Des idées pour aujourd hui et demain. Présenté par Fateh MAGHRAOUI Directeur Général

LA G.E.I.D.E.

LA G.E.I.D.E.

Des idées pour aujourd’hui et demain

Présenté par Fateh MAGHRAOUI

Directeur Général

La Naissance de la GEIDE

Le Pourquoi :

Diversité des systèmes de production d’information, Augmentation vertigineuse du volume d’informations;

Perte, Détérioration des documents, Encombrement des espaces,

…

Les Enjeux :

Disposer de l’information au bon moment , sous la forme la mieux adaptée, Disposer de l’information au bon moment , sous la forme la mieux adaptée, Maîtriser l’information et des processus,

Rigueur dans la gestion Rentabilité des activités

L’informatique a apporté la solution idéale pour résoudre les problèmes

Recherche, consultation, traitement et Circulation de l’information Naissance de la notion des

Archives électroniques ou numériques

Caractéristiques des archives Caractéristiques des archives

•

– Courante – Intermédiaire – Définitive

•

– Conservation – Conservation

– Sécurité et confidentialité

•

– Papier – Numérique – Microforme

Chaque année

l’archiviste « hérite »

de km supplémentaires de papier et de quelques centaines de cartons

ARCHIVAGE ELECTRONIQUE Prise en charge du passif

Evolution de la technologie Evolution de la sémantique

Evolution

GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS - GED- ~ 1985

GESTION ELETRONIQUE DE L’INFORMATION ET DES

DOCUMENTS EXISTANTS - GEIDE ~ 1993

Evolution

Record Management

Organisation et gestion de l’ensemble des documents, quels que soient leur forme ou leur support,

Evolution de la technologie / Evolution de la sémantique

Content Management

Content Management

Knowledge Management

Organisation et gestion du contenu des documents, quels que soient leur forme ou leur support.

Evolution de la technologie / Evolution de la sémantique

Organisation et gestion de la connaissance contenue dans les

documents, quels que soient leur forme ou leur support.

Méthodologie

Conduite d’un projet GEIDE: 1 - Choix d’une démarche:

Etude du périmètre, Délimitation du projet, Mise en place de l’équipe de projet, affectation 2 – Définition et analyse des besoins:

Définition des besoins, création de Modèles (flux documentaires et informationnels), schémas, Maquettes

3 - Rédaction d’un cahier des charges pour la mise en place d’une GEIDE:

Définition des fonctionnalités, prévision technologique (évolutions futures)

4 – Eventail des solutions proposées:

Spécifications fonctionnelles et techniques, choix des équipements et du logiciel Spécifications fonctionnelles et techniques, choix des équipements et du logiciel 5 - Elaboration d’outils documentaires:

Outils de référence documentaire, Plan de classement, Outils réglementaires

6 – Lancement du projet :

Acquisitions, mise en place, tests et recettes 7 - Transfert de compétences et mise en exploitation :

Formation, Déploiement, Mise en œuvre opérationnelle 8 – Reprise de l’antériorité :

Reprise des archives vivantes

Les acteurs de la GEIDE

•

Définition des besoins, Procédures de gestion de l’information

•

Définition et maintient des équipement et logiciels à intégrer

•

Définition de la typologie documentaire, des clés de recherche et Définition de la typologie documentaire, des clés de recherche et d’indexation

•

Aspects réglementaires, durée de vie, droits d’auteur et de reproduction

•

Application de la réglementation en matière d’archivage, organiser l’archivage et la restitution de l’information

Saisie

Courrier électronique Télécopieur

Papier

Fichiers

Scanner

Structuration logique Organisation

OCR

DB

Internet

Réseau PC Imprimant

e

Etapes Fonctionnelles Etapes Fonctionnelles

Microforme

Image/Vidéo

Son

ACQUISITION & CODAGE NUMERIQUE

Scanner

Carte d’acquisition

Image Numérique

Signaux numériques

PRESENTATION

INDEXATION

ARCHIVAGE RECHERCHE RESTITUTION/DIFFUSION

Intranet

CD DVD MO UDO

Acquisition et Codage Numérique

Saisie

Numérisation par scanner

Acquisition photo, Vidéo et son Importation de documents

Télécopie

Mail

Mail

Conversion

Analogique/Numérique

Présentation

• Définition du type final du document numérique – Image/Texte (OCR)

