QUADRIGE 3. Projet «Quadrige 3» Evolution du Système d Information Quadrige gestion des données de Surveillance Littorale

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QUA DRI G E 3

Quadrige - Référentiel National de gestion des données de la surveillance littorale Auteurs Emilie Gauthier (IFREMER/ODE/VIGIES)

Stéphane Bocandé (IFREMER/IDM/ISI)

Référence ODE/VIGIES/16-10 Version 1.4

Date Juin 2016

Projet « Quadrige 3 »

Evolution du Système d’Information

Quadrige – gestion des données de

Surveillance Littorale

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2 Historique du document

Résumé :

Le Plan Qualité est le document décrivant les dispositions prises pour obtenir la qualité du produit ou du service considéré (AFNOR X 50 – 109 de décembre 1991).

Il a pour mission :

 de servir de document de référence pour les intervenants du projet quant à son déroulement et son organisation : responsable de projet, chef de projet, responsable qualité, responsables d’études et développeurs, assistance à maîtrise d'ouvrage, consultants.

 d’indiquer l’ensemble des dispositions prises en vue d’assurer la qualité des logiciels à développer.

Il ne préjuge pas de la rédaction d’un document technique plus précis par la maîtrise d'œuvre, un Plan Qualité Logiciel, concernant la réalisation informatique.

Mots-clés :

Observation et surveillance littorale, base de données interopérable, système d’Information, DCE, DCSMM, quadrige, Plan Qualité

Keywords :

Costal monitoring, database, interoperability, information system, Water Framework Directive, quadrige, Quality Plan

Commentaires :

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3 Historique du document

1. Historique du document

Version Date Rédacteur Sections modifiées Commentaires

V1.0 11/04/2016 E. Gauthier Version originale - Création

V1.1 25/05/2016 E. Gauthier Ensemble du document Révision du contenu suite aux avis du Comité Directeur

V1.2 09/06/2016 E. Gauthier Ensemble du document Révision du planning, rédaction des chapitres 9 et 10, révision de la liste des intervenants.

v1.3 13/06/2016 E. Gauthier, A. Huguet, S. Bocande, G. Durand

Ensemble du document Révision du contenu suite aux avis du Comité Directeur et aux différentes relectures

v1.4 30/06/2016 E. Gauthier Organisation en phase d’exploitation,

conditions d’organisation des réunions Version finale validée en comité de projet

Nom Dates Visas

Rédaction

Emilie Gauthier Stéphane Bocandé Gaétane Durand

11/04/2016 13/06/2016

Vérification Ifremer

Dominique Soudant Antoine Huguet

30/06/2016

Autorisation

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4 Sommaire

2. Sommaire

1. Historique du document ... 3

2. Sommaire ... 4

3. Contexte et objectifs du projet ... 5

3.1. Historique du Système d’Information National Quadrige ... 5

3.2. Les objectifs du projet Quadrige3 ... 5

3.3. Le projet « Système d’Information pour la Valorisation et la Surveillance » ... 6

4. Plan qualité ... 7

4.1. Buts ... 7

4.2. Domaine d’application ... 7

5. Documents applicables et de référence ... 7

5.1. Documents applicables ... 7

5.2. Documents de référence ... 8

6. Terminologie... 8

6.1. Terminologie relative à la qualité et la documentation ... 8

6.2. Terminologie relative aux intervenants ... 8

7. Organisation du projet ... 8

7.1. Organigramme du projet ... 8

7.1.1. La phase de développement ... 8

7.1.2. La phase d’exploitation ... 13

7.1.3. Intervenants ... 16

7.2. Etapes ... 19

8. Documentation ... 21

8.1. Plan de production ... 21

8.2. Nomenclature ... 22

8.3. Règles de production ... 23

9. Plan de gestion du projet ... 24

9.1. Organisation des réunions ... 24

9.1.1. Condition d’organisation des réunions ... 24

9.1.2. Réunions de suivi de projet ... 24

9.1.3. Revues de projet ... 25

9.2. Planning prévisionnel initial ... 25

9.3. Plan de charge ... 26

9.4. Gestion des actions ... 26

9.5. Gestion des risques ... 27

10.Plan de gestion de la configuration ... 29

10.1.Organisation ... 29

10.2.Eléments gérés ... 29

10.3.Identification des éléments ... 29

10.3.1.Nomenclature ... 29

10.3.2.Version et révision ... 29

10.4.Espaces de travail ... 30

10.5.Suivi de la configuration ... 30

11.Composition des différents comités ... 30

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5 Contexte et objectifs du projet

3. Contexte et objectifs du projet

3.1. Historique du Système d’Information National Quadrige

Dans les années 80, des réseaux de surveillance littorale (REPHY, RNO et REMI) sont mis en œuvre par l’Ifremer en appui aux politiques publiques. Parmi les principaux objectifs, on trouve : contribuer à l’amélioration des connaissances scientifiques, et rapporter les résultats des observations à une communauté la plus large possible. La bancarisation structurée et pérenne des données apparaît comme incontournable. C’est pourquoi, fort de son expérience en gestion de bases de données, l’Ifremer a mis en place le Système d’Information Quadrige.

Spécifié par une équipe pluridisciplinaire pilotée par des experts thématiques et informatiques, Quadrige1 est opérationnel en 1996, puis fait l’objet de constantes évolutions. Dans les années 2000, de nouveaux besoins émergent :

 nouvelles dispositions réglementaires (DCE) : intégration de nouvelles typologies de données

 nouvelles techniques d’acquisition de données (gestion de données cartographiques, photos, etc.)

 échanges de données de plus en plus fréquents à toutes les échelles (interopérabilité).

Un nouvel exercice de spécification commence et « Quadrige² » voit le jour en 2008. Depuis 2010, Quadrige est inscrit comme système d’information de référence pour la gestion des données de surveillance littorale effectuée dans le cadre de la DCE. Il fait partie du Schéma National des Données sur l’Eau (SNDE - Arrêté du 26 juillet 2010 approuvant le schéma national des données sur l'eau). A ce titre, Quadrige est un « Système d’Information Métier », contribuant aux « Systèmes d’Information Fédérateurs » que sont le SIEau et le SINP. Il participe aux travaux du SANDRE.

Quadrige est tenu d’héberger toutes les données de surveillance DCE des eaux littorales (i.e. eaux côtières et eaux de transition). Mais depuis sa création, l’IFREMER investit continuellement pour dépasser le cadre réglementaire de la surveillance environnementale et sanitaire dont il a la mission, et permettre à Quadrige d’être utilisé pour gérer d’autres données, principalement de surveillance et d’observation (e.g.

surveillance de la croissance et de la mortalité des ressources aquacoles, Réseau de suivi des POrts Maritimes, suivi des Aires Marines Protégées), toujours dans un esprit de sauvegarde et pérennisation des données scientifiques sur le milieu marin et d’accessibilité à ces données (interopérabilité, diffusion, valorisation).

