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D-99-124 R-3412-98 22 juillet 1999

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GUIDE DE PAIEMENT DES FRAIS DES INTERVENANTS

D-99-124, R-3412-98, 1999 07 22

Table des matières

Introduction 3

Définitions 3

Demandes d’intervention 4

Budget prévisionnel 4

Frais préalables 4

Critères d’examen des demandes de paiement de frais 5

Réclamation de frais 5

Frais admissibles 6

Honoraires du personnel juridique 6

Honoraires des témoins experts et des analystes 6

Honoraires des coordonnateurs 7

Dépenses admissibles 7

Taxes 8

Annexe A : Taux et barèmes applicables aux demandes de paiement de frais Annexe B : Formulaires

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Introduction

1. Le présent Guide a pour but d’encadrer les demandes de paiement des frais que la Régie peut payer, ou ordonner à un distributeur de payer, en vertu de l’article 36 de la Loi sur la Régie de l’énergie ¹ (la Loi) et en conformité avec le Règlement sur la procédure² (le Règlement).

2. Ce Guide ne limite pas le pouvoir discrétionnaire de la Régie de juger de l’utilité et de la pertinence de la participation des intervenants à ses délibérations et du caractère raisonnable et nécessaire des frais encourus.

Définitions

3. Dans le présent Guide et dans les présentes annexes, les mots et expressions ci-après ont la signification suivante :

a) Analyste : professionnel qui, dans le cadre d’une audience, assiste un intervenant dans l’analyse des questions à débattre ;

b) Coordonnateur : personne ressource qui coordonne le travail et les relations entre les groupes de personnes réunis;

c) Frais : les honoraires professionnels et les dépenses afférentes encourus par un intervenant;

d) Jour d’audience : comprend les réunions techniques, les rencontres préparatoires, les réunions d’un groupe de travail formé par la Régie et les jours consacrés à un processus d’entente négociée;

e) Jour de préparation : équivaut à huit heures de travail;

f) Réclamant : toute personne au nom de qui l’intervenant réclame des frais;

g) Témoin expert : personne qui a été reconnue à ce titre par la Régie, en démontrant notamment qu’elle a acquis des connaissances spécialisées relativement aux questions à débattre;

1 L.R.Q. c.R-6.01

2 Règlement sur la procédure de la Régie, (1998) 7 G.O. II, 1244 et s. (art. 26).

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GUIDE DE PAIEMENT DES FRAIS DES INTERVENANTS 4 D-99-124, R-3412-98, 1999 07 22

Demandes d’intervention

4. Les demandes d’intervention des intéressés se font conformément à l’article 8 du Règlement. À cet égard, la Régie examine une demande d’intervention en considérant, notamment, les éléments suivants :

a) l’intérêt réel de l’intéressé dans le dossier ;

b) la façon dont l’intéressé est affecté directement par les résultats du dossier ;

c) son aptitude à offrir un éclairage nouveau à la Régie sur les questions essentielles à débattre.

5. Les groupes de personnes réunis doivent déposer auprès du Secrétaire de la Régie, annuellement ou lors d’un nouveau regroupement, une lettre provenant de chaque groupe identifiant son intérêt général à intervenir devant la Régie et autorisant l’intervenant à les représenter.

6. Tout intervenant, qu’il soit ou non membre d’un regroupement, doit, annuellement ou à la suite de toute modification, fournir au Secrétaire de la Régie une lettre démontrant sa représentativité.

Budget prévisionnel

7. Lorsqu’un intéressé prévoit présenter à la Régie une demande de paiement de frais, un budget prévisionnel doit accompagner sa demande d’intervention. Pour ce faire, il devra utiliser le formulaire prévu à l’annexe B (feuillet 1 de 6) et tenir compte non seulement des normes et barèmes du présent Guide mais également, le cas échéant, des estimations faites par la Régie quant au temps d’audience et au temps de préparation nécessaire à l’étude de la demande.

8. Lorsqu’elle rend une décision sur les demandes d’intervention, la Régie peut procéder à une nouvelle estimation du nombre de jours d’audience. Elle peut informer les intervenants de la norme qu’elle entend appliquer pour ce qui est des témoins experts et des analystes quant au nombre total de jours de préparation qui pourront être payés pour l’ensemble de leurs honoraires. Les intervenants peuvent alors réviser, leur budget prévisionnel à l’intérieur d’un délai fixé par la Régie, si les nouveaux paramètres entraînent des changements importants.