– Pertinence de la couleur

– Compression (TIFF G4, PDF, …)

• Insertion dans le schéma d’organisation adoptée

• « Fiche Descriptive » des données

Indexation

• Definition de la méthode d’indexation

Manuelle

Semi automatique,

Automatique (Zones prédéfinies, LAD, RAD)

• Définition des zones d’index

Archivage

Représente une partie importante de la GEIDE

• Choix de la méthode d’archivage

– Toutes les versions du document (Traçabilité, occurences) – Version final du document

• Choix du support d’archivage

•

– Magnétique : Temps d’accès très court, Pérennité douteuse, Réinscriptible

– Optique : Temps d’accès relativement long, Peu fragile

• ROM/WORM : Non réinscriptible, Infalsifiable

• RAM/RW : Réinscriptible

• Accessibilité

– Sécurité et Confidentialité

Pourquoi archiver?

• Exigences légales

– Normes & Règlementations

• Risques financiers et d’atteinte à la réputation de l’entreprise

• Avantage compétitif – Disponibilité de

l’Information pour

maximiser le Capital

Connaissance de

l’Entreprise

Normes et règlementations internationales sur l’archivage

• Toutes ces réglementations font appel, pour ce qui est du stockage numérique “physique”, à des critères de choix tels que:

– Média de type WORM physique – Média à numéro de série unique

– Média à pérennité “long terme” garantie

• Cela exclut la mise en oeuvre de technologies de

type “WORM logique”, en particulier toutes les

technologies magnétiques (disques et bandes)

Normes et règlementations internationales sur l’archivage

Electronic Ledger Storage Law (Japan)

11MEDIS-DC (Japan) Canadian

Electronic Evidence Act SEC 17a-4

(USA) HIPAA

(USA)

ISO/PRF TR15801 AIPA (Italy)

Basel II Capital Accord

FDA 21 CRF Part 11

ISO/PRF TR15801 ISO/WD18509

Sarbanes-Oxley Act (USA)

AIPA (Italy)

GDPdU & GoBS (Germany)

BSI PD0008

(Part of BSI PD5000) (UK)

Public Record

Office (UK)

NF Z 42-013 (France) Financial

Services Authority

(UK)

La Norme NF-Z 42 013

• La norme AFNOR Z 42 013 fait référence pour l’archivage électronique sécurisé.

• L’archivage électronique sécurisé (ou ‘archivage numérique légal’) consiste au stockage long terme de données sur support numérique, en garantissant l’intégrité documentaire et son caractère probant.

• La norme Z 42 013 impose :

– Un vrai “ WORM” (enregistrements non effaçables/lecture multiple) à modification physique et irréversible de la couche sensible (WORM

‘ablatif’)

– Numéro de série unique défini pour chaque média (Tiers certificateur)

Considérations pour l’archivage

Période de conservation

Intégrité documentaire Temps

Temps

d’accès Souplesse

de la solution d’archivage

Coût total de la

solution d’archivage

Différents besoins demandent différentes solutions

Archivage

•Intégrité documentaire

•Durabilité

•Temps d’accès réduit

•Faible coût total de la solution

On-line

•Disponibilité constante de l’information

•Ecriture et lecture très rapide

Sauvegarde

•Forte capacité du média

•Flux / Ecriture et lecture rapide

•Faible coût de stockage par Go

Les besoins en archivage

On-line Near-line Off-line

Archivage

Temps

d’accès Immédiat Secondes

Durabilité 30 - 60 mois 50 ans et plus

Coût total Elevé Faible

Heures

100 ans et plus(Relecture)