C’est sur la base de ces réussites qu’en 2015, Quadrige sert de support au développement de nouvelles interfaces thématiques de gestion de données : l’application nommée BD Récif. Partageant le même modèle de données que la base Quadrige, cette application offre des interfaces utilisateurs spécifiques au suivi des récifs coralliens, selon des technologies innovantes. BD Récif offre un compromis intéressant entre, d’une part la gestion locale des données, la diversité thématique et utilisateurs, et d’autre part les besoins de centralisation, d’échange et de diffusion vers les autres systèmes nationaux (SINP et SIE notamment) et le grand public. BD Récif préfigure les possibilités d’évolution de Quadrige3, tant en terme de technologies employées que de convivialité et d’ergonomie des interfaces.

3.2. Les objectifs du projet Quadrige3

Aujourd’hui, Quadrige² a démontré son efficacité tant auprès des presque 300 utilisateurs, que de la puissance publique : les résultats des suivis financés sont sauvegardés, valorisés, et permettent de répondre aux objectifs réglementaires via les outils de rapportage. Le maintien du Système est donc un impératif tant pour l’Ifremer que pour ses partenaires publics.

Pour cela, le système doit vivre en évoluant. Or les Comités Utilisateurs Quadrige (CUQs) qui se réunissent une fois par an remontent des problèmes et besoins récurrents et dont l’urgence augmente dans un

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6 Contexte et objectifs du projet

 les interfaces de saisie Q² génériques doivent s’adapter à la thématique pour rendre la saisie des données plus rapide et plus simple

 le cycle de vie des données (contrôle, validation, qualification) doit être revu (contenu et outils pour chaque étape)

 les outils d’extraction doivent être simplifiés et adaptés à la thématique

 les outils cartographiques doivent être simplifiés et débugués.

De plus, de nouvelles dispositions réglementaires arrivent (DCSMM), les protocoles d’acquisition de données évoluent (nouvelles technologies générant de nouveaux types de données, problématiques type

« Big Data », etc.), et les outils informatiques du début des années 2000 deviennent obsolètes.

Compte tenu de l’ampleur des évolutions attendues (impossibles ou trop coûteuses avec Quadrige²), et profitant de l’opportunité du socle technologique BD Récif, le projet Quadrige3 a pour objectifs de :

 revoir les outils de gestion des données pour les rendre toujours plus proche de la thématique et faciliter leur utilisation

 mutualiser les outils technologiques pour faciliter la maintenance et en optimiser les coûts

 moderniser un système d’information qui, au terme de 10 ans d’exploitation, doit évoluer pour continuer à remplir ses fonctions.

Le projet Quadrige 3 s’inscrit dans les engagements pris par l’IFREMER dans le cadre de sa convention Onema 2016-2018 (fiche action «14-Quadrige-Surval – V0.3 »). Les objectifs cités dans cette fiche sont :

 Rédiger un cahier des charges et développer de nouvelles interfaces de saisie, basées sur les technologies de la BD Récif.

 Maintenir le socle applicatif antérieur (Quadrige², BD Récif, Surval)

 Former et assister les utilisateurs de Quadrige (toutes versions)

 Poursuivre les intégrations de données relatives à la DCE

 Maintenir le référentiel des données littorales en lien avec le SANDRE, et maintenir le site quadrige.eaufrance.

Quadrige3 s’articule donc avec l’existant Quadrige², en basculant progressivement les technologies anciennes vers un nouveau socle technique partagé avec BD Récif (et d’autres outils au sein de l’Institut).

3.3. Le projet « Système d’Information pour la Valorisation et la Surveillance »

Au sein de l’Ifremer, les actions menées se déclinent en projets, eux-mêmes découpés en actions.

L’évolution de Quadrige et notamment le développement de nouvelles interfaces utilisateurs est une des actions d’un projet nommé « Système d’Information pour la Valorisation et la Surveillance » (SIVS).

Le projet SIVS inclut :

 la gestion des données : administration de la base de données Quadrige, administration des référentiels, assistance aux utilisateurs, gestion des outils liés à la base de données, maintien en conditions opérationnelles du système,

 la diffusion des données : outil d’accès cartographique aux données (Surval), site web de diffusion des données et informations sur la surveillance littorale (EnvLit : http://envlit.ifremer.fr/)

 le traitement et la valorisation des données : expertise en traitement statistique des données, développement d’outils de traitement et de valorisation (indicateurs, bulletins régionaux de la surveillance, etc.).

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7 Plan qualité

Le projet nommé « Quadrige3 » est le nom de l’action SIVS qui correspond à la maintenance et à l’évolution des outils de gestion de données. Ce nom « Quadrige3 » désigne l’ensemble des développements réalisés (contrairement à « Quadrige2 » qui désigne des objets physiques, à savoir la base de données Oracle et l’application de saisie/extraction/gestion nommée « Q² »).

Le projet Quadrige3 pourra ainsi correspondre au développement de différents outils. Le nombre d’applications, leur architecture technique, leur périmètre fonctionnel et thématique seront définis au cours du projet.

Les différentes instances mobilisées dans le cadre du projet Quadrige3 sont souvent communes avec celles des autres actions du projet « SIVS ». Cette mutualisation a notamment pour objectif la sollicitation unique de membres communs à toutes ces actions qui mobilisent souvent les mêmes acteurs, que ce soit pour leur financement, leur maîtrise d’ouvrage ou leur maîtrise d’œuvre.

4. Plan qualité 4.1. Buts

Le Plan Qualité est le document décrivant les dispositions prises pour obtenir la qualité du produit ou du service considéré (AFNOR X 50 - 109).

Il a pour mission :

 de servir de document de référence pour les intervenants du projet quant à son déroulement et son organisation : responsable de projet, chef de projet informaticien, responsable qualité, responsables d’études et développeurs, consultants...

 d’indiquer l’ensemble des dispositions prises en vue d’assurer la qualité du projet « Quadrige3 », dit

« Q3 ».

Il ne préjuge pas de la rédaction d’un document technique plus précis par la maîtrise d'œuvre, un Plan Qualité Logiciel, concernant la réalisation informatique.

4.2. Domaine d’application

Ce Plan Qualité concerne la modernisation et révision des outils du Système d’Information Quadrige sous forme de nouvelles applications dédiées aux différents utilisateurs du système.

Le plan qualité décrit :

 les relations entre les différentes instances et comités du projet (comités de pilotage, de projet, équipes techniques…),

 l’organisation des équipes responsables du projet,

 les outils utilisés pour la gestion et la communication au sein du projet.

5. Documents applicables et de référence 5.1. Documents applicables

Les documents applicables sont des documents dont l’application est vérifiable et imposée pour le processus de réalisation ou pour les fournitures associées au logiciel.

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8 Terminologie

5.2. Documents de référence

Il s’agit de documents permettant d’effectuer le développement mais dont la vérification d’application de fond ou de forme n’est pas possible d’une manière stricte ou n’est pas prévue en tant que telle.

