Réflexions et premières investigations pour la mise en place d'un système d'archivage à l'université Lille-III

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Réflexions et premières investigations pour la mise en

place d’un système d’archivage à l’université Lille-III

Sandrine Colliez

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Sandrine Colliez. Réflexions et premières investigations pour la mise en place d’un système d’archivage à l’université Lille-III . Sciences de l’information et de la communication. 2007. �dumas-01695190�

Sandrine COLLIEZ MASTER 2 ICD Option GÎDE Gestion de l'Information et de la Documentation en _Entreprise Mémoire Professionnel

Mission effectuée du 02 avril au 31 _{septembre 2007}

à

l'Université Li'le-lli Charles de Gaulle

réflexions

et

_premières

_{investigations}

pour

k

mise

en

place d'un

système

d'archivage

à l'université

Lille-III

Sous ici direction de :

M. Christian _{Wallyn (responsable universitaire)}

Mme Marie _{Despre.s-Lonnet (tutrice professionnelle)}

Soutenu le lundi 24 _{septembre 2007 a l'UFR SDIST} Université Lille-li! Charles de Gaulle

Domaine universitaire du Pont de Bois

SOMMAIRE SOMMAIRE 1 REMERCIEMENTS 3 INTRODUCTION 5 1 Lecontexte de la mission 7 1.1 L'UniversitéLille-III 7 1.1.1 _{Historique 7} 1.1.2 Le fonctionnement de l'université 7 1.1.2.1 La_{présidence 9} 1.1.2.1.1 LePrésident 9

1.1.2.1.2 _{L'équipe de direction, le bureaupermanent,le secrétaire général et}

l'agent comptable 9

1.1.2.2 Les conseils : Conseil _{d'Administration, Conseil Scientifique, Conseil des}

Etudes etde la Vie Universitaire 9

1.1.2.3 Les _{composantes de formation 10}

1.1.2.3.1 Les Unités de Formationetde Recherche 10

1.1.2.3.2 Les Instituts etles autres _{composantes 11}

1.1.2.4 Les servicescommuns et centraux 11

1.2 L'environnementde la mission 12

1.2.1 _{Intégration dans le lieu destage 12}

1.2.2 Lamission etles livrables 13

1.2.3 Calendrier de lamission 14

2 _{Pourquoi archiver ? 17}

2.1 Différents besoins 17

2.2 Notions _{d'archivage 18}

2.2.1 _{Cycle de vie des archives 18}

2.2.2 Normesde sécurité 22

2.3 Textes de loi_{pourles établissements publics 23}

2.3.1 Décret n°79-1037du 3 décembre 1979 24

2.3.2 Livre IIde la_{partielégislative du Code duPatrimoine 28}

2.3.3 Circulaire du 2 novembre 2001 31

2.3.4 Livre IV de la_{partie législative du Code Pénal 35}

2.3.5 Instruction de trietde conservation n°2005-003 du 22 février 2005 37

2.4 Records_{management 38}

2.4.1 _{Objectifs 38}

2.4.2 _Politique ; 39

2.4.3 Outils 41

2.4.4 Processus 44

2.5 _{Compétence des Archives Départementales du Nord 48}

3 Lamise en_placed'un système de gestion des archives_{àLille-III 51}

3.1 Les archives _{papier 51}

3.1.1 _{Analyse du besoin 51}

3.1.2 Démarche 54

3.1.2.1 Etatdes lieux des archives de l'université 54

- 1

-3.1.2.2 Miseen_{place d'unsystèmede gestiondes archives de la Directionde}

l'Administrationdes Etudes etde la Vie Universitaire 56

3.2 Les documents du Conseil d'Administration 60

3.2.1 _{Analyse du besoin 60}

4 Les_{préconisationspourl'archivagepapier 63}

CONCLUSION 65

GLOSSAIRE 67

LISTE DES ABREVIATIONS 71

BIBLIOGRAPHIE 73

WEBOGRAPHIE 75

REMERCIEMENTS

Mes remerciements vont tout d'abordà l'ensemble du_{personnel de la} Direction de l'Administration des Etudes etde la Vie Universitaire _(DAEVU) de Lille-III_{pour avoir pris le temps de répondre à mes questions ainsi que} pourleur amabilité. Je tiens toutparticulièrement à exprimermagratitude à

M. Didier_{Pluvinage, Adjoint à laDAEVU, pour sa disponibilité, son écoute}

etsagentillesse.

Je remercie M. _{Philippe Cappelle, Secrétaire Général de l'université,}

pour son implication dans ce projet et sa réelle volonté de mobiliser les

différentsacteurs impliqués danscettedémarche.

Je tiens _{également à remercier Mmes Frédérique Pilleboue et Dalila}

Lounici des Archives _{Départementales du Nordpour m'avoir suivie sur la}

partie la plus importante de ma mission, la mise en place du système

d'archivage à laDAEVU.

Je remercie_{enfin mes tuteursprofessionnel etuniversitaire, Mme Marie}

Despres-Lonnet et M. Christian Wallyn, pour m'avoir suivie pendant ce

stage.

-INTRODUCTION

La _{problématique de la gestion des archives émerge aujourd'hui dans les grands}

organismes qui serendentcomptede la croissance rapide de l'information suite aumanquede

place qui commence à se faire ressentir. C'est d'ailleurs une des raisons les plus fréquentes qui force ces organismes à mettre en œuvre des solutions d'archivage afin de libérer l'espace

etde_{pouvoir accéderrapidement à l'information pertinente.}

De _{plus la législation a établi un cadre strict dans ce domaine, qui oblige tout}

organisme public à gérer correctement ses archives. Des solutions concrètes sont donc proposéesparl'Etat afin d'accompagner les établissements publics dans leur démarche.

Quand est-il de la gestion des archives à l'université Lille-III Charles de Gaulle?

Est-elle efficace ? _{Respecte-t-elle les textes de loi établissant la démarche de gestion des} archives ?

Commenousle_{verrons, l'université Lille-IIIestunestructureimportanteet complexe}

qui renddifficile la gestion de ses archives. Néanmoins, les raisons de la mise enplace d'un

systèmed'archivage sontnombreuses et urgentes. Mais ladémarchepourla mise en œuvrede

ce _{système est} longue_{et complexe, et nécessite le respect de différentes étapes qui aboutiront}

àunrésultat surlelong_terme.

