1. Actions issues de la précédente revue de direction du 6février 2019

Revue de Direction du 7 février 2020

Présents :

1. Actions issues de la précédente revue de direction du 6février 2019

- RedCap à déployer (au moins sur fiches de compétences et fiches d’amélioration, peut- être équipements)

 RedCap n’est plus à l’ordre du jour, en effet, TV n’a pas pu avoir l’installation et la pérennisation d’un serveur nécessaire à l’applicatif au standard en vigueur. Ce projet est suspendu.

- Accueil : Mettre les documents du dossier en anglais. Les budgets pour le Livret d’accueil et la ressource extérieure ont été identifié (traducteur). La finalisation devrait être faite pour le second semestre 2020.

- Fiche de validation des compétences pour les CDD. Lors de la remise de la fiche Valérie explique bien qu’il s’agit de valider avec le recruteur et le recruté le mode de fonctionnement du labo pour réaliser les techniques demandées.

 La fiche sera renommer recensement des compétences.

- Conseil du Vectopole (Copil) avec fiche projet et ressources utilisées (ou besoin). Il n’y a pas eu de copil du Vectopole en 2019. L’UMR a été fortement mobilisée durant l‘année 2019 autour de son bilan de second mandat Mivegec 2 et de l’évaluation HCERES, pour son 3ieme mandat MIVEGEC3. L’organisation du conseil du Vectopole et des fiches projets doivent être renouvelés pour 2020.

- Fréquence des réunions qualité augmentée sur d’autre thème que BPL pour 2019 le RSQ va essayer d’établir un planning des réunions avec des thèmes différents. Peu de réunion qualité organisées en 2019 un planning de réunions qualité est proposé durant cette revue de direction. Cf planning en annexe1.

2. Modifications des enjeux internes et externes pertinents pour le système de management de la qualité.

Interne

- Accroissement des activités dans le Vectopole : nouveaux recrutements, retour d’expatriation. De nouvelles activités se développent Ecologie chimique, comportement. Phlébotomes.

- Départ en mission longue durée de la pilote du processus Accueil Cécile Brengues. Cécile a été remplacé par Julie Pla/Valérie Delplanque pour la partie administrative de l’accueil et par Valérie

Noël pour l’accueil scientifique et la gestion des documents qualité associé. Ce fonctionnement est pérennisé

Externe :

- Mivegec 3 préparation de l’unité au 3^ième quinquenal de l’HCERES

- Redéfinition des termes de références du Centre collaborateur OMS (a/c du 20/04/2020) .

- Loi de modernisation de la fonction publique et loi de programmation pluriannuelle de la Recherche.

3. Performances et efficacité du système de management de la qualité

− Satisfaction clients :

BILAN ACCUEIL 2019

Livret d'accueil : 29/33 = 87,88%

10 CDD (8 retours); 23 doctorants-stagiaires (21 retours) Fiche compétences : 11/20 = 55%

4 CDD (1 retour); 16 doctorants-stagiaires (10 retours) Fiche satisfaction : 20/35 = 57,14%

Stagiaires-doctorants => 14/24 retours de fiches satisfaction, 1 étudiant n'a pas fini son stage.

CDD, post-doc et accueil chercheurs => 6/11 retours satisfaction Périmètre certification 3 personnes, un retour

Remarques :

Valérie n’a fait aucune relance hormis auprès de certains responsables de stagiaires du centre en juillet (récupéré une seule fiche). Globalement, le système fonctionne pour les stagiaires si on relance les encadrants. Valérie.N propose de faire des relances en début de mois pour tous les personnes qui partent dans le mois.

Problème avec les CDD longs ou les doctorants (si la fiche est donnée à l'arrivée, la fiche se perd).

Proposition d’amélioration : envisager une enquête en ligne (type Lime survey), plus facile à gérer pour les gens qui sont déjà partis.

Retours fiches satisfaction

20 fiches retournées : note moyenne globale = 18,8 Qualité de l’accueil = 4,7

Disponibilité des encadrants = 4,65 Moyens mis à disposition = 4,6

Expérience intéressante/bénéfique ? = 4,85

La majorité des retours négatifs portent sur des contraintes administratives liées aux procédures du centre hébergeur. (cf annexe2)

Il nous faut travailler avec l’administration afin de leur fin un retour constructif pour alléger les procédures d’accueil en fonction des situations.

