Réalisation d'une base de documents destinée à être diffusée sur l'Intranet et créée à partir du logiciel réseau Lotus Notes.05

HAL Id: dumas-01731344

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Réalisation d’une base de documents destinée à être

diffusée sur l’Intranet et créée à partir du logiciel réseau

Lotus Notes.05

Karine Pochon

To cite this version:

Karine Pochon. Réalisation d’une base de documents destinée à être diffusée sur l’Intranet et créée à partir du logiciel réseau Lotus Notes.05. Sciences de l’information et de la communication. 2000. �dumas-01731344�

KarinePOCHON

MAITRISE EN

SCIENCES DE L'INFORMATION ET DE LA DOCUMENTATION

Stageeffectuédu 13/06/00au31/08/00 à

L'Hôpital Victor Provo Roubaix

Réalisation d'une base de documents destinée à être diffuséesur

l'Intranet et créée à

_{partir du logiciel réseau Lotus Notes.05}

Sous la direction de:

Madame_{Després, responsable universitaire}

Monsieur_{Lebas, responsableprofessionnel}

LILLE 3

UNIVERSITE CHARLES DE GAULLE UFRIDIST

Décembre 2000

B.U.C. LILLE 3

D 021 569943 8 ₊

Jetiens àremerciermon_{responsable universitaire,le Service Formationetle Service}

Informatiquepourleurcharmantaccueil : etenparticulier, je tiensàremercier SylvieRucho pour m'avoir prêtésonbureau ainsiquepour sesbons conseils, etenfin, merciàDanielle Joly

TABLEDES MATIERES

Réalisation d'une base de documents intitulée«Formation»

destinée àêtre diffuséesurIntranet,etcréée à partir

du_{logiciel réseau Lotus Notes.05.}

INTRODUCTION 3

I PRESENTATION DU CENTRE HOSPITALIER DE ROUBAIX ET ANALYSE DES

BESOINS 4

A) LeCentre Hospitalier Victor Provo 4

1/Le Service_{Informatique 4}

2/Le Service Formation 5

B)Analysedes besoinsetdu fonds documentaire 5

1/Présentation des formations dans les brochures et_{catalogues 6}

2/ Présentation des _{organismesdans les brochures etcatalogues 11}

C) Analyse des produits existants 14

1/_{Description du plan de formation numérisé 14}

2/ Plan de formationsur_{support papier 17}

D) Définition descritères / champs de la base«Formation 21

1/ Liste des critères sélectionnés à_{partir de l'analyse 21}

2/ Liste des critères définitifs 22

H COMPARAISON ENTRE UNE METHODE TRADITIONNELLE. MERISE ET

UNENOUVELLE METHODE :NOTES

A) Laméthode Merise 24

1/Définition 24

2/LeMCD_{(Modèle Conceptuel de Données) 25}

3/Le MLD_{(Modèle logique des données) 28}

B) La méthode Notes 32

1/Présentation deLotus NotesDomino 5.0 32

2/ Créerdes bases de documentsNotes 33

3/ Anatomie d'un document 33

4/ Vuesde documents 33

5/Les_{types ethiérarchies de documents 34}

m PHASES D'ELABORATION ET DE DEVELOPPEMENT DE LA BASE DE

37

DOCUMENTS

A) Phased'élaboration 37

1/Créationdes masques 37

2/ Créationdesvues 38

B)Phase dedéveloppement 39

1/Créationdes _{masques 39}

2/ Création desvues 44

C)Ergonomie

1/ Créationde boutonsd'action 46

2/Le titre defenêtre 46

3/Création d'unautomatisme 46

4/Créationd'une validation d'entrée 46

D) Miseen placede la base«Formation»

47

1/Contrôlesd'accès 47

2/Formation du_{personnel 48}

CONCLUSION 49

BIBLIOGRAPHIE 50

INTRODUCTION

Mon _{stage s'est déroulé au Centre Hospitalier Victor Provo à Roubaix. J'avais pour}

projet de créerunebase de documents appelée «base Formation »,renfermantl'ensemble des organismes et formations professionnels que reçoit chaque jour le Service Formation, sous forme de brochures : et c'est à _{partir d'untout} nouveaulogiciel réseau intitulé Lotus Notes.5 queje l'ai créée. Cette base devait doncpermettredeuxchosesauService Formation :

- avoir accès

rapidement à des formations et organismes pertinents pour l'ensemble du

personnel de l'hôpital; qu'il s'agisse du personnel médical, soignant, technique, médico-techniqueouadministratif

- choisir des

critères, deschamps, permettantde mettre enconcurrence cesformations (en

fonction du lieu dedéroulement, du coûtpédagogique... )

Mon _{stage s'estdonc déroulé à deux endroits différents dans l'hôpital :}

- Au Service Formation où

j'ai effectué mon analyse des besoins et former le personnel à l'utilisation de cettebase.

- Au Service

Informatiquepourlesétapesd'élaborationetdedéveloppement de la base.

Ce _{rapport de stage s'organise autour de cette idée : comment créer une base de données à}

partir d'un logiciel réseau présentantune tout autre logique que la méthode Merise? Quelles

sontles différencesentre unebase dedonnées etunebase de documents?

Ainsi, dansunepremière partie, je présenterai le lieudemonstage et effectuerai monanalyse des besoins _{; puis, dans une seconde partie, j'opposerai la méthode Merise traditionnelle à la} nouvelle méthodeNotes; enfin, dans madernière partie, je décrirai les étapes d'élaboration et

I PRESENTATION DU CENTRE HOSPITALIER DE ROUBAIX ET

ANALYSE DES BESOINS

A) Le Centre Hospitalier

Victor Provo

Le Centre _{Hospitalier de Roubaix est un établissement public doté d'une autonomie}

juridique et financière dont la gestion s'apparente sur de nombreux points à une entreprise. Il représente une structure importante et se compose de nombreux bâtiments dispersés sur la

surface de Roubaix _{(cf Annexe 1). Sa présence au centre de la ville de Roubaix et} l'organisation de sonservice des urgences,permetàcelui-ci d'assurer efficacement la prise en

charge des urgences de façon permanente. Des prises en charge adaptées et différenciées existent_{pourles urgencespédiatriques, mère-enfantetpsychiatriques.}

Le Centre_{Hospitalierregroupe unpersonnel importantetdivers constitué de :}

330 médecins

- 2700

agents.

Il _{dispose de 5 catégories de personnel :}

-soignant - médical -technique -médico-technique - administratif

Le Centre _{Hospitalier représente donc une immense structure composée des organigrammes}

suivants_{(cf Annexe 2) :}

- l'encadrement

infirmier, secteur courtséjour

- l'encadrement

infirmier, secteurplateau techniqueetgériatrie

- la direction

1/Le Service_Informatique

Après un avis favorable d'une commission ministérielle du 12 mai 1982 et d'une décision ministérielle du 26_{juillet 1982, le Service Informatique a été fondé. Mais avant sa}

création, il était reliéauCentreRégionald'InformatiqueHospitalier.

