Audit d'un organisme de protection sociale : le cas de la CRAM Nord Picardie

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CRAM Nord Picardie

Noémie Glorieux

To cite this version:

Noémie Glorieux. Audit d’un organisme de protection sociale : le cas de la CRAM Nord Picardie. Sciences de l’information et de la communication. 2007. �dumas-01553094�

Noémie GLORIEUX

MASTER 1, MENTION ICD

Option : Sciences de l'Information et du Document

MEMOIRE DE STAGE

Mission effectuée du 18 décembre 2006 au 26_{janvier 2007} A

La Caisse _{Régionale d'Assurance Maladie (CRAM) Nord Picardie} 11, allée Vauban - 59662 Villeneuve d'Ascq cedex

AUDIT D'UN

ORGANISME

DE

PROTECTION SOCIALE

LE

CAS

DE LA

CRAM NORD PICARDIE

Sous la direction de :

Mme _{Brigitte JUANALS, responsable universitaire,} Mme Isabelle DUPREZ,tuteur professionnel

Soutenu le 11 Juin 2007 à l'UFR IDIST

Université Charles de Gaulle, Lille 3 (Campus Pont de Bois)

BP 60 _149, 59 653 Villeneuve d'Ascq Cedex

REMERCIEMENTS

Je tiens tout d'abord à remercier Monsieur Yves_{Corvaisier, Directeur Général de} la Caisse_{Régionale d'AssuranceMaladie(CRAM) de NordPicardie,} de m'avoir accueillieausein de la structure.

Je_{porte toutema reconnaissance à} ma tutrice professionnelle, Madame Isabelle Duprez, responsable duBureau d'Etudes etdeDocumentation (BED), pour son accueil, sondynamisme etsonsuivi durantcestage.

Jeremercie_{également le personnel des centresde} ressourcesdocumentaires de la CaisseNationale d'Assurance Vieillesse_{(CNAV) etdesCRAMdeFrancepour} l'aideet les conseils_{apportésdans la réalisation dema mission.}

Jesouhaiteenfin adressermesremerciementsà toute_{l'équipe du BED, pour sa} gentillesse etpours'être montrée disponible afin de m'informer deses_{missions, ainsiqu'à matutrice universitaire,}

CHAPITRE I : PRESENTATION DE L'ETABLISSEMENT D'ACCUEIL ET ANALYSE DU

CONTEXTE 6

/. 1. La CRAM Nord Picardie :Un relais_{régional dela Sécurité Sociale 6}

1.1.1. Un_{organisme de protection sociale 6}

1.1.2. Des missionscentrées autourdesdomainesde lasanté etde la retraite 7

1.1.3. Ressources_{partagées parles agents de la CRAM : le mensuel SIPLO, l'Intranet}

« _{Equip@ge » etle site Internet 7}

1.2. Le Bureaud'Etudeset de Documentation _{(BED) 8}

1.2.1. Un lieu ressource_{pourlesagents de laCRAM Nord Picardie 8}

1.2.2. Les ressources documentaires 8

1.2.3. Collecte ettraitement des documents 9

1.2.4. Un rôleactifausein de l'Intranet « _{Equip@ge »de laCRAM Nord Picardie 10}

1.3. Définition de la mission de_{stage 11}

1.3.1. _{Objectif de la mission destage} 11

1.3.2. _{Pourquoi changer de logiciel documentaire ? 12}

1.3.3. Déroulementde la mission 13

CHAPITRE II: ETUDE DE BESOINS DU BED EN MATIERE DE LOGICIEL

DOCUMENTAIRE 15

II.1._{Analyse de l'existant 15}

11.1.1. Quelle documentationau BED? 15

11.1.2. Etude des bases dedonnées DORIS et« Bed 2006 » 17

11.2. Etat del'art 23

11.2.1. Les autresCRAM de_{France, la CNAV}etla CNAM 23

11.2.2. Présentation des résultats 24

11.3. Etude de besoins des utilisateurs de DORIS Client/Serveur 25

11.3.1. _{Méthodologie 25}

11.3.3._{Analyse des résultats} ■ 27

11.4. Résultats et bilan delamissionde_{stage 33}

11.4.1. Etude_{comparative de logiciels 33}

11.4.2. Bilan de la mission 37

CHAPITRE III : REFLEXIONSUR LA MISE EN PLACEDE LANORME ISO9001 : 2000 AU

BED 40

III.1. _{L'Organisation Internationale de Normalisation (ISO) : premierproducteur mondial}

de normesinternationales 40

111.1.1. _{Organisation de l'ISO 40}

111.1.2. Des _{partenaires régionauxetinternationaux 41}

Il1.2. _Qu'estce quel'ISO9001 ? 42

111.2.1. Une normedevenuecélèbre 42

111.2.2. Les _{préconisations en matière de documentation et les conséquences sur le}

choix du _{prochain outil documentaire}au BED 45

Il1.3. Mise en_{placede la norme auBED 48}

111.3.1. Unevolontéde la Direction_{généralisée àtousles services 48}

111.3.2. L'écriture des _{procéduresau BED 50}

CONCLUSION 52

LISTE DES SIGLES 53

BIBLIOGRAPHIE 55

INTRODUCTION GENERALE

Le _{présent mémoire a été réalisé dans le cadre du Master première année} Information-Communication - Documentation (ICD) de l'Université de Lille 3. Il rend compte

du travail réalisé durant le _{stageeffectuéau Bureau d'Etudes et de Documentation (BED)de} la Caisse _{Régionale d'Assurance Maladie (CRAM) de Nord Picardie du 18 décembre 2006}

au 26_{janvier 2007.}

La CRAM fait _{partie de l'institution} « Sécurité sociale ». Celle-ci a été mise en place dans _{de nombreux pays occidentaux après la Seconde Guerre Mondiale afin d'assurer des}

ressources _{régulières aux individus placés dans des circonstances particulières (maladie,}

vieillesse, retraite, etc.). Ceci est né d'un constat : un certain nombre de risques concernant les personnes pouvait survenir dans leur vie courante ou dans leur activité professionnelle de manière involontaire.

L'idée d'une solidarité nationale entre _{les personnes n'est pas récente, elle s'est peu} à peu imposée dès la fin du XIXe siècle afin que ces individus reçoivent des ressources de remplacement. Ce principe de solidarité a ensuite été étendu à d'autres événements de la vie courante _{(maternité, famille nombreuse, retraite, etc.).}

Sous la direction de la Caisse Nationale d'Assurance Maladie _{(CNAM) et de la} Caisse Nationale d'Assurance Vieillesse _{(CNAV), les seize CRAM de France interviennent} dans le domaine des _{pensions de retraite, de la santé et participent aux actions de} prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles.

En 2000, la CNAV a mis à disposition de l'ensemble des CRAM, un outil de gestion documentaire _{appelé Document Object oriented Relationnel Information System (DORIS),} produit par la société EVER EZIDA. Son marché avec la société prenant fin en 2008, elle a récemment annoncé le _{remplacement du progiciel. Le BED de la CRAM Nord Picardie est} pleinement concerné par ce changement puisqu'il gèresadocumentation sousDORIS.