Une a permis l’amélioration d’une situation : l’accès aux boutons des portes de circulation ont été modifié pour les personnes en fauteuil.

Les documents d’accueil vont être traduits en anglais.

- Les résultats de l’audit :

Trois remarques suite à l’audit interne du 25 Octobre 2019 :

- Définir des critères de mesure d’efficacité au préalable pour évaluer l’efficacité des actions dans le tableau d’analyse des risques (FA82)

- Mettre en place un plan de communication (FA 83).

- Mettre à disposition des usagers des FDS à jour dans le registre. Les FDS ont été mis à jours en novembre 2019.

5 remarques mineures suite à l’audit de renouvellement :

- L’efficacité des actions mises en œuvre afin de maîtriser les risques n’est pas évaluée. Cela pourrait être réalisé lors de la révision annuelle de l’analyse des risques (FA 84).

Cette remarque a été soulevé lors de l’audit interne et l’audit de renouvellement, la pertinence des actions mis en place soit dans les fiches d’amélioration soit dans notre analyse de risques par processus n’est pas évalué.

Nous devons nous attacher cette année à mieux corréler les actions mises en place suite à la mise en évidence d’un risque (fiche d’amélioration) ou lors de l’analyse des risques annuelle de nos processus et leur évaluation.

- Les objectifs qualité annuels, en lien avec la politique qualité de l’unité, sont établis et révisés en revue de direction. Le cas échéant, ces objectifs peuvent être suivis par l’intermédiaire d’une fiche d’amélioration. Cependant, au jour de l’audit, aucun objectif n’a été enregistré sur une fiche d’amélioration ce qui a engendré un manque de suivi des objectifs qui ont donc tous été reconduits en 2019. Les objectif qualité seront enregistrées en 2020 en fiche d’amélioration et suivi en réunion qualité (FA85).

- La conformité des sondes Kimo (température et humidité) n’est pas prononcée sur les rapports de métrologie ni évaluée par l’unité. (FA86)

- Les preuves de validation des nouveautés documentaires (e-mails) par le vérificateur et l’approbateur sont conservées. Ceci n’est cependant pas réalisé systématiquement. (FA87)

Tous les documents qualité qui seront envoyé pour approbation et validation devront faire l’objet d’un mail retour au responsable qualité en portant dans l’objet : » validation du document « nom et numéro de version du document » en commençant par le CR de cette revue de direction.

- Les résultats des audits internes ne sont pas mentionnés dans le compte-rendu de revue de direction. La remarque issue de l’examen documentaire.

Les résultats de l’audit interne de 2019 sont présents dans cette revue de direction.

- Définir les futures dates d’audit interne et externe Audit interne 21 septembre2020

Audit externe 1 décembre 2020.

Indicateurs des processus :

Les indicateurs du processus accueil pour le retour des fiches de validation des compétences et des enquêtes de satisfaction sont en-dessous des objectifs fixés cette année. Valérie Noël en charge du processus durant l’absence de Céciles B, précise qu’elle n’a pas fait de relance,

Processus Indicateurs Objectifs

2019

Réalisé en 2019

Défini pour 2020 Transferts des

connaissances

Taux de retour des fiches de validation des compétences

>80% 55% 80%

Taux de retour des enquêtes de satisfaction

>80% 57,14% 80%

Moyenne de la note pour l’enquête de satisfaction*

>16,5 18.8 16.5

Qualité de l’accueil ≥4/5 4.7 4.1

Disponibilité des formateurs ≥4/5 4.65 4.1

Moyens mis à disposition ≥4/5 4.6 4.1

la formation répond aux attentes des

étudiants/stagiaires ≥4/5 4.85 4.1

Elevage Moustiques adultes fournis dans les délais 85% 100% 90%

Larves fournies dans les délais 85% 100% 90%

Pontes fournies dans les délais 85% 100% 90%

Contrôle des souches % de moustiques testés conforme au génotype de la colonie

100% 96% 100%

% de souche perdue 0% 0% 0%

Test insecticide % de tests en tube valides 90% 100% 90%

% de tests en cônes valides 95% 100% 95%

% de tests en tunnel valides 90% 90.63% 90%

% de tests en topic valides 90% NA 90%

% de tests larvaires valides 90% 91.67% 90%

% de tests en bouteille valides (après proto validé)

