Date : Le 26 octobre 2017
Aux : Membres du conseil d’administration De : Sophie Langlois, secrétaire de la séance
Objet : Procès-verbal de la réunion du CA du 26 octobre 2017 (réunion no 4), tenue à la salle de billard de la Place Saint-Laurent, à Toronto
Présences : Ishrat Abid Sylvie Lavoie
Maryse Francella Arnaud Ludig
Claire Prest Marine Rigal
Jamie Guerra Marek Nesvadba
Joyce Irvine Denis Frawley (à partir du point 3)
Absences : Colette Raphaël
Invités : Isabelle Girard, directrice générale
Barbara Ceccarelli, directrice générale adjointe
4.1 Ouverture et minute de silence
La session est ouverte à 18 h 30 en souhaitant la bienvenue à tous les administrateurs et les invités. La minute de silence est dédié au thème du mois concernant le problème de l’abus envers des aînées et au thème de la semaine sur la prévention de la maltraitance contre les enfants.
4.2 Adoption de l’ordre du jour (1718-CA-049)
Il est proposé par Sylvie Lavoie, appuyé par Joyce Irvine, que l’ordre du jour soit adopté tel que modifié.
Adopté 4.3 Déclaration de conflits d’intérêts
Un des membres représentant les résidents demande au Conseil d'administration (CA) si sa présence pendant la discussion sur le point lié aux résidents (point 10) pourrait être conçue comme un conflit d'intérêt.
Une discussion au sein du CA confirme que son rôle en tant que représentante des résidents n’entre pas en conflit d’intérêts avec le point 10 de la rencontre.
Aucune déclaration de conflits d’intérêts n’a été reportée.
4.4 Adoption du procès-verbal du 28 septembre 2017 (1718-CA-050)
Le rôle de Sophie Langlois à titre de secrétaire de séance pour l’année 2017-2018 est confirmé.
Il est proposé par Arnaud Ludig, appuyé par Claire Prest, que le procès-verbal de la réunion du 28 septembre 2017 soit adopté tel que présenté.
Adopté
4.5
Suivis et affaires découlant de la réunion du 28 septembre 2017 (1718-CA-051)Les membres ont passé en revue les suivis à effectuer et le tableau sera mis à jour en conséquence.
4.6 Calendrier révisé 2017-2018 et le thème de la retraite du CA (1718-CA-052) Le calendrier mis à jour est présenté au CA.
Il est proposé par Ishrat Abid, appuyé par Sylvie Lavoie que le CA reçoive le calendrier révisé et le thème de la retraite.
Adopté 4.7 Tournoi de golf Gilles-Barbeau pour CAH
Les membres du CA discutent du tournoi de golf et comment ClubLink tiendra compte de l'impact de la mauvaise s organisation du Club de golf Bethesda concernant le tournoi de cette année afin de proposer une entente satisfaisante pour renouveler le contract avec ClubLink pour l’année 2018. Le club garantit qu’aucun autre événement ne sera organisé la même journée et l'ajout de certificat pour l'encan silencieux.
Les membres du CA ont proposé inclure les familles, soit parent et enfant, parmi les catégories des joueurs et confirment qu’en plus d’être une activité rentable, le tournoi est également une activité de promotion pour CAH.
Il est proposé par Denis Frawley, appuyé par Arnaud Ludig que le CA renouvelle le tournoi de golf Gilles Barbeau pour CAH en 2018 .
Adopté 4.8 Comité de financement et sous-comités (1718-CA-053)
Les membres discutent des composantes du comité de financement. Il est composé de trois sous-comités pour chacun des trois campagnes de financement de CAH: tournoi de golf Gilles- Barbeau pour CAH, Défi Toronto et la Campagne de Noël. Quelques détails sont partagés. L’activité Défi Toronto a beaucoup de potentiel et serait être plus profitable si mieux préparé à l’avance. Les dons amassés à la campagne de Noël sont aussi utilisés pour offrir des produits de première nécessité à des personnes vulnérables tout au long de l’année. Il est proposé d’approcher le Club canadien pour obtenir un soutien pour la Campagne de Noël.
