HAL Id: dumas-01690802
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Mise en place d’un SIGB open source dans une
bibliothèque spécialisée
Guillaume Guenez
To cite this version:
Guillaume Guenez. Mise en place d’un SIGB open source dans une bibliothèque spécialisée. Sciences de l’information et de la communication. 2009. �dumas-01690802�
M
ASTER
I,
MENTION ICD
(Option :Sciences de l'Information etdu Document)
GUENEZ
Guillaume
MISE EN PLACE
D'UN
SIGB OPEN SOURCE
DANS UNE
BIBLIOTHEQUE SPECIALISEE
MEMOIRE DE
STAGE
Mission effectuéedu 20avril 09au 31 mai 09 Ala direction del'archéologie de laCommunauté
d'Agglomération du Douaisis
Soutenule29juin 2009 à l'UFRIDIST
UniversitéCharles deGaulle, Lille 3(campus Pontde Bois)
BP 60149, 59653 Villeneuved'Ascq Cedex Année Universitaire2008/2009
Jury:
MonsieurJ.SCHÔPFEL
Amafamilleetàcequimeresteàapprendre
REMERCIEMENTS
Jetiens àremerciertoutel'équipe de ladirectiondel'archéologie de la Communauté
d'Agglomération du Douaisispour son accueiletsaconfiance.
Jesouhaiteégalement remerciertoutel'équipepédagogique demapremière année de formation.
J'aimeraisenfin saluermescamarades depromotionpourleur bonne humeuretleurs
conseils, etl'équipe du bureau Promidée.
RESUME
La bibliothèque d'un service d'Archéologie préventive n'est pas obligatoirement une
priorité, surtoutface àlamasse de travail imposépar les chantiers. Un stageestl'occasion de mener une mission inédite. L'ancien catalogue numérique n'offre pas de résultats
suffisants, et le logiciel ne supportent aucune norme. Choisir une alternative, la mettre en
place et l'adapter aux besoins nécessite une réflexion approfondie. L'installation du
«SIGB» nommé PMB bouscule les habitudes et peut créer de nouveaux besoins. Cette
occasion est possible parce que PMB est un logiciel libre. Ces logiciels offrent enfin une
alternative acceptable aux solutions payantes, fis offrent de nouvelles perspectives à des
structures detravail, mais répondent-ils vraiment aux exigences ? Permettent-ils vraiment defaire évoluer lesméthodesdetravail ?
Mots-clés : SIGB,catalogue numérique,PMB, archéologie préventive
Thelibrary ofadepartment of preventive Archeology isn't necessarilyapriority, especially
when considering theamountofwork imposedby the sites. Anintemship is anopportunity for a unique mission. The old digital catalog doesn't provide sufficient results, and the
software won't support any standard.Choosing an alternative, implement it and adapt it to the needs requires careful thought.The installation ofthe « SIGB » named PMB disrupts
patterns and can create new needs. This opportunity is possible because PMB is free
software. These softwares finally give an acceptable alternative. They offer new
perspectives to thestructures of work, but did they really meet the requirements?Do they really contributetobringan évolution inthe working methods?
Key-words: SIGB, digital catalog,PMB,préventivearcheology
Table des matières
A mafamilleetàcequimeresteàapprendre 2
INTRODUCTION 7
PREMIER PARTIE :UNE STRUCTURE NECESSITANTDES CHANGEMENTS 11
UN ETAT DES LIEUX 11 La constitutiondu fond documentaire 11
Lafréquentation des locaux 12
Leparcinformatique 1S
L'accèsetlagestiondu fond documentaire 13
Lecataloguenumérique 15
CHANGER DEMISSION, CHANGER LE SYSTEME 17
La mission initiale 17 Trouverunenouvelle mission 19
L'audit 20
Extraitde l'audit 21 Présentersesconclusions 23 LE CHOIX DU SIGB 24
Pourquoi unSIGB? 24
Historique 25
Installer lesystème 26
LesenjeuxdesSIGB 26
Les SIGB 27
DEUXIEME PARTIE :LES DIFFICULTES DU LOGICIEL LIBRE 31 A. LE CHOIX DU SIGB 31 Les contraintes 31 Le minimumvital demandé 32
Un logicielopen source 33
PMBou KO HA? 34 SYSTEMEINCONNU, MILIEU INCONNU, RESULTAT INCONNU 36
Fairele bon choix 36
Lelogiciel libre :réellement plus pratique? 37
Leréseauinformatique 38
Convertirla base de données 39
Récupérer les notices 40
Versunstandardcompatibleetreconnu 43
Unedesapplications dePMB:convertiret importer 44
Entrethéorieetpratique 47 TROISIEME PARTIE:SIGB ET PERSPECTIVES 51 A. D'UN SYSTEME AL'AUTRE 51
PLUSSIMPLE,PLUSERGONOMIQUE 51
UN TRAVAIL PERPETUEL? 55 DESNOTICES IMCOMPLETES 55
LAQUESTION DES PERIODIQUES 59
LABIBLIOTHEQUE, UNE NOUVELLE PRIORITE? 61
UN PÔLED'EXELENCE 61 AMOYEN TERME 61
CONCLUSION 66
Glossaire 69
ANNEXES 70
Cahierdescharges 71
Dossierd'analyse du fond documentaire etdes servicesliésau serveurs 92
INTRODUCTION
L'informatique a pour principal intérêtsa faculté àrépondre à des besoins que l'on ne
pensait pas exister. Legain de temps généré parl'automatisation de tâches simples et souvent
répétitives ont permis à des services d'évoluer en donnant aux ordinateurs une place centrale
dans les méthodologies de travail. Cesnouveauxoutils offrent denouveaux champs detravaux,
qui offrent aussi l'opportunité de ne plus passer par des services spécialisés pour obtenir un
résultat voulu. Ces quelques pages vont tenter d'exposer un exemple concret, affichant une amorce d'évolution des besoins d'acteurs d'un service déjà existant etrodé. Nous traiterons en
l'occurrence d'une bibliothèque spécialisée dansl'archéologie.
