaque année, les soirées ont été interdites un certain temps. L’accord que nous avons actuellement avec l’administration est le suivant :
-une soirée est une activité dans le foyer qui se termine plus tard que minuit (hors événement exceptionnel type Gala ou Challenge)
-elle doit faire l’objet d’une autorisation préalable déposée au moins 15 jours à l’avance (papier disponible sur l’intranet)
-il ne peut y avoir qu’une soirée maximum par semaine -le bar doit arrêter de servir à 3h du matin
-le foyer ferme à 5h du matin
-les locaux (foyer+hall+ escaliers+toilettes) doivent être dans le même état de propreté dans lequel il était avant la soirée les organisateurs doivent faire en sorte que cela soit nettoyé (en le faisant eux- mêmes, en se faisant aider, en payant un service de nettoyage, etc..), la solution choisie actuellement par les organisateurs est de faire une grande partie du ménage et de payer une finition aux services techniques.
BILAN VPE (PAR MARIE)
Le contact était beaucoup moins facile qu’avec l’équipe du wei. C’est dommage.
L’équipe n’est pas assez soudé selon moi, il y a un manque évident de cohésion. Il n’est pas rare de voir un VPE seul organisé l’HH qu’il a décroché.
Par ailleurs, il y a eu un manque évident de communication avec les VP HH du BDA, par exemple l’HH General Electric (qui a insisté pour être au foyer et qui paie 3 000€ pour la prestation) était en même tant que l’HH Bœuf !!
Au final, le bilan est mitigé car malgré les problèmes cités ci-dessus, on ne peut pas nier le travail des VPE qui ont ramenés bien plus de tables rondes/ HH que les années précédentes (vendues plus cher que les pages dans l’agenda, ou le trombi et plus intéressantes pour les élèves).
Le PH a dérapé sur un numéro : propos homophobes et attaques personnelles notamment.
Suite à ce dérapage, le PH a systématiquement été relu avant impression, les censures éventuelles doivent porter sur deux points :
-dans la limite du légal (racisme par exemple)
-attaques personnelles : on peut attaquer dans le PH une personne pour son rôle de membre de l’Assoce (travail mal effectué par exemple) mais pas sur le plan personnel (famille, amis… pas de vie privée en gros)
En cas de problème, un droit de réponse doit être publié dans le PH suivant comme c’est la règle dans la presse classique.
De plus, nous avons eu affaire à une équipe très divisée. Il est important de faire comprendre aux membres du PH qu’ils constituent une équipe. Même si certaines affinités ne sont pas au rendez- vous, il faut qu’ils prennent conscience que la responsabilité morale de l’équipe est engagée à chaque numéro qui sort, une relecture de tous avant parution ne serait donc pas superflue…
BILAN 150 ANS (PAR MARIE)
Le suivi a été changé de main en cours d’année et il va rechanger après les élections. Le projet n’a pas été suivi en terme organisationnel des événements en eux même mais plus au niveau du budget. L’accord d’une subvention de 25 000 € par le CA en décembre 2006 a donné un nouveau souffle au projet.
Selon moi : attention au tournoi de sports « d’antan », il faut qu’il attire du monde pour que ce soit un succès donc il faut compter sur les équipes de sport des autres écoles qui viendront si elles se reconnaissent dans le sport. Donc je pense qu’il faut privilégier les sports co classiques avec quelques règles « d’antan » !
A suivre : Accenture est peut-être intéressé par sponsoriser les 150 ans. Il faut envoyer un mini-dossier avec description et budget à une ancienne centralienne en charge du sponsoring de l’école chez accenture.
BILAN PAO (PAR MARIE)
La PAO a réalisé du bon boulot tout au long de l’année :
En plus des affiches, des soirées et du gala, nous l’avons sollicitée pour le trombi d’assoce, les vestes d’assoce, les tee-shirts de rentrée et 3A, pour l’agenda... Nous sommes très satisfaits des travaux fournis même s’ils n’étaient pas toujours dans les délais..! Pour être sûr du résultat, on ne peut pas lancer un mail et attendre un fichier pdf à une date donnée, il faut suivre le projet pour savoir qui s’en occupe particulièrement et quel est son avancement.
