^ CONSULTATION SUR PLACE OUI
PRET PEB
NON NON
E.N.8.8.I.B U.C.B.L. ^
ECOLE llatemde SUPEREURE UNIVERSITE
des SCCNCES oe LINFORMATION CLAUDE BERNARD
ET DES BllUOTHEQUES LYON 1
DESS
en
Informatique Documentaire
Rapport de stage
Cot/vceptLoyu dzu.iAz slte vveb eiA, (t/vtr£iMt
Elise
Layec
sous la
direction
de
Martine Gu6rin Fr6d6ric Ant6rion
Responsable du Service Responsable du service
Documentation - Saint- Etudes Mod6lisation
-Gobain Recherche Saint-Gobain Recherche
Mohamed Hassoun
Mattre de Conferences, Directeur
de Recherche A l'Enssib
BIBtlOTHEOUE DE L ENSSIB
Annee 1997-1997
BIBLIOTHEQUE DE L ENSSIB
E.N.S.S.I.B U.C.B.L.
ECOLE Nationale SUPERIEURE UNIVERSITE
des SCIENCES DE L'INFORMATION CLAUDE BERNARD
ET DES BlBLIOTHEQUES LYON I
DESS en
Informatique
Documentaire
Rapport de stage
CoitceptloiAz drnvi sLtt vveb tv^ ivitraMt
Elise Layec
sous la direction de
Martine Gu6rin Fr6d6ric Ant6rion
Responsable du Service Responsable du service
Documentation - Saint- Etudes Mod&lisation
-Gobain Recherche Saint-Gobain Recherche
Mohamed Hassoun Maltre de Conferences, Directeur
de Recherche a l'Enssib
-Wfl
Conception d'un site Web en Intranet
Elise Layec
Resume : Les besoins en communication dans les entreprises vont croissant entrainant la
mise en place de systemes d'informations plus performants. Chez Saint-Gobain Recherche, le projet consistait a concevoir et realiser un site Web en Intranet. Ce projet prenait en compte le Groupware et la consultation des bases de donnees documentaires via une interface Web.
Descripteurs
Entreprise, Intranet, systeme information, reseau WWW, site Web, systeme gestion electronique document, diflfusion information, technologie information, reseau information, acces information
Abstract: The increasing needs for communication within companies entail the setting up of more efficient information system. At Saint-Gobain Recherche, the project consisted in creating a web site on the Intranet. This project included the groupware as well as the consultation of a library's databases via a web interface
Keywords
Firm, Intranet, information system, World Wide Web, Web site, electronic document management system, information dissemination, information technology, information network, information access
Remerciements
Mes remerciements vont tout cfabord a mes responsables de stage, Frederic Anterion et Martine Guerin pour leur ecoute attentive et leurs conseils.
Je tiens aussi a remercier mes collegues du service Documentation pour leur accueil sympathique ainsi que leur collaboration
Je suis aussi tres reconnaissante aux membres du service Etudes Modelisation pour leur aide lorsqu'elle a ete necessaire. Parmi ceux-ci, je remercie particulierement Daan Van Der Voort pour sa reelle collaboration.
Enfin, les responsables de service ainsi que tous les ingenieurs avec qui j'ai pu travailler.
INTRODUCTION 5
PARTIE I : SAINT-GOBAIN ET L1NDUSTRIE DU VERRE 6
1. Une multinationale 7
a. Historique 7
b. Implantation geographique du Groupe 7
c. Activites 8 2. Saint-Gobain Recherche 9 a. Historique 9 b. Mission 9 c. Structure 11 3. Le Centre de Documentation 12
a. Presentation generale et personnel 12
b. Le fonds documentaire 12 c. Activites du service 12 1. La gestion du fonds 12 2. Les acquisitions 13 3. Produits documentaires 13 4. L'accueil du public 13
5. Decoupage des activites du service 15
d. Le materiel informatiquc 15
1. Serveur documentaire 15
2. Les postes de travail 16
3. Autre materiel informatique 16
4. Logiciels 16
5. Maintenance 16
4. Objectifs du stage 16
a. La conception globale du site : 17
b. La creation du site 17
c. La publication de la maquette sur le serveur 17
PARTIE II : CONCEPTION D'UN INTRANET 18
1. Le cahier des charges 19
a. Le projet 19
1. L'intranet selonla Compagnie 20
2. A SGR 20
b. L'analyse de 1'existant 22
a. Les dysfonctionnements 22
b. Les points forts 23
c. Bilan 24
c. L'analvse des besoins 24
e, Les acteurs 26
1. Le groupe de travail 26
2. Les informaticiens 26
3. Les redacteurs 26
4. Les responsables intellcctuels des notes et rapports interaes 27
5. Le personnel administratif 27
6. Les destinataires 27
2. Analysc des donndcs 28
a. Inventaire 28
1. Ressources intemes 28
2. Ressources externes 29
b. Flux d'information et circulation des documents 30
1. Les flux 30
2. La circulation des documents 31
c. Le Modele Conceptuel de Donnees 32
d. Les Modeles Conceptuels de Traitement 34
e. L arborcscence du site 34
3. Les outils de navigation 35
a. Qu'est-ce qu'un lien hypertexte ? 36
b. La mise en place des iiens 36
a. Les liens vers les rabriques 36
b. Les liens dans les documents 37
c. Les liens vers les documents dans leur format d'origine 38
4. Ergonomie et charte graphique 39
Conclusion 40
PARTSE II! : REALISATION ET MISE EN CEUVRE DU SITE 41
1. Les meyens informatiques 42
a. Le serveur intranet 42
a. Le Materiel 42
b. Logiciels 43
b. Mon poste de travail 43
1. Materiel 43
2. Logiciels 43
2. La crdation du site 44
a. Qu est-ce qu un site FrontPage ? 44
b. La creation de pages Html 44
a. Qu'est-ce que HTML ? 44
b. L utilisation de 1'Editeur 45
3. Les donnecs 45
a. Uacquisition des donnees 45
1. Saisie, numerisation au scanner 46
2. Le transfert de donnees 47
b. Le traitement des donnees 47
I. Laconversion 47
c. La stracturation des documents 50
a. Manuelle 50
4. Le traitement informatique 52
a. La mise en place des liens hv-pcrtextes 52
1. Liens vers des pages du site courant ouvertes 52
2. Liens vers des pages du sile FrontPage courant 53
3. Liens vers un site WWW 53
4. Liens vers une nouvelle page 54
5. La diilusion de documents sous leur format d'origine 54
b. La creation d'outils de navigation 55
1. Les cartes graphiques 55
2. Les logos et boutons * navigation 56
c. Les WebBots 57
1. Qu est-ce qu un Wcfcbot ? 57
2. Comment utiliser les WebBots ? 57
3. Les difierents Webbots 58
5. Publication et maintenance 58
a. La publication 58
b. La maintenance 59
1. Pourquoi une maintenance ? 59
2. Quellc maintcnance ? 59
2. Comment ? 60
c. Diffiision et droits d acces 62
1. L'acces a rinformation 62
2. Securite et autorisations 62
PARTIE IV: LES APPLICATIONS ASSOCIEES 64
1. Le projet Ged et la connexion Web/bases de donnees 65
a. Le projet 65
b. Le logiciel Taurus Ged 65
c. La creation de bases Ged 66
1. La recuperation de notices 66
2. La creation de bases GED 66
d. La connexion WciVbases de donnees 67
1. Le module Web Tauros 67
2. Les logiciels de connexion Web/bases de donnees 68
3. Interaet Data Connector -IDC 68
Conclusion 68
2. Le groupware 69
a. La solution Forums de FrontPage 69
b. La soiution Microsoft Exchange 70
Conclusion 70
3. Propositions pour la DSI 71
CONCLUSION 73
BIBLIOGRAPHIE 74
Le Groupe Saint-Gobain s'est engage dans un vaste projet de reseau intranet permettant de relier les differentes branches et filieres du Groupe.
