PROGRAMME DE FORMATION
Préparer, conduire et animer une réunion
Contexte
Même si cela peut sembler facile quand on regarde un bon animateur faire, réussir à bien animer une réunion est une vraie performance. La preuve en est que beaucoup trop de collaborateurs témoignent s’ennuyer en réunion, en profiter pour faire autre chose voire s’endormir. Pour faire partie de ces bons animateurs, il sera donc nécessaire de travailler plusieurs formes de talents : l’anticipation et la planification, la formalisation, le questionnement, la gestion des prises de parole et des différentes personnalités, le respect du timing… et tout cela ne s’invente pas.
Objectifs pédagogiques
A l’issue de la formation, le stagiaire est capable de :
• Acquérir les notions essentielles d’une animation de réunion performante
• Réussir à lancer, dérouler et conclure ses interventions
• Savoir préparer en amont
• Développer des techniques de communication pertinentes
• Savoir gérer les comportements et les réactions d’un groupe
Pour qui
Cadre – Cadre supérieur – Cadre stratégique – Manager hiérarchique ou transversale – Manager de proximité – Tout encadrant souhaitant animer des réunions
Prérequis
Aucun
Durée
14h00 en présentielle ou distancielle (soit 2 jours x 7h00)
Nombre de participants
2 à 12 personnes
Avant la formation
Il sera proposé au bénéficiaire de :
• Communiquer autour du contexte professionnel actuel avec le formateur
• Solliciter les futurs participants pour identifier les attentes
• Positionner les futurs participants à l’aide d’un autodiagnostic préalable sur :
▪ Une évaluation d’attitude réactionnelle en situation difficile
Programme de formation
JOUR 1 : (Durée de 7h00)
▪ Phase introductive
• Présentation : « Icebraker » Présentations croisées
• Compréhension du contexte professionnel
• Recueil des attentes
▪ Décider de l’intérêt d’organiser une réunion
▪ Les coûts et la fatigue engendrés par une réunion en salle
Atelier de réflexion : Identifier les avantages et les irritants lors d’une réunion »
▪ Les moyens alternatifs
Connaitre les différents types et formats de réunion
▪ Les réunions habituelles : briefing, réunions d’équipe
▪ Les réunions occasionnelles : réunion de lancement, de projet, de bilan, de résolution de problème
▪ Les réunions de type formation : réunion de progrès, de développement des compétences
Jeu smartphone : « Quiz Kahoot – La réunionite »
Bien définir l’objectif
▪ La nécessité de définir obligatoirement un objectif
▪ La technique pour bien le formaliser
Atelier de mise en situation : « Simulation de préparation d’objectif de réunion avec la technique F.M.R. ©
Préparer efficacement ses réunions
▪ L’établissement d’un séquencement prévisionnel
Atelier de réflexion : « Réaliser un séquencement de réunion (support fourni) »
▪ La configuration de la salle de réunion
▪ La prise en compte du biorythme pour choisir les bons horaires
▪ Le document de convocation
Atelier de réflexion : « Réaliser un ordre du jour (support fourni) »
▪ La check list préparatoire pour être certain de ne rien oublier
Atelier de réflexion : « Réaliser une check list de préparation (support fourni) »
JOUR 2 : (Durée de 7h00)
Bien communiquer avec les mots
▪ La définition de la communication : différence entre écoute et compréhension
Atelier de mise en situation : « Faire reproduire un plan à l’ensemble des participants »
▪ Les pièges physiologiques de la communication : à l’oral, à l’écrit, en visuel
Atelier de réflexion : « La transformation de l’information »
▪ Les pièges psychologiques de communication : l’importance du cadre de référence, les inférences, les raccourcis
Atelier de réflexion : « Le cadre de référence »
▪ Le questionnement de groupe : questions ouvertes, fermées, qualificatives et alternatives
Atelier ludopédagogique : « Découvrir une situation par le questionnement »
Bien communiquer avec les gestes
▪ L’importance de la communication au-delà des mots
Atelier de réflexion : « Les 3V de Merhanbian »
▪ Les 5 indices de communication non verbale : l’image, le regard, la manière de dire les choses, la voix et la gestuelle
Atelier ludopédagogique : « Décrypter le langage corporel »
Animer judicieusement
▪ Les 4 grands profils d’animateur : la girouette, le rouleau compresseur, le spectateur et l’efficace
▪ Le lancement réussi via la technique du C.O.M.A. ©
Atelier de mise en situation : « Simulation d’un lancement de réunion »
▪ Les techniques fondamentales d’une animation réussie
Jeu smartphone : « Quiz Kahoot – Les réunions efficaces »
▪ L’usage des diaporamas : présentation judicieuse de textes et de chiffres
Atelier de réflexion : « Préparation d’un support visuel percutant en 5 min »
Être capable de gérer le groupe
▪ Les 5 grands profils de participants : le romancier, le bavard, le réservé, l’interrupteur et l’efficace
▪ Les techniques de reprise de parole et de reprise de contrôle
Atelier de mise en situation : « Simulation d’animation de réunion d’équipe »
▪ La gestion des retards, du bruit et de la contradiction
Atelier ludopédagogique : « Comment réagiriez-vous ? »
Savoir conclure
▪ Un vrai temps pour définir les actions à conduire et les suites à donner
▪ Le compte-rendu : un support de sortie qui prépare la prochaine entrée
Atelier de réflexion : « Réaliser un compte rendu de réunion (support fourni) »
▪ Phase de conclusion
• Synthèse des apports et points sur les actions à mettre en œuvre
• Evaluation des acquis de formation
• Evaluation de satisfaction « à chaud »
Méthodes utilisées et techniques d’animation
• Alternance d’exposés théoriques et d’échanges interactifs
• Ateliers de réflexion en sous-groupe et de mise en situation
• Apports de techniques pédagogiques et mnémotechniques déposées à l’INPI
• Test individuel
• Visionnage de vidéos de management
• Quiz via smartphone « Kahoot ! »
Matériels nécessaires
Un smartphone avec une connexion internet 3G minimum
Modalités de suivi et d’évaluation
Pendant la formation :
• Les participants émargent une feuille de présence par demi-journée
• Les évaluations des acquis sont effectuées pendant et en fin de formation sous forme de Quiz, QCM, exercices de mise en pratique, étude de cas
• Un questionnaire de satisfaction à chaud est complété par chaque participant en fin de stage
• Une attestation d’acquisition est remise en fin de stage Après la formation :
• Une évaluation de satisfaction « à froid » est proposée 6 semaines après la réalisation de la formation.