Le stage à l'origine de ce mémoire a été réalisé auprès de la Communauté
d'Agglomération du
Douaisis1
(CAD). Cette organisation a à sa charge la gestion de lacollectivité territoriale. Ses compétences touchent le développement économique,
l'aménagement del'espace communautaire, l'équilibre social de l'habitat, etle développement
urbain. Mais le domaine d'activité qui est au centre de notre propos concerne le secteur de
l'archéologie. En effet, comme le défini le site de
l'INRAP2
: «la loi sur l'archéologiepréventive du 17janvier 2001 prévoit l'intervention desarchéologuesenpréalable auchantier
d'aménagement, poureffectuerun « diagnostic» et, si nécessaire, unefouille. L aménagement
du territoire ne sefait doncplus audétriment des vestigesdu passé, maispermet, au contraire,
leur étude approfondie ». Le Douaisis est donc doté de ce service, qui estpar ailleurs l'un des
plus développé de France. Outre les archéologues qui ont pour fonction de fouiller les
*
Vous pouvezconsulter leursite internetàl'adresse : ,7www.douaisis-agglo.com/
"
InstitutNational de RecherchesArchéologiquesPréventives
différentssites, souslaresponsabilité d'un chefde chantier, lebâtiment centralisant les bureaux
possède entre autre un service administratif, un service de topographie, un service d'anthropologie, un service de médiation culturelle, un laboratoire, et bien sûr, un fond
documentaire, qui en parallèle de postes informatiques mis à disposition, permet aux archéologues de travailler et de
s'informer dans l'optique d'études
pourle rédaction des
journauxdefouilles.Pourquoi avoirchoisit précisément cesecteur d'activitépourréaliser une mission dans le cadre d'un stage? Tout d'abord la possibilité de pouvoir appliquer des notions étudiées à l'occasion de lapremièreannée de masterInformation Communication Documentationtout en ayant une marge de travail, de responsabilité et d'initiative personnelle assez importante. Pouvoir travailler dans l'archéologie alors que l'onpossède une formation initiale d'historien
est aussi une opportunité plus que plaisante, car elle permet d'évoluer dans de nouveaux
domainestechniques qui sontcompatiblesavecunprécédentparcoursuniversitaire.
Il estnécessaire, avant d'approfondir cette étude, de préciserque la mission de stage a dû être changée assez rapidement au bout de la troisième journée. La mission initiale demandait la conception d'un thésaurus suffisamment précis pour répondre aux besoins du
centre d'archéologie préventive. Il se trouve que ce genre de travail existait déjà, et était, de
plus, utilisable gratuitementetlibrement. Il fut nécessaire de changer rapidement lecap pour ne pas se retrouver à effectuer six semaines non productives. Le choix fut porté sur la mise en
place d'un Système Intégré de gestion de bibliothèque. Ce mémoire utilisera ce travail non
prévu commebase de recherche. Etplus précisément, nous nous concentreronssurles besoins que le nouveau système a pu combler ou attiser. Notons aussi que sans fonds monétaires
alloués au projet, il afallututiliser des solutions gratuites. Mais si elles n'étaient pasgratuites,
auraient-elles pu être mises en place ? Surtout sachant qu'un budget esttoujours serré, et que
les priorités en archéologie préventive sont d'ordres différents. Cette étude s'est attardée sur
ces questions, en se demandant si la possibilité d'acquérir de nouveaux logiciels sans devoir
dépenser énormément peut éveiller à de nouvelles perspectives. En d'autres mots, en
permettant l'utilisation de solutions informatiques sans être limité par les restrictions d'un
budget, est-ce que les logiciels libres peuvent favoriser l'émergence denouveauxbesoins dans
unservice ?
Dans cette perspective, nous verrons dans une première partie le souci de mettre en
place de nouveaux systèmes dans unestructuredéjàfonctionnelle, avecles choix qu'il afallut réaliser. Dans une seconde étape, nous nous attarderons surles difficultés qui onttouchées ce
travail. En effet,unlogiciel libre n'estpasforcément le choix de la facilité. Avantde conclure, nous nous concentrerons sur une partie dédiée aux résultats de la mission, avec ce que cela
implique, mais aussi lesnouveaux chantiers qui ontété créésourévélés.
PREMIER PARTIE
:
UNE
STRUCTURE NECESSITANT
DES
CHANGEMENTS
Après cette courte présentation du cadre général du stage, servant à dépoussiérer les grands aspects de la structure de l'archéologie préventive, attardons nous désormais sur
certains domainesqui ontinfluencés le cadre de la mission.
• La constitution du fond documentaire
Prenons comme point de départ de notre description le fond documentaire. Le centre
documentaire existant dans le service d'archéologie préventive trouve son origine dans un regroupement d'ouvrages historiques réunis dans le cadre de l'association Arkéos. Cette
association loi 1901 a pour but de susciter les contacts entre les personnes intéressées par la
recherche archéologique et agir pour la protection des sites et du patrimoine. Ce fut la base
pour l'émergence d'un service officiel à la CAD. En prenant de l'importance, les besoins en
documentations ont augmenté. Sans avoir une véritable politique d'acquisition, la masse des ouvrages et des revues est devenu au fil du temps conséquent. Récemment, le flux d'entrée régulier des revues (revue du nord, archéologia... ) s'est vu compléter par une réelle politique
d'achatd'ouvrages, dans l'optique d'offrirun supportde travail etd'informationrépondant à la demandegénérale des archéologues.
Actuellement, la bibliothèque possède un espace réservé comprenant
approximativement de 9 à 10000 périodiques, et approche la frontière des 5000 ouvrages. Ce
sont essentiellement des données concernant l'histoire, et l'archéologie. L'on retrouve des
ouvrages généraux, mais aussi des documents plus régionaux, qui concernent et peuvent aider
aux recherches en cours du service. On peut considérer que cet espace géographique concernantlespublications s'étend sur unpérimètre allant à 200 km autourde Douai, du nord de Paris au sud des îles britanniques. Chronologiquement, les ouvrages informent sur une
grande partie de l'histoirehumainecommune : de la préhistoire à l'époque contemporaine.
• La fréquentation des locaux
Que dire sur la fréquentation réelle de la bibliothèque en elle-même ? L'observation
tend à montrer qu'elle est très variable. Par semaine, il est possible d'avoir une vingtaine de
personnesvenant consulter ouemprunter, mais il est tout àfait possible de n'avoirpersonne !
