HAL Id: dumas-01719173
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Transfert d’une base documentaire préexistante en droit
de la concurrence sur le logiciel DocuShare (de la société
Xerox) : paramétrages, tests et évaluations dans
l’optique d’une utilisation élargie à l’ensemble du fonds
documentaire
Hélène Baussard
To cite this version:
Hélène Baussard. Transfert d’une base documentaire préexistante en droit de la concurrence sur le logiciel DocuShare (de la société Xerox) : paramétrages, tests et évaluations dans l’optique d’une util-isation élargie à l’ensemble du fonds documentaire. Sciences de l’information et de la communication. 2000. �dumas-01719173�
Hélène BAUSSARD
MAITRISE EN
SCIENCES DE L'INFORMATION ET DE LA DOCUMENTATION
Rapport de
stageStage
effectué du10 avril
au21 avril 2000
et du 13 juin au 22 septembre 2000 Au sein du
Cabinet RAMBAUD MARTEL
(PARIS
16ème)
Sous la direction de :
Monsieur COTTE, responsable universitaire MonsieurTHIBAULT, responsable professionnel
19 Septembre 2000 LILLE 3
UNIVERSITE CHARLES DE GAULLE
UFR IDIST
INTITULE DE LA MISSION DE STAGE
TRANSFERT D'UNE BASE DOCUMENTAIRE PREEXISTANTE EN
DROIT DE LA CONCURRENCE SUR LE LOGICIEL DOCUSHARE
(DE LA
SOCIETE
XEROX)
:PARAMETRAGES,
TESTS
ET
EVALUATIONS DANS L'OPTIQUE D'UNE UTILISATION ELARGIE
A L'ENSEMBLE DU FONDS DOCUMENTAIRE.
SOUTENANCE MAITRISE SID MARDI 19 SEPTEMBRE 10H HELENE BAUSSARD
INTITULE DE LAMISSION DE STAGE :
«
Transfert d'une base documentaire préexistante
endroit de
la
concurrence surle logiciel
DocuShare
(de la
sociétéXerox)
: paramétrages, tests etévaluations dans
l'optique d'une
utilisationélargie
àl'ensemble dufonds documentaire
»PLAN DE LA SOUTENANCE
1 / Présentation du Cabinetd'Avocats Rambaud Martel
2 / Présentation du sujet du stage
-rappel du sujet
-objectifs de
la mission
-enjeux
de la
mission
-pour
quels
usages et usagers?
3 / Méthodes
- méthodes
envisageables
- méthodes réellement suivies
-regrets
- outils à
disposition
4 / Exposé
de la
démarche
suivie
etdes résultats obtenus
a : introduction au
logiciel
-grandes étapes
de la mission
b : création de la base Test sous DocuShare
- saisie données
-présentation
etavis des
usagersc : analyses et
perspectives relatives
auprojet
DocuShare
-aspects
positifs
etnégatifs du logiciel
-pré-requis
pourélargir
la base
-perspectives
5 / Conclusion :
présentation
de l'écart entre les résultats etles objectifs
initiaux- erreurs et
problèmes rencontrés
- conclusions surle choix du
logiciel
- avis surlavaleur formatrice du
stage
Pièces jointes :
impressions écran du logiciel
pourcommentaires.
Remerciements
Je
tiens
toutparticulièrement à remercier
:Mlle Lucie Debard et M. LaurentThibault, documentalistes chez Rambaud Martel,
pour
leur aide,
leur soutien ainsi
queleur gentillesse durant
toutle
stage.Mme
Delphine Deschamps,
avocateassociée
ausein de
la SCP Rambaud martel,
pour
m'avoir recrutée
en tant questagiaire
endocumentation.
M. Jean-Pierre
Martel,
M.Christophe Lapp
etMme
Françoise Mertz,
avocatsassociés au sein de la SCP Rambaud Martel pour leur
confiance
en montravail
etleur sincérité.
M. Cotte,
professeur à
l'université de Lille 3,
pouravoir accepté d'être
mon maître de stageainsi
que pour sesconseils.
Toute
l'équipe du
Cabinet Rambaud Martel,
les
avocats commele personnel
Plan du rapport de stage
Introduction -page 8
1 / Présentation-page 11
A: Présentation du Cabinet Rambaud Martel-page 12
B : Présentation du centrede documentation du Cabinet -page 14
1 : L'organisationde l'espace-page 14
2 : Le fonds documentaire-page 15
C : Présentation du mode de fonctionnement du centre de documentation
—page 16
2 / Laméthodologieemployée durantce stage -page 20
A: l'observation—page 21
B : Les entretiens informels
-page21
C : La méthode pour le transfert des données-page22
D :La préparation d'une opération de communication-page22
E : L'analyse après réalisation de la basetest
-page22
F : La rédaction d'unpetit guide d'utilisation DocuShare -page23
3 / La naissance duprojet d'informatisation-page24 A: L'originedu projet-page25
B : Queltype d'informatisation ?-page25 C : Pourquels usages etusagers ? -page26
4 / Unprojet de GED (gestionélectronique de documents): le logiciel DocuShare
-page30
A: Les notions de GED, d'Intranetet de Groupware-page31
B : Présentation du logiciel DocuShare-page33
C: Les grandes étapes du projet-page35 5 / La baseTest sous DocuShare-page37
A: Le choix de la baseTest-page38
B : Le transfert des données -page38
C: Les difficultésrencontrées aufuretàmesure de la saisie des données
—
page40
6/ Laprésentation de la baseTestle12 juillet 2000—page43
A: Rapport de la présentation du12 juillet 2000 -page44 B : L'importance dela notion de confidentialité des données
-page45
C: Conclusion de laprésentation du 12juillet2000-page46
7 /Les analysesen vue d'unélargissement de l'utilisationdeDocuShare-page47
A: Analyse des aspectspositifsetnégatifs du logiciel DocuShare-page48 B : Analyse des pré-requisnécessaires àtoutélargissementde la base
-page63
C : Petitguideillustréàl'usage des utilisateurs etdes administrateurs de
DocuShare -page66
1 : Seconnecter à la baseDocuShare-page68
2: Utiliser lafonction« Quoide neuf» -page69
3: Visiter la«carte dusite » -page 70
4 :Naviguer dans les collections etles fichiers -page71
5 : Utiliser lafonction« rechercher»-page73
6: Ajouterunecollectionouunfichier (en modeadministrateur)
-page 74
