Université Fédérale Toulouse Midi-Pyrénées Gouvernance Numérique
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Université Fédérale Toulouse Midi-Pyrénées
www.univ-toulouse.frOrganisation du numérique à l’Université Fédérale Toulouse Midi-Pyrénées
Préambule
Dans tous les domaines, l’Université Fédérale Toulouse Midi-Pyrénées a fondé son action sur un principe de subsidiarité appuyé sur le constat d’une véritable valeur ajoutée collective.
De plus, de nouveaux enjeux de pilotage liés à une évolution vers une organisation fédérale ont rendu indispensable un accompagnement des structures de décision pour dessiner efficacement la phase transitoire.
Dans ce contexte, une évolution des structures en charge du numérique a été proposée: il s’agit de passer d’une organisation centralisée, à une organisation fédérale partagée par les établissements partenaires fonctionnant en mode projet et engageant clairement la responsabilité et l’énergie des dits partenaires.
La gouvernance du numérique doit permettre de mieux accompagner l’ensemble des projets fédéraux.
Elle est organisée autour :
- du bureau du numérique, constitué des représentants politiques en charge du numérique dans les établissements de l’UFTMIP,
- de la commission DSI
- des groupes de travail usages/métiers
- du Service Numérique de l’Université de Toulouse (SNUT).
1. Le bureau du Numérique
Missions
Le bureau du numérique propose une stratégie du numérique au conseil des membres de l’UFTMIP en accord avec les orientations de l’UFTMIP.
Il coordonne toutes les actions mutualisées entre les établissements membres de l’UFTMIP dans le domaine du numérique.
Il demande à la commission DSI d’instruire les dossiers (étude d’opportunité, analyse d’impact, solution technique) et suit l’avancement des projets.
Il statue sur tous les dossiers qui lui sont proposés en s’appuyant sur les avis de la commission DSI.
Il soumet les dossiers à l’approbation du conseil des membres de l’UFTMIP pour validation.
Il peut créer des groupes de travail pour traiter des sujets définis, par exemple autour des usages ou des métiers.
Composition
• Un représentant vice-présidents ou chargé de mission Numérique de chaque établissement membre fondateur
• Un représentant du CNRS, représentant également les autres organismes
• Deux vice-présidents ou chargé de mission Numérique d’un établissement membre associé, représentant également les autres membres associés
• Le chargé de mission du numérique
Le bureau du numérique se réunit une fois par mois.
Le chargé de mission du numérique, nommé par la Présidente de l’UFTMIP sur proposition du conseil des membres de l’UFTMIP et anime les réunions du bureau du numérique.
Un vote peut, le cas échant, permettre de valider une décision. Dans ce cas, une voix est donnée à chacun des membres titulaires du bureau.
En cas d’absence du représentant d’un établissement, celui-ci désigne la personne habilitée à le remplacer.
Le Directeur des projets numériques participe aux réunions du bureau et rédige les relevés de conclusion mais ne prend pas part au vote.
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www.univ-toulouse.frL’animateur de la commission DSI est invité de façon permanente dans les réunions de bureau pour apporter un éclairage technique.
Tout membre du bureau du numérique peut proposer à l’animateur du bureau numérique d’inviter une personnalité extérieure concernée par un point à l’ordre du jour. Cette personne n’a pas voix délibérative.
2. La commission DSI Missions
La commission DSI est une structure de concertation et d’animation au niveau du site dont l’animation est confiée à un DSI d’un établissement membre fondateur.
Elle instruit les dossiers pour aider au choix des orientations politique et stratégiques du bureau.
La commission DSI a un rôle d'anticipation et de veille sur les évolutions dans le domaine des SI. Elle coordonne les chantiers d’urbanisation des SI et est garante de la qualité des référentiels partagés, de la définition et du respect des règles d’interopérabilité des SI des établissements.
L’animateur fixe l’ordre du jour et rédige les relevés de conclusion.
Composition
• Les DSI des 6 établissements membres fondateurs
• Deux DSI des établissements membres associés, représentant également les autres membres associés
• Le responsable du Service Numérique de l’Université de Toulouse
• Un représentant du CNRS, de l’INRA et de l’INSERM.
Un vote peut, le cas échant, permettre de valider une décision. Dans ce cas, une voix est donnée à chaque établissement représenté (membres fondateurs, associés, organismes, CUE).
Tout membre de la commission DSI peut proposer à l’animateur d’inviter une personnalité extérieure concernée par un point à l’ordre du jour. Cette personne n’a pas voix délibérative.
3. Bureau Étendu
Il est composé par les membres du bureau du numérique et de la commission DSI. Il est animé par le chargé de mission numérique.
Sa mission est de traiter des dossiers pour lesquels les deux assemblées sont nécessaires. Le bureau étendu est ainsi un lieu d’échange d’informations entre les aspects politiques et techniques du numérique.
Le bureau étendu se réunit une fois par mois.
4. Groupes de travail usages/métiers
Ces groupes sont constitués par des membres des établissements et organismes rattachés à l’UFTMIP.
Le but des groupes est d’apporter des informations à la commission DSI et au Bureau du numérique pour l’instruction des dossiers.
5. Le service Numérique de l’Université de Toulouse (SNUT)
Missions
Le Service Numérique de l’Université de Toulouse est en charge de :
- l’exploitation des services mutualisés dans le cadre de l’Université Numérique en Région Midi- Pyrénées (UNR),
- l’accompagnement des nouveaux projets fédéraux,
- la gestion des ressources informatiques spécifiques au fonctionnement interne des services et des départements de la COMUE.
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www.univ-toulouse.frLe responsable du SNUT
- dirige l’exploitation et les projets d’évolution des services numériques mutualisés existants, - supervise la définition et l’exploitation des services spécifiques au fonctionnement interne de la
COMUE,
- assure la fonction de Directeur des Projets des projets mutualisés.
Il assure le suivi hebdomadaire de l’activité des chefs de projets dont il a la charge qu’il conseille et assiste, notamment dans la définition des ressources techniques et humaines nécessaires à la bonne conduite du projet.
Il rédige les documents contractuels et définit le plan qualité de service.
Pour chaque projet de son portefeuille, il aura à reporter à la commission DSI du site sur le suivi de l’avancement des différentes phases de mise en œuvre et sur la qualité des éléments produits.
Le responsable du SNUT est sous l’autorité du Directeur Exécutif de la COMUE.
