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Mise en place d'un SIGB open source dans une bibliothèque spécialisée

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HAL Id: dumas-01690802

https://dumas.ccsd.cnrs.fr/dumas-01690802

Submitted on 23 Jan 2018

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Mise en place d’un SIGB open source dans une

bibliothèque spécialisée

Guillaume Guenez

To cite this version:

Guillaume Guenez. Mise en place d’un SIGB open source dans une bibliothèque spécialisée. Sciences de l’information et de la communication. 2009. �dumas-01690802�

(2)

M

ASTER

I,

MENTION ICD

(Option :Sciences de l'Information etdu Document)

GUENEZ

Guillaume

MISE EN PLACE

D'UN

SIGB OPEN SOURCE

DANS UNE

BIBLIOTHEQUE SPECIALISEE

MEMOIRE DE

STAGE

Mission effectuéedu 20avril 09au 31 mai 09 Ala direction del'archéologie de laCommunauté

d'Agglomération du Douaisis

Soutenule29juin 2009 à l'UFRIDIST

UniversitéCharles deGaulle, Lille 3(campus Pontde Bois)

BP 60149, 59653 Villeneuved'Ascq Cedex Année Universitaire2008/2009

Jury:

MonsieurJ.SCHÔPFEL

(3)

Amafamilleetàcequimeresteàapprendre

(4)

REMERCIEMENTS

Jetiens àremerciertoutel'équipe de ladirectiondel'archéologie de la Communauté

d'Agglomération du Douaisispour son accueiletsaconfiance.

Jesouhaiteégalement remerciertoutel'équipepédagogique demapremière année de formation.

J'aimeraisenfin saluermescamarades depromotionpourleur bonne humeuretleurs

conseils, etl'équipe du bureau Promidée.

(5)

RESUME

La bibliothèque d'un service d'Archéologie préventive n'est pas obligatoirement une

priorité, surtoutface àlamasse de travail imposépar les chantiers. Un stageestl'occasion de mener une mission inédite. L'ancien catalogue numérique n'offre pas de résultats

suffisants, et le logiciel ne supportent aucune norme. Choisir une alternative, la mettre en

place et l'adapter aux besoins nécessite une réflexion approfondie. L'installation du

«SIGB» nommé PMB bouscule les habitudes et peut créer de nouveaux besoins. Cette

occasion est possible parce que PMB est un logiciel libre. Ces logiciels offrent enfin une

alternative acceptable aux solutions payantes, fis offrent de nouvelles perspectives à des

structures detravail, mais répondent-ils vraiment aux exigences ? Permettent-ils vraiment defaire évoluer lesméthodesdetravail ?

Mots-clés : SIGB,catalogue numérique,PMB, archéologie préventive

Thelibrary ofadepartment of preventive Archeology isn't necessarilyapriority, especially

when considering theamountofwork imposedby the sites. Anintemship is anopportunity for a unique mission. The old digital catalog doesn't provide sufficient results, and the

software won't support any standard.Choosing an alternative, implement it and adapt it to the needs requires careful thought.The installation ofthe « SIGB » named PMB disrupts

patterns and can create new needs. This opportunity is possible because PMB is free

software. These softwares finally give an acceptable alternative. They offer new

perspectives to thestructures of work, but did they really meet the requirements?Do they really contributetobringan évolution inthe working methods?

Key-words: SIGB, digital catalog,PMB,préventivearcheology

(6)

Table des matières

A mafamilleetàcequimeresteàapprendre 2

INTRODUCTION 7

PREMIER PARTIE :UNE STRUCTURE NECESSITANTDES CHANGEMENTS 11

UN ETAT DES LIEUX 11 La constitutiondu fond documentaire 11

Lafréquentation des locaux 12

Leparcinformatique 1S

L'accèsetlagestiondu fond documentaire 13

Lecataloguenumérique 15

CHANGER DEMISSION, CHANGER LE SYSTEME 17

La mission initiale 17 Trouverunenouvelle mission 19

L'audit 20

Extraitde l'audit 21 Présentersesconclusions 23 LE CHOIX DU SIGB 24

Pourquoi unSIGB? 24

Historique 25

Installer lesystème 26

LesenjeuxdesSIGB 26

Les SIGB 27

DEUXIEME PARTIE :LES DIFFICULTES DU LOGICIEL LIBRE 31 A. LE CHOIX DU SIGB 31 Les contraintes 31 Le minimumvital demandé 32

Un logicielopen source 33

PMBou KO HA? 34 SYSTEMEINCONNU, MILIEU INCONNU, RESULTAT INCONNU 36

Fairele bon choix 36

Lelogiciel libre :réellement plus pratique? 37

Leréseauinformatique 38

Convertirla base de données 39

Récupérer les notices 40

(7)

Versunstandardcompatibleetreconnu 43

Unedesapplications dePMB:convertiret importer 44

Entrethéorieetpratique 47 TROISIEME PARTIE:SIGB ET PERSPECTIVES 51 A. D'UN SYSTEME AL'AUTRE 51

PLUSSIMPLE,PLUSERGONOMIQUE 51

UN TRAVAIL PERPETUEL? 55 DESNOTICES IMCOMPLETES 55

LAQUESTION DES PERIODIQUES 59

LABIBLIOTHEQUE, UNE NOUVELLE PRIORITE? 61

UN PÔLED'EXELENCE 61 AMOYEN TERME 61

CONCLUSION 66

Glossaire 69

ANNEXES 70

Cahierdescharges 71

Dossierd'analyse du fond documentaire etdes servicesliésau serveurs 92

(8)

INTRODUCTION

L'informatique a pour principal intérêtsa faculté àrépondre à des besoins que l'on ne

pensait pas exister. Legain de temps généré parl'automatisation de tâches simples et souvent

répétitives ont permis à des services d'évoluer en donnant aux ordinateurs une place centrale

dans les méthodologies de travail. Cesnouveauxoutils offrent denouveaux champs detravaux,

qui offrent aussi l'opportunité de ne plus passer par des services spécialisés pour obtenir un

résultat voulu. Ces quelques pages vont tenter d'exposer un exemple concret, affichant une amorce d'évolution des besoins d'acteurs d'un service déjà existant etrodé. Nous traiterons en

l'occurrence d'une bibliothèque spécialisée dansl'archéologie.