Ce service _{gère l'ensemble du matériel informatique des différents sites et se divise en deux} parties :

- Les études _:

- secteur

médical,dirigéparMonsieur Franczuk

- secteur

administratif, géréparMadameRucho

- Le secteur

système etle secteurexploitation, assurésparMonsieur Adamski.

Une _{cartographie définit tout ce que le personnel du Service Informatique doit informatiser}

2/ LeServiceFormation

Il se _{composede troispersonnes etfaitpartie de la direction des Ressources Humaines}

dont le _{responsable est Monsieur Lebas. Le Service Formation a pour tâche de proposer des} formations _{adaptées aux besoins du personnel de l'hôpital, qu'il s'agisse de préparations aux}

concours, d'entrées enécole, oudeformationspermettantde s'adapterà sonemploi commela

gestion dustress,uneformationsurlemanagementd'uneéquipe, la gériatrie.... Voici lesrôlesde chacun :

- IsabelleDuriez

s'occupedes formationshors planetdetout stagese déroulant à l'extérieur

- Charles Hemache

gère, quant à lui, le plan de formation et les formations destinées aux

médecins

- Viviane

Bernard, qui est responsable du service, surveille le budget et participe aux

acceptations des demandes hors plan en s'entretenant avec Monsieur Lebas et les infirmiers_généraux.

Le rôle du Service Formation _{n'est pas seulement de trouver les formations, mais il assure} aussi toutcequi_estmodalité de déroulement _:

-joindre l'organisme présentant la formation

- définir le coût de la

formation, le lieu et les dates de

déroulement

- réserver la

place

-envoyerles convocationsauxagents

etc.

Cette base de _{données, qui renfermera l'ensemble des organismes et formations} professionnels, aura pourbut de faciliter l'élaboration du plande formation. Chaque année, est

effectué un recensement des besoins _{auprès de chacun des services composant l'hôpital ; et}

c'est à _{partir dece recensementque le Service Formation doittrouver les formations les plus}

adaptées à la demande et les plus intéressantes du point de vue du coût pédagogique et des

modalités d'intervention. Labase _{permettra donc d'avoir connaissance d'un large éventail de} formationsetd'être à même de lesmettre enconcurrence au_{moyende l'outilinformatique.}

B) Analyse des besoins

et

du fonds documentaire

Le fonds documentaire du Service Formation _{représente donc un ensemble de} brochures, de publicités; des catalogues présentant pour chaque organisme des formations professionnelles. Elles sonttrès hétéroclites car elles visent unpublic large, étant donné que

l'hôpital se compose de 5 catégories de personnel (administratif, technique, médical...). Ce fonds documentaire se _{compose d'environ 500 organismes différents, chacun présentant un}

nombre trèsarbitraire de _{formations, allantde 1 àparfois 70 formations différentes ouplus. Il}

peut s'agir d'organismes spécialisés dans un seul domaine tel que la nutrition, comme des

organismes offrant leurs services dans de nombreux domaines (maintenance, ressources

humaines, informatique...).

Dès mon arrivée au Service Formation,j'ai donc effectué _{une première analyse de ce}

fonds_{documentaire, avec lesindications suivantes :}

- Labasedoit contenir les coordonnées de

l'organismeetlesnomsde premiers contacts,tels

queceluidesresponsables pédagogiques.

- Elle doit _se

effet, l'objectif, en créantet en utilisant cette base, est de varier les choix concernant les organismes par rapport aux années précédentes afin de découvrir des organismes et

formationstoutàfait intéressantspourl'hôpital (du point devuedu coût pédagogique, des

modalités _{d'intervention, de la qualité de l'enseignement...) mais encore inconnus} aujourd'hui.

Les revues _{peuvent être de volume, d'importance très diverse : un catalogue de}

formations _{peut présenter une centaine de formations différentes (exemple : l'organisme} CEGOS) tout comme il ne peut s'agir que d'une brochure concernant une journée ou un

congrès portant sur un sujet précis : pour ce cas-ci, prenons l'exemple de la brochure

concernant les «_{responsabilités pénales et le} droit du _{travail des} cadres _{et des dirigeants»}

(annexe : 4).

1/ Présentation des formations dans lesbrochureset_catalogues

Lorsqu'il s'agit de catalogues, ceux-ci peuvent présenter des formations axées sur le même_{thème, toutcomme ils peuventviser plusieurs thèmes différents.}

- Une

revue de formation de l'Institut Pasteur de Lille ne _{présente que des formations}

traitantdela nutritionetde l'alimentation_{(Annexe: 4):} Nutritionetobésité de l'adulte Nutritionetobésité de l'enfant

Lanutrition_préventive

La_{priseencharge desdyslipidémies}

Nutritionetdiabète

etc.

- Un autre

organisme appelé Formavenir, propose dans sa brochure, des formations très diverses,ettouchantdesdomainestrès différents:

Qualité Management Enfance-Adolescence Personnes_âgées Urgenceetprévention Etc.

Enobservant letitre des formations de l'InstitutPasteur, onremarque queceux-ci font référence à _{plusieurs thèmes : prenons l'exemple «nutrition et obésité », celui-ci traite à la} fois de la nutrition et de l'obésité _{qui représentent deux thèmes très généraux. Il sera} nécessaire de créerun_{champs «thème(s)» (à valeursmultiples) permettantd'avoir accèsaux}

formations_{portantsurle même thème.}

D'autre _{part, on remarque que des formations peuvent toucher un thème très général, mais} aussi, un objet très spécifique de ce thème : dans le thème de l'électricité, l'organisme APAVE propose une formation très spécifique portant sur l'utilisation du Progiciel «

TR-CIEL LT ». Prenons un autre _{exemple, en informatique, l'organisme SIRIF Formation}

propose uneformationportantsurl'utilisation du logiciel «Access».

l'objet même de la formationse situe auniveau du«titre»de laformation ?

En observant les brochures et les _{catalogues, j'ai pu apercevoir de nombreux cas de} synonymie qui pourraient altérer les résultats lors de l'interrogation de la base. Prenons un

exemple : des formationsnous sont proposées concernant les effets de somnolence provoqués

parletravail de nuit desinfirmiers. Unorganisme, pournommercette formation emploiera le terme « sommeil » : au contraire, un autre organisme utilisera l'expression «effets de somnolence». Voici d'autresexemples rencontrés _:

Français/Languefrançaise Droitsalarial / Droit des salariés

35 heures /Réduction du_{temps detravail} L'expression orale / La prise de paroleenpublic

Secrétaire /Le secrétariat

Ainsi, en créant ces deux champs, thème(s) et mot(s)-clé(s), cela permettra au Service

Formation d'accéder _{rapidement et précisément aux formations correspondantes lors de la} requête.