La mission _{qui m'a été confiée, a consisté à étudier les besoins du BED en matière} de _{logiciel documentaire. Il s'agit d'analyser les usages de ses logiciels documentaires, de} recueillir les attentes des documentalistes et de proposer divers produits informatiques pour la _{gestion et la modélisation de leur documentation. Ces informations permettront de rendre} compte des besoins du BED auprès de laCNAV, afin de l'orienter dansson choix final.

En _{parallèle, depuis septembre 2006, la CRAM Nord Picardie est engagée dans le} processus de certification Qualité de l'organisme. Nous devrons donc tenir compte de ce paysage, afin de proposer un logiciel documentaire respectant les critères de la norme ISO 9001 -Version 2000.

Dansce contexte, nous pouvons nousdemander comment penser le changement du logiciel documentaire d'un service de documentation ? Pource faire, nous nous appuierons

sur_{l'exemple de l'analyse des besoins du BED en matièrede logiciel documentaire. Dans la}

continuité de cette _{analyse, nous élargirons notre réflexion sur le changement d'un logiciel} documentairevers un _{processusde certification Qualité de la CRAM Nord Picardie.}

Dans un _{premier temps, il convient de présenter l'environnement dans lequel évolue}

le _{BED, afin de} mener une étude sur ses besoins en logiciel documentaire, en conformité

avecle fonctionnement de la CRAM Nord Picardie etsesdomaines d'intervention.

Dans un second _{temps, l'exposition du déroulement de la mission permet d'amener} de nombreuxéléments de réflexion essentielsauchoix du futur _{logiciel documentaire.}

Enfin, nous mettronsen lumière la miseen place de la normequalité ISO 9001 : 2000 à la CRAM Nord Picardie, et notamment au BED. En effet, cette norme influencera le choix de l'outil documentaire. Elle est un _{paramètre propre à l'environnement de l'entreprise à}

Optimiser la recherche documentaire parle biais d'un outil documentaire performant s'inscrit pleinement dans cette démarche. Par ailleurs, le logiciel devra gérer un nouveau type de document : la documentation Qualité.

Chapitre I: Présentation de l'établissement d'accueil etanalyse du contexte

CHAPITRE I : PRESENTATION DE L'ETABLISSEMENT D'ACCUEIL ET

ANALYSE DU CONTEXTE

Il convient tout d'abord de _{préciser l'environnement au sein duquel évolue le Bureau} d'Etudes et de Documentation de la CRAM Nord Picardie. Cette étude a _{pour objectif de}

poser les bases de ma mission de stage pour permettre une meilleure compréhension des choix et orientations _{pris parla suite.}

1.1. LA CRAM NORD PICARDIE : UN RELAIS REGIONAL DE LA SECURITE

SOCIALE

1.1.1. Un_{organisme de protection sociale}

o Qu'estceque laprotection sociale ?

La CRAM Nord Picardie est un _{organisme de droit privé chargé d'un service public.}

Ses missions, fixées par la loi, contribuent à la protection sociale et au bien-être de chacun. Elle fait _{partie de l'institution} « Sécurité sociale ».

Si les _{premières grandes lois sociales datent des années 30, le système français de} Sécurité sociale est issu d'une Ordonnance du 4 octobre 1945 instituant un _{régime de}

protection sociale commun à toute la population et géré par un service public unique. Elle est destinée à « _{garantir les travailleurs et leurs familles contre les risques de toute nature}

susceptibles de réduire ou de supprimer leur capacité de gain, à couvrir les charges de maternité et les_{charges de famille qu'ils supportent}

_»1.

La _{protection sociale est définie comme « l'ensemble des institutions et des} mécanismes, fondés sur l'idée d'une solidarité nationale, qui garantissent des ressources

aux individus _{placés dans des circonstances particulières (maladie, accident, chômage,} maternité, famille, vieillesse)

»2.

La _{plus grande partie du système de protection sociale repose sur le principe de} l'assurance _{(on verse des cotisations pour recevoir des prestations si certains événements}

se _{réalisent). Les assurances sociales font référence au principe de solidarité, selon lequel} une redistribution est effectuée des actifs vers les inactifs, des « bien portant » vers les malades, etc. Les cotisations sont donc calculées en fonction des ressources des individus et non du coût du _risque.

L'expression de sécurité sociale estquant à elle synonyme de protection sociale mais

elle _{désigne plus spécifiquement les organismes et les institutions qui gèrent la protection} sociale.

o Organisation du système de protection sociale français

La Sécurité sociale relève d'une _{organisation très complexe faite d'une multitude de}

« _{régimes » correspondantà une population déterminée (salariés, marins, agriculteurs, etc.).}

Le _{régime le plus important est le régime général des salariés, qui regroupe les deux tiers} des cotisants.

1

CNAV. Ordonnance du 4 octobre 1945 _{(page consultée le 17 février 2007). Disponible sur Internet}

<http://www.leqislation.cnav.fr/textes/ord/TLR-ORD 4510 04101945.htm>.

2

CAPUL _{Jean-Yves, GARNIER Olivier.} «Protection sociale», in Dictionnaire d'économie et de sciences

La _{gestion des branches d'assurance relève de plusieurs caisses, chapeautées par la} CNAV, la CNAM, la Caisse Nationale d'Allocations Familiales (CNAF) et l'ACOSS (Agence Centrale des _{Organismes de Sécurité Sociale).}

Les seize CRAM de France constituent donc un relais des décisions _{prises par ces} organismes nationaux au niveau régional. Le Directeur général de la CRAM Nord Picardie,

Monsieur Yves _Corvaisier, a en charge plus de 2 000 agents sur l'ensemble de la

circonscription, répartieen cinq départements.

1.1.2. Des missions centrées autour des domaines de la santé et de la

retraite

Les missions de la CRAM Nord Picardie sontnombreuses :

- La

prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles et la tarification des accidents du travail ;

- Le service social

;

- La retraite

;

- L'action sanitaire etsociale

; Le transfert des données sociales ;

- Le

champ sanitaireet médico-social ;

- La

promotion de la santé.

1.1.3. Ressources _{partagées par les agents de la CRAM : le mensuel SIPLO,} l'Intranet « _{Equip@ge » etle site Internet}

o Siplo _{est le journal interne de la CRAM Nord Picardie. Il permet de suivre l'actualité}

des différents services de la _{CRAM, illustrée d'entretiens et de reportages, et de mettre en} relief lesévénements _{régionauxet nationaux, liés auxorganismes de Sécurité sociale.}

o La vocation de l'Intranet «_{equip@ge » de la CRAM Nord Picardie est de mutualiser}

les informations _{qui traitent de la protection sociale en région à l'ensemble des agents de la} CRAM. Il leur donne _{également accès à des informations pratiques et individuelles portant}

sur les _{congés, les horaires ou encorele restaurantd'entreprise.}

o Le site Internet de la CRAM Nord Picardie3 rend visible les activités de _{l'organisme à} l'ensemble de la Toile. Il _{propose quatre entrées : « La CRAM Nord Picardie», « Les} services aux _{entreprises », « La retraite », « La santé », qui représentent les domaines de}

compétences de l'organisme.