Très faible

Choisir son support d’archivage

T e m p s d ’a c c è s

Rapide RAID

Pas durable Coût très élevé

DVD

UDO Durable Coût faible Média de capacité moyenne

Magnéto Optical

T e m p s d ’a c c è s

Rapide RAID

Pas durable Coût très élevé

DVD

UDO Durable Coût faible Média de capacité moyenne

Magnéto Optical

T e m p s

Lent

Durabilité

Courte Longue

DVD

Pas durable Faible coût Média de faible capacité

Bande Pas durable Faible coût Média de haute capacité

Magnéto Optical Durable

Coût moyen

Média de faible capacité

T e m p s

Lent

Durabilité

Courte Longue

DVD

Pas durable Faible coût Média de faible capacité

Bande Pas durable Faible coût Média de haute capacité

Magnéto Optical Durable

Coût moyen

Média de faible capacité

Oui

Les médias adaptés à l’archivage numérique légal

Exigences de l’archivage numérique légal

Vrai WORM physique

Durabilité

Média amovible

Bande

Non

Non

Oui RAID

Non

Non

Non

DVD

Oui

Oui

Oui

MO UDO

Non Oui

Oui Oui

Oui

Qualité professionnelle

Capacité

Vitesse d’écriture/lecture

Temps d’accès Coût total de la solution d’archivage

Oui

Elevée

Rapide

Lent

Moyen/

Elevé

Oui

Moyenne/

Elevée

Rapide

Rapide Elevé

Non

Faible

Lente

Lent Faible

Oui Oui

Faible Moyenne

Moyenne Moyenne

Moyen Moyen

Moyen Faible

RECHERCHE

Représente la phase Exploitation de la GEIDE

Recherche par localisation dans l’arborescence

Recherche booléenne (mots clé et opérateurs booléens)

Recherche approchée

Recherche Full text et contenu

Recherche par liens (Innovation GIGA MEDIA)

DIFFUSION

Câble/WIRELESS (Internet, Intranet, Réseau) Support magnétique ou optique (Production) Papier

Papier

CONFIGURATION MATERIELLE

1 - ACQUISITION

• Scanners (Dématerailisation)

– Documents/Cheques – Microformes

– Cartes /Plans

• Capture audio/Vidéo

• Importation

• ^Cold

• ^Cold

CONFIGURATION MATERIELLE 2 - ARCHIVAGE

• ^Juke-box

– Magnéto-optique

– U.D.O.

Librairies G-Series de

Entry Level

Midrange

Enterprise

Modèle

Slot Counts Drive Options UDO (30GB)

Options Dimensions (cm.) (h x w x d)

24 / 32 1 or 2 720GB / 960GB

Bar Code, Rack Mount* (16U) 77.5 x 28.8 x 78.2

72 / 80 4 / 2 2.2TB / 2.4TB

Bar Code, Rack Mount (16U) 77.5 x 44.5 x 78.2

104 2 or 4 3.1TB Bar Code, Rack

Mount (25U) 116.8 x 48 x 82.2

164 / 238 2, 4, 6, 8 10, or 12

4.9TB / 7.1TB Bar Code, Redundant

Power, 2 or 3 buses 172.3 x 69.1 x 91.4

438 2, 4, 6, 8 10 or 12

13.1TB Bar Code, Redundant Power, 2 or 3 buses

172.3 x 86.9 x 91.4

638 2, 4, 6, 8, 10 or 12

19.1TB Bar Code, Redundant Power, 2 or 3 buses

172.3 x 105 x 91.4

Gx24 / Gx32 Gx72 / Gx80 G104 G164 / G238 G438 G638

CONFIGURATION LOGICIELLE

Caractéristiques du logiciel à acquérir

• Puissance, Fiabilité, Simplicité

• Intégration facile dans le système d’information

• Convivialité, Ergonomie (Friendly Used)

• Convivialité, Ergonomie (Friendly Used)

• ^Multibases

• Multiserveurs

• N’impose pas mais s’adapte

• ^Evolutif

GIGA GEIDE

LES APPLICATIONS DE LA GEIDE

PME/PMI, Grandes Entreprises : GIGA GEIDE GIGA GEIDE

Gestion de l’ensemble de l’information de l’entreprise Evolution vers la solution ZERO PAPIER

Etat Civil : GIGA ETAT CIVIL GIGA ETAT CIVIL

Etat Civil : GIGA ETAT CIVIL GIGA ETAT CIVIL

Archivage et préservation des actes d’état civil

Délivrance automatique à partir des archives numériques

Bibliothèque/Médiathèque : GIGA GIGA BIBLIO

BIBLIO

Archivage et préservation des ouvrages, (manuscrits, Etc.)

