Création d'un intranet documentaire et archivistique

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Création d’un intranet documentaire et archivistique

Anne-Laure Boilet

To cite this version:

Anne-Laure Boilet. Création d’un intranet documentaire et archivistique. Sciences de l’information et de la communication. 2002. �dumas-01557441�

Anne-Laure BOILET

MAITRISE

EN

SCIENCES DE L'INFORMATION ET DE LA DOCUMENTATION

Rapport

de

Stage effectué du 10

juin

16

août

2002

Centre d'Etudes _{Techniques, Maritimes Et Fluviales}

Compiègne

Création d'un intranet documentaire

et

_{archivistique}

Sous ladirection de :

Monsieur D. _{COTTE, responsable universitaire} Madame P. _{PLUVINAGE, responsable professionnel}

LILLE 3

UNIVERSITE CHARLES DE GAULLE

UFR IDIST

octobre 2002

Je tiens àremercier Pascale

_Pluvinage

_{Dominique Cotte,}

_{responsables de}

_{professionnel}

Sommaire

INTRODUCTION 2

I.ANALYSEDEL'EXISTANT 3

LLLeCETMEF 4

1.2 La MissionArchivesetDocumentation 5

1.2.1 LaDocumentation 5

1.2.2 les Archives 6

1.3 Lamission du stage 8

II. CONCEPTIONDE L'INTRANET DOCUMENTAIRE ET

ARCHIVISTIQUE 9

1. Etapespréalables 10

1.1. L'analysedes besoins 10

1.1.1. le_{public 10}

1.1.2. les documentalistes 14

1.2. Etude d'intranetsdocumentaires 15

1.2.1. d'autres intranet 15

1.2.2. l'intranetdu CETMEF 16

2.Contenuet organisation del'intranetdocumentaire et

archivistique 19

2.1. Lechoix du contenu 19

2.1.1_{faciliter la recherche d'informations desagents 19} 2.1.2 _{réorganiserle fonctionnement de laMissionArchivesetDocumentation28}

2.2.l'organisationen_{rubrique 37}

2.2.1 architecture_{générale 37}

2.2.2 la Documentation 40

2.2.3 lesArchives 43

2.3larealisation du site 45

III. BILAN ETPERSPECTIVES 50

1. Lafinalisation du site 51

2. integrationdes pages dansl'intranetduCETMEF 54

3. Poursuiteduprojet 56

CONCLUSION 59

BIBLIOGRAPHIE 60

LISTEDESANNEXES 62

INTRODUCTION

Le _{stage en entreprise dont fait l'objet ce rapport à eu lieu à la Mission}

Archives et Documentation du Centre d'Etudes _{Techniques Maritimes et Fluviales}

(CETMEF). Par la documentaliste du site de Compiègne, j'ai appris que le service avait le _{projet de créer d'un intranet documentaire et archivistique. J'ai contacté la} responsable de la Mission Archives et Documentation, Pascale Pluvinage, qui m'a proposé de travailler sur le projet. Au départ elle envisageait de me confier la partie

de mise en _{page du site, mais comme la création du site depuis le début}

m'intéressait, ma mission a finalement été de concevoir l'intranet documentaire et

archivistique, de la rédaction du cahierdes charges à la réalisation de la maquette.

Ce _{stage présentait pour moi un double intérêt : d'une part je pouvais avoir}

une _{expérience dans le domaine que j'avais choisi comme option en maîtrise,}

« Modélisation de l'information et nouvelles _pratiques éditoriales» _{et, d'autres part,}

cette _{expérience avait lieu dans un service de Documentation et d'Archives, où je}

compte travailler par lasuite.

Ce _{rapport présentera dans un premier temps le contexte dans lequel s'est} déroulé le _{stage, du plus général, avec une description du CETMEF puis de la}

Mission Archives et _{Documentation,} au plus particulier, avec la définition des objectifs de ma mission. Nous verrons ensuite de quelle manière le projet de

création de l'intranet à été _{conduit, quels problèmesont été rencontrés, quels choix}

ontdu être faits. Enfin nous ferons le bilan de ce _{qui a été réalisé et dece qu'il reste}

1.

ANALYSE

DE

L'EXISTANT

Un _{projet doit s'adapter au contexte dans lequel il s'insère. Dans cette partie, nous} allons étudier ce contexte, c'est-à-dire le CETMEF et la Mission Archives et

Documentation. Nous verrons _{également à quels objectifs ma mission de stage}

devait _répondre.

1.1.

Le

CETMEF

Le Centre d'Etudes _{Techniques Maritimes Et Fluviales (CETMEF) est un service}

technique à compétence nationale, directement rattaché au Ministre de l'Equipement.

Sa création estrécente : début 1999. Elleestle résultat d'une fusion entre _plusieurs

services_{techniques. Le CETMEF regroupeainsi l'ex-Service Technique Central des} Ports Maritimes et des Voies _{Navigables (STCPMVN) et l'ex-Service Technique de} la _{Navigation Maritime et des Transmissions de l'Equipement (STNMTE). Le} STCPMVN était situé à _{Compiègne, tandis que le STNMTE se répartissait sur cinq}

sites. Suite à la fusion le CETMEFest doncconstituéd'un SecrétariatGénéraletde six _{départements répartis entre les sites de Compiègne, Brest et} Bonneuil-sur-Marne ainsi que deux agences situées à Nantes etAix-en-Provence. Le CETMEF

comporte260 agentssur l'ensembledeces sites.

Cettediversité de sitesa_{pour conséquenceun vastechampd'activités. En effet, les}

domaines _{d'application du CETMEF}sont:

■ _aménagement

etouvrages maritimes etfluviaux ;

■ _{phénomèneshydrauliques maritimes}

etfluviaux ;

■ aides _{etdispositifs de}

sécurité intéressant la navigation maritime etfluviale ;

■ _{transmission, télématique}

et techniques satellitaires, pour l'ensemble des servicesdu ministère _{chargé del'équipement.}

Six _{départements techniques exercent leur activité dans ces domaines : Ports et} Littoral Maritime; Signalisation Maritime et Fluviale; Surveillance de la Navigation

Maritime et _{Sauvetage; Equipements et Réseaux de Télécommunications;} Recherche, Informatiqueet Modélisation ; Voies navigables Eau et Environnement.