85% 100% 85%

Gestion des équipements

les équipements du périmètre conformes soumis à la maintenance et à jour sur équipements suivis

95% A vérifier pour la prochaine RQ

97.37%

% des équipements du périmètre référencés

100% Nombre

total : 46

de plus les bons retours obtenus sur le livret d’accueil montrent qu’il est plus facile de mobiliser les personnes sur ce sujet à leur arrivée qu’à leur départ. Essayer la piste d’amélioration d’un sondage en ligne pour la fiche d’amélioration et relancer pour la fiche des compétences à la fois l’encadrant et la personne accueillie.

Les indicateurs processus élevages : les demandes en pontes d’Aedes étant exponentielle au vu des activités développées dans l’unité, nous introduirons dans les indicateurs le suivi les demandes de ponte d’Aedes .

Les indicateurs du processus Contrôle :

Une non-conformité pour KdrSBE a été relevée en juin 2019 sur la position 1016. La souche a été re-sélectionnée à la perméthrine et deltaméthrine au stade larvaire en Aout 2019, puis vérifié lors du contrôle fin Aout, la souche est désormais conforme. Une contamination entre les souches AcerKIS et KdrKIS a été constatée en Décembre 2019. Une sélection de la souche AcerKIS débute en janvier 2020 avec des accouplements individuels, en suivant la procédure utilisée pour la souche KdrSBE. A ce jour la sélection de la souche est en cours. Deux contaminations en 2 ans sur la souche AcerKIS.

Une baisse de la fréquence de la mutation en position 1016 a été observée pour la souche Guyane en décembre 2019. Prévoir de sélectionner à nouveau la souche Guyane aux pyrethrinoïdes au stade larvaire.

Les indicateurs du processus test insecticide : RAS

Les indicateurs du processus gestion des équipements:en 2019 : 1 (+ 0 réformé(s)) en 2018 : 4 (+ 0 réformé(s))

en 2017 : 2 (+ 0 réformé(s)) en 2016 : 39 (+ 3 réformé(s))

− Non-conformité et actions correctives.

15 nouvelles fiches d’améliorations (FA) ont été enregistrées en 2019 et 5 ont été clôturées.

FA portant sur 13 dysfonctionnements et 2 non conformités o D’équipement 2 (dont 1 clôturée)

o Audit 6

o Insectarium 6 (4 clôturées) o Fournisseur 1

Insectarium :

2FA de non-conformité ont concerné le contrôle des souche, une FA a été fermé car le génotype a été reconstruit souche KdrSBE (FA 79 clôturée) et l’autre est en cours de reconstruction FA(88). Ces 2 non-conformités n’ont pas porté préjudice à l’activité car ces 2 souches n’avaient pas été utilisé entre les 2 contrôles.

2FA pour des erreurs de manipulation 2FA pour des problèmes de production.

Fournisseur :

FA80. Changement de référence dans le contrôle des souches suite à l’arrêt de la référence par le fournisseur. Des mises au point ont été faite avec une nouvelle référence. Mesure d’efficacité en cours

Equipement :

1 FA (75) équipement en panne et réparé.

1 FA (89) suite à un déménagement d’équipement une arrivée d’eau a été pincée. Une meilleure disposition de l’arrivée d’eau est proposée.

Audit :

Afin de suivre les remarques et de mesurer l’efficacité des actions mis en places suite au remarque d’audit interne et externe pour 2019, chaque remarque a fait l’objet d’une fiche d’amélioration à suivre lors de la prochaine revue de direction

.

− Performances des prestataires externes :

Les fournisseurs et prestataire externes sont évalués par les utilisateurs. Cette évaluation est présentée en annexe3 de cette revue.