3

CRAM Nord Picardie. CRAM Nord Picardie [en ligne]. Consulté le 15 janvier 2007. Disponible sur Internet

Chapitre I: Présentation de l'établissement d'accueil et analyse du contexte

1.2. LE BUREAU D'ETUDES ET DE DOCUMENTATION _(BED)

1.2.1. Un lieu ressource_{pour les agents de la CRAM Nord Picardie}

Service transversal de la CRAM Nord Picardie, le BED est à la disposition de l'ensemble des services de _{l'organisme et du grand public (cf. Annexe 1). L'équipe de} documentalistes, composée de huit personnes, est prise en charge par Isabelle Duprez (responsable) etChristine Deltombe (responsable-adjoint).

Le BED _{répond, auquotidien, aux missions suivantes :}

- Accueillir, conseiller,

accompagnerle public dans sa recherche d'information ;

Rechercher, sélectionner, collecter, traiter et mettre à disposition des ressources documentaires _{pertinentes ;}

Participerà la vie des services de la CRAM.

Il _{répond à la fois aux demandes de recherches documentaires émanant du siège et} des services extérieurs mais aussi à des utilisateurs externes du BED : _{entreprises, assurés,}

retraités, étudiants, médecins du travail, etc.

Les demandes sont abondantes _{(5 710 en 20}

₀₅₄₎

_{mais leur nombre est en baisse} suite à la mise en _{ligne sur l'Intranet d'« equip@ge » de nombreuses informations avec la}

possibilité de rechercher par mots-clés. Par ailleurs, les documents produits par l'Institut National de Recherche et de Sécurité _{(INRS) étant pour la plupart téléchargeables sur leur}

site

_Internet5,

les entreprises s'adressent de ce fait au BED pour des demandes plus

pointues et non pour unesimpledemande de brochure.

Les _{prêts peuvent émaner du public interne (agents de la CRAM) ou externe à la} CRAM _{(retraités, étudiants, entreprises, etc.). Ils sont facilités par un système de réservation} (mise en file d'attente sous le logiciel « Bed 2006 »), une durée adaptable à l'action (entre

une ettrois _{semaines) et un accès totalement gratuitaufonds.}

1.2.2. Les ressources documentaires

Le BED est _{organisé en deux pôles d'activité : la documentation générale (Sécurité} sociale, _{protection sociale, retraite, santé publique, etc.) et la documentation} spécifique dédiée à la _{prévention des risques professionnels (conditions de travail, santé au travail,} amiante, etc.).

Il propose environ 6 000 ouvrages et est abonné à une centaine de périodiques (quotidiens régionaux et nationaux, revues généralistes et spécialisées) accessibles aux services de la CRAM Nord Picardie etau _{public extérieur.}

Le BED est _{également très actif} en matière d'élaboration de produits et services

documentaires. Pour atteindre ses _{objectifs de façon optimale, le service investit dans les}

activités de _plus en plus axéessur la documentation virtuelle.

4

CRAM Nord Picardie. _{Rapportd'activité 2005. Villeneuve d'Ascq : CRAM Nord Picardie, 2006, p.116.}

5

INRS. Sécurité et santé au travail: INRS [en ligne]. Consulté le 15 janvier 2007. Disponible sur Internet

Voici_{quelques exemples de produits etservicesdocumentaires :}

o Veilles documentaires permanentes _sur différents sites Internet et Intranet (CNAM,

CNAV, Ministères, etc.) ;

o Diffusion Sélective de l'information _{(DSI) par la messagerie interne de la CRAM,}

Lotus, enfonction des profils des agents etdes demandes ;

o Rédaction du _{Flash, document}à destination des membres des Comités Techniques

Régionaux (CTR, composé de membres représentants du personnel et des patrons). Il est rédigé trois fois par an et regroupe quelques textes réglementaires pertinents du trimestre précédentainsi qu'un résumé ;

o _{Participation au comité de rédaction de la revue trimestrielle} Entreprendre

ensemble_{(produite eninterne) ;}

o Rédaction d'une fiche de lecture hebdomadaire de la revue Le Moniteur des TravauxPublics et_{du Bâtiment et envoi par messagerie Lotus à l'ensemblede la branche} Prévention des _{risques professionnels.}

1.2.3. Collecte ettraitement des documents

Le BED a en _{charge l'achat de tous les ouvrages et abonnements de la CRAM Nord}

Picardie. En2006, un budget de30 000€lui aété alloué.

o Acquisitions et collecte

Les fonctions _{documentaires, constituant la chaîne}

_{documentaire6,}

se succèdent dans un ordre déterminé et _{toujours semblable. L'Association Française de NORmalisation}

(AFNOR) la définit comme l'« ensemble des opérations successives de collecte, de traitement et de diffusion des documents et des informations. »7.

Le maillon _{premier de la chaîne est la collecte des documents (ouvrages, rapports,} études, etc.). Les sources de repérage sont nombreuses (revues dépouillées, veille, revues de presse, navigation surle web, etc.).

Les _{propositions d'achats peuvent également émaner des agents de la CRAM. Il} s'agit d'ouvrages utiles dans le cadre de leurs activités.

o Traitement matériel et intellectuel

Dès la _{réception des monographies au BED, ces dernières sont enregistrées dans la} base de données « Bed 2006 ». Une fiche de _{description bibliographique est alors} renseignée, elle contient quelques champs permettant l'identification physique du document, de _{même que le nom du service de destination (service qui en afait la demande).}

Les ouvragescommandés pourle BED restentsur place. Suite à leur enregistrement, les documents sont _{sujets à un traitement physique. Il a pour but d'équiper les dernières} acquisitions des éléments essentiels à leur identification (estampillage avec signature du BED sur _{la page de titre, numéro d'inventaire) pour unediffusion future au public. L'ouvrage}

estensuite _{rangé parordred'entrée dans le fonds. Aucun plan de classement n'a été réalisé.} Actuellement, le BED s'appuie sur une liste de descripteurs constitués au fur et à

mesurede_{l'acquisition des documents, et il ne possède pas de thésaurus propre.}

Les revues sont _{également enregistréessous «Bed 2006 ». Il s'agit de vérifier, dans}

un _{premier temps, que le BED possède bien tous les anciens numéros et de procéder à la}

6

CHAUMIER_{Jacques. Les techniques documentaires. Paris: PUF, 2002. p. 10. (Que sais-je ?).}

7

Chapitre I: Présentation del'établissement d'accueil et analyse ducontexte

réception du nouveau. La feuille de circuit (nom de la revue, nom des personnes

destinatrices, date deconsultation, signature) estensuite impriméeet agraféeà la revue. Celle-ci est alors _{prête à être diffuséeauxdifférents agents en ayantfait la demande.} Lorsque la revue est retournée au BED, elle est enregistrée comme retour de prêt dans la base.

o Procédure dedésherbage

Afin de proposer un fonds documentaire récent et actualisé, les collections sont régulièrement sujettes à une évaluation de leur état matériel, de leur pertinence et de leur actualité. C'est _{l'étape du « désherbage}

_»8.