Les références indiquées sont celles valides au début du projet. Le chapitre relatif à la gestion de la documentation indique comment obtenir à l’instant t, un état à jour de la documentation.

6. Terminologie

6.1. Terminologie relative à la qualité et la documentation

L'ensemble des sigles est défini dans le glossaire du projet.

6.2. Terminologie relative aux intervenants

L'ensemble des sigles est défini dans le glossaire du projet.

7. Organisation du projet 7.1. Organigramme du projet

7.1.1. La phase de développement

7.1.1.1. Les instances de gouvernance

La gouvernance du projet est décrite ci-après et synthétisée sur le logigramme intitulé : Schéma de gouvernance du projet « Quadrige 3 ». Au regard de la complexité du projet, ce dernier pourra varier dans le temps, en fonction des objectifs qui lui seront assignés par les différents « groupes » intervenant dans son dispositif de gouvernance. Ces modifications seront validées par le comité de pilotage.

Globalement, on peut retenir le dispositif suivant dont la composition pourra évoluer au fil de l’avancement du projet (Figure 1):

 Les « responsables projet » chargés de la réalisation des applications.

 Un « comité de pilotage », garant des orientations et des développements mis en place, qui agit à la fois sur le contenu et la conduite du projet. Le comité de pilotage couvre l’ensemble du projet « SIVS » Ifremer. Les actions Quadrige3 feront l’objet d’une partie conséquente de ce Comité en phase de développement. En phase d’exploitation, Quadrige3 deviendra un des points de l’ordre du jour du comité de pilotage « SIVS ».

 Un « comité directeur » : il initie, contrôle la bonne réalisation du projet et s’assure qu’il dispose des moyens nécessaires.

 Un « comité de projet » :

Il organise, spécifie et suit la réalisation. Il est constitué d’une équipe pluridisciplinaire regroupant informaticiens (équipe MOE), cellule d’exploitation Quadrige (équipe MOA) et thématiciens (coordinateurs des réseaux de surveillance, responsables de programmes Quadrige). Il couvre à la fois les outils de gestion de données existant dans le Système d’Information Quadrige (application Q², Surval, BD Récif…) et les nouveaux développements Quadrige3. En phase de développement, Quadrige3 occupera une part conséquente du Comité de Projet, et pourra faire l’objet de réunions spécifiques de ce comité.

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9 Organisation du projet

 Des « groupes projet » : il s’agit d’instances techniques et/ou thématiques dont l’objectif est de spécifier les besoins, et d’effectuer les recettes thématiques des outils développés.

7.1.1.2. Les « responsables projet » Le projet est piloté par deux responsables :

 Un responsable « thématique » : au plus près des utilisateurs et de la cellule Quadrige, il gère la Maîtrise d’Ouvrage du projet. Il assure globalement la gestion du projet, recueille les besoins des utilisateurs et les formalise : il a la responsabilité de la maîtrise d’ouvrage. Il est l’interface avec l’équipe informatique avec qui il travaille pour répondre aux exigences fonctionnelles des utilisateurs.

Sa première fonction est de fédérer les besoins utilisateur, d’en extraire les points importants et communs et de les retranscrire auprès de l’équipe informatique. Il a pouvoir de décision lorsque des avis divergents sont émis au sein du comité de projet et peut s’appuyer pour ce faire sur les différentes instances. Il rend compte au Comité Directeur.

 Un responsable « informatique » : au sein des équipes techniques, il assure l’adéquation des infrastructures techniques mises en œuvre avec le besoin utilisateur. Le chef de projet informatique a la responsabilité de la maîtrise d’œuvre, i.e. de la réalisation informatique ; il gère l’ensemble des aspects techniques relatifs à cette réalisation et dispose du support du service IDM/ISI (Ingénierie des Systèmes d’Information) avec qui il constitue et organise l’équipe projet informatique et du support du service IDM/RIC (Ressources Informatique et Communications) pour les aspects liés aux infrastructures informatiques. Il recourt à de la sous-traitance.

COMITE DE PILOTAGE « SIVS » MEEM, Onema, IFREMER, Agences

de l’Eau, Cerema, AAMP…

COMITE DIRECTEUR Q3 IFREMER (responsables des

départements et unités concernés par le projet)

COMITE DE PROJET « Quadrige »

GROUPES PROJET Q3 Equipe projet IFREMER, Experts techniques et / ou

thématiques

GROUPES SIEau / SANDRE

EQUIPE DEVELOPPEMENT

Sous-traitance

Orientations, priorisation des

actions, planning Avis, mutualisation des outils SIEau,

recommandations Arbitrage en cas de

problèmes sur le déroulement du projet

Spécifications techniques, recettes technique

Coordinateurs de réseaux, responsables de programmes Responsables

projet

Spécifications fonctionnelles, recettes thématiques

Figure 1 : Schéma de gouvernance du projet « Quadrige 3 ».

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Les activités du responsable de projet thématique : Périmètre

d’action Responsable thématique

Responsabilités Dirige le projet selon des délais et des ressources fixées en début de projet,

Gère les relations avec l’extérieur (SIE, SANDRE, partenaires …) et les réseaux d’observation, Gère les relations avec la cellule d’exploitation Quadrige

Recueille et analyse les besoins, anime les différents comités du projet, Assure l’interface avec l’équipe de réalisation informatique,

Participe à la conception des solutions en accord avec le chef de projet informatique,

Rend compte du déroulement du projet au Comité Directeur sur lequel il peut s’appuyer en cas d’aléas.

Activités Initialise le projet, propose à l’encadrement :

 le plan de travail,

 le calendrier de réalisation,

 l’ordonnancement des tâches (et l’affectation des ressources sur ces tâches),

 la constitution et l’organisation des différentes instances du projet.

Elabore les cahiers des charges,

Participe aux spécifications, les valide et les fait valider, Garantit :

 le bon déroulement du projet,

 l’adéquation de l’ouvrage produit aux besoins exprimés par le comité de pilotage et en rapport avec le budget engagé,

 la qualité de la production de cet ouvrage,

 le respect du planning prévu et des coûts engagés.

Organise la formation du comité de projet aux outils/méthodes de conception (e.g. lecture de diagrammes UML),

Vérifie la disponibilité des ressources (matérielles, logicielles, documents, jeux d'essai et outils, etc.) nécessaires au projet,

Déclenche les tâches,

Anime le comité de projet, suit régulièrement l’avancement des travaux, avec le chef de projet informatique pour la partie développement,

Organise les réunions des différents comités¹, Assure le secrétariat du projet,

Transmet régulièrement au Comité directeur et au Comité de pilotage les informations sur l’avancement du projet.

Gère les dérives (non-respect des prévisions) et les risques,

Propose des actions préventives et correctives (scénario en réaction, révision argumentée des engagements initiaux, etc.),

Il rédige les documents nécessaires à la validation utilisateur (recette utilisateur) et l’organise avec le comité de projet et l’équipe informatique.

Il gère la sous-traitance dans le cadre de l’assistance à maîtrise d’ouvrage.