Laprincipaleraison provient directement du mode de travail dupersonnel.En effet,unefoisun chantier engagé, une équipe est détachée pour réaliser la fouille, et reste sur le terrain pour
répondre aux délais. Une fois terminé, les archéologues doivent taperles rapports etanalyser
les résultats. La présence dans les bureaux est donc aléatoire. Néanmoins, ce travail à
l'extérieur estsoumisaux aléas du temps. Et il suffit que les intempéries soittropgênantpour que des locaux plutôt vide se trouvent être assaillis par des chercheurs qui en profite pour
mettreàjour leurs investigations,etvenir chercher desouvragespouvantlesaiguiller.
• Le parc informatique
Le local de la CAD mis à disposition de la branche archéologie fourni différents bureauxpossédant despostesinformatique, reliés àserveur commun assezbasique, neservant
qu'austockage des données, dont les dossierssontordonnés de façon empirique. Notonsquela
bibliothèquenepossèdequ'unposte, qui estoccupé àtempspleinpar une personne. Leserveur offre aussi une connexion internet avec des restrictions (interdiction des sites de jeux, de
discutions en ligne ou de téléchargement par exemple), accompagné de la possibilité de
communiquerparmail. LespostesfonctionnenttoussurWindowsXP, et sontaccompagnés de
suites logiciels payantes ou non: La suite Adobe (Photoshop, Dlustrator...), pour la
bureautique ; la suite office est omniprésente. La gestion de bases de données passe
essentiellementparle logiciel FileMakerPro 5 (unelicencepourla version 9 arécemment été
acquiseparleservice).
• L'accès et la gestion du fond documentaire
Les ouvrages entreposés sont rangés et indexés au fur et à mesure de leurs entrées.
L'ensemble est rangé par période chronologiques: Protohistoire, préhistoire, antiquité,
Gallo-Romain, Haut Moyen
Âge,
Bas, MoyenÂge,
époque moderne, époque contemporaine. D'autres ouvrages existent, comme ceux pédagogiques ont leur catégorie dédiée. L'ensemble des documents est libre d'accès, sans inscription. Il suffit d'entrer dans la bibliothèque et dechercher librement. L'indexation affiche des côtes du type « GRO 135». Les trois premières
lettres indiquant la période chronologique de rangement. Le chiffre suivant indique l'ordre d'arrivée dans les rayons. L'avantage est d'avoirtoutrangé parpériode. Le désavantage est si l'on a unouvragegénéral àranger. Lesouvragesperdusoutropabimés laissent leurplacevide, il n'est pas aisé de savoir si une place est réellementvacante lorsque l'on veut combler les
vides,surtoutpourlesnoninitiésausystème. C'estunsystèmeempiriquepratiquelorsquel'on
aunpetitnombre d'ouvrages, mais qui révèleassezvitedes limites de rangementslorsque que
lamasseaugmente. Avantlestage, cetaspectétait jugé suffisant.
Qui sont les personnes qui ont la responsabilité du lieu? L'acquisition des ouvrages, leurindexationet leurrangementinitial estréaliséepar unepersonne du service médiation, en
surplus de ses attributions de bases. Elle n'a pas de formation précise en bibliothéconomie,
mais arrive à réutiliser le travail effectuéavantson arrivéepour quelesystèmefonctionne. Elle
entre aussi les nouvelles notices dans la base de donnée,etles index. Ellenerésidepasdansla
bibliothèqueen elle-même.
La bibliothèque n'a pas été une priorité pendant longtemps. Cet état de fait peut être symbolisé par l'absence d'un personnel en continue surplace. Cela a changé récemment. En effet, une des personnes déléguées aux chantiers, pour des raisons de santé, ne pouvait plus assurersontravail plutôt physique. La question du reclassement desonactivité l'aamenédans la bibliothèque. Ainsi, uneprésence permanente est assurée. Il assure son temps de travail en réalisant des synthèses desarticles dans lesrevues, offrant ainsi uneplus grandelisibilitépour le chercheur. Mais cetravail est assezlimité parses connaissances en information. En effet, le
problème de la redistribution de l'information est prépondérant, etcela, en raison desmoyens
techniques employés. Cette présence permetaussi de gérerlesystèmede prêts, quisefaitparle biais d'un carnet. Mais des lacunes existent, ce qui transparaît parlaperte d'ouvrages qui se
produitparfois.
• Le catalogue numérique
Fondamentalement,on retrouveles bases d'unebibliothèque classique : deslivres rangés et
indexés, et un catalogue consultable. Ici, comme cela s'est généralisé, ce service est
informatisé. Lesystèmemis en placepourgérerla base de données utilise le logiciel FileMaker
Pro 5. Il intègre les notices et est consultable à la condition de posséder le logiciel. FileMaker
Pro est un logiciel de gestion de bases de données. Il fonctionne sous Mac OS X et sous
Windows, soit en réseauposte àposte, soit en mode Client-serveur, sousréserve de mettre en
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place le module « FileMaker Serveur». C'est un SGBD (Système de gestion de base de données).
Rech ; v* _1
I\ Ii I iPiIiI iIih| iI iI iIVi iIi I ih II IiI i taI \Iilil^iIli i I «Ii I i! i IitaI iIi !i l:iI iIi!i In iI iI i IiI
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DZitiïc.z □ricr.t Qï -z±-.-.t
□ Eccti'rtus trhicgi■ Dr:v.hê. cvd:..:s:.r:;.
.^n -t.
Néanmoins, ce système n'est pas le seul et unique. En effet, nous l'avons esquissé
précédemment, des résumés sur les revues sont réalisés. Cependant, lapersonne effectuant ce
travail, ne sachant utiliserFileMaker, et ayant certaines réticences à s'en servir, il effectue ses
fiches simplement sur Excel. Il indique le titre de la revue, le titre de l'article, la date et un
rapide résumé. Pourtrouveruneinformation, il faut utiliser la fonction«rechercher».
Cet ensemble, au premier abord fonctionne. Il semble utilisé et répondre aux besoins.
Lors du choix de la mission de stage, ces aspectsn'ont été que peu développées. Néanmoins, lesperformances du catalogueontpoussé àla mission initiale.
