CLUB VÉLO PASSION INC.
RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
Mise à jour : 25 novembre 2018
Page 2 RÈGLEMENT No 1
1. IDENTIFICATION
a. SIÈGE SOCIAL. L’adresse de la corporation VÉLO PASSION (ci-après désignée
« la Corporation ») est établie dans la ville de Ste-Thérèse, Casier postal 98053, Place Élite, Ste-Thérèse, ou à tout autre endroit dans la région des Basses- Laurentides que le conseil d’administration de la Corporation pourra de temps à autre déterminer.
b. SCEAU. Le sceau de la Corporation, dont la forme est déterminée par le conseil d’administration, ne peut être employé qu’avec le consentement du président ou du secrétaire.
2. LES MEMBRES
a. CATÉGORIES. La Corporation comprend trois (3) catégories de membres.
b. MEMBRE RÉGULIER. Toute personne physique qui paye sa cotisation annuelle et a suivi la formation du club peut devenir membre, sur demande à cette fin, et sur acceptation par le conseil d’administration, ou autre personne désignée par le conseil d’administration, en se conformant à toute autre condition d’admission décrétée par règlement ou par résolution du conseil
d’administration, le tout conformément aux dispositions du présent règlement relativement au retrait, à la suspension et à la radiation des membres. Le conseil d’administration pourra de temps à autre, par résolution, établir des catégories de membres et pourra à cette fin décréter les conditions
d’admission et les privilèges afférents à chaque catégorie, le tout sujet aux privilèges généraux accordés aux membres en vertu du présent règlement; ce membre a le droit de participer aux activités, le droit de vote et le droit d’être administrateur.
c. MEMBRE HONORAIRE. Le membre honoraire est nommé par le conseil d’administration et est limité aux personnes ou sociétés ayant largement contribué à la promotion du club ou à la promotion du cyclisme; ce membre peut assister aux activités du club mais n’a pas le droit de vote et ne peut pas être administrateur.
d. MEMBRE À VIE. Toute personne physique ayant été, au moins pendant cinq (5) ans, membre du conseil d’administration; ce membre ne paye plus de
cotisation et a le droit de participer aux activités du club, le droit de vote et le droit d’être administrateur; à vie.
Page 3 e. RETRAIT. Tout membre peut se retirer comme tel en tout temps, en signifiant
son retrait par écrit au conseil d’administration.
f. SUSPENSION ET RADIATION. Le conseil d’administration peut, par résolution, suspendre pour une période qu’il détermine ou encore radier définitivement tout membre qui commet un acte jugé indigne, ou contraire ou néfaste aux buts poursuivis par la Corporation. La décision du conseil d’administration à cette fin sera finale et sans appel, et le conseil d’administration est autorisé à adopter et suivre en cette matière la procédure qu’il pourra de temps à autre déterminer, en autant que tel membre visé soit informé de la nature exacte de l’acte ou de l’omission qu’on lui reproche et qu’il ait l’occasion de se faire entendre.
3. COTISATION
Le conseil d’administration peut, par résolution, fixer le montant des cotisations annuelles à être versées à la Corporation par les membres ainsi que le moment de leur exigibilité. Les cotisations payées ne sont pas remboursables en cas de radiation, suspension ou du retrait d’un membre.
4. ASSEMBLÉE DES MEMBRES
a. ASSEMBLÉE ANNUELLE. L’assemblée annuelle des membres de la Corporation a lieu à la date que le conseil d’administration fixe chaque année; cette date devra être située dans les quatre (4) mois qui suivent la fin de l’exercice financier, avec possibilité de proroger jusqu’à un maximum de six (6) mois.
L’assemblée annuelle est tenue à l’endroit fixé par le conseil d’administration.
b. ASSEMBLÉE SPÉCIALE. Il appartient au président ou à la majorité du conseil d’administration de convoquer les assemblées spéciales lorsqu’elles sont jugées opportunes pour la bonne administration des affaires de la Corporation.
Un groupe représentant au moins 10% des membres peut réclamer par écrit, au conseil d’administration, la tenue d’une assemblée spéciale à condition de spécifier le but et le projet d’ordre du jour. Le conseil d’administration est alors tenu de convoquer dans les dix (10) jours suivants la réception d’une telle demande écrite, une assemblée spéciale. À défaut par le conseil
d’administration de convoquer telle assemblée dans les délais stipulés, celle-ci peut être convoquée par les signataires de la demande écrite. Les assemblées spéciales sont tenues à l’endroit fixé par les parties qui les convoquent.