Le stage à l'origine de ce mémoire a été réalisé auprès de la Communauté

d'Agglomération du

Douaisis1

(CAD). Cette organisation a à sa charge la gestion de la

collectivité territoriale. Ses compétences touchent le développement économique,

l'aménagement del'espace communautaire, l'équilibre social de l'habitat, etle développement

urbain. Mais le domaine d'activité qui est au centre de notre propos concerne le secteur de

l'archéologie. En effet, comme le défini le site de

l'INRAP2

: «la loi sur l'archéologie

préventive du 17janvier 2001 prévoit l'intervention desarchéologuesenpréalable auchantier

d'aménagement, poureffectuerun « diagnostic» et, si nécessaire, unefouille. L aménagement

du territoire ne sefait doncplus audétriment des vestigesdu passé, maispermet, au contraire,

leur étude approfondie ». Le Douaisis est donc doté de ce service, qui estpar ailleurs l'un des

plus développé de France. Outre les archéologues qui ont pour fonction de fouiller les

*

Vous pouvezconsulter leursite internetàl'adresse : ,7www.douaisis-agglo.com/

"

InstitutNational de RecherchesArchéologiquesPréventives

(9)

différentssites, souslaresponsabilité d'un chefde chantier, lebâtiment centralisant les bureaux

possède entre autre un service administratif, un service de topographie, un service d'anthropologie, un service de médiation culturelle, un laboratoire, et bien sûr, un fond

documentaire, qui en parallèle de postes informatiques mis à disposition, permet aux archéologues de travailler et de

s'informer dans l'optique d'études

pour

le rédaction des

journauxdefouilles.

Pourquoi avoirchoisit précisément cesecteur d'activitépourréaliser une mission dans le cadre d'un stage? Tout d'abord la possibilité de pouvoir appliquer des notions étudiées à l'occasion de lapremièreannée de masterInformation Communication Documentationtout en ayant une marge de travail, de responsabilité et d'initiative personnelle assez importante. Pouvoir travailler dans l'archéologie alors que l'onpossède une formation initiale d'historien

est aussi une opportunité plus que plaisante, car elle permet d'évoluer dans de nouveaux

domainestechniques qui sontcompatiblesavecunprécédentparcoursuniversitaire.

Il estnécessaire, avant d'approfondir cette étude, de préciserque la mission de stage a dû être changée assez rapidement au bout de la troisième journée. La mission initiale demandait la conception d'un thésaurus suffisamment précis pour répondre aux besoins du

centre d'archéologie préventive. Il se trouve que ce genre de travail existait déjà, et était, de

plus, utilisable gratuitementetlibrement. Il fut nécessaire de changer rapidement lecap pour ne pas se retrouver à effectuer six semaines non productives. Le choix fut porté sur la mise en

place d'un Système Intégré de gestion de bibliothèque. Ce mémoire utilisera ce travail non

prévu commebase de recherche. Etplus précisément, nous nous concentreronssurles besoins que le nouveau système a pu combler ou attiser. Notons aussi que sans fonds monétaires

alloués au projet, il afallututiliser des solutions gratuites. Mais si elles n'étaient pasgratuites,

auraient-elles pu être mises en place ? Surtout sachant qu'un budget esttoujours serré, et que

les priorités en archéologie préventive sont d'ordres différents. Cette étude s'est attardée sur

(10)

ces questions, en se demandant si la possibilité d'acquérir de nouveaux logiciels sans devoir

dépenser énormément peut éveiller à de nouvelles perspectives. En d'autres mots, en

permettant l'utilisation de solutions informatiques sans être limité par les restrictions d'un

budget, est-ce que les logiciels libres peuvent favoriser l'émergence denouveauxbesoins dans

unservice ?

Dans cette perspective, nous verrons dans une première partie le souci de mettre en

place de nouveaux systèmes dans unestructuredéjàfonctionnelle, avecles choix qu'il afallut réaliser. Dans une seconde étape, nous nous attarderons surles difficultés qui onttouchées ce

travail. En effet,unlogiciel libre n'estpasforcément le choix de la facilité. Avantde conclure, nous nous concentrerons sur une partie dédiée aux résultats de la mission, avec ce que cela

implique, mais aussi lesnouveaux chantiers qui ontété créésourévélés.

(11)
(12)

PREMIER PARTIE

:

UNE

STRUCTURE NECESSITANT

DES

CHANGEMENTS

Après cette courte présentation du cadre général du stage, servant à dépoussiérer les grands aspects de la structure de l'archéologie préventive, attardons nous désormais sur

certains domainesqui ontinfluencés le cadre de la mission.

• La constitution du fond documentaire

Prenons comme point de départ de notre description le fond documentaire. Le centre

documentaire existant dans le service d'archéologie préventive trouve son origine dans un regroupement d'ouvrages historiques réunis dans le cadre de l'association Arkéos. Cette

association loi 1901 a pour but de susciter les contacts entre les personnes intéressées par la

recherche archéologique et agir pour la protection des sites et du patrimoine. Ce fut la base

pour l'émergence d'un service officiel à la CAD. En prenant de l'importance, les besoins en

documentations ont augmenté. Sans avoir une véritable politique d'acquisition, la masse des ouvrages et des revues est devenu au fil du temps conséquent. Récemment, le flux d'entrée régulier des revues (revue du nord, archéologia... ) s'est vu compléter par une réelle politique

(13)

d'achatd'ouvrages, dans l'optique d'offrirun supportde travail etd'informationrépondant à la demandegénérale des archéologues.

Actuellement, la bibliothèque possède un espace réservé comprenant

approximativement de 9 à 10000 périodiques, et approche la frontière des 5000 ouvrages. Ce

sont essentiellement des données concernant l'histoire, et l'archéologie. L'on retrouve des

ouvrages généraux, mais aussi des documents plus régionaux, qui concernent et peuvent aider

aux recherches en cours du service. On peut considérer que cet espace géographique concernantlespublications s'étend sur unpérimètre allant à 200 km autourde Douai, du nord de Paris au sud des îles britanniques. Chronologiquement, les ouvrages informent sur une

grande partie de l'histoirehumainecommune : de la préhistoire à l'époque contemporaine.

