Union Départementale des Associations Familiales du Calvados - CS 85448 – 14054 CAEN cedex 4 – 02.31.54.64.20 www.udaf14.fr
Projet de service comptabilité
2012 à 2016
INTRODUCTION -
Pourquoi un projet de service comptabilité 5Le service comptabilité dans un dispositif associatif 5
L’UDAFOrganigramme général
Le cadre de travail 7
Les règles fixées par l’autorité publique Les règles internesL’organisation du service 11
Localisation du service Les acteurs L’organigramme Les moyens techniques et logistiques La comptabilité Institutionnelle La comptabilité TutelleLa participation financière des Majeurs
Les professionnels et les compétences mobilisées 32
Des fonctions d’encadrement Des fonctions administratives Des fonctions transversalesLa communication interne 35
Les objectifs d’évolution, de progression et de développement 36
CONCLUSION
38Sommaire
Le projet de service comptabilité a pour but de poser le cadre de travail du service comptabilité ainsi que les axes d’évolution et d’amélioration.
Il est un document de référence qui interpelle l’organisation du travail, son fonctionnement mais aussi chaque professionnel dans sa pratique et son éthique.
Le projet de service doit permettre de donner le cadre, les valeurs et les grands axes d’action.
La commission administrative instituée par l’article 13 de l’ordonnance n°45-323 du 3 mars 1945 a donn é son agrément à l’Union Départementale des Associations Familiales (UDAF) du Calvados constituée le 30 août 1945.
L’UDAF a été déclarée à la Préfecture du Calvados le 8 décembre 1945 : récépissé de déclaration en date du 12 décembre 1945.
En vertu de l’article 12 de l’ordonnance précitée, cet agrément confère de plein droit à l’UDAF la reconnaissance d’utilité publique prévue par l’article 5 de la loi du 1 juillet 1901 et l’article 1 du décret du 16 août 1902.
De par la loi, l’UDAF est habilitée à gérer tous les services d’intérêt familial confiés par les pouvoirs publics ou créés de sa propre initiative. Ces services naissent du constat qu’un certain nombre de besoins concernant la défense des intérêts matériels et moraux des familles ne sont pas satisfaits. Ils doivent donc apporter une réponse innovante, fruit d’une réflexion politique et d’une expertise technique, et constituent un lien entre les différents espaces et personnes, notamment entre le corps social et les personnes en difficultés.
Pourquoi un projet de service comptabilité
Le service comptabilité dans un dispositif associatif
L’UDAF
Au 01/01/2013
L’organigramme de l’UDAF
La périodicité de l’exercice comptable est l’année civile pour tous les services de l’UDAF.
Les missions du service comptabilité sont de :
- traduire de manière comptable les décisions prises par le Conseil d’Administration et/ou le directeur concernant le fonctionnement de l’UDAF et de ses services
- traduire de manière comptable toute opération financière décidée par les déléguées ou cadres de service habilités dans le cadre de la gestion budgétaire et/ou patrimoniale des personnes sous mesure de protection ou d’accompagnement confiées à l’UDAF
- produire des données et documents comptables permettant de justifier auprès du Conseil d’Administration, des financeurs et des mandants les décisions prises et le suivi de l’activité
- veiller et alerter la direction et les cadres de service de toute situation critique.
Ces missions s’exercent dans le respect des certaines règles, décrites ci-dessous :
Ces règles concernent la comptabilité des établissements sociaux et médico-sociaux et la comptabilité des personnes sous mesures de protection ou d’accompagnement.
Les obligations légales
En application du décret n°85-295 du 1er mars 1985, l’UDAF a désigné un commissaire aux comptes. La mission de celui-ci appuyée par les prestations de l’expert comptable et du trésorier de l’UDAF assurent la sincérité et la transparence des opérations comptables réalisées par l’UDAF.
Les obligations des établissements sociaux et médico sociaux
La loi n° 2007-308 du 5 mars 2007 applicable au 01 janvier 2009 portant réforme de la protection juridique des majeurs a inscrit les activités tutélaires dans le champ de l’application de la loi n°2002-2 du 2 janvier 2002 portant réforme de l’action sociale. De ce fait, l’UDAF se voit appliquer de plein droit les règles prescrites par les établissements sociaux et médico-sociaux (arrêté du 12 novembre 2008 fixant un plan comptable spécifique).
Le décret n°2008-1500 du 30 décembre 2008 relatif à la réglementation financière et budgétaire des établissements sociaux et médico-sociaux impose l’utilisation de tableaux normalisés dans le cadre du dispositif de Dotation Globale de Financement (DGF).
Le cadre de travail
Les règles fixées par l’autorité publique
Les obligations liées à la comptabilité des personnes sous protection ou accompagnement
La loi du 5 mars 2007 si elle ne porte aucune indication spécifique sur les modalités de gestion des revenus et / ou du patrimoine des personnes ou d’une famille fixe de façon précise le champ d’application de chaque type de mesure.
Dans le cadre d’une MJAGBF, la gestion du délégué porte uniquement sur les prestations familiales perçues par le bénéficiaire. Cette gestion se fait à partir d’un compte spécifique ouvert par l’UDAF au nom du bénéficiaire auprès du Crédit Coopératif. Ce compte est indépendant des autres comptes de la personne et/
ou la famille.
Dans le cadre de la sauvegarde de justice, l’intervention du service est expressément indiquée dans la rédaction de l’ordonnance du Tribunal. D’une manière générale, le mandataire est souvent habilité à percevoir les revenus de la personne et assurer les dépenses quotidiennes.
Cette mesure est prononcée dans l’attente d’une mesure définitive de curatelle ou tutelle.
Dans le cadre de la curatelle simple, la personne protégée conserve la gestion de ses revenus et de son patrimoine. Le curateur apporte conseil et assiste la personne protégée dans les actes importants dits de disposition.
Dans le cadre de la curatelle renforcée, la gestion du délégué mandataire porte sur l’ensemble des revenus et du patrimoine. L’ouverture et la clôture d’un compte se fait avec l’accord de la personne protégée. Tout déplacement de fonds lié à l’épargne est réalisé avec l’accord écrit de la personne protégée contresigné par le cadre de service UDAF habilité.
Dans le cadre d’une mesure de tutelle, la gestion porte sur l’ensemble des revenus et du patrimoine. La personne protégée est associée au maximum de ses capacités aux décisions, néanmoins, la décision finale revient au délégué mandataire, après autorisation du Juge des tutelles pour les actes importants dits de disposition.
Dans le cadre d’une mesure de curatelle ad hoc ou de tutelle ad hoc, la gestion porte uniquement sur les attributs indiqués par le Juge des tutelles dans l’ordonnance de désignation.
Dans le cadre d’une MASP, qui est une mesure administrative et non pas de protection juridique, le délégué est amené avec l’accord de la personne à gérer les prestations sociales. Les dépenses assurées par le délégué doivent veiller en priorité à sécuriser le logement et les dépenses s’en référant.
Pour l’ensemble de ces mesures, la gestion des prestations ou des revenus est réalisée à partir de compte ouvert au nom de la personne auprès du Crédit Coopératif de Caen.
