Saisir des formules et des fonctions de base

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Saisir des formules

et des fonctions de base

 Qu’est-ce qu’une formule?

Créer une formule Saisir une formule

Saisir des formules contenant plusieurs opérateurs

 Visualiser et modifier la structure d’une formule

 Copier une formule

Utiliser les références relatives Utiliser les références absolues

 Déplacer une formule

 Utiliser le bouton Somme automatique

Autres fonctions de la liste déroulante du bouton Somme automatique

 Utiliser le bouton Analyse rapide pour calculer les totaux

 Coller des valeurs au lieu des formules

 Transposer des données

Utiliser le bouton Options de collage

Qu’est-ce qu’une formule?

Après avoir inscrit vos valeurs, vous voudrez probablement effectuer des calculs tels que des additions, des multiplications ou des calculs de pourcentage. Pour ce faire, vous devez entrer une formule. Comme il a été mentionné au chapitre 2, une formule constitue le deuxième type d’entrée dans Excel. Une formule est composée d’opérateurs mathématiques et de références de cellule.

Ainsi, si la valeur d’une cellule faisant partie d’une formule change, la valeur de la cellule contenant la formule changera également.

Toute formule doit commencer par le signe égal (=) et peut contenir les trois éléments suivants : Des nombres Une formule peut inclure des nombres, y compris des

décimales, des pourcentages et des dates.

Des références de cellule Une formule contient généralement des références de cellule au lieu des valeurs.

Des opérateurs mathématiques Ces éléments indiquent le type de calcul que vous voulez effectuer sur les valeurs contenues dans les cellules. Les symboles figurant dans le tableau ci-dessous se trouvent sur le pavé numérique ou sur le clavier alphanumérique. Utilisez les opérateurs suivants :

Opérateur Description Exemple

+ Addition 6 + 2 = 8

- Soustraction ou signe négatif 6 - 2 = 4

* Multiplication 6 * 2 = 12

/ Division 6 / 2 = 3

% Pourcentage 6 % = 0,06

^ Puissances et racines 6 ^ 2 = 6 * 6 = 36 Voici un exemple de formule permettant de calculer la taxe de vente de 5 % sur la valeur de la cellule B1 :

=B1*5%

Les exemples suivants de formules montrent les différentes combinaisons de ces trois éléments : Exemple de formule Description

=A3 Contenu de A3

=A3+A4 Contenu de A3 plus le contenu de A4

=A3/A4 Contenu de A3 divisé par le contenu de A4

=A3*A4 Contenu de A3 multiplié par le contenu de A4

=A3+A4+A5 Contenu de A3 plus le contenu de A4 plus le contenu de A5

=A3-50 Contenu de A3 moins 50

=A3^2 Contenu de A3 au carré

Signe égal

Référence de cellule Opérateur mathématique Valeur numérique

Créer une formule

Avant de saisir une formule dans un classeur, vous devez suivre les étapes ci-dessous : 1. Déterminez l’expression littérale de la formule.

2. Saisissez la formule en remplaçant les valeurs par les références de cellules et insérez les opérateurs mathématiques afin de créer la formule.

Prenons comme exemple la facture ci-dessous :

Pour calculer le cout total de l’article Bottes, M15, vous devez procéder de la façon suivante :

Étapes Résultat

1. Déterminez l’expression littérale de la formule à saisir dans la cellule D20.

Quantité multipliée par Prix unitaire

2. Remplacez l’expression littérale par les références de cellule et par les opérateurs mathématiques pour créer la formule.

=A20*C20

Saisir une formule

Il existe trois façons d’entrer une formule : soit manuellement, en tapant la formule en entier, soit en pointant sur les cellules que vous allez sélectionner, ou en utilisant le clavier (flèches de direction ou combinaison de touches pour se déplacer dans la feuille de calcul). Quelle que soit la méthode que vous choisirez, vous devez toujours commencer à saisir une formule en tapant le signe égal (=).

Procédure : saisir une formule

1. Sélectionnez la cellule devant contenir la formule.

2. Tapez le signe égal (=).

3. Utilisez l’une des méthodes suivantes :

 Tapez les références de cellule et les opérateurs mathématiques.

 Cliquez sur la cellule ou la plage de cellules, puis tapez les opérateurs mathématiques et/ou les valeurs numériques.

 Sélectionnez les cellules à l’aide des touches de direction ou d’une combinaison de touches, puis tapez les opérateurs mathématiques et/ou les valeurs numériques.

4. Appuyez sur la touche Entrée.

Note Excel vous permet de taper les références de cellule en utilisant des lettres minuscules ou majuscules. Les deux sont acceptables.



2. Déterminez la formule qui permet de calculer le total de l’article Bottes, M15.

3. Suivez les étapes ci-dessous pour saisir la formule :

 Sélectionnez la cellule D20.

 Tapez le signe égal (=).