CHANGER DE
MISSION, CHANGER
LE
SYSTEME
• La mission initiale
Lors des premiers entretiens pour le choix de la mission à accomplir s'est faite sur un constat : le catalogue numérique existant sur FileMaker n'offre pas des résultats suffisants. En
effet, la recherche ne s'effectue que sur les mots présents dans la notice. Rien d'autres n'est
pris en comptepour une recherche. Unesorte de recherche avancée existe, mais elle dépend du
formulaire remplis pourla notice (La rubrique « ANALYSE » de lafigure 2). Trois domaines,
un peu vagues par endroit, comprenant « période», « mobilier» et « discipline». Certains
termes, comme « exotique » ou «technique » comportent dans leur définition un certain flou.
Ces nuances touchent la personne cherchant un ouvrage précis, mais touche aussi lapersonne
qui doit entrer les informations dans la base de données. En effet, il est difficile de savoir
exactement comment caractériser chaque ouvrage, tant les catégories n'aident pas à faire un choixpertinent.
Lesujet aétéassez problématiquepouravoir été déjà abordé àplusieursreprises lors de
réunions internes. L'une des solutions proposée fut la conception d'un thésaurus. Un thésaurus
est un type de langage documentaire qui consiste en une liste de termes constituant un
vocabulaire normalisé sur un domaine de connaissances, reliés entre eux par des relations
synonymiques, hiérarchiques et associatives. En clair, il peut constituer un instrument de
recherche documentaire.
La convention de stage mentionne clairement une application de cette volonté : réalisation d'un thésaurus dans le domaine de l'archéologie. Et les premiers joursontétédédiés à cette mission. La méthode utilisé fut double : documentation pour trouver des descripteurs
adéquate (internet, ouvragesde la bibliothèque), etdialogue avecles archéologues, fournissant
des indications plus que précise, permettant même de revenir surcertains débat pourdélimiter certaines périodes aux frontières flou. Cette formation initiale d'historien fut nécessaire pour
pouvoir suivre certains discoursetéviter d'êtrenoyer sousles informations.
Afin de réaliser correctementle processusde création du thésaurusetdes relations entre les termes, la réutilisation desméthodes étudiées durant l'année de Master 1 nefut pas detrop. Mais c'est surtout l'utilisation des techniques de cartes conceptuelles qui ont été largement
profitable. En effet, la possibilité d'afficher rapidement les informations de façonordonnée et
pouvoir montrer aux intéressés l'évolution du travail favorise le dialogue et le travail
collaboratif. Le choix du logiciel s'est borné à celui vu en
cour : MindManager (version 8), la version de
démonstrationayantétéjugé largementsatisfaisante, etdéjà
connu. L'arbre conceptuel offrait rapidement des
perspectives d'évolutions.
Bénéficiant decette énergie quel'on développepour
les nouveaux projets, il était assez difficile de ne pas se
disperseretde limiter rapidement les champs de recherches.
Mais le troisièmejour, les investigationssurinternet révélèrent undétail queni les membres du
bureau, ni le stagiaire n'avait pris la peine de vérifier correctement : existe-t-il déjà un
thésaurus existant dans le domaine concerné, qui puisse être réutilisé gratuitement. Il se trouve
quejustement,un existait, etfaisait l'affaire.
La réalisation de cet exercice laborieux et long d'identification de mots-clés et de
descripteurs utilisables par un centre documentaire d'archéologie peut être remplacée par un
travail analogue déjàconçu. Il aétéréalisé sousforme d'une série de micro thésaurusnommés
PACTOLS, acronyme de «Peuple et cultures, Anthroponymes, Chronologie relative, Œuvres, Lieux, Sujets».
Ces thésaurus sont mis àdisposition surle site de
Frantiq3,
qui est une coopérative de Centres de recherches du CNRS, des Universités et du Ministère de la culture, en mettant en commun des bases de donnéessurles sciences del'Antiquité, de la préhistoireauMoyenÂge.
Le travail demandépourle stage existait donc déjà, et est quasiment adapté aux demandes du
centre d'Archéologie préventive. Ces thésaurus PACTOLS regroupent les catégories
nécessaires, enfaisant les relations adéquates entreles descripteurs. Ils sontsoumis à lalicence CreativeCommons4
• Trouver une nouvelle mission
Lasituation s'est avéréeplutôt délicate. Avantd'aller consulter le responsable du service :
monsieur Pierre Demolon, et de le déranger, il était préférable d'apporter un dossier concret,
affichant une série de possibilité à envisager, qui reste dans les compétences du stagiaire. D
était nécessaire d'appuyer les propositions en cherchant à révéler des besoins existant. Il est aussi honnête d'avouer l'envie de travaillersurunsuccesseur aucatalogue numérique existant,
notammentaprès larencontre avecdesprofessionnels, lorsde salons commeDocumation. Et à
premièrevue, c'estcequi correspondrait à l'un des changements possibles etsouhaitables.
3
http://frantiq.mom.fr/porta I. php
4
Voir annexe, page92.
Lameilleure manièred'abordercedossierpasse par un audit.
• L'audit
Parler d'audit à proprementparlerest un peu exagéré. Lors del'initialisation de ce projet, les connaissancesnécessaires restaientassezsuperficielles, lecourconcerné defaisantpasparti
des options du stagiaire. D a fallut trouver rapidement des informations pertinentes pour
pouvoir réaliser l'analyse. Lors de l'année de master, plusieurs étudiants ont développé le principe du Wikipourmettre des transcriptions des coursàdisposition. Les cours d'audit font parti des nombreuses fiches existantes. Les fichiers déposés sur Moodle complétèrent les donnéesprécédentes.
Avec cette base deconnaissance, le développement de l'audit pouvait débuter. Lechoix de la méthodologie s'est basé sur une série d'entretien menée auprès de différents membres du servicearchéologique,tous secteurs confondus, mais qui n'apasétéeffectuésurla globalité du personnel. Les entretiens se décomposent en conversations semi-dirigés sur les usages des
logicielsetduserveur,relancés régulièrementpar des questionssouventrépétitivespourarriver à faire ressortir certaines données utilisables au niveau des secteurs de l'information et de la
communication.