Le plan comptable appliqué est obligatoirement celui des établissements sociaux et médico-sociaux (ESMS).
Outre l’intervention obligatoire du commissaire aux comptes, l’UDAF fait valider sa comptabilité par un expert- comptable.
L’UDAF s’appuie également sur les règles internes que sont :
Les statuts de l’UDAF :
Article 20 – Comptabilité
Il est tenu une comptabilité faisant apparaître annuellement un compte de résultat, un bilan et une annexe.
Chaque service ou activité de l’UDAF, doit tenir une comptabilité distincte qui forme un chapitre spécial de la comptabilité d’ensemble de l’UDAF.
Article 21 – Ordonnance des dépenses Le Président ordonnance les dépenses
Le Président propose au Conseil d’Administration la liste nominative des personnes habilitées, d’une part à ordonnancer les dépenses, d’autre part à signer par délégation les ordres de paiement.
La décision du Conseil d’Administration doit être consignée dans le détail à son procès-verbal et chaque fois qu’il y a un changement du bureau ou lorsqu’il y a suppression ou délégation de signatures complémentaires.
Article 23 – Surveillance
… Les registres de l’UDAF et ses pièces de comptabilité sont présentés sans déplacement, sur toute réquisition de l’Union Nationale, à ses délégués.
Le rapport annuel d’activités, les comptes et le rapport financier sont adressés chaque année à l’UNAF ainsi qu’à la Direction Départementale de la Cohésion Sociale.
Les engagements du référentiel évaluation interne OK PILOT
Le référentiel OK PILOT s’appuyant sur les bonnes pratiques professionnelles et différents textes de loi souligne que :
- le fonctionnement de l’association doit reposer sur une gestion transparente (production d’un compte rendu financier et communication auprès des adhérents et financeurs)
- l’UDAF doit veiller au respect de la séparation des fonctions entre ordonnateur et payeur
- un recueil des procédures comptables, qui organise la séparation des fonctions entre ordonnateur et payeur, doit être établi et actualisé régulièrement
- pour prévenir les découverts, un suivi régulier de la trésorerie doit être effectué
- des états de rapprochement bancaire doivent être établis régulièrement et les écarts analysés et traités
- les risques encourus doivent être recensés, évalués et provisionnés - les comptes doivent être déclarés annuellement au Journal Officiel.
Les règles internes
Les engagements au niveau de l’UNAF
Pour prévenir les risques, l’UNAF impose la communication de données annuelles de l’UDAF. Les statistiques annuelles produites par l’UNAF à partir des documents financiers émis par les Unions, les procès verbaux de Conseils d’Administration et de Bureaux des Unions, constituent des sources d’informations au travers desquelles un certain nombre de risques peut être détecté.
De même, la production des rapports des commissaires aux comptes constitue une source pertinente de détection des anomalies.
Enfin, l’UNAF organise depuis 2010 des audits financiers dont le but est de couvrir l’ensemble des Unions sur un intervalle de cinq années. Les vérifications in situ permettent de saisir de façon plus précise le fonctionnement des Unions, d’examiner les comptes d’ensemble de l’Union, la comptabilité analytique, l’application des règles comptables et budgétaires, les postes sensibles de la gestion, le respect de la convention collective, l’activité des services, l’utilisation du fonds spécial, les procédures mises en place…
Les valeurs et principes du service
Le service comptabilité est garant de la transparence de la gestion institutionnelle et de la gestion des personnes protégées ou accompagnées. Ainsi, la responsable de la comptabilité et les agents comptables ont conscience que leur action s’inscrit dans la lignée des valeurs du Projet Institutionnel mais qu’ils n’ont pas de pouvoir décisionnaire quant aux choix budgétaires ou financiers opérés. Ils n’ont pas à contester le bien-fondé des opérations qui leurs sont demandés. Néanmoins, ils peuvent en bloquer l’exécution si le respect des procédures établies n’est pas rempli.
Une autre valeur est partagée par les personnels du service comptabilité, à savoir : la discrétion.
La discrétion est une valeur clé et sous-entend de ne pas diffuser d’informations à caractère professionnel auprès de ses collègues si cela ne relève pas d’une stricte nécessité professionnelle (secret partagé), ni en dehors de l’UDAF (amis, famille …).
Afin de préserver leur neutralité, les agents comptables ont obligation de faire remonter à la hiérarchie immédiate d’éventuels conflits d’intérêts dont ils auraient connaissance dans leur fonction de payeur.
Le service comptabilité est placé sous la responsabilité directe de la responsable du service comptabilité assurant l’organisation générale du service, ainsi que la répartition des tâches de la comptabilité institutionnelle.
Pour ce qui concerne la comptabilité tutelle, la responsable du service comptabilité délègue la responsabilité de la répartition du travail entre les agents de son service ainsi que l’appui technique à la responsable du service informatique.
L’ordonnancement des tâches et les priorités sont définis au quotidien au sein du service par la coordinatrice.
Parce qu’il est au cœur de l’action de l’UDAF et de ses services, le service comptabilité doit être de qualité.
Un travail en équipe et une polyvalence dans les tâches sont nécessaires de la part de ses agents. La continuité du service est une obligation. Les paiements aux usagers doivent être assurés tous les jours sans exception.
De ce point de vue, le service participe grandement à l’image de l’UDAF vis-à-vis de l’extérieur et des usagers. Les délais de paiement doivent être pour les fournisseurs le plus court possible et l’envoi d’argent aux usagers est une priorité absolue dont la réalisation ne peut souffrir d’aucun manquement.
Cette réactivité est également primordiale pour les équipes de travail qui doivent avoir une confiance absolue dans la comptabilité, permettant ainsi d’établir une des conditions essentielles pour l’intervention auprès de l’usager.
Le service intervient à partir du siège social de l’UDAF.
Le Site de CAEN
est situé 49 rue de Lion sur Mer
L’organisation du service
La localisation du service
En interne
- le Conseil d’Administration et plus particulièrement le trésorier par la production de documents comptables (budgets prévisionnels, rapport financier …) et de reporting
- le directeur par la production de documents comptables, de statistiques ou analyses comptables et dans la gestion comptable quotidienne de l’activité des services
- les délégués et intervenants sociaux en actionnant comptablement les décisions de gestion qu’ils prennent dans le cadre des dossiers qu’ils suivent par délégation de l’UDAF
- et enfin, l’ensemble des salariés de l’UDAF pour lesquels le service comptabilité gère la rémunération et les déclarations sociales afférentes.
En externe
- les usagers suivis dans le cadre de leur mesure de protection ou d’accompagnement, - les créanciers et fournisseurs des usagers,
- les créanciers et fournisseurs de l’UDAF,
- les administrations de tutelle et les organismes financeurs (Conseil Général, Préfecture, FSL, UNAF Municipalités…),
- les organismes bancaires.
L’organigramme
Les acteurs
L'UDAF dispose d’un système informatique performant grâce à une mise à jour régulière du matériel, des logiciels et des moyens de communication modernes (Internet, boites vocales, téléphonie par IP).