Dès que vous insérez le signe égal (=) dans la cellule, la zone Fonctions remplace la Zone Nom et affiche la dernière fonction utilisée.

 Tapez a20*c20.

Ignorez la liste déroulante qui

apparait quand vous tapez une lettre.

Chaque cellule correspondant à la référence de cellule incluse dans la formule est entourée d’une bordure de couleur ainsi que d’une couleur de remplissage. La référence de la cellule prend la même couleur.

 Appuyez sur la touche Entrée.

4. Sélectionnez la cellule D20, puis observez le contenu de cette cellule dans la barre de formule.

Le résultat, 450, est maintenant affiché dans la cellule D20.

Si vous avez saisi les références de cellule en minuscules, observez la barre de formule et notez qu’Excel les a convertis en majuscules. La casse des lettres ne joue aucun rôle dans le résultat.

5. Déterminez et entrez la formule dans la cellule D21 pour calculer le total de l’article Bottes, T20.

6. Déterminez et entrez la formule dans la cellule D22 pour calculer le total de l’article Chaussures, K125.

7. Comparez votre résultat à celui présenté ci-contre.



8. Remplacez la quantité du premier article (Bottes, M15) par 10.

Notez que le total est passé de 450 à 750.

Vous n’avez pas eu à changer la formule, parce que cette dernière utilise les

références de cellule et non les valeurs.

9. Enregistrez le classeur, puis fermez-le.

Zone Fonctions Formule

Formule affichant un code de couleur

La formule est affichée dans la barre de formule.

Le résultat de la formule est affiché dans la cellule.

Nouveau total

Saisir une formule en pointant sur les cellules

Vous pouvez insérer une formule en pointant sur les cellules dont les références sont utilisées dans la formule, au lieu de les saisir manuellement. Cette méthode vous assure une meilleure précision des résultats que si vous tapez les références de cellules, car elle élimine la possibilité d’erreurs de transcription.



2. Suivez les étapes ci-dessous pour insérer la formule qui calculera le total de l’article Bottes, M15.

 Sélectionnez la cellule D20.

 Tapez le signe égal (=).

 Cliquez dans la cellule A20.

Observez la cellule A20 et notez qu’une bordure animée apparait autour de cette cellule.

Notez que =A20 apparait dans la cellule et dans la barre de formule. Il s’agit de la formule en cours de création.



 Tapez

*

 Cliquez dans la cellule C20.



 Cliquez sur (Entrer) situé à gauche de la barre de formule, ou appuyez sur Entrée.

Si vous faites une erreur au cours de la procédure, appuyez sur

Échap (Esc), puis recommencez.

3. Sélectionnez la cellule D20.

La formule est affichée dans la barre de formule et le résultat est affiché dans la cellule D20.



4. Entrez les formules pour calculer le total des autres articles en sélectionnant les cellules à l’aide de la souris.

5. Comparez votre résultat à celui présenté ci-contre.



6. Déterminez la formule pour calculer le sous-total dans la cellule D30.

Rectangle de sélection

La formule apparait dans la cellule et dans la barre de formule.



En tant qu’adjoint au directeur financier de la Fabrique de biscuits Petite douceur, vous êtes chargé de calculer le budget mensuel de voyage alloué à chaque service sur une durée de trois mois. On vous a transmis le total annuel alloué à chaque service. Le budget mensuel est calculé en pourcentage de ce montant.

1. Ouvrez le classeur Budget premier trimestre 1.

2. Examinez le classeur. Les dépenses annuelles de déplacement sont affichées dans la colonne B.

Le pourcentage mensuel de ce budget se trouve dans la plage de cellules C15:E15.

3. Dans la cellule C5, entrez la formule qui calculera le budget de janvier pour le Service de la comptabilité.

Budget du Service de la comptabilité = Dépenses annuelles * Pourcentage du mois

4. Copiez la formule de la cellule C5 vers les autres cellules de la ligne pour inclure les mois de février et mars de ce service.

Avez-vous pensé à utiliser une référence absolue?

5. Répétez les instructions 3 et 4 pour chacun des services.

6. Dans les cellules de la ligne 10 et de la colonne F, calculez le total par mois et par service.

7. Comparez votre résultat à celui présenté ci-dessous.

8. Enregistrez le classeur, puis fermez-le.



1. Ouvrez le classeur Budget premier trimestre 2.

Ce classeur est identique à celui utilisé dans l’exercice précédent.

2. Dans cet exercice, vous n’entrerez qu’une seule formule qui calculera le budget de janvier pour le Service de la comptabilité (cellule C5). Lorsque vous entrerez cette formule, gardez en tête que vous la copierez d’abord vers la plage de cellules D5:E5, et que par la suite, vous copierez la plage de cellules C5:E5 vers le bas jusqu’à la ligne 8. Vous devez utiliser des références mixtes.