Chaque organisme présente ses formations de manière très différente, avec plus ou moins de _critères, avec unapport plus oumoins important d'informations. D'une brochure à l'autre, deschamps sontrécurrents,maisd'autres diffèrent. Prenons quelques exemples:

- L'InstitutEdiformutilise les critères suivants afin de décrire les formations

qu'il propose

(exemple : «violenceenverslespersonnes âgées» : Annexe : 4 ):

OBJECTIFS : détecter dans les attitudes et les conduites des _{soignants tout}

comportementdeviolence, améliorer lesrelations soignants-personnes âgées

CONTENU : réflexionsur la maltraitance, soins et violence du soin, pouvoir du _{soignant, maltraitance institutionnelle, souffrance du soignant et ses limites} faceaux_{personnesâgéesdépendantes}

INTERVENANT : infirmièregénérale, ancien inspecteur à l'Aide Sociale

PUBLIC CONCERNE : tout _{professionnel travaillant auprès de personnes}

âgées

NOMBRE DEPARTICIPANTS : 10 à 12_personnes

DUREE : 2jours

DATE : 14 ET 15 février

COUT : 15 000F

Remarque : chez Ediform, les formations nous sont présentées de manière très succincte. L'organisme INFIPP emploie quasiment les mêmes champs qu'Ediform ; cependant ,il présente un apport informationnel beaucoup plus important pour chacun de ces mêmes champs :

Voici un _{exemple de présentation d'une formation par INFIPPportant sur} le même thème

qu'Ediform :

«Lamaltraitance des _{personnes âgéeseninstitution»}

OBJECTIFS

- Mieux _cerner le contexte social de la maltraitance des

personnes

âgées

- Prendre conscience des

comportements pouvant constituer une

maltraitanceà_{l'encontre des personnes âgées}

- Trouverdes

réponsesadaptées auxdiverses situations

PERSONNELS CONCERNES ET MODALITES D'INSCRIPTIONS:

Tout_{personnelintervenantauprèsdespersonnes âgées}

FORMATEURS ET INTERVENANTS :

-Monique Fasquel, cadre infirmier, ayant exercé les fonctions de directrice d'un Centre de Formation _{Spécialisé en gérontologie,}

cursusuniversitaire des Sciences de l'Education

-Brigitte Clément,juriste

DATES ET LIEU: session de 4 jours, les 15, 16, 17, 18 juin 2000 _{: la}

formation débutera le_{premierjour à 9 heures. Lyon ouprochebanlieue.}

COUT : coût _{pédagogique : 3960 F. Hébergement possible, à préciser à}

l'inscription : coût établi par la structure d'hébergement, mais n'excédant pas

le tarifFonction_{Publique Groupe II,envigueur à la date decetteformation.} CONTENU :

-Approchesociologiquede la maltraitance despersonnesâgées :

• _{Place de la vieillesse dansnotre société} • Evolution dela famille

• _{Statistiques actuelles}

- Définition, critères

etmanifestation de la maltraitance des personnes

âgées :

•

Perception individuelle • _Perception

parl'équipe

• _{Etude de situationsprofessionnelles}

- Violenceet

agressivité : facteurs impliqués

-Dépendanceetmaltraitance

-Le passage àl'acte dans la relation soignante

- Lesdifférents modes relationnels entre

personnes âgées etsoignants etleurs _{implications :}

• Relation de domination_et d'autorité

• Renversementdes rôles

• _Le

langage employé : infantilisation, disqualification,

régression • _Chantage

• _{Images parentalesetprojection}

- Vie

quotidienne et maltraitance : repérage des situations et des

violences _{vécues parlapersonneâgée}

- Maltraitance etrelations familiales

-Approchejuridique delamaltraitance :

• Droits_etliberté de la

personne âgée

• _{Responsabilité individuelle etcollective}

METHODES ETMOYENS_PEDAGOGIQUES :

-exposés/échanges

- étude destextes

législatifs

- étude de cas

- Documentation

fait différente. Certains critères ont une importance _et nécessitent d'être développer plus _que

d'autres_{puisqu'ils permettentdemettre en concurrence ces formations : dans ces deuxcas-ci}

nousnoterons les_{champs appelés :}

-«CONTENU »(ou PROGRAMME)

- _«OBJECTIFS _»

-«METHODES PEDAGOGIQUES _»

- _«NOMDESINTERVENANTS _»

- _« STATUT DESINTERVENANTS _»

-«DUREE » de laformation

- _«COUT_»

- _«

LIEU(X) DEDEROULEMENT »

- L'Institut Universitaire de Formation Permanente

(IUFP), décrit ses formations avec

précision. Prenons l'exemple de la formation préparant au diplôme universitaire

d'évaluation médicale_{(DUEM). Voici les champs utilisés} :

NOM DE LA FORMATION : Evaluation médicaleet_{qualité des soins}

INTITULE DU DIPLOME : _{Diplôme Universitaire d'études}

complémentaires d'évaluation médicale

RESPONSABLE : Monsieur le Professeur Alain Durocher, _professeur des

Universités ; praticien HospitalierenThérapeutique.

OBJECTIFS : _{Apporter aux professionnels de santé les connaissances}

nécessaires àl'évaluation médicale CONTENU :

IEvaluationet_{qualité des soins : domaineetprincipes}

H Elaboration de recommandations et de référentiels médicaux et professionnels

1 Méthodes_{d'analyseetde synthèse del'informationmédicale}

2 Méthodes _{d'analyse et de synthèse de l'information} médico-économique

3Recommandations médicaleset_{professionnelles (RMP)} 4L'évaluation_{technologiqueetle marquageC}

ni Les indicateurs médicaux

IVUtilisation des recommandations etréférentiels médicauxet_{professionnels} 1 _{L'implémentation des référentiels}

2L'évaluation des _{pratiquesprofessionnelles}

3 L'assurance _qualité

4L'évaluationexterne dela_qualité

5 Examen de _{projets de mise en place de démarche qualité dans le}

domaine des_{pratiques professionnelles}

V Lesmesures_d'impact

ORGANISATION / VALIDATION :

La _{préparation du diplôme dure une année et comprend 85 heures}

d'enseignementthéorique.

Le _{Diplôme Universitaire d'Evaluation Médicale est délivré à tout candidat} ayant :

- suivi_avecassiduité les

enseignements théoriquesetpratiques

- validé les

examens écrits du Diplôme organisés à la fin de

l'enseignement

d'évaluation médicale.