Les investissements effectués chaque année permettent une adaptation aux contraintes du moment. D’une manière volontaire et stratégique, le matériel informatique est en location ce qui permet son renouvellement effectif tous les trois ans et assure la continuité du service grâce à un matériel neuf et actualisé.
Les logiciels utilisés pour la COMPTABILITE INSTITUTIONNELLE sont des logiciels de la société BERGER LEVRAULT :
Compt’Or = logiciel comptable
Am’Ortis = logiciel des immobilisations
N’Ormalise = logiciel établissement des documents budgets et comptes administratifs Solari’Or = logiciel Paies
Les autorisations d’accès aux comptes bancaires et les niveaux de compétence sont approuvées par le Président et le directeur et déposées auprès de la banque institutionnelle du Crédit Mutuel.
Toutes les opérations financières réalisées par la responsable du service comptabilité sont validées par le directeur ou le trésorier.
Les activités du service COMPTABILITE TUTELLE reposent essentiellement sur l’utilisation de deux applications métier Full Web :
- ASTEL : logiciel de gestion administrative et financière pour le suivi des usagers, édité par l’organisme bancaire Crédit Coopératif.
- GEDEXX : logiciel de gestion électronique de documents pour le suivi des factures des usagers, créé par la société PRETEXX à la demande de l’UDAF.
Des applications internes sous Excel ont également été créées pour accomplir certaines tâches de travail comme les remises de chèques, la gestion du pôle particuliers/employeurs, la mise à jour des codes nature, la création de fichiers de virements.
Le suivi et/ou les mises à jour des logiciels et applications sont effectuées par la responsable du service informatique.
Les moyens techniques et logistiques
La comptable enregistre toutes les opérations courantes :
- achats (avec répartition sur les 6 différents services selon les clefs de répartition approuvées après vérification des justificatifs),
- constitution du fichier pour les règlements fournisseurs avec la génération du fichier des virements ou exceptionnellement et par défaut chèques,
- mouvements financiers (recettes et dépenses) puis rapprochements bancaires, - classement des pièces comptables,
- saisie les opérations diverses liées aux fournisseurs,
- suivi du remboursement des dossiers de formation qui lui sont transmis par l’assistante des ressources humaines,
- constitution du fichier des frais de déplacements des administrateurs transmis par la secrétaire de l’institution pour validation du trésorier directement dans la banque.
La responsable de la comptabilité : - saisit les opérations diverses, - enregistre les immobilisations,
- valide et transmet les fichiers de virement ETEBAC aux banques, - constitue les budgets, leurs suivis ainsi que les comptes administratifs, - clôture les exercices,
- effectue les payes dans leur intégralité (bulletins, charges, arrêts maladie …).
L’organisation fonctionnelle
Afin d’établir un suivi, un budget et un compte administratif pour chacun des services de l’UDAF, une comptabilité analytique sur la base de 6 sections budgétaires différenciées a été mise en place. Par ailleurs pour le SAIL et l’Institution, des sous-comptes ont également été créés afin d’avoir un suivi par financement (fonctionnement et convention d’objectifs) pour l’Institution et par convention pour le SAIL (Conseil Général, Préfecture …).
Les sections analytiques sont pratiquées sur tous les comptes ce qui permet de produire les bilans et les comptes de résultats pour chacune des sections et donc par financeurs. Le partage de certains emplois et ressources (factures communes, règlement global, etc…) oblige à la mise en place d’une comptabilité analytique sur les comptes de bilan.
Lors de l’enregistrement d’une écriture de charge ou de produit, l’affectation analytique peut être associée aisément au compte de gestion correspondant soit en ayant au préalable donné une répartition par défaut à ce compte soit en utilisant une grille donnant une clé de répartition déjà paramétrée. Il est donc nécessaire de débuter la saisie par les comptes de charges ou de produits et de la terminer par les comptes de bilan.
La comptabilité Institutionnelle
Les amortissements des immobilisations sont réalisés selon un tableau fixant la durée pour chacun d’eux et arrêté par le Conseil d’Administration conformément à la réglementation.
Les investissements, notamment immobiliers, sont décidés par le Conseil d’Administration sur proposition du Président.
Chaque immobilisation a une fiche qui est renseignée avec ses caractéristiques comptables et analytiques. Le plan d’amortissements est calculé par le logiciel dès la validation de la fiche afin de pouvoir produire les tableaux et les états.
Les frais occasionnés par la Direction sont validés par le trésorier dans la logique de séparation des pouvoirs ordonnateur-payeur.
Les budgets prévisionnels et les comptes annuels sont arrêtés par le Conseil d’Administration et portés à l’approbation de l’Assemblée Générale chaque année. Les comptes administratifs sont transmis à l’UNAF et à la Direction Départementale de la Cohésion Sociale le 30 Avril de chaque année au plus tard.
Les budgets associés aux Dotation Globale de Financement pour les services MJPM et MJAGBF sont réalisés au 30 Octobre de chaque année selon le cadre réglementaire du Décret n°2008-1500 du 30/12/200 8 relatif à la réglementation financière et budgétaire des établissements sociaux et médico-sociaux et de l’article R 314-106 du CASF faisant référence aux indicateurs de gestion et au cadre normalisé fixés par l’arrêté du 26/12/2007.
Un rapport budgétaire réalisé par le directeur est transmis lors de l’établissement des budgets et des comptes administratifs.
Un arrêté de tarification réalisé par la DRJSCS fixe chaque année, après une procédure contradictoire, la dotation dévolue aux services.
Les comptes fournisseurs
Cheminement du paiement des factures
Le règlement des factures est effectué une fois par mois par virement. Le chèque comme moyen de paiement est très peu utilisé. Néanmoins, en cas d’utilisation, il sera signé par le trésorier ou le directeur.
Les factures sont archivées tous les ans et détruites au plus tôt en N+10. Exception pour les factures d’investissements où l’original est classé dans le dossier des immobilisations conservé par la responsable de la comptabilité. Une copie est classée dans le dossier du fournisseur.
Traitement des factures
1- Commande
2- Réception – enregistrement
Réception des factures par le service courrier
Apposition de la date d’arrivée
Vérification de l’exactitude de la facture et Transmission à la responsable de la comptabilité de l’exécution des tâches demandées par pour les factures d’ordre général
l’ordonnateur (responsable ayant donné l’ordre d’achat)
Transmission à la comptable pour saisie dans journal d’achat du compte fournisseur
Le numéro de pièce est défini automatiquement sous la forme code journal/ mois/chrono
3- visa et paiement
L’ordre de virement constitué est transmis pour approbation au directeur
Retour chez la responsable de la comptabilité pour transmission du virement à la banque
Virement de banque est transmis au trésorier pour accord de paiement
4- lettrage et classement
Lettrage des factures pour un suivi des encours fournisseurs
Classement des factures dans le bureau de la comptable.
Classement par fournisseurs, ordre alphabétique et par année
Les comptes de trésorerie
Les personnes habilitées à se connecter sur le site de la banque sont : - le trésorier,
- l’adjoint trésorier, - le directeur,
- la responsable de la comptabilité, - la comptable.
