DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES
Objet du marché :
ASSISTANCE À MAÎTRISE D’OUVRAGE Mission de programmation
pour la construction d’un immeuble pour le compte de la CCISM
CAHIER DES CHARGES
SOMMAIRE
1. PRÉAMBULE 3
2. OBJET DU MARCHÉ 5
3. CADRE GENERAL 5
4. LA MISSION DU PROGRAMMISTE 6
4.1. Phase 1: Recueil synthétique des données 7
4.1.1. Intention et dossier site 7
4.1.2. Pré́-programme 7
4.1.3. Livrables phase 1 : 8
4.2. Phase 2 - Illustration architecturale 8
4.3. Phase 3 - Elaboration du programme détaillé 9
4.3.1. Le programme fonctionnel 9
4.3.2. Le programme quantitatif 9
4.3.3. L’enveloppe financière 9
4.3.4. Règlement du concours d’architecture 10
4.3.5. Proposition de marché pour le maître d’œuvre 10
4.3.6. Livrables phase 3 : 10
4.4. Phase 4 - Elaboration des modalités de consultation de l’AMO 2 et 3 10 4.4.1. Cahier des charges et proposition de marché pour l’AMO 2-3 11
4.4.2. Livrables phase 4 : 11
5. CONTENU DE L’OFFRE ‘AMO-1’ 11
1. PRÉAMBULE
La présente mission de programmation fait suite à une étude de faisabilité qui a exploré diverses solutions en vue d'arrêter la définition concrète et chiffrée des objectifs généraux de la CCISM. Elle n’a pas pour vocation de remettre en question les conclusions issues de cette étude mais à les développer, les compléter et les concrétiser sous forme d’un programme destiné à l'organisation d’un concours d’architecture et d’un cahier des charges pour une mission d’assistance Maîtrise d‘Ouvrage pour toute la durée restante de l’opération.
En particulier cette étude de faisabilité a permis
- d’étudier deux options d’assiettes foncières, sur la base desquelles le prestataire aura à élaborer le programme dans l’objectif d’aboutir à une option définitive. En effet, une des deux options implique d’englober dans le projet une parcelle voisine non maîtrisée foncièrement mais présentant des caractères de disponibilité important. Mais il est apparu que la concrétisation d’une telle option nécessitait de présenter un projet plus précis qu’une étude de faisabilité. Il découle que cette option n’a pas été écartée mais a été momentanément abandonnée pour permettre au projet d’avancer. Le programme de concours d’architecture veillera à rendre possible le rattachement ultérieur de cette parcelle au projet.
- de déterminer un plafond quantitatif et financier prévisionnel global en limitant l'élaboration de divers montages juridiques et financiers coopératifs avec d’éventuels nouveaux partenaires ou associés à des options institutionnelles déjà repérées. Bien que l'hypothèse d’un bâtiment IGH ait pu susciter l’étude de l'opportunité d’un grand rassemblement de partenaires, il s’est avéré que les délais techniques et juridiques divers permettant sa concrétisation étaient incompatibles avec l’avancement du projet en regard des besoins immédiats de la CCISM.
- de déterminer une stratégie de développement des concepts jusqu’à leur réalisation par la mise en place d’une mission d’Assistance Maîtrise d’Ouvrage. Il a été pris en compte que l’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMO) comportait trois étapes identifiées comme suit :
1. Mission AMO 1 de programmation :
○ Recueil synthétique des données et production de documents illustrés destinés à permettre une progression dans les négociations en regard des opportunités foncières voisines ou diverses institutions.
○ Etablissement du programme détaillé quantitatif et technique de l’opération en vue d’un concours d’architecture
○ Définition des conditions de désignation de l’AMO 2 et/ou 3 de la phase opérationnelle.