Dans le cadre de ce projet, Saint-Gobain Recherche a decide de mettre en place, dans un premier temps un serveur de messagerie favorisant la communication avec le reste du Groupe, et, dans un deuxieme temps un site intranet relie au site de la Compagnie.
CE SITE DOIT REPONDRE A PLUSIEURS OBJECTIFS :
• 1'acces aux ressources internes de SGR : mise a disposition de cours et informations diverses;
• 1'acces aux bases documentaires - le service documentation de SGR etant dedie a tout le Groupe;
• L'amelioration de la communication interne et externe ;
• L'information sur les prestations proposees par les services de SGR ; • La communication interne.
LES OBJECTIFS GENERAUX DE MON STAGE SONT DONC LES SUIVANTS : • Realiser une analyse de 1'existant et des besoins ;
• Proposer une architecture ;
• Concevoir et realiser une maquette du site Web ; • Prevoir 1'acces aux bases documentaires via ce site ; • Prevoir des possibilites de Groupware.
/. LJ
NEMUL T/NA TIONALE
a, HistoriqueL'origine de Saint-Gobain remonte a 1665, date a laquelle Louis XIV autorise la creation a Paris de la Manufacture Royale des Glaces a Miroirs.
La maitrise du procede de coulage sur table de metal, suivi d'un laminage avec rouleau, permet a la Manufacture des Glaces de conquerir un monopole technique en Europe et de ruiner la concurrence venitienne.
En 1830, la Compagnie est transformee en societe anonyme. Des cette epoque, la compagnie s'implante a 1'etranger (Allemagne en 1857, Italie en 1889, Belgique en 1900 et Espagne en 1904).
En 1969, Saint-Gobain fusionne avec Pont-A-Mousson dont 1'activite principale est la fonderie des tuyaux en fonte pour 1'adduction d'eau, Fassainissement et 1'irrigation. Nationalisee en 1982, Saint-Gobain est la premiere societe frangaise privatisee a la fin de 1986.
Aujourd'hui, avec la production d'un tres large ensemble de produits verriers (vitrages, bouteilles, flacons, pots en verre, laine de verre et fibres de verre), Saint-Gobain est le premier verrier du monde. Ses ambitions ne se limitent pas au verre mais concernent plus generalement les « materiaux technologiques ».
En 1990, le rachat de la societe americaine NORTON, leader mondial des abrasifs, illustre parfaitement ces choix strategiques et permet au Groupe de renforcer son implantation aux USA et dans de nombreux autres pays, en Asie particulierement
Enfin, le dernier achat en date est celui de Poliet en juillet 96. b. Implantation geographique du Groupe
Le Groupe est fortement implante en Europe, en Amerique du Nord et du Sud, au total dans plus d'une trentaine de pays.
l; s-iive 1'iioiiciicile
c. Activites
Saint-Gobain c'est: 587 societes consolidees, 111 701 personnes, 91,4 milliards de francs de chiffre d'affaires, 4,3 milliards de francs de resultat net...1
Le Gfoupe Saint-Gobain est organise en 8 branches industrielles specialisees. Certaines sont a vocation verriere :
• Vitrage (verre plat pour Pautomobile et le batiment), e Conditionnement (bouteilles, pots et tlacons), • lsolation (laine de verre et de roche),
• Renforcement (fibres de verre pour le renforcement des composites),
D'autres concernent les Ceramiques Industrielles, Abrasifs, Canalisation, Materiaux de Construction pour le batiment (dont Poliet).
La R&D dans le Groupe represente 18 centres et environ 70 unites de developpement implantees dans le monde. La Direction de la Recherche du Groupe definit avec les branches les grandes orientations et coordonne les programmes de recherche.
2. SA/NT~ GOBAIN RECHERCHE
Saint-Gobain Recherche, principal centre de recherche verriere du Groupe, est une societe anonyme dont les actionnaires sont Isover Saint-Gobain, Saint-Gobain Vitrage, Vetrotex Saint-Gobain, Saint-Gobain Emballage et sa filiale Samin.a. Historique
Saint-Gobain a ete Fun des premiers groupes industriels mondiaux a creer, au debut du XXeme siecle, ses propres laboratoires de recherche et developpement, notamment a Paris et en Ile de France.
En 1962, les laboratoires d'analyse chimique et les fours de fusion sont transferes a Aubervilliers pour des raisons de bruit et de manque d'espace. En 1972, la totalite des activites des Services Centraux de Recherche de la Villette demenage a Aubervilliers. En 1978, suite a la dissolution de Saint-Gobain Industries est cree Saint-Gobain Recherche.
b. Mission
La mission principale de Saint-Gobain Recherche est d'effectuer des recherches pour les branches verrieres du groupe Saint-Gobain en vue d'ameliorer les technologies du verre et de creer des produits nouveaux. Sa vocation est d'intervenir en amont des laboratoires de recherche et developpement integres aux metiers du Groupe, en prenant en compte dans son action les exigences du marketing et du developpement. Sept services de recherche, deux services d'appui a la recherche, un service Brevets du Groupe ainsi qu'un Laboratoire mixte CNRS-Saint-Gobain realisent les activites de recherche.
Le Service Elaboration des Verres
Ce service a pour mission de formuler et fabriquer des echantillons de nouveaux verres de bonne qualite pour les 4 Branches Verrieres. II dispose de plusieurs fours de fusion.
I.e ser\'ice. Etudes Modelisation
Le coeur de 1'activite du service concerne la simulation des procedes du groupe a 1'aide de logiciels generaux de calculs en mecanique des solides, en mecanique des fluides, en combustion etc . ..ainsi que de logiciels graphiques. II developpe egalement des codes specifiques en Fortran ou en C.
Le service Capteurs, Mesure et Controle
Ce service congoit et met au point des capteurs speciaux et des appareillages specifiques destines a mesurer certains parametres des procedes de fabrication ou des caracteristiques des produits verriers sur les lignes de production.
Le service Transformation et Propriete des Verres
Les activites du service trouvent leur justification dans toutes les phases d'elaboration, transformation et utilisation des produits verriers developpcs par les differentes branches du Groupe ainsi que dans 1'etude des produits verriers (proprietes mecaniques, etude des defauts, traitements de surface du verre, etc...).
Le service Couches Minces
Uactivite du service Couches Minces se divise en deux grandes parties. D'un cote l'amelioration des procedes de depot et des proprietes des verres a couches actuellement existants. De 1'autre, la mise au point de nouveaux produits comme les vitrages de controle solaire et de confort thermique.
Le service Expertises - Defauts du Verre
Ce service se consacre essentiellement a 1'expertise et 1'assistance aux usines : expertises des defauts lies a la fiision du verre, aux matieres premieres et aux refractaires et des defauts fragilisant le verre, etude de la corrosion par le verre, etc...
Le service Produits Composites - Microanalyse
Ce service traite differents sujets de R & D portant sur les produits verres / plastiques, 1'adhesion et le collage entre materiaux, la mouillabilite des surfaces, les traitements de surface organiques du verre et les revetements sol-gel. II comprend par ailleurs une
activite de prestations en Microanalyse, pour la caracterisation des materiaux a 1'echelle microscopique et l'analyse des surfaces.
Le service Physique Chimie Analyses
• Analyse chimique : les travaux portent sur 1'analyse des verres de SAINT-GOBAIN et de ceux de la concurrence, sur des matieres premieres, des refractaires et tout autre produit se rapportant au verre.
• Mesures physiques: caracterisation des proprietes suivantes : viscosite, granulometrie, rayonnement, conductivite, devitrification, dilatation, attaquabilite des verres, resistivite electrique, tension superficielle, indice de refraction, masse volumique, etc...