Chacune des personnes habilitées possède une identification sécurisée personnelle qui lui confère des droits d’accès en proportion de ses responsabilités. Ainsi par exemple, la comptable n’aura la possibilité que de visualisation et de création d’un ordre de virement.
Comptabilisation :
Les produits sont comptabilisés au fur et à mesure de leur connaissance soit par un document (courrier des financeurs, convention de financement, subvention…), un chèque, soit apport en banque.
Un suivi à minima hebdomadaire est effectué par connexion sur le site du Crédit Mutuel par la responsable de la comptabilité.
Une fois par mois les relevés d’extrait de comptes banques sont importés du Crédit Mutuel vers le logiciel Compt’Or afin de lancer le rapprochement du compte. Edition d’un justificatif du solde et classement dans le classeur banque correspondant.
Mouvements entre services :
Des mouvements entre établissement sont possibles et font l’objet chaque année d’une situation au bilan. Ils sont inscrits au compte de liaison à moins d’un an et le solde de ce compte de l’UDAF doit être soldé.
Placements :
Pour un bon usage associatif, la trésorerie est placée dans des produits cessibles à tout moment et sans risque de dépréciation quelle que soit la date de cession. Cette exigence de placement sans risque de dépréciation est édictée par l’article R314-95 CASF. Les produits financiers doivent être comptabilisés sur l’exercice concerné. La contrepartie de ces comptes doit être imputée en charges de la section d’exploitation de l’établissement concerné à un compte aux provisions réglementés. Leur rapport fait l’objet d’une écriture en dépenses et produits dans les comptes administratifs de chaque service.
Chaque service (ou établissement) est doté de son propre compte bancaire « physique » qui retrace en principe l’ensemble des produits et charges de son activité. Pour plus de simplification les paiements communs se font sur le compte banque de l’établissement principal, ce qui entraîne une avance de ce service pour les autres établissements avec des remboursements réguliers.
La gestion de la paye
La convention collective du 15 mars 1966 est appliquée pour l’ensemble du personnel depuis le 01/01/2003.
Les salaires étant effectués par virements le 20 du mois en cours, les paies sont réalisées vers le 15 du mois avec les éléments variables du mois précédent (frais de déplacements, absences autres que congés payés) et les éléments du mois en cours (congés payés acquis en jours ouvrés, tickets restaurant, indemnités journalières subrogées et perçues par l’UDAF).
La saisie de ces éléments et la préparation de la paie sont effectuées par la responsable de la comptabilité manuellement, salarié par salarié suivant : les données indiquées dans le tableau Excel des absences tenu
par l’assistante aux ressources humaines, les feuilles de frais de déplacement établies par le salarié et validées par le directeur.
Chaque salarié a un matricule interne composé des 4 premières lettres de son nom et les 4 de son prénom pour un tri alphabétique. Les éléments de la fiche de renseignements concernant le salarié sont établis par rapport au contrat de travail signé par le Président et transmis par l’assistante aux ressources humaines ainsi que les avenants ou les changements du temps de travail. La grille indiciaire est également renseignée lors de la création de la fiche. Les salariés changent d’indice selon la grille conventionnelle au premier jour du mois concerné.
Toute modification concernant la rémunération est indiquée par écrit par le directeur pour ce qui concerne les changements de temps de travail ou autres éléments, l’information est transmise par l’assistante aux ressources humaines.
Toute modification concernant la rémunération du directeur est indiquée par écrit par le Président.
Une ventilation analytique est attribuée à chaque salarié en fonction de son poste et de son service.
Après versement du salaire, transmission du bulletin à l’ensemble des salariés et la clôture mensuelle, le journal de paie est créé, édité et vérifié. Celui-ci est ensuite intégré par le module Solari’or dans la comptabilité.
L’effectif de l’UDAF du Calvados étant supérieur à 50 salariés, les déclarations Urssaf, Assedic, taxe sur les salaires et mouvements du personnel sont établies mensuellement, transmises et réglées par le site Net- entreprise. Les bordereaux des cotisations correspondants aux caisses retraites et prévoyance sont établis trimestriellement sauf pour la prévoyance santé qui est une cotisation mensuelle fixe. Pour le Comité d’Entreprise un versement automatique et mensuel est mis en place en début d’année. Les montants de la cotisation annuelle et de la régularisation sont calculés en janvier de l’année suivante sur la base des rémunérations de l’année.
La déclaration annuelle des salaires, la participation à l’effort de construction, à la formation (pour celle-ci 2 acomptes ont été prélevés par l’organisme sur la base de l’année précédent au 15 mai et au 15 octobre) et la déclaration obligatoire des travailleurs handicapés sont transmises annuellement par support dématérialisé.
Les arrêts de travail (maladie, accident travail) sont traités et saisis dans net-entreprise par la responsable de la comptabilité. Si un arrêt pour maladie est de plus de 30 jours consécutifs (et non 91 jours comme le prévoit la convention collective) un dossier est constitué et adressé au service prévoyance pour la prise en charge du complément des indemnités journalières.
Le bilan social (obligatoire) est établi et transmis tous les ans au directeur qui le communique au Comité d’Entreprise.
Le tableau de calcul des appointements, détaillé poste par poste est transmis chaque année avec l’ensemble des comptes administratifs aux autorités de tutelle.
Les bulletins de salaires sont établis une fois par mois, via le logiciel BERGER-LEVRAULT.
Les abonnements à diverses éditions sociales et aux conseils d’un avocat permettent à l’UDAF du Calvados d’avoir un suivi de la législation.
Le service a en charge une base de données représentant 2 550 mesures en cours d’exercice, la gestion de 1 505 000 euros de prestations mensuelles et un patrimoine mobilier de 60 000 000 euros.
Il gère une base de données de 14 000 fournisseurs représentant 18 000 écritures comptables par mois dont 9 600 factures.
Elle concerne l’ensemble des écritures comptables et financières réalisées dans le cadre des mandats MJPM, MJAGBF et MASP gérés par le Service Protection et Accompagnement.
Chaque usager est doté à l’ouverture de la mesure d’un compte personnalisé dont il est seul titulaire et ouvert auprès de la banque Crédit Coopératif.
Une exception est faite pour la MJAGBF, mesure pour laquelle ce sont les prestations familiales qui sont sous tutelle de l’UDAF et non pas la famille elle-même. De sorte que le compte est ouvert au nom de l’UDAF pour le compte de la famille.
Il n’y a pas confusion entre la gestion des comptes individuels appartenant aux usagers et les comptes associatifs. Chaque opération, en dépenses et en ressources, est réalisée à partir de ce compte individuel avec l’appui du logiciel de gestion ASTEL.
En cas d’arrêt de la mesure, le lien ASTEL est rompu et le compte reste la propriété de l’usager qui a le choix de le conserver ou de clôturer. En MJAGBF le compte est clôturé par l’UDAF et le solde adressé à la famille.
Les paiements s’effectuent exclusivement par virement sur des RIB originaux de fournisseurs. L’envoi d’argent aux usagers est réalisé par le support de carte bancaire ou de virements. L’envoi de chèque est exceptionnel et la remise d’argent en espèce est totalement interdite pour des raisons de sécurité et de responsabilisation des personnes.