Page 4 c. AVIS DE CONVOCATION. Les avis de convocation de chaque assemblée
annuelle et de chaque assemblée spéciale des membres doivent être signifiées aux membres qui ont le droit de vote par lettre adressée, par courrier
électronique à leur adresse respective ou par la publication d’un avis sur le site web du club au moins cinq (5) jours à l’avance.
d. QUORUM. La présence de 10% ou de 50 membres en règle à l’ouverture de la réunion constitue le quorum pour toute assemblée des membres. Le quorum ne doit pas obligatoirement être maintenu pendant toute l’assemblée.
e. VOTE. À une assemblée des membres, les membres en règle présents ont droit à un vote chacun. Le vote par procuration est permis. En cas d’égalité des voix, le président a voix prépondérante. Le vote se prend à main levée, à moins que cinq (5) membres présents ne réclament le scrutin secret. Le président de l’assemblée nomme alors deux (2) scrutateurs avec pour fonction de distribuer, de recueillir les bulletins de vote et de compiler les résultats. Les résultats seront tranchés à majorité simple de (50% + 1) des voix validement données.
f. PRÉSIDENT ET SECRÉTAIRE D’ASSEMBLÉE. Les assemblées des membres sont présidées par le président de la Corporation. C’est le secrétaire de la
Corporation qui agit comme secrétaire des assemblées. En leur absence, les membres choisissent parmi eux un président et /ou un secrétaire d’assemblée.
g. PROCÉDURES. Le président d’assemblée veille au bon déroulement de l’assemblée et en général conduit les procédures sous tous rapports.
5. LE CONSEIL D’ADMIMISTRATION
a. NOMBRE. Les affaires de la Corporation sont administrées par un conseil d’administration composé de douze (12) administrateurs; ce nombre peut être modifié conformément à l’article 87 de la loi sur les compagnies du Québec.
b. LES ADMINISTRATEURS.
1) DÉSIGNATION. Les administrateurs de la Corporation sont : le président, le Vice-président, le Secrétaire, le Trésorier et les responsables suivants : Site internet, Formation, Sorties en semaine, Comité des sorties en fins de semaine, Inscriptions, Communications, Comité des activités sociales et Collaborateur aux activités.
2) ÉLECTIONS AU CONSEIL D’ADMINISTRATION. Peut être élu au Conseil, tout membre en règle âgé d’au moins 18 ans. Les administrateurs sortants de charge sont rééligibles. Les administrateurs sont élus pour
Page 5 un mandat de deux (2) ans en alternance, venant en élection au terme de leur mandat respectif, lors d’une assemblée annuelle. Tout membre voulant poser sa candidature à un poste d’administrateur doit l’indiquer au moins dix (10) jours avant l’assemblée annuelle. Si pour quelque motif que ce soit au moment de l’élection à un poste au conseil
d’administration, aucun membre n’est désigné ou élu, le conseil d’administration pourra pourvoir ce poste par un membre de son choix et au moment qu’il le juge opportun.
3) PROCÉDURE D’ÉLECTION. Dans le cas où il n’y a pas plus de candidats que le nombre d’administrateurs à élire, l’élection aura lieu par
acclamation. Autrement, l’assemblée choisit, parmi les membres qui ne sont pas candidats à l’élection, un président d’élection. Selon les directives du président d’élection, chaque candidat a la possibilité de s’adresser à l’assemblée. Le vote se prend à main levée, à moins que cinq (5) membres présents ne réclament le scrutin secret. Le président de l’assemblée nomme alors deux (2) scrutateurs parmi les membres qui ne sont pas candidats à l’élection avec pour fonction de distribuer, de recueillir les bulletins de vote et de compiler les résultats. Les candidats ayant reçu le plus de votes sont élus représentants au conseil
d’administration.
4) RESPONSABILITÉ. Aucun administrateur de la Corporation ne sera tenu responsable de ses actes, négligence ou omissions d’un autre
administrateur ou employé, ou pour avoir participé à des actes occasionnant une perte, des dommages ou des dépenses subies par la Corporation de quelque façon que ce soit, à moins qu’ils résultent de la mauvaise foi de tel administrateur.
5) DURÉE DES FONCTIONS. Chaque administrateur entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu. Il demeure en fonction jusqu’à ce que son successeur ait été nommé ou élu.