Le service doit egalement etudier la mise au point de nouvelles methodes.
Le service Rrevets
II met a la disposition des societes du Groupe les competences necessaires aux activites de la propriete industrielle (redaction et gestion des brevets, opposition en contrefagon, etc...) et realise un travail de veille technologique et de documentation. II edite une revue : Brevets Selection.
Le centre de documentatim
II est specialise dans les sciences et technologies verrieres et assure trois types de missions :
• la gestion de documents internes et externes par informatique ; • des prestations de services (recherches bibliographiques, DSI,...);
• la collecte et la fourniture de documents techniques et scientifiques et la realisation de produits documentaires.
c. Structure 250 personnes travaillent a Saint-Gobain Recherche.
3. LE CENTRE DE DOCUMENTA TION
a. Presentation generale et personnelSpecialise dans les sciences et technologies verrieres, le centre de documentation emploie six personnes sous la direction de Martine Guerin : Frederique Couffignal, Frangoise Gandon, Sophie Grassin, Louisy Valbon, Silly Laroche et Isabelle Debaisieux. Cette derniere etant absente pendant mon stage, etait remplacee par Boula Clarte.
b. Le fonds documentaire
Le service documentation est abonne a 250 revues environ. De plus, la bibliotheque stocke les rapports et notes internes et offre 1'acces a 6500 livres, theses et ouvrages.
c. Activites du servlce
1. La gestion du fonds
Le fonds est gere par Vintermediaire du logiciel Taurus. Actuellement, le serveur documentation fonctionne sur un reseau Lan Manager. Differentes bases de donnees recensent les composantes de ce fonds. Les principales sont:
La base SGVER
Elle recense les articles relatifs a Pactualite verriere issus des revues auxquelles le centre est abonne ou des interrogations de Current Contents. Cette base est une des plus concernees par le projet d'acces aux bases documentaires via intranet.
La base rapports
Creee sur le logiciel Bibal en 1989, cette base recense les rapports et les notes de recherche internes a SGR. Cette base contient actuellement plus de 10 000 enregistrements. Avec SGVER, cette base doit devenir accessible sur le site intranet et beneficier du module GED de Taurus qui doit permettre d'y ajouter les images des pages de couverture des rapports et notes. Elle se compose des champs Titre, Auteurs, Mois,
Numero de rapport, Mots cles, Responsable de stage, Localisation et Annee. La base Livres
Elle correspond au catalogue de la bibliotheque (6500 livres) et a 1'etat du pret. La base Revues
Elle recense les revues conservees a la bibliotheque depuis 1930.
2. Les acquisMons
Le service documentation selectionne des documents en sciences et techniques afin de les acquerir ou bien de s'abonner aux revues specialisees.
3. Produits documentaires
La realisation de Veridoc2 constitue un element important de 1'activite du Centre de
Documentation. 11 s'agit de referencer les articles consideres comme importants - avec leurs resumes - issus de revues auxquelles SGR est abonne et de Current Contents pour les autres. Le bulletin, tire a 250 exemplaires, parait a raison de 6 par an sous forme papier. 120 exemplaires sont diffuses hors de SGR dans les filiales du Groupe en France et a Fetranger. A chaque edition de Veridoc, la base SGVER est mise a jour et un CD-Rom est edite sous le nom de Veriscope : il regroupe les bases SGVER, rapport...
4. L'accueii du puhlic
Le public du centre de documentation est surtout constitue des ingenieurs chercheurs, de stagiaires et eventuellement de personnes de Saint-Gobain exterieures a SGR. Les prestations proposees different selon Fappartenance ou non des personnes a SGR.
LES PRESTATIONS
DOCUMENTAIRES
SGR HORS SGR
LIVRES Pret
Suggestions d'achat Pret inter-bibliotheques
Envoi d'une liste de livres repondant aux besoins.
Envoi eventuel d'une copie des sommaires.
Consultation sur place
REVUES Pret Envoi d'une liste de revues
repondant aux besoins Consultation sur place FOURNITURE
D'ARTICLES Pret
Commande a fexterieur
Copie fournie
Conseils pour commande a 1'INIST RECHERCHES
BIBLIOGRAPHIQUES Defmition d'une equation de recherche Interrogation des bases
Definition d'une equation de recherche
Interrogation des bases PROFILS
PERSONNALIS6S Base Current Contents toutes les 3 semaines Profils pre-definis ou nouveau profil
Base Current Contents toutes les 3 semaines
Profils pre-definis ou nouveau profil (service peu actif)
TRADUCTIONS Assistance INIST sur devis
Non
RAPPORTS Consultation sur place
Copie sur autorisation
Interrogation de la base Rapports Consultation sur place.
Copie sur autorisation. CDROM
VERISCOPE Poste de consultation centre de documentation (SGVER, Acces aux bases de donnees du fonds, rapports) via un CDRom. Cout: 5000 f + 1000 f de
participation aux frais de fabrication. L'interrogation des bases de donnees eoneerne tant les bases documentaires internes que les CDRom specialises ou les bases de donnees en ligne (STN, Dialog, Questel). Cette interrogation peut etre realisee par le personnel de la bibliotheque ou par le biais d'un
ordinateur en libre consultation. Actuellement, il est impossible de consulter les bases documentaires ailleurs qu'au service documentation (sauf si l'on regoit Veriscope).
5.
Decoupage des activites du serviceDSl Livres Normes Congres Articles Rapports Notes Pret LeWeb CDRom Veridoc Fournisseurs AiBchage Abonnements Consultation Diffusion Profils Copies de rapports Identifier la demande Identifier les sources Stockage Analyse et indexation Serveurs de bases de donnees Traiter 1'information
Selection des informations
Selection des sources Acquisitions Rechercher 1'information Resultat de recherches ponctuelles d. Le materiel informatique 1. Serveur documentaire
Le serveur de la documentation est un Compaq Prosigna 486/33 modele 550 avec 16 Mo de Ram, un disque de 550 Mo et un systeme d'exploitation OS2/LAN Manager.
2. Les postes de tmvaii
Le service documentation possede 6 PC plus ou moins recents. Sur ces postes, seuls 4 sont connectes au reseau LAN. Le poste en libre service dans la bibliotheque permet de consulter Veriscope.
Mon poste de travail est connecte au reseau Ethernet SGR mais n'a pas acces au sous-reseau Lan Manager de la documentation. II s'agit d'un un Compaq Pentium Deskpro 4000/5166 avec 32 Mo Ram, comprenant un lecteur CDRom 8, une carte son Business audio et un ecran multimedia 17". Cet ordinateur a ete achete en vue de mon travail de conception de site Web et pour etre ensuite utilise sur le reseau Taurus Ged.
3. Autre materiel informatique
Le service possede un scanner couleur installe sur mon poste, une imprimante laser reseau (N/B), une imprimante laser (N/B), une imprimante a jet d'encre noir et blanc, deux imprimantes ajet d'encre couleur dont une neuve sur mon poste de travail.
4. Logiciels
Le logiciel documentaire utilise est actuellement Taurus version 3 .1.e (1990-1994) de la societe DCI, Le service documentation utilise aussi des logiciels de Bureautique Microsoft, Acrobat, Idealist, des logiciels d'interrogation de bases de donnees ainsi que des logiciels OCR et de traitement d'images.
5. Maintenance
Unilog etait charge de la maintenance du reseau OS/2 Lan Manager jusqu'en juin 1997, une solution de remplacement (infogerance globalisee) etant a 1'etude.
La Serda est charge de la maintenance de Taurus (incidents, mises ajour) jusqu'a fin 97. La Societe Servitique realise la maintenance du materiel pour 1'ensemble de SGR.