7: Modifier des collectionsou des fichiers (en modeadministrateur)
-page76 Conclusion -page 78 Glossaire -page82 Bibliographie-page85 Annexes -page88
Plaquette de présentation du logiciel DocuShare
Extraits de la pageDocuShare du site Internetde Xerox(US)
Conférences de pressesdela sociétéXeroxconcernant DocuShare (enanglais)
Paris, le 04/09/2000
Monsieur,
Je vous envoie comme convenu un
exemplaire
de mon rapportde
stage.J'espère qu'il arrivera
chez vous dans les délais fixés parl'université, à savoir quinze jours
avantla
soutenance,prévue
le
19septembre
2000.Je tiens
juste
à préciser
quela couleur
mauveprédominante
dans
ce rapport estdue
à
uncaprice
de monimprimante,qui
adécidé
aumomentde l'impression
finale du
rapportde transformer
toutcequi
était gris en mauve ... Ne pouvant pas
l'expliquer ni
encoremoins
yremédier
pourle
moment,je
me permetsde
vous envoyerle
rapportdans
cetétat
!Enfin,
je
vousredonne
mescoordonnées
pourtoute remarque ouinterrogation
quevousauriez
à
me
communiquer
avantla
soutenance,suite
à
la lecture de
ce rapport :HélèneBAUSSARD
12 rueVictorBasch 94220CharentonlePont
Tel :06 62 04 30 69
e-mail :helene.baussard@free.fr
Envous souhaitant bonnelecture, cordialement,
Introduction
Etudiante en maîtrise SID (Sciences de l'Information et de la Documentation) au sein
de F UFR IDIST (Information, Documentation, Information Scientifique et Technique) à
l'université de Lille 3,j'ai choisi d'effectuermon stage de maîtrise au sein de la SCP Rambaud
Martel, société d'Avocats à la Cour de Paris, située à Paris dans le 16ème arrondissement. Ce
stage, d'une durée de quatre mois (du 10au 21 avril durant lesvacances de Pâques puis du 13
juin au 29 septembre), devaiten conformité avec le souhait des responsables de la formation
Maîtrise SID, comporter une mission déterminée par avance, d'un niveau qualifié de
«maîtrise » (bac + 4). Cette mission fut choisie avec les documentalistes du Cabinet, et
validée par M. Cotte, professeur au sein de l'IDIST, et maître de stage à cette occasion.
L'encadrement sur le lieu du stage fut assuré par les deux documentalistes en poste, Lucie
DebardetLaurentThibault. L'intitulé de la mission était le suivant : «Transfert d'une base
documentairepréexistante en droit de la concurrence surle logiciel DocuShare (de la
société Xerox) : paramétrages, tests et évaluations dans l'optique d'une utilisation
élargie à l'ensemble du fonds documentaire». La question posée tout au long de la
mission, et quinous sert de fil directeurpour ce présentrapport, estdonc la suivante : est-ce
que le logiciel DocuShare répond aux besoins, aux attentes du Cabinet Rambaud Martel ? Ce
présent rapport détaille les différentes étapes de cette mission, correspondant à un projet
d'informatisation de certaines données duCabinet, etplus précisémentau testd'un logiciel de
gestion électronique de documents nommé DocuShare.
D'autre part, le stage se déroulant principalement durant les mois d'été, période de
vacances des documentalistes de la SCP Rambaud Martel, cette mission fut partagée environ
à mi-temps avec la gestion quotidienne du service de documentation. Les tâches réalisées
avec l'aide de l'équipe de documentation furent variées. La matinée était consacrée
principalement à l'élaboration d'une revue de presse disponible quotidiennement à la
bibliothèque pour consultation des avocats, collaborateurs ou associés, voire des stagiaires
juristes ouautrespersonnes intéressées. La gestiondu courrier se faisait aussien matinée, etla
diffusion de certaines revues yétait associée. Je participais aussi à d'autres tâches ponctuelles,
comme par exemple à certaines recherches documentaires (recherches de presse,
thématiques, d'informations sur une société, etc...), à l'élaboration d'un Press Book, à la
refonte du catalogue, à des tâchesde catalogage d'ouvrages récents...
Enfin, par certains aspects, ce stage se fit aussi en collaboration avec deux autres stagiaires, présents pour l'un aux mois de juillet et août, et pour l'autre aux mois de juillet, aoûtet septembre. L'und'entre eux, Grégory, était aussi élève enmaîtrise SID. Suivi lui aussi parM. Cotte en tant que tuteur de stage, sa mission se plaçait en amont de la mienne, caril
avait à réaliser une étudepréliminaire au projetd'informatisation, concernantles usages etles
usagers du service de documentation, en élargissant surles besoins et les attentes enmatière
d'informatisation. Quant à Cécile, la dernière stagiaire, elle travaillait plus particulièrementsur la documentation papier suivant le même plan de classement que celle qui serait transférée dans la base de données DocuSharepoureffectuerles tests.Nos trois travaux étaient donc en
relation étroite, tandis que nous partagions les tâches quotidiennes que les documentalistes
nous confiaient.
Il est nécessaire aussi de préciser un point important qui conditionne notamment
l'écriture de ce rapportde stage. Il s'agit de la clause de confidentialité à laquelle nous étions
soumis en tant que stagiaires : en effet, le cadre de ce stage étant celui d'un Cabinet d'avocat,
aucun document, ni nom de partie ou d'affaire traitée par les avocats, ne devaient sortir des
murs du Cabinet. C'est la raison pour laquelle je ne parlerai pas dans ce rapport de façon
précise du contenu de la base DocuShare surlaquelle se fonde ma mission de stage, mais je précise ici qu'ilne s'agitpas de donnéesindispensables àla compréhension decette mission.