Pas d’élément relevant n’est survenue cette année.

Formulaire envoyé aux membres du périmètre qualité et au groupe achat commun. Aucun fournisseur ni prestataire évalués cette année n’a perdu son agrément. IL est proposé par le groupe Labo1point 5 d’inclure une évaluation environnementale pour 2020.

4. Adéquation des ressources :

Mission:

Fabrice Chandre : Mission longue durée 2 mois mars-avril Expatriation:

Cécile Brengues remplacé par Valérie Noël (accueil qualité scientifique) et Julie Pla en binôme avec Valérie Delplanque pour les accueils administratifs des stagiaires et CDD. Mises en lignes d’un fichier partagé des accueils pour éviter de perdre des

information et rédaction d’une procédure pour l’accueil administratif des nouveaux arrivants.

Formation :

PFU avec recueil des besoins individuels et collectifs de l’ensemble de l’unité disponible sur l’intranet du site de l’unité

(https://www.mivegec.ird.fr/images/stories/Intranet_files/formation/PFU-CNRS- MIVEGEC-2020.pdf).

Pour le périmètre formation demandé en 2019.

Carole Ginibre :

− Les différents niveaux de confinement en laboratoire/Insectarium

− Membres du comité d'éthique en expérimentation animale Bethsabée Scheid :

− certi biocide

− Qualité et outil de management et d’amélioration continue dans les plateformes et laboratoire de recherche

− FORMATION IATA

− Agents pathogènes et confinement de niveau 3

− Risque Biologique

− Membres du comité d'éthique en expérimentation animale

− "S'organiser, vivre le temps avec sérénité et efficacité

− Anglais Sylvie Cornélie :

− Recyclage expérimentation animale Niv1 congrès annuel de l'AFSTAL 2019

− Pratique de la technologie CRISPR-CAS9 chez le moustique

Formations réalisée dans le cadre du Plan de formation IRD 2019 : Bethsabée Scheid :

− certi biocide Sylvie Cornélie :

− Recyclage expérimentation animale Niv1 journée RAM

Demandé pour 2020

A remplir avec le nouveau système je n’ai pas eu les infos je demande pour compléter le CR.

Carole Ginibre :

− membre de comité d'éthique en expérimentation animale

− formation laverie (décontamination/désinfection/équipement) Bethsabée Scheid :

− Qualité et outil de management et d’amélioration continue dans les plateformes et laboratoire de recherche

− Agents pathogènes et confinement de niveau 3

− Membres du comité d'éthique en expérimentation animale

− "Gestion du temps Sylvie Cornélie :

− Formation PCR digitale, collective demandée

− SST initial

− Validation pratique système CRISPR –Cas9

Equipement :

- Mise en place du système de production d’humidité du Vectopole.

- Amélioration du système d’éclairage en L1-21 pour la production de moustique pas réalisé sur 2019 mais en cours de réalisation 1^er semestre 2020(semaine 9)

5. Efficacités des actions face aux risques et opportunités.

Les risques survenus cette années concernes essentiellement le contrôle des souches et les 2 non-conformités survenue :

Souche ACERKIS : pas utilisé pendant la période ou le génotype n’était pas conforme pour les études du laboratoire et arrêt des envois auprès des laboratoires partenaires jusqu’au retour du génotype conforme

Souche KdrSBE : Bien qu’elle ne soit pas en usage sur les études encours la fréquence du contrôle est maintenues ce qui nous a permis de la reconstruire.

Arrêt par le fournisseur des sondes de QPCR nous a permis de trouver un nouveau fournisseur moins cher ce qui génère une baisse des coûts pour le contrôle du génotype des souches.

6. Objectifs Qualité pour l’année à venir:

Aucun des objectifs 2019 n’a été atteint et peuvent être reconduits en 2020

• Accueil : Mettre les documents du dossier en anglais. (FA93)

• Renommer la fiche de Recueil des compétences pour les CDD (FA94)

• Réunion COPIL du Vectopôle avec fiche projet et ressource utilisée (ou besoin).