Il participe à la formation des utilisateurs.

1 En phase d’exploitation, le comité de pilotage est organisé par le chef du projet « SIVS ».

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Les activités du chef de projet informatique : Périmètre

d’action Responsable informatique

Responsabilités Conception et responsabilité des solutions techniques, en collaboration avec le responsable thématique,

Planning/Réalisation des spécifications techniques et des développements informatiques, Organisation du choix des sous-traitants, en relation avec le service ISI et le chef de projet Suivi des sous-traitants.

Activités Participe à l’élaboration :

 du plan de travail général,

 du calendrier de réalisation général,

 de l’ordonnancement des tâches (et l’affectation des ressources sur ces tâches), Elabore/fait élaborer :

 l’architecture informatique

 les spécifications techniques à partir des exigences fonctionnelles exprimées, des contraintes d’architecture et d’infrastructure,

 le planning des développements informatiques, Assure :

 le bon déroulement du projet en étroite collaboration avec le responsable thématique,

 la qualité de la production des développements informatiques,

 le suivi du planning informatique prévu et des coûts engagés. Il alerte le responsable thématique en cas de problème.

Organise la sous-traitance en préparant la consultation, organisant le dépouillement et le choix, en préparant le contrat de prestation (en liaison avec les services administratifs et juridiques de l’Ifremer) et son annexe technique,

Vérifie la disponibilité des ressources (matérielles, logicielles, documents, jeux d'essai et outils, etc.) nécessaires aux intervenants,

Coordonne l’ensemble des contributeurs internes à la réalisation informatique et suit régulièrement l’avancement des travaux, avec chaque ressource interne et avec le chef de projet prestataire.

Réceptionne, teste et intègre les objets livrés par l’équipe-projet (développeurs,...) d’IDM ou/et du prestataire. Il organise et suit la recette (recette technique) des logiciels, organise la gestion des anomalies et des évolutions, et rédige les documents nécessaires à son bon déroulement.

Livre les développements en version de test aux utilisateurs pour la recette thématique et la recette utilisateur.

Il participe à la formation des utilisateurs.

7.1.1.3. Le comité directeur

Il est aujourd’hui constitué des directeurs des départements ODE et IDM, du responsable du projet

« SIVS », du responsable national du SIE et des responsables du projet Quadrige3 (responsables thématique et technique).

Il a la responsabilité du bon déroulement du projet. Il initie et contrôle le déroulement du projet. En cas de problème grave qui n’a pu être résolu au niveau du comité de projet ou du comité de pilotage, il a pouvoir de décision. Il s’assure de l’adéquation entre les moyens du projet et son objectif, Il peut discuter et décider quand nécessaire, d’attribuer des moyens supplémentaires au projet ou de les réajuster.

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7.1.1.4. Le comité de pilotage (CoPil)

Le comité de pilotage joue un rôle prépondérant dans le projet. Structure décisionnelle, il regroupe les « décideurs » capables de rendre les arbitrages nécessaires à la conduite du projet en tenant notamment compte de la volonté des utilisateurs de terrain. Il recueille les avis et besoins des différents membres du comité de pilotage et valide les priorités d’action au sein du projet. Il est également tenu du retour d'information vers les utilisateurs.

Ce comité de pilotage doit comprendre une quinzaine de membres sachant qu’il pourra, selon les besoins identifiés, être renforcé ponctuellement en faisant participer des spécialistes ad hoc. Des partenaires pourront ainsi être conviés ponctuellement afin de valider les orientations prises. Leur regard extérieur permettra ainsi de s’assurer que les choix faits sont cohérents par rapport à l’organisation et au contexte général du projet.

Dans le cadre de ses missions et tout au long du projet, le comité de pilotage assure :

 la surveillance de son bon déroulement,

 la remontée et transmission d’information au niveau national,

 les choix stratégiques réalisés en lien avec les institutions,

 la validation des étapes essentielles,

 les investissements nécessaires le cas échéant…

 la validation de l’évolution du périmètre du projet.

Le comité de pilotage est le porte-parole et le représentant des décideurs et partenaires institutionnels de l’Ifremer. Il est co-présidé par l’Onema, financeur du projet, et le chef du projet « SIVS » dans lequel s’inscrit le projet Quadrige3.

Outre les 2 responsables du projet, il sera composé d’un représentant de chacun des organismes suivants :

 Ministères de tutelle du projet SIVS (MEEM/DEB, MAAF/DGAL),

 ONEMA,

 Agences de l’Eau

 Agence des Aires Marines Protégées,

 _Cerema

 DREALs

 SANDRE

 Autres membres du comité de projet Quadrige

Les responsables projet en assurent le secrétariat pour les questions relevant de Quadrige3, notamment rédigent et transmettent les parties qui concernent Quadrige3 dans les comptes rendus des réunions du comité de pilotage. La liste détaillée des participants est présentée au chapitre 11.

7.1.1.5. Le comité projet

Le comité de projet participe au comité de pilotage, et en traduit les besoins / exigences en solutions techniques et thématiques. Il valide les besoins exprimés lors des Comités Utilisateurs et les soumet pour validation au Comité de Pilotage avec une proposition d’ordre de priorité. Il est constitué des intervenants directs du projet qui participent activement à la rédaction des cahiers des charges et à la validation des spécifications. Il définit les missions du système et les produits et, d’une façon générale, représente les utilisateurs auprès de l’équipe projet informatique.

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Le comité de projet est composé de membres permanents et de participants en tant que de besoin ou à titre d’experts :

 Les responsables projet,

 Des coordinateurs de réseaux de surveillance (Ifremer et hors Ifremer)

 D’un membre de la cellule d’administration Quadrige,

 D’au moins un correspondant local Quadrige (représentant direct des utilisateurs)

 D’informaticiens.

La liste des membres du comité de projet est présentée au chapitre 11.

Le comité de projet mettra en place des équipes de recette lors de la vérification d’aptitude des logiciels.

Ces équipes de recette seront constituées à la fois de personnes présentes dans le comité de projet et de représentants des utilisateurs (comme par exemple les correspondants locaux des LERs).

7.1.1.6. Les groupes projet

Quadrige3 comprend des domaines thématiques et techniques très différents :

 Les IHMs thématiques utilisateurs

 Les outils cartographiques

 La gestion des référentiels (dont la taxinomie) et l’interopérabilité

 Etc.

Selon le périmètre fonctionnel et thématique de chaque domaine identifié, des groupes projet spécifiques se réunissent pour rédiger les cahiers des charges Quadrige3, spécifier les besoins et recetter les développements. La constitution des groupes projets est établie par le comité de projet et validée par le comité de pilotage. Elle pourra évoluer selon les besoins, en faisant notamment intervenir des utilisateurs et des experts selon les domaines concernés, y compris hors Ifremer.

Le travail des groupes de projet est validé par le comité de projet. Leurs travaux peuvent se recouper, certaines thématiques partageant les mêmes problématiques. La synthèse est faite au niveau du comité de projet entre les différents groupes, et restituée au Comité de Pilotage.