PARTIE 1 : PRESENTATION
- PRESENTATION DU CABINET RAMBAUD MARTEL
- PRESENTATION DU CENTRE DE DOCUMENTATION DU CABINET
- PRESENTATION DU MODE DE FONCTIONNEMENT DU CENTRE
DE DOCUMENTATION
1 / Présentation
A : présentation du Cabinet Rambaud Martel
La SCP Rambaud Martel est une société d'avocats à la Cour de Paris : il s'agit d'un
Cabinet de soixante-dix avocats, situé dans le 16ème arrondissement de Paris. Les avocats
exercent une profession libérale et ne sont donc pas salariés de la société, qui possède le
statut particulier de SCP ou Société Civile Professionnelle. Le Cabinet compte 27 avocats
associés, 43 collaborateurs, et 38 salariés non-avocats. Il est partagé entre trois étages d'un
immeuble,etle centre de documentation se situe au deuxième étage depuis 1999.
Le Cabinet Rambaud Martel est né en 1925 de la volonté de M. et Mme Henri
Rambaud.Jean-François Rambaud, fils de Henri Rambaud, etJean-Pierre Martel rejoindront
cette structure respectivement en 1952 et 1967, d'abord en qualité de collaborateurs puis
d'associés. En 1970, le Cabinet se regroupe avec une dizaine d'autres afin de créer la plus
grande structure d'avocats de l'époque, connue sous l'appellation de 1'«Avenue de
Lamballe», du nom de la me où elle était implantée. N'ayant finalement pas trouvé dans ce
cadre les éléments les satisfaisant,Jean François Rambaud etJean-Pierre Martel quittent cette
structure avec leurs collaborateurs pour créer la SCP Rambaud Martel en 1977. Ils
développent alors un Cabinet ayant vocation à couvrir l'ensemble des besoins juridiques des
entreprises, enconseil etencontentieux, avec lavolonté d'offrir un servicepersonnalisé etde qualité. Ils enrichissent aussile Cabinetde spécialités fortes, notammentdans le domaine des
travaux publics et de la construction, et leur succès dans de grands dossiers financiers et
contentieux a beaucoup contribué à la notoriété du Cabinet et à sa réputation de sérieux et
d'efficacité. Aujourd'hui, M. Martel est toujours en activité, tandis que M. Rambaud a pris sa
retraiteil y a quelques années.
Le Cabinet rassemble aujourd'hui 27 associés et 47 collaborateurs : il a beaucoup
grossi ces trois dernières années et a encore vocation à accueillir de nouveaux collaborateurs. Chaque associé supervise un à trois collaborateurs qui ont vocation à travailler avec lui en particulier,ce qui ne les empêche cependant pas d'être sollicités pard'autres associés. Chaque
équipe associé / collaborateurs est assistée par une ou deux secrétaires. La politique
d'associationpratiquée par le Cabinetestcelle de larapidité afin que les bons éléments restent
jeunes collaborateurs duCabinet. L'intégration entant qu'associé se fait en moyenne tous les
deuxans après cinqousix ansde présence dans le Cabinet.
L'organisation du Cabinet répond à un souci essentiel de continuité, de solidarité et
d'intégration dans une équipe soudée. La structure est composée d'équipes de généralistes
avec des activités dominantes.Ainsi, sil'objectifest de pouvoir assisterl'entreprise dans tous
les problèmes qu'elle qu'en soit la forme, les associés sont aussi des spécialistes pointus dans
certaines matières ou certains secteurs d'activités. Face à cette vocation généraliste du
Cabinet, résolument tournée tout de même vers les entreprises et donc les affaires, les
domaines d'activités du Cabinetsonttrèsnombreux etvariés :
droit des sociétés,bourse et finance
droitpublic économique
contentieux,arbitrage etmédiation
concurrence etconcentration
droitcommunautaire etinternationalprivé
droitpénal des affaires
préventionettraitementdes difficultés des entreprises
droit social
propriétéintellectuelle
communicationetpublicité
immobilieretconstruction
droitdes obligationset droit de laresponsabilité
fiscalité
nouvellestechnologies
Chaque associé est responsable du contrôle qualité des travaux dont il assume la
responsabilité à l'égard des clients, avec contrôle croisé d'un ou plusieurs autres associés sur
les dossiers délicats.
Quant à la gestion du Cabinet, ou fonctionnement de la SCP, elle est assurée par un
comité dédié, composé de cinq associés et d'une équipe administrative et comptable de trois
personnes. De plus, chaque associé est en charge particulièrement au sein de la SCP d'une
responsabilité particulière, comme par exemple la gestion des ressources humaines, de
l'informatique oubienencore de la documentation...
B : présentation du centre de documentation du Cabinet
Le Cabinet Rambaud Martel possède depuis le début des années 1980 un centre de
documentation, que les usagers désignent souvent sous le nom de «bibliothèque» dont la
gestion est confiée à une équipe de deux documentalistes. Les deux personnes qui la gèrent
sont deux documentalistes, Laurent Thibault et Lucie Debard, arrivés tous deux au Cabinet
en 1997. La responsabilité du centre de documentation est confiée à Laurent Thibault, cadre
documentaliste.
1: L'organisation del'espace
La bibliothèque du CabinetRambaud Martelest un espace d'environ 120 m2, divisé en
trois salles principales. Sur tous les murs sont dressées des bibliothèques qui accueillent en
leurs rayons des ouvrages de droit dans différents domaines. Le rayonnage suit un plan de
classement spécifique :
1.1 Droitcommercial
1.2 Droitdes sociétés
1.3 Droitbancaire
1.4 Droitboursier
2.1 Droitinternational, droits étrangers, arbitrage
2.2 Droit communautaire
3.0 Droitdu transport
3.1 Droitéconomique
3.2 Droitde la communication, de la propriété intellectuelleet desnouvelles technologies
4.1 Droit fiscal
4.2 Gestion
5 Droitsocial
6.1 Droit administratif
6.2 Droitpublic des affaires
6.3 Droit de la construction etde l'urbanisme
6.4 Droitimmobilier
6.5 Droitde l'environnement
8 Procédure civile etProcédure pénale
9 Droit pénal
Codes, mémentos et autresusuels (tels quedictionnaires, lexiques, Quid...)