(FA95)

• Gestion des bureaux par un guichet unique avec une personne ou un binôme en charge des attributions, avec un outil dans GRR qui donnerait une visibilité des disponibilité (demande à faire auprès de la DUNI (FA96)

• Simplification du dossier d’accueil des contractuel et partenaire (FA92)

ANNEXES :

Annexes1 planification des réunions qualité :

Annexes2

Retours négatifs enquête de satisfaction

Commentaires négatifs sur fiches satisfaction cf annexes 2 QUALITE ACCUEIL

- Bon dans l'ensemble en dehors des difficultés rencontrées pour la mise à disposition de mon indemnité

- Petite erreur pour la convocation de visite médicale envoyée à une adresse inconnue

- Accès au laboratoire L2 et administration ont pris beaucoup de temps DISPO ENCADRANTS

- Personnel au kayak loin

1 M 1 S 1 D 1 M 1 V 1 L 1 M 1 S 1 M 1 J 1 D 1 M AUDIT S1

2 J 2 D 2 L 2 J 2 S 2 M 2 J 2 D 2 M 2 V 2 L 2 M

3 V 3 L 3 M 3 V 3 D 3 M 3 V 3 L 3 J 3 S 3 M 3 J

4 S 4 M 4 M 4 S 4 L 4 J 4 S 4 M 4 V 4 D 4 M 4 V

5 D 5 M 5 J 5 D 5 M 5 V 5 D 5 M 5 S 5 L 5 J 5 S

6 L 6 J 6 V 6 L 6 M 6 S 6 L 6 J 6 D 6 M 6 V 6 D

7 M 7 V RD 2019 7 S 7 M 7 J 7 D 7 MAuditint ^{7 V 7 L 7 M 7 S 7 L}

8 M 8 S 8 D 8 M 8 V 8 L 8 M 8 S 8 MReunionQ 8 J 8 D 8 M

9 J 9 D 9 L 9 J 9 S 9 MReunionQ 9 J 9 D 9 M 9 V 9 L 9 M

10V 10L 10MReunionQ10V 10 D 10M 10V 10 L 10J 10S 10M 10 J

11S 11M 11M 11S 11 L 11J 11S 11M 11V 11 D 11 M 11V

12 D 12M 12J 12 D 12M 12V 12 D 12M 12S 12L 12J 12 S

13L 13J 13V 13 L 13M 13S 13L 13 J 13 D 13MReunionQ13V 13 D

14M 14V 14S 14M 14 J 14 D 14 M 14V 14L 14M 14S 14 L

15M 15S 15 D 15M 15V 15L 15M 15 S 15M 15J 15 D 15M

16J 16 D 16L 16J 16 S 16M 16J 16 D 16M 16V 16L 16M

17V 17L 17M 17V 17 D 17M 17V 17 L 17J 17S 17M 17 J

18S 18M 18M 18S 18 L 18J 18S 18M 18V 18 D 18M 18V

19 D 19M 19J 19 D 19M 19V 19 D 19M 19S 19L 19J 19 S

20L 20J 20V 20L 20M 20S 20L 20 J 20 D 20M 20V 20 D

21M 21V 21S 21M 21 J 21 D 21MReunionQ21V 21LAuditint ^{21M 21S 21 L}

22M 22S 22 D 22M 22V 22L 22M 22 S 22M 22J 22 D 22M

23J 23 D 23L 23J 23 S 23M 23J 23 D 23M 23V 23L 23M

24V 24L 24M 24V 24 D 24M 24V 24 L 24J 24S 24MReunionQ24 J

25S 25M 25M 25S 25 L 25J 25S 25M 25V 25 D 25M 25 V

26 D 26M 26J 26 D 26M 26V 26 D 26M 26S 26L 26J 26 S

27L 27J 27V 27L 27M 27S 27L 27 J 27 D 27M 27V 27 D

28M 28V 28S 28MReunionQ28 J 28 D 28M 28V 28L 28M 28S 28 L

29M 29S 29 D 29M 29V 29L 29M 29 S 29M 29J 29 D 29M

30J 30L 30J 30 S 30M 30J 30 D 30M 30V 30L 30M

31V 31M 31 D 31V 31 L 31S 31 J

Calendrier 2020

Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre Décembre

- Peut mieux faire

- Je vous invite à préparer des fiches indiquant les thématiques de recherche abordées à l'IRD et les contacts des chercheurs

MOYENS

- Programmer des sessions de formation en été dédiées aux stagiaires EXPERIENCE

- Les résultats auraient pu être meilleurs AUTRES

- Accès internet à renouveler chaque semaine. Pourquoi ne pas prévoir un accès pour invités long séjour?