-5-1 Le contexte de la mission

1.1 L'Université

Lille-lll1

1.1.1

_Historique

L'origine des universités de Lille remonte aux Facultés de Douai créées au XVIe

siècle. Leur _{originalité était de} se situer au contact de la culture française et de la culture flamande, deux cultures auxparticularités biendifférentes.

En _{1887, Lille s'est engagée à construire les Instituts de Sciences Naturelles, de}

Physique, de Chimie, d'Archéologie classique et les Facultés de Droit et de Lettres avec le soutien financier de _{l'Etat, et c'est la loi du 10juillet 1896 qui constitue l'université de Lille,}

complétéepar des institutionsspécialisées.

Avec la restructuration des universités _{françaises imposée} par la loi du 12 novembre 1968, trois universités se créent à Lille : l'Université des Sciences et Techniques (Lille 1),

l'Université du Droit et de la Santé _{(Lille 2)} et l'Université des sciences Humaines, Lettres et

Arts _(Lille-III).

En _{1974, l'Université deLille-III déménage de la rue Angellier de Lillevers le site de}

Villeneuve _{d'Ascq, dans le quartier du Pont de Bois. De nombreux aménagements ont été} réalisés_{depuis afin d'améliorer la capacité d'accueil etla qualité de vie à l'université.}

En _{1994, la Faculté de Droit quitte les locaux de Villeneuve d'Ascq, offrant ainsi la}

possibilitépour Lille-III de restructurer son espace. Aujourd'hui, riche de ses bâtiments A et

B, de son extension, de ses bâtiments modulaires et de ses sites délocalisés, l'université

dispose d'un espaceimportant, qu'elle continuera à aménager aufil des ansafin d'accueillir au mieux l'ensemble desacommunautéuniversitaire, étudiants, enseignants, personnels, français ou _étrangers.

1.1.2 Le fonctionnement de l'université

La loi du 26 _{janvier 1984 relative à l'enseignement supérieur consacre l'autonomie}

pédagogique, scientifique, administrative et financière de l'université. Celle-ci est gérée de

1 http://univ-lille3 .fr

-7-façon démocratique avec l'ensemble des personnels, des étudiants et des personnalités

extérieures.

L'organisation de l'université est complexe et éclatée en plusieurs services qui possèdent chacunun directeur etunadjoint.

Services centraux DAEVU Directionde larecherche DRH DASE OFIVE DAF DML CAVUL FCEP/ SUVAC ACTION CULTURE Services communs CTEU CRI SCD SUAPS

Organigrammeadministratif de Lille-III

RI CRUE SUAIO

1.1.2.1 La

_présidence

1.1.2.1.1 LePrésident

Le Président est élu _{pour 5 ans par l'ensemble des membres des trois conseils :}

Conseil d'Administration _{(CA), Conseil Scientifique (CS) et Conseil des Etudes et de la Vie}

Universitaire_(CEVU).

Il _{dirige l'université, la représente à l'égard des tiers ainsi qu'en justice, conclut les} accords et les conventions et est ordonnateur des recettes et des _{dépenses de l'université. Il}

préside les trois conseils, prépare et exécute leurs délibérations, reçoit leurs propositions et

avis. Il a autorité sur l'ensemble des _{personnels de l'établissement et affecte dans les} différents services les _{personnels de gestion. Il est également responsable de l'ordre et de la} sécurité àl'université. _{Enfin, il constitue l'équipe de direction et}propose le bureaupermanent

auvotedu CA.

1.1.2.1.2 _{L'équipe de direction, le bureaupermanent, lesecrétaire généraletl'agent}

comptable

L'équipe de direction est composéedes vice-présidents et des chargés de mission. Les premiers sontproposés auvotedu Conseil d'Administrationpar le Président, les seconds sont

désignésparlui.

Lebureau_{permanent estélutousles deux ans, il assiste le Président dans l'élaboration} des décisionsoudes_{propositions.}

Le secrétaire_{général est chargé de la gestion de l'établissement.}

L'agent comptable prépare et exécute le budget adopté au CA et établit le compte

financier.

1.1.2.2 Les conseils : Conseil

_{d'Administration,}

_Conseil

_{Scientifique,}

Conseil des Etudes et de la Vie Universitaire

Les membres des trois conseils sont tous élus ou _{nommés, et on compte chaque fois} des _{enseignants, des étudiants, et des personnalités extérieures, ainsi que d'autres personnes} selon le conseil. Le Conseil _{Scientifique et le Conseil des Etudes et de la Vie Universitaire}

-9-sont des _{organes consultatifs qui font des propositions au Conseil d'Administration qui prend} les décisions.

Le CS est _{composé de 31 membres quiproposent au CA les orientations politiques de}

la _{recherche, de la documentation scientifique et technique. Ils proposent également la}

répartition des crédits de recherche. Le CS assure la liaison entre l'enseignement et la recherche, notammentdans le3eme cycle.

Les 30 membres du CEVU_{proposentles orientations des enseignements en formation}

initiale, continue et à distance, ils instruisent les demandes d'habilitation et les projets de

nouvelles filières.

Le CA est _{l'organe de décision de l'université, ainsi ses 60 membres déterminent la}

politique de l'université, en délibérant notamment surle contenu du contrat d'établissement,

ilsvotentle_{budget etdécident de l'orientation de l'enseignement etdela recherche.}

1.1.2.3 Les _composantes

_de

_formation

Les différentes _{composantes de formation proposées par Lille-III accueillent environ} 22 000 étudiantstous lesans.

1.1.2.3.1 Les UnitésdeFormation etdeRecherche

Les Unités de Formation et de Recherche _{(UFR) assurent l'organisation et la gestion} des_{enseignements spécialisés définisparl'université. Elles sontaunombre de 14 à Lille-III :}

UFR_{Angellier, Langue, LittératureetCivilisation despaysAnglophones ;} UFR Information DocumentationetInformation _{Scientifique etTechnique ;} UFR_{Mathématiques Sciences Economiques et Sociales ;}

UFR Sciences_{Historiques, Artistiques etPolitiques.}

UFREtudes_{Germaniques et Scandinaves ; UFR ArtsetCulture}

UFREtudes _{Romanes, Slaves etOrientales} ; UFR Infocom;

UFR _{Langues EtrangèresAppliquées ; UFR Lettres etCultures Antiques ;}

UFR _{Philosophie ; UFRPsychologie ;}

Un conseil d'UFR définit _{les programmes d'enseignements dans les cadres fixés par}

l'université et est _{chargé de la gestion de l'UFR dans le respect de la réglementation en}

vigueur.