• La fréquentation des locaux

Que dire sur la fréquentation réelle de la bibliothèque en elle-même ? L'observation

tend à montrer qu'elle est très variable. Par semaine, il est possible d'avoir une vingtaine de

personnesvenant consulter ouemprunter, mais il est tout àfait possible de n'avoirpersonne !

Laprincipaleraison provient directement du mode de travail dupersonnel.En effet,unefoisun chantier engagé, une équipe est détachée pour réaliser la fouille, et reste sur le terrain pour

répondre aux délais. Une fois terminé, les archéologues doivent taperles rapports etanalyser

les résultats. La présence dans les bureaux est donc aléatoire. Néanmoins, ce travail à

l'extérieur estsoumisaux aléas du temps. Et il suffit que les intempéries soittropgênantpour que des locaux plutôt vide se trouvent être assaillis par des chercheurs qui en profite pour

mettreàjour leurs investigations,etvenir chercher desouvragespouvantlesaiguiller.

(14)

• Le parc informatique

Le local de la CAD mis à disposition de la branche archéologie fourni différents bureauxpossédant despostesinformatique, reliés àserveur commun assezbasique, neservant

qu'austockage des données, dont les dossierssontordonnés de façon empirique. Notonsquela

bibliothèquenepossèdequ'unposte, qui estoccupé àtempspleinpar une personne. Leserveur offre aussi une connexion internet avec des restrictions (interdiction des sites de jeux, de

discutions en ligne ou de téléchargement par exemple), accompagné de la possibilité de

communiquerparmail. LespostesfonctionnenttoussurWindowsXP, et sontaccompagnés de

suites logiciels payantes ou non: La suite Adobe (Photoshop, Dlustrator...), pour la

bureautique ; la suite office est omniprésente. La gestion de bases de données passe

essentiellementparle logiciel FileMakerPro 5 (unelicencepourla version 9 arécemment été

acquiseparleservice).

• L'accès et la gestion du fond documentaire

Les ouvrages entreposés sont rangés et indexés au fur et à mesure de leurs entrées.

L'ensemble est rangé par période chronologiques: Protohistoire, préhistoire, antiquité,

Gallo-Romain, Haut Moyen

Âge,

Bas, Moyen

Âge,

époque moderne, époque contemporaine. D'autres ouvrages existent, comme ceux pédagogiques ont leur catégorie dédiée. L'ensemble des documents est libre d'accès, sans inscription. Il suffit d'entrer dans la bibliothèque et de

chercher librement. L'indexation affiche des côtes du type « GRO 135». Les trois premières

(15)

lettres indiquant la période chronologique de rangement. Le chiffre suivant indique l'ordre d'arrivée dans les rayons. L'avantage est d'avoirtoutrangé parpériode. Le désavantage est si l'on a unouvragegénéral àranger. Lesouvragesperdusoutropabimés laissent leurplacevide, il n'est pas aisé de savoir si une place est réellementvacante lorsque l'on veut combler les

vides,surtoutpourlesnoninitiésausystème. C'estunsystèmeempiriquepratiquelorsquel'on

aunpetitnombre d'ouvrages, mais qui révèleassezvitedes limites de rangementslorsque que

lamasseaugmente. Avantlestage, cetaspectétait jugé suffisant.

Qui sont les personnes qui ont la responsabilité du lieu? L'acquisition des ouvrages, leurindexationet leurrangementinitial estréaliséepar unepersonne du service médiation, en

surplus de ses attributions de bases. Elle n'a pas de formation précise en bibliothéconomie,

mais arrive à réutiliser le travail effectuéavantson arrivéepour quelesystèmefonctionne. Elle

entre aussi les nouvelles notices dans la base de donnée,etles index. Ellenerésidepasdansla

bibliothèqueen elle-même.

La bibliothèque n'a pas été une priorité pendant longtemps. Cet état de fait peut être symbolisé par l'absence d'un personnel en continue surplace. Cela a changé récemment. En effet, une des personnes déléguées aux chantiers, pour des raisons de santé, ne pouvait plus assurersontravail plutôt physique. La question du reclassement desonactivité l'aamenédans la bibliothèque. Ainsi, uneprésence permanente est assurée. Il assure son temps de travail en réalisant des synthèses desarticles dans lesrevues, offrant ainsi uneplus grandelisibilitépour le chercheur. Mais cetravail est assezlimité parses connaissances en information. En effet, le

problème de la redistribution de l'information est prépondérant, etcela, en raison desmoyens

techniques employés. Cette présence permetaussi de gérerlesystèmede prêts, quisefaitparle biais d'un carnet. Mais des lacunes existent, ce qui transparaît parlaperte d'ouvrages qui se

produitparfois.

(16)

• Le catalogue numérique

Fondamentalement,on retrouveles bases d'unebibliothèque classique : deslivres rangés et

indexés, et un catalogue consultable. Ici, comme cela s'est généralisé, ce service est

informatisé. Lesystèmemis en placepourgérerla base de données utilise le logiciel FileMaker

Pro 5. Il intègre les notices et est consultable à la condition de posséder le logiciel. FileMaker

Pro est un logiciel de gestion de bases de données. Il fonctionne sous Mac OS X et sous

Windows, soit en réseauposte àposte, soit en mode Client-serveur, sousréserve de mettre en

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place le module « FileMaker Serveur». C'est un SGBD (Système de gestion de base de données).

(17)

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Néanmoins, ce système n'est pas le seul et unique. En effet, nous l'avons esquissé

précédemment, des résumés sur les revues sont réalisés. Cependant, lapersonne effectuant ce

travail, ne sachant utiliserFileMaker, et ayant certaines réticences à s'en servir, il effectue ses

fiches simplement sur Excel. Il indique le titre de la revue, le titre de l'article, la date et un

rapide résumé. Pourtrouveruneinformation, il faut utiliser la fonction«rechercher».

Cet ensemble, au premier abord fonctionne. Il semble utilisé et répondre aux besoins.

Lors du choix de la mission de stage, ces aspectsn'ont été que peu développées. Néanmoins, lesperformances du catalogueontpoussé àla mission initiale.

