MyLCI
Demande de charte de nouveau club
Le moyen le plus rapide de fonder un club !
LIONS COORDONNATEURS
Le Lion coordonnateur appuie et autorise les nouveaux clubs.
En tant que Lion coordonnateur, vous pouvez :
Créer une demande de charte de nouveau club
Autoriser une demande de charte et la transmettre au LCI pour être examinée
Désigner les Lions guides, les récipiendaires des récompenses d'extension et les clubs co-parrains sur la demande de charte
Empêcher l'avancement de la demande
LA DEMANDE DE CHARTE DE NOUVEAU CLUB SUR MYLCI
La demande passe par 6 étapes 1. En attente de transmission*
2. En attente de l'autorisation du Lion Coordonnateur*
3. En attente de l'autorisation du LCI 4. En attente d'achèvement*
5. En attente de l'approbation définitive du LCI
6. Approuvé
*Le Lion coordonnateur appuie le processus de demande de
nouveau club pendant ces étapes
En attente de transmission
La création d'une demande de charte de nouveau club commence par cette phase
En attente de l'autorisation du Lion Coordonnateur
Celle-ci est la deuxième phase de la demande
Le Lion coordonnateur doit autoriser la demande pour qu'elle passe à l'étape suivante
Pendant cette phase, la demande peut aussi être refusée par le Lion coordonnateur
En attente d'achèvement
Pendant cette phase, le Lion coordonnateur peut désigner les Lions guides, les récipiendaires des récompenses
d'extension et les clubs co-parrains
Les membres fondateurs et la désignation des officiels
peuvent être gérés pendant cette phase
FONDER UN CLUB DANS MyLCI
1. Sur le site Internet du Lions Clubs International (www.lionsclubs.org), choisissezMyLCI 2. Sur la page de connexion et de bienvenue à MyLCI, dactylographiez votre nom
d’utilisateur et votre mot de passe et cliquez sur Transmettre.*
3. Sur la page d’accueil de MyLCI, choisissez le menu Mon District.
4. A partir du menu déroulant de Mon District, sélectionnez Clubs.
5. A partir de la page Clubs du distrit, cliquez sur le bouton Ajouter un club.
*Si vous êtes nouvel utilisateur, cliquez sur le lien Nouvel utilisateur ? Cliquer ici pour vous inscrire maintenant et suivez les instructions.
DEMANDE DE CHARTE DE NOUVEAU CLUB
La demande comprend 7 sections toutes simples : 1. Informations sur les nouveaux clubs
a. Nom du club
Le nom du club s'accompagne d'une icône d'assistance. Cliquez sur l'icône pour avoir de l'aide au moment de choisir un nom approprié pour le club.
b. Type de club
A l'heure actuelle, il existe quatre options quant au type de Lions club : 1) Lions Club
2) Club universitaire/de campus 3) Lioness Lions club
4) Leo Lions club c. Pays
Le pays est inséré automatiquement.
d. Ville
e. Langue du club 2. Club parrain
a. Sélectionner le club parrain 3. Officiels du nouveau club
a. Saisissez les informations sur le Président et/ou le Secrétaire qui seront désignés pour le nouveau club.
i. Pour faire avancer la demande, au moins un officiel est requis.
ii. Pour ajouter un officiel à la demande, tous les champs sont requis.
iii. Si l'on essaie d'inscrire des membres actifs, une vérification des membres existants est faite et un avertissement apparaît.
iv. Sélectionnez le lien Désigner un membre qui a quitté un autre club pou désigné un membre radié ou démissionnaire comme Président ou Secrétaire.
4. Estimation du nombre de membres fondateurs
a. Saisissez le nombre de membres fondateurs, en vous basant sur les types
5. Critères concernant les clubs
a. Cochez la case pour indiquer que les critères de nouveau club ont été lus
i. Sélectionnez le lien Critères gouvernant un nouveau club pour afficher un pdf des critères qui gouvernent les nouveaux clubs
6. Commentaires
a. Utilisez la section des commentaires pour saisir des renseignements sur le nouveau club. Les commentaires ne sont pas obligatoires.