Il a _{pour activité principale l'expertise sur l'ensemble des techniques maritimes et}

fluviales des services de l'état. Cette mission _{comprend des avis sur des projets et} l'assistance à différents maîtres _{d'ouvrage, y compris des collectivités à la}

recherche de_{dispositifs plus performantsen matière portuaire, littoraleou fluviale.} LeCETMEFexerce aussi uneactivitéde diffusion de_{savoir-faire, deformation etde} veille_{technologique dans detrès nombreux domaines.}

Globalement, le CETMEF a pour mission de diffuser les techniques les plus

appropriées auprès des utilisateurs potentiels et en amont une vocation de

1.2

La

Mission Archives

Documentation

Le CETMEF étant _{depuis peu réparti sur cinq sites, la gestion des Archives}

et _{de la Documentation pose quelques problèmes. Ces cinq sites, auparavant} indépendants ont leur propre fonds et leur propre système de classement. Afin de

répondreaux besoins des agents detous les sitesen réduisantles problèmes liés à l'éloignement géographique et favoriser la circulation de l'information auprès des agents, le Comité de Direction du CETMEF a décidé d'adopter une structure

documentaire en réseau.

Le _{premier élément a été la création de la Mission Archives et} Documentation au début de l'année 2002. Ce _{service, dont} le centre est situé à

Compiègne, a pour fonction de coordonner les actions des différents sites dans les

domaines de la Documentation etdes Archives.

La Mission Archives et Documentation va _{s'appuyer sur trois projets pour}

créer unestructureen réseau :

■ _le

développement d'un centre de documentation à part entière sur le site de Brest,

■ _{la liaison avec des}

correspondants locauxsurchaque site,

■ _{la construction d'un intranet documentaire et}

archivistique.

1.2.1

Documentation

Le service central de la Mission Documentation se trouve à

_Compiègne1.

Deux documentalistes y assurent le fonctionnement de la Mission Documentation : Pascale _{Pluvinage, chargée de la coordination entre les différents sites et Anne}

Porchon, responsable de l'unité documentaire de Compiègne. Le site de

Compiègne est le plus important avec plus de 3000 ouvrages, rapports d'études et revues, et à comme public 68 agents. Il possède également une salle de

documentation _{aménagée et pouvant accueillir des agents. C'est sur ce site que}

sont _{regroupées les commandes pour l'achat d'ouvrages ou l'abonnement à des} périodiques. De même, le serveur de la base de données gérant les ouvrages, les

périodiques et autres documents du centre de Documentation du CETMEF se

trouve à_{Compiègne. Mme Porchon alimente donc cette base} avec les ouvrages du centre de Documentation de _{Compiègne mais aussi pour l'ensemble du CETMEF}

puisque les données concernant les ouvrages conservés sur les autres sites sont

aussi saisies dans cette base. Elle _{partage ce travail avec la documentaliste de}

Brest, Brigitte Le Goffqui possède un accèsau serveurde la base Isa2. Cela pose

cependant des problèmes puisque le logiciel n'étant pas prévu pour être utilisé à

distance, la connexionesttrès difficileet longue. Lesdifficultés liées auxlogiciels de

1

Unebrochure de_{présentationdu Servicede documentation de Compiègneestdisponibleen annexe.}

gestion des documents sont d'ailleurs au cœur des réflexions sur l'adoption d'une structure en réseau. En effet, actuellement tous les sites ne travaillentpas avec les

mêmes outilsetceux-ci sont souvent_{incompatiblesentre eux.}

Le site de Brest _{comporte lui aussi} un service de Documentation. De taille plus modeste, bien que le public soit plus nombreux avec plus de 80 agents, il est

géré par Brigitte Le Goff, récemment nommée à ce poste et ne possédant pas de

formation en documentation. Elle est aidée _{par M.Meuwese qui ne dépend pas de}

la Mission Archives et Documentation mais du _{Département Signalisation Maritime}

et Fluviale, il consacre cependant quelques heures par semaine à la

Documentation. Ces _{personnes ont été formées par les documentalistes de}

Compiègne. Pour le moment le site de Brest ne possède pas de salle pouvant

accueillir le _{public, comme c'est le cas à Compiègne, mais sa création est prévue} d'ici 2006. D'ici là, il reste encore à rattraper le retard dans la gestion de la Documentation, notamment en recensant les ouvrages dispersés dans les bureaux

des_agents.

Sur les trois autres sites, Aix-en-Provence, Nantes et Bonneuil, des correspondants documentaires, Mme Tribout, Mme Gautrais et Mme Boursin, exercent une fonction de relais entre le _{responsable du bureau documentation}

(Pascale Pluvinage) ou les centres de documentation (Brest et Compiègne) et les agents de leur site. Ils ont pour rôle de transmettre l'information et les documents.

Ces _{correspondants} sont notamment chargés de vérifier que le site reçoit bien les

périodiques auxquels il est abonné ainsi que l'arrivée et le départ des périodiques

qui font l'objet d'une liste de circulation multi-sites.

1.2.2

Archives

Les Archives sont-elles aussi _{gérées à Compiègne puisque Pascale}

Pluvinage en est chargée. De même que pour la Documentation, la Mission

Archives _{possède des correspondants sur chaque site. Dans chaque département} du CETMEF une secrétaire assure cette fonction. En ce _{qui concerne le stockage} des archives, celles ci sont réparties sur tous les sites. Il n'y a véritablement de

gestion des Archives que depuis la création de la Mission Archives et

Documentation au début de l'année 2002. _{Auparavant chaque site stockait ses} dossiers comme il le _{pouvait. Le recensementa commencé depuis lacréation de la} Mission. Durant l'été _{2002, 5 vacataires ont mis en cartons et enregistré les}

dossiers sur site de Bonneuil. En _{plus du classement, le stockage des Archives} dans de véritables salles d'archives est en cours de _{projet. Ainsi la capacité de}

stockage de Brest va être doublée et trois nouvelles salles sont prévues à Compiègne. Actuellement, le site deCompiègne les dossiers sont stockés dans

des salles désaffectées, dans des bureaux ou encore dans les couloirs. Tout

comme _{pour la Documentation, les outils de gestion de Archives posent problème.}

En faitil _{n'yen a pas. Le logiciel officiel du Ministère, Danae, n'est pas adapté pour}

gérer des Archives dispersées sur plusieurs sites. Pour le moment l'enregistrement

sefaitdans des tableaux crééssousWord.