Cet exercice effectué n'est qu'un travail de surface, très basique, cherchant simplement à
mettre en évidence certains besoins et certaines lacunes pouvant exister, et dont les solutions
peuventêtre mises enapplication sans générerdes coûts
prohibitifs. D'ailleurs, la durée de
cetravail n'adépassé la journée detravail.
L'ensemble des quelques résultats esttranscriten
annexe5.
Notonstoutefois trois éléments majeurs. La bibliothèque et son catalogue ont des lacunes, le serveur est mal exploité, et la promotion du service est mal assuré. Le dossier propose de travailler naturellement sur lecatalogue,pourle rendre plus adéquate.
• Extrait de l'audit
«Les personnes interrogées soulignent l'intérêt d'un catalogue numérique, pratique pour
trouver unouvrage, en parallèle d'une recherche traditionnellesebasantsurles bibliographies etla recherchepersonnelles dans lesrayonnages.
Mais la base de données existante utilisant FileMaker Pro, pose certains problèmes
d'utilisation, malgré les efforts pour la maintenir à jour et parfois, malgré les efforts de
pédagogie pourfaire comprendre son utilisation. Il est possible de réaliserun léger descriptif
desdifficultésgénéréesparle système existant.
5
Voirle dossieren annexepage90.
Pourlesusagers :
Lapriseenmain n'estpasintuitive.
- Les résultats donnés
ne sont pas forcement pertinent. Notamment lors de
recherchesthématiquesoude regroupementdemotsclefs. Larecherchepartitre et parauteurfonctionne, mais n'acceptepaslestroncaturesparexemple.
Lefichiernepeutêtreouvertquepar unutilisateur àla fois (unposteàla fois).
- L'ordinateurde consultation doit
posséder le logiciel FileMaker Pro. - L'administrateur
adumettre des codes d'accèspour éviter les modifications de
la base de données (la modification des informations par inadvertance peu se
produirerapidement).
- Il fautconnaître le chemin d'accès à la base de donnéessurleserveur. - Certains
préfèrentpasserparuntierspourleconsulter, n'ayantpasla volonté de savoircommentprendreenmain le logiciel.
Certainsignoraientson existence.
Savoir utiliser correctement la base de données nécessite de bien connaître le
fonddocumentaire,etde savoir précisémentce quel'on cherche.
- Certains
descripteursrestentassezimprécis.
Les résumés des périodiques sont nécessaires et appréciés, mais leur format
(tableauxExcelpubliésousformePDF)peutêtreunobstacleàla recherche.
-L'affichage des résultats pourrait être, dans un premier temps plus global,
afficheren uncoup d'oeilplusieursouvrages.
Compléments donnésparl'analyse:
- Labase de données n'est
pascompatible aveclesnormes debibliothéconomie.
- La
base de données ne respecte pas les formats d'échanges (Unimarc et ISO
2709 parexemple)pourl'exportationetl'importation des données. Lelogiciel n'estpasspécialement adapté àunfond documentaire.
- Le
logiciel estpeuergonomique.
Le systèmede consultationpose des conflits, auniveau de l'ouverture du fichier
parexemple.
Larecherchen'estpasperformante. Unelacune relative à l'absence de thésaurus
pour unemeilleure indexation.
Labibliothèque en elle-même ne respecte pas l'indice Dewey pour indexer les
documents, ce qui aurait comme intérêt de se calquer sur les autres centres
documentaires.
- La
gestion duprêtnepossèdepas de logiciel dédié.
- La
base de données n'estpasconsultable de l'extérieur.
En conclusion, l'utilisation d'un logiciel plus adapté fonctionnant avec un thésaurus
pourla recherche, offrant uneinterface simplifiée,etfavorisantles mots-clés serait adéquate. »
• Présenter ses conclusions
Cetravail d'analyseaétéeffectuédupropre chefdustagiaire. Unefois le besoinclairement identifié et confirmé : la refonte du catalogue numérique, un dossier et un cahier des charges
fut développé pour compléter l'argumentation. Néanmoins, avant d'aller directement voir le
responsable du service, une premièrelecture aétéeffectuéeparla responsable du stagiairepour
corrigeret surtoutsavoir à l'avancecequiseraprésenté.
Une réunion a été organisée pour amorcer la discussion. Coïncidence de calendrier, le
service d'archéologie préventive désire se transformer en pôle d'excellence. La bibliothèque
présentant clairement des lacunes, le projet de refonte répond à une amorce de changement
nécessaire. Mais il n'y a pas de budget mis à disposition, et il faut choisir le bon système de
remplacement. C'estuneproblématiqueassezrécurrente dans ce genrede
situations6.
• Pourquoi un SIGB ?
Un système intégré de gestion de bibliothèque, selon la définition de l'association des
professionnels de l'information et de la documentation , est un «logiciel intégré assurant les
fonctions degestion du fonds (acquisition, catalogage, recherche, fournisseurs)etde gestion de
l'emprunt des documents (utilisateurs, prêt). Fréquemment, un module de gestion des
commandes et livraisons despériodiques, et maintenant un module web complètentce type de logiciel ». Pour compléter, nous pouvons aussi rajouter que c'est un progiciel destiné à la
gestion informatique des différentes tâches d'une bibliothèque.
6
Miseen place d'unsystème intégré degestion debibliothèque.
'
Site web
Ses différentes fonctions vont de la gestion courante de prêt aux statistiques, la gestion des
achats et des recettes,en passantparla gestion courantedes fonds.
• Historique
A l'origine, le développement de cette solution logiciel répond aubesoin des bibliothèques
à posséder un système de gestion performant et automatisé pour remplacer l'antique pratique des notices cartonnées servant à répertorier les
collections. C'est dans une optique de lisibilité, de
recherche accéléré des ouvrages et de gain de temps
qu'apparaissent les Systèmes Intégrés de Gestion de
Bibliothèque (ou SIGB) dans les années 1970, sous la
première appellation de « systèmes automatisés». Durant les années 1980, les évolutions ont
intégré les modules « fenêtrés et multitâches », permettant d'augmenter le champ des compétences des logiciels. Ces évolutions ergonomiques ont permis l'intégration de fonctions
auparavantdédiésà d'autres programmes.
