Feuille de route sur les
achats innovants
Sommaire
1. Présentation de l’Agence de services et de paiement (ASP) ... 3
1.1 Un opérateur public au service des politiques publiques ... 3
1.2 Un opérateur multisectoriel et interministériel ... 3
1.3 Des champs d’intervention diversifiés ... 3
2. Les pistes d’achats innovants ... 4
2.1 Les logiciels libres... 4
2.2 L’infrastructure de signature électronique certifiée RGS 1* ... 5
2.3 La cartographie et l’équipement des contrôleurs terrains ... 5
2.4 La mise en œuvre d’un fichier clients ... 5
2.5 Les moyens de communication ... 6
2.6 La dématérialisation ... 6
2.7 Les nouvelles modalités de paiement ... 6
2.8 L’innovation en matière de consommables de bureau et bureautiques ... 7
Le service des achats de l'Etat (SAE) rappelle, dans un courrier adressé fin octobre 2013 au PDG, d'une part, que l'ASP en tant qu'opérateur de l'Etat doit réaliser des économies (objectif fixé par le 1er Ministre : 2% par an de 2013 à 2015) et, d'autre part, que les achats de l'établissement doivent s'inscrire dans une démarche de développement durable (10% minimum des marchés lancés doivent comporter une clause environnementale) et d'insertion sociale (5% minimum des marchés doivent comporter une clause sociale). Par ailleurs, les marchés initiés doivent permettre aux PME de mieux et plus souvent se positionner, et la commande publique doit également se montrer innovante.
A cette fin, chaque établissement doit établir une feuille de route portant sur les achats innovants.
L'achat innovant recouvre l'achat de produits ou services qui n'existent pas mais pourraient probablement être développés dans un temps raisonnable. Parmi ce type d'achat, peuvent être distinguées trois catégories :
Achat de produits ou services nouveaux pour l'établissement qui sont déjà commercialisés mais de façon récente ;
Achat de produits ou services qui n'existent pas "sur étagère" mais qui se caractérisent par leur nouveauté et présentent une amélioration ou une innovation par rapport à des produits ou services existants ;
Achat de recherche et développement afin de concevoir une solution pour ses besoins propres ou une politique publique.
L'objectif est qu'en 2020, la commande publique effectuée auprès d'entreprises innovantes représente 2%.
Le présent document a pour objet de présenter des pistes d'achats répondant à ces caractéristiques, que l’ASP envisage de mettre en œuvre en 2014, ou des domaines dans lesquels une action innovante non encore identifiée pourrait être proposée par une entreprise qualifiée d'innovante.
1. Présentation de l’Agence de services et de paiement (ASP)
1.1 Un opérateur public au service des politiques publiques
Créée en 2009, l’Agence de services et de paiement est un établissement public administratif sous la double tutelle du ministère chargé de l’emploi et du ministère chargé de l’agriculture. Sa mission est d’accompagner les décideurs du secteur public dans la mise en œuvre de leurs politiques, en assurant la gestion administrative et financière des dispositifs d’aide publique.
Administrée par un conseil d’administration où siègent des représentants de l’Etat, d’établissements publics ainsi que des organisations professionnelles, l’agence est dirigée par un président directeur général nommé par décret.
Son siège est situé à Limoges (avec une antenne à Montreuil-sous-Bois).
1.2 Un opérateur multisectoriel et interministériel
L’Agence de services et de paiement accompagne les acteurs du secteur public tels que les ministères, les collectivités territoriales et établissements publics de coopération intercommunale, les établissements publics et organismes chargés d’une mission de service public (ACSE, AGEFIPH, Agence du service civique, Fonds de solidarité, Agences de l’eau…), ou des personnes publiques étrangères.
1.3 Des champs d’intervention diversifiés
L’agence met en œuvre des dispositifs d’aides dans des secteurs très variés tels que l’agriculture, l’aquaculture, la forêt, la pêche, l’emploi, l’éducation et la formation professionnelle, l’insertion, l’intégration, la solidarité et l’action sociale, l’aménagement du territoire, le développement local et rural, la protection de l’environnement et la promotion du développement durable, l’aménagement foncier outre-mer…
Dans ces différents champs d’intervention, l’agence développe des métiers et des savoirs-faire multiples :
Gestion administrative et financière des aides publiques Dans ce cadre, l’ASP :
- instruit les demandes d’aides ;
- vérifie leur éligibilité, contrôle le respect éventuel des engagements pris par les bénéficiaires ; - procède aux paiements, au recouvrement de créances et à l’apurement des indus.
L’agence peut exercer toute autre activité nécessaire à la gestion de ces aides et notamment l’accueil et le renseignement des bénéficiaires. Elle peut mettre en œuvre des paiements de masse, mais aussi des paiements pour des dispositifs territoriaux. Elle dispose d’une expertise reconnue dans la gestion de dispositifs d’aide faisant intervenir de multiples sources de financement.
