UNIVERSITÉ DE NANTES
Institut Universitaire de Technologie Département Information et Communication
VADEMECUM A L’USAGE DES ENSEIGNANTS
Ce document vaut pour l'année universitaire 2006-2007 Il complète le règlement intérieur des étudiants.
1. ORGANISATION DES ENSEIGNEMENTS
VENTILATION ANNUELLE DES MODULES
Lors de la réunion de rentrée (premier conseil de département), les enseignants permanents valident définitivement :
Le calendrier prévisionnel de l’année.
Le volume horaire prévisionnel des enseignants.
L’évaluation par module.
EMPLOIS DU TEMPS
- Les disponibilités hebdomadaires ouvertes pour la réalisation des emplois du temps sont de 8 demi- journées pour les PRAGs et 6 demi-journées pour les MCs, hors jeudi après midi.
Cette demi journée est libérée pour les étudiants (projets tuteurés) et consacrée aux conseils de département.
- Les modifications d’emploi du temps doivent être limitées à des situations exceptionnelles, l’objectif étant de réduire la charge du directeur des études. L’enseignant qui ne peut assurer son cours prévient au plus vite le directeur des études à qui il propose une ou plusieurs dates de remplacement. Si aucun créneau horaire n’est disponible, le cours est annulé.
- Si le changement de cours est à l’initiative des étudiants, ceux-ci doivent demander l’accord du directeur des études avant de solliciter les enseignants. L’accord ne sera délivré quà titre exceptionnel.
DIFFUSION DE L’INFORMATION
Le courriel est un moyen de communication utilisé par l’équipe administrative et enseignante pour transmettre des informations administratives et pédagogiques. Vous êtes donc très fortement invités à lire vos messages au moins une fois par jour à l’adresse suivante :
http://mail.iut-laroche.univ-nantes.fr/Public/Edt/
PHOTOCOPIES
Dans les cas où ils sont dans l’impossibilité de le faire eux-mêmes, les enseignants feront directement leurs demandes à l’agent technique chargé des tirages (et non au secrétaire du département), au moins 5 jours ouvrables avant le cours. Un délai de 15 jours pour les polycopiés.
Ils rempliront à cet effet une fiche (présente dans la salle de la photocopieuse).
ATTENTION : la photocopieuse du département est réservée au secrétariat.
INSTALLATION ET RESERVATION DU MATERIEL AUDIOVISUEL ET INFORMATIQUE
- Le matériel informatique et audio-visuel (TV, vidéo-projecteur, ordinateur, caméscope, etc.) est installé par l’enseignant, et non par le technicien. Un document explicatif sera mis à la disposition des enseignants par le service informatique en début d’année.
- Eric Langlois, technicien, est responsable du matériel audiovisuel. Pour emprunter du matériel, le personnel et les enseignants doivent le réserver une semaine à l’avance et avant 16h.
2. ABSENCES
RAPPEL : l’application du règlement intérieur exige de l’équipe un investissement important.
Le chef de département reçoit toutes les demandes d’autorisation d’absences (transmises par écrit) et répond par écrit sur le courrier de l’étudiant.
Le (la) secrétaire des études remet ce courrier à l’étudiant après en avoir conservé une copie dans le dossier de l’étudiant.
Tous les étudiants dont les absences sont injustifiées sont convoqués par le chef de département 1 fois par semestre. Un document écrit, co-signé de l’étudiant et de lui-même, est conservé dans le dossier de l’étudiant.
Les enseignants pointent les absences avant de signer la feuille d’émargement présentée par les délégués à l’issue de chaque séance. La responsabilité du compte des absences incombe à l’enseignant (en CM, il est nécessaire de faire l’appel ou de compter les étudiants).
Il est convenu que les retards (à partir du ¼ d’h.) sont signalés sur la feuille d’émargement.
Dans le cadre de certains cours (ateliers en particulier), un ou plusieurs étudiants peuvent être amenés à quitter l’IUT. Dans ce cas, ils doivent obtenir l’autorisation de leur enseignant et passer au secrétariat chercher un ordre de mission (signé de l’enseignant et de l’étudiant). LES OM seront disponibles au secrétariat uniquement durant le mois de septembre puis sur l’intranet.
Seuls les étudiants majeurs peuvent recevoir une autorisation de sortie.
3. EVALUATION DES CONNAISSANCES
- Dans chaque matière, le nombre et le type d’évaluation sont définis par l’enseignant.
- Tout module doit faire l’objet d’une évaluation. L’obligation minimum est de prévoir au moins 1 évaluation pour 20 heures de cours (pour les modules de longueur importante, prévoir une évaluation brève en cours de module puis l’évaluation finale, à la dernière séance) ou 10 heures pour les modules de moindre importance.
- Les modalités de l’évaluation sont annoncées aux étudiants en début de module, en même temps que sont donnés le plan du cours et la bibliographie. En informer également le secrétariat.