La Mission ArchivesetDocumentation est_{organiséeselon le schémasuivant:}

Compiègne

Brest

•

P.Pluvinage,

responsable de

Mission

documentation-archives.

•

A.Porchon, documentaliste, responsable

del'unité documentaire de_Compiègne.

•

une secrétaire _{par Département,}

correspondante

• _{B. Le}

Goff, documentaliste,

responsable de l'unité documentaire

de Brest.

•

C.Meuveze, documentaliste

associé.

•

une secrétaire oar Dénartement.

•

Y.Gautrais, correspondante

documentaire.

•

une secrétaire _par

Département, correspondante archives. Aix-en-Provence • _N. Tribout, _{correspondante} documentaire. •

une secrétaire _par

Département,

correspondante

1.3

La

mission

du

_stage

La création d'un intranet documentaire et _{archivistique est souhaitée à} plusieurs niveaux: celui du ministère, celui du CETMEF et celui de la Mission

Archives et Documentation.

Tout d'abord, ce _{projet s'inscrit dans le cadre plus général du plan} gouvernemental pour l'entrée dans la société de l'information (PAGSI). En effet, ce

plan comporte plusieurs points dont celui de moderniser l'administration par l'utilisation de_{technologiesde l'information etde la communication etdes nouveaux}

réseaux. L'Etat a décidé de doter ses administrations de ces outils _{qui permettent} d'améliorer l'efficacité du travail etde faciliter les_{échanges d'informations.}

De _{plus, les problèmes dus à la répartition des agentsdu CETMEF sur cinq} sites _{géographiquement éloignés peuvent être réduits grâce à l'utilisation de ces} réseaux et notamment de l'intranet. _{Actuellement,} l'intranet du CETMEF est

pratiquement laissé à l'abandon : la dernière « nouvelle» date de l'an 2000, et ses concepteurs s'intéressent davantage au site Internet. Cependant le CETMEF a

comme _{projet de doter prochainement tous ses services d'un intranet. L'intranet}

documentaire et _{archivistique en serait donc la première étape. D'autant plus que}

sur l'Internet comme sur _{l'intranet, la Documentation et les Archives sont à} ce _jour

très mal _{représentées. Sur le premier une rubrique « documentation » existe mais} les thèmes _{proposés renvoient à des pages « en construction », et sur le second il} existe des _{rubriques « publications » et « bases de données » mais cette dernière} n'offre que deux liens vers des bases de données. C'est pourquoi la décision

d'adopter une structure documentaire en réseau implique la création d'un intranet

documentaire et_{archivistique complètementrepensé.}

La mission _{qui m'a été confiée lors dece stage était deconcevoir cetintranet} documentaire et _{archivistique. Je devais élaborer} un cahier des charges et réaliser

une _{maquette. Cet intranet était très attendu par les documentalistes du CETMEF}

mais par manque de moyens humains, il n'a pas pu être créé ; c'est pourquoi la responsable de la Mission Archives et Documentation, Pascale Pluvinage, adécidé

de confier le travail à une_stagiaire.

Le but de ce cahier des _{charges est de permettre aux documentalistes et}

auxinformaticiens decréer le site en en suivant les indications.

Ce cahier des _{charges présente donc les conclusions d'une réflexion sur les} besoins des usagers et ceux des documentalistes et sur la manière de répondre à

ces besoins tant sur le _{plan du contenu (quelles informations ?) que sur celui de la} forme _{(comment les organiser, les présenter ?).}

II.

CONCEPTION

DE

L'INTRANET

DOCUMENTAIRE

ET

_{ARCHIVISTIQUE}

Danscette _{partie noustrouverons le cœurdu projet, desétapes préalables à}

l'élaboration de la maquette. Nous verrons comment le projet à été mené, à quels

choix il aété confrontéet_{quels problèmes il a dusurmonter.}

1.

_Etapes

_préalables

Avant de se lancer dans la création d'un intranet il est nécessaire d'en

déterminer les _{objectifs et les services qu'il proposera. Ces aspects seront}

déterminés en fonction du cadre dans _{lequel s'inscrit le projet, en prenant tout} d'abord connaissance de _{l'entreprise, comme nous l'avons fait dans une première}

partie, mais aussi de ses futurs acteurs et utilisateurs. Dans le même esprit, l'étude

d'intranets _{proches de celui que nous voulons créer permet de nousfaire une idée} des_{possibilités dans} cedomaine.

1.1.

_{L'analyse des besoins}

La _{conception de l'intranet documentaireetarchivistiques ne pouvait pas se} faire sans avoirau _{préalable étudier les besoins mais aussi les envies de son futur}

publicetde sesacteurs.

1.1.1. le

_public

Pour évaluer ces besoins, _je me suis appuyée sur trois points : la

connaissance des documentalistes de leur _{public, un premier questionnaire envoyé}

aux_{agentsen septembre2001 et comportantdes questions surla documentationet} sur l'intranet et enfin un second _{questionnaire, réalisé au cours de mon stage et}

ciblésurl'intranet documentaire et_{archivistique.}

La _{première étape lors de cette analyse de besoins a été d'interroger les} documentalistessur les demandes de leur _{public en matièred'information. En effet,} ils travaillent en collaboration avec les _{agents et ont l'habitude de répondre à leur}

requête, de dialogueravec eux.

a) interrogation des documentalistes

J'ai commencé _{par envoyer un e-mail à tout le personnel de la Mission}

Archives et Documentation. Ces e-mails sont restés sans _{réponses mais dans la}

plupart des cas l'absence de réponse peut être justifiée : tout d'abord les correspondants locaux comme nous l'avons vu précédemment ne sont pas

véritablement des documentalistes et les _{agents de leur site s'adressent} directement à _{Compiègne pour les demandes de recherche. Sur le site de Brest}

Brigitte Le Goffa prisrécemment son posteà la Mission Archives etDocumentation et ne connaît _{pas encore bien son public etses besoins. La deuxième personne au}

service de la Documentation de _{Brest, Monsieur Meuvese, dépend d'un autre} service et ne travaille à la Mission Documentation Archives _{qu'a mi-temps pour} aiderà _{rattraperle retard dans lagestion de la documentation.}

J'ai aussi _{interrogé plus longuement les documentalistes en poste surle lieu}

ou _{j'effectuais mon stage car c'est à Compiègne que se situe le centre de}

coordination de la Mission Archives et Documentation et c'est le seul site _qui

possède un véritable centre de Documentation pour l'instant. Cette interrogation a

eu lieusous laforme d'entretiensavecPascale _{Pluvinage etAnne Porchon.}

Ainsi tout au _{long de mon stage, ces deux documentalistes, et dans une}

moindre mesure _{Brigitte Le Goff par ses interventions lors des visioconférences,}

m'ont aidé à mieux cerner les besoins des _{agents pour adapter le site à leurs} besoins.