Deux sessions d'examens sont_{organisées, l'une enjuin, l'autre en septembre.} Il_{n'y a pasdenote éliminatoire. Sontdéclarés reçusles candidats ayantobtenu}

unenote_{égale ousupérieure à lamoyenne pourl'ensemble des épreuves.}

PUBLICS CONCERNES /_PRE-REQUIS :

Sontadmis à s'inscrire àce_{diplôme :} - Lestitulaires du

diplôme français d'Etat de DocteurenMédecine ou

d'un _{Diplômeétrangeréquivalent}

- Lestitulaires du

Diplôme français d'état de DocteurenPharmacie

- Lesétudiants du 3e

cycledes études médicales ou pharmaceutiques,

résidents enMédecine Générale ou internes dans l'une des filières

del'internat de _spécialité

- Lescadres de santé - Lesinfirmières de

Kinésithérapeutes titulaires d'un Diplôme d'Etat

LES ENSEIGNANTS : Monsieur le Professeur Durocher en collaboration avec :

-L'ANAES, Agence Nationale d'Accréditation et d'Evaluation en Santé

- Le

CRESGE, Centrede RecherchesEconomiques, Sociologiques et de Gestion

CALENDRIER / HORAIRE / LIEU : Encoursd'établissement

COUT : 350 F à _{régler par carte bancaire sur place à l'IUFP ou par chèque}

libellé à l'ordre de Monsieur_{l'AgentComptable de L'Université deLilleII} COORDINATION / RENSEIGNEMENTS INSCRIPTION :

Coordinatrice du_{départementMédecine : Mademoiselle M.Warembourg}

ADRESSE : Faculté de Médecine - Pôle Recherche - 1 Place de Verdun

-59045Lille Cédex

TELEPHONE : 03 20 88 01 89

FAX :03 20 8821 21

Enobservant les _{champs de cette formation, on remarque une distinction entre le nom de la}

formation et l'intitulé du_{diplôme : cen'est pas toujours lecas, cependant, il faudra entenir} compte lors du choix des critères et donc créer deux champs : l'un appelé « nom de la formation_{», etl'autre intitulé «diplôme».}

On remarque que le public visé par la formation représente un champ des plus

complexecarildoitêtre traité à plusieurs niveaux:

- la

catégorie de personnel : s'agit-ildupersonnel soignant ?technique ?administratif?...

- La

discipline qu'exerce le personnel : s'agit-il du personnel des cuisines ? de la

blanchisserie ? del'anesthésie? de la_{cardiologie ?...}

- Le

grade : une formation peut viser un ou plusieurs grade A, B ou C (représentant la direction, l'encadrementetl'exécution)

- La Fonction _{: une} formation

peut viser des fonctions, des professions très spécifiques, telles_{quemédecin, adjointadministratif, diététicien, aide-soignant...}

Prenonsdes _{exemplesen nous appuyantsurquelquesformations :}

- La

- La

discipline : Fomavenir propose la formation suivante en hygiène et alimentation,

« _{Conception desmenus »}

PUBLICVISE : personnel des services de soins,_{diététiqueetcuisine}

- Le

grade : l'organisme DEMOS Formation présente la formation suivante en management: «Les outils dumanager»

PUBLIC VISE : toutencadrement_{hiérarchiqueoulatéral}

- La fonction _:

l'organisme SIRIF Formation propose une formation appelée

«_{Managementpourchef de bureau : conceptionetprésentationdes dossiers»}

PUBLICVISE : chefs de bureau

Cependant, une formationpeutviser l'ensemble du personnel de l'hôpital : SIRIF Formation propose laformation suivante : «Commentrédigeruncompte-rendu ? »

PUBLIC VISE : tous_publics

En_{analysant les revuesetcatalogues dufondsdocumentaire, on serendcompte qu'un}

champ que l'on pourrait nommer «modalité(s) d'intervention» apparaît de manière

récurrente. Ce_{champenfulltextpermettrait d'indiquer deux choses :}

- s'il

s'agitd'une formationsedéroulantenintra-murosoueninter-muros

- les modalités de déroulement telles

que l'appropriation du matériel, les conditions nécessairesaubon déroulementdela formation.

Prenonsdes _exemples :

L'organismeEdiform

Formation_{proposée : «Lafonction linge àl'hôpital »}

MODALITE(S)D'INTERVENTION : Intra-établissement

L'organisme CERF

formation_{proposée : «Perfectionnementà Word 97 etExcel 97 sousWindows 95 »} MODALITE(S)D'INTERVENTION :

- Intra-muros

-Chaque participant doit disposer d'un poste de travail complet : un micro-ordinateur et

une _imprimante

L'organisme CEGOS

Formation_{proposée : « Secrétairesetassistantes, gagnezdutempsetorganisez-vous»} MODALITE(S) D'INTERVENTION : Intra-muros,adaptable dansvotre entreprise.

2/Présentation des_{organismes danslesbrochures etcatalogues}

On remarque deuxcasde figure :

- Les coordonnées de

l'organisme ainsi que le (ou les) nom(s) des contacts sont liés

directement à laformation. _{Prenons pourcela,l'exemple du catalogue de l'IUFP :} Intitulédu_{stage 1 : « Aujourd'hui l'Europe,ses aspectsjuridiques» (Annexe :4)}

ADRESSE : Faculté des sciences_{juridiqueséconomiques etsociales}

1 _{place Déliot}-B-P 629

CODE POSTAL : 59024 Lille

VILLE : Lille Cédex

TELEPHONE /FAX : 03.20.90.74.06

TELEPHONE /REPONDEUR : 03 20 90 74 04

Les demandes de _{renseignement et les dossiers d'inscription sont à adresser avant le 15}

octobre 2001 à :

CONTACT :Madame Pascale DOOLAEGHE

ADRESSE : _{DépartementDroit de l'IUFP}

Faculté des sciences_{juridiqueséconomiqueset sociales}

1 _{place Déliot-B-P629} CODEPOSTAL : 59024

VILLE : LilleCédex

Intitulédu _{stage2 : « Stage communication»(Annexe : 4)}

COORDINATRICE : Madame YvelineBerteloot

Coordinatrice IUT-Roubaix

Les_{renseignements etles demandes d'inscriptionsontàadresser à :}

CONTACT : Madame Murielle Franchomme

ADRESSE : SecrétariatFUP

I.U.T de l'Université de Lille 2 Rond Point de _l'Europe

CODEPOSTAL : 59100

VILLE : Roubaix

TELEPHONE : 03.20.73.46.72

FAX : 03.20.73.63.88

Nous remarquons donc que dans le cas de l'IUFP comme dans le cas de nombreux autres

organismes, lescoordonnéeset contactsvarientenfonction de la formation qu'ilsproposent.