1.1.2.3.2 LesInstitutsetlesautres _composantes

L'Institut Universitaire de _{Technologie (IUT B) et le Centre de Formation des}

Musiciens Intervenants _{(CFMI) disposent d'une certaine autonomie et sontadministréspar un} Conseil d'Administration.

L'Ecole Doctorale « Sciences de l'Homme et de la Société _{», Médialille-Département}

de Formation aux Métiers du Livre et de la Documentation _{(DFMLD), le Service}

d'Enseignement à Distance (SEAD) et le Service universitaire de Formation Continue et

d'Education Permanente_{complètentl'offre de formation de Lille-III.}

1.1.2.4 Les services communs et centraux

Les services communs sont administrés _{par un conseil et sont au nombre de douze à} l'université : Action Culture _;

Centrede Ressources_{Informatiques (CRI) ;}

CentreAudiovisuel de l'Université de Lille-III_{(CAVUL) ;}

Centrede _{Télé-Enseignement Universitaire (CTEU) ;} Cellule Relations _{Université-Entreprises (CRUE) ;}

Service Formation Continue Education Permanente / Service Universitaire de Validation des_{Acquiset des Compétences (SU-FCEP/SUVAC) ;}

Relations Internationales _(RI) ;

Service Communde la Documentation _{(SCD) ;}

ServiceUniversitaire _{d'Accueil, d'Insertionet d'Orientation(SUAIO) ;}

ServiceUniversitaire des Activités_{Physiques et Sportives (SUAPS).}

Il y a enoutreneuf services centraux :

Direction de l'Administrationdes Etudeset de la VieUniversitaire_{(DAEVU) ;}

Direction de laRecherche ;

Direction desRessources Humaines _{(DRH) ;}

-Direction des AffairesFinancières _{(DAF) ;}

AgenceComptable;

Direction de la Maintenance etde la _{Logistique (DML) ;}

Direction de_{l'Aménagement, de la Sécuritéet de l'Environnement (DASE) ;}

Imprimerie ;

Observatoire de Formation de la Vie Etudiante _(OFIVE).

Ils sont sous l'autorité directe du Président et du Secrétaire _Général, et assurent les

missions _{quinepeuventêtreprisesen chargepar lescomposantes etles services communs.}

1.2 L'environnement de la mission

1.2.1

_{Intégration dans le lieu de}

Nadège Hinck, stagiaire en M2 GIDE et dont la mission a consisté à assister Mme

Despres-Lonnet dans la direction du pilotage du Système d'Information (SI) de Lille-III, et

moi-même, avons partagé la salle projet de l'UFR IDIST durant le stage. Marie Pierreuse, stagiaire en

2eme

poureffectuerson stagede communicationsurle SI. Dans l'UFR, Nadègeetmoi connaissions

déjà notre tutrice professionnelle Mme Despres-Lonnet et la responsable pédagogique Mme

Lefort, quiestpartie enjuillet.

Le vendredi 30 mars _{2007, la première phase d'intégration est passée par la}

présentation de nos missions au Comité de pilotage, dont les membres ont reconnu

l'importance. Néanmoins,parla suitenousn'avons pas eul'autorisation d'assisteraux Conseils

d'Administration, alors que cela aurait été judicieux pour nous permettre de comprendre le

fonctionnement administratif de _{l'Université, élément primordial pour mener à bien nos}

missions.

De ce fait, nous avons travaillé la théorie en étudiantpour mapartles coursde Master

de_{FrédériquePilleboue surl'archivage, les livres empruntés aux Bibliothèques Universitaires} de Lille 1 et _{Lille-III, et en effectuant des recherches sur internet. De plus, la plupart des}

personnels étant partis en vacances pendant les congés d'avril, nous n'avons pu commencer

l'approfondissement de l'approche théorique. Parla suite, la fermeture de l'université en août

nous a _égalementempêchées de_recontacterles_{personnes que nous} avions rencontrées.

1.2.2 La mission et les livrables

Lamission du _{stageintitulée «Etude de faisabilité etpréconisations en vue de la mise}

en œuvre d'une démarche d'archivage généralisée à Lille-III _» comportait _au départ deux

pôles :

participer au lancement de la démarche d'archivage des documents papier de l'université en sensibilisant les _{producteurs de documents aux procédures d'archivage}

en _{partenariat avec les Archives Départementales du Nord, notamment Mmes}

Pilleboue et _{Lounici, et en effectuantun état des lieux de l'arriéré des archivespapier,}

pour établir des préconisations dans la gestion de ces documents : j'ai rebaptisé cette

partie «archives papier » ;

faire un état des lieux de la _{production documentaire des services administratifs de}

l'Université Lille-III en élaborant une _{typologie et un schéma de circulation des}

documents et des _{prises de décisions des CA, CEVU, et CS, pour établir des}

préconisations dans la gestion des documents circulant dans les CA : partie renommée

«documents du CA».

Concernant la _{première partie de la mission, après une rapide analyse de la situation} des archives de l'université lors de réunions et une première approche de la démarche _à

adopter pour effectuer un travail correct (la mise en œuvre de cette action est très longue, parfois plusieurs années sont nécessaires pour atteindre ce but dans un organisme entier), il s'est_{avéré que la mission telle qu'elle était définie était irréalisableen six mois, d'autant plus}

que le stage a eu lieu en grande partie pendant les vacances d'été, période durant laquelle l'université est peu fréquentée par le personnel. Cette partie du travail adonc été scindée en

deux_{objectifs plus raisonnables :}

faireunétatdes lieux des locaux dédiésaux archives de l'université,

mettreen_{placeun système de gestion des archives de la DAEVU.}

Le livrable attenduestdonc uncahier de_{préconisationspourla gestion des archives de}

l'université, avec unepartie surl'état des lieux des locaux d'archives etune autre surlamise

en_{place d'un système d'archivage à la DAEVU.}

-Pour la deuxième _{partie de la mission intitulée «documents du CA», l'impossibilité} d'accéderaux conseils, le_manquede _temps à_consacrerà_cetravail _etl'analyse du besoin _ont

fait que le cahier de préconisations s'est avéré inutile et cet aspect de la mission a été abandonné.