Ces documentalistes m'ont ainsi _{appris que les agents confondent Archives}

et _{Documentation, ils ne savent pas exactement ce que sont les Archives. Comme}

les Archives sont une _{part importante de la Mission Archives et Documentation,}

l'intranet va _{permettre aux documentalistes de faire le point sur le sujet. Elles ont}

aussi confirmé le fait que le besoin d'information technique et scientifique est très important au CETMEF. En effet les agents passent du temps à chercher cette

information dans des ouvrages, des articles de périodiques mais aussi sur dessites intranetou Internet.

b) le premier

questionnaire2

Afin de déterminer ce dont les _{agents du CETMEF ont besoin en matière}

d'information, nous leur avons _{posé la question} à l'aide de formulaires. Un premier

formulaire avait été réalisé _{par Pascale Pluvinage en septembre 2001, il avait pour}

butde mieux cerner les besoins des_{agents, principalementau niveau des Archives} maisil_{comportaitégalementquelques questionssurlaDocumentation ainsi que sur} l'intranet documentaireet_{archivistique.}

Ce _{premier questionnaire est antérieur à la fusion des deux services}

(01/01/1999), les agents interrogés alors faisaient partiedu personnel du STCPMVN

situé à _{Compiègne. Les réponses données ne prennent donc pas en compte la} difficulté de circulation de l'information survenue _{depuis la création du CETMEF et} sa _{dispersion sur cinq sites. Lors de ce premier questionnaire, sur la soixantaine}

d'agents interrogés, 22 ont répondu. Ce questionnaire comportait deux parties, la

première concernait les pratiques documentaires des agents en général et la seconde, qui nous intéresse plus particulièrement, interrogeait sur l'éventualité

d'informatiser certains _{produits documentaires.}

2

Le_{questionnaire, ainsi qu'un tableau récapitulant les réponsessontdisponiblesen annexe.}

Malgré l'unique centre de documentation del'époque, il ressortaitdu premier questionnaire que les agents aimeraient pouvoir consulter une présentation du service de _{documentation,} en _{particulier le fonds documentaire (18} pour sur 22) mais aussi des coordonnées des documentalistes et les horaires d'ouverture du service. La _{présentation des espaces documentaires n'intéressait pas les agents}

(seulement 5 pour) mais comme nous l'avonsvu, au moment de ce questionnaire il n'y avait qu'une salle etelle était située dans le même bâtimentque leurs bureaux.

Ce _{questionnaire confirme par ailleurs le fait que le travail des agents}

comjDortaaine partimportante de recherche d'informations et qu'ils souhaiteraient y accéder _{plus facilement et plus rapidement. Ainsi, une majorité de réponse} approuve la présence d'une aide à la recherche documentaire en général et plus précisément la recherche dans la base de données des ouvragesdu CETMEF Isa2,

surl'intranetdocumentaire.

En ce _{qui concerne la législation il semble que celle ci rebute les agents,}

ainsi seuls 6 _{agents sur les 22 ayant répondus se sont déclarés favorables à la} présence d'un rappel de la législation sur la littérature grise. Cependant, il est vrai

que cette information est plus une volonté des documentalistes, et derrière eux du ministère, de promouvoir la littérature grise, qu'un besoin ressenti par lesagents.

Les actualités intéressent _{près de la moitié des agents mais ni la question ni}

les _{réponses ne précisaient sur quels sujets.}

Dans l'ensemble, les ressources documentaires intéressent les agents _dans

les mêmes _{proportions. Près de la moitié d'entre} eux aimeraient pouvoir consulter les listes des _{périodiques et des publications du CETMEF, ainsi qu'un guide des} adresses de sites Web utiles. Ils sontaussi nombreux à souhaiter_{pouvoir se rendre}

sur les bases de données du ministère _{grâce à} un lien. La base documentaire du

CETMEF semble moins les intéresser avec seulement 7 _{réponses positives,} cependant ce chiffre doitêtre considéré avec circonspection puisque nous avons vu

que 18 agents aimeraient une présentation du fonds documentaire et 13 une aide

sur l'utilisation de cette même base documentaire.

En ce _{qui concerne les produits documentaires susceptibles d'être}

transposés sur l'intranet documentaire, le questionnaire proposait un bulletin de

sommaire et le _{rapport d'activité du service de Documentation. Ces deux produits} ontobtenu _{près de lamoitié de réponses positives.}

c) le second

questionnaire3

Le second _{questionnaire avait pour but de confirmer lesattentes des agents}

concernant l'intranet documentaire, de _{prendre connaissance de leurs} intérêts et

besoins en matière d'Archives, et de préciser leurs pratiques en matière de

recherche d'informations tant _{archivistique que documentaire. Ces dernières}

données _{permettant ensuite} aux documentalistes de regrouper et mettre à disposition des agents les sources d'informations les plus fréquemment utilisées. Les _{informations fournies par les documentalistes et le premier questionnaire m'ont} permis de mieux réaliser ce questionnaire en ajustant les questions aux pratiques

des _agents.

En ce _{qui concerne les Archives, le second questionnaire nous apprend}

qu'elles ont un double intérêt pourles agents. Le premier estson utilisation comme

source d'informations. Dans ce cas les Archives offrent le même service que la

Documentation. Pour 29 des 32 _{agents ayant répondus au questionnaire, les} dossiers d'archives sont une source d'informations _{parmi d'autre, afin de se}

renseigner sur un projet en cours. D'ailleurs les agents qui utilisent déjà Internet

pour se renseigner sur des archives le font dans ce but, pour la « recherche d'informations _{scientifiques» ou pour « retrouver des articles et textes anciens} ».

