Controle administratif: chapitre II-3

NATIONS UNIES

CONSEIL

ECONOMIQUE ET SOCIAL

COlI!,uSSION DCONOMI~U2 POuR L^rAlH'J:QU2 Cours de formation sur

les enquetes de population

Rabat, 16 octobre - 10 novembre 1972

;,t/jiz:J: .

... .

<DJ-t1J~.

bl~.$''':U-

Distribution LIHIT.8:f:J

DICN •V ICPB!28

12 septembre 1972

FRAN0AIS

Original : A1fGL~IS

5.

Charge.du .controle "' , "' ••.'... 11

5.1

Controle central

a.

La Division de la population et de l'h",;,itation 11 5.2 Controle des expeditions •. " ~ ^o ~... 11

I

•

CONT,lOLt~ DlIIlHSTR\TIF

Chapitre II-3 _

Nouvelle··Florenoe^I Bureau de recensement des :!:tats-Unis

1. Introduction o o o • • • • • • • •!> " " .

2.. Importance du m3int ian des registres ~ ,,' .. ,:

2~1 Determination de l'etat d'a.vancement des travaux o.~••

2.2 Hecapitulation des resultats obtenus ' ^{0 ..}

2,.. 3 Oalcul des couts '" " ^{<I0" Ii ,. ..}

2.~. Archives di.1poniblss pour l'amenagenent du proohain recensement ••

2.5 .!\utresf'U.sages pr'Lno Lpaux " ~ _",;. ^It"

3.' Criteres d'etablissement d'un controle des doouments .••.•••••••• ; ••.••

3~1 Nature de l'operation statistique ~~ ••~o ^o o • • • • • • • ~• • • • • • • •

3~2 i\.mpleur de 1.':1 tao116 .~~O" ^{O ..} O· • • • • ·.. "Q ..~O ^" :O.

3 .. 3 Nature des documerrt s

a.

controler ..<I~ < I . > "~"" ~ ^{<I : 1"0..}

3 .. 4 Choix de l'unite de contrale ~ ; ~• .-.•••.

3.5 Importance ^d'Wl centrole,precis ", ..

L!.. 0011siderations relatives aux form1ilaires ' '! ~ ^{" .}

~.•l Limitat ion du nomor-e des' fermulaires •• ~• " •.•^{'! : "} ~ ^..

4.2 Conditions fond~mentales

a

remplir _{~ ~ ~.~~o}

.. o.

L) •3 Applica.t ion des principes directeurs ~ •• -•• ;. :eo'.~ L

Page 3 3

~

4

~.

5 5

56 6 6 7 8 8 8 9 9

GEl. 72-1 7'22

TABlE DES MATE1ES {suite)

6. Recapitulation des fonctions de controle du BNS . 6.1 Controle

a

la Division de la population et du logement •••••••••••

6.2 Centrale

a

la Division des operations .••^{0 0 0 0}• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

7.

Fonctions du Service de Contrale central avant denombrement •••••••••••

7.1 Reception des cartes ^{0 0 .- • • •}

7.2 Pr-eparat ion des 1ivret s de deriornhrement .,." ^{0 • •}It' ⁰ . . . • • ~ ^..

7.3

Transmission des dossiers de 3D

a

la Division des operations •••••

7.4

Livraison des fournitures de serie

a

la Division des operations .•.

Page 12 i2 13 13 13

l~

V 14

•

8. Expeditions des documents de denombrement aux bureaux locaux •••••••••• 14 8.1 Registres de la Division des oper~tions •..••••••••••••••••••••••• l~

8.2 Objet des regles et bordereaux de transmission ••••••••••••••••••• 14 8.3 Preparation et emploi du bordereau

BNsjBPR,

modele PH-115 •••••••• 15 8.4 Preparation et emploi du bordereau TIPRjBRD, modele PH-304 ••••.•.• 15

9. Envoi des dossiers termines par les ERD at BPR 15

9.1 Controle 'du travail au EHD ^{0 0}• • • • • • • • • • • • • •0 0• • • • • • • • • ·• • • • • • • • • " . . 16 9.2 Controle du travail au BPR ^{0 0 0 0 0.. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 . , . 0} 16 9.3 Transmission des ~ossiers termines, des ERn au BPR ••••••••••••••• 16

9.~ Transmission des dossiers termines, des BPR au BNS ••••••••••••••• 16 10. Reception au ENS des formulaires provenant du recensement ••••••••••••• 16 10 .. 1 Receptionnement par la Division des operations

0.. 0 0...

16 10.2 Receptionnement par Ie Controle central ^{0 0 • ., • ., 0 0 0} 11 1003 Passage par 121. filiere ^{0 0" 0 0 0 0.. " 0 '00 ..0 0 0 0 0 .. •} 17

10 ..Lf Retour des documents au Controle central ^{0 0 "} 4 17 11" Bordereaux et rapports d1exploitation _{0 .. 0 0} 0 0 0 • •0 0 18 11.1 ilordereaux et rapports dtexeoution .. ^{0 0 .. 0 . . .} 18 11.2 Rappert de oentrale quantitatif et qua.Ld t a'tLf 0 . "0 0 0 19 11.3 Considerations intervenant dans l'etablissement d'un controle

de 11exploitat ion ^{0 0 0 0 0 0 0 0 0 .. - .. 0 0 00 0 0 ..} 19 11 ..~" Passage des cartes perforees aux rubans magnatLquee 0 . 0 0 . 0 0 0 . . . . 21 12. Preparation des comptes rendus de travaux et.de depenses .

12.1 Comptes rendus de recrutement et de formation •••••••••••• , •••••••

12 .. 2 Comptes rendus de denombr-emerrt ^{0 0 0 0 . 0 0 0• • • • • 0 ..0 0} • • • 0 . 0

12 .. 3 Compte rendu de depouillement ' ••^{0 0 0 . 0.. 0 ..0 • • •0 0 0}

12.~ Compte rendu des depenses de denombrement et d'exploitation . 12.5 Comptes rendus reca.pitula.tifsde travaux et de depense s ..

12.6 Considerations relatives au. systeme de comptes rendus ••••••••••••

13 .. Constitution d'arohives ^{0 ..0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 .} ILl... Conclusion ...0"" ...0 0 . . . .0 • 0 . . . .0 • •0. . . . 0 . . . 0 .. 0. . . . " 0 . . . .0. . . . ' . . . ".. - .. 0~

22 22 22 22 2Ll 26

27 27

28

l

t

3 -

CONTROIE ADl'INISTR\TIF 1. TIfrRODUCTION

Recenser la population et 1 'habitation est une affaire ample et comp.l.exe, I1 est done necessaire de tenir des registres appropries pour controler la'docum~ritationet de , prepareI' des rapports indiquantl' etat d ' avancement a chaque st ade , Ces'registres; per-

nietteht de juger des progres realises, de s'assurerquetous les questionnaires dUnieht remplis ont ete ret ournes et de prendre les decisions necessaires pourvmener l!\t~che

a bien.

En sus des'registres tenus par un service central de controle, chaque division et section du BNS' intervenailt dans les recensements de La population et de 1 'habitation seront dans la necessite d'en avoira leur propre usage. Le "Present expose propll'se"

quelques directives en vue de l'etablissement de registres appropries, prepares de fa90n uniforme, qui aideront Ie persoIDlel administratif dans son travail d'encadrement des operations de recensement.

,En Nouvelle Florence, pour ces recensement s,c' est Le personnel d{, ..Contr.ole· central au Bureau des operations de la ::;ection du recensement ,quiserj), charge d.esregistres_{~ - . _ . '. .- .. ;} csrrt rau», Toute La-documerraatLon requise pour Le ~nombrem"nt et .Le depouillement passera par ce service, qui tiendra des registres concernant Le rythme, la situatio~.. et 1 'il.Van- cement de 180 tach,e., Le personnel doit avoir la compet.ence nece saafr-e pour que de tels renseignementscSo,ient· disponibles en tout temps.