(18)

CHANGER DE

MISSION, CHANGER

LE

SYSTEME

• La mission initiale

Lors des premiers entretiens pour le choix de la mission à accomplir s'est faite sur un constat : le catalogue numérique existant sur FileMaker n'offre pas des résultats suffisants. En

effet, la recherche ne s'effectue que sur les mots présents dans la notice. Rien d'autres n'est

pris en comptepour une recherche. Unesorte de recherche avancée existe, mais elle dépend du

formulaire remplis pourla notice (La rubrique « ANALYSE » de lafigure 2). Trois domaines,

un peu vagues par endroit, comprenant « période», « mobilier» et « discipline». Certains

termes, comme « exotique » ou «technique » comportent dans leur définition un certain flou.

Ces nuances touchent la personne cherchant un ouvrage précis, mais touche aussi lapersonne

qui doit entrer les informations dans la base de données. En effet, il est difficile de savoir

exactement comment caractériser chaque ouvrage, tant les catégories n'aident pas à faire un choixpertinent.

Lesujet aétéassez problématiquepouravoir été déjà abordé àplusieursreprises lors de

réunions internes. L'une des solutions proposée fut la conception d'un thésaurus. Un thésaurus

est un type de langage documentaire qui consiste en une liste de termes constituant un

vocabulaire normalisé sur un domaine de connaissances, reliés entre eux par des relations

synonymiques, hiérarchiques et associatives. En clair, il peut constituer un instrument de

recherche documentaire.

(19)

La convention de stage mentionne clairement une application de cette volonté : réalisation d'un thésaurus dans le domaine de l'archéologie. Et les premiers joursontétédédiés à cette mission. La méthode utilisé fut double : documentation pour trouver des descripteurs

adéquate (internet, ouvragesde la bibliothèque), etdialogue avecles archéologues, fournissant

des indications plus que précise, permettant même de revenir surcertains débat pourdélimiter certaines périodes aux frontières flou. Cette formation initiale d'historien fut nécessaire pour

pouvoir suivre certains discoursetéviter d'êtrenoyer sousles informations.

Afin de réaliser correctementle processusde création du thésaurusetdes relations entre les termes, la réutilisation desméthodes étudiées durant l'année de Master 1 nefut pas detrop. Mais c'est surtout l'utilisation des techniques de cartes conceptuelles qui ont été largement

profitable. En effet, la possibilité d'afficher rapidement les informations de façonordonnée et

pouvoir montrer aux intéressés l'évolution du travail favorise le dialogue et le travail

collaboratif. Le choix du logiciel s'est borné à celui vu en

cour : MindManager (version 8), la version de

démonstrationayantétéjugé largementsatisfaisante, etdéjà

connu. L'arbre conceptuel offrait rapidement des

perspectives d'évolutions.

Bénéficiant decette énergie quel'on développepour

les nouveaux projets, il était assez difficile de ne pas se

disperseretde limiter rapidement les champs de recherches.

Mais le troisièmejour, les investigationssurinternet révélèrent undétail queni les membres du

bureau, ni le stagiaire n'avait pris la peine de vérifier correctement : existe-t-il déjà un

thésaurus existant dans le domaine concerné, qui puisse être réutilisé gratuitement. Il se trouve

quejustement,un existait, etfaisait l'affaire.

(20)

La réalisation de cet exercice laborieux et long d'identification de mots-clés et de

descripteurs utilisables par un centre documentaire d'archéologie peut être remplacée par un

travail analogue déjàconçu. Il aétéréalisé sousforme d'une série de micro thésaurusnommés

PACTOLS, acronyme de «Peuple et cultures, Anthroponymes, Chronologie relative, Œuvres, Lieux, Sujets».

Ces thésaurus sont mis àdisposition surle site de

Frantiq3,

qui est une coopérative de Centres de recherches du CNRS, des Universités et du Ministère de la culture, en mettant en commun des bases de donnéessurles sciences del'Antiquité, de la préhistoireauMoyen

Âge.

Le travail demandépourle stage existait donc déjà, et est quasiment adapté aux demandes du

centre d'Archéologie préventive. Ces thésaurus PACTOLS regroupent les catégories

nécessaires, enfaisant les relations adéquates entreles descripteurs. Ils sontsoumis à lalicence CreativeCommons4

• Trouver une nouvelle mission

Lasituation s'est avéréeplutôt délicate. Avantd'aller consulter le responsable du service :

monsieur Pierre Demolon, et de le déranger, il était préférable d'apporter un dossier concret,

affichant une série de possibilité à envisager, qui reste dans les compétences du stagiaire. D

était nécessaire d'appuyer les propositions en cherchant à révéler des besoins existant. Il est aussi honnête d'avouer l'envie de travaillersurunsuccesseur aucatalogue numérique existant,

notammentaprès larencontre avecdesprofessionnels, lorsde salons commeDocumation. Et à

premièrevue, c'estcequi correspondrait à l'un des changements possibles etsouhaitables.

3

http://frantiq.mom.fr/porta I. php

4

Voir annexe, page92.

(21)

Lameilleure manièred'abordercedossierpasse par un audit.

• L'audit

Parler d'audit à proprementparlerest un peu exagéré. Lors del'initialisation de ce projet, les connaissancesnécessaires restaientassezsuperficielles, lecourconcerné defaisantpasparti

des options du stagiaire. D a fallut trouver rapidement des informations pertinentes pour

pouvoir réaliser l'analyse. Lors de l'année de master, plusieurs étudiants ont développé le principe du Wikipourmettre des transcriptions des coursàdisposition. Les cours d'audit font parti des nombreuses fiches existantes. Les fichiers déposés sur Moodle complétèrent les donnéesprécédentes.

Avec cette base deconnaissance, le développement de l'audit pouvait débuter. Lechoix de la méthodologie s'est basé sur une série d'entretien menée auprès de différents membres du servicearchéologique,tous secteurs confondus, mais qui n'apasétéeffectuésurla globalité du personnel. Les entretiens se décomposent en conversations semi-dirigés sur les usages des

logicielsetduserveur,relancés régulièrementpar des questionssouventrépétitivespourarriver à faire ressortir certaines données utilisables au niveau des secteurs de l'information et de la

communication.

Cet exercice effectué n'est qu'un travail de surface, très basique, cherchant simplement à

mettre en évidence certains besoins et certaines lacunes pouvant exister, et dont les solutions

peuventêtre mises enapplication sans générerdes coûts

prohibitifs. D'ailleurs, la durée de

ce

travail n'adépassé la journée detravail.