7.1.2. La phase d’exploitation

7.1.2.1. Les instances de gouvernance

En phase d’exploitation, les instances sont simplifiées par rapport à la phase de développement (Figure 2).

 Les responsables projet restent chargés de la réalisation des applications. Le projet reste co-dirigé par un responsable thématique (responsable de la MOA) et un responsable technique (responsable de la MOE) (cf. 7.1.2.2 - Les « responsables projet »).

 Un comité directeur : Cf. §7.1.2.3. En phase d’exploitation, sa réunion devrait rester exceptionnelle.

Elle se fera en tant que de besoin.

 Un comité de pilotage : garant des orientations et des développements mis en place, qui agit à la fois sur le contenu et la conduite du projet. En phase d’exploitation, Quadrige3 sera un des points de l’ordre du jour du comité de pilotage « SIVS ».

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 Un comité projet : Son rôle est essentiel pendant la phase d’exploitation. Il analyse les besoins utilisateurs et arbitre les demandes d’évolution des applications. Il valide les choix techniques entre les différentes solutions proposées. Il rend compte au Comité de Pilotage « SIVS ».

 Une cellule d’exploitation Quadrige3 : elle réalise l’assistance utilisateur suite à la mise en production des applications. Au cours de la phase de MCO, elle recense les besoins utilisateurs, les traduits en spécifications pour l’équipe Informatique, et rend compte au Comité de Projet. Elle gère les besoins thématiques liés aux applications (référentiels, intégration et contrôle qualité des données, assistance à l’administration des données).

 Une équipe projet Informatique : dirigée par le responsable Informatique du projet, elle est responsable de la maintenance corrective et évolutive des applications (MCO), et assure l’assistance technique aux utilisateurs (gestion des infrastructures techniques). La partie MCO est sous-traitée.

 Un Comité Utilisateurs : piloté par la cellule d’exploitation, et composé de représentants des utilisateurs, il permet de recenser tous les besoins utilisateurs, et de recueillir l’avis des utilisateurs sur les solutions techniques proposées.

7.1.2.2. Les responsables projet

 Le responsable « thématique » assure globalement la gestion du projet et a la responsabilité de la maîtrise d’ouvrage. Il gère le budget et le planning de réalisation des nouvelles versions applicatives. Il travaille en étroite collaboration avec l’équipe informatique et la cellule d’administration.

 Le responsable « informatique », au sein des équipes techniques, assure le Maintien en Conditions Opérationnelles des infrastructures techniques mises en œuvre. Le chef de projet informatique a la responsabilité de la maîtrise d’œuvre, i.e. de la réalisation informatique ; avec le soutien du service IDM/ISI (Ingénierie des Systèmes d’Information) et notamment du service IDM/RIC (Ressources Figure 2 : Instances décisionnelles du projet « Quadrige 3 » en phase d’exploitation.

COMITE DE PILOTAGE « SIVS » MEEM, Onema, IFREMER, Agences

de l’Eau, Cerema, AAMP…

COMITE DE PROJET

COMITE UTILISATEUR Comité de projet, correspondants utilisateurs GROUPES SIEau /

SANDRE

Orientations, priorisation des actions, planning Contributions, mise

en cohérence des référentiels

Coordinateurs de réseaux, responsables de programmes

Cellule

d’exploitation Remontée des bugs, retours d’expérience, demandes d’évolution EQUIPE PROJET

INFORMATIQUE Maintien en

Conditions Opérationnelles

(MCO)

Support technique

COMITE DIRECTEUR Q3 IFREMER (responsables des

départements et unités concernés par le projet) Sollicitation

ponctuelle

Spécifications techniques, recettes technique

Support aux utilisateurs Enregistrement des

besoins

(15)

Informatique et Communications), il pilote l’équipe informatique. Il assure le support technique aux utilisateurs et à la cellule d’exploitation. Il gère la sous-traitance pour la réalisation des développements informatiques.

7.1.2.3. Le Comité de Pilotage

Le projet Quadrige3 est une des actions du projet « Système d’Information pour la Valorisation de la Surveillance » (SIVS) (cf. 7.1.1.2). En phase d’exploitation, ce comité de pilotage comporte un point

« Quadrige3 » à chaque ordre du jour, afin de :

 Recueillir les besoins utilisateurs remontés du Comité Utilisateur et présentés par le Comité de Projet

 Transmettre les besoins amont des instances nationales au Comité de projet,

 Réaliser les choix stratégiques en lien avec les partenaires institutionnels du projet,

 Valider les étapes essentielles, les choix d’investissements, les plannings,

 Valider l’évolution du périmètre du projet, notamment l’intégration de nouvelles thématiques nécessitant des développements applicatifs conséquents.

7.1.2.4. Le Comité de projet

Le comité de projet devient l’interface entre les besoins utilisateurs qui émanent des Comités Utilisateur, et les exigences nationales recueillies au Comité de Pilotage. Il a pour missions de :

 Prioriser les demandes utilisateurs selon les choix stratégiques effectués par le Comité de Pilotage,

 Traduire les besoins utilisateurs en solutions techniques et thématiques,

 Valide les cahiers des charges et les solutions techniques et thématiques proposées Le comité de projet est composé de membres permanents :

 Les responsables projet,

 Les coordinateurs de réseaux de surveillance (Ifremer et hors Ifremer)

 Un représentant de la cellule d’administration Quadrige.

La liste des membres du comité de projet est présentée au chapitre 11.

7.1.2.5. La Cellule d’Exploitation Quadrige

La Cellule d’Exploitation Quadrige existe déjà pour l’application Quadrige². Depuis 2016, elle assure également l’assistance utilisateur de l’application BD Récif dans l’Océan Indien. Elle est responsable de :

 La formation des utilisateurs,

 L’administration des référentiels Quadrige, de leur maintien et de leur interopérabilité avec les référentiels nationaux (SANDRE, WoRMS, TAXREF, etc.),

 L’assistance aux utilisateurs pour :

o L’intégration de données (structuration des nouvelles données, écriture de cahiers des charges et/ou spécifications pour la reprise de données existantes),

o Le support au contrôle qualité et à la qualification des données, La réalisation de produits de diffusion et de valorisation des données.

(16)

 La gestion des demandes d’évolution et de correction applicatives : la cellule d’exploitation recense les besoins utilisateurs remontés dans le cadre de l’assistance utilisateur ou des Comités Utilisateurs, et participe à la rédaction des spécifications pour leur mise en œuvre.

 La gestion du site Web de l’assistance Quadrige, diffusant des documents d’aide aux utilisateurs, des outils de gestion et d’intégration des données, diverses aides et informations autour du Système d’Information Quadrige.

Au sein des différents comités de projet et de pilotage, elle représente les utilisateurs.

7.1.2.6. Le Comité Utilisateur

Le Comité Utilisateur recense tous les besoins tels qu’énoncés par les utilisateurs, qu’il s’agisse de bugs ou d’évolutions applicatives. Il est piloté par la Cellule d’Exploitation qui en assure le secrétariat.