Le controle consiste principalement

a

enregistrer la situation et Ie mouvement de la documentation

a

chaque stade du recensement. II s'execute au mcyen de registres per- mettant a) de determLler la situation des docwnents, b) de suivre l"",vancement du·travail, c) de prendre les decisions necessaires a l' ordre de prioriteet

a.

la marche des documents pour chaque operation,'et d) de determiner .les points sensibl~s qui peuvent' exigerUne;

attention particuliere pour que les operaticns s'executent dans les delais prevus. Le role du "Controle cerrtir-aL n 'est pas de "di r-Lger-" Le r-ecen semerrt , mais simplement de.. ·tenir des registres'et de fcurnir les donnees dont les responsables ont besoin pour conduire l'avanoement et la marche des travaux, conformement au calendrier general etabli pour Ie recensement.

2. HlPORTANCg DU IiIAINTIEii D8S R,<;GISTr.:oS

Les fonctio!L~aires du BNS charges d'executer Ie recensement de la population et de l'habitation o~ns Ie delai imparti et avec les credits prevus doivent surveiller atten- tivement ..La rnar-che des trcvaux et desdepenses. II est essentiel de .terii.r des registres du mouvement de la documentation qui. 'f<mrnissent awe dirigeants les' rapports requis.

Ces rapports, ainsi etaclis

a

partir de ces registres, permettront de compareI" les re- sultats et les depenses avec les delais et les credits prevus, en divers points des

operations, conf'ormemerrt aux plans d'executi0n et de fi nancemeit , En tant que de besoin, la direction doit prendre des mesures pour remedier

a

des resultats insuffisants ou, eventuellement, modifier, soit les delais prevus, so it les operations ou les procedes.

II serait difficile de mentionner tous les usages possibles de ces registresj quelqu.es- uns des plus importants sont exposes ci-dessous.

2.1 lletermination de l.'etat d'avancem~n~__d.e~travaJ1lS

Une des grandes utilites des registres, c'est de permettre aux dirigeants de deter- miner

a

tout moment l'etat d'avancement d'wle operation quelconque. II faut done tenir les registresde cequ'exige et que realise une operation donnee , de fagon

a

pouvoir en tirer aisement, en cas de besoin, des rapports sur son avancement. De tels rapports peuvent etre requis chaque jour, chaque semaine ou chaque mois pour les operations prin- cipales; pour les autres, on peut se borner

a

en reno~e oompte une ou deux fois en cours d'execution. Par-t'ois , les dirigeants peuvent demander des rapports particuliers, pour apporter des renseignements complementaires sur l'existence et l'ampleur des arrieres

a

tout administrateur qui etudie les difficultes rencontrees.

2.2 Reca;Pitulation des*resultatsobtenus

Pour comparer les resultats aux normes prevues, les dirigeants doivent disposer de rapports recapitulantles progres realises dans toutes lesphases du recensement.

Au debut,de telsrapports peuvent etre demandes ch~que semaine ou meme chaque jour;

ensuite, quand la tache commence

a

diminuer, la frequence peut se reduire. Par exemple, ils ne seront plus necessaires que tousles quinze jours ou meme tous les mois vers la fin d 'une operation.Les registres de "ase tenus sur le mouvenientet L"ex6cution des taches pour chaque grande operation servent d'ordinaire

a

l'etablissement de ces recapitulations.

2.3 Calcul des couts.

Le plan et Ie calendrier du recensement, ainsi que Ie budget qui lui est alloue

1{

sont essentiels aux ccntroles financiers d'une grande operation statistique comme un recensement de 12, population et de l'habitation. Le plan et Le budget servent de base au controle par les taches'types qu'ils fixent et qui servent d'etalons pour mesurer les resultats effectifs. Les rapports indiquant Ie volume et le cout des taches executees fournissent Ie moyen de les evaluer en fonction de ces etalons. De tels rapports doivent etre ponctuels, economiques et applicables

a

des points de controle choisis. lIs seront groupes par operation et par periode, car les couts sont donnes soit par mois, soit par periode de remuneration ou de comptabilis&tion. Pour assurer un controle efficace, il faut so it redresser, soit expliquer la Situation, quand les realisations diffsrent des normes etablies (resultats non conformes aUJ[ previsions).

11

La PleCe I-}-l est un calendrier des principales operations. Le bUdget a ete expose au chapitre 1, titre II, de la monographie.

•

- 5 -

2.4 Archivel' disp,o:\!'oles pour 1 'e,menaE.emen.''.du proqh.ain re.censement

Las divers registtes et rappor-t s et, particulierement, ceux qui recapitulent l'avancement d'une'grande operation comme Ie recensement de la population et de l'ha- bitation en Nouvelle Florence, forment d'importantes, archives, qui fou~niront ~e pre- cieux renseignements pour dresser les bUdgets et les plans du recensement suivant. 11 en va particuliGrement ainsi quand un paysProcede

a

son premier QU seco'1-p- reoensement de La popuka'ti on et de l'ha1Ji.tation. De tels' recens~mentssont t'oiJ,jours .les 'plus diffi- ciles

a

amenq.ger et

a

execut er , surtout

a

cause. du manque de precedents sU:r'le~quels fonder.les previsions et les plans. 0n consequence, les responsables du recensement doivertt penser que les registres et rapportsetablis seront soumis

a

un examen attentif pour en tirer maintes donnees essentielles necessaires

a

l'amenagement des'r~censements

ulterielU'.s. .

2.5 A~res u.~ages principaux

Les registreS ont encore d'autres utilites, notamment pour les services d'execution du BNS, a savoir :

1) Determination du rythme d'avancement des tr£cvaux pendant toute.l'execution.

2) I'1-dication des difficultes qui ret ardent l'execution pour l'ensemble d'un district, d'une province, etc.

3) :08termine.tiondes operations qui exigent un renforcement de l'attention ou de l'effectif pour s'effectuer o~ns les delais.

4.) llesur-e des arrieres accumuLeis dans chaque operation et indication des ressources permettant de maintenir un debit regulier.

5) j·1esure du rendement des diverses opdr-a'tLons ,

3. CHITJRTI:3 D'STABLIS:iEI~llT D 'UN CmfTHOIE D3S DOCUIENTS

Dans.la mise sur pied d'un controle du mouvement de la documentation, les methodes

adopte~s s~ront aussi simples c~e possible: on visera a ·l'essentiel

en

,evitant de s'encombrer ..

Un objectif fondamental du controle des formulaires est de veiller a.la reunioil de ceux qui sont destines

a

chaque SD,

a

leur envoi au bureau local eompet errt, ainsi qu'au retour de ces formulaires dument remplis .par- chaque SD et

a

leur passage pa,r toutela filiere du depouillement.

La promptitude de l'expedition de ceS documents aux bureaux locaux, de leur retour par ceux-ci et de leur passage par lafiliere des operations au BNS; ainsi qu'un enre- gistrement complet et exact de leurs mouvements, sont des conditions essentielles du succes et de l'efficacite d'illl recensement de la population et de l'habitation. Tout retard dans la reunion de ces documeilts et leur expedition aux bureaux locaux risque

d'empecher les recenseurs d'achever leur tr~vail en temps VOU:~i tout retard dans leur cheminement pcr La filiere des operations au BNS r-isque d'empecher de respecter les

delais fixes pour ces operations et, finalement, de retarder la publication des rapports.