7. Transmettre
a. Cochez la case indiquant que la demande est prête à transmettre au Lion coordonnateur pour son autorisation.
b. Sélectionnez Enregistrer.
CONFIRMATION
Une page de Confirmation s'affichera pour indiquer que la demande a été transmise au Lion coordonnateur pour son autorisation.
1. A ce moment-là, le système envoie un courriel au Lion coordonnateur et met en copie le Président et le Secrétaire du club parrain.
2. Une tâche est créée par le système pour le Lion coordonnateur et s'affiche dans le volet Ma tâche sur la page d’accueil de MyLCI.
Le Lion coordonnateur doit maintenant autoriser ou refuser le traitement de la demande de nouveau club.
VISUALISER UNE DEMANDE DE CHARTE DE NOUVEAU CLUB
Il y a trois façons de visualiser une demande de charte qui a été enregistrée : 1. A partir de la page de Confirmation
a. Selectionnez le bouton Passer à la demande 2. Naviguer par le menu Mon district
a. Choisissez Clubs dans le menu déroulant
b. Choisissez Trouver les clubs et choisissez une vue filtrée dans le menu déroulant c. Choisissez le bouton Visualiser la demande concernant le club
3. Utilisez le volet Mes tâches
a. Selon l'état d'avancement de la demande, l'une des tâches suivantes peut être sélectionnée.
Visualiser la demande de nouveau club en attente de l'autorisation du GD/LC
Visualiser la demande de nouveau club en attente de son achèvement i. Si une seule demande est en attente, la demande apparaîtra.
ii. Si plusieurs demandes sont en attente, une vue filtrée des clubs en suspens s'affiche. Choisissez le bouton Visualiser la demande en parcourant la liste des clubs.
TRANSMETTRE LA DEMANDE POUR QUE LE LCI L'EXAMINE
Après avoir accédé à la demande en utilisant l'une des étapes “Visualiser une demande de nouveau club” ci-dessus, le Lion coordonnateur peut maintenant autoriser ou refuser le nouveau club.
Autoriser le nouveau club
1. Cochez la case pour indiquer que les critères de nouveau club ont été lus
2. Cochez la case pour indiquer que l'autorisation est donnée et que la demande est prête à transmise au LCI
3. Saisissez les commentaires si nécessaire 4. Sélectionnez Enregistrer
Refuser le nouveau club
1. Cochez la case pour indiquer que les critères de nouveau club ont été lus 2. Cochez la case pour indiquer que la demande est refusée
3. Il sera nécessaire de faire des commentaires 4. Sélectionnez Enregistrer
CONFIRMATION
Une page de Confirmation s'affichera pour indiquer que la demande a été transmise au LCI pour son étude.
COMPLETER UNE DEMANDE DE CHARTE DE NOUVEAU CLUB
Dès que le LCI aura approuvé la demande, le Lion coordonnateur pourra accéder à la demande en utilisant l'une des méthodes "Visualiser une demande de nouveau club" citées ci-dessus.
COMPLETER LA DEMANDE
1. Ajoutez la date de la soirée de remise de charte 2. Ajoutez les Lions Guides
3. Ajoutez les récipiendaires de la récompense d'extension 4. Ajoutez les clubs co-parrains
5. Gérez les membres fondateurs & officiels
Les étapes 1-4 ne sont pas requises pour compléter la demande.
L'étape 5 est obligatoire. Le Lion coordonnateur, le président et/ou le secrétaire du nouveau club et le président et/ou le secrétaire du club parrain peuvent aider à gérer les membres fondateurs et les officiels.