Ce plan de classementpar matière est noté sur les ouvrages ainsi que surles étagères : les neuf parties principales sont signalées chacune par une couleur différente sur la cote des
ouvrages. La signalétique est ainsi claire et simple, afin que les usagers soient le maximum
autonome.
Dans chaque salleprincipale est situéle bureau d'un des deux documentalistes. Enentrant
dans la bibliothèque, on trouve sur la gauche une première salle, avec attenant le bureau de
Lucie Debard. C'est dans cette partie de la bibliothèque que l'on trouve la photocopieuse,
l'imprimante réseau, les quatre ordinateurs en libre accès pour les stagiaires juristes et autres
utilisateurs, permettant les recherches sur cédéroms, l'accès à Internet et le traitement de
texte. Les codes, cédéroms et autres usuels se trouvent dans l'enceinte du bureau de Lucie.
De l'autre côté, on trouve deux salles : dans l'une d'elle se situe le bureau de Laurent Thibault.
Il s'agit des deux salles de travail où sont installés les stagiaires juristes (ils sont en
permanence une dizaine), ainsi que plus ponctuellement des avocats venus effectuer une
recherche hors de leur bureau.
2 : Lefonds documentaire
Le Cabinet possède un fonds documentaire bien fourni. Quantitativement, la
bibliothèque rassemble environ 1050 ouvrages, de type encyclopédies et monographies, ainsi
qu'une centaine de codes etmémentos qui sontextrêmementutilisés. Ces codes paraissent de
façon annuelle ou biennale : à chaque nouvelle parution, la collection est renouvelée. Les
codes les plus utilisés sont parfois achetés en double exemplaire. Le marché des codes est
dominé par deux éditeurs principalement, qui sont Dalloz et Litec. Les méméntos paraissent
chez Francis Lefebvre. En règle générale, quelques éditeurs dominent le marché de la
documentation juridique : on peut citer ainsi Lamy, les éditions du Juris Classeur, LGDJ,
Dalloz...
La bibliothèque est abonnée à un grand nombre de revues et d'ouvrages à mise à jour
(une des spécificités de la documentation juridique). Les abonnements à des revues juridiques
sont environ au nombre de cent vingt : on peut citer comme exemple le Recueil Dallo% la
Galette du Palais, Les Petites affiches, ou la Semaine juridique JCP (Juris Classeur Périodique, en
trois éditions différentes : entreprise,générale et notariale). La bibliothèque est aussi abonnée
à unevingtaine de titres de périodiques courants tels que les quotidiens Te Monde, Ta Tribune, TesEchos, lAGEl'l, etd'autres encore...
Enfin, la bibliothèque possède une vingtaine de cédéroms de droit,qui permettent des
recherches plus rapides : on notera par exemple les trois cédéroms concernant la Cour de
Cassation, ou encore les cédéroms nommés «Lois et Règlements», «les Petites Affiches »,
«Dalloz»,«Navis social», «Juridisque Concurrence », «Conseil d'Etat»,etc...
Dernièrement, les documentalistes se servent aussi régulièrement des bases de
données Minitelou Internet: par exemple, ils sont abonnés au service Minitel Infogreffe, qui
leur fournit des renseignements sur les entreprises, et utilisent aussi des services comme le
3617 Jurifrance, qui permet de retrouver des données juridiques non disponibles à la
bibliothèque. Des sites Internet leur servent aussi pour certaines recherches ou pour assurer
uneveilleparlementaire, commeles sites de l'Assemblée Nationale ou duSénat,parexemple.
Synthèse
Support papier Périodiques
monographies etencyclopédies
codes etmémentos
Support hors ligne Cédéroms
Supporten ligne Internet
Bases de données Minitel
C :présentation du mode de fonctionnement du centre de documentation
Les documentalistes, aunombre de deux commeil a été ditprécédemment, observent
une répartition des tâches quotidiennes ou hebdomadaires à accomplir,
sans que cette
répartition ne fige totalement les rôles de chacun, de sorte que chacun des deux puisse
remplacer l'autre durant une période de vacances ou un congé imprévu. Ces tâches sont à la
fois nombreuses etvariées.
Quotidiennement, le centre de documentation du Cabinet réalise une "revue de presse" consistant en une liste analytique de références, tirées de plusieurs journaux auxquels le centre est abonné (des quotidiens comme T'Agefi,Tes Echos, Ta Tribune, 1m Monde, 1m Figaro,
Ubération, The Wall Street journal, The Financial Times, auxquels s'ajoutent plusieurs
Economist, business Week; et des mensuels ou bimensuels comme UExpansion, le Nouvel
Economiste...). Les documentalistes procèdent donc chaque matin à une lecture de tous ces
journaux ou revues, puis sélectionnent les références des articles qu'ils jugent intéressants
pour les avocats, et éditent cette liste de référence afin de la rendre disponible. Les avocats
intéressés par un article viennent ensuite lire à souhait les journaux qu'ils ont repérés. Cette
revue de presse nécessite beaucoup de temps chaque matin, et permet parfois de découvrir
des articles où le Cabinet ou un de ses avocats est cité : dans ce cas, cette lecture matinale
permetàlapersonne concernée d'être informée tôt de cettecitation.