3.1 Nature de.l'o;eerejion stjJ.!isti.illi\e

La nature de l'operation statistique

a

executer est determinante pour l'amenagement des controles. Par exemple, une enquete permanente sur les menages, avec une documenta- tion

a

destination ou en provenance des executants chaque mois ou chaque semaine, exige un procede assez pouase et regulier de corrt r-S'l e , Pour une toper-a.tLon statistique effec- tuee

a

grands intervalles, co~~e un recensement de la population et de l'habitation, i l est d ' ordinaire ni necessaire ni prat Ique d ' etablir ces procedures detaillees et de nombreux formulaires de controle. Toutefois, vu l'ampleur d'un tel recensement, le va~

et-vient d'une documentation volumineuse entre les services centraux et les executants, puis son passage par la .filiere ulterieure, exigera une manutention considerable. ~n

consequence, i l est essentiel de disposer de procedes et de formulaires de controle

soigneusement elabores, non sans faire tous les efforts necessaires pour que ces controles ne se perdent pas dans des details excessifs.

3.2 Ampleur de la taqh~

Une autre consideration intervient dans l'amenagement des procedes de controle : l'ampleur de la tache

a

controler. Pour un pays

a

forte population, le recensement oblige certes

a

manier-une masse de documents, bien que 1 'execution ne comprenne pas plus d'etapes que pour un pays moins peuple. La Nouvelle Florence compte environ 12 millions d'habitants repartis dans 2,4 millions d'unites d'habit"tion. 11 y aura environ 16 000 SD, avec une moyenne de 1~0

a

150 UH et de 750

a

850 perSOlli~es. Des ren- sei@lements sur les points essentiels seront reunis pour toutes les unites d'habitation et leurs occupants. Pour un echmltillon de 20 pour cent de ces dernieres, on rassemblera des renseignements detailles sur un certain uombre de points additionnels.

3.3

_.

}lature des documents

-._. a

controler~ & . . -

Pour amenager- les opere_tions de cont r-Sle , il f?ut con siddr-e^r- les differe"tes cate- gories de documents ~~i en feront l'objet, de fa90n

a

elaborer des procedes appropries pour chacune.

La documentation

a,

controler lors du recensement de la population et de l'habitation en No~velle Florence comprend les documents de travail ~emis aux recenseurs et chefs d'equipe, les manuels de reference des ~ecenseurs, les guides de formation, les cartes des BPR et BRD, et autres formulaires connexes servant aux executants. Controler l'envoi et la reception des documents de travail destines

a

chaqcle recenseur et chef d'equipe exige necessairement des procedes plus detailles que pour la documentation commune, qui se contente de controles simples.-Toutefois, on s'assurera particulierement, en distri- buant les documents de formation,que tous les centres de formation en disposent aux dates prevues.

•

- 7 -

Ces dates ,1m ce -qui concerne aussi bien les chefs d' equipe que les .receneeuz-e , forment un calendrier par district. Le Controle csntr-s.I doit prendre lesdispos:i:ti~ns

necessaires pour expedier les guides de formation, Les manueLs de reference des"recen_

seurs, les documents d'execution et les formul'l,ires COllilexes a la Division des opera- tions, pour distributionaux bureaux provinciaux de recensement (BPR) etaux pureaux de recensement lie-district (sn») ,et, finalement, aux chefs d ' equipe, dans les delais pre,vus.

I

3.~ £h2ix de I 'unite 'de' c£gtrole

Pour e,menagerlmsysteme dlenregistrement en au recensemerrt,' il y a lieu de choisir une "unite operations. J:n general, elle doit eq:Uivaloir

a

^1",

part iculi ere •

\

vue du cont rSl e des documents servant decontrole" appropriee aux diverses

t~che ",ssignee pour une operation

3.41 Controle par 3R.~ Pour Le recensement de la population et de 1 'habitation en Nouvelle li'lorence, Le 3D a serv'i d lunite' de cont rdl,e de I' ensemble' 'des -operation~",' ' depuis la preparation des oartes jusqu1a la perforation des fiches. Autant que possible, ces SDont&'tedelimites- de fa9cn a comprendre environ 150

ill,

et (l00 personnes , LeB bordereai.tir:de tr3lismission et les mod81es de comptes rendus utilises par les bur-eaux locaux seront con9Us de fa90n a presenter les SD comme les unites d'enregistrement.

A me sure que Le mIG re90it les f'or-rnu.La.i.r-es , i l les inscrits par dU. De merne, a mesure q~lils pas sent par Ie collationnement et Ie codage, la perforation des fiches et Ie, trensfert sur ruban magnetique, l'execution de chaqu~ etape s'enregistre par SD.

Les comptes rendus recapitulatifs portent sur Ie nombre de 3D termines.

Le 3D fournit une unite ,commode pour Ie depouillement, a cause de la tRche relati- vement moderee qu'il represente. Le nombre des questionnairesl a collationner et

a

coder ou a ~ettre sur cart3s perforees n'est pas tres eleve, et leur depouillement ne parait interminable pour aucun SD. Ainsi, ceux qui sont charges d'une operation particuliere eprouvent une satisfaction professionnelle

a

terminer chaque i3D. La reunion en un seul volume des questionnaires concernent un SD presente pour Ie d~pouillement des avantages certains. II n'est pas necess~ire de Iss trier, ni de les sortir de classeurs. On risque moins dlen perdre. II n's a pas lieu non plus d'atteno~e d'avoir re9U tous les question- naires correspcn~~nt

a

une autre unite que Ie 3D avant d'entamer Ie depouillement. ~~me

si un 3D se trouve divise sur Le terrain, les dooumerrta taf'f'er-orrt s

a

chactined,{"Ses

par-

ties Beront traites des reception. '

3.~.2 Controle par .P£pvince.- On ne dresser" des tableaux CiU"apz-es collationnement par ordinateuf; et examen de tous les 3D d 'une pr-ovince , A partir de ces tableaux; tcutes les operations su ivarrt e s (sxamen et a:llalyse,pi'eparation des exemplaires et verification finale) se feront par pr-ovi.nce ; ;;;n d ' aut res termes', celle-ci devient I"urrite de oontrole pour suivre'l'avancement des ta'Jleaux.

3.5

Impo.tanced'u~ control~~reci~

Pour amdnager- les procedes' de corrt r-SLe , il y a lieu de reconnaitre et de respecter l'importance de la bonne tenue de registres qui soient ponctuels, complets et precis pour toutes les operations principales.

Ces registres doivent pOl~er In date de remise et, eventuellement, de reception des documents

a

chaque stade des operations, ainsi que la date d'achevement de l'ope- ration pour toutes les phases importantes de la manutention et du depouillement.

Precision et rapidite sont essentielles pour l'inscription de toutes les dOWleeS.

Afin de controler exactement Ie mouvement de la documentation, on s'attachera particu- lierement

a

l'exactitude de la transcription d'un formulaire

a

un autre. Par exemple, des erreurs, dans la determination d'un 3D sur la carte, peuvent provenir de son inclu- sion dans un district auquel il n'appartient pas. De meme, une ecriture illisible sur les formulaires de controle, o~ une erreur de classement, risque de les rendre aussi inutilisables que s'ils etaient perdus et d'obliger

a

recommencer les operations.

Les inscriptions tardives empechent les dirigeants de cOllilaitre exactement l'et~t

d'avancement des travaux et Ie besoin eventuel de correctifs. Si des mentions indiqLlent

l~ reception de documents qui ne sont pas parvenus, on risQue que rien ne soit fait pour accelerer leur transmission, et Qu'on les croie perdus faute de les trouver dans les dossiers. Retrouver et rectifier une erreur dans les registres ne ^V8. pas sans desordre et retard et merne sans frais.

~. CONSIDERATIONS l"t"ilLATIVSS Atf';: FORI'lULAlm!:d

Divers f'act.eur-r , tant f'onct i.onne l e que materiels, Int ervt onnent dans La conception des operations de controle et des formulaires qui y servent lors d'un recensement de la popUlation et de l'habitation. ~n doit se proposer de rendre les methodes aussi simples que possible; de limiter

a

Ul1 minimum Le nombre des model es d'enregistrement et de comptes rendus; et de les concevoir de fagon qu'ils soient Ie moins complexe possible.