Ajouter des membres fondateurs
1. Sur la demande, sélectionnez le lien Visualiser les membres
2. Sélectionnez Ajouter un membre et choisissez l'une des mentions suivantes du menu déroulant :
a. Nouveau membre - Choisir cette mention si le membre fondateur que vous ajoutez n'a jamais été Lion
i. Saisissez les champs clés suivants (au minimum) pour le nouveau membre :
1. Nom 2. Genre
3. Année de naissance 4. Catégorie de membre 5. Adresse
6. Adresse électronique
b. Membre transféré - Choisir cette mention si le membre fondateur que vous ajoutez a déjà été Lion mais a démissionné ou été radié d'un club existant
i. Saisissez les informations que vous connaissez sur le membre pour le rechercher
1. Numéro d'affiliation 2. Nom du membre
3. Numéro ou nom du club
ii. Sélectionnez Ajouter un membre pour que cette personne soit ajoutée à partir de la liste de recherche
3. Une Page de confirmation s'affichera, montrant le nom et le numéro de la personne qui a été ajoutée
a. A partir de la page de confirmation, choisissez l'une des mentions suivantes pour continuer :
i. Ajouter un autre nouveau membre ii. Retourner à Membres
iii. Aller à Demande de charte de nouveau club Désigner les Officiels
Pour être désigné comme officiel, la personne dont il est question doit d'abord être ajoutée comme membre.
1. Sur la demande, sélectionnez le lien Visualiser les officiels
2. Choisissez le bouton Ajouter un officiel pour le titre dont il est question
3. A partir de la page Désigner l'officiel, cliquez sur le bouton Sélectionner le membre.
4. Sélectionnez un membre à partir de la liste qui s'affiche.
5. Sélectionnez Enregistrer
Pour compléter la demande et la faire avancer à l'étape suivante pour obtenir l'approbation définitive du LCI, les éléments nécessaires sont requis :
1. Il est nécessaire d'ajouter au moins 20 membres fondateurs 2. Il faut désigner le Président, le Secrétaire et le Trésorier
TRANSMETTRE LA DEMANDE POUR AVOIR L'APPROBATION DÉFINITIVE DU LCI
Après avoir accédé à la demande en utilisant l'une des méthodes décrites ci-dessus "Visualiser une demande de charte de nouveau club", le Lion coordonnateur, le Président du nouveau club, le Secrétaire du nouveau club, le Président du club parrain ou le Secrétaire du club parrain peuvent maintenant présenter la demande de nouveau club pour l'approbation définitive par le LCI
Transmettre le nouveau club
1. Cochez la case pour indiquer que les critères de nouveau club ont été lus 2. Cochez la case indiquant que la demande est prête à transmettre au LCI pour
l'approbation définitive
3. Saisissez les commentaires si nécessaire 4. Sélectionnez Enregistrer
CONFIRMATION
Une page de Confirmation s'affichera en indiquant que :
1. La demande a été transmise au LCI pour l'approbation définitive.
2. Le montant total indiqué doit être réglé.
A ce moment-là, le système envoie un courriel au Lion coordonnateur et met en copie le Président du nouveau club, le Secrétaire du nouveau club, le Trésorier du nouveau club, le Président du club parrain et le Secrétaire du club parrain.
En plus, une facture est envoyée par courriel aux officiels du nouveau club et une Tâche est créée pour le Trésorier du nouveau club. La tâche du Trésorier permettra au trésorier d'accéder à la demande pendant la phase en attente d'approbation définitive du LCI pour régler le
montant dû.
Le trésorier du nouveau club doit s'inscrire et naviguer à l'application en utilisant l'une des étapes "Visualiser une demande de nouveau club" décrites ci-dessus. Après avoir accédé à la demande, le Trésorier pourra sélectionner le lien Effectuer un versement et suivre les
instructions sur les différentes options pour faire un virement électronique.
LE NOUVEAU CLUB A SA CHARTE !
Dès que le LCI approuve la demande, le nouveau club devient officiel.
A ce moment-là, le système envoie un courriel au Lion coordonnateur et met en copie les officiels du nouveau club et du club parrain.