Le développement d'intemet et de ses portails d'informations et de documentations
dans les années 90 ont favorisé ledéveloppement d'applications adaptées au réseau, comme le
catalogage en ligne. Les années 2000 ont propulsé les logiciels « open source » etgratuit vers
des projets sérieux et aboutis. L'apparition de ces produits commence alors à se multiplier.
Aujourd'hui, la perspective du Web 2.0, plus collaboratif, créé de nouvelles réflexions. Les
portails documentaires doivent t-il intégrer des documents numériques consultables ? Les
noticespeuventt-elles être accompagnées de commentaires ? En parallèle, les progiciels« open
source » offrent aujourd'hui une maturité évidente, avec des capacités et des performances
rivalisantaveclescoûteuxcommerciaux. C'estévidementcetaspect qui asurtoutmis enavant
pourtentel'aventure SIGB.
• Installer le système
Pour la plupart des centres documentaires, un système sur-mesure n'est pas
envisageable, en raison du coût, du temps de développement et
de la
difficulté
àanalyser
correctement les spécificités de la structure. C'est suivant ce constat que les
prestataires
fournissentdesSIGB clésenmain.
• Les enjeux des SIGB
Autours du développement des Systèmes Intégrés de
Gestion
deBibliothèque,
dessoucis
de normalisationet deréponse aux besoins enmutations sontde plus en plus manifeste, et les cahiers des charges exigent le maximum de garanties. On peut relever, dans les grandesproblématiques:
Le souci d'avoir une base de données compatible avec l'ensemble des bibliothèques.
Dans cette perspective, lanorme UNIMARC ISO 2709 estle format qui s'est imposé, pour les flux de notices. Pour l'importation et l'exportation des fichiers, ces
prédispositions transparaissent dans la recommandation 995 qui complète le format UNIMARC. «La Recommandation 995 a été élaborée par les grandes associations bibliothécairesfrançaisesavec leconcours denombreuxéditeurs delogiciels degestion de bibliothèques dont le CRDP de Poitou Charentes. Elle est conçue dans le but de
"faciliter les échanges de données liées au prêt ou au dépôt d'exemplaires, notamment dans les organismes dépositaires de documents des bibliothèques départementales de
prêt. Elle porte sur la fourniture, au sein d'une notice bibliographique au format
d'échange UNIMARC, de données relatives à l'exemplaire prêté ou échangé ainsi que d'autresinformationspermettantlesclassements, trisetstatistiques ».
Le protocole Z39.50 est un protocole de communication informatique client-serveur
servantàinterroger plusieurs catalogues.
Les SIGB doivent être portable et fonctionnersur toutes les plateformes, de préférence
en multiposte.
Le support et les formats doivent être durables et évolutifs. Le format XML s'est généralisé, avec une espérance de vie espéré à une quinzaine d'années. Les
métadonnées et les enjeux du Web 2.0, les web-services et les mash-up deviennent des
problématiques redondantes
• Les SIGB
Citons pour conclure quelques exemples de SIGB. La grande différencese fait surtout entre les gratuits et les payants, dont les différences s'établissent surtout au niveau du service d'installation et/oud'après-vente.
Lespayants/Non libre :
Alexandrie(GB Concept) Orphée (C3rb Informatique)
•"i.:a* CcAcfjy.tt -v'..*.oï sc</v*. L.S i \k.u '-»t jtjr Pfrnpr^hF
Douiment* j
cAjtatcf
-Vubissmart(Infor)
Lessratuits/oven Source:
PMB(PMB Service)
- Koha
(Inéo Media System)
-Evergreen(Georgia Public Library Service)
Des communautés se sontformées autour de ces logiciels, dans le but d'aideret conseiller
les utilisateurs. Plus un logiciel est présent, plus sa communauté est active. Et plus une
communauté est active, plus le programme trouve une légitimité, et accélère sa diffusion. La
Francepossède d'ailleursplusieurs entreprises développantcessystèmes.
Toutes cesdonnées ontétéprises en comptelors de la présentation. Le cahier des charges
reflète cet esprit. Pourquoi ne pas reprendre l'ancienne base de données et la passer sur la
nouvelle version de FileMarker, dont la licence vient d'être acquise par la direction de l'archéologie préventive du Douaisis ? Beaucoupde problèmes seraient toujours existant, etla question d'adopter les standards de bibliothéconomie toujours en suspend. Et surtout, le système derecherche d'ouvrageserait basique, avec unaccèstoujours restrictif.
Cettepremière partie abordeassez peulaquestion du logiciel libre. Néanmoins,elle expose le besoin de changement, qui peut être évidentpour une personne extérieure, qui l'est moins
pour quelqu'un qui estconfronté quotidiennement àce système. Avantl'audit, les volontés de
changements restent superficielles. Des idées se présentes, sans être concrétisées. Prenons
l'exemple du thésaurus qui a été demandé, sa conception ne posait pas la question de son
application.
DEUXIEME PARTIE
:
LES
DIFFICULTES DU
LOGICIEL
LIBRE
Supposer qu'un logiciel libre, par son côté accessible, ouvre laporte directement àune
nouvelle vision de l'organisation serait exagérer. En effet, avant de voir des changements, il fautdéjàpouvoirmettreen application des nouvelles fonctionnalités, etbien choisir le produit.
• Les contraintes
Mettre en place un nouveau SIGB doit se faire d'abord en connaissance de deux grandes
problématiques : la question de la compatibilité des notices avec lesautres systèmes analogues,
par l'application de normes (UN1MARC, ISO 2709, norme Z 39.50) pour pouvoir surtout
récupérer le travail précédent etassurerl'avenir decettebase de données. Le SIGB doitsurtout
répondre aux besoins et être compatible avec l'environnement informatique existant. L'un de cesbesoins étantun budget de zéro.
CHOIX
• Le minimum vital demandé
Dans l'absolu, que demande une bibliothèque à son SIBG ? H doit être conçu pour automatiser les tâches du bibliothécaire. Ces différentes fonctions demandent d'être
paramétréspouraccomplir les différentes tâches :
- Le
catalogage. Un catalogue de bibliothèque, dans sa version informatisée la plus courante, est une base de données signalant toutou en partie des documents disponible dans une structure ou un réseau de bibliothèques. Il doit permettre d'identifier
clairement des documents,toutenfacilitant leur rechercheou leur localisation. Enclair,
le catalogage consiste à analyser le document en tant que support. Une gestion des
périodiques complètece système.