On trouvera ci-apres quelques directives

a

suivre enns 120 conception du systeme de corrtr-Sl,e et de ses registres.

4.1

Limitation du nombr~les ZOFFUlaire~

Comme on l'a dit, etant cOlli1e que Ie recensement de la population et de l'habitation ne se fait que de temps

a

autre, Ie controle ne doit pas etre aussi pousse que pour une enquete permane~te, ou il y a echange constant de documents avec les bureaux loca1L~, chac~te semaine ou chaque mois, et ou il convient de tenir des registres detailles des travaux accomplis par les recenseurs. NeGnmoins,

a

cause de la masse de docUlllents

a

faire passer par la filiere d'un tel recensement, les procedes et les registres de controle doivent etre suffisamment detailles pour suivre la marche et Ie progres des

travalL~. On souliV1era toutefois C[ll'une grande retenue s'impose dans leur conception.

-9-

En affet, l'importance qui s "attache

a

disposer de bona 'registres 'pourrait ai,sement inciter 'a. en teriir 'de Buperflus

a

tous les echelons d'execution. Pour l'empecher, les dirigeantsdoivent user de 'leur autorite et'evit'er tout exce'~ en defin,issant Le.r-asaor-t

attribue a ohaque divisioneta chaque section et en donnant d~s directives indiquant les registres

a

tenir par chacune. On dissuadera de mettre au point de nombreux formu- laires internes et 'on s'en tiendra a. 1'ut'Heet a l'essentieL ' '

4.2 Condi tip!ls.fondallientales_are!J!Plir

Les formulaires requis pour enregistrer comme il convient le passage des doc~ents

par les diverses operations doivent etre congus avec soin de fagon

a

repondre aux

conditions ,essentielles dR,contrale. )lssero,nt elabores de fagon a fournir Les' rensei- gnements qui aider-orrt Lea responsablas a. prendre'des deciBions opportunes; ils:'seront logiques. Apres una premiere mise2.u point,detaillee, procedes etformulaires doivent, etre soigneusement examines' et essa-yes, pour v,erifier s'ils sont utilisables, avant' d'etre definitivement arr&tes.

Au stade precedant Ie denombrement, on a ~Jesoin, de formulaires de contrqle pour inscrire)a preparation des, oartes ,geog-i'ap~iques, leur 'montage ainsi 'que ~elui' ^{du livret} de denombr-emerrt pour chaque SD, et La traJ;lsi1lission de La documentation de travail a. la Divisioi):, _de~ operations, qui I" fem _sUiv~eaux bureaux Locaux. On doit auaai, tenir,

registre de la transmission ou de la remise 'a cette division de livrets de denombrement en blanc, ,rle manuels d'instructions, de guides de,formation, et autres formulaires et docUments; mais il peut se reduire

a

un imprime de _tj~e plus courant, comme par exemple un bo~dereau d'envoi. Un bordereau special sert a. enregistrer toutes les expeditions de documents aux bureaux 10Qaux.

A mesure qUe l~ de~ombrement s'achcve, les memes formulaires de controle, ou d'autres supplementa,ires,:,, senorrt requis pour enregistrer 18, reception au

mrs

des ques-

tionnair~sdUmentremplis,indiquer leur completude,etsuivre leur paesage par

ra

^filiare

du depouillement. piusieurs _t~es differents de comptes rendus, etablis a partir des registres de contrale, sont periodiquement necessaires pour recapituler Ie mouvement et le progr-es des travaux at pour indiquer Las depenses--,,:i'factuees a. La date du jour, par semaine ,- par mois ou toute aut re periode.

4.3

Application des ~rincipes di~2£:~

Pour concevoir les formulaires d'enregistremant et comptes randus, on s'attachera

a

definir clairement chacun et a. donner une idee claire de son objet et de' son emploi.

On considerera aussi les car~cteristiquesmaterielles, telles que Ie fOrnk,t; la couleur et la que,lite du pap i.er-, Pour l'impression, i l est bon d'utiliser un c[\ractere:,~iforme.

Les points essentiels des principes que doit suivre la conception desformulaires' ont ete deja. exposes dans La monographi e (chapitre 4, premier titre). L'e+pose ci-apres se bCTIle

a

l'application de ces principes ~ux formulaires de contrale.

d.31 Numerotation.- Les formulaires destines

a

un systeme de controle doivent porter des numeros formant une seule serie. Un des commis, au Controle central, doit etre charge de cette numerot at Ion , Celle-ci doit englober les formula ires utilises par l'ensemble des divisions

a

propos du recensement de la population et de l'habitation.

Le Controle centraldoit conserver dans un dossier plusieurs exemplaires de chacun.

4.32 utilisation de formats types.- En general, les formula.ires utilises pour le recensement sont d'un petit format type. De cette fagon, on les range plus facilement so it dans des classeurs, so it DAns des dossiers. ^Un petit format detourne aussi de mentionner des renseignements superflus.

Ce petit forme~ sera de regle, notamment pour tous les bordereaux, les comptes rendus d^Iexecution et quelques .formulaires principaux de cont rdl.e , 11 ^y aura cependarrt des exceptions. Ainsi, les formulaires servant au Controle central et certains modeles de comptes rendus de travaux et de depenses seront assez grands pour porter tous les renseignements qu'ils sont destines

a

donner. Les etats d'avancement general du recen- sement sont d'un format maximum et sont destines

a

servir de graphiques muraux.

4.33 PaFier de couleur et papier mince.- Les formulaires de controle sont de couleurs variees. C)uand ils doivent eti'e eta,blis en deux. ou trois exemplaires, chacun est d'une couleur distinctive. D'apres celle-ci, on con.~ait le destinataire. La plus f'onoee est reservee

a

l' originaL De cette fagon, on obti snt des doubles plus lisibles.

Tous les formulaires de controle utilises en Nouvelle Florence seront imprimes sur papier mince.

~. 3~ Disposition uniforme des indications de reference.- Les principales indica- tions de reference portees sur les formulaires de controle - numeros de province, de district et parfois de 5D - doivent etre convenablement placees. D'ordinaire, pour faci- liter la me,nutention et le classement, le mieux est de les inscrire dans l'angle supe- rieur droit. En effet., cet angle s'apergoit f'aci.Lemerrt, que les formulaires soient ranges dans des classeurs

au

dans des fichiers. . .

Les indications de reference portees sur les formulaires de controle comprennent Ie nom de la province et du district, ecrit en toutes lettres, ainsi que leurs numeros de code. On facilite ainsi le classement etla recherche des documents, et on contribue

a

eviter des erreurs dans l'inscription des renseignements.

,Pour dresser la liste des numeros de district ou de 5D, soit par copie manuelle, soit par tirage prealable, on les inscrit do,ns l'ordre arithmetique : ainsi,

On

^trouve

rapidemeht lao place reservee

a

chaque inscription .sut- les reg:j.stres. Une telle 'liste montre ainsi, au premier coup dloeil, les operations tardives ou omises. Sur les formu- laires qui doivent porter de telles listes, il est bon de prevoir des lignes assez nom- breuses pour y inscrire Ie nombre'me,ximum (ou pertinent) d'unites d'une categorie deter- minee, si possible. Les listes des districts de chaque province en Houvelle Florence

- 11 -

compteront'20' limes. Gelles, des 3D p2,r district en compteront 30 (nofnhre commode};

pour maint~',di~tricii3,'la lifilte complete' des ;:m s 'aHongera SUI' p.Luai.eur-s feuhies •

. . -.' > '". ',";. ' - "

~.35 Formulaires

a

^{un ou}

a

J21usieurs usages.- Bssentiellement, 11 estSOWlaitable que le for~laire_{• • . .}serve (\,Wl' " - r seul usage. Les bordereauxne doivent servir qu"a. trails-. - • . . .

mettI-e de s pieces, l,es gomptes rendus d'avancement qu'a'signaHs l'etat des travaux, etc.