• Le service triple garantie « Impulsion Réussite » est automatique activé pour une durée de 30 jours, à partir du dernier jour de formation. Elle se décline en trois étapes :
• Garantie acquisition des contenus de formation
• Garantie satisfaction de l’animation, de la pédagogie et des supports fournis
• Garantie action de la mise en œuvre opérationnelle
• Les participants auront la possibilité de contacter le formateur par téléphone ou par mail, pour traiter des difficultés de mise en œuvre rencontrées.
Modalités pratiques
Formation intra-entreprise
• Lieu de formation : en présentiel dans les locaux de l’entreprise ou en distanciel
• Horaires de formation : 9h00-12h30 / 13h30-17h00
• Tarif : 2390 € HT (2 à 6 personnes) – 2690 € HT (7 à 12 personnes) pour les 14h de formation (exonéré de TVA en vertu de l'article 261 du CGI)
• Délais d’accès à la formation : A définir avec le bénéficiaire (1 mois minimum si prise en charge de l’OPCO) : validation des dates, inscription des participants et définition des objectifs si besoin
Formation inter-entreprise
• Lieu de formation : salle de formation à Marseille dans le département des Bouches-du-Rhône ou en distanciel
• Horaires de formation : 9h00-12h30 / 13h30-17h00
• Tarif : 650 € HT pour les 14h de formation (exonéré de TVA en vertu de l'article 261 du CGI), café d’accueil et déjeuner compris
• Délais d’accès à la formation : inscription des participants jusqu’à 7 jours ouvrables avant la date de démarrage, ouverture de la formation à partir de 3 participants minimum
• Dates : Nous contacter Formation distancielle
• Modalités de suivi et d’évaluation : identiques au présentiel et s’effectuent de manière dématérialisée.
• Délais d’accès à la formation : le lien de connexion est envoyé 24h minimum avec la session de formation - A définir avec le bénéficiaire : validation des dates, des horaires, inscription des participants et définitions des objectifs si besoin.
• Modalités d’animation : identiques au présentiel, 100% interactives et opérationnelles.
• Matériels nécessaires pour l’apprenant : une connexion internet, un ordinateur muni d’une sortie audio et d’une webcam (non obligatoire) ou d’une tablette ou d’un smartphone
• Logiciel de webconférence utilisé : Zoom (un guide utilisateur est envoyé aux bénéficiaires en même temps que la convention de formation)
Les modalités détaillées sont disponibles en consultation sur www.boero-conseil-rh.com.
Modalités d’accès
Après inscription, un livret d’accueil comprenant toutes les informations relatives à
l’organisation, au règlement intérieur et au programme de formation, est envoyé par email une semaine avant le début de la première session à chaque participant.
Accessibilité aux personnes en situation d’handicap
Les conditions d’accueil et d’accès des publics sont adaptées individuellement pour les formations interentreprise (moyens techniques et location de salle de formation adaptés aux personnes en situation d’handicap). Les personnes concernées sont invitées à nous contacter en amont afin d’adapter au mieux les conditions de la prestation.
Qualité du formateur
Cyril Boero
Expérience significative de 17 ans :
▪ Encadrant dans le domaine de la GSB
▪ Management des unités commerciales
▪ Formation de manager et développement de carrière
▪ Recrutement de cadre intermédiaire
Depuis 2018 : Consultant – Formateur et dirigeant de cabinet de formation Spécialisé en management opérationnel, communication et performance commerciale
• Accompagnement individuel et collectif
▪ Gagner en efficacité professionnel
▪ Perfectionnement des pratiques managériales au sein des entreprises
▪ Développement des performances commerciales (vente et négociation)
▪ Amélioration de la communication interpersonnelle et des relations humaines au travail
Contact
Cyril Boero
Consultant – formateur
Dirigeant du cabinet BOERO CONSEIL RH, affilié au groupe IMPULSION CONSULTING Tel : 06.61.47.69.87
E-mail : cyril.boero@impulsionconsulting.com
Les documents réglementaires (règlement intérieur de formation et CGV) sont envoyés lors de l’établissement du devis avec le bénéficiaire, et sont disponibles en consultation sur www.boero-conseil-rh.com.
Programme mis à jour le : 1er janvier 2021