Assistance technique et administrative à la mise en œuvre de politiques publiques
L’agence apporte un appui aux instances locales, nationales, et européennes dans la préparation et l’élaboration de nouvelles politiques impliquant le versement d’aides publiques. Elle conçoit et développe des outils informatiques de type extranet, forme les utilisateurs et leur apporte une assistance.
Suivi et évaluation des politiques publiques
L’agence élabore des outils de valorisation de données et de pilotage des mesures et des programmes, des outils de cartographie, des enquêtes de satisfaction. Elle réalise sur demande des études dans les domaines couverts par son champ d’intervention, au niveau national et européen. Elle apporte ainsi à ses commanditaires des conseils et des propositions opérationnelles au service de la stratégie, de l’évaluation et de la prise de décision.
Chiffres clés - 2 300 agents.
- 26 délégations régionales et une unité nationale d’appui aux certifications sanitaires et sociales.
- 17,4 milliards d’euros de crédits d’intervention en 2012, tous financeurs confondus.
- 4,9 millions de bénéficiaires d'aide (nombre cumulé) dont 3,8 millions de personnes physiques et 1,1 million de personnes morales.
2. Les pistes d’achats innovants
2.1 Les logiciels libres
L’ASP s’est, depuis 2013, concrètement engagée dans la voie de l'utilisation de logiciels libres afin d'obtenir une réduction de ses couts de fonctionnement et d'acquérir une certaine indépendance vis- à-vis des éditeurs.
La direction informatique de l’ASP a établi une politique générale visant à encadrer l’introduction des logiciels libres dans le système d’information qui s'articule autour de trois règles :
• pas de choix dogmatique : dès lors qu’un produit "open source" peut remplacer avantageusement un produit "éditeur", une étude du processus de migration est entreprise. En revanche, un produit "éditeur" apportant une plus-value quantifiable en terme de potentiel de fonctionnalités mais également de praticité au quotidien (transactions plus rapides) pourra être maintenu ;
• maintien d’un haut niveau technique afin de garantir une maîtrise des technologies mises en œuvre au sein de l’ASP. En effet, l’expérience montre que le niveau de service opérationnel du système d’information nécessite une réactivité que seule une équipe interne compétente et connaissant l’architecture peut assurer ;
• expérience et maturité de la communauté sur les produits visés.
Le recours à l’"open source" est déjà une réalité dans l’établissement :
• les extranets FPE sont dotés de frontaux Linux ;
• la ligne de production régionale fonctionne sur une plateforme construite à partir de composants "open source" MYSQL ;
• le serveur d’application de la valorisation de données est "open source" TOMCAT ;
• l’intranet utilise un gestionnaire de contenu (cms) "open source" DRUPAL.
Cette politique générale se traduit également par une trajectoire de mise en œuvre bien définie.
L’année 2013 a été consacrée à l’étude, au maquettage et au choix des serveurs d’application "open source" cibles et des outils du poste de développeur. Les solutions retenues sont GLASSFISH et TOMCAT pour le serveur d’application, Eclipse pour le poste du développeur.
L'année 2014 sera celle de la migration progressive des serveurs d’application "open source" dans les cycles de vie "développement" et "intégration" dans un premier temps.
Dans une seconde étape, les calendriers de migration des cycles "recette" et "production" seront examinés avec l'appui des directions "métiers" de l’ASP.
A partir de 2015, l’ASP entamera la sortie progressive de SOLARIS, ce qui lui permettra d’accéder à des solutions technologiques plus standards et plus économiques (serveur INTEL, solutions de virtualisation plus riches).
Toute solution innovante en la matière fera l’objet d’une attention particulière de l’ASP dont le système d’information est particulièrement stratégique compte tenu des missions qui lui sont confiées.
2.2 L’infrastructure de signature électronique certifiée RGS 1*
Dans le cadre de la dématérialisation du processus de gestion des contrats uniques d’insertion, l’ASP a été le premier organisme (tant public que privé) à obtenir la certification RGS 1* de son infrastructure de délivrance de certificats et de signatures électroniques.
L’établissement effectue une veille juridique et technologique en ce domaine dont les besoins en innovation sont permanents afin d’optimiser les solutions mises en œuvre.
2.3 La cartographie et l’équipement des contrôleurs terrains
Pour prendre en compte les exigences induites par la réforme de la PAC, l’ASP doit refondre les applications destinées aux contrôleurs terrain (Nomade) et back-office (Horus) relatives à la photo interprétation assistée par ordinateur, compte tenu de l’obsolescence technologique du moteur cartographique actuellement utilisé.
Dans ce cadre, l’ASP a fait réaliser deux prototypes visant à qualifier l’utilisation de la reconnaissance vocale en environnement ouvert, d’une part, pour les contrôles terrain en exploitation et, d’autre part, sur les solutions mobiles (terminal et GPS) éligibles pour couvrir le besoin.
L’ASP pourrait envisager de doter ses contrôleurs terrain d’une tablette de 12 ou 14 pouces, légère, résistante à l'utilisation en extérieur (actuellement les matériel durcis sont lourds et encombrants), permettant une connexion 3G, et comportant une antenne GPS avec une précision de mesure inférieure à 1 m.