(22)

L'ensemble des quelques résultats esttranscriten

annexe5.

Notonstoutefois trois éléments majeurs. La bibliothèque et son catalogue ont des lacunes, le serveur est mal exploité, et la promotion du service est mal assuré. Le dossier propose de travailler naturellement sur le

catalogue,pourle rendre plus adéquate.

• Extrait de l'audit

«Les personnes interrogées soulignent l'intérêt d'un catalogue numérique, pratique pour

trouver unouvrage, en parallèle d'une recherche traditionnellesebasantsurles bibliographies etla recherchepersonnelles dans lesrayonnages.

Mais la base de données existante utilisant FileMaker Pro, pose certains problèmes

d'utilisation, malgré les efforts pour la maintenir à jour et parfois, malgré les efforts de

pédagogie pourfaire comprendre son utilisation. Il est possible de réaliserun léger descriptif

desdifficultésgénéréesparle système existant.

5

Voirle dossieren annexepage90.

(23)

Pourlesusagers :

Lapriseenmain n'estpasintuitive.

- Les résultats donnés

ne sont pas forcement pertinent. Notamment lors de

recherchesthématiquesoude regroupementdemotsclefs. Larecherchepartitre et parauteurfonctionne, mais n'acceptepaslestroncaturesparexemple.

Lefichiernepeutêtreouvertquepar unutilisateur àla fois (unposteàla fois).

- L'ordinateurde consultation doit

posséder le logiciel FileMaker Pro. - L'administrateur

adumettre des codes d'accèspour éviter les modifications de

la base de données (la modification des informations par inadvertance peu se

produirerapidement).

- Il fautconnaître le chemin d'accès à la base de donnéessurleserveur. - Certains

préfèrentpasserparuntierspourleconsulter, n'ayantpasla volonté de savoircommentprendreenmain le logiciel.

Certainsignoraientson existence.

Savoir utiliser correctement la base de données nécessite de bien connaître le

fonddocumentaire,etde savoir précisémentce quel'on cherche.

- Certains

descripteursrestentassezimprécis.

Les résumés des périodiques sont nécessaires et appréciés, mais leur format

(tableauxExcelpubliésousformePDF)peutêtreunobstacleàla recherche.

-L'affichage des résultats pourrait être, dans un premier temps plus global,

afficheren uncoup d'oeilplusieursouvrages.

Compléments donnésparl'analyse:

- Labase de données n'est

pascompatible aveclesnormes debibliothéconomie.

(24)

- La

base de données ne respecte pas les formats d'échanges (Unimarc et ISO

2709 parexemple)pourl'exportationetl'importation des données. Lelogiciel n'estpasspécialement adapté àunfond documentaire.

- Le

logiciel estpeuergonomique.

Le systèmede consultationpose des conflits, auniveau de l'ouverture du fichier

parexemple.

Larecherchen'estpasperformante. Unelacune relative à l'absence de thésaurus

pour unemeilleure indexation.

Labibliothèque en elle-même ne respecte pas l'indice Dewey pour indexer les

documents, ce qui aurait comme intérêt de se calquer sur les autres centres

documentaires.

- La

gestion duprêtnepossèdepas de logiciel dédié.

- La

base de données n'estpasconsultable de l'extérieur.

En conclusion, l'utilisation d'un logiciel plus adapté fonctionnant avec un thésaurus

pourla recherche, offrant uneinterface simplifiée,etfavorisantles mots-clés serait adéquate. »

• Présenter ses conclusions

Cetravail d'analyseaétéeffectuédupropre chefdustagiaire. Unefois le besoinclairement identifié et confirmé : la refonte du catalogue numérique, un dossier et un cahier des charges

fut développé pour compléter l'argumentation. Néanmoins, avant d'aller directement voir le

(25)

responsable du service, une premièrelecture aétéeffectuéeparla responsable du stagiairepour

corrigeret surtoutsavoir à l'avancecequiseraprésenté.

Une réunion a été organisée pour amorcer la discussion. Coïncidence de calendrier, le

service d'archéologie préventive désire se transformer en pôle d'excellence. La bibliothèque

présentant clairement des lacunes, le projet de refonte répond à une amorce de changement

nécessaire. Mais il n'y a pas de budget mis à disposition, et il faut choisir le bon système de

remplacement. C'estuneproblématiqueassezrécurrente dans ce genrede

situations6.

• Pourquoi un SIGB ?

Un système intégré de gestion de bibliothèque, selon la définition de l'association des

professionnels de l'information et de la documentation , est un «logiciel intégré assurant les

fonctions degestion du fonds (acquisition, catalogage, recherche, fournisseurs)etde gestion de

l'emprunt des documents (utilisateurs, prêt). Fréquemment, un module de gestion des

commandes et livraisons despériodiques, et maintenant un module web complètentce type de logiciel ». Pour compléter, nous pouvons aussi rajouter que c'est un progiciel destiné à la

gestion informatique des différentes tâches d'une bibliothèque.

6

Miseen place d'unsystème intégré degestion debibliothèque.

'

Site web

(26)

Ses différentes fonctions vont de la gestion courante de prêt aux statistiques, la gestion des

achats et des recettes,en passantparla gestion courantedes fonds.

Historique

A l'origine, le développement de cette solution logiciel répond aubesoin des bibliothèques

à posséder un système de gestion performant et automatisé pour remplacer l'antique pratique des notices cartonnées servant à répertorier les

collections. C'est dans une optique de lisibilité, de

recherche accéléré des ouvrages et de gain de temps

qu'apparaissent les Systèmes Intégrés de Gestion de

Bibliothèque (ou SIGB) dans les années 1970, sous la

première appellation de « systèmes automatisés». Durant les années 1980, les évolutions ont

intégré les modules « fenêtrés et multitâches », permettant d'augmenter le champ des compétences des logiciels. Ces évolutions ergonomiques ont permis l'intégration de fonctions

auparavantdédiésà d'autres programmes.

Le développement d'intemet et de ses portails d'informations et de documentations

dans les années 90 ont favorisé ledéveloppement d'applications adaptées au réseau, comme le

catalogage en ligne. Les années 2000 ont propulsé les logiciels « open source » etgratuit vers

des projets sérieux et aboutis. L'apparition de ces produits commence alors à se multiplier.