Cependant, pour 23 de ces agents les Archives ont aussi un tout autre intérêt,

moins fonctionnel : un intérêt _{historique. Néanmoins lorsque l'on regarde les}

réponsesfournies à la question « Quels types d'information aimeriez-voustrouverà

proposdes Archives », ons'aperçoitque l'aspectfonctionnel prime. La possibilité de

consulter lefonds du CETMEFestla _{réponsela plusfréquemmentdonnée (29 fois),}

puis viennent les lois (17 réponses) et enfin la gestion des dossiers courants (15

réponses). Lorsque les dossiers ne sont plus utilisablespour les affaires courantes,

leursort n'intéresse _{plus les agents. Seul 8 agents sesont sentisconcernés parles}

procéduresd'archivage.

En ce _{qui concerne la Documentation, ce questionnaire nous a}

surtout servis à déterminer _{précisément les sources d'informations actuellement}

utilisées _{par les agents. A chaque question concernant l'utilisation d'intranets ou}

d'Internet, les adresses des sites les plus fréquemment consultés étaient

demandées. Cela nous a servi à décider de l'intérêt d'une _{rubrique « portail »,}

regroupantces liens. Les sites fréquemment cités, commec'est le casdes moteurs

de recherche, des sites officiels tels que celui du Ministère de l'équipement et de

certains sites relevant du domaines d'études du CETMEF _{(principalement sur les}

ports etles navires), peuvent trouver leur placedans unetelle rubrique. De la même

manière, ce _{questionnaire} nous apermis de savoir si les agents utilisaient des outils et usuels en _{ligne. Bien que les réponses positives aient été relativement peu}

nombreuses _{(9 au maximum pour la traduction), cela a suscité un intérêt et une} demande. Enfin ce _{questionnaire nous a permis de savoir si les agents seraient}

prêts à faire leur démarche (demandes d'information, de commande d'ouvrages...)

via le site au lieu de passer par les documentalistes. Cela est largement le cas

puisque 24 des 32 agents interrogés se sont dit favorables à cette possibilité, surtout en ce_{qui concerneles demandes de recherches documentaires.}

1.1.2. les

documentalistes

La création d'un intranet documentaire et _{archivistique a un double intérêt}

pour les documentalistes : d'une part cet intranet permettra de faciliter le travail des agents du CETMEF en répondant plus rapidement et plus efficacement à leur

besoin d'informations ; et d'autre part, ilfacilitera le travail des documentalistes eux mêmes notamment _{grâce à l'automatisation de certaines tâches età la création de}

nouveauxoutils de_{gestion. La plupart du temps cesdeuxaspects se recoupent. En}

effet, la volonté de rendre les agents plus autonomes dans leurs recherches

d'informations courantes _{permet aux documentalistes de consacrer davantage de} tempsauxrecherches complexes.

Pour faciliter l'accès à _{l'information, les documentalistes ont tout} d'abord

besoin que les données soit regroupées et que tous les agents du CETMEF puissent, quel que soit leur localisation, les consulter. En effet, la circulation de

l'information sur les différents _{sites pose problème et les documentalistes espèrent}

que l'intranet améliorera la situation en proposantles mêmes informations dans les

mêmes conditions d'accès _{(en particulier au niveau temporel) à tous les sites. Le}

regroupementdes donnéespermettra aussi d'éviteraux documentalistes de répéter

les mêmes _{informations, de répondreaux mêmes questions.}

Par ailleurs les documentalistes _{pourraient profiter de la création de cet} intranet documentaire et _{archivistique pour se doter des outils de travail qu'il leur}

manque actuellement. On a en effet pu constater dans la première partie de ce

rapport que les outils utilisés par les agents de la Mission Archives et

Documentation varient selon les _sites, ce qui posent des problèmes notammentde gestion. Les documentalistes ont besoin d'outils commun à tous les sites, par ailleurs comme la _{plupartde cesagents n'ont pas reçu de formation spécifique, ces} outils doiventêtre _{adaptésetsimples àutiliser.}

De _{plus la Mission Archives et Documentation travaille actuellement sur le}

rattrapage de l'arriéré des archives et leur mise en valeur. Elle a donc besoin de communiquerà cesujetpoursensibiliser lesagentsà leur existence, leur apprendre commentles consulteret comment _{participerà leurgestion.}

Enfin, Pascale Pluvinage voudrait faire connaître et valoriser le travail de la

Mission Archives et Documentation. Là encore l'intranet _{pourrait servir à}

communiquer sur cesujeten montrant ce que la Mission fait et ce qu'elle peutfaire

afin que les agents la consultent plus systématiquement lorsqu'ils ont besoin

1.2. Etude d'intranets documentaires

d'autres intranet

Afin d'établir un état de l'art des intranets documentaire et _{archivistique du}

Ministère de _{l'Equipementj'ai visité de nombreux sites. Cette étude avait pour but} de mefaire une idée de ce_{qu'il estpossible de faire ainsi que des erreurs àne pas}

commettre.

J'ai cherché ces sites sur l'intranet du Ministère de _{l'Equipement, i2, qui}

recense les intranets des _{principaux services. Je me suis particulièrement}

concentrée sur les intranetsdes DDE _{(Directions Départementalesde l'Equipement)} car ils sont _{proches du site du CETMEF, tant au niveau des domaines d'activités}

que de leur conception. De plus ils fournissent de nombreux exemples puisque beaucoup de DDEontun site intranetetqu'ilya une DDE pardépartements.

Malgré l'abondance de sites, j'ai eu du mal à trouver des exemples utiles à

ma mission. En effet la _{plupart ne comportait pas de rubrique Documentation et}

encore moins de _{rubrique Archives. De plus certains sites proposaient sous la}

rubrique « documentation » des documents administratifs, utiles à la vie du service tel _{que des lettre types ou des formulaires à remplir pour les frais de}

déplacements...mais ne relevantpas de services d'un centrede Documentation.