Chaque semaine, l'équipe de documentation réalise un autre produit documentaire,
plus spécialisé, qui sortle vendredi. Il s'agit du "Courrier de la doc",autreliste signalétique de
références bibliographiques classées par thèmes, mais dont les sources proviennent
exclusivement depériodiques juridiques. Les principaux titresretenus pourl'élaboration de ce
produit documentaire sont les suivants : BALO (Bulletin des Annonces Eégales Obligatoires),
Bulletin comptable etfinancier, Bulletin Joly bourse, Bulletin Joly sociétés, BRDA (Bulletin rapide de droit
desaffaires), Droitetpatrimoine, Droitetpatrimoine hebdo, Droitpénal, Droitdessociétés, Actespratiques,
Galette duBalais,JournalOfficielsérie LoisetDécrets, Petites affiches, Procédures, RecueilDallo%, Revue
dejurisprudence commerciale, RevuedejurisprudenceDroitdes affaires, Revuedesprocédures collectives, Revue
dessociétés, Revuetrimestrielle de droit civil, Revue trimestrielle de droit commercial, Semainejuridique édition
entreprise et Semaine juridique édition générale. Une fois cette liste publiée, les avocats qui le
désirent viennent lire les articles qu'ils ontrepérés dans la liste directement à la bibliothèque
ou demandentenprêt les périodiques concernés.
D'autrepart,l'équipe a enpermanence sous saresponsabilité (tout aumoinsphysique)
une dizaine de stagiaires juristes. Il s'agit d'étudiants en droit, le plus souvent en phase
avancée d'études (la plupart està l'Ecole du Barreau ou en troisième cycle). Ils effectuentun
stageau Cabinet d'une durée variable, souvent longue (de quatre à six mois) et leurs arrivées
s'échelonnent sur toute l'année. La bibliothèque est leur point d'ancrage, c'est à cet endroit
qu'ils effectuent les recherches que leurs confient selon un fonctionnement bien réglé
associés et collaborateurs. Leurprésence représente une part de travailconséquente pour les
documentalistes, car ils ont souvent à les aiguiller dans leurs recherches et vers les sources
disponibles, notamment à chaque nouvelle arrivée de stagiaires. Ces futurs avocats (ils se
destinent à ce métierpourlaplupart) sont donc le premier public de cette bibliothèque, dans
le sens où ils y sont constamment. Néanmoins, leurs recherches, effectuées pour de tierces
personnes, se répercutent logiquement à tous les étages du Cabinet. De plus, il est fréquent 17
que des avocats se déplacent personnellement à la bibliothèque poureffectuer une recherche
(certains d'entre eux étaient d'ailleurs en stage il y a à peine quelques années, dans le même
lieu).
Les documentalistes effectuent aussi un gros travail de fond, qui consiste en un suivi
constant de tous les travaux parlementaires, une veille permanente qui aboutit à la constitution de gros dossiers où l'on peut absolument tout trouver sur une loi, de son
élaboration à son aboutissement. Ce suivi demande de nombreuses heures de travail et de
multiples recherches.
Les documentalistes assurent également de nombreux travaux quotidiens. Par
exemple, le Cabinet possède un Press Book (ou ouvrage répertoriant les articles de journaux
ou autres communiqués de presse dans lesquels il est question du Cabinet, d'une affaire traitée, d'un avocat de la SCP...) qui est confié en double à l'une des documentalistes. Elle
gère sa mise à jour au fur età mesure des articles retenus, ce qui nécessiteune mise en page
parfaite (le Press Book est visible par les clients - réels ou potentiels - du Cabinet à l'accueil
du 4ème étage). D'autre part, la gestion du courrier (abondant chaque matin), de tous les
abonnements, de la diffusion et du prêt des revues, ainsi que de la comptabilité du centre
occupe unepartimportante dutempsdupersonnel de la bibliothèque.
Enfin, une des spécificités du droit estque de nombreux ouvrages sontdits "à mise à
jour", c'est à dire que de nombreuses parties de ces encyclopédies ou autres dictionnaires permanents sont refondues régulièrement : il peut s'agir d'ajouts, de suppressions, de
modifications... La liste en est impressionnante, les mises à jour arrivent quasiment quotidiennement : cetravaildemande beaucoup depatience, deminutie et de sérieux. Il s'agit
d'une tâche très longue et fréquente. Les cédéroms eux aussi nécessitent des mises à jour
environ tousles trois mois.
Enfin, l'équipe de documentalistes effectue constamment des recherches ponctuelles
pourles avocats : ceux-cileurenvoientune demande de recherchepar téléphoneouparmail,
ou se déplacent à la bibliothèque et les documentalistes font au mieux pour les satisfaire
rapidement. En effet, ces demandes sont le plus souvent marquées par l'urgence. Ces recherches peuvent être simples comme une commande de Kbis (recherche sur l'état d'une société sur Infogreffe, serveur Minitel auquel le centre est abonné), ou des commandes de
documents à la bibliothèque de l'Ordre des avocats, ou Bibliothèque du Palais ; mais il peut
aussi s'agir de recherches plus compliquées, prenant plus de temps et demandant davantage
Synthèse
Les tâches essentielles du centre Aide aux stagiairesavocats
de documentation Courrier de la doc
Gestion de labibliothèque
Gestion de la facturation
Mises à jours des ouvrages et
cédéroms Press Book Recherches documentaires Revue de presse Traitement du Courrier Veilleparlementaire
PARTIE 2 : LA METHODOLOGIE EMPLOYEE DURANT CE STAGE
- L'OBSERVATION
- LES ENTRETIENS INFORMELS
- LA METHODE POUR LE TRANSFERT DES DONNEES
- LA PREPARATION D'UNE OPERATION DE COMMUNICATION
- L'ANALYSE APRES REALISATION DE LA BASE TEST
2 / La
méthodologie employée durant
ce stageJ'ai choisi de noter ici les grandes lignes de la méthodologie propre à ce rapport de
stage, et de renvoyer pour plus de précisions sur chaque point aux parties respectives du
rapport. En effet, la méthodologie se trouve de la sorte intégrée chronologiquement et
logiquementau cœurmêmedu rapportde stage.
A: L'observation
L'observation m'a été fort utile pour développer les parties du rapport concernant la
présentation du Cabinet et de la bibliothèque (1 / présentation) ainsi que pour la partie
concernant la naissance du projet d'informatisation (3 / la naissance du projet
d'informatisation). En effet, ces descriptions se fondent quasiment uniquement sur
l'observation, à laquelle onpeutajouter les nombreux conseils donnésparles documentalistes
en poste.