- Procédure trop lourde pour le dossier d'accueil quand on est titulaire d'un autre EPST

- Pas de bureau disponible. Travail au centre de documentation donc éloignée des encadrants

- Normes d'accessibilité pour les personnes handicapées. Boutons ouverture de porte, digicodes ... impossible à atteindre pour une personne en fauteuil - Prévoir une version anglaise des documents

Annexe3 :

Suivi fournisseur et prestataires

SUIVI FOURNISSEURS , PRESTATAIRES ET PLATEFORMES

^{Notes :}

Catégorie : précisez si ce sont des produits de labo, des services, etc.

Conformité, délai, SAV, R Q/P : notez de 0 à 5 (0 c'est nul, 5 c'est super) Remarques : vous mettez ce que vous voulez . . .

Agrément : O = oui ; X = NON.

Nom du fournisseur Catégorie

Conformité commande

Délai de livraison SAV

Rapport qualité/prix

Note

générale Agrément nb de répondants

Analytic lab réactifs 12 14 11 12 16,3 o 3

BAECKEROOT LABO produit 5 5 5 4 19,0 o 1

BALCO maintenance 5 5 5 4 19,1 o 1

BIOHIT France pt equip/conso 5 3 4 4 16,0 o 2

CRYOEXPRESS service froid 5 4 4 4 17,0 o 1

DOMINIQUE DUTSCHER produits/materiel 11 9 11 11 14,0 o 3

EPPENDORF 15 13 13 12 17,7 o 3

EUROBIO Réactifs 5 5 4 4 18,0 o 1

EUROFINS MWG

BIOTECH FRANCE service 11 14 12 11 24,0 o 2

EUROGENTEC FRANCE

S.A.S.U produits 9 9 8 8 34,0 o 1

EUROMEDEX produits 5 4 4 4 17,0 o 1

FISHER SCIENTIFIC produits 20 19 18 18 18,8 o 4

FRANKLAB produits 4 4 4 3 15,0 o 1

GENOSCREEN sequencage 4 5 5 4 18,0 o 1

INMAC materiels 9 8 8 8 16,5 o 2

ILLUMINA Réactifs NGS 7 6 6 7 13,0 o 2

INTERCHIM Réactifs 3 5 5 4 17,0 o 1

LABOSERVICES equipement 4 4 4 4 16,0 o 1

AMAXIA (ancien

Labover) maintenance 8 8 7 8 15,5 o 2

NEW ENGLAND BIOLABS Réactifs 5 4 4 4 17,0 o 1

QIAGEN labo, BM 14 13 12 10 16,3 o 3

SARSTEDT 5 4 4 4 17,0 o 1

SIGMA ALDRICH CHIMIE labo 9 6 7 8 15,0 o 2

STARLAB labo 8 8 7 8 15,5 o 2

testo étalonnage/thermomètre 4 3 4 3 14,0 o 1

Transcourrier

solution d'envoi de

matériel/ech 13 13 13 13 17,3 o 3

UGAP

MULTIDISTRIBUTEUR

IRD/UM/CNRS 20 14 17 19 14,0 o 5

VWR INTERNATIONAL consom/equip 13 13 12 12 16,7 o 3

Plateformes/

prestataires

Disponib ilités des appareil sur 4

Soutien technique

délai d'obtention des

résultats sur 4

Fiabilités/

robustesses des

données obtenues

sur 4 Tarifs sur 4 Note

générale Agrément

mises au point sur 2

analyses de résultats sur 2

nb de répondants Genotypage-Sequençage

Labex Cemeb 2 2 3 4 3 14 o 1

Labex CeMEB 2 2 3 4 2 13 o 1

Animalerie 8 8 16 16 16 17 o 4