_{Les documents doivent être en adéquation avec} les besoins actuels et futurs des _{usagers. Certaines revues spécialisées, et rapidement} obsolètes, font l'objet d'une élimination tous les ans. C'est le cas des revues informatiques parexemple. Tous les documentsrelatifs àla Sécurité sociale sont quantàeuxconservés.

1.2.4. Un rôle actif au sein de l'Intranet «_{equip@ge» de la}

_CRAM

_Nord

Picardie

Depuis avril 2005, le BED alimente la rubrique « S'informer» sur l'Intranet

« _{equip@ge». Elle constitue une véritable vitrine des activités du BED et est constituée des}

sous-rubriques suivantes :

8

CACALY _{Serge. Dictionnaire encyclopédique de} l'information et de la documentation. Paris : Nathan, 2001

«Informations du_{jour» Implémentées quotidiennement, elles sont réalisées sous}

la forme de courtes _{informations, telles des brèves} ou des dépêches intéressant l'organisme. Elles sont issues de périodiques auxquels sont abonnés le BED ou de sites Internetvalidés.

« Revue de _{presse » Elle fournit} une vision _{générale de l'actualité du jour} en ne sélectionnant _{que les articles (quotidiens régionaux et} nationaux, revues) répondant aux domaines de compétences de la CRAM. Une revue de presse papier

hebdomadaire est toutefois conservée pour l'équipe de Direction.

«Actualités réglementaires »

Elles ont une _{portée législative pouvant intéresser les}

différents secteurs de la CRAM _{(action sociale, retraite,} etc.). Elles sont constituées d'un texte réglementaire (décret, circulaire, arrêté, directive, etc.) lié à un document vulgarisé (issus de sites Internet législatifs) jouant un rôle

d'intermédiaire, de traducteur du document officiel.

« Pointsur »

« Recherche

documentaire DORIS »

« _{Kiosque »}

« _{Contacter leBED}»

Il regroupe des synthèses des derniers textesjuridiques ou

réformes parues. Il s'agit de rédiger une version vulgarisée de la loi _{reprenant ses principaux points, afin d'en fournir} les éléments essentiels à la _{compréhension et à une} lecture_rapide.

Elle _{permet aux agents de la CRAM d'effectuer des} recherches surl'ensemble de la documentation du BED au

traversde l'outil de _{gestionélectronique DORIS.}

Il _{présente les dernières acquisitions du BED en matière} d'ouvrages avec la possibilité de les emprunter à partir de l'interface. Une sélection d'articles de fonds _{peut être} consultée ou _{téléchargée et être mise en ligne en texte}

intégral.

Il _{permet aux agents d'effectuer une demande d'emprunt,} de recherches documentaires ou _{pour tout autre}

complémentd'informations.

1.3. DEFINITION DE LA MISSION DE STAGE

1.3.1. _{Objectif de la mission destage}

L'objectif de ma mission consiste en une étude des besoins du BED, en matière de logiciel documentaire, elle est retranscrite au sein d'un document, remis à la fin du stage. Il a

valeur de cahier des _{charges, puisqu'il contient à la fois une analyse de l'existant} (documentation et bases de données du BED), une analyse des besoins des documentalistes et une_{synthèse finale reprenant plusieurs logiciels documentaires pouvant}

Chapitre I:Présentationdel'établissementd'accueil etanalysedu contexte

Cette étude de besoins se_{découpe en deux sous-objectifs :}

o Etre un relais des attentes du BED _{auprès de la CNAV dans le cadre du} remplacement du logiciel DORIS.

Elle _{permet de rendre compte précisément des usages qui sont faits des logiciels du} BED et de leurs _{appréciations. Il s'agit de fournir à la CNAV un document complet, «} porte-parole » des attentes du BED de la CRAM Nord Picardie.

o _{Proposer un ou plusieurs logiciels documentaires répondant aux besoins du BED au}

casoù celui _proposé par la CNAV ne conviendrait pas.

Une fois l'étude terminée de la _{CNAV, celle-ci} va statuer sur un outil et se doter de plusieurs licences en les mettant à disposition des CRAM de France. Elles ont le choix de refuser le _{prochain logiciel s'il ne répond pas à leurs attentes. En effet, les services de} documentation des CRAM fonctionnent de _{façon différente (logiciel documentaire, ouverture}

ou non au _{public externe, produits documentaires différents, etc.).}

Si le _logiciel neconvient pas au BED, il faudra égalementsongerà remplacer DORIS,

outil _{qui deviendra vite obsolète et handicapant (impossibilité de l'améliorer) car la société} EVER EZIDA va arrêtersa commercialisation.

1.3.2. _{Pourquoi changer de logiciel documentaire ?}

o DORISetle BED

La modélisation et la _{gestion des documents de la CRAM Nord Picardie s'effectuent}

sous le _{logiciel documentaire DORIS (société EVER}

_EZIDA9,

_{producteur de progiciels} documentaires). En parallèle, le BED possède un autre logiciel, intitulé « Bed 2006 », utilisé pour les emprunts, la gestion des abonnements et la circulation des revues. Il s'agit d'une

base de données antérieure à DORIS, créée par les informaticiens de la CRAM Nord

Picardie.

DORIS est un _{progiciel, c'est-à-dire un « ensemble complet et documenté de}

programmes conçu pour être fourni à plusieurs utilisateurs, en vue d'une même application

ou d'une même fonction »10. A _contrario, un logiciel est un ensemble de programmes, qui

permet à un ordinateurou à un système informatique de réaliser une tâche spécifique. Pour résumer, un _{progiciel est} un ensemble de logiciels.

La _{CNAV, basée à Paris,} a acheté en 1996 plusieurs licences de l'outil de gestion documentaire _{DORIS pour ses différents services. Dans ce contexte, elle en a offert aux} centres de ressources documentaires et aux services de recherche et _{d'archivage des} CRAM de France.

Elle _{gère la retraite du régime général en assurant la tenue des comptes des} cotisants, le calcul et le _{paiement des retraites} et des prestations d'action sociale. Dans les autres _{régions de France, ce rôle est, entre autre, dévolu à seize CRAM.}

La CRAM Nord Picardie a installé DORIS en 2000 et l'a _{adapté à ses besoins, tandis} que d'autres CRAM ont développé leurpropreoutil.

