TROUSSE D ORIENTATION SERVICES INTERNET : GUIDE DE L UTILISATEUR (07/13) PAGE 1

TABLE DES MATIÈRES DE LA TROUSSE D'ORIENTATION - SERVICES INTERNET RBC

TITRE PAGE

PARTIE 1 Bienvenue aux Services Internet de RBC Assurances 3 PARTIE 2 Accès au site sécurisé et ouverture de session 4

PARTIE 3 Relevé de prime 8

PARTIE 4 Changements concernant les employés

 Signaler des changements concernant les employés

(actualiser) 10

 Signaler des changements concernant les employés (résilier) 14

 Ajout d’employé 16

 Historique des changements concernant les employés 18

PARTIE 5 Transfert de données 19

PARTIE 6 Administrateurs de régime 20

 Ajout d'administrateur de régime 21

PARTIE 7 Formulaires et documents 24

PARTIE 8 Soutien aux HR pour petites entretreprises 28

PARTIE 9 Annexe A : Courriel de bienvenue des Services Internet 29 Annexe B : Courriel envoyé par Services Internet Canada concernant le

mot de passe temporaire 30

BIENVENUE AUX SERVICES INTERNET DE RBC ASSURANCES

Nous vous remercions d’avoir choisi RBC Assurances®. Nous sommes heureux d'avoir l'occasion de satisfaire vos besoins d'assurance grâce à nos produits flexibles et à notre service à la demande.

RBC Assurances offre un éventail de solutions d'assurance conçues pour aider les personnes à trouver l'équilibre entre leur vie professionnelle et personnelle, à reprendre le travail après une période d'invalidité et à protéger leur actif contre les répercussions financières d'une maladie ou d'une blessure.

Vous pouvez compter sur nous pour offrir une valeur ajoutée à toute protection d'assurance et un service qui dépasse vos attentes.

Nous avons conçu le présent guide de l'utilisateur des Services Internet pour vous aider à comprendre la façon de gérer le régime d'assurances collectives que votre entreprise a souscrit auprès de RBC Assurances. Cet outil vous permettra de gérer tous les aspects et toutes les procédures que vous devez connaître pour administrer avec succès votre programme d'assurances collectives, notamment ce qui suit :

 Accès au site sécurisé et ouverture de session

Navigation dans le site Web de RBC Assurances et mot de passe.

 Transfert de données

Fonction permettant l'envoi de fichiers électroniques à RBC Assurances.

 Relevé de prime

Sommaire des données de facturation pour un numéro et une période de facturation précises.

 Changements concernant les employés

Ajout, affichage et modification des renseignements concernant les employés.

 Fonctions d'administrateur de régime

Ajout, affichage et modification des données pour qu'un utilisateur puisse accéder aux factures en ligne de votre entreprise.

Si vous souhaitez plus de renseignements ou si vous avez des questions, veuillez communiquer avec notre équipe de soutien spécialisée, par l'un des moyens suivants :

NUMÉRO SANS FRAIS 1 888 840-1148 TÉLÉCOPIEUR 1 800 296-6987

COURRIEL ServicesInternet@rbc.com

PARTIE N

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1

ACCÈS AU SITE SÉCURISÉ ET OUVERTURE DE SESSION



 Accédez au site à l'adresse



Cliquez sur le menu déroulant sous la section OUVERTURE DE SESSION et sélectionnez Adminis- trateur de régime

PARTIE N

o

2







 Cliquez sur lien hypertexte ouverture de session aux Services Internet.



PARTIE N

o

2





Entrez votre NOM D'UTILISATEUR (il figure dans le courriel de bienvenue).



Entrez votre MOT DE PASSE (il figure dans le courriel envoyé séparément par les Services Internet).

- Cliquez sur OUVERTURE DE SESSION -

NOTE : Vous pouvez également accéder directement à cette page en cliquant sur le lien qui se trouve dans le courriel de Bienvenue aux Services Internet de RBC Assurances (À conserver pour vos dossiers) ou dans le courriel vous informant que votre facture est maintenant accessible sur le site. Voir l'annexe A pour obtenir des exemples.

Ce serait une bonne idée d'ajouter ce site à vos favoris pour vous faciliter l'accès ultérieurement.