Accès simultané du même ouvrage on ligne par plusieurs

lecteurs

FICHE TECHNIQUE

Logiciel de Gestion Électronique de l’Information et des Documents Existants

Date création de la première version : 01/1998

Cible : PME/PMI, Grandes entreprises, Administrations, Cabinets

Références : SONATRACH, SONELGAZ, METRO D’ALGER, EPEAL, Premier Ministère, EMB, MIP,EPLF, …

DESCRIPTIF GENERAL

Ministère, EMB, MIP,EPLF, …

MANTENANCE

Durée de la garantie : 24 mois Intervention sur site Fourniture de nouvelle version Disponibilité de Hot Line

Nombre de bases : Illimité Taille max base (Go) : Illimitée

FICHE TECHNIQUE

ACQUISITION/SAISIE ACQUISITION/SAISIE

Module de pilotage des scanners Module OCR (En option) Normes : TWAIN/ISIS Module Import Module Export

Scanner recommandé : KODAK, CONTEX

FONCTIONNALITES PRINCIPALES (1)

RECHERCHE RECHERCHE

Paramétrable

Par plan de classement

Dans un champ Dans Tous les champs Par Mots cles Items de la Fiche Descriptive

Full Text Arborescence

FICHE TECHNIQUE

INTERFACE D’INTEROGATION INTERFACE D’INTEROGATION

En fonction des projets/Bases En fonction des utilisateurs

INDEXATION INDEXATION

Indexation de tous les champs

FONCTIONNALITES PRINCIPALES (2)

Indexation de tous les champs

Contrôle de champ Paramétrable

CONSULTATION CONSULTATION

Indication du nombre de doc sélectionnés Tri des références à l’écran paramétrable Contrôle de champs de saisie selon critères

Indication de taux de pertinence Visualisation du document

FICHE TECHNIQUE

MESSAGERIE MESSAGERIE

Messagerie Intégrée Messagerie Externe a la demande Chat/Envoi de messages Microsoft Outlook

Transfert de fichiers Microsoft Lotus Notes Compression avant transfert (Licences non fournies)

FONCTIONNALITES PRINCIPALES (3)

FONCTIONALITES AVANCEES

Gestion des liens entre documents Visualisateur universel

EDITION

EDITION Papier Fax Autres supports Courriel CD/DVD DMO/UDO

Produits éditables Help Documents Partie de document

FICHE TECHNIQUE

ARCHITECHTURE ARCHITECHTURE

Monoposte Réseau Client/Serveur Web Langage de programmation : DELPHI

Système d’exploitation : Windows 2000 /2003/ XP SGBD : ORACLE,INTERBASE, MySQL

RESEAUX

RESEAUX Locaux Distants

SPECIFICATIONS DU LOGICIEL

RESEAUX

RESEAUX Locaux Distants

SECURITE

NIVEAU NIVEAU

Administrateur Utilisateur

Base Fonction Document GESTION DES DROITS

GESTION DES DROITS

Création/MAJ base Indexation Consultation

Saisie Modification Suppression Reproduction/diffusion

D’autres raisons pour choisir GIGA GEIDE ?

Proximité du client

Personnalisable selon le besoin Package :

Logiciel+ Installation+Formation Assistance au démarrage

Garantie 2 ans !

A votre service…

Merci de votre attention et au plaisir de vous démontrer nos produits

38, Rue Mahieddine Bacha, El Mouradia – ALGER Tel : +213 21 69.96.00 / 69.81.62 et 72

Fax : + 213 21 69.98.38

M@il : contact@gigamedia-dz.com Site : http://www.gigamedia-dz.com

… … Une solution d’avance !