L’ensemble des évolutions demandées y sont présentées aux utilisateurs qui :

 Donnent leurs priorités pour les actions envisagées,

 Font des choix si plusieurs solutions fonctionnelles sont possibles.

Il est composé :

 Des responsables du projet (thématique et informatique)

 Des coordinateurs des réseaux de surveillance

 Des représentants des utilisateurs : correspondants Quadrige locaux des laboratoires utilisateurs,

 Des utilisateurs qui le souhaitent.

7.1.3. Intervenants

7.1.3.1. Rôles et acteurs

Le fonctionnement du projet s’inscrit dans une démarche d’assurance qualité (Figure 3).

COMITE DIRECTEUR

RESPONSABLE DU PROJET

UTILISATEURS

CHEF DE PROJET INFORMATIQUE

EQUIPE INFORMATIQUE

UTILISATEURS Plan

P

D

Do

Check

C A

Act

Revues de projet Compte-rendu

des Comités Directeur

Réunions d’avancement

Réunions de spécification

Recette

Figure 3 : Schéma de fonctionnement du projet Quadrige3.

(17)

7.1.3.2. Identification des intervenants

Le pourcentage prévisionnel de temps consacré au projet pendant toute sa durée est indiqué. Le terme « développement » est pris au sens large incluant aussi spécifications, conception et suivi de sous-traitance.

Responsables du projet :

 Emilie GAUTHIER (Ifremer/ODE/VIGIES, Nantes) (80%) : responsable thématique du projet, direction du projet, animation, organisation

 Stéphane BOCANDE (Ifremer/IDM/ISI, Brest) (80%) : responsable technique du projet, responsable des développements informatiques, animation de l’équipe informatique, encadrement de la sous- traitance informatique

 Dominique SOUDANT (Ifremer/ODE/VIGIES, Nantes) (10%) : chef du projet « Système d’Information pour la Valorisation et la Surveillance »

 Gilbert Maudire (Ifremer/IDM/ISI, Brest) (5%) : organisation du support technique – Responsabilité de l’architecture technique

 Jérôme PAILLET (Ifremer/ODE, Brest) (5%) : responsable du département ODE

La composition des différents groupes décisionnels autour du projet est décrite ci-dessous. Certains intervenants peuvent contribuer ponctuellement à des groupes projets en raison de leur expertise sur certains points thématiques ou techniques (e.g. SANDRE, Onema).

Liste des intervenants

Fonction Comité

Directeur Comité

Pilotage* Comité

Projet Groupes projets

Chef de projet technique X X X X

Chef de projet thématique X X X X

Responsable Ifremer/IDM X X

Responsable Ifremer/ODE X X

Chef du projet « SIVS », chef du service VIGIES X X X

Représentant ONEMA X X

Représentant MEEM X

Représentant DGAL X

Représentant OIEau/SANDRE X

Représentant des Agences de l’Eau X

Coordinateur DCE Ifremer X

Coordinateur DCSMM Ifremer X

Représentants d’autres partenaires institutionnels X

Représentant de l’AAMP X X X

Représentant du CEREMA X X X

Coordinateurs réseaux surveillance Ifremer (ROCCH, REPHY, REMI, REBENT-DCE,

RESCO, IGA, autres réseaux nationaux) X X X

Représentant Délégations Ifremer DOM/COM** X X X

Représentant Cellule Quadrige X X X

Représentants des utilisateurs X

Experts thématiques (cartographie, référentiels, architecture, ergonomie, etc.) X

* Les membres du Comité de Pilotage inscrits dans ce tableau sont ceux concernés par les points Quadrige3 du COPIL. Les autres points relatifs au projet « SIVS » peuvent les concerner, mais pas systématiquement.

** Compte tenu du décalage horaire entre la métropole et la Nouvelle Calédonie, les échanges et validations d’actions ou de documents avec ces correspondants se feront principalement par supports écrits.

7.1.3.3. Outils utilisés

(18)

Un site collaboratif a été ouvert afin de :

 Partager les documents liés au projet

 Suivre les étapes de relecture et de validation des différents documents

 Partager le planning de déroulement du projet, et notamment les dates des étapes cruciales et des réunions.

Tous les membres des différents comités ont accès à ce site (connexion sécurisée par login – mot de passe fourni par IFREMER).

Adresse du site :

http://w3.ifremer.fr/share/page/site/quadrige3/dashboard

7.1.3.3.2. Listes de diffusion sympa Des listes d’adresses mail ont été créées pour permettre :

 La gestion centralisée par les responsables du projet des listes de diffusion de chaque instance du projet, quelles que soient les évolutions des participants au cours du projet,

 L’exhaustivité des destinataires des différents échanges et documents (une seule adresse mail au lieu d’une liste de courriels individuels)

 Les échanges entre les membres des différentes instances du projet sans que chacun doive gérer sa propre « mailing list ».

Ainsi, les listes suivantes sont créées :

Adresse mail de la liste Membres

A créer Comité de pilotage

quadrige_comite_projet@ifremer.fr Comité de projet

quadrige2@ifremer.fr Comité Utilisateur – utilisateurs de l’Ifremer quadrige2_ext@ifremer.fr Comité Utilisateur – utilisateurs hors Ifremer

quadrige2_resp_pref_locales@ifremer.fr Correspondants Quadrige locaux (environ un correspondant par laboratoire)

quadrige2_resp_prog@ifremer.fr Responsables de programmes Quadrige (coordinateurs de réseaux, administrateurs de données)

Des listes par groupe projet pourront également être mises en œuvre dès la constitution des groupes effectuée.

7.1.3.3.3. Licences logiciels

(19)

De manière générale, les outils utilisés dans le cadre du projet sont à licence ouverte et gratuite.

Cependant, certaines opérations spécifiques nécessitent l’utilisation de logiciels payants : Logiciel Nombre de

licences Utilisation pour le projet

MagicDraw licence flottante Modélisation des spécifications et maquettage des applications ChartFX licence flottante Edition des graphiques Surval

Fastone Capture v8.2 Pro

5 Captures d’écran vidéo pour les déroulements des opérations dans les IHMs, démonstrations aux utilisateurs, reproduction de bugs, etc.

ArcGIS 9.2 et

10.1 3 Travail sur les données avant transfert technologique des outils cartographiques vers des solutions OpenSource.

Microsoft

Project 2 Gestion du planning et des ressources du projet (pour les deux responsables projet)

7.1.3.3.4. Audio et Webconférences

Pour la tenue des réunions de maquettage et les échanges au sein des groupes projets, des webconférences sont organisées. Ce fonctionnement, déjà éprouvé dans le cadre du développement de la BD Récif, permet une organisation rapide et peu coûteuse de réunions de petits groupes projets.

Chaque participant peut suivre des démonstrations logicielles ou des rédactions de documents via le partage de l’écran d’un des participants, les échanges audio se faisant par téléphone.