PARTIE N

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2







Pour accéder à la gamme complète des Services Internet, déplacez la souris sur le texte Services Internet, afin d'afficher le menu déroulant. Sélectionnez ensuite le service pertinent :

 Information

 Transfert de données

 Relevé de prime

 Administrateur de régime

 Changements concernant les employés

 Demande de changement concernant les employés

 Ajout d'employés

 Historique des changements concernant les employés

NOTE : Les services ne sont pas nécessairement tous offerts, tout dépend de la formule de votre régime. Veuillez communiquer avec RBC Assurances pour obtenir plus de renseignements.

Vous pouvez également accéder aux formulaires en ligne à partir du site www.rbcassurances.com/

formulairesassurancecollective, en cliquant sur le lien FORMULAIRES EN LIGNE. Pour de plus am- ples renseignements, voir la partie 7 du présent guide.

Vous pouvez aussi accéder au site Centre de soutien aux resources humaines des petites entrepri- ses en visitant or en cliquant sur le lien hypertext EN SA- VOIR PLUS>. Pour plus d’informations, voir la partie 8 du présent guide.

Pour obtenir plus de renseignements sur un écran particulier et pour voir la liste des définitions, vous n'avez qu'à cliquer sur le lien AIDE que vous trouverez dans le haut de l'écran.

PARTIE N

o

2



RELEVÉ DE PRIME

Le relevé de prime présente un sommaire des données de facturation pour une division précise et pour une période de facturation précise. À la page Relevé de prime, vous pouvez :

 Lire l'information sur la prime.

 Lire l'information sur les employés assurés pour une période de facturation particulière.

 Imprimer un exemplaire du relevé de prime afin de le joindre au paiement.

 Entrer des notes concernant le relevé de prime.



Sélectionnez la DIVISION DE FACTURATION.



Sélectionnez le RELEVÉ DE PRIME.



Cliquez sur le lien pour afficher les DÉTAILS DE LA GARANTIE.



Cliquez sur le lien pour afficher les CHANGEMENTS AUX DONNÉES SUR L'EMPLOYÉ.



Cliquez sur le lien pour afficher les DÉTAILS SUR L'EMPLOYÉ.



Défilez vers le bas.

PARTIE N

o

3















Cliquez sur le lien pour afficher les SOMMAIRE DE LA TAXE DE VENTE PROVINCIALE.

Les directives de paiement de la prime sont fournies.  



Cliquez sur le bouton IMPRIMER SANS DÉTAILS SUR L'EMPLOYÉ.

ou



Cliquez sur le bouton IMPRIMER AVEC DÉTAILS SUR L'EMPLOYÉ.



S'il y a lieu, entrez des notes pour vos dossiers.

– Cliquez sur SAUVEGARDER –

PARTIE N

o

3



 



PARTIE N

o

4





CHANGEMENTS CONCERNANT LES EMPLOYÉS / SIGNALER DES CHANGE- MENTS CONCERNANT LES EMPLOYÉS (ACTUALISER)

La page Changements concernant les employés est le point de départ pour signaler des changements dans les renseignements concernant les employés (p. ex., le salaire, le nom, la catégorie, la division, etc.). La liste des employés est établie d’après le dernier relevé de prime. Cette page vous permet de sélectionner une mesure à prendre en regard d’un employé particulier ainsi que d’afficher les change- ments qui ont précédemment été soumis pour cet employé sur le site Web.



Sélectionnez la DIVISION DE FACTURATION appropriée.



Cliquez sur le lien ACTUALISER à côté de l’employé concerné.



Effectuez les changements.



Défiler vers le bas

NOTE : Si un changement de catégorie est effectué, veuillez saisir la nouvelle Description de la pro- fession de l’employé dans le champ DESCRIPTION DE LA PROFESSION. (Exemple : Directeur des finances.)

PARTIE N

o

4







Tous les changements qui ne peuvent être effectués dans les champs précités peuvent être saisis manuellement dans la zone de texte de forme libre afin d’être traités par RBC Assurances.

- cliquez sur SOUMETTRE -

PARTIE N

o

4



PARTIE N

o

4

L’historique s’affiche dans DESCRIPTION DES CHANGEMENTS SOUMIS . Cliquez sur le lien hyper- texte VOIR pour consulter l’historique des changements visant l’employé concerné.

CHANGEMENTS CONCERNANT LES EMPLOYÉS / SIGNALER DES CHANGE- MENTS CONCERNANT LES EMPLOYÉS (RÉSILIER)

La page Changements concernant les employés est le point de départ pour signaler des changements concernant les renseignements sur les employés (p.ex., les résiliations). La liste des employés est éta- blie d’après le dernier relevé de prime.