4. OBJECTIFS DU STAGE
Affeetee au Service Documentation, mon role est de concevoir et mettre en oeuvre une maquette du site Web en intranet de SGR.a. La conception globale du site :
Cette partie implique la redaction d'un cahier des charges en realisant les analyses d'opportunite, de Vexistant et des besoins. La phase conception est Poccasion de faire Panalyse des donnees, des flux d'informations, Pelaboration du schema conceptuel de donnees. Enfin, ces etapes etant bien avancees, il devient possible de reflechir a Porganigramme du site et aux liens entre pages ainsi qu'a une charte graphique.
La conception d'une site Web rend indispensable une veille sur intranet et les outils de developpement Web afin de connaitre les nouveautes concernant Html, les logiciels de conversion ou de Groupware. Pour cela, j'ai trouve des informations sur Internet (avec Yahoo et Alta Vista) dans les sites de revues electroniques, dans les magazines ou journaux informatiques papier.
b. La creation du site
II s'agit de la partie pratique du projet puisqu'elle concerne Pacquisition des donnees, leur traitement et mise en forme et la creation des pages Html de la maquette. Cette etape est aussi celle de la connexion avec les bases de donnees documentaires et la creation de forums de discussion.
c. La publication de la maquette sur le serveur
Une fois la maquette bien avancee, je dois la publier sur le serveur pour la tester et en permettre une consultation critique. Je dois bien sur continuer a Pameliorer.
J'ai travaille pendant ce stage en collaboration avec et sous la responsabilite de Martine Guerin, responsable du service Documentation, et Frederic Anterion responsable du service Etudes Modelisation et de Plnformatique de SGR.
Qu'est-ce qu'un intranet3 ?
Llntranet est une solution de partage de 1'information au sein de
1'entreprise, basee sur les technologies utilisees par Internet:
principalement les protocoles de communication TCP/F, le navigateur (browser) et le serveur web, cle de voute de 1'lntranet. Ce reseau est donc
ferme, isole dinternet par un fimwall et accessible uniquement par mot de
passe. II peut utiliser les outils du Web : outils de recherche, messagerie,
partage de ressources .. II s utilise de plus en plus comme « habillage » ou
interface pour des applications peu ergonomiques (acces aux bases de
donnees,. .) Dans certains cas, il permet l'acces a Internet.
La realisation de sites Web necessite « le respect d'une demorche en trois phases [...].
En amont, il s 'agit de la phase essentielle de conception globale du systeme, en aval, il
s 'agit de la phase de maintenance dynamique, phases trop souvent negligees au proftt
de la phase centrale de creation du site Web. »4 Nous avons donc choisi de commencer
par une « conception intellectuelle et strategique initiale : quoi ? pour qui ? pour quoi
faire ? »5 Cest a dire le cahier des charges.
1. LE CAHIER DES CHARGES
Ce cahier des charges comprend tout d'abord une presentation du projet, les analyses de Vexistant, des besoins, de Popportunite et des couts ainsi qu'une presentation des acteurs et destinataires.
a. Le projet
Comme nous Vavons indique en introduction, le projet consiste a mettre en place un reseau intranet dans SGR devant etre relie a Pintranet du Groupe, de maniere a ne
3 Lezaun Jean-Louis. « Les enjeux dlnternet dans Fentreprise ». In PCExpert, oct. 1996, p.163.
4 Richard-Arlaud Ariel. « En amont et en aval de la realisation des sites Web internet/intranet ». in IDT 97, Salon de l'Information Electronique : 3-5 juin 97 : textes des communications. Paris ; [s.n.|, 1997,
pp. 41-45. URL : www.idt.fr/fich_idt97/frJdt97/F_congres/Abstracts/Bl.htm (consulte le 12/08/97)
former qu'un seul reseau interne au Groupe. Pour reprendre les termes de PMlippe Martin6, il s'agirait plutot d'un «Internet prive » puisque « plusienrs sites distcmts sont
relies par des liaisons reservees». En effet, differents projets ont vu le jour Hans
certaines unites du Groupe dont 1'objectif aujourd'hui est de relier ces intranets et ceux a venir de maniere coherente.
1. L 'intranet selon la Compagnie
Intranet Saint-Gobain
Compagnie
Directions fonctionnelles
Branches Pays (delegations)
Filiales
Menu resuine de la page d'accueil de 1'intranet Compagnie
Acces direct intranet Saint-Gobain dans la page d'accueil de chaque filiale ou branche
2 A SGR
Le reseau Ethernet de Saint-Gobain Recherche relie actuellement une centaine de pieces (bureaux, laboratoires, salles de reunion) sur les 300 que compte la societe. D'ici a la fin de 1'annee, un nouveau cablage optique sera mis en place, offrant ainsi un acces a 1'ensemble du personnel de S.G.R. Une ligne Transfix a 64 KB/sec a ete mise en place au
6 Martin Philippe. «Presentation technique et perspectives». In Documentaliste - Sciences de
mois de juin dernier pour relier le site d'Aubervilliers et celui des Miroirs, Toutes les communications visant a quitter le site passent par ce lien car le site des Miroirs joue le rdle d'etoile dans le reseau du groupe et possede un Srewall pour toutes les communications sortant du groupe. Le protocole reseau utilise est soit TCP/iP pour toutes les macMnes pouvant envoyer et recevoir des trames hors de SGR et NetBeui pour les micros n'ayant pas ce besoin (pour des questions de facilite de mise en oeuvre et de securite - NetBeui n'est pas routable)
La mise en place de la messagerie a 1'automne 1996 a constitue la premiere etape du projet. Elle fonctionne sur un serveur de messagerie Microsoft Exchange 4.0 base sur un serveur Windows NT 3.51 Une soixantaine de personnes y sont aujourd'hui reliees. Cette messagerie est interconnectee avec les messageries des autres societes du groupe et avec Intemet.
Le serveur Web et sa connexion au serveur de donnees documentaires sont les etapes suivantes du projet.
Internct
Serveur Web Serveur documcntaire ; Routeur Routcur Fircvvall SGR Scrveur de messagcrie www.saint-gotoin.com Serveur intranet Compagnie
(en cours ou projet) Les objectifs du site Web en intranet sont les suivants :
• L'information sur les services et prestations de SGR ; • L'amelioration de la communication interne et externe ; • 1'acces aux ressources de SGR pour le Groupe ;
• le groupware.
Pour ces differents points, 1'intranet n'appara!t pas comme le remplapant d'autres applications, il comble veritablement un manque du point de vue de 1'acces a 1'information dans et sur SGR et sur le plan de 1'acces aux bases documentaires. En effet, actuellement, (hormis par 1'acquisition du Cd-Rom Veriscope), il n'y a aucun moyen electronique d'acceder aux ressources documentaires alors que ce service est dedie a tout le Groupe.
A plus long terme, ce site devrait donc devenir accessible a tout le Groupe et permettre notamment Vinterrogation des bases documentaires a distance.
b. L'analyse de Vexistant
a. Les dysfon ction n em en ts
Au service documentation
1. Le reseau local documentaire (Lan Manager) n'est pas compatible avec le logiciel d'exploitation du reseau ce qui interdit d'une part, les interrogations a distance des bases de donnees internes et d'autre part, la DifRision Selective d'Information entierement electronique. Actuellement, les resultats des interrogations sur profil sont diffuses sur support papier, d'ou une perte de temps considerable.
2. Le poste de consultation des bases de donnees documentaires sur CD Rom en libre service n'est pas autant utilise qu'il le devrait car les chercheurs ne savent pas bien se servir du logiciel Taurus dont 1'ergonomie peut derouter. Actuellement, lorsqu'on vient au centre de documentation, on prefere demander les services d'une personne competente.