Il est proposé par Sylvie Lavoie, appuyé par Marine Rigal que les mandats et objectifs du comité de financement et les sous- comités soient adoptés tel que présentés.
Adopté 4.9.1 Mise à jour de l’agrément et approbation des politiques
Une mise en contexte au CA concernant la phase 2 de l’agrément est présentée. Chaque politique est évaluée afin d’en identifier les lacunes et l’établissement des priorités selon les normes. Il y a 49 projets en cours pour répondre aux exigences de l’agrément et beaucoup de travail nécessaire de la part des tous les employés.
4.9.2 Gouvernance : Politique sur l’achat des biens et services (1718-CA-054)
La politique s’inspire entre autres de l’entente de responsabilisation avec le RLISS, des exigences pour les plus gros organismes ainsi que des organismes à but non lucratif. La direction générale essaie d’obtenir 3 devis avant l’achat des biens et services et tente de trouver l’équilibre entre le budget et les besoins opérationnels.
Il est proposé par Sylvie Lavoie, appuyé par Joyce Irvine que le CA approuve la Politique sur l’achat des biens et services.
Adopté 4.9.3 Gouvernance : Politique en matière de placement (1718-CA-055)
La direction générale explique que les placements sont réalisés que sur des titres à faible risque. Un rapport sur la performance des placements sera préparé trimestriellement par la direction générale.
Il est proposé par Marek Nesvadba, appuyé par Jamie Guerra que le CA approuve la Politique en matière de placement.
Adopté 4.9.4 Gouvernance : Procédure de mise en évidence et gestion des dilemmes éthiques (1718-
CA-056)
Le but de cette politique est de créer un cadre pour permettre aux membres du CA à mieux gérer les problèmes d’éthiques.
Il est proposé par Claire Prest, appuyé par Ishrat Abid que le CA approuve La procédure de mise en évidence et gestion des dilemmes éthiques.
Adopté 4.9.5 Gouvernance : Politique en matière du cadre de critère pour la prise de décision (1718-CA-
057)
Il est proposé par Arnaud Ludig, appuyé par Sylvie Lavoie que le CA approuve la Politique en matière du cadre de critère pour la prise de décision.
Adopté 4.10 Représentant des résidents
4.10.1 Lettre du comité des résidents (1718-CA-069)
Une lettre a été envoyée à la présidente du CA par la présidente du comité des résidents de la Place St-Laurent afin de réclamer une nouvelle façon de représenter le comité des résidents au sein du CA.
La direction propose de participer périodiquement aux réunions du comité des résidents afin d’assurer la satisfaction de la façon dont leurs besoins sont traités.
4.10.2 Statut du comité des résidents (1718-CA-070)
Le comité des résidents devra apporter un changement dans la définition de la composition de leur comité afin de redéfinir leur rôle.
Il est proposé par Joyce Irvine, appuyé par Claire Prest que le CA autorise la rédaction d’une description du rôle du poste de représentant des résidents, clients et aidants, à part entière du CA.
Adopté 4.11 Rapport de la direction générale
4.11.1 Mise à jour des impôts fonciers
CAH a liquidé 2 investissements additionnels, en plus des 4 investissements qui étaient venus à maturité dans les derniers mois, dans le but d’acheter des GIC’s pour une valeur de 435 000
$ avec la Banque Nationale. Ces GIC’s serviront de sécurité pour le prêt accordé par la banque pour payer les arriérés d’impôts fonciers.
La banque et CAH embaucheront conjointement un avocat de Fasken Martineau pour le déboursement du paiement complet des arriérés.
Kathleen Poole, l’avocate de CAH, travaille en collaboration avec le département légal de la Ville de Toronto dans le but de finaliser l’entente de contribution. Le Tenant Access Plan, que sera en annexe de l’entente de contribution, doit également être rédigé; la direction générale et l'adjointe ont une rencontre avec Richard Marshall de la Ville de Toronto le 1er novembre pour discuter de ce plan.