B : Les entretiens informels
Je parle ici d'entretiens informels car il ne s'agit pas d'entretiens préparés à l'avance,
selon un processus bien défini et scientifique, et des rendez-vous pris avec les personnes.
Toutefois, il m'a semblé bon de parler ici des ces entretiens informels, car ils ont été tout au
long du stage un moyen indispensable de communication et d'information. En effet, le dialogue a été primordial, tout d'abord entre les documentalistes et moi, puisque nous avons
eu de nombreux entretiens sur chaque point du projet d'informatisation, mais aussi avec
d'autres personnes du Cabinet, au détour d'un couloir, qui m'ont permis de récolter parfois
des informations intéressantes pour monprojet. Ces entretiens informels se retrouvent donc
partoutdisséminés dansle rapport.
Je n'ai pas fait de questionnaire pour l'étude des usages et des besoins en matière
d'informatisation pour des raisons que j'ai déjà précisées : en effet, Grégory Schaub menait
parallèlement dans le même lieu de stage une étude sur les usages etles usagers qui devait se
conclure surl'informatisation.Je me devais donc de nepas empiéter sur son sujet de stage. Il
pose d'ailleurs dans son questionnaire des questions précises concernant l'informatisation,
surlesquelles nous avons réfléchien commun, qu'il analyseensuite.
C : La méthode pour le transfert des données
Cette partie technique du stage (4 / La première étape du projet : la base Test) s'est
opérée à vrai dire sans méthodologie précise, autre que celle de la rigueur: en effet, je
n'appliquaispas deméthode particulière pour opérerle transfert des données de la base Test,
mais il me fallait procéder pendant toute la durée du transfert aux mêmes opérations
répétitives, en étant rigoureuse et concentrée sur le travail que j'effectuais. Il me fallut aussi
beaucoup de patiencepour réaliserce transfert, qui s'effectuait en Intranet1, ce qui me rendait
dépendante de l'état de saturation ou nonduréseau2.
D : lapréparation d'une opération de communication.
A deux reprises, mais une seule n'est développée dans ce rapport en raison des dates
de soutenance (5 / La présentation de la base Test le 12 juillet 2000), j'ai du organiser avec
l'aide des documentalistes une présentation du projet et de son avancement, opération
destinée à communiquer sur le projetet aussi à en rassurer certains, ainsi qu'à bien expliquer
ce que nous étions en train de mettre en œuvre. La première présentation s'est préparée
relativement rapidement, en établissant un petit mémo : récapitulatif du projet DocuShare,
puis choix de quelques exemples clefs à montrer sur la base, démonstration avec ces
exemples, puis conclusion sur l'état du projet. Elle étaitplus informelle que la seconde, et ne
devait pas durer longtemps. Par contre, même si la seconde présentation, prévue au mois de
septembreen présencenotamment de M.Jean-Pierre Marteletd'autres avocats associés, n'est
pas encore préparée à l'heure de la rédaction de ce mémoire, je sais d'avance qu'elle sera plus
officielle etnécessitera plus de préparationet de rigueur dans la présentation.
E : L'analyse aprèsréalisation de la base Test
Ces analyses se sont déduites de la réalisation et de la présentation de la base Test
(6/A : analyse des pointspositifs etdes points négatifs du logiciel DocuShare et6/B :analyse des pré-requis nécessaires à toutélargissement). Elles sont nées de la réflexion que j'avais pu
avoir en transférant les données, en organisant les données dans DocuShare et en naviguant
dans la nouvellebase, ainsique des commentairesqui furent faits lors de la présentation de la
1
Voir définition n° 7 dans leglossairepage82.
2
base Test. Elles s'appuyaient aussi sur des informations que j'avais reçues de la part des
documentalistes,concernantunpossible élargissement de l'informatisation à d'autres données
du Cabinet. Les préconisations pour un élargissement du projet se fondent donc sur les
élémentsqui sontapparusindispensables aufuret à mesure quela base Test avançait.
F : la rédaction d'unpetit guide d'utilisation DocuShare
-\X"
V""
Ceci concerne la toute dernière partie du rapport, la partie 6/C : rédaction d'un petit
guide administrateur et d'un guide utilisateur. Il s'agit juste de quelques pages sur lesquelles
j'ai inséré des impressions écran de DocuShare, vierges de toute donnée concernant le
Cabinet pour cause de confidentialité des informations, qui montrent les quelques
fonctionnements et potentialités de base, utiles aux futurs utilisateurs. Il ne s'agit pas d'un
guide très développé, d'autant qu'il existepour ce faire un manuel de l'utilisateur obtenu avec le logicieletdonc développépar Xerox,bien plus complet.
Ces quelques points de méthodologie ne sont donc que succinctement développés dans cette partie du rapport. La méthodologie est ainsi disséminée dans chaque partie du
rapportquila concerne, ce quime semblait être une organisation intellectuelle plus logique.
Synthèse
L'essentiel de la méthodologie : observer
écouter transférer communiquer analyser rendre accessible 23
PARTIE 3 : LANAISSANCE DU PROJET D'INFORMATISATION
- L'ORIGINE DU
PROJET
-QUEL TYPE D'INFORMATISATION ?
- POUR
3 / La naissance du
projet d'informatisation
A : L'origine du projet
Le projetde mettre enplace une base de données et donc deprocéder à une opération
d'informatisation esttrès ancien. Déjà, ilya plus de trois ans, l'ancienne documentaliste alors
en poste avait réalisé une petite étude sur le sujet: elle s'était documentée alors sur les
logiciels existants etqui pourraient convenir auCabinet.Mais,par manque detemps (elle était
alors seule à la documentation), cela n'avait pas pu se concrétiser. Par la suite, le projet
d'informatisation est resté au premier plan : lors de leurs deux recrutements en 1997, Lucie
Debard et Laurent Thibault, documentalistes actuellement en fonction, ont vu ce point
souligné, au premier rang des grandes choses à mettre en œuvre dans un avenir proche.