Conseils à nos successeurs
CONSEILS AU FUTUR PRÉSIDENT (PAR BRIX)
J’ai voulu mettre par écrit certaines choses qui me semblent importantes pour remplir le rôle de prez BDE de manière efficace. Il y en a sûrement d’autres mais celles-ci sont tirées de mes expériences personnelles et doivent donc être pris sans prétention : que chacun y prenne ce qu’il a envie d’y prendre.
DÉLÉGUER DE MANIÈRE INTELLIGENTE
C'est-à-dire en impliquant les gens. Il faut que la personne impliquée voie une fin et un début à ce qui lui est demandé car s’il ne peut pas entrevoir le résultat de son action, il ne se motivera pas. De même, Il faut donc impliquer la personne dès le début du projet car quand on prend un train en route, on a plus de mal à s’approprier une tâche et donc à se motiver. Bref, on peut découper un projet en plusieurs tâches pour se répartir le travail mais il faut chaque tâche soit un
« mini-projet » en soi.
A chaque tâche (même si elle nécessite plusieurs personnes), il faut un et un seul responsable : lancer 3 personnes sur le même projet en leur faisant confiance est très risqué car chacun risque de se reposer sur les autres. Il faut une personne qui se sente responsable si le projet n’avance pas et à qui on peut s’adresser en tant que tel sans naviguer dans le flou.
Quand un problème se présente et que ce n’est pas le rôle du prez BDE de s’en occuper, il ne faut pas céder à la tentation de s’en occuper soi-même même si cela est important. En effet, on risque de se retrouver tout seul à porter le problème et on est vite submergé si l’on fonctionne ainsi.
Il faut d’abord impliquer les personnes concernées (VP soc’ si c’est un problème de résidence par exemple) afin qu’ils soient porteurs de la démarche. Ensuite on doit les soutenir (vis-à-vis de l’administration par exemple) afin d’appuyer cette démarche avec le surpoids que peut apporter le prez BDE mais il ne faut pas se positionner d’emblée en porteur de la démarche. De plus, d’un point de vue tactique, si le prez BDE se met en première ligne en permanence, il se grille : ses interlocuteurs ont l’impression qu’il est seul alors qu’il doit au contraire apparaître soutenu.
Il faut aussi choisir ses interlocuteurs : on sait vite qui est performant dans une équipe et qui ne l’est pas. Il faut donc d’abord s’adresser à la personne légitimement concernée par le projet mais si celle-ci n’est pas assez réactive/motivée, il ne faut pas hésiter à repasser le flambeau à quelqu’un en qui on a confiance et qui saura mener à bien le projet. Par exemple, au lieu d’envoyer un mail à tout le Gala, il faut envoyer un mail à la personne concernée en mettant en copie asso-gala et ne surtout pas envoyer son mail à asso-gala tout court : cela augmente considérablement les chances d’avoir une réponse (c’est comme envoyer un mail au directeur, il faut adresser le mail au directeur mais
AVOIR DES RAPPORTS INFORMELS TOUT EN GARDANT UN CERTAIN RECUL
Le rôle de prez BDE consiste pour beaucoup à du relationnel, surtout avec l’administration.
Pour pouvoir faire bouger les choses efficacement et rapidement, il faut donc être très présent. Être présent uniquement pour des demandes précises lors de rendez-vous ne suffit pas. Il faut saisir le moindre prétexte pour inciter les gens à se rappeler de l’association des élèves. Si on peut croiser un membre de la direction entre deux portes, il faut le faire.