Le système de téléchargement de notices en ligne (grâce à lanorme Z39.50), offre de
nouvellesperspectivesdetravauxcollaboratifs.
La gestion de la circulation de documents. Plus un centre
documentaire s'étoffe etplus il s'ouvre surl'extérieur, plus le
flux des documents augmente. Un SGBI fourni une base de
données accessible directement pour gérer les prêts, les
retours, les réservations, et les rappels de documents hors-délais. Pour faciliter ce
système, le matériel nécessaire du bibliothécaire avec un système de code barre collé aux ouvrages, lu par des « douchettes », ou scanners, dont la compatibilité avec le
logiciel devient nécessaire.
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La gestion des acquisitions. C'est le secteur qui concerne les précommandes, le pré
catalogage, lesuivi des acquisitions, etles suggestions d'achats des lecteurs.
- L'OPAC. Abréviation de Online Public Access
Catalog, cela désigne un catalogue de bibliothèque accessible en ligne. On retrouve
aussi l'appellation de Catalogue Informatisé En
Ligne (CIEL) ou Catalogue d'Accès Public
(CAP), est également utilisé._ Dans un premier
temps uniquement accessible et consultable qu'à l'intérieur des bibliothèques, affichés
en mode caractère», une mutation émerge dans les années 1990. Lesnouveaux OPAC
intègrent uneinterface graphique enaccord desnormesetstandardsenvigueur du Web.
Deplus enplus deces cataloguessontconsultables depuis lenet.
LanormeZ39.50permetaussil'interrogation de plusieurs OPAC simultanément.
• Un logiciel open source.
Les Systèmes Intégrés de Gestion de Bibliothèque, nous l'avons déjà vu, peuvent être
classé en deux grands types : les libres, et ceux qui ne le sont pas. Le logiciel libre,
officiellement né en 1985, se différencie du modèle propriétaire par son mode de
développement et de distribution, la gestion de son code source, les conditions légales
d'utilisation de ce code et du logiciel lui-même. Actuellement, en France, ce type de logiciels dévore les parts de marchés. Citons comme exemple pertinent la suite bureautique Open
Office,qui devient prépondérantsurlespostesinformatiques du servicepublic. Deplus, ilsont
acquis une réelle légitimité face aux systèmes propriétaires. Ce principe s'applique aussi aux
SIGB8. Uspossèdent enfin la maturité nécessaire. Onneles choisit plus seulementetnaïvement
pour leur gratuité, mais pour leur robustesse, leur interopérabilité, leurs fonctionnalités ainsi
quepourla qualité du service qui accompagneleurdistribution (27, Teasdale) (19, Breeding). Il existe une quinzaine de SIGB libres, 9 d'entre eux ont été identifiés comme matures ou
prometteurs. Différents aspects les décrivent : genèse du projet, mode d'édition et de
développement, communautés, type d'utilisateurs, fonctionnalités, type de licence de distribution.
Lamission du stagene bénéficiant pas d'un budget, et au vu des performances et des possibilités offertes par les logiciels open source, le choix s'est naturellement porté vers ce genre de solutions logiciels. H est nécessaire de garder à l'esprit que l'amorce de ce
changementn'auraitpasétéenvisagéevules prix effectué.
• PMB ou KOHA ?
Les investigations auprèsdes professionnels etsur internet ont amené de façon récurrente deuxnoms : PMB ET KOHA. Tous deuxpossèdent une reconnaissance dans les milieux de la
bibliothéconomie. Néanmoins le choix a été très rapide. En effet, PMB possède une série
d'avantagesà prendre à considération. Sa communauté estplus imposante, cequi al'avantage
d'offrirplus facilement un accès à de l'aide oudes modèles. Ensuite, PMB est beaucoup plus tourné vers le monde de Windows, au contraire de son homologue, clairement orienté Linux.
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IBARRA Doriane. LesSIGBOpenSource:opportunitépourla réinformatisation desbibliothèques ?Lecasdu Muséum national d'histoirenaturelle,2008, 131 pages,mémoire, conservatoire national desarts etmétiers institut national des techniquesdela documentation
L'ensemble du réseau informatique de la CAD étant sous Windows, il devient la solution la
pluspertinente.
Des renseignements plus amples se trouvent dans le
• Villes deFaches-Thumesnil, dansunprojet
giooai ae ,
réinformatisationetd'implantation d'une solution RFID,
• INSEE : réinformatisation deses écoles, le GENES,
• Ville deMorges (Suisse), réinformatisation etmise enligne du catalogue, • Académie deRennes,
enremplacement d'une solution devenue inadaptée
desbibliothèques passés àsur ce SIGB :
cahier des charges en annexe. Mais précisons quelques détails surPMB. Donnonstrois exemples
SYSTEME
INCONNU,
MILIEU
INCONNU, RESULTAT INCONNU
• Faire le bon choix
Il faut admettreque cette situation n'ariende confortable. En effet, un stagiaire ayantjuste des connaissances théoriques de surface sur un SIGB payant devant décider seul de la
meilleure alternative à mettre en place. Et le service d'archéologie ne possède personne
pouvant aider, orienter ou corriger. Ce qui suppose aussi que l'on va être écouté et que les
différents interlocuteurs et responsables demanderont un maximum de clarté et de détail pour
mieux concevoir lenouveau système.
Letemps estaussiune donnée fondamentale à prendreen compte. Lestage ayantune limite
de6 semaines, aveclaperte despremiersjoursparle faux départavec le thésaurus, etc'estune
période jonchée de jours fériés entamant encore plus le temps disponible. Mais surtout,
commentjuger dutempsqu'il fautpourréussir àmettreenplace le SIGB. En débutant lestage,
des connaissances en réseaux, PHPetMySQL aurait été plus queprofitable. Etuneexpérience
dans ce genre de projet aurait aussi permis une meilleure évaluation du facteur temps. Il est
donc nécessaire d'éviter de perdre du temps, en se documentant correctement pour limiter de
butersur des obstacles.