Les factures des usagers sont numérisées et traitées à partir du logiciel d’écriture GEDEXX, spécialement créé pour l’UDAF. Elles sont donc traitées à partir des originaux transmis quotidiennement par le service courrier au service comptabilité. Les originaux de facture sont archivés au sein du service comptabilité par journées d’arrivée et identifiables selon la date d’indexation.
Chaque facture est indexée par le service comptabilité, du nom de l’usager, du fournisseur concerné, de la référence de la facture, de la date de la facture, du montant et d’un code nature faisant référence à un plan comptable adapté au service tutelles. Les éléments indexés et les paiements concernant les factures sont ensuite validés par les délégués ; ce qui conforte la distinction entre les fonctions d’ordonnateur et de payeur.
L’agent comptable est habilité à modifier le code nature erroné d’un paiement. Il veille également au respect des procédures liées aux paiements. L’agent comptable en difficulté par rapport aux demandes émises par un délégué, à la procédure à appliquer ou à l’identification d’un élément d’indexation d’une facture, en fera part à son responsable direct, qui se chargera soit de le conseiller, soit de prendre le relais sur le cas exposé.
La comptabilité Tutelle
Les dépenses
Modalités de paiements disponibles à l’UDAF du Calvados
Le service comptabilité tutelle a la possibilité de mettre en œuvre différents moyens de paiements selon la situation rencontrée chez l’usager. Le procédé le plus rapide ou correspondant à l’exigence du fournisseur sera pris en compte, sachant que le virement bancaire sera toujours proposé au premier contact avec un fournisseur.
Virement bancaire : moyen de paiement ponctuel ou permanent et sécurisé par un RIB original, offrant rapidité d’exécution et un maximum de flexibilité dans la gestion d’un compte puisque le virement est à l’initiative du délégué en charge du compte usager à débiter. Cet outil est le moyen de paiement prioritaire.
Fréquence d’utilisation : 85.18% - Service gratuit.
Prélèvement bancaire : moyen de paiement permanent et automatique autorisant un organisme tiers à retirer de l'argent d’un compte usager. Le prélèvement est rapide et fiable. Un RIB du compte doit être fourni à l’organisme tiers. Cependant, le compte usager est tributaire du montant prélevé qui peut être variable.
Fréquence d’utilisation : 14.59% - Service gratuit.
Chèque : moyen de paiement ponctuel et scriptural utilisé pour faire transiter de l’argent d'un compte bancaire à un autre. Au sein de l’UDAF, les chèques sont émis de manière exceptionnelle par défaut de virement possible à partir du compte de passage Crédit Coopératif (qui par la suite est crédité à partir du compte usager).
Fréquence d’utilisation : 0.07% - Service gratuit.
TIP (Titre interbancaire de paiement) : moyen de paiement ponctuel, accompagnant une facture d’un organisme tiers. Le TIP engendre un règlement à distance sans avoir besoin d'émettre un chèque. Un RIB du compte usager doit être fourni à l’organisme tiers. Au sein de l’UDAF, le TIP est utilisé lors de l’impossibilité d’obtenir le RIB du fournisseur et du fait de son existence ; il est plus rapide de traiter un TIP que d’établir un chèque.
Le TIP est utilisé très exceptionnellement du fait de la numérisation des factures dans GEDEXX.
Fréquence d’utilisation : 0 % - Service gratuit
Lettre-chèque : moyen de paiement ponctuel ou permanent composé d’une lettre accompagnant un chèque détachable. Au sein de l’UDAF, la lettre-chèque est émise par la banque à partir du compte usager ne disposant pas de compte bancaire proche de son domicile, ou dans l’incapacité de se déplacer ou d’utiliser d'autres moyens de paiement. Le bénéficiaire ou son représentant doit se présenter au guichet de la poste (partenaire de l’UDAF) pour retirer l’argent. Des états détaillés peuvent être édités afin d’en contrôler le besoin réel d’utilisation.
Fréquence d’utilisation : 0.04% - Service payant : à partir de 5.46 par lettre-chèque
Mandat-cash : service de règlement en espèces partout en France. Au sein de l’UDAF, le mandat-cash est utilisé quand l’usager ne dispose pas de compte bancaire proche de son domicile, est dans l’incapacité de se déplacer ou d’utiliser d'autres moyens de paiement. Le bénéficiaire ou son représentant doit se présenter au guichet de la poste (partenaire de l’UDAF) pour retirer l’argent. Des états détaillés peuvent être édités afin d’en contrôler le besoin réel d’utilisation.
Fréquence d’utilisation : 0.04% - Service payant : à partir de 5.30 par mandat
CESU (Chèque emploi service universel) : Volet chèque, moyen de paiement ponctuel du salaire net d'un salarié lié aux prestations de Services à la Personne et volet social, déclaration de l’emploi de ce salarié auprès de l’Urssaf.
Fréquence d’utilisation : 0.08% - Service gratuit
Bon d’achat : bon émis par l’UDAF, sur papier entête, avec une date de validité, donnant la possibilité au majeur d’acheter ce qui est inscrit sur le bon chez un fournisseur nommément cité et bénéficiaire le plus souvent d’une convention. Le bon d’achat a valeur de bon de commande et engage donc l’UDAF au paiement à réception de la facture.
Le bon d’achat est joint à la facture par le fournisseur.
Les ordres de paiements
Au sein du service comptabilité tutelle, les dépenses liées aux usagers passent par deux canaux et donc deux procédures distinctes :
- les dépenses liées à l’absence de facture ou à la mise en place d’un échéancier - les dépenses liées à la présence d’une facture
o Les ordres de paiements liés à l’absence de facture ou à la mise en place d’un échéancier
Des ordres de paiements occasionnels ou permanents peuvent être mis en place par les délégués en charge des dossiers usagers. Plusieurs situations existent et correspondent aux trois imprimés de couleurs distinctes présentés ci-dessous. Les ordres notés sur ces imprimés seront traités directement avec le logiciel ASTEL.
o Les ordres de paiements liés à la présence d’une facture
La réception d’une facture concernant un usager implique son intégration dans le logiciel GEDEXX.
Une fois l’indexation réalisée, les ordres de paiements sont regroupés dans un fichier de virements déposé quotidiennement sur la plateforme Web Coopatrans. Les montants engagés sont débités du compte individuel de l’usager et visible le lendemain avec le logiciel ASTEL.
ASTEL Versement
Majeur/Famille
Virement
Versement Fournisseur Dépôt/Retrait
Epargne Majeur - A destination du compte à vue
personnel du majeur, hors Crédit Coopératif
- A destination du compte carte de retrait Crédit Coopératif
en faveur du fournisseur dans les cas suivants : - loyer mensualisé - Echéancier d’une dette
- Avance tiers
Lettre-chèque
- A destination du compte épargne personnel du majeur, Crédit Coopératif ou hors Crédit Coopératif
- A partir du compte épargne personnel Crédit Coopératif du majeur
Virement Virement
Validation du service comptabilité Niveau 1 : < 70€ par les agents comptables Niveau 2 : > 70€ par les responsables comptabilité Mise en place de l’ordre de paiement en fonction des critères suivants :
- statut actif du dossier majeur/famille : « compte à vue en cours de validité » - solde du compte à vue Crédit Coopératif créditeur
- RIB original lorsque le compte bancaire destinataire est inconnu des bases de données du service
- approbation de l’usager / délégué ou ordonnance du juge en fonction de la mesure de protection
- validation du responsable hiérarchique lors d’un montant > 700€ - consignes précises de la part du délégué
- facture du fournisseur dans le cas de la mise en place d’un échéancier - justificatif lors des paiements concernant les avances à un tiers (courrier, ..)