Aujourd'hui, la perspective du Web 2.0, plus collaboratif, créé de nouvelles réflexions. Les

portails documentaires doivent t-il intégrer des documents numériques consultables ? Les

noticespeuventt-elles être accompagnées de commentaires ? En parallèle, les progiciels« open

source » offrent aujourd'hui une maturité évidente, avec des capacités et des performances

(27)

rivalisantaveclescoûteuxcommerciaux. C'estévidementcetaspect qui asurtoutmis enavant

pourtentel'aventure SIGB.

• Installer le système

Pour la plupart des centres documentaires, un système sur-mesure n'est pas

envisageable, en raison du coût, du temps de développement et

de la

difficulté

à

analyser

correctement les spécificités de la structure. C'est suivant ce constat que les

prestataires

fournissentdesSIGB clésenmain.

• Les enjeux des SIGB

Autours du développement des Systèmes Intégrés de

Gestion

de

Bibliothèque,

des

soucis

de normalisationet deréponse aux besoins enmutations sontde plus en plus manifeste, et les cahiers des charges exigent le maximum de garanties. On peut relever, dans les grandes

problématiques:

Le souci d'avoir une base de données compatible avec l'ensemble des bibliothèques.

Dans cette perspective, lanorme UNIMARC ISO 2709 estle format qui s'est imposé, pour les flux de notices. Pour l'importation et l'exportation des fichiers, ces

prédispositions transparaissent dans la recommandation 995 qui complète le format UNIMARC. «La Recommandation 995 a été élaborée par les grandes associations bibliothécairesfrançaisesavec leconcours denombreuxéditeurs delogiciels degestion de bibliothèques dont le CRDP de Poitou Charentes. Elle est conçue dans le but de

(28)

"faciliter les échanges de données liées au prêt ou au dépôt d'exemplaires, notamment dans les organismes dépositaires de documents des bibliothèques départementales de

prêt. Elle porte sur la fourniture, au sein d'une notice bibliographique au format

d'échange UNIMARC, de données relatives à l'exemplaire prêté ou échangé ainsi que d'autresinformationspermettantlesclassements, trisetstatistiques ».

Le protocole Z39.50 est un protocole de communication informatique client-serveur

servantàinterroger plusieurs catalogues.

Les SIGB doivent être portable et fonctionnersur toutes les plateformes, de préférence

en multiposte.

Le support et les formats doivent être durables et évolutifs. Le format XML s'est généralisé, avec une espérance de vie espéré à une quinzaine d'années. Les

métadonnées et les enjeux du Web 2.0, les web-services et les mash-up deviennent des

problématiques redondantes

• Les SIGB

Citons pour conclure quelques exemples de SIGB. La grande différencese fait surtout entre les gratuits et les payants, dont les différences s'établissent surtout au niveau du service d'installation et/oud'après-vente.

Lespayants/Non libre :

Alexandrie(GB Concept) Orphée (C3rb Informatique)

•"i.:a* CcAcfjy.tt -v'..*.oï sc</v*. L.S i \k.u '-»t jtjr Pfrnpr^hF

Douiment* j

cAjtatcf

(29)

-Vubissmart(Infor)

Lessratuits/oven Source:

PMB(PMB Service)

- Koha

(Inéo Media System)

-Evergreen(Georgia Public Library Service)

Des communautés se sontformées autour de ces logiciels, dans le but d'aideret conseiller

les utilisateurs. Plus un logiciel est présent, plus sa communauté est active. Et plus une

communauté est active, plus le programme trouve une légitimité, et accélère sa diffusion. La

Francepossède d'ailleursplusieurs entreprises développantcessystèmes.

Toutes cesdonnées ontétéprises en comptelors de la présentation. Le cahier des charges

reflète cet esprit. Pourquoi ne pas reprendre l'ancienne base de données et la passer sur la

nouvelle version de FileMarker, dont la licence vient d'être acquise par la direction de l'archéologie préventive du Douaisis ? Beaucoupde problèmes seraient toujours existant, etla question d'adopter les standards de bibliothéconomie toujours en suspend. Et surtout, le système derecherche d'ouvrageserait basique, avec unaccèstoujours restrictif.

Cettepremière partie abordeassez peulaquestion du logiciel libre. Néanmoins,elle expose le besoin de changement, qui peut être évidentpour une personne extérieure, qui l'est moins

(30)

pour quelqu'un qui estconfronté quotidiennement àce système. Avantl'audit, les volontés de

changements restent superficielles. Des idées se présentes, sans être concrétisées. Prenons

l'exemple du thésaurus qui a été demandé, sa conception ne posait pas la question de son

application.

(31)
(32)

DEUXIEME PARTIE

:

LES

DIFFICULTES DU

LOGICIEL

LIBRE

Supposer qu'un logiciel libre, par son côté accessible, ouvre laporte directement àune

nouvelle vision de l'organisation serait exagérer. En effet, avant de voir des changements, il fautdéjàpouvoirmettreen application des nouvelles fonctionnalités, etbien choisir le produit.

• Les contraintes

Mettre en place un nouveau SIGB doit se faire d'abord en connaissance de deux grandes

problématiques : la question de la compatibilité des notices avec lesautres systèmes analogues,

par l'application de normes (UN1MARC, ISO 2709, norme Z 39.50) pour pouvoir surtout

récupérer le travail précédent etassurerl'avenir decettebase de données. Le SIGB doitsurtout

répondre aux besoins et être compatible avec l'environnement informatique existant. L'un de cesbesoins étantun budget de zéro.

CHOIX

(33)

• Le minimum vital demandé

Dans l'absolu, que demande une bibliothèque à son SIBG ? H doit être conçu pour automatiser les tâches du bibliothécaire. Ces différentes fonctions demandent d'être

paramétréspouraccomplir les différentes tâches :

- Le

catalogage. Un catalogue de bibliothèque, dans sa version informatisée la plus courante, est une base de données signalant toutou en partie des documents disponible dans une structure ou un réseau de bibliothèques. Il doit permettre d'identifier

clairement des documents,toutenfacilitant leur rechercheou leur localisation. Enclair,

le catalogage consiste à analyser le document en tant que support. Une gestion des

périodiques complètece système.