2. Mission AMO 2 de pilotage de la désignation de l’équipe de maîtrise d'œuvre :
○ Préparation, lancement et pilotage du concours d’architecture
○ Assistance au choix des candidatures
○ Organisation et assistance administrative aux travaux du jury
○ Suivi de la passation de marché de maîtrise d'oeuvre
3. Mission AMO 3 de suivi technique financier et administratif de la réalisation des travaux
○ Au titre de la Maîtrise d’ouvrage sans délégation financière La présente consultation ne concerne que l'étape AMO 1. Une contrainte de délai relative aux partenariats limite la durée de l’étude et par conséquent son étendue. Si elle doit permettre de déterminer les éléments techniques et financiers du programme ainsi que les conditions de mise en place des missions AMO 2 et 3, elle devra ouvrir des possibilités de variantes ou d’options qui seront davantage développées au niveau du concours d’architecture ou de la consultation AMO.
2. OBJET DU MARCHÉ
L’objet du marché consiste à réaliser les prestations de l’étape 1 évoquée en préambule dite d’AMO 1 :
● Déterminer le positionnement et le dimensionnement de l’emprise du projet
● Arrêter les conditions fonctionnelles et quantitatives du programme en vue de la cohabitation de différents services ou institutions.
● Evaluer les différents scenarios de processus de sa réalisation, en termes de définition des moyens techniques, juridiques, administratifs, financiers, généraux à mettre en œuvre, notamment en regard des dépendances et délais.
● Etablir une esquisse illustrant les objectifs de la CCISM destinée à servir de support visuel et quantitatif dans le cadre de négociations avec d’éventuels partenaires publics ou privés
● Déterminer le programme quantitatif et performanciel des bâtiments projetés ainsi que l’enveloppe financière en vue d’un concours d’architecture.
● Rédiger le cahier des charges et le règlement de consultation de l’AMO 2 et 3 y compris la mise en forme des documents nécessaires à la publication des appels à la concurrence.
Les livrables consisteront en la constitution progressive d’un dossier final comprenant :
1. Les différents comptes rendus des réunions du comité de pilotage validant les étapes
2. le rendu d’une illustration architecturale préalable et test
3. Les documents nécessaires à la conception architecturale du projet (site, objectifs fonctionnels, ...) dans le cadre d’un concours d’architecture
4. Le règlement du Concours d’architecture et ses modalités
5. Les objectifs techniques de la maîtrise d'oeuvre (BIM, QBE, ...autres) 6. Le projet de marché de Maîtrise d'oeuvre
7. Le projet de marché de l’AMO 2 / 3
D’une manière générale tous les documents à reproduire et sous forme numérique prêts à la diffusion, nécessaires au respect des dispositions réglementaires et administratives des consultations en format marché publics.
3. CADRE GENERAL
S’inscrivant dans l’ambition de développement et de modernisation des installations de la CCISM, le projet doit mettre en œuvre un programme global d’extension et de modernisation de ses équipements immobiliers permettant le regroupement de différents services et la mutualisation d’espaces et de moyens en vue d’en améliorer l’efficacité.
Ce programme, à mettre en œuvre dès que possible, comprendra :
● La déconstruction de bâtiments existants en vue de leur remplacement
● La construction des aires de stationnement de véhicules
● La construction d’un immeuble mixte (commerces, bureaux, logement, salles d’activités) privilégiant les besoins spécifiques de la CCISM en termes d’efficience de surfaces pour la réussite de ses missions, d’accueil du public, d’espaces dédiés à la formation au profit de la Polynésie française. Toutefois, une option de partenariat sera étudiée avec précision en vue de développer au mieux les potentialités foncières du site dont la CCISM est propriétaire.
L’étude de faisabilité établie en 2020 sert de cadre général au projet et à la mission de programmation.
L’objectif de la mission est :
- d’arrêter un programme technique destiné à servir de base à un concours d’architecture, de façon à ce qu'il devienne une référence la plus intangible possible pour la conduite future de la réalisation de l'opération.
- de formaliser les conditions de conduite de ce concours par une Assistance Maîtrise d’Ouvrage (AMO), puis celles du suivi des marchés de maîtrise d'œuvre et de construction en phase réalisation.