1.2.3 Calendrier de la mission

Au _{départ, la mission était théoriquement découpée sur les six mois, d'avril à}

septembre, decettefaçon :

avril : _{prise de connaissance du fonctionnement de l'organisation,}

mai : _{typologie des documents et décisions des CA, CEVU, CS ; participation au}

groupede réflexion surl'archivage papier,

-juin : schémade circulation des documents et des prises de décisions des CA, CEVU,

CS _{; démarche de prise de contact avec les ADN et sensibilisation aux procédures en}

interne,

juillet : rédaction du cahier de préconisations et éventuellement d'un plan de

classement pourles documents des CA, CEVU, etCS,

août et _{septembre : état des lieux des archives papier et rédaction du cahier de}

préconisations enaccordavecles ADN.

Maisles_{priorités ayantchangées, le calendrier général adû êtrerevu. Finalement, seul}

un calendrier pour _{la mise en place d'un système d'archivage à la DAEVU a été réellement}

établi, cette activité étant devenue le point le plus important de la mission. Il a été en partie

réaliséencollaborationavecles Archives _{Départementales du Nord (annexe 1) :} avril : _{prisede connaissance} du fonctionnement de l'université,

avril-mai :recherches _{théoriques sur}le records_management,

mai: élaboration de documents d'explication afin de sensibiliser la _commission

"archives"et les_{personnels de laDAEVUàla démarche de recordsmanagement,} 16 mai : réunionde la commission"archives",

29mai : réunion des_{personnels de la DAEVU,}

6_{juin : réunionaux ADNpourfaireunpoint surla démarche,}

8 _{juin au 23 juillet : entretiens avec les personnels de la DAEVU et rédaction des}

comptes-rendus,

rédaction du tableau de trietdeconservation_{pourla DAEVU,}

validation du tableau de tri et_{de conservation parles ADN.}

L'autrevolet de la mission _{(état des lieux) adoncétéréalisé toutaulong des six mois,}

sans suivre de calendrier _{précis, mais plutôt en fonction des disponibilités des personnes}

concernées.

- 15

-2

_{Pourquoi archiver}

_?

2.1 Différents besoins

Il existe différentes raisons _{qui peuvent mener un organisme à ressentir le besoin de}

devoir _{gérer ses archives. Marie-Anne}

_Chabin2,

nombreux ouvrages surle sujet, en arecensé cinq :

o Fairede la_{place :}

Les archives inutilisées _{gagneraientà être triées afin de savoirs'il estpertinent ou non} de les conserver. Dans le cas d'une_{réponse négative, un espace important pourraitêtre libéré}

et réutilisé _{judicieusement. Les archives qui sont consultées plus régulièrement pourraient}

quant à elles être intégrées à un système de gestion électronique des documents ce qui

permettrait d'optimiser la place etle temps d'accès aux documents. En définitive, l'important

est de _{gérer la production de documents en amont c'est-à-dire d'éviter toute photocopie ou}

impression inutile entre autres. Par exemple un document peut la plupart du temps être

transmis parmail, sans quepersonnen'ait besoin de l'imprimer.

o _{Organiserunensemble documentaire volumineux :}

La difficulté à accéder à l'information _{peut être due à plusieurs facteurs, comme un}

mauvais classement doublé d'une mauvaise identification des documents par des mots-clés

non pertinents. Dans _{ce cas} la seule _personne capable de _retrouver l'information recherchée

est souvent celle _{qui a créé le document. Mais la mémoire humaine a ses limites, et un} document mal _{rangé et/ou mal référencé est souvent une source d'information perdue. Cela}

estaussi le cas lors de la rotation des _{personnels. Il est donc primordial de mettreenplace un}

système commun et connu de tous pour le classement physique des documents, et pour l'utilisation de mots-clés _{adaptés. De plus certaines archives peuvent s'avérer vitales pour} l'entreprise. En effet, une société spécialisée par exemple dans l'alimentaire a unbesoin vital

deconserver etdepouvoir_retrouverles _recettes de _ses produits, _sans quoi elle _peutperdre_un

marché etêtre en_péril.

2

CHABIN,Marie-Anne. Lemanagementde l'archive. Paris: Hermès SciencePublications, 2000.246p.

-17-o Préserverles documents àvaleur_{légale :}

Certains documents ont unevaleur_{légale etdoivent pourcela être conservés. Laloi a} eneffet fixé des délais, commeparexemple 30 ans pourdes documents traitant detravaux de

construction. Cesontles archives dites _{auditables, c'est-à-direquel'entreprise doit pouvoir les} fournir sans délai aux instances_{judiciaires qui en font la demande. D'autres ont valeur de}

preuve en cas de contentieuxparexemple, il faut doncassurerleur intégrité etleur sécurité.

o Satisfaire à la conservationde la mémoire :

Certains _{grands organismes peuvent décider de constituer un fonds historique, afin} d'entretenir la mémoire de leur société. Cette démarche _{patrimoniale nécessite de pouvoir}

trouver les informations intéressantes à la mise en _{place de ce fonds, c'est pourquoi elle}

s'accompagne souvent de la création d'un service d'archives. Pour les établissements d'enseignement, la préservation de documents ayantvaleur de témoignage destinéà entretenir

la mémoire_{peut se fairesous forme de conservation des coursdispensés et/ou des productions} d'élèves.

o _{Anticiper la communication auxutilisateurs finaux :}

Cette démarche de _{capitalisation sertplutôt à l'exploitation des documents conservés,}

notamment _{l'exploitation du fonds patrimonial de façon culturelle (musée) ou commerciale.}

Dans une autre mesure certains documents _{peuvent être utiles à la recherche historique et}

scientifiqueetdoivent doncêtre constitués en unfonds spécial.

2.2 Notions

_d'archivage

2.2.1

_{Cycle de vie des archives}

La _{plupart du temps, les nonprofessionnels de la gestion de l'information confondent} "documentation" et "archives". _{Or, dans le contexte archivistique, les deux entités sont} clairement distinctes :

« Lesarchives sontl'ensemble des _{documents, quelsquesoient leur date, leur forme et}

leur_{supportmatériel, produits ou reçus partoutepersonne physiqueou morale, etpar}

L211-1 du Code du _patrimoine) . Ce sont des «documents propres à l'activité du

service _{qui les a produits, uniques et originaux et soumis à des règles précises de} traitementetde conservation.

La documentation est constituée de documents _{multigraphiés ou imprimés, (tels que}

journaux,périodiques, publications officielles, revues spécialisées),nonproduitsparle service mais _{qu'il utilise comme sourced'information et qu'il peut détruire à son gré.} La documentation n'est pas versée aux Archives et peut être éliminée dès qu'elle est

périmée, sans demande de visa.

»4

Notre propostraitedes archives etnonde la documentation.