Quatre sites _possédant au moins une de ces rubriques ont retenu notre

attention : ceux des DDE des _{Yvelines, du Calvados, des Hautes-Pyrénées et du}

Haut-Rhin4.

Dans la _{plupart des cas on retrouve les mêmes éléments : l'accent est mis}

sur les ressources documentaires. Les _{agents des DDE peuvent consulter sur leur}

intranet la base de données ISA2, grâce à son module Web, et des listes des

différents_{typesde documentsque possèdelecentrede Documentation tels queles}

Cd-roms, les revues, les photos ou autre. La plupart de ces sites font aussi part de

leurs nouvelles _{acquisitions. Lorsqu'une veille documentaire est effectuée, celle ci}

est mise en valeur et _{apparaît au même niveau que les ressources documentaires}

citées _{précédemment. Ces sites ont comme point commun les liens vers d'autres}

sites, fournisseurs de produits documentaires ou d'autres types d'informations. Ces

lienssont_{parailleurs souvent listéssans classement.}

4

Des_{impressions despagesd'accueil des rubriques documentaires et/ou archivistiquesont}

disponiblesen annexe.

Seul le site du Haut-Rhin _{possède une rubrique spécifiquepour lesArchives.} Dans cette _{rubrique, on peut à la fois consulter le fonds avec le logiciel DanaeWeb} et l'état des versements des _{dossiers, mais} on trouve aussi des informations pratiques sur la gestion des archives personnelles ainsi quedes explications sur ce que sontles Archivesavec notammentun glossaire etunefoireauxquestions.

Ces sites m'ont _{inspirée pour la conception de l'intrant documentaire et}

archivistique. J'ai également utilisé deux autres sites comme sourced'informations.

Notamment pour les archives puisqu 'en ce qui concerne la Documentation, les

cours de maîtrise m'ont _{apportée suffisamment de connaissances. Le domaine des} Archives m'étant_{par contre quasiment inconnu, j'ai du tout apprendre, et pour cela}

le site Intrarchives, réalisé par la Mission de la Documentation de la DAFAG

(Direction des Affaires Financières et de l'Administration Générales), m'a été très

utile. En effet le Ministère met à la _{disposition de ces agents, et plus}

particulièrement des documentalistes et archivistes, deux sites, Intradoc5 et

Intrarchives, qui comportent de nombreux points de formations ainsi que des

méthodes.

1.2.2. l'intranet

du

L'intranet documentaire et _{archivistique que j'étais chargée de concevoir}

devait _{prendre place dans l'intranet du CETMEF. Il s'agissait de « greffer » ces} deux _{rubriques à la structure existante, en remplacement de la rubrique}

« Documentations _». En effet_{cette rubrique doit être entièrement}

revue.

L'intranet du CETMEF _{comporte 7}

_rubriques6:

-Présentation, -Organisation, -Informatique, -Documentations, -Formation , -Nouvelles, -Activité.

La _{rubrique « Documentations» est celle qui nous intéresse. Elle se divise}

en5 _{sous-rubriques :} -Publication, -Notices _{informatiques,} 5

La paged'accueildu site Intradocestdisponibleen annexe.

6

- Présentation de la documentation, - Dossier documentation, -Documentation _{informatique.}

Cependant la Mission Archives et Documentation a décidé de remanier

entièrementcette _{rubriqueetce pourtrois raisons :}

1. les Archives sont absentes de ces _{pages or comme nous l'avons vu}

précédemment c'est un point important du travail de la Mission Archives et

Documentation. Le but étant de valoriser et faire connaître les _Archives,

l'ajouter à la structure existante comme sous-rubrique de la documentation

auraitété _{inapproprié.}

2. les _{rubriques des « Documentations » sont insuffisantes et pour certaines} inutiles. Ces 5 _{rubriques ne suffisent pas pour présenter le travail de la}

Documentation et_{proposer ses services auxagents. La principale lacune se} trouve dans la _{présentation des ressources documentaires qui se limitentau}

« _{dossier documentation » et aux publications, les}

périodiques et les

ouvrages étant absents. Deux rubriques n'ont plus lieu d'être dans l'intranet

documentaire et _{archivistique du CETMEF: Les notices informatiques et la}

documentation _{informatique. En effet l'intranet comporte déjà une rubrique}

« Informatique

» dans laquelle ces informations sont reprises. Le service informatique s'est en effetdoté récemment d'un intranet entièrement dédié à

ses activités. _{Baptisé GSI (Gestion Système Informatique) ses pages sont}

reliées à l'intranet du CETMEF bien _{qu'il n'adopte} pas la même charte graphique. Les pagesde la GSI sontactuellement la partie la plus vivante de

l'intranet du CETMEF.

3. La _{rubrique « documentations » de l'intranet du CETMEF est pratiquement}

restée à l'état de _{projet. En effet la plupart des sous rubriques citées}

précédemmentne renvoient qu'àdespages « en construction », c'est le cas de « Notices _{informatiques », « Dossiers documentation » et}

« Documentation _informatique

». Quant aux pages qui ontété véritablement

construites, elles datent et n'ont pas été mises à jour depuis la fusion des

différents sites. Ainsitoutes les informations concernant la _{présentation de la} documentation sontà revoir. La liste des _{publications quantà elle remonteà}

août 1996, elle est de plus présentée selon un système de classement

thématique que le Directeurdu CETMEFsouhaite modifier.

Conclusion :

Cette _{analyse des besoins du public et des documentalistes nous a permis}

decerner les _{objectifset les fonctionsdu futur intranet. Ces premiers éléments, qui}

permettent de donner la bonne direction au site, sont aussi les premiers points du

cahier des_{chargesdela conception du site.}

Les éléments essentiels de ce site seront donc la valorisation des services

produits par la Mission Archives et Documentation, et surtout la facilitation de

l'accès aux _{informations par les agents ; ce dernier point, associés aux besoins}

d'outils de travail pour les documentalistes, impliquant la création de logiciels de gestiondesdocuments.

2. Contenu

_{organisation de}

_l'intranet

_documentaire

_et

archivistique

Une fois le _{public, les objectifs et les grandes fonctions du site déterminés,}

j'ai commencé à rassembler le type d'informations qu'il comportera et à les organiseren grandes rubriques.

2.1.