- Autre _cas de

figure : les coordonnées de l'organisme apparaissent en première page du catalogue ou de la brochure et nulle part ailleurs au niveau des formations. Prenons l'exemple de l'organisme AGES (Annexe :4):

Pourtout_{renseignement, informationetinscription, s'adresser à:}

COORDINATRICE : Christine Pellan

ADRESSE : _45,ruede la Folie Méricourt

CODE POSTAL : 75011

VILLE : Paris

TELEPHONE : 01.43.38.76.90

FAX: 01.43.38.17.78

soitnous _{distinguons formation d'un côtéetorganisme de l'autre.}

Nous avons_{opté pourla seconde solution pourplusieurs raisons :}

- Ce

qui importe au Service Formation, c'est avant tout d'avoir des coordonnées et le nom d'un_{premiercontact, même s'il ne s'agit pas du bon. La première personne contactée par}

téléphone nous renverraà l'interlocuteurnousconcernantdirectement.

- Le _cas de

figure de l'IUFP arrive fréquemment mais ne concerne pas la majorité des

organismes. Dans les autres cas de figure (exemple : l'organisme AGES) opter pour la

première suggestion résulterait à de l'indexation inutile car il faudrait répéter pour chaque formation d'unmême_{organisme ses coordonnéeset contacts.}

Dans le cas de _{l'IUFP, nous indiquerons les informations concernant l'organisme à part et}

noterons ceci :

NOM DE L'ORGANISME IUFP

ADRESSE : Lille IUFP

Service central

1 rue du_{professeur Laguesse}

CODE POSTAL 59040

VILLE : Lille Cédex

TELEPHONE : 03.20.62.15.59

FAX : 03.20.96.26.13

E-MAIL : IUFP@hp-sc.univ-lille2.fr

CONTACTS

- Hussina

Mebarkie, chargée d'accueil, d'informationetd'orientation

- Thérèse

Ciesielski, hôtesse d'accueil

Nous _{remarquons que le « contact» apparaît sous différentes formes selon les}

brochures et_{catalogues :} - Coordinatrice - Hôtesse d'accueil -Responsable pédagogique -Renseignement -Responsable Etc.

«_{Responsable pédagogique » représente celui qui apparaît le plus fréquemment et surtout}

lorsqu'il s'agit de journées et de congrès. Nous pouvons donc représenter cet ensemble de possibilités endeux champs distincts :

Le « _{responsable pédagogique» (c'est-à-dire celui qui estresponsable de l'enseignement)} - L'« interlocuteur

» _{(réunissant la coordinatrice, l'hôtesse d'accueil} , renseignement... )

Nous avons doncconcluavec l'ensemble des _{responsables de laDRH qu'il était nécessaire de}

créernon _{pas unchamp«contact »,mais plutôt deux :}

Un_{plus axé surla coordination etappelé RESPONSABLE(S) PEDAGOGIQUE(S)}

Un autre , sur la pédagogie l'enseignement appelé INTERLOCUTEUR(S) car dans les

brochures et_{catalogues, nous rencontrons soit l'un soit l'autre, mais jamais les deux enmême}

C) Analyse

des

produits existants

Des _{produits concernantles formations professionnelles existaient déjà à mon arrivée} dans _{l'hôpital : il s'agissait du plan de formation présenté à la fois sur support papier et sur} supportnumérique. Cesdeuxsupports permettentune mise à dispositionduplande formation

à l'ensemble du _{personnel de l'hôpital, chaque individu pouvant ainsi choisir lui-même la} formation _{qui l'intéresse. Il est intéressant d'analyser minutieusement l'organisation et le}

contenuinformationnel du _{plan dans les deux}cas (support papier et support numérique), car

jepourraism'eninspirerpourl'élaboration demaproprebasede documents. Mais aussi, cette

analysepermettra de définir le rôle exactdu support papier et du support numérique carleur fonction s'avère différente.

1/_{Description du plan de formation numérisé}

Un site central _{permettant la circulation d'informations} en réseau est installé depuis

1983. Il _{s'agit d'un outil peu ergonomique et attractifetne permettant pas l'utilisation de la} souris: si l'on veut _{déplacer notre curseur ou sélectionner, il faut utiliser la touche de} tabulationet mettre un «X»devantla donnée_{quinous intéresse: de plus, lorsque l'onveut se}

déplacer àl'intérieur du site, passerd'une page à l'autre, on est obligé d'utiliser les touches

«F3», «F12»... Ce site permet la circulation de nombreuses applications à travers

l'ensemble du Centre_{Hospitalier :} • _{Gestion des rendez-vous}

(agenda)

• _Gestion

informatique • _{Gestion des malades}

(hospitalisés/externes) • _{Gestion du}

personnel

• _{Demande de formation}

• _{Gestion des}

hébergés (pensionnaires, tables, fauteuils roulants,... )

• _Annuaire

téléphonique

Ce réseau _{permet ainsi la diffusion du plan de formations et des demandes de} formationainsi _{quedes notes d'information concernantdivers sujets liés à laformation (ex :} ordres de _{missions, remboursements de frais de formation...), tout ceci étant destiné à} l'ensemble du _{personnel médical et non-médical de l'hôpital. Ainsi, lorsqu'un membre du}

personnel souhaite faire une demande de formation, il le fait informatiquement : cet outil lui

permet à la fois de découvrir le plan de formations et d'avoir directement accès aux

formations le _{concernant, puis, dans un second temps, d'enregistrer sademande, et enfinpar} la_{suite,l'informatiquepermetauxdifférents niveaux de la hiérarchie d'avoir connaissance de}

cesdemandes etde donner son accord ou son désaccord à la demande de _{formation, toujours}

informatiquement. Le membre du personnel ayant effectué sa demande de formation peut

donc connaîtreau_{jour le jour le devenir}de_sademande _enconsultantl'ordinateur.

Etudions la _{présentation du catalogue des formations. Pour la recherche d'une}

formation,nous avonsdeuxpossibilités :

- soit_nous recherchons _une formation

nous _{concerne, et} dans _{ce cas, une} recherche multi-critères _{nous est proposée concernant}

le_{public visé etla catégorie de la formation. Visualisons lapage écran :}

RECHERCHE MULTI-CRITERES

Intitulé deformations

Type de personnel: - Administratif

-Soignant -Médico-technique -Technique -Ensemble du _personnel

Catégorie de formation : -Adaptation à l'emploi

-Promotion _{professionnelle}

-Préparation aux concours etexamens

Remarque :

• «_{Adaptation à l'emploi »correspondauxformations concernant}

des remises àniveau_{(ex : formation surle logiciel «excel »)}

le _{développement personnel (ex : gestion du stress)} les_{journées / congrès}

Ladurée dela_{formation estentièrementprisesurle tempsde travail.}

• « Promotion _{professionnelle » : ce sont des études qui débouchent sur l'accès aux}

diplômes ou certificats dusecteur sanitaire et social et dont la liste est fixée par arrêté du

Ministre_{chargé de la Santé. La duréede laformationestentièrementprisesurle tempsde} travail.