«Les archives suiventun_{cycle de vie caractérisépartrois âges :}

archives courantes _{(ou vivantes ou actives) : les dossiers servent à la gestion}

quotidienne des affaires et sont conservées à proximité des utilisateurs, dans les bureaux,

archives intermédiaires _{(ou semi-vivantes ou semi-actives)} : les dossiers ne sont plus d'usage courant maisrestent soumis aux délais de prescriptions légales et auxbesoins

de fonctionnement des services _{; ils doivent être conservés dans les locaux d'archives}

intermédiaires,

archives définitives _{(ou historiques) : les dossiers n'ontplus de valeur administrative}

mais _{présentent un intérêt historique ; ils sont conservés définitivement par les} services d'archives _{(...). Les dossiers ne présentant pas d'intérêt historique sont}

éliminésavecl'accord des »5 servicesd'archives.

« La durée des différents _{âges est} variable _selon les documents _{; elle dépend des}

prescriptions légales et des besoins de la gestion. Les éliminations ne sont possibles qu'à

l'issue des deux_{premiers âges. »}

3

REPUBIQUEFRANÇAISE.Legifrance.gouv.frLeservicepublicde la diffusion du droit [enligne].Disponible

sur :<http://www.legifrance.gouv.fr/WAsnad/UnCode?code=CPATRIML.rcv>_{(consulté le30 août2007).}

4

ARCHIVES DEPARTEMENTALES DU NORD. Lesarchives :_{Pourquoi ? Comment ? Guide de procédures.}

2006

5

Ibidem

19-USAGE CYCLE DE VIE LIEUDE CONSERVATION DUA (duréed'utilité administrative) TRAVAIL ADMINISTRATIF REFERENCE ET VALEUR PROBATOIRE ARCHIVES COURANTES Utilisation_fréquente

BUREAUX DU SERVICE PRODUCTEUR

Y

ARCHIVESINTERMEDIAIRES

Utilisation_épisodique

LOCAL D'ARCHIVES INTERMEDIAIRES

▼

VERSEMENT ET / OU ELIMINATION

▼ PREUVE, TEMOIGNAGE, MEMOIRE,

HISTOIRE

ARCHIVES DEFINITIVES

Recherche historique

ARCHIVES DEPARTEMENTALES

F Le cyclede vie des archives

Par_{ailleurs, il fautégalement distinguer dossier, document, etdonnée.}

«L'unité de base de _{l'archivagetourne autourde} cequ'on appelleundocument,

c'est-à-direune entité physique constituée _{par un support} individualisé _sur lequel _sont fixées des

informations. Autour du document et liés à lui existent deux autres niveaux de _{repérage de}

l'information : au niveau _{supérieur setrouve le dossier, constituépar un ensemble déterminé} de documents dont le _{regroupementn'est, en principe, pas dû au hasard ; au niveau inférieur}

se situelaoules données, à savoir_unensemble de_mots, de chiffres, de_{signes conventionnels}

qui constituent solidairement une information pérenne mais qui peuvent n'être liés au document_{qui les supporteque pardesliens conjoncturels etmatériels.}

_»7

6

Ibidem

1

Le

cycle

de

vie

des

archives"

Archives

courantes

Archives

intermédiaires

Ouverture

du

dossier

Clôture

du

dossier

Archives

historiques

définitives

de

la

durée

d'utilité

(DUA)

administrative

Valeur

administrative

Valeur

juridique

Valeur

de

témoignage

Préarchivage

Versement

élimination

gestion

et

la

conservation

des

archives

courantes

et

intermédiaires

sont

placées

sous

la

responsabilité

du

producteur.

service

long

des

du

de

des

départementales

Archives

Assistance

tout

vie

archives.

cycle

et

conseil

au

méthodologique

dites

définitives

les

Archives

départementales.

Prise

des

archives

par

en

charge

*

Frédérique

Pilleboue,

Archives

départementales

du

Nord

2.2.2 Normes de sécurité

Les archives courantes étant conservées dans les bureaux ou à _{proximité car ils sont}

utilisés _{couramment, les règles de sécurité s'appliquent plutôt aux modalités et lieux de}

stockage des archives intermédiaires. Le local dédié aux archives intermédiaires est sous la

responsabilité du chef de service qui endéfinit les droits d'accès.

Les dossiers doivent être conditionnés dans des boîtes d'archives _{spécialement}

conçues pour cet usage. Ils ne doivent comporter ni trombones, ni élastiques, ni pochettes plastiques... qui à long terme dégraderaient les feuilles de papier. De plus, il est préférable

d'utiliser des chemises _{plutôt que des classeurs à anneaux. Les boîtes sont de 8 à 12 cm}

d'épaisseur, audelà elles deviendraient difficilement manipulables du fait de leurpoids etil y

aurait decefaitun_{risque de détérioration des documents.}

Les _{étagères sontdes rayonnages de préférence mobiles pourvus de tablettes réglables}

en hauteur afin _{d'optimiser l'espace. Pour localiser facilement et rapidement les boîtes}

contenantles_{dossiers, les travées, les tablettes etles boîtes sontnumérotéesen continu.}

Le local doit être _{protégé de la lumière, de l'humidité, des risques d'inondation,} d'incendie etde vol. Il est_{par ailleurs chaufféetventilé. Afin derépondre àces conditions, le}

local doit être_{équipé commesuit :} fermeture à cléet accès_limité,

éclairage de 100 à 150lux,

humidité de 45 à 55 _%, isolation des conduites _d'eau,

isolation des fils _{électriques, dispositifs anti-incendie (détecteurs de fumée et}

extincteurs),

températurede 16 à 20°C,

ventilation de l'air ambiant.

«En aucun cas les dossiers nedoivent être stockés dans des _{caves, greniers ou garages}

quipeuventêtrepréjudiciables à leur bonne conservation.

»8

Si _{l'organisme public ne peut assurer ces conditions de conservation, il peut stocker}

ses archives dans un _{dépôt d'archives relevant de la direction des Archives de France, ou}

placésous son contrôle.