Frais préalables

9. La Régie pourra accorder, à titre de frais préalables, un montant maximum ne pouvant dépasser 20% du budget prévisionnel d’un intervenant.

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Critères d’examen des demandes de paiement de frais

10. La Régie examine la demande de paiement de frais en tenant compte de l’utilité et de la pertinence de l’intervention ainsi que du caractère nécessaire et raisonnable des frais encourus.

11. La Régie juge notamment de l’utilité et de la pertinence d’une intervention selon que : a) l’intervention constitue une preuve servant à ses délibérations ;

b) l’intervention éclaire la Régie sur des questions essentielles à débattre ; c) l’intervention est limitée au débat réel sans en augmenter la portée ; d) l’intervention en audience ne duplique pas celle d’autres intervenants ;

e) l’intervention ne sert pas à supporter le développement de l’expertise de l’intervenant ou celle de ses mandants ;

f) l’intervention n’a pas seulement pour objet les intérêts personnels ou commerciaux de l’intervenant.

Lorsqu’il s’agit de frais que la Régie peut payer à des groupes de personnes réunis en vertu de l’article 36, al.3 de la Loi, la Régie vérifie également que l’intérêt public justifie la demande de frais.

12. Pour juger du caractère nécessaire et raisonnable des frais encourus par un intervenant, la Régie tient compte notamment des facteurs suivants :

a) l’importance et les implications de la demande ; b) la nature de la participation de l’intervenant ;

c) le degré de complexité des questions couvertes par l’intervention ; d) le nombre d’intervenants ;

e) la durée de l’audience ;

f) l’expérience du réclamant et le dédoublement des tâches entre les intervenants.

Réclamation de frais

13. Les intervenants doivent produire le relevé des frais de participation à une audience prévu au Règlement ainsi que les états de compte détaillés annexés au présent Guide (feuillets 2 à 6).

De plus, les demandes de paiement de frais doivent être accompagnées d’un affidavit signé par l’intervenant ou son mandataire, qui atteste de l’exactitude des montants réclamés.

14. Les intervenants doivent expliquer, lors de leur demande de paiement de frais, les écarts supérieurs à 10 % entre cette demande et le budget prévisionnel soumis.

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Frais admissibles

15. En règle générale, la période d’admissibilité du temps de préparation débute à la date de la première décision procédurale de la Régie et se termine à la date de la prise en délibéré.

16. La Régie n’octroie pas de frais pour le temps que le personnel de soutien, le personnel administratif, les dirigeants et les administrateurs d’un intervenant, agissant à ce titre, consacrent à la préparation du dossier et à leur participation à l’audience.

17. L’intervenant doit conserver, durant une période d’un an, un registre horaire pour toutes les personnes dont le travail fait l’objet d’une réclamation de frais et devra le déposer sur demande de la Régie. Les registres horaires doivent contenir au moins les renseignements suivants : la date où le travail a été exécuté, le temps consacré au travail et une brève description de celui-ci de même que le tarif horaire.

Honoraires du personnel juridique

18. Les honoraires du personnel juridique sont payés selon les barèmes spécifiques prévus à l’annexe A.

19. Le nombre de jours de préparation payés pour de tels honoraires est, sauf indication contraire de la Régie, basé sur un ratio de deux jours de préparation pour chaque jour d’audience.

20. Les heures d’audience réclamées doivent correspondre au nombre réel d’heures passées en audience, excluant toute durée de repas. Pour chaque heure d’audience, les honoraires d’un seul procureur sont payés.

Honoraires des témoins experts et des analystes

21. Le taux quotidien établi à l’Annexe A est payé pour les jours d’audience auxquels un témoin expert participe soit pour présenter son témoignage, soit pour assister l’intervenant lorsque le sujet traité à l’audience est de même nature que celui de son témoignage.

22. Le nombre d’heures d’audience réclamé pour les analystes doit correspondre aux heures réelles passées à l’audience, excluant toute durée de repas.

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23. Le temps de préparation payé aux experts et aux analystes fait l’objet d’une enveloppe commune. Il est basé sur l’estimation de la Régie, en tenant compte des barèmes prévus à l’Annexe A. Toutefois si la Régie n’a pas procédé à une telle estimation, le temps de préparation maximum reconnu à des fins de paiement de frais ne pourra dépasser 50%

de la période de temps définie au paragraphe 15.