Sélectionnez la DIVISION DE FACTURATION appropriée.



Cliquez sur le lien SUPPRIMER à côté de l’employé concerné.

PARTIE N

o

3







Sélectionnez la RAISON DE LA RÉSILIATION appropriée.



 Saisissez la DATE DE LA RÉSILIATION.

‐ cliquez sur SOUMETTRE - 

PARTIE N

o

4







Sélectionnez la DIVISION DE FACTURATION appropriée.



Saisissez le NOM (PRÉNOM, NOM DE FAMILLE).



 Sélectionnez la PROVINCE.



Sélectionnez le SEXE



Saisissez la DATE DE NAISSANCE



Saisissez la DATE D’ENTRÉE EN FONCTION

On peut accéder à la page Ajout d’employé de deux façons. Accédez à SERVICES INTERNET/

PARTIE N

o

4













CHANGEMENTS CONCERNANT LES EMPLOYÉS/ AJOUT D’UN EMPLOYÉ

La page Ajout d’employé vous permet d’ajouter des employés qui sont devenus admissibles à l’assu- rance.



Sélectionnez le TYPE D’EMPLOYÉ.



NOTE : lorsque vous ajoutez un EMPLOYÉ RÉEMBAUCHÉ, vous devrez saisir la DATE D’EFFET DE L’ASSURANCE et le NUMÉRO D’IDENTIFICATION (ancien numéro du certificat RBC).



Donnez la DESCRIPTION DE LA PROFESSION (exemple : Directeur des finances). .



Sélectionnez la CATÉGORIE

NOTE : Une fois la catégorie établie, vous devrez saisir un SALAIRE et sélectionner un MODE.

Si la police comporte une seule catégorie, le champ sur le salaire s’affichera et n’aurez pas à sélec- tionner une catégorie

Si vous ajoutez plus d’un employé :

- cliquez sur SOUMETTRE ET AJOUTER UN AUTRE EMPLOYÉ - Si vous ajoutez un seul employé :

- cliquez sur SOUMETTRE -

PARTIE N

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4







PARTIE N

o

4

CHANGEMENTS CONCERNANT LES EMPLOYÉS/HISTORIQUE DES CHANGEMENTS CONCER- NANT LES EMPLOYÉS

La page Historique des changements concernant les employés vous permet d’afficher et de faire concorder les modifications apportées chaque mois à la nouvelle liste des renseignements sur les em- ployés figurant à la page Relevé de prime. Cette page maintient un historique des changements effec- tués par nom d’employé et numéro d’identification. Cette page peut être triée par :

• Division de facturation

• Période des relevés soumis

• Employé

NOTE : Le nom de la personne qui a soumis le changement (nom de l’utilisateur et date) est inscrit pour chaque description des changements qui ont été soumis.

TRANSFERT DE DONNÉES

RBC Assurances acceptera les changements concernant les employés (comme les mises à jour en série de l'information salariale) au moyen de la fonction Transfert de données. Pour envoyer les changements concernant les employés, vous devez utiliser une feuille de calcul Microsoft Excel. Un modèle personnalisé de feuille de calcul Excel peut vous être fourni sur demande.



Cliquez sur le bouton EXPLORER pour trouver le fichier dans votre ordinateur ou dans votre réseau local.



Inscrivez des NOTES ou des INSTRUCTIONS DE TRAITEMENT.

- Cliquez sur ENVOYER LES DONNÉES -



L'historique du TRANSFERT DE DONNÉES est affiché.

 Nom du fichier

 Taille

 Date de l'envoi

 Envoyé par

 État (pour faire le suivi de votre demande ; trois états possibles ; envoyée, reçue et traitée)

 Action

PARTIE N

o

5







ADMINISTRATEURS DE RÉGIME

Liste de tous les ADMINISTRATEURS DE RÉGIME d'une police particulière.

 Nom d'utilisateur

 Groupe de sécurité

 Prénom et Nom

 Courriel

 N° de téléphone et de télécopieur

 Action

 Dernière mise à jour effectuée par et date

Les fonctions d'administrateur de régime et d'ajout / de modification des utilisateurs vous permettent d'ajouter, d'afficher et de modifier des données concernant les utilisateurs autorisés à accéder aux factures en ligne de votre entreprise. La page Administrateurs de régime indique également le nom de la dernière personne qui a mis à jour ces données et la date de sauvegarde des dernières modifications.