Pour le partage d’écran, les deux logiciels utilisés couramment sont :

 TeamViewer : https://www.teamviewer.com/

 VNC : https://www.realvnc.com/

Pour les audioconférences :

 Jusqu’à 3 participants : appel en mode « audioconférence » du téléphone du responsable thématique

 A partir de 4 participants : utilisation d’un pont audioconférence : https://renavisio.renater.fr/ .

7.2. Etapes

On recense ici les grandes tâches prévues dans le cadre du projet.

Le macroplanning est le suivant :

2016 2017 2018

Mars-Mai lancement du projet

Juin-Sept Exigences fonction-

nelles

Sept - Déc Specifica-

tions générales et architecture

Jan 2017 – Oct 2018

Développements informatiques et recette des applications (cycles itératifs)

Dec 2017 Mai 2018 Oct 2018

Nov - Dec 2018 Clôture du

projet

(20)

Il est organisé en cinq étapes :

Etape 1 : Mars – Mai 2016 : lancement du projet 1. Validation du plan qualité,

2. Organisation du projet (mise en place des instances de gouvernance, liste des intervenants), 3. Appel d’offre Assistance à Maîtrise d’Ouvrage.

Etape 2 : Juin – Septembre 2016 : les exigences fonctionnelles 1. Interview des principaux acteurs concernés,

2. Rédaction des exigences fonctionnelles, 3. Validation des priorités,

4. Constitution des groupes projets.

Etape 3 : Septembre – Décembre 2016 : spécifications générales et architecture 1. Rédaction et validation des spécifications générales,

2. Découpage en 3 lots fonctionnels,

3. Définition et validation de l’architecture technique du projet Quadrige3, 4. Initialisation des spécifications détaillées du lot 1,

5. Revue de projet.

Etape 4 : Janvier 2017 – Octobre 2018

Cylces itératifs de spécifications détaillées, validation de maquettes, développements et recette. Pour chaque lot fonctionnel, le déroulement est le suivant :

1. Validation des maquettes statiques 2. Finalisation des spécifications détaillées

3. Développement informatique et validation des maquettes dynamiques 4. Livraison et recette / formation des utilisateurs,

5. Mise en production,

6. Déploiement sur groupe utilisateur restreint, 7. Revue de projet,

8. Déploiement à l’ensemble des utilisateurs.

Trois mises en productions sont prévues : décembre 2017, mai 2018 et octobre 2018. Les lots de développements seront dimensionnés de façon à respecter ces jalons.

Etape 5 : Novembre – Décembre 2018

1. Tenue des différents comités de fin de projet,

2. Communication autour des réalisations effectuées auprès des différentes instances concernées (notamment au sein du SIE),

3. Revue de projet finale.

Cette organisation sera mise à jour à l’issue de chacune de ces phases. Le type d’appel d’offre impactera probablement le planning prévisionnel.

(21)

21 Documentation

8. Documentation

Ce chapitre a pour objet :

 d’identifier la documentation permettant de conduire le projet,

 de décrire l’organisation de la documentation prévue pour ce projet.

Le secrétariat du projet est aussi le gestionnaire de la documentation associée au projet. Les documents sont gérés conformément au plan de gestion du projet (cf. §9). Le dictionnaire de la documentation est géré par le secrétariat du projet.

8.1. Plan de production

Les abréviations, utilisées dans le tableau ci-dessous pour identifier les catégories de documents du cycle de vie du projet, sont inspirées de la norme AFNOR Z67-130. Certains des documents ci-dessous sont de la responsabilité d’IDM, ils sont cités ici à titre informatif.

Tableau 1 : Abréviation des types de documents du projet.

Documents de synthèse

Ces documents sont prévus en fin d’étape 3 et pourront être révisés lors des étapes suivantes. Destinataires PQP Plan Qualité du projet.

Il définit l’organisation globale du projet. Il s’agit du présent document. Comité de pilotage

GLO

Glossaire du projet

Il définit les principaux concepts manipulés dans le cadre du projet, qu’il s’agisse des concepts liés aux données dans le Système d’Information, des outils utilisés, ou toute autre notion importante (ex : cycle de vie des données). Une partie du glossaire est dédiée aux sigles et abréviations courantes.

Tous les utilisateurs

CDC

Cahier Des Charges rédigé sous la responsabilité des utilisateurs et, si possible par eux. Il exprime leurs exigences. Celles-ci sont rédigées sans recours à des formalismes particuliers. Mais il est intéressant, pour la suite, de structurer ces exigences en liste numérotée par ordre de priorité.

Comité de projet

DSS

Dossier de Spécification Système

Il décrit les spécifications du système, l’architecture du système d’information et sa découpe en sous-systèmes.

(Plan type analogue à celui des DSF).

Equipe informatique Responsables de projet

Documents relatifs à la qualité du développement PQL Plan Qualité Logiciel

Ce document sera mis à jour en fin d’étape 2. Equipe informatique

Documents relatifs à la gestion REU Compte-rendu des REUnions

DDC

Dossier De Consultation et annexe technique du contrat

Le dossier de consultation et l’annexe technique du contrat sont réalisés à partir des autres documents du projet.

(Plan type défini).

Equipe informatique Responsables de projet

Dossier De Dépouillement d’une consultation Equipe informatique

(22)

22 Documentation

Documents système et relatifs aux logiciels utilisateurs et aux produits

DSS

Dossier de Spécifications Système

Il décrit les spécifications du système, l’architecture du système d’information et sa découpe en sous-systèmes.

(Plan type analogue à celui des DSF.)

DSG Document de Spécifications fonctionnelles Générales Il décrit les spécifications fonctionnelles des sous-systèmes.

(Plan type défini).

Comité de projet Equipe informatique

DSD Dossier de Spécifications Détaillées

Il décrit l’architecture du logiciel conformément à la méthode de conception utilisée.

Il est remis à jour en fin de développement par rétro-conception du code.

MEX Manuel d’EXploitation du système

Ce manuel est rédigé par les développeurs et le responsable système à l’intention des

opérateurs du système d’information et des logiciels associés. Equipe informatique

MUT

Manuel Utilisateur

Ce manuel est rédigé par les développeurs et responsables systèmes à l’intention des utilisateurs du système d’information et des logiciels associés.

Il peut être rédigé à partir de l’aide en ligne. Il est organisé par sous-système.

Comité de projet

PTR Plan de Test et de Recette

Il décrit les thèmes et la stratégie de recette pour les applicatifs. Il est décliné par la suite dans le cahier de recette.

Documents relatifs à l’exploitation QAL Charte QuALité

Ce document décrit l’ensemble des procédures de qualification des données Comité de projet

8.2. Nomenclature

Les documents du projet sont identifiés par une référence, un numéro de version et un numéro de révision.

La nomenclature utilisée pour une référence est la suivante :

<nom du projet> q3

Le type du document (cahier des charges, dossier de spécification...) est codé sur trois caractères (cf. 8.1 et abréviations).