Le

choix du

Le contenu de l'intranet documentaire et _{archivistique à été déterminé par}

les besoins et envies des _{agents et documentalistes que nous venons d'étudier.} Cette réflexion a _{permis de dégager les grands points qui déterminerontà leurtour}

les informations_{présentessur le site. Ainsi deux objectifssontàremplir :faciliter les} recherches d'informations des _{agents et faciliter le travail de la Mission Archives et} Documentation.

2.1.1 faciliter la recherche d'informations des

_agents.

a) les bases dedonnées bibliographiques

Le _{point le plus important estde permettreaux agents de connaîtrele fonds} documentaire et _{archivistique. L'idéal serait qu'ils aient accès directement aux}

différentes bases de données _{répertoriant les documents tels que les ouvrages, les}

périodiques ou les dossiers d'archives.

Mais si cet accès était demandé _{par les agents et voulu par les}

documentalistes, sa conception a posé de nombreux problèmes, notamment techniques.

Quatre _{types de documents sont concernés : les ouvrages, les publications,}

les _{périodiques et les dossiers d'archives. Parmi eux, seules les données}

concernant _{les ouvrages peuvent être mises en ligne grâce au logiciel (ISA2). En} plus de la base ISA2 trois bases de données sont donc à créer pour permettre la

consultation des documents du CETMEF: la base des _{périodiques, la base des} dossiers d'archivesetla base des _{publications.}

La base des _{ouvrages ISA2 (existante)}

En ce _{qui concerne les ouvrages, les données bibliographiques sontdans le}

logiciel ISA2. Ce logiciel comporte un module Web, adapté à l'intranet, qui permet d'effectuer des recherches _{bibliographiques sur l'auteur, le titre ou lesthèmes. Cet} outil a été testé par _{les documentalistes pour vérifier que le module Web donnait}

bien les _{mêmes résultats que leur module de recherche. Il est ressorti de ce test}

que si l'objet des recherches était plus limité (les documentalistes peuventinterroger

les dates, leséditeurs...), les résultats sontaussi complets. Parconséquentcetoutil

sera _{conservé pour la mise en ligne surle site.}

CETMEF

Accueil

ilPliiîBl

Recherche _simple

Surtousles _champs

_|

Recherche _experte Sujet Auteur Lieugéographique Titre Type de document Année depublication

<4nv«-iin«p WiMM» vwi'ninu-itCTlï1»

Figure 1 interfacedeconsultation dISA2

La base des _{périodiques (à créer)}

Le cas des _{périodiques s'est avéré plus complexe. En effet les données} concernantles _{périodiquessont, elles aussi, saisies dans ISA2 mais le module Web}

ne _{permet pas d'effectuer des recherches dessus. Nous avions donc plusieurs}

solutions :

- soit

nous établissions une liste des _{périodiques, dans un autre outil plus}

simple tel que Word ou Excel, et sur quelques informations telles que titre, périodicité, éditeur, lieu d'abonnement,

-soit nous réalisions un outil _complet, une autre base de données

permettantde consulter l'ensemble des informationsà partir du site.

La seconde solution aété retenue. Toutd'abord _{parce que lapremièreaurait}

eu un intérêt limité pour _{la recherche d'information, mais surtout parce que la}

seconde, conçue par les informaticiens du CETMEF sera plus facilement manipulable et pourra être utilisée pour d'autres applications comme nous le

verrons _{plus tard. Par ailleurs des essais effectués par Bruno Bader, informaticien}

de la Division _{système et technologie de l'information, ont démontré que la}

récupération des données contenues dans ISA2 en vue de la création d'une

nouvelle baseétait _{possible. De cette manière les documentalistes n'auraientpas à}

saisir de nouveauxles données.

Trois interfacesontété _{créé pour la consultation de cette base de données :}

La _{première se présente sous la forme d'un formulaire proposant la} recherche selon un ou _{plusieurs des champs suivants : Mots du titre, Editeur, Date,}

Thème. Une icône _{cliquablepermet aussi de consulter la listecomplète.}

Une seconde interface _{permet d'accéder aux résultats. Il s'agit d'un tableau}

présentant les principales informations : Titre ; Périodicité ; Editeur ; Lieu

d'abonnement; En circulation ; Thème.

Enfin _{lorsque l'on clique sur le titre d'un périodique une troisième interface}

présente sa notice détaillée (Titre; Suite de ; Devient; Code revue ; ISSN ;

Référence ; Editeur ; Lieu d'édition ; Fournisseur ; Thèmes ; Thèmes _spécifiques ; Domaines ; Domaines associés ; Collection ; Date début de collection ; Date fin de

collection ; Périodicité ; Nb de parution/an ; Mode d'acquisition ; Nb d'exemplaires; Archivage ; Lacunes ; Langue ; Diffusion particulière ; Notes).

Mots du titre:

I

Editeur: |

Date:

j

Site de circulation de l'abonnement:

_|tous

d

_|tous

Lancer la recherche

|

_Rétablir

|

Figure 2 1ère interfacedeconsultationdespériodiques

La base des dossiers d'archives _{(à créer)}

La base de données des dossiers d'archives a _{pratiquement été conçue à}

partir de zéro. En effet un logiciel est prévu par le Ministère pour la gestion des archives, il se nomme Danae. Le CETMEF en _possède un exemplaire mais il

s'avère que ce logiciel n'est pas prévu pour des services dispersés sur plusieurs

sites. Actuellement l'outil _{utilisé par Pascale Pluvinage est un simple fichier Word.}

La Mission Archives et Documentation va donc _{profiter de la création de l'intranet} pour concevoir un outil de gestion des archives, commun à tous les sites et

consultable à _{partir de l'intranet.}

Uneréunion avec Pascale _{Pluvinage, Bruno Baderet moi-même a permis de}

définir les éléments _{qui seront présents dans la base et comment ils seront} consultés. Pour réfléchir à cela nous avons consulté des _{exemples de bordereau de} dossier d'archives. Les informations concernant les dossiers d'archives étant très nombreuses nous avons décidé d'afficher les résultats en trois _{temps, des} informations _{principales jusqu'auxdétails les plus précis. Ceci a impliqué la création}

de _{quatreinterfaces :}

La _{première est l'interface d'interrogation de la base (figure 3). Les agents} pourront interroger un ou plusieurs des champs suivants : Mots-clés ; Date

postérieure à ; Date antérieure à ; Département ; Rechercher dans les Archives du

CETMEF/ les Archives nationales.