Pour suivre la mission, un comité de pilotage sera constitué par la CCISM.
Sa composition devra être arrêtée avant le démarrage de la mission du programmiste.
L’étude devra être réalisée en 5 mois. Des entretiens, liés à un calendrier préétabli, seront assortis de Procès verbaux qui seront validés par le comité de pilotage.
Les documents à remettre à chaque étape devront permettre le lancement éventuel des procédures d’avis à candidature anticipées en cours de la mission afin de réduire l'impact des délais administratifs liés à ce type de consultation.
Les étapes 2 et 3 sont conditionnelles suivant l’approbation des phases précédentes
4. LA MISSION DU PROGRAMMISTE
La mission du programmiste sera accompagnée tout le long de son déroulement par un comité de pilotage qui validera les résultats des différentes phases et en complètera ou précisera l'orientation si nécessaire.
Ce comité de pilotage se réunira dans des conditions minimum d’une fois par phase, ou davantage si nécessaire sur demande et convocations. Le programmiste sera chargé de la rédaction et la diffusion de ces compte rendus de ces réunions qui deviendront contractuels.
Compte tenu des délais impartis, le calendrier et la fréquence de réunion du Comité sont déterminés en parallèle au calendrier de remise des livrables exigés dans le cadre du présent cahier des charges.
A la fin de chaque phase le programmiste remettra un exemplaire complet du dossier à l’avis du bureau de pilotage sous forme papier et résumée en présentation animée sur écran, puis, après observations du comité un dossier définitif sous forme papier en 2 exemplaires et numérisée pdf dans une clé USB.
Le programmiste accompagnera sa remise avec le PV de la réunion du comité de pilotage
4.1. Phase 1: Recueil synthétique des données
Cette phase, prévue d’une durée prévisionnelle d’un mois calendaire, consistera en le recueil le plus exhaustif possible (selon les disponibilités) de documents et l'animation de toutes les études préalables nécessaires à l’élaboration d’une illustration préalable puis au lancement du concours d’architecture.
Le programmiste portera en parallèle sa réflexion sur une analyse fine de la situation actuelle du fonctionnement des services de la CCISM basée sur le recueil de données et une concertation avec le maître d’ouvrage, les usagers et utilisateurs actuels et futurs de l’immeuble. Il en déduira une synthèse de schémas fonctionnels.
Il produira sur cette base un état des lieux complet et le fournira au maître d’ouvrage.
4.1.1. Intention et dossier site
Une note d'intention sera établie, retraçant les grandes orientations souhaitées pour le bâtiment et son environnement.
Le dossier site sera destiné à comprendre tous les documents d'état des lieux nécessaires à l'élaboration du programme et d’un concours d'architecture, (présentation du contexte physique de l'opération mettant en évidence les potentialités et les contraintes techniques de l’opération) sous forme papier et/ou numérique à fournir aux candidats (plans topographiques, relevés, règlements d'urbanisme, servitudes éventuelles, ...)
4.1.2. Pré́-programme
A partir de l’étude de faisabilité et ses conclusions, des compléments d’analyse de la situation actuelle et du contexte de la CCISM développés ci-dessus, le programmiste établira un pré programme comprenant :
- La définition d’une doctrine de référence s’appuyant sur la note d’intention destinée au jugement des propositions établies par les candidats qui seront retenus pour le concours d'architecture.
- Les orientations générales pour la conception du projet architectural. Par exemple : Bâtiment écoresponsable, zéro carbone, références à l’imagerie polynésienne...
Il établira à partir de ces éléments un pré́-programme sur la base de l’étude de faisabilité qui présentera les éléments fondamentaux et indispensables à la réalisation complète de l’opération envisagée (le budget, l’identification des divers postes de dépenses et de ressources, le planning...).
● Les exigences fonctionnelles de chaque opération (accessibilité au site, au bâtiment, distinction des flux, liaisons fonctionnelles...). Ces exigences seront détaillées dans le programme et illustrées par des schémas fonctionnels.