Le système de téléchargement de notices en ligne (grâce à lanorme Z39.50), offre de

nouvellesperspectivesdetravauxcollaboratifs.

La gestion de la circulation de documents. Plus un centre

documentaire s'étoffe etplus il s'ouvre surl'extérieur, plus le

flux des documents augmente. Un SGBI fourni une base de

données accessible directement pour gérer les prêts, les

retours, les réservations, et les rappels de documents hors-délais. Pour faciliter ce

système, le matériel nécessaire du bibliothécaire avec un système de code barre collé aux ouvrages, lu par des « douchettes », ou scanners, dont la compatibilité avec le

logiciel devient nécessaire.

32

(34)

La gestion des acquisitions. C'est le secteur qui concerne les précommandes, le pré

catalogage, lesuivi des acquisitions, etles suggestions d'achats des lecteurs.

- L'OPAC. Abréviation de Online Public Access

Catalog, cela désigne un catalogue de bibliothèque accessible en ligne. On retrouve

aussi l'appellation de Catalogue Informatisé En

Ligne (CIEL) ou Catalogue d'Accès Public

(CAP), est également utilisé._ Dans un premier

temps uniquement accessible et consultable qu'à l'intérieur des bibliothèques, affichés

en mode caractère», une mutation émerge dans les années 1990. Lesnouveaux OPAC

intègrent uneinterface graphique enaccord desnormesetstandardsenvigueur du Web.

Deplus enplus deces cataloguessontconsultables depuis lenet.

LanormeZ39.50permetaussil'interrogation de plusieurs OPAC simultanément.

• Un logiciel open source.

Les Systèmes Intégrés de Gestion de Bibliothèque, nous l'avons déjà vu, peuvent être

classé en deux grands types : les libres, et ceux qui ne le sont pas. Le logiciel libre,

officiellement né en 1985, se différencie du modèle propriétaire par son mode de

développement et de distribution, la gestion de son code source, les conditions légales

d'utilisation de ce code et du logiciel lui-même. Actuellement, en France, ce type de logiciels dévore les parts de marchés. Citons comme exemple pertinent la suite bureautique Open

(35)

Office,qui devient prépondérantsurlespostesinformatiques du servicepublic. Deplus, ilsont

acquis une réelle légitimité face aux systèmes propriétaires. Ce principe s'applique aussi aux

SIGB8. Uspossèdent enfin la maturité nécessaire. Onneles choisit plus seulementetnaïvement

pour leur gratuité, mais pour leur robustesse, leur interopérabilité, leurs fonctionnalités ainsi

quepourla qualité du service qui accompagneleurdistribution (27, Teasdale) (19, Breeding). Il existe une quinzaine de SIGB libres, 9 d'entre eux ont été identifiés comme matures ou

prometteurs. Différents aspects les décrivent : genèse du projet, mode d'édition et de

développement, communautés, type d'utilisateurs, fonctionnalités, type de licence de distribution.

Lamission du stagene bénéficiant pas d'un budget, et au vu des performances et des possibilités offertes par les logiciels open source, le choix s'est naturellement porté vers ce genre de solutions logiciels. H est nécessaire de garder à l'esprit que l'amorce de ce

changementn'auraitpasétéenvisagéevules prix effectué.

• PMB ou KOHA ?

Les investigations auprèsdes professionnels etsur internet ont amené de façon récurrente deuxnoms : PMB ET KOHA. Tous deuxpossèdent une reconnaissance dans les milieux de la

bibliothéconomie. Néanmoins le choix a été très rapide. En effet, PMB possède une série

d'avantagesà prendre à considération. Sa communauté estplus imposante, cequi al'avantage

d'offrirplus facilement un accès à de l'aide oudes modèles. Ensuite, PMB est beaucoup plus tourné vers le monde de Windows, au contraire de son homologue, clairement orienté Linux.

8

IBARRA Doriane. LesSIGBOpenSource:opportunitépourla réinformatisation desbibliothèques ?Lecasdu Muséum national d'histoirenaturelle,2008, 131 pages,mémoire, conservatoire national desarts etmétiers institut national des techniquesdela documentation

(36)

L'ensemble du réseau informatique de la CAD étant sous Windows, il devient la solution la

pluspertinente.

Des renseignements plus amples se trouvent dans le

• Villes deFaches-Thumesnil, dansunprojet

giooai ae ,

réinformatisationetd'implantation d'une solution RFID,

INSEE : réinformatisation deses écoles, le GENES,

• Ville deMorges (Suisse), réinformatisation etmise enligne du catalogue, • Académie deRennes,

enremplacement d'une solution devenue inadaptée

desbibliothèques passés àsur ce SIGB :

cahier des charges en annexe. Mais précisons quelques détails surPMB. Donnonstrois exemples

(37)

SYSTEME

INCONNU,

MILIEU

INCONNU, RESULTAT INCONNU

• Faire le bon choix

Il faut admettreque cette situation n'ariende confortable. En effet, un stagiaire ayantjuste des connaissances théoriques de surface sur un SIGB payant devant décider seul de la

meilleure alternative à mettre en place. Et le service d'archéologie ne possède personne

pouvant aider, orienter ou corriger. Ce qui suppose aussi que l'on va être écouté et que les

différents interlocuteurs et responsables demanderont un maximum de clarté et de détail pour

mieux concevoir lenouveau système.

Letemps estaussiune donnée fondamentale à prendreen compte. Lestage ayantune limite

de6 semaines, aveclaperte despremiersjoursparle faux départavec le thésaurus, etc'estune

période jonchée de jours fériés entamant encore plus le temps disponible. Mais surtout,

commentjuger dutempsqu'il fautpourréussir àmettreenplace le SIGB. En débutant lestage,

des connaissances en réseaux, PHPetMySQL aurait été plus queprofitable. Etuneexpérience

dans ce genre de projet aurait aussi permis une meilleure évaluation du facteur temps. Il est

donc nécessaire d'éviter de perdre du temps, en se documentant correctement pour limiter de

butersur des obstacles.

Etjustement, il n'estpas si évident de restreindre les champs destravaux. Il y abeaucoupà

faire dans lecentre documentaire, etPMB n'est quel'un des aspects à revoir. Laperspective de 36

(38)

rénovation du servicetransforme vitel'organigramme detravail en monstretentaculaire si l'on

n'estpascapable deselimiter. Ce fut l'une des difficultés decestage.