La seconde interface affichera les résultats sousforme de tableau listant les dossiers et leurs _{principales caractéristiques (Côte ; Intitulé ; Dates extrêmes ;}

Département ; Etat).

Puis, en cliquant sur l'intitulé d'un dossier, on obtiendra sa fiche détaillée (Fiche détaillée du dossierd'Archives intitulé ... ; Cote ; Image ; Dates extrêmes du

dossier ; Début ; Fin ; Date de versement du dossier ; auxArchives du CETMEF ;

aux Archives nationales ; Organisme producteur; Département: ; Division/Groupe/Bureau ; Nb d'articles ; Délai d'Utilité Administrative ;

Confidentialité ; Communicabilité ; Métrage linéaire ; Etatdu versement).

Le nombre d'articles sera suivi de la mention « _{cliquez pour plus}

d'informations » et_{lorsque qu'un agent cliquera} sur le nombre d'articles il obtiendra la fiche détaillée de _{chaque article (les unes à la suite des autres). Ces fiches}

contiendront les informations suivantes : Fiche détaillée des articles du dossier

d'Archives intitulé ... ; N° de l'article ; Etat de l'article ; Descriptif ; Dates extrêmesde

l'article ; Début ; Fin ; Date de versement de l'article ; aux Archives du CETMEF ;

aux_{Archives nationales ; Site ; Localisation.}

Mots-clés:

Date: _{postérieure à: toutes} v s antérieure à: toutes v

Département(s): tous v

Rechercher dans:

□ les Archives du CETMEF

□ les dossiers du CETMEFversés aux Archives

nationales

Lancer la recherche Rétablir

Figure 3 1ère interface deconsultation dufonds archivistique

La base des_{publications (à créer)}

Cette base de données est un cas à _{part puisque si elle reste à créer, son}

cahier des _{charges a déjà été rédigé dans le cadre de la création de l'Internet du} CETMEF. Il ne reste _{plus que la programmation. Cette base sera mise en ligne sur}

le site intranet. Le directeur _{scientifique du CETMEF doitencoredéterminer ledegré} de confidentialité des _{publications avant d'autoriser leur diffusion mais en ce qui}

concerne l'intranet _{qui a déjà un accès limité au personnel du Ministère de}

l'Equipement, cette autorisation relève plus de laformalité.

b) le sommaire despériodiques

Actuellement, certains périodiques circulent beaucoup entre les agents, parfoismême entre les sites. Decefait, ledélai entrelaparution d'un numéroet sa consultation par un agent peutêtre très long (plusieurs mois pourles cas extrêmes).

Pour faciliter l'accès aux informations contenues dans les _{périodiques la Mission} Archives et Documentation a donc décidé de mettre en _{place un bulletin de}

sommaire. Le sommaire des _{périodiques les plus demandés sera scanné et} consultable à _{partir de l'intranet, de cette manière les emprunts devraient être} réduits. De _{plus, tous les agents pourront rapidement prendre connaissance, de}

leur _{bureau, du} contenu de ces périodiques. Pour cela il leur suffira de télécharger

le fichier _{.pdf contenant le sommaire qu'ils auront choisi dans la liste. Par ailleurs,} pour que les agents puissent avoir accès aux précédents bulletins, une base de

données sera crée _{pour les stocker. Les bulletins scannés seront présentés sous}

forme de _tableau, une fois la date choisie, les agents n'auront plus qu'à cliquer sur l'icône de_{téléchargement.}

Pour faciliter encore la consultation des _{périodiques parles agents ainsi que} leur _{gestion par les documentalistes, cette base de données} sera aussi un outil de gestion courante des périodiques. Ainsi les documentalistes renseigneront dans cette base l'état des _{périodiques : emprunté/ en circulation/ disponible et pourront}

indiquer auxagentsàquel moment ils pourrontêtre empruntés.

De _{plus, les agents pourront s'inscrire en ligne pour recevoir un mail les} avertissant de le mise en _{ligne d'un nouveau sommaire. Il leur suffira pour cela de}

titrede larevue sommaire date disponibilité de larevue

S 4 05/1985 ► X x/

....

Figure 4 interface deconsultationdesbulletins desommaires

c) les actualités

Les _{agents seront tenus au courantdes événements importants concernant}

la Documentation et les Archives. Les actualités seront relatives aussi bien à la vie

de la Mission Archives et Documentation _{qu'aux services qu'elle} propose. De cette

manière les _{agents connaîtront les changements d'organisation qui ont une}

conséquence sur leurs recherches d'informations, telle quel'ouverture de nouvelles

salles d'archives et le _{déplacement de dossiers. Ils seront aussi rapidement}

informés des nouvelles _{acquisitions de documents.}

d) la liste de liens utiles et d'outils

Les différentes sources d'informations surintranet ou Internet les plus utiles

pour les agents seront regroupés sur le site. A la manière d'un portail, les liens,

brièvementdécrits, seront cliquableet renverrontdirectementauxsitesen question. Pour déterminer les sites _{qui figureront dans cette liste le deuxième} questionnaire a été utilisé. A la question « Utilisez-vous fréquemment des sites

Internet ou _{intranet pour rechercher des informations, et si oui lesquels ? », nous}

avons obtenu 23 _{réponses positives sur 32 pour l'Internet et 10 pour l'intranet. Les}

sites cités sont souvent des moteurs de recherche mais aussi de nombreux sites

techniques ou officiels. Pour répondre à ce besoin d'informations nous avons donc

décidé de faire _figurer en tête de notre liste l'intranet réalisé par la Mission de la

Documentation de la DAFAG en collaboration avec le Pandoc (le Point d'Appui

Documentaire du Centre d'Etudes _{Techniques de l'Equipement Nord-Picardie).} Celui-ci propose deux annuaires de sites utiles, l'un des sites Internet et l'autre des sites sur intranet. Il _{s'agit d'un site officiel dont les listes sont mises à jour}

régulièrement. Il fonctionne selon un système de veille en faisant participer les documentalistes des services travaillant dans ces domaines. Par exemple les 25