8

2.3 Textes de loi_pour

_les

_{établissements publics}

Comme l'ont _{rappelé Marie-Françoise Limon-Bonnet des Archives de France et}

Fabien _{Oppermann du Centre des Archives contemporaines lors de la conférence des}

présidents d'universitédu 16 février 2006, «Labonne maîtrisede l'archivageparles services

estunenécessité pour_{l'administration.}

Elle_{répond àuntriple objectif:}

assurer un fonctionnement _{optimal de} l'administration. Selon la circulaire du Premier

ministre du 2 novembre _{2001, la maîtrise de l'archivage constitue un outil majeur de}

l'information et _{participe de la modernisation de l'Etat. Unbon archivagepermet une}

meilleure _{organisation du travail etune efficacitéaccrue.}

-préserverles droits de l'administration et des usagers, en conservant, durant des délais

déterminés_{réglementairement, les documents nécessairespour prouver cesdroits,}

assurer, à très long terme, une visibilité de l'action menée par les services. Les

archivessont les sources de l'histoirefondamentales_{pourles chercheurs. Elles sont la}

base dutravail de_{l'historien,pourla mémoire etla connaissance. »}

Cinqtextesdeloi sont fondamentauxpourguider la gestion d'archives :

le décret n°79-1037du3 décembre _1979,

le livre IIdu Code du_patrimoine,

la circulaire du 2 novembre_2001, le livre IVdu Code_Pénal,

l'instruction detri etdeconservation n°2005-003 du22 février2005.

-2.3.1 Décret n°79-1037 du 3 décembre 1979

Ce décret _{indique le rôle et l'implication des services d'archives de l'Etat dans la}

gestion des archives publiques.

Décret n°79-1037 du 3 décembre 19799

Décret relatif à la _{compétence des services d'archives publics età la coopération entre} les administrations _{pourla collecte, la conservation etla communicationdes archives}

publiques.

version consolidée au 31 décembre 2006 -version JO initiale.

DISPOSITIONS GENERALES

Article 1

La direction des Archives de France exerce toutes _{les attributions confiées par la loi susvisée du 3}

janvier 1979 à l'administration des archives, à l'exception de celles qui concernent les archives des

ministères des affaires_{étrangères etde la défenseetdes services etétablissements quiendépendent ou}

ysontrattachés.

Article 2

ModifiéparDécretn°2006-1828 du 23 décembre 2006art. 1 (JORF 31 décembre 2006).

I. - Elle assure le contrôle _{scientifique et technique sur les archives des services et établissements}

publics de l'Etat ainsiquedes autrespersonnes morales de droitpublic, des organismes de droitprivé chargés de la gestion des services publics ou d'une mission de service public, des minutes et

répertoires des officiers publicsouministériels.

(...)

II. - Le contrôle scientifique et technique _{porte sur} les conditions de gestion, de collecte, de tri _et

d'élimination ainsi que sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des

9

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archives. Il est destiné à assurer la sécurité des documents, le respect de l'unité des fonds et de leur

structure_{organique, la qualité scientifiqueettechnique des instruments de recherche, la compatibilité}

des_{systèmesde traitementetla miseenvaleur du patrimoine archivistique.} III. -Ilestexercésurpiècesou surplacepar:

(...)

4° Les directeurs des services _{départementaux d'archives et agents de l'Etat mis à disposition des}

collectivitésterritorialesdans la limite de leurs _{circonscriptionsgéographiques.}

(...)

ORGANISATION DES SERVICES D'ARCHIVES

Article 5

ModifiéparDécret n°2006-1828du 23 décembre 2006art. 2 (JORF 31 décembre 2006).

Les Archivesnationales sontconstituées _{parl'ensemble des services à compétencenationale rattachés}

à la directiondesArchives de France.

LesArchivesnationalescollectent, trient, classent, conservent,communiquentet mettentenvaleur :

(...)

2° Les documents_{provenantdes établissements publics nationaux et des autres personnes morales de}

droit_{public, ainsiquedes organismes de droit privéchargés de la gestion des services publicsoud'une} mission de service _{public, dont la compétence s'étend ou s'est étendue à l'ensemble du territoire}

français ;

(...)

COLLECTE ET CONSERVATIONDES ARCHIVES _PUBLIQUES

Article 12

Sont considérés comme archives courantes les documents _qui sont d'utilisation habituelle pour l'activité desservices,établissements etorganismes qui les ontproduitsou reçus.

La conservation des archives courantes incombe, sous le contrôle de la direction des Archives de France,aux services,établissementsetorganismesqui lesontproduitesou reçues.

Article 13

Sont considéréscommearchives intermédiairesles documentsqui _:

a) -ontcesséd'êtreconsidéréscommearchivescourantes;

b) - ne peuvent encore, en raison de leur intérêt administratif, faire l'objet de tri et d'élimination

conformément àl'article 16ci-dessous.

-La conservationdes archives _{intermédiaires peutêtre assurée dansdes dépôts spéciaux, dits Dépôts de}

préarchivage,gérésparla directiondes Archives deFranceouplacés soussoncontrôle.

A défaut de _{préarchivage, les archives intermédiaires sont conservées soit dans les locaux de leur}

service, établissement ou_organisme d'origine, sous le contrôlede la directiondes Archives deFrance, soit dans les_{dépôts d'archives relevant de la direction desArchives deFrance.}

Article 14

Sontconsidérés comme archives définitives les documents _{qui ont subi les tris et éliminations définis}

ci-dessousauxarticles 15 et 16et_{qui sontàconserversanslimitation de durée.}

La conservation des archives définitives estassurée dans les _{dépôts d'archivesrelevant de la direction} des Archives de Franceou_{placés sous soncontrôle.}

Article 15

Sontdéfinies_{paraccordentrel'administration concernéeetla direction des Archives deFrance:} 1 ° Ladurée d'utilisationcommearchivescourantes ;

2° Ladurée de conservationcommearchivesintermédiaires;

3° La destination définitive à l'issue de la _{période de conservationcomme archives intermédiaires, à} savoir:

a)Elimination immédiateouàterme,intégraleoupartielle,avec ousanstri;

b) Versement, à titre d'archives définitives, dans un dépôt d'archives relevant de la direction des

Archives de Franceou_{placésous soncontrôle.}

Article 16

Letri des documents incombe àla direction desArchives de France ; toutefois,pour_{des catégories}de

documents limitativement définies, des autorisationsde tri et d'éliminationpeuventêtre accordéespar

celle-ci aux_{services, établissementsetorganismesdont proviennent les documents.}

La direction des Archives de Franceétablit les listes des _{documents dont elle propose l'élimination et}

lessoumetauvisa del'administration_{d'origine. Touteéliminationestinterditesans cevisa.}

Les services, établissements et organismes nepeuvent s'opposer àl'élimination d'archives versées par

eux dans les _{dépôts relevant de la direction des Archives de France qu'en raison de nécessités}

juridiques.