• « _{Préparation aux concours et examens» : ces formations permettent l'accès soit à un}

grade ou un corps différent, soit l'entrée dans une école préparatoire à un emploi de la

fonction _{publique hospitalière. La durée de la formation est prise à 2/3 sur le temps de}

travail, età 1/3sur le tempsde loisirs.

Dans un second_{temps, apparaissent les résultats de la requête sousforme tabulaire.}

Prenons un _{exemple :}

ZOOM N° Intitulé de formation Thème _{Catégorie Personnel}

En _{sélectionnant par unXle n° de la formation qui nousintéresse, onaccèdeà de plus amples} informations laconcernant sur une autre_{page. Apparaissent alors les données suivantes :}

• _{Libellé du diplôme (s'il ya)} • _{Session examen(s'il ya)}

• _Personnel concerné_{(ex: administratif)} • _{Organisme formateur (ex :S1RIF)}

• _{Lieu de la formation (il s'agit de l'adresse complète du lieu de la formation)} • _Date limite_{d'inscription(ex : 01/01/99)}

• Période de la formation _{(ex : 000 Mois 002 Jour 000 Heure)}

• _{Nombre de places (par sessions'il y}

en aplusieursparan)

• Coût _{prévisionnel}

: celui-ci est divisé en deux : d'une part, le coût pédagogique, et de

l'autre, le coût du déplacement. Apparaîtensuite le coûttotal.

En _{appuyantsur la touche FI du clavier, onaccède à une autrepage indiquant le contenude la}

formation :

• _Objectif(il

serésumeen quelques mots)

• _Programme(il

se résume lui aussi enquelques mots)

Dans lecasoù une formation serait_{proposée surplusieurssessions, il estpossible d'accéder à}

la liste des sessions sous forme de tableau : _{prenons unexemple :}

X 29/01/99 31/01/99

Puis, il est possible de découvrir le détail des dates etheures de formation en tapantun «X» devant la session _{qui nous intéresse. Apparaît alors une nouvelle page détaillant la session :}

prenons unexemple :

Sess. Date Début / Fin

SELECTION DE LA SESSION

Sess. Date Début / Fin Sess. Date Début / Fin

Formation : 8676 Les statuts des médecins à _l'hôpital

Mois / Jour / Heure

Durée: 000 003 000

Période : du 29/01/99au 31/01/99

SESSION N°81

2/ Plan de formationsur_{support papier :}

Chaque année, 200 exemplaires du plan formation sont édités et distribués pour l'ensemble des services du Centre _{Hospitalier : le support papier reste indispensable car il}

permet à tout membre du personnel d'avoir accès à l'ensemble des formations proposées de

deuxmanières_{(supportpapier}ousupportnumérique). Etudions le sommaire :

• _{Liste des}actions

parcatégorie professionnelle

Personneladministratif. _plà9

Personnel _{soignant p 10à 89}

Personnel_{médico-technique p90àl01}

Personnel_{technique pl02àl28}

Ensemble du_{personnel p 129 à 136}

Promotions_{professionnelles-préparations examens pl37àl57} • _{Liste desjournées}

etcongrès p 158

On remarque qu'il yaconfusionentre catégoriedepersonnelettype deformation : eneffet,

à la suite des différentes _{catégories de personnel, apparaît le type de formation «promotions}

professionnelles-préparations examens » considéré alors comme une catégorie de personnel.

De _{plus, «les journées et congrès », qui représentent un type de formation, sont mis en} exergue parrapportaurestedes types de formations qui semblent, quantàeux, être mélangés («promotions

professionnelles

», «préparations examen ») à travers

les catégories

de personnel.

Pour chacune de ces _{catégories professionnelles, ont été sélectionnées des formations}

concernant des domaines _{prioritaires et indispensables au bon fonctionnement du Centre}

Hospitalier. Cette sélection s'est basée surlesdemandeset souhaits du personnel

ainsi

que sur les difficultés de fonctionnement et les lacunes rencontrées lors de l'année _{précédente :}

prenons un exemple : le personnel administratif.

Voici

les formations qui ont été

sélectionnées leconcernant.

1. Bâtir le_{plan deformation}

2. Formationau_{logiciel Photoshop}

3. _{L'Europedesmarchés publics}

4. Le contrôle de_{gestion dans les organisations} 5. Letravail en_{équipeefficace}

6. Les _{comptabilités analytiquespubliques}

7. _{Pratiquede lacomptabilité générale hospitalière} 8. _{Réglementation des marchés publics}

9. Un suivi_{budgétaire efficace}

Uneliste renfermant une _{vingtaine de}journées _etde congrès _nousest donc présentée.

Ceux-ci concernent des thèmes _{plutôt généraux : il s'agit dejournées «habituelles », qui ont} lieu _{chaque année et qui sont considérées comme des valeurs sûres et indispensables au} personnel du Centre Hospitalier (ex : «Journée annuelle des CLIN», «Aide aux jeunes diabètes », « Assises Nationales des sages-femmes», « Congrès de Cardiologie »,...). Il faut

cependant savoir qu'une partie du budget formation est destinée aux formations hors plan : de nombreux services exerçant une activité médicale des plus spécifiques font appel à ces

formations hors _{plan car aucune des formations plan ne les concerne directement. Dans ce}

cas-ci, le personnel de ces services remplit une demande de formation hors plan sur support

parle directeur de la DRH.

Décrivonsla_{présentationd'une formation sursupportpapier :} • _N° dossier_{(ex: « 2561 ») :}

cenuméro représentecelui de la formation • Titre dela formation_{(ex : « L'Europe desmarchés publics »)}

• _{Objectifs (ex}

: «Maîtriser la réglementation européenne en matière de mise en

concurrence des _{entreprises. Eviter les erreurs de procédure. Savoir respecter les}

formalités demise en concurrence_{européenne »)}

•

Programme

(ex : « laréglementation européenne de marchés publics

- Les

conséquencesdu Traité de Romeetde l'ActeUniqueenmatière de marchéspublics

- Lelivrevertde la Commission

Européennesurles marchés publics

- Les critères de sélection des offres et les clauses contractuelles

jugées comme contraires

auTraité de_{ROME parla jurisprudence.}

le_{champ d'application de la miseen concurrence européenneetc... »)}

NB : on _{remarque que les objectifs et le programme de la formation sont peu développés et}

représententmotpourmot lesprogrammesetobjectifs dusupportnumérique. • _{Personnel concerné (ex}

: «administratif »). Il ne représente pas exactement le type de personnel visé du supportnumérique : biensouvent, mis àpart dans ce cas-ci, il est plus développé : en effet, la catégorie de personnel s'accompagne du nom du service visé

(exemple : Personnel concerné : soignant gériatrie, ou encore, médico-technique biomédical...).