9

EVER EZIDA. EVER EZIDA : _{logiciels pourlagestion de systèmes documentaires [en ligne]. Consulté le 11}

janvier 2007. DisponiblesurInternet <http://www.ever-e2ida.com/0nline/>

0

Futura Sciences. _{Progiciel (page consultée le 19 décembre 2006). Disponible sur Internet} <http://www.futura-sciences.com/comprendre/q/definition-proqiciel 597,php>

A _{l'origine, DORIS permettait la modélisation et la gestion des dossiers thématiques} du BED. _{Constitués de coupures de presse, de plaquettes, de brochures, de textes} réglementaires, etc., ils étaient répertoriés dans des chemises et étaient difficilement accessibles. _{Actuellement, ils} ne sont plus alimentés. Ces dossiers sont très nombreux et portent surdes thèmes variés : « La femme », « Don d'organe et don du sang », « Sécurité sociale», « Hôpital : sécurité, qualité», etc.

o Un besoin de changement

Courant 2006, la société EVER EZIDA a annoncé qu'elle ne maintiendrait plus cet outil. Il devrait être _{remplacé par un nouveau, nommé FLORA. Le marché avec la société}

s'achevant le 15_{juin 2008, la Direction de la CNAV a décidé son remplacement, en prenant}

en _{compte les besoins des utilisateurs et des nouvelles technologies. Il faut doncsonger à}

l'apparition d'un nouvel outil pourlamodélisationet la gestion des documents.

Une note de lancement a _{été validée par le Comité Infranet de la CNAV le 6}

novembre 2006 et une étude de « _{remplacement DORIS » est en cours, par le biais}

notamment d'un _{questionnaire envoyéà l'ensemble des CRAM en décembre 2006. Il a pour} but de faire un état de l'existant en matière de _{gestion documentaire, afin de trouver une} solution d'ensemble _{permettant de mieux gérerla documentation, en proposant un nouveau} logiciel documentaireauxCRAM.

I.3.3. Déroulement de la mission

Pour mener à bien cette _mission, une planification des différentes tâches à effectuer

aété réalisée. _{Chaque étape est ponctuée dans letemps} :

-Etape 1 : analyse de l'existant (du 27 décembre 2006au5janvier 2007)

Il _{s'agit ici d'analyser les usages et les potentialités des deux logiciels documentaires} («Bed 2006 »et DORIS) du BED :

1) Etudecomparative des logiciels au sein d'un tableau, selon différents critères ;

2) Mise en exergue des fonctionnalités et limites de chacun d'eux pour dégager des pistes de réflexion.

-Etape 2 : état de l'art (du 8au 10janvier 2007)

Cette _{étape doit permettre de se rendre compte de ce qui existe ailleurs, afin de} recueillir des avis_{qui seront autant d'informations essentielles} pourla suite du travail.

1) Repérer les organismes de protection sociale (nationaux et régionaux) susceptibles denous _{renseigner et de nousfournir deséléments de réflexion ;}

2) Envoi d'un courrier groupé à l'ensemble descontacts ;

3) Relance éventuelle et traitement des réponses.

-Etape3 : étudede besoins (du 11 au 19janvier 2007)

Cette_{étape a pourbut de recueillir les attentes et les besoins des documentalistes du}

BED afin _{de leur proposer un logiciel documentaire adapté. Pour ce faire, plusieurs} entretiens semi-directifsserontmenés.

1) Réalisation du guide d'entretien et prise de rendez-vousavecles documentalistes ; 2) Réalisation des entretiens et retranscription ;

Chapitre I:Présentationdel'établissementd'accueil etanalyse du contexte

-Etape 4: propositions de logiciels documentaires (du 22au 26janvier 2006)

Il _{s'agit ici de recueillir des informations sur les différents logiciels actuellement sur le} marché _{(à partir de l'état de l'art mais pas seulement) et de les comparer aux besoins du} BED.

1) Veille surles logiciels documentaires;

2) Synthèse des logiciels (avantages et inconvénients) pouvant correspondre aux besoins du BED.

CHAPITRE II : ETUDE DE BESOINS DU BED EN MATIERE DE LOGICIEL

DOCUMENTAIRE

La réalisation d'un document retranscrivant les besoins du BED en matièrede _logiciel

documentaire, nécessiteuneétude préalable et minutieuse, portantsurl'enrichissement et la constitution de son fonds _{documentaire,} sur les logiciels documentaires utilisés et sur les attentes des documentalistes. Ces éléments _{ont pour but de maîtriser l'environnement au}

sein _{duquel s'inscritsadocumentation et d'agirau mieux dans le cadre de mamission.}

11.1. ANALYSE DE L'EXISTANT

11.1.1.Quelle documentation au BED ?

o Deux_{pôles d'activités, des thématiques variées}

Le BED _{dispose de deux pôles d'activité au service du siège, des services extérieurs} etdu _{grand public (assurés, entreprises, étudiants, retraités, etc.) :}

^ Un _{pôle documentation générale, abordant des thèmes variés en lien avec} l'institution Sécurité Sociale et ses différentes branches _{(CRAM, Caisse Primaire} d'Assurance Maladie _{(CPAM), Caisse d'Allocations Familiales (CAF), Union de} Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales _(URSSAF)), mais aussi, rendantcompte desthématiques suivantes :

- Protection sociale ; - Retraite ; -Gérontologie ; - Assurance maladie ; - Santé publique ; - Droit social ; - Droit du travail ; - Ressources humaines ; -Législation ;

^ Un _{pôle documentation Prévention des risques professionnels chargé de}

recueillir, traiter et diffuser au public toutes informations relatives à la thématique correspondante. Elle regroupe lessous-thèmes suivants :

- Conditions de travail ; Santéautravail ; - Amiante ; - Troubles musculosquelettiques ; -Risque routier ; - Ambiances _autravail ; - Protections individuelles ; -Médecine du travail ; -Ergonomie ; - Manutention ;

Chapitre II:Etude de besoinsdu BEDenmatièrede logicieldocumentaire

Ce _{pôle s'est ajouté à la documentation générale du BED en 1996. Jusqu'alors, il se}

situait dans les bureaux de la Gestion des _{risques professionnels de laCRAM Nord Picardie.} Ce _{déménagement répond au souhait de la Direction de mutualisertoute la documentation}

en unmême lieu, le BED.

o Quelstypes de documents ?

Le BED met à la _{disposition du publ} unités, surlesthématiquescitées ci-dessus,

- Arrêts - Arrêtés - Articles - Bulletins - Cahiers - Circulaires - Circulaires ministérielles -Communiqués - Conventions - Décisions - Décrets - Directives - Etudes

ic un fonds documentaire riche d'environ 6 000 parmi lesquelles des :

- Guides - Instructions - Lettres - Lettres -circulaires - Lettres - Réseaux - Lois - Normes - Ordonnances -Ouvrages - Publications -Rapports -Règlements

Il diffuse_{également des brochures et plaquettes pour le compte de l'Institut National} de Recherche et de Sécurité_(INRS).

Ajouté à cela, il est abonné à quelques quotidiens papier nationaux (Le Monde, La Tribune) et régionaux (La Voix du Nord, Nord Eclair, Le Courrier Picard). La majorité des produits documentaires proposés au BED, repose sur des périodiques, de la revue de presse aux actualités réglementaires, en passant par la Diffusion Sélective de l'information (DSI).