● L'expression des besoins en surfaces (tableaux des surfaces utiles par niveau)
● Notice technique des objectifs et contraintes concernant le fonctionnement, la gestion et la maintenance du projet.
● Un chiffrage prévisionnel enveloppe
● Un planning prévisionnel éventuellement décliné par phases par sous programme
Cette phase constitue une tranche de marché dont l’approbation constituera la décision d’engagement de la tranche suivante, jusqu’alors conditionnelle
4.1.3. Livrables phase 1 :
- Dossier site contenant les éléments requis sous un format papier témoin et un format numérique reproductible
4.2. Phase 2 - Illustration architecturale
Sur la base du préprogramme, le programmiste présentera une illustration formelle d’une possibilité de réponse au programme architectural, centrée sur les fonctions et les surfaces, techniquement réaliste et convaincante, destinée à permettre une réflexion précise au sujet des divers aménagements intérieurs notamment les attributions de surfaces, les impératifs de stationnement automobile, le respect des règlements d'urbanisme et de sécurité incendie, les contraintes environnementales et climatiques.
Cette illustration faisant office de test au concours d’architecture permettra de valider les contraintes et libertés qui seront laissées aux concepteurs. Elle comprendra une auto-critique afin de préparer le jury à une lecture objective et éclairée des propositions qui seront établies par les candidats au concours d’architecture.
La durée prévisionnelle de cette phase est d’un mois.
4.3. Phase 3 - Elaboration du programme détaillé
Cette phase, prévue d’une durée prévisionnelle de deux mois calendaires, consistera en l'élaboration du programme qui sera proposé aux candidats à un concours d'architecture. Lequel programme sera également le témoin de la réflexion initiale du Maître d'ouvrage. Il constituera un référentiel jusqu'à la livraison de l'ouvrage qui pourra accéder à un statut contractuel pour la maîtrise d’œuvre.
4.3.1. Le programme fonctionnel
Attendu qu’il est admissible à priori que le programme aboutisse à la définition de plusieurs entités pouvant avoir des caractéristiques d’indépendance formelles, juridiques ou foncières, le programme sera élaboré par “ensembles” considérant les exigences techniques, fonctionnelles et opérationnelles de chacune d’entre elles.
Les contenus et la forme rédactionnelle du programme seront adaptés au mode de consultation éventuellement envisagé pour chacune des opérations.
4.3.2. Le programme quantitatif
Le programme quantitatif et fonctionnel sera élaboré sous forme de tableaux de surfaces accompagnés d'organigrammes ainsi que de toutes notes d'intention fonctionnelles ou techniques appropriées.
Ces documents devront être validés notamment sur leurs caractères contraignants, le niveau de précision attendu, et à contrario, les espaces de liberté conceptuelle qui pourront être laissés aux candidats architectes. (cf: règlement du concours)
4.3.3. L’enveloppe financière
Le programmiste effectuera une évaluation détaillée de l’enveloppe financière prévisionnelle en adéquation avec le programme. Ce chiffrage sera décliné sur la base du tableau quantitatif des surfaces. La conception du programme et son chiffrage devra permettre une déclinaison en sous programmes afin de permettre d’aborder la question de partenariats éventuels et de budgets distincts.
Le maître d’ouvrage et le programmiste s’assureront que toutes les exigences explicites et implicites ont bien été prises en compte lors de la définition de cette enveloppe.
Notamment :
- un chapitre sera dédié à l'évolutivité et à la maintenance du bâtiment projeté.
- un chapitre sera dédié aux coûts induits par les travaux sur les installations existantes et toutes contraintes de maintien d’activité puis de transfert et mise en service des nouvelles installations
4.3.4. Règlement du concours d’architecture
A partir du programme précédemment défini, l’assistant à maîtrise d’ouvrage chargé de la programmation (étape 1) devra proposer un règlement de concours d’architecture
Il sera en particulier établi une grille d’évaluation assortie de barèmes : 1) des candidatures en vue d’un choix de candidats
2) des projets proposés en phase concours par lesdits candidats
L’ensemble au moyen de grilles d'aide à l’évaluation à destination de l’AMO 2 et 3 et du jury.