• durée _(ex

: 2 jours) : celle-ci peut aussi bien s'exprimer en jours qu'en heures (ex : 3

heures) • _Date

(ex: « 29/03/00 au30/03/00 ») : il s'agit de la date de déroulement de la formation et _{correspond aux dates de session du support numérique. Ainsi, s'il y a plusieurs} sessions, les différentes datesapparaissent. Prenonsun exemple :

31/01/00au03/03/00

07/09/00au05/10/00

• _{Lieu (ex}

: «Paris ») : ce champ correspond au support numérique et indique le lieu de déroulement de la formation : sur _{plusieurs sessions, une formation peut se dérouler à}

plusieurs endroitsdifférents selon les dates. Dans ce cas-ci, plusieurs valeurs peuvent être attribuéesau_{lieu, toutcomme pourlesupportnumérique.}

• _{Formateur (ex}

: « Axes management ») : ce critère représente le nom de l'organisme

offrant la formation.

• _{Nombredeplaces}

(ex : 1 agent)

•

Fréquence(ex: une sessionparan)

•

Pourcentage sur le temps de travail (ex : 100 %) : ce champ n'apparaît pas sur le support numérique : ilaétérajouté lors de l'édition.

• _Date

d'inscription (ex : avantle 01/11/00) : ce critère correspondauchamp «date limite

d'inscription »dusupportnumérique. • _Coût

prévisionnel pédagogique (ex : 7378,00 F)

• _{Coût dedéplacement (ex}

: 1000 F)

Mis à _{part le champ « pourcentage sur le temps de travail », on remarque que}

soient de nature _{pédagogique, matérielle ou financière. Cependant, on remarque que les} formationssursupport informatiquesont beaucoup plus détailléesque sursupportpapier : le

supportpapierpermet unebrève présentation de laformation etlesupportnumériquepermet

en _{plus, de mettre la lumière sur tout ce qui est modalité de déroulement : en effet, les}

diverses sessions sont décrites de manière très détaillée avec _{pour chacune d'entre elles, les}

dates, lesadresses etleshoraires.

Etudions la liste des thèmes du _{plan formation, qu'il soit numérisé ou imprimé. D'un} point de vue numérique, on remarque que le champ «thème » n'est pas un critère de

rechercheetn'est utilisé_{qu'àtitreinformatif: ainsi, à chaque formation correspondunthème.}

La liste ci-dessous _{présente la liste exhaustive des thèmes par ordre alphabétique : on}

remarque que celle-ci est très courte et que les termes utilisés sont très généraux. Chaque thème_{s'accompagned'un code :}

CODE Intitulé du thème

01 Actualisation des connaissances

02 _{Adaptation à l'emploi} 03 Promotion_{professionnelle}

04 _{Préparationauxconcours} 05 De lanaissance à l'adolescence

06 Accueil

10 Accréditation évaluation

15 _{Accompagnementdespersonnes enfin de vie}

20 _{La personne âgée}

25 _L'hygiène

30 Douleurcancerfin de vie

80 _Garage 81 Relation communication 82 Biomédical 83 Services_techniques 84 Cuisine 85 Parcs et_jardins 86 Blanchisserie 87 Service intérieur 88 Rééducation fonctionnelle 89 Pharmacie 90 _Radiologie 91 Laboratoire 92 Sécurité

En observant la liste des _thèmes, on remarque qu'il y a confusion dans un premier temps, entre les «types » de formation et les thèmes. En effet, apparaissent les types de formationdans laliste de thèmes_{qui sontles suivants :}

Adaptation à l'emploi

Promotion_{professionnelle}

Préparationaux concours

Cela crée donc une redondance du _{type pour de nombreuses formations et celles-ci se}

Formation : 2856 Ecole des cadres 2000/2001

Diplôme : Certif. cadre infirmier

Session examen : 062000

Thème : Promotionprofessionnelle

Typeetcatégorie : Plan Promotion professionnelle

Dans un second _temps, il _{y a} confusion _entre les services de personnel visés _et les

thèmes: prenons des exemples: garage, biomédical, cuisine, blanchisserie, radiologie...,

apparaissentdans la liste des thèmes alorsqu'il s'agitenfait des services de personnel visés

par les formations. Dans ces cas-là, la formation peut aussi se trouver dépourvue de thème

réel. En _{effet, le service visé peut ne pas correspondre authème de laformation : prenons un}

exemple : Personnel visé : cuisine

Thème de laformation: _hygiène

Certaines _{questions se posent quant au thème « actualisation des connaissances » : à} quoi correspond-il réellement ? Il semble que ce thème ou plutôt «type »

de formation

se rapproche énormémentdutype deformation«adaptationàl'emploi ».

Remarque : même s'il ya confusionauniveau de l'indexation entre la catégorie de personnel visé, les thèmes etles types de formation,cettebase de données fonctionnetout de même très bien dans l'enceinte de _l'hôpital car cette base renferme un nombre plutôt restreint de formations_{(180 formations)parrapportàlabase«Formation».}

C'est_{pourquoi, pourl'élaboration de la baseetpourfaciliter la recherche, il faudra qu'il n'y ait}

aucuneconfusionentreces critères.

Ayant analysé cette base, deux critères m'ont paru importants : tout d'abord, la catégorie de personnelvisé carelle représente uncritère de sélection indispensable lors de la requête. Cependant, j'ai effectué unemodification parrapport au plan de formation numérisé

en _{ajoutant comme type de personnel, le personnel médical ; car si celui-ci n'apparaît pas}

dans le _{plan de formation, il doit figuré dans la base «Formation». Cela donne la liste}

suivante : Catégorie de personnel : - Ensemble - Administratif - Médical -Médico-technique -Soignant -Technique

Cependant, un seul critère de sélection concernant le public visé ne suffit pas car une formation_{peutviser aussi, commenousl'avonsdéjà signalé:}

1. Uneou_{plusieurs unités fonctionnelles del'hôpital}

2. Unou_{plusieurs grades de}personnel spécifiques

3. Une ou_{plusieurs professions, fonctions spécifiques}

C'est_{pourquoi j'ai rajouté les 3 champs suivantsenallant du plus généralauplus spécifique :}

-Discipline(s)(= unité(s)fonctionnelle(s))

Ce _{champ anécessité la réalisation d'une liste de mots-clés :j'ai donc créé cette liste à}

_partir

de la liste des unitésfonctionnelles_{querenferme l'hôpital.} Catégorie(s) (= grade)

- Exécution

- Autre

(qui représente les médecins)

-Fonction(s) (=profession)

Il aaussi fallu créer une liste de mots-clés_{pour ce champ en m'inspirant de la liste "Corps et}

grades" de l'hôpital.