3. Pour toute recherche documentaire, les personnes du Groupe interessees doivent necessairement se deplacer ou faire lcur demande par telephone.
Dans les services de recherche
1 • Les chercheurs d'un service ne savent pas toujours qu'un autre service de recherche de SGR effectue une recherche similaire pour laquelle une collaboration serait peut-etre utilc.
2. Bien que pratiquement tout SGR soit equipe d'ordinateurs, tous les postes ne sont pas connectes au reseau et donc ne disposent pas de messagerie ou de navigateur Internet. Entre SGR et le reste du groupe
1. Les resultats des recherches ne parviennent pas directement aux usines : ils transitent par les centres techniques et les operationnels en usine ne beneficient pas de rinformation directe. Par consequent, 1'application de ces resultats est parfois aleatoire.
2. Pour les personnes exterieures, il est difficile de savoir qui, a SGR, a telle ou telle competence, quels equipements scientifiques sont disponibles et comment joindre les personnes ad hoc.
3. Des gisements d'information utile restent ignores et inaccessibles tels les rapports n'ayant pas une valeur confidentielle.
4. II manque aux groupes de travail un moyen facile d'echange a distance des documents et idees.
5. II semble que les relations entre SGR et le marketing soient lacunaires par manque de connaissance des uns et des autres mais aussi par manque de communication (ou moyens de communication ?).
b. Les pointsforts
1. Les chercheurs de SGR connaissent beaucoup de monde et menent une recherche performante dont les resultats sont consignes dans les rapports et notes de recherche (une centaine par an).
2. Le centre de documentation possede un tres bon fonds specialise (livres, revues et copies d'articles). II tient a jour la base de donnees SGVER a forte valeur ajoutee et propose 1'acces a sa base Rapport, ressource inteme essentielle. La base SGVER contient environ 40 000 references et la base rapport plus de 10000.
3. Des prestations interessantes sont proposees par differents services de SGR: les services de recherche proposent des analyses et expertises du verre tandis que le service documentation offre 1'acces a son fonds et ses bases documentaires. De plus, la Diffusion Selective dTnformation semble repondre aux besoins des chercheurs.
4, Malgre le probleme souleve plus haut, la mise a disposition d'un ordinateur en libre service a la bibliotheque constitue un point positif car on peut interroger les bases sur CD Rom a partir de ce poste.
5. De meme, les chercheurs interroges semblent tres satisfaits des recherches documentaires effectuees ponctuellement par les documentalistes.
c. Bilan
II s'agit d'un contexte de centre de recherche dont les ressources en information sont tres importantes mais pourraient etre mieux valorisees. En effet, 1'information ne circule pas suffisamment, notamment entre SGR et le reste du Groupe. Ainsi, certaines unites se debattent encore au milieu de problemes deja resolus par le centre de recherche.
Parmi les ameliorations attendues, l'acces aux bases de donnees a distance via une interface attractive est essentiel. De plus, la gestion documentaire pourrait s'operer via cette interface Web. La recherche documentaire devrait s'ameliorer et la Dif&sion Selective d'Informations devenir plus performante. Enfin, vis a vis du Groupe Saint-Gobain, 1'apport d'informations concernant SGR, ses potentialites et prestations est essentiel d'autant plus qu'il est possible d'envisager pour Vavenir 1'automatisation d'une partie des transactions liees aux prestations.
c. L'analyse des besoins
L'evaluation des besoins s'est effectuee sous la forme de discussions informelles avec les chefs de services, ingenieurs et collegues documentalistes. La difficulte d'evaluer ces besoins vient du fait que les personnes rencontrees ne se rendent pas toujours compte des possibilites offertes. D'autres, par contre, envisagent plutot leurs apports possibles pour le site.
• Les documentalistes cherchent d'une part une solution de DSI entierement informatisee et d'autre part un moyen d'offrir un acces en ligne a leurs bases de donnees.
• Les chercheurs souhaitent connaitre et faire connaitre leurs competences et leurs travaux.
• Les techniciens souhaitent avoir facilement acces aux notes et rapports.
• Diverses personnes trouvent souhaitable d'avoir acces aux informations concernant les services, les personnes et les competences de SGR mais aussi d'acceder facilement aux bases documentaires.
• Un groupe de travail souhaite la mise en place d'un groupware.
J'ai propose, au bout d'un mois, un avant-projet qui a ete discute en reunion. Suite a ces discussion, j'ai du modifier cet avant-projet car de nouveaux besoins sont apparus en meme temps que la peur de diffuser des informations trop confidentielles:
• L' organigramme et une presentation detaillee des services, ressentie comme essentielle, ne peuvent figurer sur 1'intranet. Par contre, il apparalt necessaire de developper 1'aspect outils et competences de SGR.
• Le Groupware suscite une certaine mefiance concemant la securite du reseau : peut-on reellement echanger sans risque des informatipeut-ons cpeut-onfidentielles ?
• Le President Directeur General et les services concernes souhaitent faire mieux connaltre les prestations de SGR et eventuellement, dans un souci economique, automatiser les transactions occasionnees.
• Les techniciens souhaiteraient apparaltre dans les annuaires du site. d. L'etude d'opportunite et les couts
Cette etude avait ete menee avant mon arrivee et le materiel commande. Un certain nombre des besoins avaient deja ete reperes et Pexistant passe en revue.
Le service documentation s'est charge d'acquerir mon poste de travail pour la somme de 19 000 francs au total - y compris le lecteur de CD Rom, la carte son, Pimprimante couleur.
Le service Etudes Modelisations a pris en charge Pachat du serveur (27 700 francs) et des logiciels bureautique et Web.
A cela, il faut ajouter le logiciel Taurus Ged puisque Pon souhaite convertir les bases de maniere a pouvoir ajouter des images aux notices. En version client-serveur, le progiciel
Tauras Gold avec le logiciel de compression scanner, eoute 56 700 francs installation comprise. II s'agit la d'une installation provisoire sur mon poste, a but experimental. A terme, le service documentation doit acquerir un serveur de donnees documentaires. Le recablage de SGR coute 1.8 millions de francs pour un batiment tres long et plus de 700 prises a installer dans un grand nombre de bureaux.
Au niveau du travail de conception et mise en ceuvre, le cout de revient d'une stagiaire est bien inferieur a celui d'un prestataire prive (2000 francs hors taxes parjour).
Si Fon considere Fimportance prise par le projet au niveau du groupe, il est indispensable que SGR se dote de son intranet. Neanmoins, Fabsence de materiel informatique connecte dans certains services compromet les avantages qu'il y a a tirer d'un tel systeme d'information.
e. Les acteurs
1. Legmupe de travail
Certaines personnes motivees au sein de la Recherche se sont mobilisees dont notamment Frederic Anterion et Martine Guerin qui ont mis ce projet sur pied. Un groupe de travail a vu le jour avec Messieurs Arribart, Chartier, Maquet, Vignesoult tous quatre responsables de services de recherche. En plus du travail lie a la conception du site, j'ai pour tache de rencontrer ces personnes, de repondre a leurs besoins et de prendre en compte leurs propositions.
2. Les informaticiens
Responsable du reseau et de la messagerie, Daan Van Der Voort s'est charge de la mise en place et de la configuration du serveur intranet.
3. Les redacteurs
Les notices bibliographiques des bases de donnees documentaires sont elaborees par les documentalistes.
Certains responsables de services contactes ont souhaite participer au projet en preparant un texte de presentation de leur service et des prestations proposees.
Lorsqulls ont ete sollicites, les ingenieurs de recherche ont accepte de travailler sur la presentation de leurs outils de travail et de donner les informations necessaires a la constitution de pages personnelles. Certains possedent des documents scientifiques pointus et non confidentiels que l'on pourrait consulter sur 1'Intranet.