Il peut toutefoisY avail' des cas ou un formulaire remplit deUx objets ^I un exen\ple en estfourrr'i'par'le bordereau d'exPloitatiol1, modele PlI-136 (piece II-3-7). Il sert de bor-der-eau, de compte' rendu d'ex6cution et de registre pour .Les clD qui constituent une unit6 de travail en vue dupe,:~sage sur carte perforee en cours de Mpouillement. Cette

.: '_., , " , • t, .,' " .

polyvalence est possible parce que les renseignements sont les memes dans chaquecas.

Il ntest pas recommandd de dest iner un formulaire

a

deux usages,

a

moins que chacun ne demande les me~eBren/ileignements.

5. CHo\RGE

ou

GONTROV~

Le controle du recensement incomoera principalement

a

un organe central du BNS, de preference la Division de la population et de l'habitation. Toutefois, d'autres divisions partioipant au recensement ainsi que les bureaux loaaux temporaires seront charges (i'ac- tivite,?de controle rele,tives

a.

leurs propres operations.

5.1 Controle _centr~l a. la ryivision de la populat(on etdel'habit~tio~

Le 3ervice de corrt r-dl e central,

a

la Division de la population et de l'he,bitation, sera charge d'enregistrer les mouvements de tous les documents cOl1cernant le recensement de l~ population et de l'habitation en Nouvelle Jlorence, ainsi que de prepareI' les comptes'rendus de travaux et de depenses. _3~ tache principale lui echoira au moment: ou le BNS regoit les documents dument remplis envoyes par les BPi? II faut les' rec6:ptionner, en inscrire Le decompte preliminaire et en ".SSurer Le controle numerique. Ensuite,on lesac):lemine'selon 1~ filiere d 'exPloitation.'

n

s'

y

ajoute leo t'enue des dossi~rs et ar'ohj.vea , ,et, La re!)~pitule,tion des donnees requises pour les rapports quotidiens, hebd<r-."

madai res ou mensuel s , Il mcornber-a 9.U r-esponsabIe du controle de" ,signaler aux aut.or-it es

compet~ntestout retard intervenu"de,hs l'expedition ou la reception des documents a chaque stade de L'expl.oi tat i.on ,

5.2 Controle des expeditions

Une fonctionvita,le,confiee,a la Division des operations et

a

ses,bureaux Locaux.

temporaires^I consiste a controler les eche.nges 'de' documents entre Le BN'S et Les .oureau,x,,', Locaux, Administrativement, i l est bon que seule cette Divi~ion ait affaireJ~cesbureaux et que lea autres n'entretiennent pas iavec e1L'C de liaison directe. Un contI-Sie effe~tif des expeditions dans les deux sens s'impose si l'onveut respecter les delais _imparti~

au recenaement , 5·21

destines

a

^'facIle'Sche-que

du:3NS.- BPH sera

All oilS, l'enregistrement des expeditions conIie au Controleur de l'execution, ala

des divers documents Jection des

recensements decenn;1ux de la Division des o~erations. 11 veillera aussi a la bonne reception de 1 'ensemble, des dopuments. A leur arrivee, ceux-ci seront receptionnes par ladite Division sur leformulaire principal des 3D, modele PH-131, et transmis au

Service de controle central. '

5.22 Taches des

JPR..-

Chaque EPR recevra la dccumentation destinee a l'ensemble de ses districts ou groupes de districts. 11 lui appartiendra d'envoyer

a

chaque BRD la totalite de ceux qui lui reviennent. Le EPR devra veiller a faire cet envoi en temps voulu. 11 disposera ,d'un calendrier pour les transmissions tant au BJD qu'au ENS. 11 est indispensable qu'il s'y tiel~e strictement. 11 enregistrera la reception et la dis- tribution des documents sur son formulaire principal de controle des 3D, modele PH-132

(piece II-3-1). '

5.23 Taches des BR~.- Chaque BRD doit etre pret

a

recevoir les documents servant au denombrement et ales repartir entre les chefs d'equipe et les recenseurs. Precision et ponctualite sont des conditions essentielles de cette transmission. Les formulaires pertinents doivent parvenir en quantites suffisantes au lieu et au moment ou ils sont requis.

Quand les documents diUnent remplis reviennent au BllD, ils doivent etre examines et approuves. Trois transmissions au BPR sont prevues. Leurs dates, etablies d'avance, doivent etre strictement respectees, vu L'insuffisance des moyens d'expedition. Le BllD utilisera son formulaire principal de cont rdl.e des JD, modele PH-133 (piece 11-3-2), pour enregistrer Ie passage de cas documents Parses services.

6. w'GAPITULATION

res

FOliaTIONS DE CONTliOLE DUmrs

Comme on l'a deja dit, c'est au Service de controle central, a la Divisio~ de la population'et de l'habitation, qu'incombent principalement les fonctions de controle devolues au ENS pour Ie recensement de la population et de l'habitation, La Division des operations est chargee de controler tous les echanges de document-s errtr-e 1e BNS at les BPR. On trouvera brievement recapitulee ci-dessous la succession des ses principales activites. La suite du present chapitre expose plus completement les procedes de controle et de tenue des formulaires.

6.1 Qpntrole

a

la Division de la...120;pulation et du logement

Le Controle central a pour taches de reunir les cartes et livrets de denombrement concernant chaque secteur pour les'distribuer aux BPR, de procurer les autres fourni- tures necessairss au denombrement,'de receptiolli1er et de depouiller les documents qui reviennent dument remplis et ; Le recensement termine, de les a.nohLver-,

Les registres de toutes les activites indiqueront l'avancement des travaux, sigaa- leront les difficultes rencontrees et procureront aux dirigeants les renseignements necessaires aux decisions. Le Controle central recevra tous les documents d ' un JD, en

I,h

1

13

verifiera et en ins('riro. les comptages manuvLs , puisles t renr-rnetrtra pour depouillement.

Illes enregistrera sur 113. liste ~e controle central destinee aux elementsintegralement denombres, modele PH-13~(pieoe 11-3-5). Les comptages manuels doivent s'ins~rire sur leur formulaire princii>al,::modele PH-ll0 (pieoe II-3-~.). Les livrets de denomb'rement sont alors envoye,Fa l'exploit~.tion. ^Ii mesur'e que les documents d'un meme.'3D elf'ter- minent aveo une operation (ooiiationnement, perforation, eto.), on les enregistre sur Ie formulaire du Controle central: modele PH-l 34 (pieoe II-3-5) pour.ledenombrament integral et modele PH-135 (pi~'CeII-3-6) pour Ie sondage , Apres verification (a La machine) des reP9nses obtenues par ce dernler, les doouments des 3D reviennent au Service de Controle oentral qui les archive.

Par unebonne ts~ue de ces registres, ce 3ervice'pOurra suivre tous les mouvements, des livrets de denombrement. Il pourra aussi rediger des rapports sur l' etat

d'avancement.

6.2 Controle

a

la DiVision dep operation~

, "

L~ Controleur de l'execution', a la Section des recensements decennaux de ladite Division, sera responseble de l'ensemble des expeditions des documents de denomb~ement et autres fournitures faites par- Le BiiS et les BPH, de l'enregistrement de ceuX:,p,ro;'enant de ces derniers, et de 113. tenue des registres requis. II emploiera

a

cet effetle for- mulaire principal de ladite Division, modele PB-131 (piece II-3-8). II sera aS6i~tQ'

dle~pedionnaireset ddspo se ra d'un peti't effect if de manutentionnaires pour emballer les 'doouments a expedier, deballer oeux qui arrivent et les porter a 113. Division de 113. '.' population et de l'h~)itation apres les avoir receptioIDles.