Scan des factures
Indexation des factures
Gestion des erreurs
Traitement de la facture par le délégué
Gestion des RIB Fournisseurs
Ajournement de la facture Ordre de
payer
GEDEXX
Gestion des litiges Fournisseurs Pole Particuliers/
Employeurs : Bulletins de salaire
TIP
Chèque Virement Prélèvement
Factures Fournisseurs
Mise à jour des bases de données ASTEL
dans GEDEXX
Service Courrier
Ne pas payer
Archivage
Contrôle du passage des virements dans Astel Création et envoi du
fichier de virements Validation selon
délégation
Les niveaux de validation
Bien qu’il existe deux procédures distinctes pour traiter un ordre de paiement basé ou non sur une facture, les niveaux de validation sont établis autour de trois critères :
- le solde du compte à vue de l’usager négatif / positif - le montant des paiements supérieur à 700€.
- la validation technique de la procédure (présence obligatoire de documents et/ou signature suivant le degré de la mesure de protection, moyen de paiement ordonné, …)
o Validation des ordres de paiements liés à l’absence de facture Pour rappel, la validation est réalisée dans le logiciel ASTEL et concerne :
- les versements à l’usager - les dépôts retrait-épargne - les loyers mensualisés
- la mise en place d’un échéancier
ASTEL logiciel banque
Montant
< 70E
Montant> 70E < 700E
Validation comptable
Validation comptable hiérarchiquement supérieur Solde
compte +
Solde compte -
Montant
< 70E
Montant
> 70E
Validation Cadre Protection et Accompagnement
Validation comptable
Validation comptable hiérarchiquement
supérieur Montant
> 700E
Validation Cadre Protection et Accompagnement
o Validation des ordres de paiements liés à la présence de facture
Pour rappel, la validation est réalisée dans le logiciel GEDEXX puisqu’elle concerne les paiements liés au traitement des factures numérisées.
Solde compte +
Solde compte -
GEDEXX
Montant <700E ou
Code Nature 61320 quelque soit le montant
Montant >700E excepté Code Nature
Virement TIP
Chèque Prélèvement
Validation comptable
Validation Délégué
Quelque soit le montant et code nature
Validation Délégué Validation
Délégué
Validation Délégué
Virement TIP
Chèque Prélèvement
Virement TIP
Chèque Prélèvement
Validation Cadre Protection et Accompagnement
Validation comptable Validation
Cadre Protection et Accompagne
ment
Validation comptable
Les autres activités liées aux dépenses
• Le pôle particulier/employeur
Le pôle particulier/employeur regroupe la gestion des contrats et des salaires liés aux familles d’accueil, aides à domicile, assistantes maternelles employées par les majeurs.
Chaque dossier particulier/employeur est défini suivant une structure identique : le contrat de travail, l’Urssaf et les salaires.
Les points abordés sont :
- recueil des informations administratives adéquates auprès du délégué concernant le nouveau salarié et constitution du dossier individuel « papier » employeur
- démarches administratives : déclaration nominative préalable à l’embauche, demande de carnets de chèques CESU, certificats de travail, attestation ASSEDIC, reçu de solde de tout compte...
- rôle de conseil auprès des délégués : simulation des coûts (salaires, charges, indemnités de fin de contrat), détails des contrats, informations relevant de la convention collective « Particulier Employeur »
- suivi et contrôle de la conformité des contrats d’embauche et d’hébergement, rupture de contrat - recueil des horaires mensuels effectués par les salariés (aides ménagères)
- traitement et production des bulletins de salaire
- établissement des chèques CESU, validation par le responsable hiérarchique
- déclaration mensuelle/trimestrielle URSSAF des salariés via le web, envoi postal du volet social CESU
- veille administrative concernant les évolutions de la législation, de la convention collective, des taux de cotisations sociales (abonnement à la lettre FEPEM)
- informer les applications Excel concernant le suivi individuel des dossiers
- mettre à jour le dossier individuel « papier » en recueillant copies de tout courrier envoyé par le délégué aux salariés, copies de chaque bulletin de salaire.
• Les autorisations de prélèvements
Suite à la réception d’une facture, le délégué peut choisir le prélèvement direct sur le compte à vue de l’usager comme moyen de paiement. Pour cela, il fait parvenir les pièces comptables au service comptabilité afin de recueillir la signature de l’autorisation de prélèvement.
La signature de l’autorisation
• Identification des prélèvements
Une fois la procédure de prélèvements autorisée, les opérations sont débitées du compte usager et doivent être identifiées. Les codes nature de ces opérations sont affectés selon deux méthodes : manuelle ou automatique suivant la fréquence des opérations. Des contrôles sont effectués régulièrement.
- Méthode automatique : la responsable adjointe se charge du suivi de l’automatisation des codes nature liés aux opérations de prélèvements dans ASTEL.
- Méthode manuelle : une base de données concernant les affectations de codes nature pour les prélèvements est à disposition du service comptabilité tutelle. Elle est agrémentée au vu des nouveaux libellés d’opérations, et permet une attribution de codes nature efficace et exacte.
• Gestion des litiges avec les fournisseurs
En cas d’erreur d’aiguillage concernant le destinataire d’un paiement, la coordinatrice du service comptabilité prend en charge la gestion des remboursements, réclamations et indus. Toute information relative à une erreur, connue de l’agent comptable, lui est transmise.
• Le contrôle du compte de passage
Le service comptabilité tutelle réalise un rapprochement bancaire mensuellement au niveau du compte de passage UDAF, Crédit Coopératif. La situation au 31/12 est fournie et contrôlée annuellement par le commissaire aux comptes et l’expert-comptable.
Autorisations de prélèvements + RIB
RIB Crédit Coopératif
RIB Hors Crédit Coopératif
Validation du directeur Validation comptable
hiérarchiquement supérieur ou directeur
Les ressources
Modalités de réception des ressources sur le compte à vue de l’usager
Virement bancaire : moyen de paiement ponctuel ou permanent. Mode de paiement et de remboursement prioritaire sur le compte usager à créditer.
Fréquence d’utilisation : 98%
Chèque : moyen de paiement ponctuel et scriptural utilisé pour faire transiter de l’argent d'un compte bancaire à un autre. L’ensemble des chèques reçus à l’UDAF du Calvados pour le compte des usagers est remis sur le compte de passage. Les comptes individuels sont ensuite crédités du montant de chaque chèque par le comptable.
Fréquence d’utilisation : 2%
Identification et remise des chèques
Après remise des chèques adressés aux usagers sur le compte de passage, les montants sont ventilés sur les comptes à vue individuels. A cette occasion, la nature du chèque est identifiée. Dans le cas contraire, l’agent comptable doit se rapprocher de son supérieur, du service financement ou du délégué, le cas échéant, pour connaître la nature du chèque.