3. Entrez les totaux par mois et par service.

4. Enregistrez le classeur, puis fermez-le.



En tant que directeur financier de la Fabrique de biscuits Petite douceur, vous êtes chargé d’élaborer un plan de cinq ans pour la société. Cela permettra aux gestionnaires de formuler des objectifs en observant différents scénarios.

On vous a transmis les chiffres de vente pour 2015. Les frais de production, de vente et d’administration sont calculés en pourcentage des ventes totales.

1. Ouvrez le classeur Plan Petite douceur 1.

2. Les ventes annuelles prévues devraient augmenter chaque année de 10 % par rapport à l’année précédente. Dans la cellule C6, entrez la formule qui calculera le montant des ventes prévues pour 2016.

Ventes 2016 = Ventes 2015 + (Ventes 2015 * Taux de croissance)

3. Copiez cette formule vers la droite pour afficher les ventes prévues pour les autres années.

4. Dans la cellule B9, entrez la formule qui calculera les frais de production pour 2015.

Frais de production = Ventes 2015 * Pourcentage des frais de production 5. Dans la cellule B10, entrez la formule qui calculera les frais de vente pour 2015.

6. Dans la cellule B11, entrez la formule qui calculera les frais d’administration pour 2015.

7. Copiez la plage de cellules B9:B11 vers la droite jusqu’à la colonne F.

Avez-vous pensé à utiliser des références absolues lorsqu’elles se rapportent au pourcentage?

8. Dans la plage de cellules B12:F12, entrez les formules pour calculer le total des frais de chaque année.

9. Dans la cellule B14, calculez le bénéfice avant impôt pour 2015 et copiez la formule vers les autres cellules de la ligne.

10. Comparez votre résultat à celui présenté ci-dessous.

11. Enregistrez le classeur, puis fermez-le.



Ce classeur est identique à celui utilisé dans l’exercice précédent.

2. Répétez les instructions 2 et 3 de l’exercice précédent.

3. Dans la cellule B9, entrez la formule qui calculera les frais de production pour 2015. Lorsque vous entrerez cette formule, gardez en tête que vous la copierez d’abord vers la plage de cellules C9:F9, puis que vous copierez la plage de cellules B9:F9 vers le bas jusqu’à la ligne 11. Vous devez utiliser des références mixtes.

4. Utilisez le bouton Analyse rapide pour calculer les totaux dans la plage de cellules B12:F12.

5. Répétez l’instruction 9 de l’exercice précédent.

6. Enregistrez le classeur, puis fermez-le.



1. Ouvrez le classeur Rapport hebdomadaire.

2. Dans la plage de cellules F5:F8, entrez les formules qui calculeront le total de chaque division.

3. Dans la plage de cellules B10:F10, entrez les formules qui calculeront le total de chaque semaine ainsi que le grand total dans la cellule F10.

4. Dans la cellule G5, calculez la proportion du total de la division Pacifique par rapport au grand total.

% Total = Total Pacifique / Grand total

Le résultat est affiché en décimales. Vous apprendrez comment afficher des décimales en pourcentage dans un chapitre ultérieur.

5. Copiez la formule vers le bas pour les autres divisions.

6. Comparez votre résultat à celui présenté ci-dessous.

7. Enregistrez le classeur, puis fermez-le.



Vous travaillez en tant que directrice dans un commerce de fruits et légumes. Chaque semaine, vous devez calculer les profits et les pertes pour les produits vendus, ou perdus par suite de leur avarie.

1. Ouvrez le classeur Profits.

2. Dans la cellule D6, entrez la formule qui calculera le cout pour toutes les caisses.

Copiez cette formule vers les autres cellules de la colonne.

3. Dans la cellule E6, entrez la formule qui calculera le prix de vente pour le premier item.

Le prix de vente équivaut à 200 % du cout par caisse. Utilisez la valeur de la cellule F19 dans la formule. Copiez cette formule vers les autres cellules de la colonne.

4. Dans la cellule F6, entrez la formule qui calculera les ventes pour toutes les caisses. Copiez cette formule dans les autres cellules de la colonne.

5. Dans la cellule G6, entrez la formule qui calculera la perte par caisse pour le premier item.

La perte par item est équivalente à 10 % du cout par caisse. Utilisez la valeur de la cellule H19 dans la formule. Copiez cette formule vers les autres cellules de la colonne.

6. Dans la cellule H6, entrez la formule qui calculera les pertes pour toutes les caisses pour le premier item. Copiez cette formule vers les autres cellules de la colonne.

7. Dans la cellule I6, entrez la formule qui calculera le profit par caisse pour le premier item.

Copiez cette formule vers les autres cellules de la colonne.

8. Dans la cellule J6, entrez la formule qui calculera le profit pour toutes les caisses pour le premier item. Copiez cette formule vers les autres cellules de la colonne.

9. Comparez votre résultat à celui présenté ci-dessous.

10. Enregistrez le classeur, puis fermez-le.