Honoraires des coordonnateurs

24. Le travail de coordination est payé aux groupes de personnes réunis dans le cadre d’une audience. La Régie juge les honoraires qui lui sont soumis en évaluant s’ils sont nécessaires et raisonnables compte tenu notamment du nombre de groupes réunis et de l’ensemble des frais de l’intervenant.

25. Le nombre d’heures d’audience réclamé pour les coordonnateurs doit correspondre aux heures réelles passées à l’audience, excluant toute durée de repas.

Dépenses admissibles

26. Toutes les dépenses d’un intervenant sont remboursées jusqu’à un maximum équivalent à 5% des honoraires acceptés excluant les taxes. Ce maximum est porté à 6% dans le cas des groupes de personnes réunis qui participent à une audience.

Toutes les pièces justificatives sont conservées par l’intervenant pour un minimum d’un an et doivent être produites, sur demande, à la Régie.

27.Sont exclues de ce maximum, pour les intervenants devant se déplacer pour des audiences situées à plus de 100 kilomètres de leur lieu de travail habituel : les dépenses de repas, d’hébergement et de transport.

Le paiement des dépenses de transport est fonction du moyen le plus économique dans les circonstances. Les billets d’avion et de train sont remboursés au tarif le plus avantageux.

28. Sont également exclues de l’enveloppe maximum autorisée, les dépenses de traduction encourues par un intervenant et que la Régie juge utiles.

29. Les dépenses autorisées d’hébergement, de repas et de traduction de même que celles relatives aux déplacements en automobile sont payés selon les normes de l’Annexe A.

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30. L’intervenant doit présenter des reçus de toutes les dépenses de traduction, d’hébergement et de transport dont il demande le paiement. Dans le cas d’un hébergement en logement privé, une déclaration du réclamant doit être déposée indiquant le nom et les coordonnées de la personne qui l’a hébergé.

31. Les reçus doivent être photocopiés clairement sur des pages numérotées avec une série de pages différentes pour chaque réclamant.

Taxes

32.Le 31 janvier de chaque année, un intervenant doit déposer à la Régie une confirmation de son statut fiscal émanant des autorités responsables indiquant s’il a droit à une remise relativement à la taxe sur les produits et services (TPS) et à la taxe de vente du Québec (TVQ) pour ses activités devant la Régie, le pourcentage de remise ainsi que les détails de son admissibilité. Un intervenant doit informer la Régie de tout changement à son statut fiscal dès que celui-ci est effectif.

33. La Régie rembourse, dans la mesure où celles-ci ne font pas l’objet d’une remise par les autorités fiscales, les taxes payées par les intervenants relativement aux honoraires et aux dépenses acceptés par la Régie. Ces montants s’ajoutent, le cas échéant, aux enveloppes maximums prescrites.

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TAUX ET BARÈMES APPLICABLES AUX DEMANDES DE PAIEMENT DE FRAIS

D-99-124 R-3412-98 22 juillet 1999

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ANNEXE A

D-99-124, R-3412-98, 1999 07 22

ANNEXE A

TAUX ET BAREMES APPLICABLES AUX DEMANDES DE PAIEMENT DES FRAIS

Honoraires Expérience

(Années de pratique) Taux externe maximum

($/heure)

Taux interne * maximum

($/heure)

Personnel juridique Avocat senior Avocat intermédiaire Avocat junior Stagiaire en droit

15 et plus 6 à 14 5 et moins

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200 150 100 50

100 75 50 25 Témoins experts

Préparation

Audience 200

1500/jour maximum

Analystes 100 60

Coordonnateurs 50 30

* Taux pour les personnes à l’emploi de l’intervenant

Dépenses**

Traduction 0,20$/mot

Voyage par automobile

Train, avion, autobus 0,34$/km

Classe économique Logement

Logement privé

105,00 $/nuit - Île de Montréal

96,00 $/nuit - Communauté urbaine de Québec 87,00 $/nuit - Laval, Hull, Longueuil, Lac Beauport, Lac Delage

72,00 $/nuit - Ailleurs au Québec 19,15 $/nuit

Repas(allocation fixe) 40,00$/jour

** Les dépenses allouées par la Régie sont basées sur les normes applicables dans la fonction publique du Québec

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LES FORMULAIRES

D-99-124 R-3412-98 22 juillet 1999