En ce qui concerne plus particulièrement les services techniques, l’échange de services avec eux est permanent et ils sont beaucoup plus disponibles. Avoir des prétextes pour leur demander des choses de manière informelle est donc beaucoup plus facile : par exemple, si les services techniques veulent savoir comment réserver la salle ciné, il ne faut pas hésiter à passer en disant que l’on passait dans le coin et leur expliquer comment faire en leur remémorant que la serrure de la salle ciné n’a pas été changée, etc… Bref, toute occasion est bonne à prendre et il n’est jamais inutile de relancer l’administration… De plus, vous glanerez des informations qui peuvent se révéler extrêmement utiles (c’est grâce à cela que l’on a un 2eme frigo en Comparat notamment car les personnes concernées s’étaient bien gardées de me dire que ceci avait été voté il y a 2 ans !). De la même manière ne pas oublier de discuter avec les secrétaires….
De façon générale, une grande disponibilité et une forte réactivité sont nécessaires pour toujours rappeler aux gens que l’on existe afin d’accélérer les démarches (par exemple, le jour ou quelquechose se trame, la secrétaire vous appelle car elle vous connaît bien..) : avoir des rapports humains plutôt que par mail est donc capital.
Attention cependant à ne pas être trop proche car cela trouble le jugement : il ne faut pas oublier qui l’on représente depuis le début, si l’on est trop proche de l’administration, on s’éloigne des préoccupations des étudiants.
RESPONSABILITÉ LÉGALE
Le prez BDE est le seul responsable légal de l’association. Ce qui veut dire qu’en cas d’accident lors d’un événement, il est le seul à pouvoir être poursuivi car il est officiellement celui qui l’organise même si ce n’est pas exactement le cas.
Par conséquent seule sa signature a une valeur, la très grande majorité des membres de l’Association n’étant même pas déclarés en préfecture : il est donc le seul à pouvoir signer le contrat du WEI, les contrats de groupes du Gala, un contrat de sponsoring, etc… Il est très important
qu’aucun autre membre de l’Association ne signe de papiers au nom de l’Assoce (ou d’une partie de l’Assoce) par commodité car en cas de problème, on ne pourrait se retourner contre personne.
De plus, c’est un moyen de se faire implicitement « valider » un contrat par le BDE, il est donc très important d’informer les gens à ce sujet.
CRITÈRES D’ATTRIBUTION DES SUBVENTIONS
Le BDE a comme rôle de redistribuer les subventions au sein de l’Association. Les critères que nous avons retenus pour l’attribution de ces dernières sont :
-le nombre de centraliens touchés par le service ou l’événement, la qualité et le but de ce service (l’intégration au sens large par exemple : WEI, BI, etc…)
-le rayonnement extérieur du projet
CONSEIL AU FUTUR VP COM’INT’ (PAR PUJ)
Le VP Com’ Int’ du BDE est chargé de la communication entre l’assoce, au sens large, et les élèves. Il doit donc trouver des moyens de communications, modérer des mails, pour rendre la communication la plus efficace possible.
J’ai beaucoup travaillé sur la communication informatique, puisque mon stage (forcé…) ne m’a pas permis de m’occuper efficacement de la communication visuelle sur le campus. J’ai
développé de nouvelles techniques de communication, mis au point un site pour l’association, tout en essayant de laisser derrière moi un système facile à gérer, sans connaissance poussée en
informatique, et surtout en rendant le travail de VP Com’ Int’ le plus simple et le plus rapide possible à gérer.
Mais mis à part ce rôle de communication, le VP Com Int participe au BDE, et s’investi dans les différentes entreprises du BDE.
Pour faire le bilan sur mon mandat, je dirai que d’un point de vue informatique, la
communication est assez efficace. Il faudrait maintenant développer la communication visuelle, par un ordonnancement des zones d’affichages, et créer un ou des points de communication, où afficher des infos synthétiques sur la vie de l’assoce.
Je pense également que pour bien communiquer, il faut essayer de proposer le maximum de supports de communication, pour que chacun puisse se tenir au courant par la méthode qui lui convient de la vie centralienne, sans pour autant rendre le travail de communication lourd, et sans
« conchier » les personnes visées.