Etjustement, il n'estpas si évident de restreindre les champs destravaux. Il y abeaucoupà
faire dans lecentre documentaire, etPMB n'est quel'un des aspects à revoir. Laperspective de 36
rénovation du servicetransforme vitel'organigramme detravail en monstretentaculaire si l'on
n'estpascapable deselimiter. Ce fut l'une des difficultés decestage.
* Le logiciel libre : réellement plus pratique ?
Il semble nécessaire de revenir encore une fois sur PMB, le SIGB libre. En effet, si les
modèlespayant sontaumême niveaud'efficacité, lamise enplace n'est pasvraimentla même. Lessociétésprivées offrentunforfait : logiciel, installationetformation. Ces ensembles clefen mains reste manifestement leplus pratique. Pas le moins cher, mais au fonctionnement rodé. Un service après vente compris existe aussi. Prenons PMB, bien que la documentation soit
accessible, la communauté active, il n'en reste qu'il faut pouvoiret savoir comment faire. Le
budget faisait ignorer la solution du catalogue numérique dédié. Mais il aurait été plus confortable de passer par un modèlepayant. PMB propose d'ailleurs une équipe àdisposition
pourinstalleretfairetoutcequ'il faut,contrepaiement. La hotlineestaussipayante.
Ce qui soumet une certaine nuance à notre raisonnement. Le logiciel libre offre des possibilités très intéressantes, pour autant d'avoir une personne de disposé et capable de pouvoir lemettreenplace.
Pour espérer voir un résultat et pouvoir évaluer une poursuite de travail approfondi développéautourdecette plateforme, il faut donc avoir les ressourceshumaines à disposition.
Dans une bibliothèque traditionnelle ou même un CDI, le personnelle possède plus que des
notions en informatique, et est au courantdes problématiques liés au monde de l'information.
Le service de l'archéologie préventive est néanmoins dépourvu de ce type de personnel
spécialisé. Laraison adéjà étélargement développée : les prioritéssont tout autre.
• Le réseau informatique
L'environnement de travail peut aussi poser un certains soucis. En effet, PMB a la possibilité de fonctionner en monoposte, comme en multiposte, en utilisant le serveur.
Néanmoins, peu avant le début du stage, le système a lâché, occasionnant des pertes de
données, et demandant aux informaticiens de la Communauté d'Agglomération du Douaisis
beaucoup d'effort pour rétablir le réseau. Pour éviter d'autres désagréments, une solution de
doubleserveur ayantpourbut d'assurerun maintienet des sauvegardesest enélaboration. D a
été assezlongdepouvoircontactercestechnicienspourleurexposerdans unpremiertempsle
besoin d'avoir accès auréseau pourinstaller PMB. Ce qui aétérefusé. Pour des raisonstoutà fait compréhensible, l'accès aux paramètres administrateurs ne pouvait pas être donné à
n'importe qui,etencoremoins àunstagiaire.
Ce manque d'accès à considérablement retardé la mise en place du SIGB. Les informaticiens de la CAD étant sur un autre site, etplutôt occupés, il fallait attendre que les
mails soient bien reçusetles indicationsbien suivit.
Un exempleassezconcretprovient du choix de codage de caractère.L'installation dePMB offre le choixentrele standard UTF-8 etLatin. Lors des essais etde larécupération des notices de l'ancienne base de données, pour des raisons pratiques, le logiciel mis en UTF encode les données. Mais surle serveur, l'installation choisit fut en Latin. Pour le transfert des données,
les caractères étaientincompatibles, ouplus précisément, certaines lettres mal transcrites, il a
fallut recommencerle réencodagepouravoir le résultat souhaité, etneplus se retrouverface à
des notices comportant des «
AÂ~
» à la place d'accentuations. Et cela, pour 5000 notices. Mais reprendre ce travail prenait moins de temps que devoir demander une nouvelle installation.Discuteraussiplus longuementdu logiciel enlui-même etdesamiseenplace aurait été
plus pratique. En effet, les rencontres avec les techniciens furent courtes,
informelles,
et àchaque nouveau interlocuteur, il est nécessaire de reprendre les explications de zéro, occasionnantencore despertes detemps. Dernier détail, vu lesdifficultés du serveur, il y avait
aussi une certaine réticence à mettre un nouveau système qui leur était inconnu. H a fallut à
plusieurs reprises demander à mes responsables si j'avais enfin la possibilité d'accomplir ma mission.
Convertir
la
base de données
L'une des conditions sine qua no pour la mise en place d'un nouveau SIGB est de
récupérer l'ancienne base de données. Même si les notices existantes sur le format FileMaker ne sontpas complètes, il s'agittoutde même d'une base solide etindicative réexploitable. Mais
est-il possible le lancerun processusde conversion ?
• Récupérer les notices
Quelles options d'exportation pourFileMaker Pro 5 ?
Malheureusement, cette version offre assez peu de
solutions d'exportation compatible avec les systèmes
modernes, avec des formats adaptés. Néanmoins, une
versionplus récente, FileMaker9,enmode démonstration
compense cette première difficulté. Après la conversion
de la base de données initiale sur une plateforme
actualisée,passantd'un format ,fp5 àunformat ,fp7. Reste le choix du format d'exportation.
FileMaker Pro 9 propose les solutions : fichiers Excel, .HTM, XML, texte ou .CSV.
C'est ce dernier qui semblait être le plus pertinent, en partie. En effet, il auraitpeut être fallut
posséder des connaissances suffisantes pour correctement paramétrer les balises XML pour
faire fonctionner l'ensemble. Mais cette méthode ne se révèle pas être le plus judicieux et le plus court, et cela aussi grâce aux possibilités de PMB. Passer directement par le serveur
MySQL est théoriquement possible, mais nécessite aussi des connaissances approfondi dans le
domaine.
Le format CSV, ou Comma-separated values est un format informatique ouvert
représentant des données tabulaire sous forme de «valeurs séparées par des virgules ». Un
fichier CSV est un fichier texte (par opposition ax formats dit « binaires). Chaque ligne
correspond à une rangée du tableau et les cellules d'une même rangée sont séparées par une
virgule. Uneligneestunesuite ordonnée de caractères terminéepar un caractèrede fin de ligne (line break-CRLF), la dernière lignepouvantêtreexemptde cedernier.
S