La Division des operations dolt aussi prepcrer les i'ormulaires principaux de oontrole des 3D pour les BPR et BRD (respeotivement, mc deLes PH-132 et PH-133). ::'.:l1e dolt etablir encore les autorisa;ions de reorutement, de paiement et de deplaoement, destinees aux BRD et aux chefs d'equipe, respeotivement sur les etats modele PF-113 et PH-114 '

(pieoes II-1-12 et II-1-13).

II importe que Ie Controleur de l'exeoution tienne un registre exaot des documents expedies, de fa90n a pouvoir determiner faoilement si tous oeux qui sont requia ont ete envoyes a ohaque province a temps pour Ie recensement. Les doouments ,retournes par les

bureaux'locaQ~doivent etre oollationnes sur les registres, pour ver~fier la bonne reception de tous oeUX qui sont attendus ,

7. JONCTIONS DU S:';WIC:;;; _lX~ CONTROI.3 G!~N'rR.,\L WAilT mNOi,lBl1'.:IIJNT

Ce Servioe commence ses corrtr-Sle s au moment ou La Division geographique acheve ses premieres cartes de 3D.

7.1 E§ception des oartes

A me sure que les cartes aohevess sont re9uea par Ie Controle central, elles sont insorites sur Ie formulaire prinoipal, modele PB-130 (pieoe 1I-3-3). Puis elles sont classees juscjU'a oe qu'on puisse les joinoxe a 1a documentation destinee a~ exeoutants.

,--r---~

1.2 Preparation d!,s livrets de denombrement

Les livrets PH-10 et PH-11 doivent etre prepares avant qu' on y joigne les cartes de 3D. Dtabord, il faut porter sur leur couverture les indications de reference et, Ie cas·echeant, toutes instructions particulieres. Ensuite, il faut harrer, en vue du sondage, les pieces PH-2 et PH-3 appropriees, ainsi que les lignes appropriees de la piece PH-6. L'undes chapitres du titre IV de La monographi.e expose cette procedure.

1.3 Transmission des dossiers de 3D a la Division des operations

Quand tin'livret de denombrement est pret, le Controle central inscrit la date sur son formulaire principal. _~ld tous les dossiers de 3D sont complets pour un district, ils sont remis a la Division des operations. Le Controleur de 1'execution enregistre sur le formulaire principal de cette .division leurs mouvements a destination at en provenance des.B?R.

1.4 Livraison des fournitures de serie a la Division ~s operations

La fourniture en serie de livrets de denombzemerrt en b'Lanc, de guides de formation, de manuels d'instructions et de.formulaires a utiliser sur Le terrain 'sera faite ale.

Division des operations, pour expedition sur les lieUL~, Boit par livraison directe de l'imprimerie, soit par 1 'intermediaire de la Division de La population etde 1 'habita- tion. Cette derniere division fixera l'ordre de priorite de ces expeditions, conforme- ment au calendrier fixe.~lle determinera aussi les quantites a envoyer

a

^chaque

EPR,

d'apres les taches que representent les SD. Les conditions d'expedition de ces fourni- tures

a

chaque bureau local seront indiquees

a

la Division des operations dans un memorandum.

8 •. DXPZDITIONS _D~;3 DOCUI£NTS DZ DEN01lBIEllflNT AUX BU'lEAUX IDCAUX

Avantdenombrement, le'Controleur de l'execution et son personnel s'occuperont principalement de recevoir du Controle central toute la documentation necessaire aux BP~

et de preparer cette document.atton en vue de l' expedier

a

ses destinataires. ;!ltant donne qu'elle ne fait guere (~e passer par cette division, Ull minimum d'enregistrement suffit.

0.1 Regis1;res de la Division des operations

Cette Division n'ouvre pas de registre propre. Le Gontroleur de l'execution inscrit les documents qu'il re90it et qu'il envoie aUL~ EPR pour chaque district sur l'etat

modele PH-131. Celui-ci servira plus tard

a

enregistrer les questiollilaires completes, r-evenant des :aPR.

8.2 _9p~et des regles et, bordereaux _d~ transmission

Les conditions de distribution, de reception et de controle des documents destines au recensement de la population et de l'habitation en Nouvelle Florence ont exige lq mise au point de regles detaillees ainsi que d'un bordereau special pour assurer 1a bonne transmission, du BNS aux bureaux locaux temporaires, des documents de tr2.'lai1 et

- 15 -

des fournitures de serie. D'autres regles et un autre bordereau' ont aussi ete ela-bores pour les documents dfunent completes que les B):'R et BRD r-etournent au ENS.

Les deux bordereaux,

a

savoir BNS/BP~, modele PIT-115 (piece 1I-3-9), pour les' exp<3dit ions du Bl1S, et BPI1/BRD, modeLe PH-30'~ (piece II- 3-10) pour les expeditions entre, ces deux echelons, ont ete con cue de ragon

a

assurer un cer-tatn contr51e du mou-s , vement de la documentation

a

destination et en provenance des executants.

8.3 Pre.l?ar.a,tion, at e!Jl.l?loJ _~ordereau BNS.!l3PR.., jllodSle PtI-1l5

Le Contr51eur de l'eJeecution etabiit en triple exemplaire un border"au BNS pour, chaque envoi de documents

a

un BPe:. '')l1e,nd un envoi comprend plusieurs colis, La feuille,

jcune du bordereau est jointe au "remier, tandis Que La feuille blanche est enV0yee sous pli separe au BPn pour l'informer qu'un envoi est en route et pour lui servir

a'

Ie verifier et

a

Ie receptionner

a

son arrivee. Chaque envoi

a

un BPR porte Un numero formant 'une serie pour ce bureau, et Ie 90ntr51e11r de l'execution'classe la feuille rose du bordereau d'apres son numero, dans un dossier etabli pour chaque bureau local., Chaque colis d'un envoi porte, aussi sur l'emballage son numero particulier. Par exemple, si l'envoi N° 5

a

un BPR comprend quatre colis, Ie premier porte sur l'emballage :

"3nvoi ;,0

5,

~, colis, colis )1° l"i Ie second porte: ''Znvoi N°

5,

~ colis, colis N° 2", et ainsi de suite. Pour faciliter l'apposition des ffi2.rques, il est suggere d'utiliser un timbre, ou il n"s a

a

ins,crire que les numer-os ,

Une fois rempli, l'etat modele·PE-115 indique la nature des documents expedies, Ie nombre de colis formant chaque envoi et sa date. La section I sert

a

enumerer, par district, les documents d'execution expedies. La section II mentionne les autres for- malaires et fourn,itures expe die s , avec leur q1).antite. La section III de La feuille

jointe permettra au destiuataire d'accuser reception. Si des documents manquent, on Ie notera

a

la section III et on retournera promptement le.formulaire

a

l'expediteur, pour que les mesures appr-opr-Leea soient pr-isea afin de les l'e'trouver.

8,,' Prellar3.tion e,t em.l?loi dUbordereau BP;'LPRD.. modSlePII-3.0il

Des reception, le BPB. doit transmettre les documerrt s aux

BaD.n

doH s 'assurer qu'ils sont complets pour chaque district. 2n rempliss,c.l1t Le modSle PH-30~" i l insorit, Ie secteur d'equipe, Ie nombre des SD qu'il contient avec leurs numeros. Les memes regles que pour les expeditions du ~NS s'appliquent. ThIe feuille du bordereau est expe- diee p~r la poste au BRD et une autre jointe

a

l'envoi.