Unsecond élément_{provient du plan de formation: il s'agit de la catégorie de formation.} Cependant, j'ai modifiécetteliste avecl'accorddesresponsables de la DRH :

- tout

d'abord, j'ai extrait de la catégorie "Adaptation à l'emploi", "journée / congrès"

caril _{s'agitd'untype deformationbienparticulierquinécessitaitd'êtredémarqué.}

- Afin

que cela soit plus parlant, au lieu dulibellé "Promotion professionnelle", nous avons choisi_{pourlibellé, "formation diplômante".}

Cesmodificationsdonnent lalistesuivante:

-Adaptation àl'emploi - Formation diplômante - Journée/ congrès

Préparationaux concours

D) Définition des critères

/ champs

de

la base

«

Formation

»

1/ Liste des critèressélectionnés à_{partir de l'analyse}

Ayant effectué mon analyse du fonds documentaire et des produits existants, j'ai dégagé les critèressuivants :

- Concernant l'organisme : Nomde_l'organisme Adresse Code_postal Ville Téléphone Fax E-mail Responsable(s) pédagogique(s) Interlocuteur(s) Concernant la formation Nomde la formation

Thème(s) visé(s) parlaformation

Mot(s)-clé(s) Type de formation

Adaptation àl'emploi

Formation_diplômante

Journée/_congrès

Préparationaux concours

Diplôme

Durée

Coût_pédagogique Lieu(x)de déroulement Modalité(s) d'intervention

Nombrede_{personnesdemandées}

Nomdes intervenants

Statutdes intervenants

Objectif(s)de laformation Méthode(s) pédagogique(s) Programme

- concernantle

personnelvisépar laformation Catégorie(s) de personnel Ensemble Administratif Médical Médico-technique Soignant Technique Catégorie(s) Direction_{(catégorie A)} Encadrement_{(catégorieB)} Exécution_{(catégorie C)}

Autre_{(ex: les médecins)}

Discipline(s) (domaine d'activitéde lapersonne : ex : cuisine)

Fonction(s) (profession de lapersonne : ex : orthophoniste)

2/ Liste descritères définitifs

Après avoir présenté ces critères au Service Formation, certains d'entre eux furent

abandonnés pourdeuxraisons :

ils nécessiteraient une indexation _{trop importante (c'est le cas du champ «programme »}

par exemple). La DRFI adonc pris la décision de continuer à se référertout de même au

support papier. La base de documents «Formation» sera utilisée pourfaire une première

grande sélection : dans le cas où deux formations locales et au _{même coût pédagogique}

traiteraient dumême _{sujet, lesupportpapierpermettradefairela différence enfonction de}

ce _{que présente chacune d'elles comme programme, modalités d'intervention, objectifs,}

méthodes _{pédagogiques,ou encore lestatutdes intervenants.}

- D'autres furent abandonnés _car ils _ne

semblaient pas pertinents pour effectuer une

sélection : c'est le cas des _{champs «nombre de personnes demandées », « nom des}

Voici maintenant la liste des_{champs qui ontété conservés:} - concernant l'organisme : Nomde_l'organisme Adresse Code _postal Ville Téléphone Fax E-mail Responsable(s) pédagogique(s) Interlocuteur(s) - concernant laformation _: Nomde la formation Thème(s) Mot(s)-clé(s) Typede formation Diplôme Durée Coût_pédagogique Lieu(x) de déroulement Modalité(s) d'intervention

NB: concernant ce dernier critère _{"Modalité(s) d'intervention", le Service Formation}

s'intéresse seulement de savoir si la formation se déroule en intra-muros ou en inter¬ établissement : les modalités _proprement dites, _{concernant le déroulement de la formation}

telles _{que la question du matériel, les conditions etc, ne seront consultées qu'en second lieu,}

sur_{supportpapier.}

- concernantle

personnelviséparla formation :

Catégorie de personnel (administratif, médico-technique, etc) Discipline(s)(médecine,acuponcture,etc)

Catégorie(s)(direction, encadrement, etc) Fonction(s) (médecin, infirmière, etc)

Enfin, lors de la réunion de présentation de mon projet auprès des responsables de la DRH,

des _{champssupplémentaires concernantlaformationontétédemandés:}

- Un

champ "Année Plan formation" a été demandé, permettantd'indiquer l'année durant laquelle cette formationadéjà fait partie du plan de l'hôpital (lorsque c'est le cas).

- Un

champ "Commentaire" (en full text) permet d'indiquer une note d'appréciation

portant surcetteformation lorsque celle-ci adéjà fait partie du plan, mais aussi ce champ

peutcontenirtout typed'information laconcernantet semblant pertinente.

II COMPARAISON ENTRE UNE METHODE TRADITIONNELLE,

MERISE ET UNE NOUVELLE METHODE : NOTES

A) La méthode Merise

Une fois _{que les champs ont été définis lors de l'analyse des besoins, il a fallu que} j'organise ces donnéeset leurs relations entre elles : or, ne connaissant quela méthode Merise etnem'étant pas encore _{initiée à la méthode Notes, j'ai commencé dans unpremiertemps par}

adoptercette méthode traditionnelle.

Voiciuneprésentation succincte de Merise.

Il existe _{plusieurs types de bases de données : inverse, hiérarchique, réseaux, et} relationnelle. Nous nous intéresserons à la base relationnelle, base la _{plus utilisée et la plus}

répandue dans le monde professionnel. Ce type de base se définit par un ensemble de

«tables » _{(par exemple,} la table _{«organisme» quiregroupe toutes les informations propres à}

l'organisme), elles-mêmes composées de «champs» (ex:1e « nomde l'organisme ») destinés à recevoir la donnée _{(exemple de nom d'organisme : «GRIEPS »). Ces tables sont ensuite} reliées entreelles_{pardes liens, des relations définisetlogiques.}

Il Définition

L'approche de Merise vise à concevoir le système d'information en suivant une

logique de modélisation à trois niveaux : conceptuel, logique/organisationnel et physique.

Cette_{approche permetde bien séparer les différentstypes de préoccupations, chacun des trois} niveauxde Merise_{répondant à des préoccupations différentes. Ce schéma représente doncces} trois niveauxavec leurs_{préoccupationsetles modèles réalisés :}

NIVEAU CHOIX PREOCCUPATION DONNEES TRAITEMENTS

CONCEPTUEL GESTION QUOI? QUEVEUT-ON FAIRE? MCD MCT ORGANISATIONNEL OU LOGIQUE ORGANISATION

QUI FAIT QUOI ?

OU?

QUAND?

COMMENT ?

MLD MOT

PHYSIQUE TECHNIQUE AVECQUELS