4. Les responsables intellectuels des notes et rapports intern.es
Les notes et rapports relatifs aux travaux de recherche emanent des ingenieurs. 5. Le permtmel administratif
Le personnel administratif produit des informations a but interne.
6. Les destinataires
Le public vise est 1'ensemble des membres du Groupe Saint-Gobain notamment pour 1 acces aux informations sur les competences et outils de SGR et 1'acces aux bases
documentaires a distance.
Les usines du groupe et les centres techniques sont les destinataires principaux des informations sur les prestations de services.
Enfin, les informations internes s'adressent particulierement aux membres de SGR de meme qu a l'avenir, peut-etre, 1'acces a certaines bases de donnees a usage exclusivement inteme.
Les destinataires du projet, bien que tres differents du public de tout site internet, restent tres varies dans leurs fonctions, situations geographiques et interets. II est necessaire de prendre en compte les « clients » des services prestataires tout comme les personnes simplement a la recherche d'informations documentaires.
2. ANAL YSE DES DONNEES
a. Inventaire1. Ressources internes
Nous avons evoque plus haut les ressources documentaires (fonds et bases de donnees) mais elles ne constituent qu'une partie des ressources disponibles dans 1'entreprise pouvant etre integrees au systeme d'information. En effet, pour 1'elaboration du site, nous avons recense les donnees internes existantes. II s'est avere que, pour repondre aux besoins, presque tout existe si l'on prend soin de mettre les donnees a jour.
a. Les rapports, notes et exposes
Les rapports et notes de recherche sont elabores par les ingenieurs chercheurs a usage interne. Actuellement, les originaux sur support papier sont conserves a la bibliotheque et references dans la base de donnees correspondante (voir la presentation du service documentation). Enfin, il existe des exposes non confidentiels.
b. Sites intemet repertories
Le service de documentation mais aussi des chercheurs ont repertorie des sites internet en relation avec la recherche, le verre et 1'industrie verriere en general ainsi que les concurrents de Saint-Gobain.
c. Les documents des services administratifs
Les services administratifs produisent de Vinformation sous diverses formes telles que livret d'accueil, notes internes, communiques, etc. ... De plus, il existe des documents tels que les plaquettes de presentation, etc... sources importantes d'information.
d. Les cours internes dinitiation au verre
Destines aux salaries de Saint-Gobain, ils pourraient etre mis a leur disposition sur le site Web (du moins ceux qui ont ete elabores par des chercheurs de SGR).
e. Les presentations des services et de leurs prestations
Des fascieules destines aux entreprises ont ete elabores dans le but de faire eonnaitre les prestations et leurs modalites. Une mise a jour est necessaire avant la mise en ligne de ces documents.
f. Les bases de donnees internes aux services de recherche
II existe des bases de donnees dans certains services (proprietes des verres, logiciels de calcul de ces proprietes...): elles meriteraient d'etre mieux connues.
g. Les images
Des banques d'images sont realisees dans les services et permettent d'illustrer les prestations ou exposes scientifiques. D'autres images figurent sur les plaquettes de presentation de la Recherche ou de SGR.
2. Ressmrces externes
1. Le logo
Un logo a ete utilise sur le site internet de la Compagnie, recupere et insere dans une nouvelle presentation sur le site intranet de SGR. Conformement aux souhaits de la Compagnie, nous avons decide de le reutiliser.
2. Les icdnes
Qu'il s'agisse de puces, boutons, images animees ou arrieres plans, les images foisonnent sur internet.
b. Flux d'information et circulation des documents 1. Les flwc
Groupe
SGR
Demandes de prestations Unites de Recherche Informations strategiques veille Injonction, orientatior > Commande d'etudes final seesRapports de recherche
Programmes d'etudes fin par le GIE* tnces Diffusion CD Rom Service Documentation Demandes documentaire! Prestations Documentaircs Bases de Donnees rcgroupement dc flux Clientele Concurrence Marketing Directions des branches Direction de la Recherche Usines Flux simples
Les acteurs du systeme d'information sont multiples et leurs echanges informationnels eompiexes. En effet, un certain nombre d'echanges ont lieu a l'interieur de SGR tandis que d'autres ont lieu a 1'interieur du Groupe, entre SGR et d'autres unites. Nous avons choisi de representer sur un seul et meme schema les echanges d'informations observes. Dans le schema ci-dessus, certains flux sont regroupes en categories correspondant a une serie de flux bidirectionnels lies a une meme demarche :
Prestations documentaires :
elles font 1'objet de DEMANDES de la part de personnesdu Groupe ou de SGR vers le service Documentation. Les RKPONSES vers les demandeurs sont de plusieurs types : pret, photocopie, recherche documentaire en ligne, DSI, diftiision de Veridoc, pret des rapports, etc...
Prestations des
unites de recherches
: elles font aussi 1'objet de DEMANDES deprestation et envoi d'echantillons de la part des usines vers les unites de recherche de SGR. Celles-ci REPONDENT par la realisation d'un devis, par une demande de precisions quant a la prestation demandee, par 1'envoi du resultat et la facturation. II en resulte un paiement des usines aux unites de recherche.
2. La circulation des documents
Notes
et
rapports intemesLes notes et rapports internes emanent des chercheurs et aboutissent au service documentation qui en conserve 1'original et envoie une copie a un service d'Archivage de Saint-Gobain a Blois. Toutefois, ces documents doivent etre valides par le responsable du service de Pingenieur auteur mais aussi etre difluses dans les branches et aupres des partenaires concernes (Centres techniques principalement, usines quelquefois). Au service documentaire, ils sont pris en charge par le personnel qui les integre dans la base de donnees. Celle-ci sera consultable via le Web.
Les prestations
Les prestations proposees par les services de recherche donnent lieu a des echanges de formulaires, de devis et de factures. Des organigrammes presentant la circulation de ces documents ont ete etablis par les responsables de service.7
Les informations internes
Elles font 1'objet d'un affichage et d'un envoi aux responsables de services qui les diffusent aupres des ingenieurs et techniciens. Pour 1'avenir, il serait utile de prevoir un envoi systematique au Webmaster pour qu'il puisse traiter ces informations et mettre a jour les pages du site.
c. Le Modele Conceptuel de Donnees
Ayant recense Vexistant et les besoins, une bonne correspondance apparalt entre les uns et les autres. Nous avons decide des donnees a diffuser sur le site afin de realiser un organigramme et un modele conceptuel de donnees. Nos choix ont ete de presenter :
Saint-Gobain Recherche : son President Directeur General, ses missions, son historique;
Les services et leurs prestations ; Les ingenieurs;
Les competences;
Des connaissances scientifiques de base sur les techniques verrieres (Fondamentaux du verre);
Les informations intemes. Et de mettre en place :
L'acces aux bases de donnees documentaires via Tauras Web ; L'acces au Groupware.