ABSENCE D'UN ETUDIANT A UN TEST, CONTROLE OU EXAMEN : VOIR REGLEMENT INTERIEUR
Rappel : dans le cas d'une absence motivée et justifiée, le rattrapage est systématique sauf décision contraire du chef de département. Il est organisé le plus vite possible par l’enseignant. La difficulté devra être équivalente à celle de l'épreuve initiale et sera organisée sous le contrôle de l’enseignant (date, surveillance, évaluation, etc.).
PROCEDUREA SUIVRE LE JOUR DE L’EVALUATION ET A LA REMISE DES COPIES
Prendre au secrétariat la « feuille d’émargement ». Toute évaluation exige l’utilisation de cette feuille d’émargement.
A la fin de la séance d’évaluation, faire le point sur les absences et déposer au secrétariat une photocopie de la feuille d’émargement afin que puisent être pointées les absences éventuelles.
Dans les jours qui suivent, faire le point des absences justifiées/injustifiées pour pouvoir organiser le rattrapage.
Le jour de la remise des devoirs corrigés, faire à nouveau signer les étudiants, sur la même feuille d’émargement, La possibilité offerte aux étudiants de consulter leurs copies est une obligation légale. Si le devoir a lieu lors du dernier cours l’enseignant doit fixer un rendez- vous avec les étudiants pour qu’ils consultent leurs copies.
Rendre au secrétariat la feuille d’émargement renseignée (voir infra : remise des notes à la scolarité).
Cette procédure impose aux enseignants de corriger les devoirs dans un délai raisonnable. Le respect de ces délais permet
l’organisation éventuelle des rattrapages
La clarté des décisions de jury en fin de semestre.
ATTENTION : Les notes du 1er semestre sont à rendre semaine 51.
SURVEILLANCE DES DEVOIRS
La surveillance est toujours assurée par l’enseignant. En cas d’indisponibilité, l’enseignant se charge de se faire remplacer. Sinon, le contrôle est annulé et remis à une date ultérieure.
REMISE DES NOTES A LA SCOLARITE
La remise des notes à la scolarité se fera obligatoirement à l’aide du document « Feuille d’émargement » qui précise notamment :
le coefficient à affecter au contrôle (la définition de ce coefficient revient à l’enseignant puisque c’est lui seul qui peut en évaluer l’importance relative) ;
le libellé précis de la matière et du module de rattachement (se référer à l’organigramme des A1/A2) ;
la date précise du contrôle et le nom de l’enseignant ayant participé à l’évaluation ; Les copies doivent être remises au secrétariat pour archivage.
Tout document incomplet sera refusé.
4. STAGES EN ENTREPRISE
Le fonctionnement des stages est décrit dans le document « Organisation des stages » remis aux étudiants et aux enseignants en début d’année.
Le stage de 1re année, de courte durée, ne nécessite pas de suivi de stage. En revanche, les étudiants de 2nde année sont suivis en stage par un enseignant tuteur.
AVANT LE DEPART EN STAGE DE FIN D’ANNEE
Les enseignants se répartissent les étudiants en stage au dernier conseil de département qui précède le départ en stage (répartition sur critères de regroupement géographique).
Chaque enseignant peut alors réunir l’ensemble des étudiants dont il est le tuteur pour expliquer les modalités du suivi et s’accorder avec eux sur les moyens de communiquer (courriel, téléphone, etc.).
L’étudiant doit pouvoir se mettre en relation avec son tuteur sans difficulté.
DURANT LE STAGE
Le tuteur décide du rythme du suivi. À titre indicatif, voici les modalités les plus courantes :
fin de la 1re quinzaine : prise de nouvelles (ce contact permet parfois de rectifier un positionnement inadéquat. Il permet de s’assurer que la mission sera faisable).
5è ou 6è semaine : visite du stagiaire en entreprise par le tuteur (au-delà d’une distance supérieure à 100 km demander l’accord du chef de département). Sinon, le tuteur prend
réflexion à mi-parcours amène le maître de stage et le stagiaire à réfléchir et à faire le point ensemble, en présence du tuteur.
o C’est l’occasion d’aborder le contenu du rapport, voire de libérer la parole, en cas de difficulté.
o Le tuteur explique au maître de stage les modalités d’évaluation (pour ce faire, il peut lui présenter la feuille d’évaluation utilisée à l’issue de la soutenance).
o Par ailleurs, le tuteur peut présenter la formation, nouer ou resserrer les liens entre l’entreprise et l’IUT. Il peut aussi présenter en particulier les projets tuteurés (l’entreprise peut être intéressée. Transmettre dans ce cas l’information au coordinateur des projets).
fin avril (à l’issue du 1er mois de stage), l’étudiant se charge de fixer la date de la soutenance : après avoir consulté son maître de stage et son tuteur, il prévient le secrétariat du département Information et Communication (la date doit être fixée au plus tôt pour permettre l’organisation des jurys).