Identification des virements
Les virements sont crédités sur le compte usager. Les codes nature de ces opérations sont affectés principalement par le service financement, excepté les ressources CAF qui sont codifiées par le service comptabilité du fait de la transmission informatique et automatisée des données.
Affectation des codes nature des virements
CAF Hors CAF
Service Financement Service
Comptabilité Tutelle
TELEPOST
ASTEL
Affectation des codes nature des virements
Manuelle
Fichiers de contrôle - Vérif. manuel - MSA
Fichiers de contrôle - Vérif. Auto - CPAM
Automatique
L’affectation des codes nature liés aux opérations de virements est automatisée dans ASTEL en fonction des libellés de virements. Cependant, un libellé de virement peut correspondre à des opérations de natures différentes et donc à des codes nature différents.
A ce titre, des outils internes (applications Excel) sont utilisés pour effectuer un suivi détaillé des relations entre les libellés de virements, les codes nature et les usagers concernés. Ces fichiers sont donc composés d’exceptions vis-à-vis de la procédure d’automatisation.
Ils recensent également toutes les informations relatives aux virements requérant un éclatement (virement global incluant plusieurs prestations de natures différentes ; ex : Retraite + ASPA). Chaque mois, environ 1 150 affectations de codes nature et/ou éclatements sont réalisées manuellement.
Les libellés de virements n’ayant pas été automatisés dans ASTEL, pour des raisons de fréquence occasionnelle d’utilisation, sont codifiés par défaut en « opérations non affectées ». Ils sont ensuite repris manuellement dans ASTEL à partir d’une base de données, agrémentée en fonction de la présence de nouveaux libellés de virements.
Si toutefois, le libellé de virement ne peut être codifié, il est demandé au délégué la nature du virement.
L’identification des ressources et des placements ainsi que leur mise à jour dans ASTEL sont centralisées auprès d’un pôle « Financement des mesures » afin de répondre au mieux aux obligations légales concernant la participation financière des majeurs protégés à leur mesure, ainsi que la remise annuelle du Compte Rendu de Gestion de l’usager au Tribunal qui a prononcé la mesure.
Le service financement travaille en étroite collaboration avec les services courrier, comptabilité tutelle et comptabilité institutionnelle. Il recueille des informations stratégiques relatives aux ressources et patrimoines des majeurs protégés afin de calculer la participation des majeurs aux frais de gestion de leur mesure. A ce titre, il contrôle la nature des revenus, effectue la mise en place et le suivi mensuel des versements. Chaque mois, le service comptabilité institutionnelle se rapproche du service financement pour contrôler et valider le montant global des versements.
Le Patrimoine
L’ensemble du patrimoine mobilier et immobilier des majeurs protégés est enregistré dans la partie
« compte » d’ASTEL par le service financement. Concernant la partie mobilière, le service financement est en relation avec des partenaires bancaires. Des conventions ont été signées pour faciliter et fiabiliser les échanges de données.
La mise à jour quotidienne des informations concernant le solde et les opérations bancaires se fait par le biais de la télétransmission avec la Caisse d’Epargne Normandie, le Crédit Agricole Normandie, le Crédit Mutuel Normandie, le CIC Nord-Ouest, La Banque Postale (centre financier de Rouen), BNP Paribas, le LCL et la Société Générale.
La participation financière des Majeurs
Pour les organismes bancaires non cités précédemment, le service comptabilité enregistre manuellement les soldes des comptes à partir des relevés papier mensuels.
L’activité en termes d’ajout ou de suppression de compte bancaire est menée exclusivement par le service financement.
Le financement des mesures de protection
La loi n°2007-308 du 5 mars 2007 portant sur la réf orme de la protection juridique des majeurs a prévu que le coût des mesures de sauvegarde de justice, de curatelle, de tutelle ou d’accompagnement judiciaire soit à la charge totale ou partielle de la personne protégée en fonction de ses ressources.
Barème :
- 0 % pour la tranche de revenus inférieur ou égal au montant annuel de l'AAH en vigueur au 1 er janvier de l’année n-2.
- 7 % pour la tranche des revenus annuels soumis à prélèvement supérieure au montant annuel de l’AAH et inférieure ou égale au montant brut annuel du salaire minimum interprofessionnel de croissance (SMIC) en vigueur au 1er janvier de l’année n-2.
- 15 % pour la tranche des revenus annuels soumis à prélèvement supérieure strictement au montant brut annuel du SMIC en vigueur au 1er janvier de l’année n-2 et inférieure ou égale au même montant majoré de 150 %
- 2 % pour la tranche des revenus annuels soumis à prélèvement supérieure strictement au montant brut annuel du SMIC en vigueur au 1er janvier de l'avant-dernière année civile majoré de 150 % et inférieure ou égale à 6 fois le montant brut annuel du SMIC en vigueur au 1er janvier de l’année n-2.
Ressources soumises à prélèvements :
- Ensemble des revenus annuels à l’exclusion des prestations familiales, allocation logement, rente accident du travail, pension guerre ou combattant, rente viagère, Majoration Tierce Personne, Allocation Compensatrice Tierce Personne, Prestation de Compensation du Handicap, APA.
- Intérêts des livrets d’épargne (Livret A, Livret jeune, LDD, LEP, CSL…)
- 3 % de la valeur des capitaux des contrats d’assurances-vie (hors contrat souscrit dans le cadre de l’épargne handicap ou rente survie), des capitaux placés sur des dispositifs d’intéressement, de participation, d’épargne salariale, bons et contrat de capitalisation
- Biens non productifs de revenus (non exploités) :
50% de la valeur locative des immeubles bâtis / 30% de la valeur locative des terrains non bâtis (Information se trouvant sur la taxe foncière)
Afin de fiabiliser les données prises en comptes, le service financement recense et codifie les ressources, calcule le montant des participations mensuelles et met en place les prélèvements.
Pour les curatelles simples : Dossiers présents avant n-2
En janvier, mise en place des prélèvements à partir des ressources perçues sur le compte Crédit Coopératif
Dossiers arrivés en n-1 ou n
Déclaration des ressources et du patrimoine par les délégués
Calcul manuel du montant des participations et mise en place des
prélèvements
En cas de hausse ou de baisse des revenus, ajustement de la participation si l’écart de participation mensuelle entre n-2 et n et supérieur à 5 fois le SMIC horaire brut au 1er janvier de l’année n
Arrêt des prélèvements en cas de décharge, mainlevée ou décès
Envoi des attestations fiscales Tri du courrier
Enregistrement dans Astel et fichiers de contrôle des ressources et du patrimoine
Envoi d’un courrier au majeur protégé pour déclaration des revenus
Calcul du montant de la participation en fonction des éléments déclarés
Envoi d’un courrier informant du montant de la participation annuelle
Règlement par chèque Règlement par virement
Envoi des attestations fiscales
Le service comptabilité sous l'autorité de la responsable de la comptabilité est composé de 7 comptables représentant 6 ETP.