Malheureusement, des tâches plus urgentes de refonte, de réorganisation du centre de
documentation, ainsi qu'un déménagement les ont empêchés de se mettre à l'ouvrage sur la
base de données. Le projet a vraiment réapparu en 1999 : il y eut alors plusieurs réunions
entre certains avocats et lesdocumentalistes, afin d'évaluer notamment les usages de la future
base, son contenu, les besoins que le Cabinet avait en la matière, etc... Ces réunions ont
permis de déterminer le fil directeur du projet: désormais, les acteurs de ce chantier savaient
vraiment vers quoi ils allaient et quel était le but à atteindre. Il a même été question d'une
étude qui aurait été réalisée par une personne extérieure, venant d'un Cabinet de conseil et
d'audit, mais le coût exorbitant de ce type d'étude a quelque peu refroidi le Cabinet. C'est
alors qu'une personne de chez Xerox - The Document Company a proposé la solution
DocuShare : le logiciel de gestion électronique de documents a été prêté auCabinet etinstallé
sur trois postes enversion de démonstration, tandis qu'il était décidé de prendre en l'an 2000
un ou une stagiaire en documentation pour se plonger dans le projet, les documentalistes
manquant réellement de temps au quotidien pour s'en occuper. L'idée était alors de tester le logiciel afin d'évaluer s'il correspondait auxbesoinset attentes du Cabinet.
B : queltype d'informatisation ?
En premier Heu, il me faut préciser que le projet d'informatisation ne touche pas à
proprementparler la bibhothèque du Cabinet. En effet, les informations et données qui sont
touchées par ce projet ne sont pas celles du centre de documentation. Il ne s'agit donc pas,
comme on aurait pu le penser, de développer une informatisation à partir d'un logiciel
documentaire, qui comprendrait une indexation du fonds documentaire avec un thésaurus
ainsi que par exemple une gestion des abonnements du centre de documentation, qui sont
comme nous l'avons vu très nombreux. En fait, cette option n'est même pas envisageable
pour plusieurs raisons. Tout d'abord, il n'existe pas de thésaurus en droit, tant la somme
d'ouvrages est immense : il n'est donc pas possible à l'échelle du Cabinet, à moins d'y
consacrer énormément de temps, d'en réaliser un, ou même une liste d'autorité, qui
permettraitd'indexer le fonds. Or, sans ce thésaurus oucette liste, on ne peutpasprétendre à
entreprendre une informatisation avec en soutien un logiciel du type de ceux que nous avons pu observer pendant l'année en maîtrise (comme Taurus par exemple). D'autre part, il n'y a pas réellement de raisons de procéder à un tel travail : en effet, les avocats représentent un
public très attaché à la documentation papier. Pour s'en rendre compte,il suffit de penserà la
masse de documents rédigés parles avocats... L'écritest fondamental dans la documentation
juridique. Il n'est donc pas question de tout numériser, comme certains le conseillent
aujourd'hui. De plus, cela nous ramène encore à la question dutemps passé à numériser: les
documentalistes ne peuvent inclure cette tâche dans leurs journées, à moins de délaisser
d'autres tâches plus fondamentales au fonctionnement de la bibliothèque. Pour toutes ces
raisons donc, ce n'est pas le fonds documentaire de la bibliothèque qui est touché par le
projetd'informatisation que je présente ici.
Ainsi, les données qui sont susceptibles de rentrer dans le projet d'informatisation
sont des données internes au Cabinet, à savoir de l'information née du travail des avocats,
comme des assignations, des conclusions, des notes, des mémos, des comptes-rendus, qui
pourraient peut-être resservir à d'autres collègues du Cabinetpourdes procédures identiques.
C :pourquels usages etusagers ?
La base de données qui serait développée sous DocuShare contiendrait donc des
données internes auCabinet. Ce choix fut déterminé par l'observation desusages des avocats
en matière de documentation interne, et parleurs demandes répétées, leurs besoins donc, de
trouver facilement etrapidement tel ou tel type de document. En effet, le domaine juridique
est le Heu d'une intense production de documents, car les procédures juridiques nécessitent
de nombreuses rédactions tout au long de leur déroulement : on peut citer à titre d'exemple
tous les recours, qu'il s'agisse de conclusions ou d'assignations, auxquels s'ajoutent des
notes,des mémos,etc...11peutaussis'agirde dossiers entiers réalisés en vue d'une recherche,
qui contiennent des articles de presse, des textes spécialisés, et d'autres documents, et qui
peuventresservirpour gagnerdu tempslors d'une recherche du même type. Même si chaque
dossier estun nouveau cas à part entière, et que les avocats fonttoujours preuve à cet égard
d'unegrande capacité d'imagination,et de novation,la structure de certains documents, vidée
de son contenu, peut parfois être réutilisée dans une autre affaire que celle d'origine. Ces
documents sontenquelque sorte«codifiés»,c'est àdire qu'il existe des règles de rédaction et
de présentation strictes. De la sorte, un document peut être réutilisé sorti de son contexte, surtout pour sa structure, en faisant attention bien entendu à ne pas commettre d'impairs.
Mais encore faut-il en connaître l'existence ! Il existe d'ailleurs dans le domaine juridique de
nombreux «modèles »qui serventàl'élaboration de documents juridiques.
C'est donc dans cette optique, pour cet usage de réutilisation, que le projet existe : il
s'agit de faire en sorte que soient mis en réseau certains documents, ou seulement
leur
référence, avec les mentions d'auteur et de date de création. Les «modèles » suscitéspourraient aussi être inclus dans la base. Ainsi, un utilisateur pourrait gagnerdu temps en se re-servant d'un documentpréexistant. C'est donc tout le savoir-faire, la mémoire du Cabinet
qui serait ainsi conservée et surtoutréutilisable. Mais il ne s'agit en aucun cas de procéder à
une opération de numérisation massive, ce qui prendrait beaucoup trop de temps aux
documentalistes, et couperait tout lien entre le créateur d'un document et celui qui aimerait
s'enre-servir.