Plus d'une centaine de revues _{professionnelles et spécialisées (118 abonnements}

payants), parmi lesquelles Archimag, ADBS, Ecole des parents, Quotidien du médecin, Challenges, Face aux risques, Sécurité et médecine du travail, etc., viennent renforcer le rôle du BED en _{tant que plate-forme documentaire de la CRAM Nord Picardie. Un centre de}

documentation _{d'entreprise doit avant tout se tenir au plus près de l'actualité, dans} l'ensemble des domaines de_{compétences de laCRAM poursatisfaire les usagers.}

L'acquisition du logiciel documentaire DORIS en 2000 et ses potentialités en Gestion Electronique du Document (GED), ont rendu peu à peu les dossiers documentaires papier obsolètes. On en recense :

Plus de 120 en documentation _{générale :} « La femme », « Don d'organe et don du sang », « Organismes deSécuritésociale », « Hôpital :sécurité, qualité », etc. ; ^ Environ 50 en documentation Prévention des _{risques professionnels} : «Bruit »,

«_{Agression, stress, harcèlement», etc.}

Le BED a, pour l'instant, très peu de documents multimédia tels que les Cdroms (Dictionnaire permanentsécurité, Dictionnairepermanentenvironnement, etc.)ou encore les DVDs _{(Canadian CentreforOccupationalHealth andSafety (CCOHS), etc.).}

Enfin, le BED possède des abonnements en ligne, synonyme de gain detemps dans la réalisation de _{produits documentaires, avec unaccès libre à :}

- La Voix duNord

;

- Le Parisien

- Le

Quotidien du Médecin ;

- Bref social

;

- Le Moniteur

destravaux_{publics etdu bâtiment;}

- Basede données documentaire de laCNAV

;

- LexisNexis

;

-Revue fiduciaire paye web.

11.1.2. Etude des bases de données DORIS _{(cf. Annexe 2) et}« Bed 2006» (cf. Annexe ₃₎

Il _{s'agit ici d'analyser les deux bases de données, telles qu'elles sont actuellement,} afin de _{dégager les premières pistes de réflexion. Certains de leurs points forts ou limites} peuvent dès lors se dessiner pour être réutilisés dans la rédaction du document final de propositions. Ces critères nous permettent d'avoir une vue d'ensemble de l'environnement des deux bases dedonnées.

o Miseen_{place du tableau (cf. Annexe 4)}

La _{réalisation d'un tableau pour cetteétude permet de décrire clairement et de façon} équilibrée chacune d'elle. Il justifie la présence de deux bases de données au BED, les manquements de l'une étantcomblés parles avantages de l'autre.

Le _{descriptif desdeux logiciels documentaires aété retranscrit au sein d'un tableau et} estfondé surles critères suivants :

Références du_logiciel: Editeur / Distributeur;

Description (historique, contexte de miseen place). Contenu:

Thématiques abordées ;

Nombre de documents et_{rétrospectivité ;} Types de documents ;

Champs existants pourla saisie des documents. Recherche:

Modes de recherche documentaire ;

Optionsde recherche ; Visualisation des_{réponses ;} Historique de recherche. Fonctionnalités :

Gestiondes documents ;

Gestiondes_{emprunts ;} Gestion desrevues ; Gestion des utilisateurs ;

Gestionduthésaurus ;

Gestion des commandes.

Diffusiondes documents :

DSI;

Accèsweb/OPAC ;

GED. Ergonomie :

Facilité d'utilisation _{(structure logique, navigation) ;}

Chapitre II:Etude de besoins duBEDenmatière de logiciel documentaire Evaluation : Procédure ; Taux de _{précision ;} Taux de bruit _; Taux de silence ; Taux de_rappel.

Le recueil de ces critères fait suite à la consultation de différents sites Internet de

logiciels documentaires

(Cindoc11,

Alexandrie12, Papyrus13,

PhpMyBibli

(PMB)14).

Ces sites

ont été sélectionnés en fonction de la _{précision et de l'exhaustivité des informations} apportées sur les potentialités du logiciel documentaire en question. Ils m'ont permis de collecter des thèmes/critères de référence dans l'évaluation des _{logiciels documentaires.}

o _{Analyse du tableau}

Ce tableau _{permet demettre} en évidence plusieurs constats :

^ Nécessitéd'une GED

Acronyme proposé par l'Association des PROfessionnels de la GED

(APROGED)15,

la GED ou Gestion _{Electronique de l'Information} et du Document pour l'Entreprise (GEIDE)

est constituée d'« un ensemble de _{techniques permettant d'organiser, de gérer et de} distribuer des informations documentaires sous forme _{électronique} au sein d'une organisation ». Par conséquent, elle permet de dématérialiser (transformer un document

sous forme _{binaire), classer, gérer et stocker des documents à partir d'applications}

informatiques.

Il _{peut s'agir de documents papier existants, numérisés à l'aide d'un scanner} (numérisation rétrospective) ou de documents directement produits sur support numérique (document pdf, word, etc.).

Christine Gaubert-Macon _(professeur

_{d'Économie-gestion}

_{au lycée René Descartes,}

Académie de _{Créteil) et Alain Nossereau (formateur en communication et gestion de}

l'information, Académie de Nice), dans l'article rédigé sur le site officiel du Ministère de l'Education Nationale _{français pour les technologies de l'information et de la}

communication16,

développent l'intérêt de la GED pour une entreprise. Elle est nécessaire

pour une « gestion consolidée de tous les fichiers d'informations de l'entreprise, si possible

dans un référentiel _{unique et centralisé ». Elle améliore ainsi la compétitivité des entreprises} en réduisant les coûts de _{recherche, de classement etd'archivage.}

De _{même, la GED vise à rationaliser et à automatiser le cycle de vie des documents,}

en traitant leurs différentes _{étapes de la chaîne documentaire. Jacques}

Chaumier17

_(auteur

de nombreux _{ouvrages de vulgarisation sur les techniques documentaires) met en évidence} trois fonctionnalités d'un _{système de GED : fonctions d'acquisition (numérisation suivie ou}

non d'une _{opération de Reconnaissance Optique des Caractères (OCR)), fonction de}

11

Cincom. Gestiondocumentaire:CINDOC,logiciels de gestionélectronique de documents, logiciels GED (page

consultéele 27décembre_{2006). DisponiblesurInternet <http://www.cindoc.fr/caracteristiques.asp>.}

12

GB _{Concept. Gestion de documentation et de bibliothèque (page consultée le 27 décembre 2006). Disponible}

surInternet <http://www.qbconcept.com/sol docbib.html>.

13

Papyrus. Papyrus 2000: unlogiciel de gestion documentairepourvotrebibliothèque ! [en ligne]. Consulté le 27

décembre 2006. _{Disponible surInternet <http://www.papyrus2000.com/>.}

14

SARL PMB Services. PMB _{[en ligne]. Consulté le 27 décembre 2006. Disponible sur Internet}

<http://www.siqb.net/index logiciel.php>.

15

APROGED. Accueil_{[en ligne]. Consulté le 6 janvier 2007. DisponiblesurInternet <http://www.aproqed.orq/>.}

16

GAUBERT-MACON Christine, NOSSEREAU Alain. Gestion électmnique de document (page consultée le 6

janvier 2007). DisponiblesurInternet <http://www.educnet.education.fr/ecoqest/veille/communication/com02.htm>

17

CHAUMIER Jacques. La Gestion électronique de documents. Paris : Presse Universitaire de France, 1996, n°3087, 123p.

restitution _{(recherche, affichage, impression) et fonctions de diffusion (accès à distance). La} GED bouleverse les modes _{d'organisation des structures documentaires et les habitudes de} travail. _{L'hégémoniedu papier est peuàpeu remiseen}cause.