Lorsqu'il n'existe pas de nécessités juridiques justifiant le refus d'élimination, les services, établissementset_{organismespeuventreprendre les archives dont l'éliminationestproposée.}

Cettefaculté_{peut s'exercer dansundélai de trois mois, à l'expiration duquel la direction des Archives} deFranceesthabilitée à_{procéderàl'élimination.}

Lorsque les services, établissements et organismes désirent éliminer les documents qu'ils jugent

inutiles, ils ensoumettent la listeau visade ladirection des Archives de France. Toute éliminationest interditesans cevisa.

Danstous lescas, les documents à éliminersontdétruits sous le contrôletechnique de la direction des

Archives de France.

(...)

Article 18

Lors dutransfert de documentsdans un_{dépôt de préarchivageoudansundépôt d'archives relevant de}

la direction des Archives deFrance, il est établiunbordereau descriptifparles soins, selon lecas, du

service_{d'originedes documentsoudu service depréarchivage qui effectue leversement.}

Article 19

La direction des Archives de France _communique aux services, établissements et organismes qui lui

ontverséles_{documents, les répertoiresetinventairesqu'elle}endresse.

Article 20

Les documents conservés dans les _{dépôtsrelevant de la direction des Archives deFrance restent à la}

disposition exclusive du service, établissement ou organisme dont ils proviennent dans la mesure où

ilsnesont_{pascommunicablesauxtermes des lois susvisées du 17 juillet 1978etdu 3 janvier 1979.}

Article 21

Pour _{l'application des articles 12 à 20, la direction des Archives de France est représentée, en ce qui}

concerne les archives _{départementales et} communales, par le directeur des services d'archives du

département.

-27-2.3.2 Livre II de la

_partie

_législative

_Code

Ce texte de loi est la base concernant la _{gestion des archives publiques. De plus, il} exposeles sanctions pénales encourues en cas demauvaise gestion des archives.

Code du

_patrimoine10

(Partielégislative)

Livre II ARCHIVES

TITRE 1er

REGIME GENERAL DES ARCHIVES

Chapitre1er Dispositions générales

Article L211-1

Les archives sont l'ensemble des _{documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support}

matériel, produits ou reçus partoute personne physique ou morale et par tout service ou organisme

publicouprivé dans l'exercice deleuractivité.

Article L211-2

Laconservation des archivesest_{organiséedans l'intérêt publictantpourles besoins de la gestionetde}

la_{justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la} documentation_{historique de larecherche.}

10

REPUBIQUE FRANÇAISE. Legifrance.gouv.fr Le service public de la diffusion du droit [en

ligne].Disponiblesur :<http://www.legifrance.gouv.fr/WAspad/UnCode'?code=CPATRIML.rcv>(consulté le 30

Article L211-3

Tout fonctionnaire ou _agent chargé de la collecte _oude la conservation d'archives _{enapplicationdes}

dispositions du présent titre est tenu ausecret professionnel en cequi concerne toutdocument qui ne peutêtrelégalement mis àla disposition du public.

Article L211-4

Lesarchives_{publiquessont :}

a) les documents quiprocèdent de l'activitéde l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements

ou_{entreprisespublics;}

(...)

Chapitre 2

Collecte, conservationetprotection

Section 1

Archives_publiques

Sous-section 1

Dispositionsgénérales

Article L212-1

Lesarchives_{publiques, quel qu'ensoit le}possesseur,sontimprescriptibles.

Article L212-3

A_{l'expiration de leur période d'utilisationcouranteparles services, établissements et organismes qui}

les ont _{produits ou reçus, les documents (...) font l'objet d'un tri pour séparer les documents à}

conserveretles documents_{dépourvus d'intérêt administratifethistorique, destinés à l'élimination.}

Laliste des documents destinés àl'éliminationainsi queles conditions de leur éliminationsont fixées

enaccordentel'autorité_{quilesaproduits ou reçusetl'administration des archives.}

(...)

-29-Article L212-5

Lorsqu'il est mis fin à l'existence d'un ministère, service, établissement ou organisme détenteur d'archives _{publiques, celles-ci doiventêtre, àdéfaut d'une affectation différente déterminéepar l'acte} de _{suppression,versées àl'administrationdes archives.}

(...)

Chapitre 4

Dispositionspénales

Article L214-1

Le fait, pourtoute personne, d'enfreindre les prescriptions de l'articleL211-3 est passible des peines prévuesauxarticles226-13 et226-31 ducode pénal.

Article L214-2

Sans _{préjudice de l'application des articles 314-1 et 432-15 du code pénal, le fait, pour tout} fonctionnaire ou _{agentchargé de la collecteou de la conservation d'archives, de violer les conditions}

de conservations oude communication _{(...) estpunid'une peine d'emprisonnement d'unan et d'une}

amende de 15 000 Eurosoude l'une decesdeux_peines.

Article L214-3

Sans_{préjudicede l'application des articles 322-2 et432-15 du code pénal, le fait,}pourtoutepersonne,

lors de la cessation de ses _fonctions, de détourner, _même sans intention frauduleuse, des archives

publiques dont elle est détentrice à raison de ces fonctions, est puni d'une peine d'emprisonnement

2.3.3 Circulaire du 2 novembre 2001

Cetexteinsiste entre autres surla nécessitéet_{l'importance de l'implication detous les}

services concernés dans la miseen œuvredu_{processus de gestion des archives.}

Circulaire 2 novembre 2001 relative à la_{gestion des archives dans les services et} établissements_{publics de}

_l'Etat11

(...)

Ces documents d'archives sont tout d'abord _{indispensables au bon fonctionnement des services}

publics. Ceux-ci sont fréquemment amenés à les consulter dans le cadre de leur activité quotidienne,

parexemplepourreconstituer l'historique d'un dossierourépondreauxquestions qui leursontposées.

Les _{citoyens peuvent, de leur côté, trouver dans les archives publiques des informations utiles à}

l'établissement ou à l'exercice de leurs droits vis-à-vis de l'administration ou d'une _{autre personne}

privée. L'accès aux archives constitue, decepoint devue, une composanteessentielle du droit d'accès

àl'information.

(...)

une bonne _{gestion des archives publiques n'est possible que si l'ensemble des services et}

établissements_{publics de l'Etat}semobilisent àceteffet. (...)

Lamaîtrise de _{l'archivage intermédiaire partoutes les administrations constitue, à cet égard, un outil}

majeurde lagestionde l'information etparticipe de la modernisation de l'Etat.