* Le logiciel libre : réellement plus pratique ?

Il semble nécessaire de revenir encore une fois sur PMB, le SIGB libre. En effet, si les

modèlespayant sontaumême niveaud'efficacité, lamise enplace n'est pasvraimentla même. Lessociétésprivées offrentunforfait : logiciel, installationetformation. Ces ensembles clefen mains reste manifestement leplus pratique. Pas le moins cher, mais au fonctionnement rodé. Un service après vente compris existe aussi. Prenons PMB, bien que la documentation soit

accessible, la communauté active, il n'en reste qu'il faut pouvoiret savoir comment faire. Le

budget faisait ignorer la solution du catalogue numérique dédié. Mais il aurait été plus confortable de passer par un modèlepayant. PMB propose d'ailleurs une équipe àdisposition

pourinstalleretfairetoutcequ'il faut,contrepaiement. La hotlineestaussipayante.

Ce qui soumet une certaine nuance à notre raisonnement. Le logiciel libre offre des possibilités très intéressantes, pour autant d'avoir une personne de disposé et capable de pouvoir lemettreenplace.

Pour espérer voir un résultat et pouvoir évaluer une poursuite de travail approfondi développéautourdecette plateforme, il faut donc avoir les ressourceshumaines à disposition.

Dans une bibliothèque traditionnelle ou même un CDI, le personnelle possède plus que des

notions en informatique, et est au courantdes problématiques liés au monde de l'information.

(39)

Le service de l'archéologie préventive est néanmoins dépourvu de ce type de personnel

spécialisé. Laraison adéjà étélargement développée : les prioritéssont tout autre.

• Le réseau informatique

L'environnement de travail peut aussi poser un certains soucis. En effet, PMB a la possibilité de fonctionner en monoposte, comme en multiposte, en utilisant le serveur.

Néanmoins, peu avant le début du stage, le système a lâché, occasionnant des pertes de

données, et demandant aux informaticiens de la Communauté d'Agglomération du Douaisis

beaucoup d'effort pour rétablir le réseau. Pour éviter d'autres désagréments, une solution de

doubleserveur ayantpourbut d'assurerun maintienet des sauvegardesest enélaboration. D a

été assezlongdepouvoircontactercestechnicienspourleurexposerdans unpremiertempsle

besoin d'avoir accès auréseau pourinstaller PMB. Ce qui aétérefusé. Pour des raisonstoutà fait compréhensible, l'accès aux paramètres administrateurs ne pouvait pas être donné à

n'importe qui,etencoremoins àunstagiaire.

Ce manque d'accès à considérablement retardé la mise en place du SIGB. Les informaticiens de la CAD étant sur un autre site, etplutôt occupés, il fallait attendre que les

mails soient bien reçusetles indicationsbien suivit.

Un exempleassezconcretprovient du choix de codage de caractère.L'installation dePMB offre le choixentrele standard UTF-8 etLatin. Lors des essais etde larécupération des notices de l'ancienne base de données, pour des raisons pratiques, le logiciel mis en UTF encode les données. Mais surle serveur, l'installation choisit fut en Latin. Pour le transfert des données,

les caractères étaientincompatibles, ouplus précisément, certaines lettres mal transcrites, il a

(40)

fallut recommencerle réencodagepouravoir le résultat souhaité, etneplus se retrouverface à

des notices comportant des «

AÂ~

» à la place d'accentuations. Et cela, pour 5000 notices. Mais reprendre ce travail prenait moins de temps que devoir demander une nouvelle installation.

Discuteraussiplus longuementdu logiciel enlui-même etdesamiseenplace aurait été

plus pratique. En effet, les rencontres avec les techniciens furent courtes,

informelles,

et à

chaque nouveau interlocuteur, il est nécessaire de reprendre les explications de zéro, occasionnantencore despertes detemps. Dernier détail, vu lesdifficultés du serveur, il y avait

aussi une certaine réticence à mettre un nouveau système qui leur était inconnu. H a fallut à

plusieurs reprises demander à mes responsables si j'avais enfin la possibilité d'accomplir ma mission.

Convertir

la

base de données

L'une des conditions sine qua no pour la mise en place d'un nouveau SIGB est de

récupérer l'ancienne base de données. Même si les notices existantes sur le format FileMaker ne sontpas complètes, il s'agittoutde même d'une base solide etindicative réexploitable. Mais

est-il possible le lancerun processusde conversion ?

(41)

• Récupérer les notices

Quelles options d'exportation pourFileMaker Pro 5 ?

Malheureusement, cette version offre assez peu de

solutions d'exportation compatible avec les systèmes

modernes, avec des formats adaptés. Néanmoins, une

versionplus récente, FileMaker9,enmode démonstration

compense cette première difficulté. Après la conversion

de la base de données initiale sur une plateforme

actualisée,passantd'un format ,fp5 àunformat ,fp7. Reste le choix du format d'exportation.

FileMaker Pro 9 propose les solutions : fichiers Excel, .HTM, XML, texte ou .CSV.

C'est ce dernier qui semblait être le plus pertinent, en partie. En effet, il auraitpeut être fallut

posséder des connaissances suffisantes pour correctement paramétrer les balises XML pour

faire fonctionner l'ensemble. Mais cette méthode ne se révèle pas être le plus judicieux et le plus court, et cela aussi grâce aux possibilités de PMB. Passer directement par le serveur

MySQL est théoriquement possible, mais nécessite aussi des connaissances approfondi dans le

domaine.

Le format CSV, ou Comma-separated values est un format informatique ouvert

représentant des données tabulaire sous forme de «valeurs séparées par des virgules ». Un

fichier CSV est un fichier texte (par opposition ax formats dit « binaires). Chaque ligne

correspond à une rangée du tableau et les cellules d'une même rangée sont séparées par une

virgule. Uneligneestunesuite ordonnée de caractères terminéepar un caractèrede fin de ligne (line break-CRLF), la dernière lignepouvantêtreexemptde cedernier.

S

FileMaker

Figure

Figure 8- Résultat de recherche sur l'OPAC
Figure 9- Détail d'une recherche, &#34;public&#34;
Figure 12- Création d'une notice de périodique
Figure 14- Gestion des prêts
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