Dès lors, on imagine un accès simple, en réseau disponible sur chaque poste, qui permettrait de gagner du temps. Il pourrait aussi y avoir en ligne les textes les plus
fondamentaux des domaines de spécialisation du Cabinet, comme parexemple l'ordonnance
de 1986 en Droit de la Concurrence,à charge aux équipes de déterminer lesquels afin que se
mette en marche une procédure de numérisation de ces quelques documents. On pourrait
aussi imaginer une liste de liens vers des sites Internet fondamentaux en droit, que tous les
avocats n'ont pas forcément pris le temps de rentrer dans leurs Bookmarks ou Favoris sur
Internet (ou qu'ils ne connaissent pas forcément), afin de leur faciliter les recherches. Tout
ceci permettrait d'effectuer des recherches plus rapides. Cela s'inscrit aisément dans le climat
de travail d'un Cabinetd'avocats,qui se caractérisenotammentparl'urgence.
De plus, en dehors des documents des collègues qui pourraient être fort utiles, ilpeut
être très intéressant aussi, pour chaque personne, de retrouver sa documentation papier
personnelle, ou celle de son équipe, au sein d'une base de données en ligne. Il s'agirait d'un
gain de temps considérable, puisque au lieu de rechercherdans tous les classeurs existants, si tantestquela documentation papier ait été bien archivée dans des classeurs (et qu'ellene soit
pas restée à l'état de piles de dossiers dans les bureaux), ils pourraient utiliser un module de
recherche inhérent au logiciel choisi et retrouver quasi instantanément soit le document en
lui-même, soit son emplacement, son appartenance à un sous-domaine de travail.. .D'autre
part, une telle base permettrait de retrouver plus facilement un document sans
obligatoirementenavoir un souvenir trèsprécis : la recherche parmots-clefs que connaît tout
logiciel, etplus encore les nouveaux modes de recherche en texte intégral3, permettraient ce
type de démarche. D'autant que comme nous l'avons déjà souligné, les avocats ont non
seulement parfois des besoins d'information sans en avoir une idée très précise, mais le tout
se passe très souvent dans l'urgence : un document rédigé cinq années auparavant doit
pouvoir être retrouvé pour le soir-même ! Il leur faut donc un moyen rapide et efficace de
retrouver simplement et rapidement toute cette documentation, cette production à la fois
informelle etconfidentielle.
D'ailleurs, c'est dans cette optique de retrouver facilement et rapidement des
informations que certains des avocats ou des équipes d'avocats ont déjà élaboré ou
commencent à y réfléchir ou à le faire, un plan de classement soit papier (avec souvent une
concordance classeurs de rangements / placards), soit informatique (dans ce cas, le plus
souvent sous Word, avec un système de liens hypertexte4 et de signets, plus quelques
documents à numériser), de leur documentation personnelle ou de celle de leur équipe de
travail. Ils ont donc bien conscience, pour la plupart, d'un besoin de classement,
d'organisation de toute cette documentation papier: ils en connaissent très bien le potentiel
d'information et réalisent donc bien que cela représente un vivier de ressources très
important.
En conclusion, ce projet d'informatisation est né dans l'idée d'offrir aux usagers que
seraient les avocats un moyen de répertorier, de classer et de retrouver plus facilement
l'information autre que celle contenue dans les livres ou les cédéroms, eux qui évoluent dans
un domaine où la production de documents est énorme. L'idée était aussi de développer un
usage qu'ils commençaientdéjà à mettreen œuvre en créantdepuis quelques temps des plans
de classement.
4
Synthèse
U sagers Avocats
Documentalistes
Usages Utiliser le document d'un collègue
Retrouverundocument existant
PARTIE 4: UN PROJET DE GED (GESTION ELECTRONIQUE DE
DOCUMENTS) : LE LOGICIEL DOCUSHARE
- LES NOTIONS DE
GED, D'INTRANET ET DE GROUPWARE
- PRESENTATION DU LOGICIEL DOCUSHARE
- LES GRANDES ETAPES DU
4 / Un
projet de GED (gestion électronique de documents)
:le
logiciel DocuShare
A : Les notions de GED, d'Intranet et de Groupware
Lamission dustageici présenté consistait à effectuer des tests sur un logiciel de GED,
fonctionnant en Intranet et s'appuyant sur une technologie WEB5. Mais que signifient
concrètement ces termes,aujourd'hui communément utilisés en documentation ?
L'abréviation de GED6 signifie Gestion Electronique de Documents. Cette notion est
très présente dans le domaine de la gestion documentaire, mais elle ne s'applique pas
uniquement à la documentation. Il est possible en effet de mettre en place un système de
GED en vue d'améliorerun service comptabilité, ou de mieux gérer les admissions dans un
grand hôpital. Auparavant, le marché de la GED se présentaiten segments clairement définis
et identifiables : on parlait de GED administrative, de GED bureautique, de GED
documentaire... La GED documentaire en particuber comporte des méthodes d'indexation
des documents et de recherches documentaires, avec les opérateurs booléens, les recherches
par mots-clefs, en texte intégral ou full text, en langage naturel, et vise des applications de
type bibliothèque, documentation scientifique, revue de presse...Mais ces distinctions ne
facilitaientpas le choix de l'utilisateur.
Aujourd'hui, les fournisseurs de logiciels dits de GED tendent à proposer des
solutions capables de prendre en charge tout le cycle de vie du document : acquisition,
classement, recherche, consultation et transmission de l'information. Les logiciels
documentaires en particulier, dont la fonction originelle était d'assurer l'indexation en même
temps que la gestion d'un service de documentation, s'ouvrent largement désormais à la
GED, et, d'une façon plus générale, les prestataires de services veulent aujourd'hui une
«technologie Internet»plutôt qu'une GED administrative classique. C'est ainsi donc que les
logiciels documentaires classiques se mettent à proposer des modules de GED fonctionnant
avec la technologieWEB. L'apport de la technologie d'Internet à l'exploitation du document
électronique conduit même certains éditeurs de logiciels à non plus seulement se positionner
surle marché avec un module WEB mais à se prétendre cent pourcent WEB : c'est le cas par
5
Voirdéfinitionn° 13 dans leglossairepage82.
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Voir définition n° 2 dans leglossairepage82.