Le directeur
Il assure, suivant la délégation unique de pouvoir validée par le Conseil d’Administration, la responsabilité de la direction générale de l’association :
la politique générale de l’Institution et la conduite du projet institutionnel et des projets de services, le suivi et l’évolution de l’activité, la gestion des ressources humaines et l’organisation du travail, la gestion financière et budgétaire de l’Institution et des servicesIl coordonne l’activité du service, aidé dans sa tâche par l’équipe d’encadrement et délègue aux responsables les attributions résultant de leur fonction.
La responsable de la comptabilité
Elle agit par délégation du directeur et sous son autorité.
Elle assure :
la gestion comptable et financière des services, l’animation des équipes de travail et notamment de l’encadrement du service, l’organisation des unités de travail et l’évaluation des modes d’intervention.Elle est garant de la conformité comptable des opérations effectuées.
La responsable adjointe de la comptabilité
Elle agit par délégation et sous l’autorité de la responsable de la comptabilité.
Par sa fonction liée à l’informatique, elle reste l’interface nécessaire avec le service comptabilité tutelle auprès duquel elle exerce une responsabilité hiérarchique.
Elle assure :
la mise en place des procédures, la mise en place « d’outils passerelles » entre les bases informatiques et les bases comptabilité, du fait de sa polyvalence en qualité de responsable informatique.Les professionnels et les compétences mobilisées
Des fonctions d’encadrement
La comptabilité Institutionnelle
Sous l’autorité hiérarchique de la responsable comptabilité, l’agent comptable enregistre les factures du service. Elle en assure le suivi comptable et respecte les procédures internes.
Par souci de sécurité, l’UDAF différencie les fonctions de donneur d’ordre et de payeur. Les dépenses sont réalisées exclusivement par virement sur des RIB originaux de fournisseurs et elles sont validées en amont par le directeur et en aval par le trésorier de l’UDAF.
La comptable est de formation initiale en comptabilité et le recrutement privilégie : - la capacité à l’utilisation des outils informatiques,
- la connaissance du plan comptable relatif aux établissements sociaux et médico-sociaux, - la rigueur comptable,
- la capacité d’organisation.
La coordinatrice comptabilité tutelle
Elle est placée sous l’autorité de la responsable adjointe de la comptabilité.
Elle assure :
la répartition des tâches entre les opérateurs, l’affectation des priorités qu’elle détermine, le traitement des cas litigieux, le suivi comptable des ordres adressés par les délégués mandataires, et veille au respect des procédures par le service.Elle est polyvalente et est amenée à réaliser toutes les tâches du service comptable.
La comptabilité Tutelle
Sous l’autorité hiérarchique de la responsable adjointe et de la coordinatrice comptabilité tutelle pour le quotidien, l’opérateur comptable enregistre les opérations de recettes et de dépenses des dossiers suivis. Il assure le suivi comptable des ordres adressés par les délégués mandataires et respecte les procédures internes.
Les opérateurs comptables sont de formation initiale en comptabilité et le recrutement privilégie : - la capacité à l’utilisation des outils informatiques,
- la capacité à appliquer les procédures, - la rigueur comptable,
- la capacité d’organisation.
Des fonctions administratives
La gestion informatique
Placée sous l’autorité du directeur, la responsable informatique a pour mission de sécuriser le fonctionnement informatique quotidien.
Elle a en charge :
la gestion d’un parc informatique de 110 PC, 4 serveurs, 3 standards, 30 imprimantes et 5 photocopieurs, la coordination, la mise en place et la maintenance des logiciels, l’interface avec le service de comptabilité institutionnelle et tutelle.Le service est doté d’un outil informatique performant, réactif et adapté à l’évolution de l’activité et de son organisation. Le service est en perpétuelle évolution et s'efforce d'être en veille technologique pour s'adapter aux besoins et demandes des services.
Le service financement
Placée sous l’autorité du responsable du Service Protection et Accompagnement, la secrétaire a en charge :
le suivi et le contrôle de la nature des ressources et du patrimoine des usagers, le financement des mesures de protection.La gestion des ressources humaines
Placée sous l’autorité du directeur, l’attachée aux ressources humaines est responsable des dispositifs et procédures liés à la gestion du personnel.
Le personnel d’accueil et du standard
Sous l’autorité du responsable du service Protection et Accompagnement et de l’attachée aux ressources humaines, il gère l’accueil des usagers venant dans le service ainsi que le standard téléphonique.
Il transmet au service comptabilité les appels des fournisseurs.
Le service courrier
Sous l’autorité de l’attachée aux ressources humaines, il a en charge le traitement de l’ensemble du courrier départ et arrivée, son identification et sa distribution sur l’ensemble des sites et les différents services.
Cela nécessite une parfaite connaissance du service et une organisation structurelle importante pour faciliter la réactivité dans les actes postérieurs à poser.
La date de réception des documents est apposée pour ce qui concerne le service de comptabilité institutionnelle et les documents venant des tribunaux.
Il effectue quotidiennement le tri des factures relevant de la comptabilité tutelle et les adresse au service dès réalisation. En cas de retard de plus de 2 jours dans le tri, la date de réception est apposée sur les factures.
Des fonctions transversales
La communication interne est le lien nécessaire entre tous les services et toutes les fonctions dans le but d’améliorer l'efficacité et la lisibilité du service.
Elle est organisée à travers des comités regroupant des fonctions transversales et des réunions de travail organisées par fonctions.
Elle est également informelle (messagerie électronique, téléphone, note …) dans le cadre d’échanges imprévus concernant la pratique professionnelle des salariés. Dans ce cadre, la communication nécessite le maximum de disponibilité ; une priorité absolue est accordée à la demande urgente ou repérée comme telle.
Sur le plan formel, la communication interne est organisée dans les instances suivantes :
Le comité de direction
Il est composé des responsables à compétence générale de service et est placé sous la responsabilité du directeur.
Il a pour fonction de mettre en place les décisions prises par le Conseil d’Administration, d’élaborer les stratégies de l’entreprise, d’assurer la fonction d’animation et la transversalité des différents services et d’évaluer les besoins par service en vue de la préparation budgétaire.
Il se réunit tous les trois mois sur une demi-journée.
Le comité d’encadrement
Sous l’autorité du responsable du Service Protection et Accompagnement, il est composé des responsables d’antenne associés à la protection juridique des majeurs ainsi que du responsable du Service Accompagnement Enfance et Famille.
Il traite des questions liées aux services sociaux et selon l’ordre du jour invite la responsable adjointe de la comptabilité à ses travaux.
Il se réunit une fois par mois.
La réunion de service
Sous l’autorité du responsable du service, elle concerne l’ensemble des agents tout en assurant la continuité du service.
Elle a pour fonction d’être :
une instance de transmission des informations, une instance de réflexions professionnelles sur tous les sujets liés au service.Elle est programmée une fois par semestre et conduite par la responsable adjointe de la comptabilité, la coordinatrice de la comptabilité se chargeant d’effectuer des points avec le service au quotidien.
La communication interne
Pour le service comptabilité, le plan d’actions se traduit par la mise en place des objectifs suivants :