L’ASP est en attente de solutions innovantes en la matière.
2.4 La mise en œuvre d’un fichier clients
L'ASP, opérateur public de l'Etat, intervient dans la gestion de fonds publics auprès d'une trentaine de donneurs d'ordre publics (notamment des ministères et des collectivités territoriales). La diversité de ces donneurs d'ordre et des prestations rendues s'accroît d'année en année. Pour structurer
davantage les liens avec ses multiples interlocuteurs, l'établissement souhaite mettre en place un outil de gestion de la relation client qui permette le partage d'informations entre les services intervenant à différentes étapes auprès du donneur d'ordre.
L'ASP n'a pas pu à ce jour se doter d'un tel outil du fait de deux contraintes fortes : le niveau de sécurité requis pour les données stockées et la synchronisation entre l’outil de messagerie interne à l’ASP et la messagerie intégrée à l’outil de suivi de la relation clients.
Dans ce domaine, stratégique pour l’établissement, l’ASP recherche toute solution innovante prenant en compte les contraintes précitées.
2.5 Les moyens de communication
Le siège de l’ASP étant situé à Limoges, nombre de ses agents sont amenés à se déplacer régulièrement pour rencontrer les tutelles ou les donneurs d’ordre. Les agents situés en délégation régionale effectuent également des déplacements, notamment au siège pour suivre des formations.
Le coût des déplacements à l’ASP étant important, l’établissement est donc en quête de toute technologie nouvelle de nature à réduire ces coûts ; la visio-conférence a ainsi été déployée, mais ne peut répondre à tous les types de sollicitations. De même, les formations en e-learning et les conférences en web-ex sont privilégiées, dès que cela est possible.
L’équipement des postes de travail en solutions de type « Skype » pour des réunions de travail à distance pourrait par exemple être envisagé.
Cette problématique constitue donc une réelle opportunité pour la mise en œuvre de solutions innovantes.
2.6 La dématérialisation
L’ASP s’est engagée dans la voie de la dématérialisation depuis plusieurs années déjà, dans un souci de modernisation de son action, notamment dans le cadre des procédures de marchés publics qu’elle initie. La dématérialisation présente en outre comme avantage de réduire les coûts de fonctionnement et d’améliorer les procédures en les simplifiant.
L’ASP conduit actuellement une réflexion sur la dématérialisation de ses factures, que ce soit en tant que client ou en tant que fournisseur, dans le respect du décret GBCP.
Les innovations sur ce plan feront l’objet d’une attention particulière de la part de l’ASP qui s’est inscrite en outre, depuis plusieurs années, dans une démarche de développement durable, dans laquelle s’intègre logiquement la dématérialisation.
2.7 Les nouvelles modalités de paiement
Compte tenu des missions confiées à l’ASP par ses différents donneurs d’ordre, elle doit proposer de nouvelles modalités de paiement. Dans ce cadre, deux axes d’innovation sont identifiés :
• Les nouveaux moyens de paiement
Le corpus législatif encadrant l’utilisation de nouveaux moyens de paiement ayant évolué, l'ASP souhaite étudier les alternatives envisageables au virement bancaire sur le compte des bénéficiaires qu’elle pratique actuellement. L’établissement souhaite notamment examiner la possibilité d'émettre une carte de paiement ou des lettres-chèques pour les bénéficiaires qui ne possèdent de compte bancaire (l'ASP identifierait et créditerait ces cartes), ceux-ci pouvant ainsi retirer leurs aides en liquide à un distributeur automatique bancaire.
• Les nouveaux moyens de communication associés aux paiements
L’ASP s’interroge sur la façon de prendre en compte les nouveaux comportements liés au déploiement du numérique, à l’usage des courriels, des smartphones, des réseaux sociaux pour faire
évoluer sa communication en direction des bénéficiaires (personnes physiques et morales) par rapport aux paiements réalisés par l'ASP.
L’établissement souhaite se doter d'applications pouvant consommer un flux de données pour communiquer différemment envers les bénéficiaires via par exemple des messages de type SMS sur smartphone, qui leur seraient envoyés en temps réel au moment du paiement.
L’ASP est en attente de solutions sur ce point qui constitue en lui-même une innovation.
2.8 L’innovation en matière de consommables de bureau et bureautiques
L’ASP a eu connaissance de l’existence de cartouches re-manufacturées, élaborées à partir de cartouches de marque usagées. Ces produits sont innovants, notamment au niveau environnemental, dans la mesure où les poussières récupérées dans le cadre de la fabrication de ces cartouches sont utilisées comme substitut de combustible.
Les déchets sont triés selon les filières auxquelles ils se rapportent et sont ainsi optimisés.
En outre, leur coût est moindre que celui des cartouches de marque, pour une capacité d'impression annoncée comme identique.
L’établissement, sensible à ce type d’innovation, est en quête de solutions innovantes pour ses consommables de bureau et bureautiques : recyclage des stylos, des périphériques informatiques, du papier …