Comme pour tout systeme d'information, il est necessaire d'elaborer un modele conceptuel de donnees avant la realisation proprement dite du site Web,
(n-n) Consulte Appartient a Ecrit Type Scrvicc Prestation N° Intituic Foram Seivice Nom Scrvice Ingenieurs N" Nom Bases de donnte N° Nom Type N° Titrc Auteur Sujet Fondamentaux du verre
De meme que dans une base de donnees, il existe X enregistrements, pour une rubrique d*un site Web, il existe X pages. D'ailleurs, on retrouve 1'aspect relationnel au niveau des liens hypertextes. Cependant, un site implique un certains nombre de pages « Menu » sans reel contenu mformatif. Quoiqu'il en soit, il parait necessaire de reflechir aux liens lors de la realisation de l'organigramme, d'ou la presentation du schema suivant:
nom ingerae Accueil Internet Prestations Fomms Messagerie Services Fondamentaux du verre Ressources documentaires Competences Intranet Compagnie Presentation generale Ingenieurs
d. Les Modeles Conceptuels de Traitement8
Un site Web est un systeme d'informations en libre service ne necessitant aucune condition particuliere si ce n'est le droit d'acceder a l'information et Vexistence meme des informations recherchees. Par contre, 1'utilisateur doit suivre une certaine demarche de recherche pour laquelle il existe des regles. Pour definir cette demarche, il faut avoir deja prevu les pages du sites y compris les pages intermediaires « menu ».
e. L'arborescence du site
D'apres Richard-Arlaud, la proposition de 1'architecture globale du site - demiere etape dans la phase de conception - doit «prendre en consideration et exploiter
intelligemment la nouvelle dimension offerte par les liens: c 'est peut-etre Id que le
risque de derapage « gadget» est le plus frequent. Des liens « bidons » ou trop de liens
tous azimuts sont contre productifs et lassent, voire excedent, les utilisateurs. Le lien
« vtile » (parce que novateur ou complementaire) et coherent est plus que jamais la x * Q regle. » Lien Messagerie Cornmunicatiori Plan tfacc6s Mot du prGsident Historique Ressources documentaires Mouvement de perscme! Chantie -de rdnovation Livret d'accueil Misacns Rapports Documentation
Page d'accueil Liert vers Serveur Compagnie
Documentalistes Suggestions d'achat Lexique Expertises Produits Physique-Chimie Analyses Microanalyse Doeumentation 11 n n Liens hypertextei Canpdtences Outils a A Fondamentaux du Venre Trempe Expertise r6fradaire Groupware (2} Projet texturation Propri6t6s Radiatives Suifure de nickel Autres projets Moteur de recherche Alta Vis (1) Acces limite a SGR
(2) Acces limite au groupe de travail
L'arborescence d'un site est donc etroitement liee aux possibilites de navigation proposees via les liens hypertextes.
3. LES OUTILS DE NA VIGA TION
Les possibilites d'acces a 1'information dans un site Web sont multiples. Nous avons choisi d'en proposer plusieurs :La page d'accueil propose deux types d'acces : le menu et le moteur de recherche par mots cles. A 1'interieur des documents, on trouve en plus des boutons de navigations ainsi que les liens hypertextes dans le corps des documents. Enfin, certains liens provoquent des evenements tels que Pouverture d'un fichier ou son enregistrement sur le disque. Un dernier moyen de navigation est Futilisation des touches « page precedente » et« page suivante » du browser.
Dans tous les cas, ce sont les liens qui font de ces menus ou boutons des outils de navigation.
a. Qu'est-ce qu'un lien hypertexte ?
Developpee par Ted Nelson des les annees 1960, la notion d'hypertexte est exploitee par Tim-Berners-Lee et Robert Cailliau au CERN pour aboutir, vers 1989, a HTML ou Hypertext Markup Language.
L'hypertexte correspond a un mot ou a un ensemble de mots
renvoyant a d'autres textes ou parties du texte mais encore ... Un lien est une connexion etablie depuis une page du World Wide Web vers un autre fichier dans le World Wide Web.
Quand un lien est insere dans une page, la destination du lien est encodee sous forme d'adresse URL (Uniform Resource Locator) qui indique 1'adresse d'un fichier dans le World Wide Web. Elle
identifie egalement le service Internet, tel que FTP dans le World
Wide Web, qui prend en charge le fichier, ou bien Mailto.
b. La mise en place des liens
a. Les liens vers les rubriques
Les liens permettent de relier les differentes rubriques d'un site comme on etablit des relations entre tables dans une base de donnees. Ils sont donc a la base de la structure du site et sont proposes dans la page d'accueil sous forme d'un menu.
Selon Yann Boutin10, « 1'organisation hierarchisee, avec plusieurs niveaux de pages
[...] est tres couramment employee pour tout type de site ». A. P. Ferreira affirme aussi
qu'il faut mettre en place des axes pergus et adopter une "structure simple qu'est
1'organisation hierarchique allant du general au particulier et qui permet un acces par
menus"n. Elle ajoute que 1'hypertexte favorise « Vouverture et le dynamisme mais il faut
10 Boutin Yann. « Un site Web bien ne ». In CD-RAMA, n°19, sept. 1996. P. 42.
"Ferreira Ana-Paula. Etude et realisation d'un modele de gestion electronique de documents. 84 pages. Rapport de stage. DESSID Enssib 1996. p. 85.
limiter les parcours possibles ponr eviter la lecture «foisonnante » qui conduit a une
perte de sens »,12 II faut donc eviter la « toile d'araignee » ou Fon risque de se perdre.
Pour notre site, nous avons surtout suivi le modele hierarchique. Neanmoins et malgre les risques soulignes, nous avons etabli des liens transversaux se rapprochant du modele araignee. Peu nombreux, ils sont d'un apport de sens reel et donc pertinents (si on consulte les competences d'un ingenieur, on peut avoir envie de suivre le lien vers une des competences pour connaitre ce que l'on entend par cette competence). Pour eviter que Futilisateur se perde, nous avons prevu des images de reperage (voir ci-dessous Ergonomie et charte graphique).
D'ailleurs, A. P. Ferreira dit elle-meme qu'on ne peut s'en tenir a un acces hierarchique uniquement car 1'acces a un document fmal deviendrait tres laborieux - il faudrait parcourir toute 1'arborescence.
II faudra evaluer a Fusage les problemes poses par ces liens. Cest d'ailleurs un des objectifs du projet que de proposer beaucoup et faire ensuite, en fonction de Futilisation qui en sera faite, la part entre 1'utile et le gadget.
b. Les liens dans les documents
Les liens hypertextes dans les documents permettent, d'une part de restructurer un document trop long et d'autre part, de renseigner sur le niveau d'information d'une page. 1. Les liens permettent de structurer les documents trop longs en allant d'une structure arborescente simple jusqu'aux graphes complexes. La procedure consiste a proposer un menu des paragraphes qui composent le document.
• Selon leur longueur, on cree des pages pour chacun d'eux ce qui permet un chargement plus rapide du paragraphe qui interesse Futilisateur. S'il est possible d'acceder aux pages directement par requete, 1'utilisateur peut "court-circuiter" un parcours. II faut donc prevoir des boutons de navigations vers les pages anterieures ou suivantes.
Cela dit, les boutons de navigation doivent faire 1'objet d'une reflexion quant a leur reelle utilitc. En eifet, les utilisateurs utilisent souvent les boutons du navigateur pour remonter vers les pages precedentes. De plus, il pourrait sembler logique de creer des boutons « suite » et « retour » mais cela n'est viable que s'il n'y a qu'un retour possible et qu'une suite possible. En effet, s'il est possible d'acceder a une page a partir de plusieurs autres, vers laquelle devra pointer le bouton «Retour» ? Ce type de boutons ne reste valable que dans le cas d'un document scinde en plusieurs pages formant une suite logique : dans ce cas, pour favoriser un parcours de lecture, Vinsertion de boutons « suite logique » et « retour logique » est necessaire.
• On peut aussi conserver la totalite d'un document dans une page avec un menu renvoyant vers les paragraphes contenus dans cette page. Dans ce cas, le document est charge une fois pour toutes. Neanmoins, des boutons sont necessaires a la fin de chaque paragraphe pour retourner vers le haut de la page et le menu.
2. L'hypertexte permet la division des document mais apporte aussi la « notion de niveau
d'information »13. En effet, en general, un document presente une information principale
porteuse du message et des informations secondaires qui completent ce message (des illustrations, commentaires, explicitations). II convient donc de faire paraitre 1'idee principale dans une page Web et rendre les informations secondaires accessibles via un lien hypertexte. Celles-ci sont des sortes de digressions consultees ou non par 1'utilisateur. Ainsi, la liberte d'afficher des images ne depend plus de la configuration du navigateur client (option "Afficher les images") mais du mode de presentation de 1'information
c, Les liens vers les documents dans leur format d'origine
De meme que nous nous sommes poses le probleme de la restructuration des documents, nous nous sommes pose celui des documents que Fon souhaite rendre accessibles dans leur format d'origine. Cette procedure permet de conserver la mise en page des documents et ne necessite pas de conversion ni de restructuration.