2nde partie du stage : le tuteur s’assure que le rapport est commencé dans les temps, il guide l’étudiant en fonction des demandes de celui-ci (validation de la problématique et du plan, relecture éventuelle de quelques « bonnes pages », conseils pour la soutenance, etc.)
Durant le stage, le tuteur doit s’assurer que le stagiaire respecte les règles définies dans la convention et en particulier n’interrompt pas son stage sans en avoir averti le secrétariat.
RAPPEL : toute modification des articles de la convention exige la signature d’un avenant à la convention par les trois parties. (ex. : prolongation du stage)
A L’ISSUE DU STAGE
L’étudiant remet le rapport à son maître de stage et adresse deux exemplaires à l’IUT (pour le tuteur et le 3è membre du jury), 8 jours avant la soutenance.
Pour les stages en France, le maître de stage assiste en principe à la soutenance (dans la mesure où il n’est pas défrayé de ses déplacements, il est libre d’accepter ou de refuser).
Cependant, il doit impérativement évaluer le stage et le rapport.
S’il n’assiste pas à la soutenance, le tuteur doit avoir récupéré auprès du maître de stage la fiche d’évaluation complétée (2 premières parties, stage et rapport).
Si le stage n’est pas terminé avant le jury de juillet, la soutenance se fera avant le jury de septembre.
Un rapport de mauvaise qualité peut être refusé par le jury. Dans ce cas, la note obtenue lors de la soutenance sera suspendue à la remise d’un rapport corrigé en fonction des observations du jury. La remise d’un nouveau rapport n’entraîne pas la modification de la note. Cela peut amener l’étudiant à passer au jury de septembre.
LA SOUTENANCE
L’accueil du maître de stage est assuré par le tuteur (les maîtres de stage sont des partenaires importants pour le département).
La soutenance dure 1h (20 mn de présentation par l’étudiant, 30 mn de questions sur le stage, le rapport et la soutenance, puis 10 mn pour l’évaluation hors de la présence de l’étudiant, le compte-rendu à l’étudiant qui doit signer la fiche d’évaluation). L’échange autour d’un verre fait suite.
La soutenance est une prise de recul sur le stage et sur le rapport. L’étudiant adosse son propos à une présentation visuelle. Il donne l’essentiel du rapport pour des auditeurs qui l’ont déjà lu, développe un aspect du rapport particulièrement pertinent ou sur lequel il a des éléments nouveaux depuis la rédaction du rapport. Il peut aussi développer un point qu’il a seulement suggéré dans la conclusion de son rapport. Il peut conclure sur un bilan personnel
et ses projets d’avenir. L’étudiant s’adresse à la fois à son maître de stage et à son tuteur qui l’ont suivi (sans familiarités) mais aussi à un second enseignant qui joue le rôle de candide, ne connaît pas le contexte du stage et ne peut donc se satisfaire d’allusions.
Après l’intervention de l’étudiant, le tuteur mène la seconde partie de la soutenance. Il donne d’abord la parole au maître de stage puisqu’il s’agit d’interroger le candidat sur le stage, le rapport et l’intervention orale.
A l’issue de la soutenance, le maître de stage est seul à évaluer le stage ; l’évaluation du rapport et de la soutenance est faite par l’ensemble du jury.
En cas d’absence du maître de stage, le jury conclut l’évaluation par un échange téléphonique avec celui-ci pour s’assurer qu’il valide la note attribuée. C’est un moyen de ne pas le tenir à l’écart de l’ensemble de l’évaluation.
5. REMUNERATIONS ET DEFRAIEMENTS
PAIEMENTS DES VACATAIRES
Le paiement des heures des chargés de cours ne se fait pas mensuellement mais après la fin du semestre (en janvier pour les vacataires).
ORDRES DE MISSION
Les OM sont établis au secrétariat. Ils doivent être rédigés, au plus tard, deux jours avant la mission. L’enseignant en mission doit signer l’ « Ordre de mission » et l’« estimation des frais » puis garder tous les documents liés à la mission :
les tickets de train (y compris lorsque c'est l'IUT qui les a payés), les tickets de passage autoroute (mettre son nom au verso),
les tickets de transport urbain (mettre son nom au verso et le prix du ticket car souvent il n'est pas imprimé),
les factures repas
les factures de frais de colloques si vous avez avancé ces frais
Le secrétariat doit recevoir ces justificatifs dans la semaine qui suit la mission afin d’établir « l’état de frais » remis ensuite pour signature à l’enseignant. Les justificatifs ne seront pas réclamés aux intéressés.
6. FERMETURE DES BATIMENTS
Avant de quitter les salles, veiller à verrouiller les fenêtres, à éteindre les lumières, les vidéoprojecteurs, les écrans d’ordinateurs et à fermer les portes à clé.
La fermeture des bâtiments est assurée par la personne chargée de l’entretien des locaux entre 19h et 20h.