6) RETRAIT D’UN ADMINISTRATEUR. Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout administrateur qui : i. Présente par écrit sa démission au conseil d’administration;
ii. Décède, devient insolvable ou interdit;
iii. Cesse de posséder les qualifications requises, ou iv. Est destitué tel que prévu ci-après.
Page 6 7. DESTITUTION. Tout administrateur peut être démis de ses fonctions,
pour ou sans cause, avant l’expiration de son mandat, à une assemblée spéciale des membres convoquée à cette fin, par un vote de la majorité des membres présents. À cette même assemblée, une personne dûment qualifiée pet être élue aux lieux et places de l’administrateur démis. La personne ainsi élue ne reste en fonction que pour la durée non expirée du mandat de l’administrateur destitué qu’elle remplace.
8. RÉMUNÉRATION. Les administrateurs ne sont pas rémunérés comme tel pour leurs services. Chaque administrateur bénéficie de ne pas payer sa cotisation annuelle pour l’année en poste.
c. CONVOCATION. Les réunions du conseil d’administration sont convoquées par le secrétaire, soit aux dates déterminées par le conseil, soit à la demande du président, soit à la demande écrite de la majorité des membres du conseil d’administration. L’avis de convocation de toute réunion du conseil
d’administration doit être fait par écrit et être accompagné de l’ordre du jour de la rencontre. Le délai de convocation est d’au moins cinq (5) jours, mais en cas d’urgence ce délai peut être réduit à quarante-huit (48) heures. Si tous les membres du conseil d’administration sont présents ou y consentent par écrit, toute réunion peut avoir lieu sans aucun avis préalable de convocation. Le motif d’une séance d’urgence doit apparaître sur l’ordre du jour de la rencontre.
d. QUORUM. Au moins la moitié (1/2) des administrateurs plus un (1) doivent être présents pour constituer le quorum requis pour une réunion du conseil d’administration. Les administrateurs peuvent être présents aux réunions physiquement ou par d’autres moyens de communication (appel conférence, skype, face time) pour constituer le quorum requis.
e. VOTE. Toutes les questions soumises au conseil d’administration sont décidées à la majorité des voix, chaque administrateur ayant droit à un (1) vote. En cas d’égalité des voix, le président peut, à sa discrétion, exiger la tenue d’un second scrutin ou se prévaloir de son vote prépondérant. Le vote se fait à main levée, à moins que le président de la réunion ou un administrateur présent ne demande le vote secret. Aucun vote par procuration n’est autorisé aux réunions du conseil d’administration. Le conseil d’administration pourrait mettre en place, s’il le juge opportun, un scrutin postal ou électronique.
f. OBSERVATEUR. Comme le prévoit la loi, les réunions du conseil d’administration sont privées, les administrateurs peuvent inviter des membres ou autres personnes ressources, selon leurs besoins; la loi prévoit
Page 7 que les membres qui souhaitent se faire entendre doivent convoquer une assemblée extraordinaire.
6. DISPOSITION FINANCIÈRE
L’année financière, exercice financier de la Corporation est déterminé par le conseil d’administration.
7. EFFETS BANCAIRES ET CONTRAT
a. EFFETS BANCAIRES. Les chèques, les lettres de change, tous autres effets négociables, les billets à ordre ou autres reconnaissances de dette émis, acceptés ou endossés au nom de la Corporation sont signés par les personnes qui sont de temps à autre désignées à cette fin par le conseil d’administration.
b. CONTRAT. Tous les effets de commerce, les actes, transferts, contrats, engagements, obligations et autres documents qui requièrent la signature de la corporation devront être signés d’une part par le président ou le vice- président et d’autre part par le secrétaire ou le trésorier. Le conseil d’administration peut en tout temps, par résolution, autoriser d’autres personnes à signer au nom de la Corporation. Cette autorisation peut être générale ou se limiter à un cas particulier. Sauf tel que susdit et sauf toute disposition contraire dans les règlements de la Corporation, aucun officier, représentant ou employé n’a le pouvoir ni l’autorisation de lier la Corporation par contrat ou autrement ni d’engager son crédit.
8. AMENDEMENTS AUX RÈGLEMENTS
Comme le prévoit la loi, les amendements aux règlements entrent en vigueur dès qu’ils sont adoptés par le conseil d’administration mais ils doivent être confirmés, par une majorité simple des voix, à une assemblée annuelle ou spéciale.
PROPOSÉS ET ADOPTÉS CE 25E JOUR DU MOIS DE NOVEMBRE 2018
Raymond Cyr, Président Nicole Fortin, Secrétaire
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