Le BED utilise _{pleinement les possibilités de GED, offertes par DORIS. Les articles} sont _{entièrement numérisés pour pouvoir êtreconsultés de l'Intranet. Tout est mis en oeuvre} pour fournir aux agents un aperçu du contenu du document, et ce, à partir de leur poste informatique. La pertinence de la sélection et de la consultation de documents s'en trouve alors renforcée. Tout le _{passif de DORIS, issu de la GED, devra pouvoir être repris par le} prochain logiciel.

Les _{avantagesd'une gestion dématérialisée dela documentation sont nombreux :}

-Capitalisation du savoir (mémoire de l'entreprise) ;

-Rapidité d'accèsauxdocuments ;

-Stockage fiable ;

Meilleur _{partage de l'information (documents disponibles à tous et traités} une seule fois pourplusieursutilisateurs finaux) ;

- Notion de documents de référence

(dernière version validée) ;

- Diffusion dématérialisée

;

Economies _{(frais de photocopies, de logistique, gestion de l'archivage, etc.).}

Deux bases de donnéesen une

Chacune des deux bases DORIS et « Bed 2006 » a un rôle et des utilisations bien

spécifiques : DORIS permetl'indexation des documents pour une mise en ligne surl'Intranet

de la CRAM _{(aspect intellectuel), « Bed 2006 » est utilisée pour la gestion des documents} (aspectmatériel, pratique: prêts, bulletinage, circulation des périodiques).

Leur_{implantation et leurdéveloppementau BEDse sonteffectués dans des périodes} et contextes _{sociotechniques différents. La base de données « Bed 2006 » est le premier} outil de _{gestion et de modélisation des documents de la CRAM Nord Picardie. L'outil est} devenu obsolèteavec le_{développement du Web au cours des quinze dernières années et la} multiplication des sites Intranet d'entreprise. Le BED a profité de l'offre du progiciel DORIS par la CNAV en 2000, pour utiliser un outil de GED, facilitant la lisibilité et la diffusion des documentsautraversdeson Intranet.

Les deux bases sont_{complémentaires, les manquements de l'uneétant comblés par} les _{possibilités de l'autre. C'est pourquoi,} « Bed 2006» est utilisé en parallèle de DORIS (acquis en 2000). Pour illustration, DORIS permet de caractériser plus finement le contenu d'un document à l'aide de mots-clés et d'un résumé, dejoindre aux notices les documents numérisés _{correspondants (principe de la GED) ou encore d'interroger la base selon de} nombreux modes de recherche _{(monocritère, assistée, etc.). Inversement, la base de} données « Bed 2006 » est limitée dans les différentes _{applications citées ci-dessus mais} permet une gestion efficace des emprunts, des abonnements, des utilisateurs et de la circulation des revues.

L'acquisition d'un nouveau logiciel documentaire regroupant les caractéristiques de

« Bed 2006 » etde DORISaurait un double _impact:

- Recherche d'informations

plus riche en qualité et en quantité, grâce à une mutualisation des documentsen une seule base dedonnées ;

- Gain de

temps etmeilleure efficacité au travail : évite les manipulations fastidieuses, les_{changements de bases et les doubles saisies des documents.}

Chapitre II:Etude de besoinsdu BEDen matière de logicieldocumentaire

Améliorer la visibilité desdocuments contenus dans« Bed 2006 »

La base de données « Bed 2006 » est constituée d'une riche documentation postérieure à 1945 (en majorité). Cependant, celle-ci n'est pas visible pour les usagers

internes via l'Intranet. Seul les documents _{acquis à partir de 2000 sont notifiés à la fois à} partir des rubriques « Recherche documentaire (DORIS) » et «Le kiosque» (dernières acquisitions du BED). Les usagers doivent donc s'adresser aux documentalistes du BED, pouravoirunevision complète des documents oudes informations susceptibles de répondre à leurs besoins.

Malgré des notices succinctes dans la base de données « Bed 2006 », celle-ci contient une diversité de_{types de documents à ne pas négliger, notamment des notices de} documents multimédia, tels que les Cdroms et les DVDs. Leur mise en exergue permettrait

de les rendre utiles et defaciliter leur _{exploitation. Ils fourniraient un support supplémentaire} de travail oude réflexion aux_{usagerspouvantfaire l'objetdemultiples utilisations.}

Conserver les nombreuses _{potentialitésde DORIS}

Les _{qualités de DORIS} en matière de description bibliographique sont indéniables. Une attention _{particulière sera apportée au traitement intellectuel des documents. Le choix} de la nouvelle_{application documentaire s'effectuera selon le respectdes normes reconnues}

en matière de _{bibliothéconomie, pour faciliter les importations et les exportations de} données.

Par ailleurs, DORIS permet d'effectuer des liens entre les notices. Ces relations constituent un niveau d'informations _{supplémentaire apporté au document. Elles permettent} d'approfondir la recherche de l'utilisateur et de le renvoyer vers d'autres sources

d'informations. Cette fonctionnalité est notamment _{profitable pour lier un nouveau décret à} l'ancien, auquel il estamené à sesubstituer.

Les six modes de recherche _{(monocritères, multicritères, assistée, par lien,} multibases, en texte _{intégral) proposés} par DORIS en font un outil efficace et complet. Cependant, la recherche multicritères est vraisemblablement la plus utilisée. Quant

aux _{interrogations par lien et assistée, elles ne peuventêtre exploitées car elles permettent}

de rechercher sur _{plusieurs bases, or le BED n'en possède qu'une seule (pour l'instant).}

Enfin, l'interrogation entexte intégral n'est pasinstallée. En résumé, la moitié despossibilités de recherche de DORIS n'est _{pas utilisée. Il conviendra donc de choisir un logiciel} documentaire, dont lesfonctionnalités de recherche lui seront utiles. Acquérir un logiciel qui puisse être évolutif est également important pour pouvoir y intégrer de nouvelles fonctionnalités dans le _{temps, telles que les mises à jour proposées par la société} productrice.

^ Mise en _{place de laDSI}

Le BED _{s'implique activement dans les outils de veille, dont fait partie la DSI. Il s'agit} d'un service _{qui consiste à diffuser aux agents de la CRAM Nord-Picardie, de façon} régulière, les résultats d'un profil de recherche personnalisé (aussi appelé profil documentaire ou _{profil personnalisé). Elle permet de communiquer les nouveautés du fonds}

documentaire sur un _{sujet ou dans un domaine précis, d'en alerter les agents dans leur}

domaine d'activité. Ainsi, les documentalistes de la CRAM envoient quotidiennement, par le biais de la _{messagerie Lotus, des articles (issus des quotidiens ou revues) pouvant} intéresserun utilisateurou un _{groupe d'utilisateurs. Ce service permetdefidéliser lesagents}

DORIS inclut cette _{fonctionnalité, mais elle n'est} pas installée, faute du logiciel

permettant sa mise en place. Rappelons que DORIS est un progiciel composé de plusieurs logiciels, qui n'ont pas tous été acquis par la CNAV. L'objectif serait donc de proposer un logiciel documentaire permettant de créer desgroupes d'utilisateurs etla DSI.