Je trouve également que l’assoce ne manque pas de communication, mais plutôt de visibilité.
Je pense qu’il faudrait trouver un moyen pour présenter la vie des clubs d’une manière plus
INFOS PRATIQUES POUR LE FUTUR SECRÉTAIRE GÉNÉRAL (PAR JULIEN) LA PROGRAMMATION DES TRANSPONDEURS
Depuis maintenant plus d’un an, l’accès à la plupart des locaux de l’assoce est géré par des serrures magnétiques, et l’une des attributions du SG consiste donc à programmer ces serrures. Il faut donc bien veiller à être bien à jour au niveau des modifications, surtout dans le cas d’une perte de transpondeur, surtout depuis que l’on a étendu ce système à l’accès au foyer. Durant mon mandat, le système de programmation a été grandement amélioré car on peut maintenant programmer grâce à un PALM que l’ancien BDE avait acheté. Par contre, j’ai pu noter vers la fin du mandat quelques problèmes techniques au niveau du matériel qui gène la programmation. Il faudra peut être penser à renouveler l’équipement.
LES SERVICES TECHNIQUES
Pendant ton mandat, tu devras faire le lien entre les services techniques et les membres de l’assoce qui ont des problèmes matériels (prises défectueuses, changements de lignes téléphoniques lors de déménagements de locaux, besoin d’effectuer des travaux d’aménagement, etc...)
Pour les réparations minimes, surtout électriques, il ne faut surtout pas contacter les services techniques, mais directement l’atelier (les Schtroumpfs). Soit par mail depannage.atelier@ec- lyon.fr, en allant les voir directement au bâtiment Y20 ou alors par téléphone (poste interne : 61 28).
Pour les réparations électriques, tu peux même contacter directement l’électricien Abdelilah Kettam.
(Très compétent, rapide et assez sympa).
Par contre, pour les plus grosses interventions ou pour les demandes exceptionnelles (par exemple nous avions eu besoin de barrières pour les différentes chaînes de rentrée) il faut s’adresser aux services techniques (directeur : F.Roberjot, directeur adjoint :E.Benhamou ; chargé de la sécurité : J.F.Besse). Tu peux aussi contacter la secrétaire Angélique Laplace qui te réorientera directement vers la bonne personne.
COMPTES RENDUS DES RÉUNIONS
J’étais chargé durant le mandat d’assurer une trace écrite des réunions BDE. C’est important parce que ça permet de s’assurer que personne n’oublie rien, et cela peut aussi servir de support de communication de l’action du BDE : depuis cette année, on mettait les CR des réunions en ligne sur le site du Mail de Promo comme ça tout le monde pouvait savoir ce que faisait le BDE. En plus le CAA
peut toujours avoir envie de savoir ce que fait le BDE… Ce n’est pas toujours super fun de faire les CR, mais je les faisais en live pendant les réunions et finalement ce n’était pas non plus si chiant que ça.
Et puis tu peux toujours essayer de soudoyer quelqu’un pour qu’il te remplace…
LE TRAVAIL AU SEIN DE L’ÉQUIPE
Je trouve que ce qui a été très bénéfique durant notre mandat c’est qu’on a vraiment travaillé comme une vraie équipe, personne n’hésitait à déléguer ses taches si il était débordé, et le travail avec les trezs et le VP Club s’est très bien passé. D’ailleurs, durant les réunions BDE, les trezs étaient très souvent présents.
Tout le monde s’entendait très bien (c’était je pense une des forces de l’equipe) et justement cela nous permettait de pouvoir avoir des débats internes assez sereins. A vous de garder une bonne ambiance… Mais bon a priori, il y a pas vraiment de gros moments de rsuh donc il ne devrait pas y avoir trop de moments ou tout le monde est à bout et où tout le monde s’insulte…