L'évaluation technique des propositions des candidats sera effectuée par l’AMO des phases 2 et 3 sur la base des éléments de programme préalablement validés et selon les grilles et barèmes établis ci-dessus
L’assistant à maîtrise d’ouvrage chargé de la programmation (étape 1) ne pourra pas participer au concours d’architecture. Il ne participera pas à l’évaluation des projets ni aux délibérations du jury qui seront pilotées par l’AMO 2-3.
4.3.5. Proposition de marché pour le maître d’œuvre
Le programmiste AMO 1 proposera une rédaction du projet de marché de maîtrise d'œuvre. Ce marché pouvant être négocié à l’issue du concours et du choix du lauréat n’aura qu’une fonction de cadre indicatif.
4.3.6. Livrables phase 3 :
- Dossier témoin papier programme en formats A4 et/ou A3 reliés comprenant les éléments décrits en 4.3.1-2-3-4-5 et 6
- Présentation de l'illustration architecturale sous forme de 3 panneaux A0 au 1/200° présentant les niveaux, des coupes, une insertion paysagère, et cahier réduit en A3. 3 Formats papiers pliés en complément.
- Ensembles numérisés reproductibles papier et projetables sur écran.
4.4. Phase 4 - Elaboration des modalités
de consultation de l’AMO 2 et 3
pour animer le-dit concours d’architecture au titre de l'AMO 2-3 puis à accompagner le Maître d'ouvrage durant l’opération jusqu'à son achèvement.
4.4.1. Cahier des charges et proposition de marché pour l’AMO 2-3
A partir du programme précédemment défini, l’assistant à maîtrise d’ouvrage chargé de la programmation (étape 1) devra proposer un cahier des charges et un projet de marché en vue de la consultation de l’AMO opérationnel (étapes 2 et 3).
Le programmiste pourra proposer utilement le supplément de réalisation d’entretiens complémentaires nécessaires pour mener à bien sa mission, notamment sur le plan juridique du code des marchés publics.
L’AMO 1 pourra procéder aux analyses techniques des offres sans voix délibérative.
4.4.2. Livrables phase 4 :
- Dossier témoin papier programme en formats A4 et/ou A3 reliés : - du cahier des charges requis décrivant la mission de l’AMO 2 - 3 - du projet de marché pour l’AMO 2-3
- Ensembles numérisés reproductibles papier
5. CONTENU DE L’OFFRE ‘AMO-1’
L’offre à présenter par le candidat devra suivre la présentation requise et remplir les conditions détaillées jointes en annexe.
Cette offre sera accompagnée d’une note méthodologique au format libre présentant :
● La mise en œuvre de la démarche de programmation avec son déroulé précis, la confirmation du délai pour chaque étape et sa justification en regard du calendrier imparti.
● La composition et l’organisation de l’équipe (compétences et statut des intervenants, répartition des tâches et du rôle de chaque intervenant), le détail et la justification des moyens envisagés.
● La répartition des temps passés par phase d’étude et par intervenant L’offre financière présentant :
● Le prix global forfaitaire pour l’ensemble de la mission décliné par phase conditionnelles
● Une décomposition du tarif par élément de mission indiquant un coût journalier d’intervention tel que présenté dans le tableau fourni
● Un forfait de frais relatifs aux étapes de présentation du programme
Le marché étant par tranches conditionnelles la rémunération du programmiste sera effectuée sur la base de la présentation d’une facturation par phases validées par le comité de pilotage, comprenant la remise des documents prévus.
Le programmiste sera préférentiellement titulaire du diplôme d’architecte afin de garantir la qualité architecturale de l'illustration proposée, laquelle ne pourra être suivie d'une réalisation.