L'une des operations les plus nevralgic{Qes du reeensement, clest l'envoi rapide et regulier ^2.U BNS des dossiers termines. ,si elle s' accompH t comme praw, Le 'depo11il- lement s'eff~ctuer" de fagon efficaee. ' , '

9.1 pontr81e du travail au ERD

A mesure que les recenseurs achevent leurs SD, le chef d'equipe examine Ie travail et remet les bulletins de pai.e , Il transmet au BRD Lea dossiers, termine'il,.Ils y sont enregistres dE,ns Ie livret de controle des chefs d'equipe, modele PH-307 et sur l'il, for- mulaire de' cotitrole des 3D. On inscrit la reception aussi sur la, couvarture du livret de d~nombrement PH":70. Le BRD examine alors La recapitulation des totaux etles rubriques 16 et 17 de cette couverture, puis delivre l'autorisation de paiement pour Ie 3D. Suit la verification finale. ~lle assure que l'operation est complete, que les questionnaires sont convenablement remplis et que l'iordre du sondage a ete exaot ement suivi. Chaque stade achevd est inscrit sur Le formulaire de controle des 3D et sur La couverture du livret de denombrement.

9.2 Controle du travail au BPI<

Le BPR n' examine pas les travaux provenant des

mm.

Il corrt r-Sl,e toutefois tous les bordereaux pour s'assurer que L'enaernb Le des documents a ete dument re~JU. Cette recep- tion, ainsi quela transmission au BNS, s'enregistre sur la couverture du livret de denombrement et sur Ie formulaire de controledes SO, modele PH-132.

9.3 Transmiss.ion des dossiers termin~E. des BHDa.!lBfR

Chaque

emu

utilise Le bordereau BP"jBRJ, modele PH-30t., pour envoyer au EPR les dossiers termines. Ce bordereau se remplit de la meme fagon ^qu!au BPR quand i l sert

a.

expedier des documents au BUD. Naturellement, on n'envoie au BPR que les dossiers termines.

Comme il a deja. ete dit, il est essentiel de suivre exactement Le calendrier preetabli des transmissions.

9.~ Tr~~mission des dossiers t~rmines, des BP~ au

EEQ

Les transmissions des BPR au ENS se font au moyendu bordereau BHSjBPR.,Oelui-ci, n'indique que Ie nombre total des'dossiers de 3D par secteur iuclus dans'l'envoi.Donc,

a

chaque transmission d'un BP:l au BNS est jointe la feuille blanche (regue sous pH separe) du bordereau ~PTIjBRD. Ainsi, Ie BNS dispose d'une liste des 3D compris, dans 1t,envoi.

10. 11ECEPTION AU ENS

res

FO:l1!UU\.Ir[,~3 PR01!'I:lli tINT DU R'WElli3BlI:lliT

Les operations de depouillement au 3NS debutent des que commencent

a

parvenir des BPR les documents provenant de recensement. Elles consistent d'abord

a.

receptionner

a.

la Division des operations les dossiers termines.

, ' ,

10.1 Receptionnement par l.a.Division d.e..s-2~£-.lliE-§.

C'est

a

cette Division qu'arrivent les dossiers termines envoyes au ENS. Leur total, par district, figure sur Ie bordereau BNS/SPR; et la reuille du bordereau BPRjBRD, jointe

a.

l'envoi, porte un releve des numeros de 3D.

- 17-

II in~Q~pe

a

In Division de verifier au moyen du bordere2u Ie contenu de chaque colis, s~s devoir compter me~eriellementles questionnaires~

Si une divergence est relevee entra las indications du bordereau et les envois effectivement re!<us, Le ·Controleur de l'execlltiori s'occupe d'en rechercher- 1 'origine.

Si ],a reception est conforme, elleest'notee sur:le bordereau I1NS!.3PR,ainsi que sur Ie formulaire de controle tanu pat la Division, et les documents sont transmi~ au .Controle central.

10.2 Receptionnement ~aI Ie Controle central

Venant de laDivision des operations, les dossiers termines regus au Controle central ysont inscrits d'abord sur son repertoire de denombrement, integral, etat modele PH-l·3Li. (piSce II-3-5). Au fur et a mesure de laur reception, Le travail s'accu- mule. Les livrets de denombrement sont classes temporairement dans l'ordre das provinces, districts, arrondissements et SD. Le premier travail de depouillement consiste

a

verifier les comptages 'manuaLe a partir des rubriques 16 et 17 figurant sur la couverture du

livret de denombremement. ,On y procede en controle~t la recapitulation des totaux et en collationnant Ie report, sur lea repertoires, de l'effectif total resident futilS chaqua unite d'habit~tion, declare sur Ie questiowlaire. Le travail suivo,nt consiste

a

inscrire las comptages sur Ie formulaire de controle correspondant, modele PH-lID.

Pour plus de surets, ces comptages scnt inscrits deux fois, par deux cOmmis differents, sur deux ;,etats PH-lID. Apr-es ceite double inscription, Ie livtet passe au dspouillement.

une fois achevees pour tous les SD d'un 'district, les deux inscriptions sont compareas et, en cas de diver~ence, on examine la couverture du livrat de denombrement pour cOW1attre la bonne indication. Le 3D est alors en cours de depouillement. II faut Ie rechercher et envoyer un commis relever Ie comptage exact. De cette fa90n, les dos";

siers des 0D ne s'accumulent pas dans l'attente de ce controle, et Ie depouillement des 1i vrets se poursuit.

10.3 Passage par la filiere

Le mouvement de la documentation, asavoir livrets de denombrement; c~rtes per- forees at z-ubane magne-b Lquee , s' inscrit sur deux organig-.cammes differents, selon qu' il e'agit du denombrement integral (piece V-l-l) oUdusondage (piece V-1-2). Le~ dossier~

arrivent pour chaque operation; on ve;i'ifie leur tra.nsmission et on les .remet aux c.ontro- leurs pour qu' ils les rellartissent entreles commis (pourcollationnement, codage,. ' verification, etc.). Des qu'un commis ^'l termine un dossier, il inscrit La date et sos initiales sur la oouverture du livret. II rend alors le dossier au control~ur ou au

r-eapcnaabLe, qui se r-enaei.gne pour savoir s'il j' ,~, lieu a exploitation QU

a

controle qualitatif, et Ie. dosSier se trouve .pret pour l'operation sUiv~nte. Pour l'y en~oyer,

on Le groupe avec d'autres. " .

ro.>

Retour des dccumel1ts a·u.j:ontr6le cen~

Apres passage par la verificatrioe a clavier des questions du denombrement integral, les livrets reviennent au Controle central. Celui-ci les renvoie pour exploitation

des reponses au sondage , Ainsi, i l tient un registre plus exaot de leur depouillement.

Comme on l'a dit, il se sert a oet effet de deux registres' differents, l'un pour Ie denomb rement ilrcegral et l'autre pour Le sondage ,

Ce renvoi des livrets au Cant role central permet non ·seulement de Buivre aveo ·plus de precision Ie depouillement separe des reponses provenent d'une part du denombrement, d'autrepart du sandage, mais enoore de mieux leconduireen entament la tabulation preliminaire sitot acheve ledepouillement des resultats du denombrement integral.

Apres passage par la verificatrioe

a

clavier des questions du sondage, les livrets de denombrement reviennent encore au Controle central, qui les cl~sse dans l'erdre des provinoes, districts, arrondissements et ,JD.c:le meme, les .cartes ,perforees c'reviennent apres La mise sur ruban ll)c'1gnetique. _~lles J' sorrt conser-vees jusqu'a oe Qu'il soitetabli qv.'on n'en a plus besoin. Alors, le Jervice s'en defait de la fagon appropriee.

Chaque operation de depouillement reLsve d'unoontroleur. S" tache prinoipal'e est de recevoir les dossiers en vue de oette operation et de les faire suivre ensuite. II est egalement oharge de repartir la taohe entre les responsables.