<année> Sur 4 chiffres (Ex : 2016).

<numéro d’ordre> Il s’agit d’un numéro d’ordre chronologique, pour le type de document. Il est composé de trois chiffres. Il est attribué et incrémenté au niveau du secrétariat du projet, réinitialisé à 001 en chaque début d’année.

<numéro de version> Il s’agit de la version du document suite aux différentes relectures et corrections qui peuvent y être apportées. Ce numéro de version est généralement tracé dans le document dans le chapitre

« Historique du document ».

Concernant les comptes rendus de réunions et les présentations, une nomenclature particulière est appliquée :

(23)

23 Documentation

<nom du projet> q3

<type de document> <code> Le type du document (compte rendu de réunion, présentation) codé sur trois caractères (cf. 8.1).

<type de réunion> <code> Sur 5 caractères, selon les abréviations ci-après

<descriptif> Sur une dizaine de caractères (exemple : « cartographie » pour un compte rendu du groupe cartographie).

<date> Sur huit chiffres aaaammjj.

Les abréviations, utilisées pour identifier les documents du cycle de développement du projet, sont inspirées de la norme AFNOR Z67-130. La plupart sont fixées au §8.1. Les autres sont les suivantes :

DEV Guide de DEVeloppement

DIM Dossier de dIMensionnement du système DOC Dictionnaire de la dOCumentation DTU Dossier de Tests Unitaires

MIU Manuel d’Installation et d’Utilisation d’un logiciel RTU Résultats de Tests Unitaires

RRS Résultats de Recette Système

REU compte rendu de REUnion

REX Rapport d’EXploitation

QAL autre document relatif à la QuALité RAP RAPport d'étude, d'expertise RST Rapport de STage

DET Dossier d’ETude GEN document GENéral

PRE PREsentation

NEX Note d’EXploitation

NOT NOte Technique

ZZZ divers

Les abréviations utilisées pour les différents types de réunion sont les suivants :

CODIR COmité DIRecteur COPIL COmité de PILotage COPRO COmité de PROjet

COUQ3 COmité Utilisateurs Quadrige 3

8.3. Règles de production

Les documents seront produits avec le traitement de texte Word sous Windows. Les feuilles de style Word et des modèles de document (quand disponible) seront mises à disposition des participants par le secrétariat du projet. Chaque document comprendra au moins :

 une page de garde avec le titre du document, ses références, sa date d’émission, ses indices de version et révision, les noms et visas des signataires et la liste de diffusion externe et interne,

 une page d’historique des modifications,

 le sommaire.

Le glossaire (GLO) (définition des termes et des sigles utilisés) sera tenu à jour par le secrétariat et sera systématiquement mis en référence des documents.

(24)

24 Plan de gestion du projet

9. Plan de gestion du projet 9.1. Organisation des réunions

9.1.1. Condition d’organisation des réunions

Le projet Quadrige3 concerne à la fois la métropole et les DOM/COM. L’éloignement géographique des participants (aussi bien en métropole qu’en Outre-Mer) nécessite l’organisation de visioconférences.

Le décalage horaire entre la métropole et les DOM/COM est tel qu’il contraint énormément les créneaux horaires des réunions, voire rend impossible la participation de tous les membres des comités simultanément.

Comité / type de réunion Localisation Horaires

Comité Directeur En séance ou visioconférence Entre 9h et 17h

Comité de Pilotage Visioconférence 13h30 – 17h

Comité de Projet – métropole Visioconférence Entre 9h et 17h

Comité de Projet – DOM/COM Visioconférence Entre 8h et 20h heure métropole Revues de projet En séance ou visioconférence 13h30 – 17h

Suivi de projet En séance, visioconférence ou

Webconférence Entre 9h et 17h

Groupes Projet – métropole En séance ou Webconférence Entre 9h et 17h

Groupes Projet – DOM/COM Visioconférence ou Webconférence Entre 8h et 20h heure métropole Suivi technique prestations Audioconférence, webconférence

ou en séance Entre 9h et 17h

Les réunions tenues en visioconférence nécessiteront que chaque site de visioconférence soit équipé d’un ordinateur permettant de visualiser les présentations, documents, maquettes, etc. au cas où la projection à distance ne fonctionnerait pas. Les documents nécessaires pour chaque réunion seront fournis aux participants avant les réunions et mis à disposition via le site collaboratif.

9.1.2. Réunions de suivi de projet

Ces réunions pourront parfois se faire sous la forme de visioconférence. Elles sont à l’initiative du Responsable thématique.

Participants Membres du comité de projet et/ou membres du comité de pilotage ODJ type 1. le point sur les actions en cours,

2. l’examen du planning, de l’avancement, des problèmes, 3. les points divers,

4. la récapitulation des actions décidées.

Fréquence Une ou deux fois par trimestre pour le comité de projet Une à deux fois par an pour le comité de pilotage

Compte rendu Il est rédigé et soumis pour relecture et approbation aux participants. Il conduit à la mise à jour de la liste des actions de l'équipe.

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25 Plan de gestion du projet

Une fois par semestre, le planning est également mis à jour si nécessaire.

Les réunions des groupes de projet (§7.1.2.6) se tiendront en tant que de besoin. Elles seront fréquentes pendant toute la phase de spécifications, jusqu’à plusieurs par mois, notamment pendant la phase de validation des maquettes. Elles feront l’objet de comptes rendus qui seront soumis au comité de projet.

9.1.3. Revues de projet

Des revues seront organisées à l’initiative du comité de projet.

Un état d’avancement sera présenté à l’occasion de chaque réunion du Comité Directeur.

Participants Membres du comité de pilotage - Comité directeur du projet

ODJ type Etabli en fonction du type de revue, il est préparé par le responsable thématique et soumis à l'approbation du comité directeur.

La revue vise à présenter un état des lieux complet du projet aux différentes étapes afin de pouvoir apporter les éventuelles actions correctives nécessaires.

Fréquence Les revues suivantes seront organisées (cf. 7.2) :

 Revue étape 3

 Revue étape 4 – après mise en production du lot 1

 Revue de fin de projet Compte

rendu Préparé par le responsable thématique.

Validé par le comité directeur.

9.2. Planning prévisionnel initial

Ce planning prévisionnel est complété par le calendrier du projet, géré à l'aide de l'outil MicrosoftProject, et tenu à jour par les responsables du projet (responsables thématique et informatique).

Planning prévisionnel général

Date Evénement associé

t0 Etape 1 : Lancement du projet

t0 + 1 mois Et1 : Validation du Plan Qualité et organisation du projet

t0 + 3 mois Et2 : Interview des principaux acteurs concernés (avec Assistance à Maîtrise d’Ouvrage) t0 + 4 mois Et2 : Rédaction puis validation des exigences fonctionnelles, établissement des priorités t0 + 5 mois Et2 : Constitution des groupes projets

t0 + 7 mois Et3 : Rédaction des spécifications générales, validation de l’architecture technique / Revue