PARTIE N

o

6

AJOUT D'UN ADMINISTRATEUR DE RÉGIME



Entrez le NOM D'UTILISATEUR (maximum de 10 caractères alphanumériques).

- Cliquez sur AJOUTER UTILISATEUR -

NOTE : Une fenêtre de confirmation apparaîtra. Cliquez sur OK ou ANNULER.

Si vous êtes un administrateur du site du régime, vous pouvez gérer la sécurité au sein de votre groupe, en ajoutant d'autres utilisateurs et en établissant des niveaux d'accès spécifiques.

PARTIE N

o

6



 Sélectionnez le NIVEAU DE SÉCURITÉ.

 Il existe trois niveaux de sécurité :

 Administrateur du site du régime

 Autoriser / Retirer l'accès aux autres utilisateurs au sein de l'entreprise

 Capacité d'utiliser les fonctions d'administrateur de régime (voir ci- dessous)

 Administrateur de régime*

 Afficher les factures en ligne

 Envoyer les changements concernant les employés

 *Un courriel est envoyé à l'utilisateur pour lui communiquer son mot de passe temporaire. Voir l'annexe B.

 Affichage

 Accès à l'affichage seulement

 Entrez le PRÉNOM (OBLIGATOIRE).

 Entrez le DEUXIÈME PRÉNOM.

 Entrez le NOM DE FAMILLE (OBLIGATOIRE).

 Entrez les DIPLÔMES OU TITRES PROFESSIONNELS (p. ex., Ph. D., B.A., etc.).

PARTIE N

o

6











 Entrez l'ADRESSE COURRIEL (OBLIGATOIRE).

 Entrez le NUMÉRO DE TÉLÉPHONE (OBLIGATOIRE).

 Entrez le NUMÉRO DE TÉLÉCOPIEUR.

 Entrez le NOM DE JEUNE FILLE DE LA MÈRE (à des fins de sécurité).

- Cliquez sur SAUVEGARDER -









PARTIE N

o

6

FORMULAIRES ET DOCUMENTS

Tous les formulaires et documents sont disponibles en ligne. Il y a plusieurs façons d'accéder au site, soit par le site internet RBC Assurances ou par lien hypertext FORMULAIRES EN LIGNE situé à la pa- ge Information quand vous ouvrez votre session sur le site (Partie 2).



Accédez au site à l'adresse www.rbcassurances.com/formulairesassurancecollective



Cliquez sur le lien hypertext formulaires et documents.

PARTIE N

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7





Sélectionnez une catégorie du menu déroulant



PARTIE N

o

7

Sélectionnez votre formulaire ou document du menu déroulant

PARTIE N

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7

Une fois que le formulaire ou le document a été sélectionné, un PDF est affiché avec une brève descrip- tion pour identifier rapidement le but du formulaire ou du document, cliquez simplement sur le lien hy- pertexte applicable pour lancer le fichier prêt pour l’impression.

PARTIE N

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7

PARTIE N

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8

SOUTIEN AUX RESOURCES HUMAINES DES PETITES ENTREPRISES

RBC Assurance et Ceridian†, un fournisseur important de solutions en resources humaines, se sont associés pour fournir à nos clients les outils et les services nécessaires pour appuyer votre entreprise et réduire votre fardeau sur le plan administratif et vos coûts en main-d’œuvre.

Vous pouver accéder au site:

1.

2. En cliquant sur le lien EN SAVOIR PLUS> sur la page INFORMATION quand vous entrez sur le site (Partie 2)

COURRIEL DE BIENVENUE DES SERVICES INTERNET

Lorsque votre profil d'utilisateur aura été enregistré aux Services Internet, vous recevrez ce courriel comprenant quelques renseignements généraux, comme votre nom d'utilisateur et le nom du chargé de compte. Prenez note que votre mot de passe temporaire sera envoyé dans un autre courriel.

PARTIE N

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9: ANNEX E A

Le courriel contenant votre mot de passe temporaire est envoyé en même temps que le courriel de bien- venue. Étant donné que le mot de passe distingue les minuscules et les majuscules, il est préférable de le surligner pour le copier et le coller dans le champ Mot de passe du site Web des Services Internet

PARTIE N

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9 : ANNEXE B