4.11.2 Préavis – Présentation de planification de responsabilisation communautaire RLISS Centre-Est (1718-CA-058)
RLISS Toronto-Centre (1718-CA-059)
Les deux RLISS informent CAH que l’organisme doit soumettre les deux CAPS (« Community Accountability Planning Submission ») pour l’année financière 2018-2019 d’ici le 17 novembre 2017.
Isabelle Girard mentionne au CA qu’une autre année a été ajoutée à l’entente avec le RLISS.
4.11.3 Rapport de la DG (1718-CA-060)
Il est proposé par Sylvie Lavoie, appuyé par Marine Rigal que le CA reçoive le rapport de la direction générale.
Adopté 4.12 Rapport de la présidente
4.12.1 Entrevue de l’allocation auprès de Charités catholiques (1718-CA-061)
Une présentation a été faite à Charités catholiques afin d’appuyer la demande budgétaire de CAH pour les années 2018 et 2019.
4.12.2 Session d’information Gouvernance à gouvernance, offerte par le RLISS du Centre- Toronto : Implementing the Integration Planning program (1718-CA-062)
La session d’information concernait l’implémentation de l’intégration des services de santé.
4.12.3 Plainte et Politique de procédure de plaintes
Les détails d'une plainte ont été présentés et le processus de la gestion de la plainte effectué par la direction expliquée. Le CA discute la création d'un sous-comité qui sera responsable du processus d’enquête formelle et de la rédaction de la correspondance nécessaire pour répondre à la plainte.
Il est proposé par Joyce Irvine, appuyé par Ishrat Abid que le CA autorise un sous-comité composé des membres du CA, Maryse Francella, Denis Frawley et Marek Nesvadba, pour répondre à la plainte.
Adopté Il est proposé par Sylvie Lavoie, appuyé par Marek Nesvadba que le CA reçoive le rapport verbal de la présidente.
Adopté 4.13 Rapport des comités du CA
4.13.1 Plan d’action du comité de l’édifice (1718-CA-063)
Arnaud Ludig présente le plan d'action et explique que le comité de l’édifice passera dans les prochaines semaines à la phase 2 qui consiste à la réalisation des projets.
Il est proposé par Ishrat Abid, appuyé par Marine Rigal que le CA reçoive le plan d’action du comité de l’édifice.
Adopté 4.13.1 Plan d’action du comité de relations avec les membres (1718-CA-064)
Jamie Guerra présente le plan d'action et clarifie que la date du BBQ pour le 40e anniversaire aura lieu le mois de mai au lieu du mois de juin, ce dernier étant déjà assez chargé.
Il est proposé par Marek Nesvadba, appuyé par Marine Rigal que le CA reçoive le plan d’action du comité de relations avec les membres
Adopté 4.14.1 Partage de la part des membres qui ont participé aux séances d’informations
4.14.2 Nouveau programme d’appui : Ministère des Affaires francophones (1718-CA-065)
Sylvie Lavoie explique le nouveau programme et donne un exemple de soumission de projet sur la démence. CAH ne fera pas de demande dans le cadre du nouveau programme d’appui.
4.14.3 Mission Integration Overview Sept 18 Catholic Charities (1718-CA-066)
Joyce Irvine a partagé les points clés de la formation, en particulier l'importance d’exploiter davantage l’histoire des fondateurs de l'organisme et que le CA fasse reconnaitre davantage des membres fondateurs de CAH.
4.15 Correspondance
4.15.1 Lettre de remerciement à Jean Tété pour son rôle au sein du comité de golf (1718-CA-067) Il est proposé par Joyce Irvine, appuyé par Marine Rigal, de recevoir la correspondance.
Adopté 4.16 Affaires nouvelles
4.17 Évaluation de la réunion du CA (1718-CA-068)
Les membres du CA remettent leurs évaluations de la réunion à Barbara Ceccarelli avant de quitter la réunion.
4.18 Levée de la séance
Il est proposé par Sylvie Lavoie, appuyé par Marek Nesvadba, que la séance soit levée à 21 h 30. Adopté