La _{présente circulaire a pour objet de rappeler les principales dispositions que les administrations,}

autres _{que celles relevant des ministres des affaires étrangères et de la défense, doivent mettre en}

œuvre_{pourorganiserenleur sein les fonctionsd'archivage. Elleprécise également lesmodalités selon}

lesquelles les services de la direction des Archives de France contrôlent le respect des règles

d'archivageparles servicesversants.

1._{Principes régissantlagestiondesarchives intermédiaires} dans les servicesetétablissements_{publics de l'Etat}

11

REPUBIQUE FRANÇAISE.Legifrance.gouv.frLeservicepublic de ladiffusiondu droit [en ligne].

Disponiblesur :http://www.legifrance.gouv.fr/WAspad/Visu?cid=559938&indice=l&table=JORF&ligneDeb=l (consulté le 30 août 2007).

-1.1. Identification des_{responsabilités}

Dans les administrations centrales et les établissements _{publics de l'Etat, la fonction de gestion des} archives intermédiaires doit êtreassumée_{par un service ou une cellule spécifique, qui doit apparaître}

clairement dans _{l'organigramme et être placé à un niveau lui permettant d'exercer efficacement sa}

mission. Cette tâche doit être confiée à des agents formés aux techniques de gestion des documents

(catégories AetB), etdisposant demoyensappropriés à leursattributions. (...)

1.2.Attributions des agentschargés

de la_{gestion des archives intermédiaires}

Les _{agents chargés de la gestion des archives intermédiaires sont, en second lieu, les correspondants} permanents de l'administration qui assure la gestion des archives définitives du service ou établissement_{auquel ilsappartiennent(Archivesnationalesouarchives départementales).}

(...)

1.3._Moyens

Des crédits suffisantsdoivent être _{prévus pour faire face aux dépenses de conservationet de gestion} des archivesintermédiaires.

Il _{est, en particulier, indispensable d'aménager des locaux conformes aux normes de sécurité}

(protection des documents contre le vol et l'incendie) et dotés des équipements adéquats pour la conservation des archives intermédiaires _{(c'est-à-dire dont la durée d'utilité administrative} n'a pas

encore_expiré).

(...)

1.4.Recoursàdes_{prestatairesde services dusecteurprivé}

Lerecoursàdes_{prestatairesde services dusecteurprivé,pourtoutoupartiede la gestion des archives}

courantes et intermédiaires,ne peut se faire qu'avec l'accord et sous le contrôle du service d'archives

public compétent, seul habilité à jugerde la compatibilité des prestations proposées avecla législation

etla _{réglementation sur les archives, notamment en ce qui concerne les durées de conservation et la}

communicabilité des documents.

En l'absence d'un local administratif_{permettant la conservation surplace des archives intermédiaires,}

ilest_{possible, sousréservede l'accorddu service public d'archives compétent (5), de recourir,pourles}

seules archives intermédiaires destinées à être ultérieurement détruites, àdes sociétés privées offrant

1.5.Miseen œuvredudispositif

Chaquedépartement ministériel ouétablissement public national est responsable de la miseen œuvre des _{principes d'organisation indiqués ci-dessus, et notammentde la création etdu bon fonctionnement} du serviceoude la celluleassurantla_{gestiondes archivesintermédiaires.}

(...)

Dans tous les cas, le responsable désigné du dispositif (chef de pôle, animateur du réseau ou

responsable du service) doit être placé sousle contrôle scientifiqueettechniquedu directeur du service départemental d'archives.

1.6. _Appuifourniparles Archives nationales

et les services_{départementauxdesarchives}

Pour _{l'organisation et le suivi de l'archivage intermédiaire, les Archives nationales et les services}

départementaux des archives fournissent assistance méthodologiqueetconseil, dans des domaines tels

quel'évaluation des besoins, la définition des procédures, la détermination des équipements adéquats,

l'application des règles de conservation, la préparation des versements d'archives définitives ou la formationdes_agents.

(...)

2. Contrôle de la_{gestion des archives intermédiaires}

2.1. Contrôle interne

Il incombe à _{chaque ministre de veiller à la bonne gestion des archives} courantes et intermédiaires

dans les services directement_placés sous son autorité et de s'assurer que les établissements publics

dont ilalatutelle_{respectentles principes énoncés ci-dessus.}

Ace _{titre, il convient d'inclure dans les rapports d'activité annuels des services unbilandes mesures}

prises pour la gestion des archives courantes intermédiaires. Il faut également veiller à inclure cet

aspectdansles missions d'inspection interne àchaque ministère.

2.2.Contrôle parla direction des Archives deFrance

Leministre _{chargé de laculture (direction des Archives de France)} exerceun contrôle surl'ensemble des archives _{publiques, à l'exception des archives relevant du ministère des affaires étrangères et du} ministère de la défense. Ce contrôle _{porte également} sur la gestion des archives courantes et

intermédiaires. A ce _{titre, la direction des Archives de France élabore, en collaboration avec chacun}

des _{départementsministériels concernés, les règles àappliqueren matièrede tri et de communication}

-des archives. Elle doit _{disposer des informations nécessaires} sur le fonctionnement des services dans

toutce_{quiatrait àl'archivageetpeut,àcet}effet, procéder à leur inspection.

Lecontrôle de_{proximitésur l'organisation del'archivage, notamment sur les conditions matérielles de}

conservation et sur le sort des archives intermédiaires au terme de leur durée d'utilité administrative

(élimination ouversement auxArchives nationales oudépartementales), estexercé, au niveau central,

par des conservateurs désignés à cet effet par le directeur des Archives de France et, dans les

départements, par les directeurs des services départementaux d'archives placés sous l'autorité des

préfets.

Ce contrôle _{implique que les services et établissements publics adressent à l'administration des} archives un_{rapport périodiquesurleur activitéde gestion des archives courantes etintermédiaires.La}

périodicité de cet envoi doit être déterminée par un accord entre l'administration des archives et

chaque serviceouétablissement.

Demême, les services etétablissements publics doiventdresserun état sommaire, régulièrementtenu

à_{jour,des archives dontla conservationestassuréeet faire parvenircedocument, après chaque mise à}

jour, à l'administration des archives. Cette dernière doit aussi être destinataire de la liste des

documents_{proposéspourl'éliminationetdetoutprojet d'aménagements de locaux d'archivage. Enfin,} les_{agentsdel'administration des archives doiventpouvoir effectuer des visites surplace.}