L'acces a ces documents se fait par le biais de liens hypertextes qui provoquent 1'affichage d'une boite de dialogue proposant 1'ouverture ou Venregistrement du document sur le disque.
Se pose le choix du type de document a difluser, entre Word et Acrobat. Dans un cas comme dans Fautre, lorsque l'on demande 1'ouverture d'un document, le logiciel correspondant est lance dans la fenetre du navigateur avec ses barres d'outils habituelles. L'interet des documents Acrobat est de permettre 1'insertion de liens hypertextes, vers un autre document Acrobat ou vers le World Wide Web et une reeherche en texte integral. De plus, il est impossible de modifier le document (lecture uniquement).
Lenregistrement d'un document sur le disque client n'est faisable que pour les documents Word. On ne peut evidemment pas modifier le document sur le serveur mais rien n'empeche les modifications dans le document sauvegarde sur le disque client.
4. ERGONOMIEET CHARTE GRAPHIQUE
De meme qu'il est important de reflechir aux liens avant la realisation proprement dite, il faut tres vite envisager une charte graphique ainsi qu'une certaine ergonomie.Nous avons decide d'une ergonomie a deux frames14, l'un etant la page principale et
1'autre, statique et donc visible en permanence, faisant office de menu d'acces aux rubriques du site. II evite ainsi aux utilisateurs de revenir a la page d'aecueil pour passer d'une rubrique a 1'autre. Cela dit, il faut remarquer qu'en pratique, les utilisateurs utilisent les touches du navigateur pour retourner aux pages menu precedentes.
D'autre part, en plus de ce frame, nous avons prevu des boutons en haut de la page permettant de remonter dans Varborescence.
Enfin, pour permettre un meilleur reperage, nous avons cree des petits organigrammes indiquant la position dans 1'arborescence et permettant de monter ou descendre dans celle-ci. A terme, pour un gain de place, ces images pourraient remplacer definitivement les boutons.
Concernant la charte graphique, nous nous sommes fondes sur le logo de la Compagnie adapte a notre site. Ainsi, nous avons elabore une gamme de boutons et adopte des puces et une police de caracteres dans les memes couleurs (bleu), Nous avons aussi selectionne un arriere plan reunissant tous les suffrages et decide de creer des images WordArt pour certains titres afin de conserver une meme police de caractere quel que soit le poste client. Nous presentons ces boutons et logos dans la partie suivante.
Cette charte peut etre amenee a changer suite aux prochaines reunions avec le groupe de travail de la Compagnie. En effet, dans un souci de coherence, nous souhaitons definir une charte commune.
Pour la mise en page des documents, nous avons souhaite maintenir une certaine coherence qui passe par les elements decris ci-dessus mais aussi par un decoupage similaire des documents de meme type. De plus, nous souhaitions eviter a 1'utilisateur Vobligation de passer par un trop grand nombre de pages avant d'atteindre un document. Enfin, une mise en page attractive avec presence d'images nous a semble importante bien qu'il nous ait fallu nous limiter pour ne pas allonger les temps de chargement des pages.
CONCL USION
Cette etape de conception permet d'avoir une bonne connaissance des besoins mais aussi et surtout de 1'existant. On s'aper<?oit que les informations demandees existent generalement deja dans 1'entreprise et qu'il suffit de les rendre plus accessibles.De plus, si les taches attenantes a la gestion des documents sur le Web ressemblent a celles de la gestion documentaire classique, on s'apergoit que la mise en forme et la mise en place des liens ont une importance considerable pour une difiusion efficace de Vinformation
Cette etape correspond a la realisation d'une maquette qui doit etre evaluee a 1'occasion d'une reunion en octobre 97. Selon Yann Boutin, la maquette doit contenir
« / 'arborescence du site sur un ou deux niveaux, la charte graphique, 1 'ergonomie et
quelques textes. »15. En realite, notre maquette va nettement plus loin que ces objectifs:
elle correspond plutot a une premiere version assez elaboree du site.
1. LES
MOYENS INFORMA TIQUES
a. Le serveur intranet
« L 'architecture intranet se decompose en differentes briques : messagerie, forums de
discussion, partage de fwhiers, acces aux applications et bases de donnees de
l 'entreprise. Federateur de Vensemble, le serveur Web joue generalement le role de
relais entre les differents services. »16
a. Le Materiel
Le serveur est un Compaq Proliant 800, equipe d'un Pentium Pro del80 Mhz, comportant 64 Mo de memoire vive et 6 Go de disque dur. II fonctionne sous Windows NT 4.0 selon un choix qui releve d'une politique globale du "tout Microsoft" coherente et qui doit faciliter 1'externalisation de 1'informatique de SGR. En faveur de ce choix, « on
remarque une integration de plus en plus poussee entre le serveur Web et le systeme
d 'exploitation. Cest le cas de Microsoft Internet Information Server avec Windows
NT... »17
Sur ce serveur, Daan Van der Voort a installe un serveur de domaine internet afin de definir le nom de domaine "sgr.saint-gobain.com" qui permet d'une part aux utilisateurs de SGR d'acceder a Hntranet Groupe et a Intemet, et d'autre part, aux utilisateurs du
15 Boutin Yann. Op. Cit. P. 43.
16 Gannage Marie. «Intranet en France: des technologies de plus en plus specifiques». In 01
Informatique, n°1454, 23 mai 1997. URL http://www.01-informatique.com/base_dossiers_01.html
(consulte le 12/08/97)
Groupe de se connecter dans le futur sur le serveur Intranet de SGR. Enfin, il permet a tous les messages venant dlnternet d'etre reroute vers le serveur de messagerie.
b. Logiciets
Le logiciel serveur installe est Internet Information Server 3.0 de Microsofl. Les autres logiciels installes sont Crystal Reports pour IIS, le Service Pack 3 pour Windows NT 4.0, Active Server Pages 1.0, Index Server 1.1. De plus, pour une optimisation des possibilites offertes par FrontPage, 1'administrateur a installe les extensions de FrontPage permettant 1'utilisation de formulaire et du moteur de recherche.
b, Mon poste de travail
1. Materiel
Mon ordinateur a deja ete decrit dans la premiere partie. Le scanner est un peripherique essentiel pour mon travail.
2. Logiciels
Le choix des logiciels decoule de 1'existant puisque SGR possede des CD Rom Microsoft Select. Ces CD permettent d'installer les logiciels puis d'en demander la licence. La procedure est donc rapide. De plus, pour des raisons d'homogeneite, il avait ete decide d'utiliser les outils Microsoft pour Windows 95 tels Office 95, FrontPage 97 pour 1'edition de pages HTML et la gestion de sites Web et Microsoft Explorer 3.02 pour le navigateur Web. Ce choix releve de raisons economiques (gratuit alors que Netscape Navigator est payant), d'integration (S.G.R a des produits essentiellement Microsoft) et de securite (la version 3.02 est beaucoup plus fiable sur ce point que les precedentes). Pour une utilisation maximale de Word et PowerPoint, j'ai teledecharge gratuitement les Assistants Internet correspondants, mis a disposition sur le site internet de Microsoft.18
Concernant les logiciels de traitement d'images, nous avons aussi pris en compte 1'existant puisque Corel Photo Paint appartient au Service Documentation et Microsoft
PhotoMagic au Service Modelisation. Enfin, Image Composer est integre a FrontPage.