Chaque operation regoit le numeroqui se trouve enteure d'un cercle sur les dia- grammes servant respeotivement pour le denombrement integral et pour le sondage

(pieoes V-l-l et V-1-2). Cette numsr-o'batLon faoilite la redaotion des bordereaux et des registres.

ll.l Bo...d~ree,ux et raoports c:l'exeouti911

La seule pieoe servant a faire suivre les documents en oours d'exploitation est

Le bordereau d'exploitation, modele PII-136. La 0ot.ltrole central met en route Le depouil- lement par l'envoi au oollatiollilement et au oodage des resultats du denombrement inte- graL Le routage se r'ait par les numer-oa 1

a

2. Mtot le depoui H ement commencd , le Controle central transmet les dossiers des reoeption. linsi, il alimente la filiere en vue de l'entrainementalDC'operations de collatiolli1ement, codage, verification et perfo- ration, qui steffectuent sur les vrai s documents ...')onc, les premieres semaines, chaque bordereau se borne

a

une liste de ^;D relevant de districts et de provinces differents.

A me sure ~~e les dossiers de ~D reviennent du recensement, le Controle oentral oommence

a

les grouper par district en vue de leur depouillement.

Le meme bordereau,' modele PR-136, sert pour tout passage de ·documents

aI'

exploi- tation. 11 est etabli en triple exemplaire, un pour l'ey.pediteur, tUl pour le destiha- taire et un pour le Controle .cerrtrel . Le corrt t-Sleur- qui est

a

l' oriGine du mouvsmerrt oonserve le premier, envoie le seoond ~ux respons~bles de l'operation suivante et, immediatement, le troisieme au Controle central. Celui-ci s'en sert .8. deux fins:

- 19 -

1) II reporte Ie nombre total des SU sort~nts d'une operation quelconque sur'le compte rendu des operations initiales de depouillement, so it pour Ie denombrement integral,soit pour Le sondage, modeles PH-137 et PH-138, (respectivement, pieces', II-3-11 etII-J,;-12). A chaque jour de 130 semaine correspond sur ce compte'rendu"

un blanc ou inscrire Ie nombre de dossiers pour trois transmissions. Lestota\L~

sont faits a 1" fin de chaque semaine, et ajoutes a ceux de la periode precedente pour donner Ie total des dossiers passes par ohaque operation ala date du jour.

Le Co~trole central peut ainsi determiner les arrieres eventuels et les operations quine sont pas convenablement alimentees. D'autres details au sujet des modeles PH-13? etPH..,138 figurent plus loin dans Le pi'esent ohapi.t re.,

2) Le bordereau'sert aussi a reporter l'avancement de chaque dossier de 3D sur les deUX repertoires, l'un pour le denombrement integral et l'autre pour' ~e sondage, 'modeles PH-134et PH-135. Des commis sont charge~ de ces inscriptions.

11.2 Rapport ~ontrol.~_guantitatiJ'...!Lt..~litatil

Pour cllaque operation, ort enregistre la t~che accomplie par le personnel charge du co11ationnement, du codage , de 1" verification et ite La perforation. Les services de verification etablissent aussi des rapports sur la qualite de ces travaux. Ces rapports, d' origine interne, sont envoyee au Controle central, ou des specklistes les etudient et d'ou les resultats sont transmis aux responsables de chaque operation.

11.3 Cons..i_derations~~nant^<LOllS l'etablissement d'un c~k.il.eJ~'S.P1oitation

Comme on l'a deja dit, certains points essentiels slimposent dans llamenagement de tout controle. Pour le depouillement du recensement en Nouvelle ?lorence, ils ont ete largement respectes.

11.31 li~mbre d~ 'formul~~~~.- Le nombre des formulaires est reste m1n1mum. Les differentes seotions'd'exploitation n'emploient que les formulaires internes de controle guantitatif et qulite.tif et les bordereaux. Ainsi, chaque operation entraine un minimum d' ecritures.

11.32 RespoAsabilite du Ccritro~.- L'essentiel de cet enregistrement incombe au Controle central. C' est une tache complexe, JIl8.isconcentree en un seul service, au lieu de s'etaler sui-l'ensemble du depoufLl.emerrt , Ainsi, Le Controle cent rcl peut se specia- liser dans la tenue des registres, tandis que les cliverses sections d'exploitation se specialisent dans leurs taches prcpres. AucUlle operation ne se trcuve genee par la neces- site de decider de llordre des priorites, de chercher

a

ameliorer la p~oductivite ou d'analyser Les rapports surla quentite oula qualite du travail, toutes taohes execut eea au Controle central.

11.33 tIni te .de 9,.6Etr61~.- Tout au long, du depoui11emeClt" jusquIa La mise en tableaux, les progTes se mesurent au nombre de SD termines. Oet etalon est preferable, va la variation d'importance des taches par district ou p~r province. Comme on l'a deja

dit, on s'est efforce de donner aux 3D environ la meme taille. II yaura certes des ecarts, mais, en general" les 3D seront proches d'une taille moyenne. ~lieux vaut done enregistrer leur nombre que celui des districts. Par exemple, la perforation est termi- nee pour deux districts: l'un compte 12 3D et l'autre A20. II est manifeste qu'on'se fait une meilleure idee de l'avancement du travail en signalant ~.20 3D que deux districts.

En effet, c'est ~ar district que l'import2nce des taches varie Ie plus; Ie nombre des 3D termines est done un meilleur etalon de progreso

Toutes les operations, de la mise en tableaux jusqu'a l'impression, sont signalees par province. On se sert a cet effet du meme bordereau d'exploitation, modele PH-136.

Des rapports d'avancement seront etablis pour chaque province, les operations terminees.

11.3~· Ordre de lLriorites,,- II incomoera au Controle central d'envoyer les dos- siers au depouillement de fagon logique et efficace. Au debut, les dossiers seront dis- tribues des qu'ils sont disponibles. Un moment viendra toutefois ou on pourra grouper les 3D en districts ou parties de districts. II est bon, pour une oeuvre aussi vaste que Ie depouillement d'un recensement, d'obtenir'des que possible certains resultats definitifs. Il est donc drrdf que de choisir plusieurs petits districts pour lesquels on dispose de tous les dossiers de SD et de les exploiter completement. Les resultats' per- mettront d'apprecier 1 'ensemble des operations et donneront Ie sentiment du travail

accompH ,

Pour l'ordre des priorites, il est judicieux de commencer en meme temps par des districts, le~ uns' grands et ,les autres petits. ~insi, on realise un equilibre entre les grandes taches complexes et les taches moindres.

Une regIe ,simple de repartition, que ce soit par leControle central ou

a.

chaque stade, est de toujours commencer par Ie plus petit numero. En Nouvelle ?lorence, on utilisera a cet effet successivement celui de la, province, du district, de l'arrondis- sement et, enfin, du 3D. Uaturellement, certaines . situations appelleront des exceptions, mais le principepeut servir de reference. .

11.35 Formul~ a double ~sa~e.- Le bordereau d'exploitation, modele PR-136, est un modele de formulaire a double usage. Il sert de bordereau d'expedition et aussi de formulaire pour l'enregistrement des pr-ogr-es realises; Autre particularite, i l peut servir pour toutes les operat,ions de d.§pouillement. 0^Iest un formulaire simple dans sa conception, mais qui convient parfaitement

a.

sa destination.

11.36 You~~nt des ~o9um~~.- Un point important pour toute operation de

depouillement n^Ia pas encore ete expose : La fagon dont les documents (Uvrets de denom- brement, cartes pe rf'oz-ees , etc.) paaaerrt c1.'une oper2.tion

a

La suivante. Ce passage doit etre soigneusement amenage. L'exploitation sera considerablement acceleree si la trans- mission de masses de documents s IOpere aisemerrt , Inversement, elle peut etre ent ravee par l'impossiJilite de les faire passer a 1 'operation suiv2nte dans un delai raisonnab1e.