Dans l'article intitulé Diffusion sélective de l'information et nouvelles _{technologies:} quoi de

neuf?18,

Michèle Battisti (membre de la Délégation permanente à l'Association des professionnels de l'information et de la documentation (ADBS)) met en évidence la relation

entre la DSI et la _{technologie dite du push (on} pousse l'information vers l'usager). Cette technique est utilisée depuis longtemps dans les métiers de l'information-documentation mais elle nécessite une _{analyse/évaluation pointue et permanente de l'offre et des besoins.}

Selon elle, « La _{technologie du push,} utilisée _{pour obtenir} une information ciblée, selon une périodicité réellement adaptée aux besoins de l'usager, implique une réflexion sur le choix

des fournisseurs, la technique de filtrage et son positionnement, plus ou moins proche de la

source d'information, ainsi qu'une analyse permanente des systèmes adoptés».

1> Améliorer la maintenance de la version Intranet de DORIS

Des efforts d'amélioration de l'interface Intranet de DORIS _{(couleur, agencement de} l'information, _{intégration d'icônes)} ont été menés en collaboration avec l'un des informaticiens de la CRAM. Ils _{apportent de meilleurs repères visuels à l'internaute et} agrémentent sa navigation.

Toutefois, certaines difficultés techniques subsistent encore et peinent à être résolues. Le manque de temps de l'informaticien interlocuteur du BED entraîne des retards dans les modificationsà effectuer surla version Intranet.

Ainsi, la mise en place d'un logiciel documentaire, basé sur la technologie du full-web, permettrait aux documentalistes d'agir sur la version Intranet au rythme où ils le souhaitent et _{d'opérer eux-mêmes des changements} sans faire appel aux informaticiens. Cette _{technologie transforme automatiquement la base de données en mode web, utilisable}

avec un _{simple navigateur.}

Diminuer les intermédiaires entre documentalistes et la version Intranet constitue un

gain de temps dans le travail et favorise l'interactivité. L'outil devient alors plus maniable et

répond auxsouhaits des documentalistes.

Les outils documentaires se doivent d'être _{transportés sur les technologies de} l'Internet, ceci de l'administration par les professionnels de l'information et de la documentation, jusqu'à l'utilisateur final. C'est la garantie d'une chaîne de travail rationnelle,

efficace, non redondante et économeen moyens.

En _{résumé, les avantages du full-web sont les suivants :}

Aucun _{applicatifsurleposte client ;}

- Administration directement à

partir du navigateur ;

Adaptation entemps réelaux nouveaux besoins ; Décentralisation de la_{gestion de l'information ;}

- Diffusion de l'information _en

temps réel.

18

BATTISTI Michèle. Diffusion sélective de l'informationet nouvelles_{technologies:quoi deneuf ?, 14 décembre}

2000 (page consultée le 6 janvier 2007). Disponible sur Internet

Chapitre II:Etude de besoins duBEDenmatière de logiciel documentaire

Le besoin d'une base _{plus attractive etsimple d'utilisation}

Les deux bases de données « Bed 2006 » et DORIS présentent une interface peu recherchée et _{attrayante, les couleurs sont ternes. Des efforts peuvent être menés sur} l'aspect graphique quant à la future application.

De même, seuls deux documentalistes ont suivi la formation de la CNAV pour apprendre à paramétrer l'outil. Celle-ci fut courte (une demi-journée) et aucun guide d'utilisation n'a été _{fourni, les débuts} ont donc été longs et hésitants. Il est important de proposer un logiciel documentaire dont l'utilisation soitaisée (icônes, boutons intuitifs, menus clairs, présence d'une aide, etc.), afin de ne pas reproduire les mêmes faits, à savoir tâtonnements, essais et pertes de temps. Ce point est important car l'arrivée d'un nouvel outil amène les documentalistes en terrain inconnu et _{multiplie les inquiétudes. Il est donc} nécessaire de les rassurer en leur_{proposant un outil simple et facilement maniable.}

Une_{qualité relative des bases de données « Bed 2006 » et DORIS}

Enfin, la procédure d'évaluation mise en place au sein du tableau révèle une qualité relative des deux bases. Leur évaluation s'est effectuée à _{partir d'une même requête (pour} pouvoirles comparersur unemême base) qui est la suivante :

«Je souhaite trouver tous les documents traitant du harcèlement moral dans le droit du

travail ». Il _{s'agissait ensuite d'étudier les réponses dans le sens} où l'on connaît celles

attendues.

Pour se_{faire, nous avons utilisé une recherche multicritères en combinant les}

mots-clés « HARCELEMENT MORAL » ET « DROITDU TRAVAIL ».

L'évaluation _{portant sur la pertinence des résultats trouvés est très concluante. Les} deux bases nous ont fourni des éléments de _{réponses répondant précisément à la requête.} D'une _{part, les documents étaient intéressants} au regard de la question posée (taux de précision égal à 1) et d'autre part, aucun document ne répondant pas à la question n'est apparu (taux de bruit nul).

Toutefois, les deux basesde données révèlent leurfaiblesse lors du calcul dutauxde silence et de _{rappel. En effet, le nombre de documents trouvés est insuffisant au regard de}

ceux _{pertinents existants dans le fonds documentaire. Les bases ne fournissent donc pas}

tous les documents utiles à _{l'usager. DORIS produit toutefois de meilleurs résultats que}

« Bed 2006 ».

Ces difficultés _{proviennent principalement de l'indexation} car le BED n'utilise aucun thésaurus, c'est-à-dire aucun _{langage structuré. Celui-ci constitue} un guide pour l'utilisateur qui, au moment de sa recherche, a à sa disposition une liste de termes avec leur environnement _{sémantique. L'index des mots-clés s'enrichit donc} au fur et à mesure des enregistrements des documents. Les relations de synonymie sont toutefois précisées (dans DORIS _uniquement).

Le BED est conscient de ces difficultés mais aucun thésaurus _{correspondant à ses} thématiques (Sécurité sociale, santé, risques professionnels, législation, etc.) n'existe. De même, l'équipe manque de temps pour en construire un adapté au fonds. Le constat est le même à la CNAV et au sein des 15 autres CRAM de France. La _{reprise de tout ou d'une}

partie d'un thésaurus généraliste (ex: Motbis) serait trop imprécise et celle d'un thésaurus spécialisé en santé (par exemple lethésaurus de la Banque de Données en Santé Publique (BDSP)) serait trop réductrice. Ainsi, le BED ne dispose que d'une liste d'autorités qui

s'enrichitaufur et à mesuredes indexations.

Les résultats de l'évaluation des deux bases sont _{indépendants des logiciels utilisés} eux-mêmes, puisqu'ils dépendent de l'indexation. Nous permettrons cependant aux

documentalistes de structurer les termes d'indexation dans la _{prochaine application}