V ERZEKERINGEN 1. A LGEMEEN

Dit jaar heeft de Gemeente haar historische verzekeraar zijnde Ethias teruggevonden en dit na een weinig

constructief jaar met AXA.

De verandering heeft aanleiding gegeven tot problemen met het beheer van dossiers door de twee verzekeraars. Bepaalde dossiers van 2011 blijven open bij AXA waar de nieuwe beheerd worden door Ethias.

In tegenstelling met AXA heeft Ethias een informatica-systeem “Extranet” welke het doorsturen van informatie in grote mate vergemakkelijkt en ook de mogelijkheid biedt om de dossiers productie en schade “online” te raadplegen. Dit systeem is heel soepel en bovendien is het kostenbesparend voor de Administratie.

5.3.2. TOEKOMSTPERSPECTIEVEN

Volgend jaar zal men vooral aandacht besteden aan de verkeersongevallen met het doel deze te verminderen.

Het goed risicobeheer vereist het inzamelen van gegevens betreffende de frequentie en de ernst van de ongevallen om de oorzaken te bepalen en zodoende de financiële impact en zijn gevolgen te beperken voor de werking van de Administratie.

Deze studie zal de Dienst Verzekeringen de mogelijkheid geven te bepalen wat de tendens is om daarna aanbevelingen te geven aan het personeel om de situatie te verbeteren en zodoende het vooropgestelde doel te bereiken.

Daar het goede risicobeheer een noodzaak is zal de Dienst in de toekomst deze aanpak toepassen op alle verzekeringstakken.

5.3.3. LES SINISTRES

Comme d’habitude une partie du rapport est consacrée aux sinistres gérés par le service.

Les actes de vandalisme, les tentatives de vol avec effraction ainsi que les bris de vitres restent les causes les plus fréquentes de la branche incendie.

Cette année, la Commune a été confrontée à plusieurs dossiers relatifs au refus de célébration de mariage en matière de responsabilité civile. Cette cause représente près de 23 % de nos sinistres dont 90% se soldent par un échec dans le chef des demandeurs.

La branche accident du travail n’a connu fort heureusement aucune augmentation du nombre d’accidents par rapport à l’année passée. Le service a clôturé plusieurs dossiers dont celui qui a vu le jour en 2001 par l’octroi d’une rente.

La branche roulage reste un défi pour la commune. Pour des simples manœuvres, notre assureur débourse toujours des montants plus importants, et ce dernier n’hésite pas à se couvrir en augmentant les montants des primes.

5.4. A

5.4.1. MISSIONS DU SERVICE

♦ Conservation et préservation des archives communales selon la règle des quatre "C":

collecter, classer, conserver, communiquer.

♦ Établissement des documents de travail et guides de recherches nécessaires à la bonne gestion des archives.

♦ Regroupement des archives en un lieu central (C.T.R.).

♦ Tri, classement et inventaires des documents.

♦ Établissement d’un index pour permettre l’accès aux archives.

♦ Accueil du public.

♦ Aide aux services et aux particuliers.

♦ Prêts de documents pour des expositions.

♦ Rédaction de travaux et de publications sur Schaerbeek.

5.4.2. ACTIVITES

a. Transferts, inventaires et fonds

♦ Transfert, classement, inventaire et rangement d'archives venues de pratiquement tous les services communaux.

♦ Transfert des archives des Propriétés communales, suite au déménagement du service et au réaménagement des locaux.

b. Accueil du public

♦ Accueil de chercheurs dans le cadre de diverses études historiques menées par eux.

♦ Accueil d'étudiants en quête de documents historiques pour la rédaction de travaux effectués dans le cadre de leurs études.

♦ Collaboration avec les différents services communaux dans l'aide à la consultation de documents d'archives répertoriés et entretenus par le service Archives.

c. Exposition

♦ Mise sur pied de l'exposition Renaissance d'un hôtel communal, commémorant le centenaire de l'incendie de l'hôtel communal (17 avril 1911). Cette exposition s'est tenue du 17 octobre 2011 au 13 janvier 2012, dans la salle du musée. Elle a donné lieu à une publication reprenant l'historique de l'hôtel communal, ainsi qu'à la rédaction d'un guide du visiteur, d'un dossier pédagogique, d'un dossier de presse et d'un Powerpoint de présentation.

d. Formation continue

♦ Participation aux journées d'étude annuelles organisée par l'Université catholique de Louvain (Archives publiques - archives privées - 19 et 20 avril 2012).

5.5. I

Le service de l’imprimerie a fait face à tous les travaux courants, tels que compte, budget, modifications budgétaires, rapport annuel, bulletins communaux et les imprimés divers (affiches, cartes d’invitation, flyers, programmes, fiches, registres, brochures, papier à lettres, cartes, enveloppes, etc…) sollicités par toute l’administration, les écoles communales et diverses asbls.

En outre, il s’est chargé de la reliure et du brochage de divers documents administratifs et registres pour compte des différents services communaux.

Tous les travaux d’impression sont réalisés au moyen de presse offset, de stencileuse ou de copieur.

5.3.3. SCHADEGEVALLEN

Zoals voorheen is een deel van het rapport gewijd aan de schadegevallen beheerd door de Dienst.

Vandalisme, pogingen tot diefstal met inbraak evenals glasbreuk zijn de meest voorkomende gevallen in de tak “Brand”

Dit jaar heeft de Gemeente verschillende dossiers “Burgerlijke Aansprakelijkheid “ geopend voor gevallen in verband met weigering tot huwelijk. Dit vertegenwoordigt 23% van de schadegevallen maar 90% ervan zijn zonder gevolg omdat de eisers in het ongelijk werden gesteld.

De tak Arbeidsongevallen kende gelukkig geen verhoging van het aantal ongevallen in

vergelijking met vorig jaar. De Dienst heeft verschillende dossiers afgesloten waarbij deze die in 2001 geopend werd en dit door toekenning van een rente.

De tak Auto blijft een zwak punt voor de Gemeente. Alleen voor gewone verplaatsingen moet de verzekeraar steeds hogere bedragen betalen wat hij natuurlijk compenseert door de premies te verhogen.

5.4. A

5.4.1. OPDRACHTEN VAN DE DIENST

♦ Bewaren en beschermen van de gemeentelijke archieven.

♦ Opstellen van werkdocumenten nodig voor de goede werking van de archieven.

♦ Groeperen van de archieven op een centrale plaats (C.T.R.).

♦ Sorteren, rangschikken en de inventaris opmaken van documenten.

♦ Opstellen van een trefwoordenregister om de toegang tot de archieven mogelijk te maken.

♦ Onthaal van het publiek.

♦ Hulp aan diensten en particulieren.

♦ Uitlenen van documenten voor tentoonstellingen.

♦ Opstellen van werken en publicaties over Schaarbeek.

5.4.2. ACTIVITEITEN

a. Overbrengingen en inventarissen

♦ Overbrengen, klasseren, inventariseren en rangschikken van de archieven komende van vrijwel alle gemeentelijke diensten.

♦ Overbrengen van de archieven van de Gemeenteeigendommen, ten gevolge van de verhuizing van de dienst en de herinrichting van de lokalen.

b. Onthaal van het publiek

♦ Onthaal van vorsers in het kader van verschillende historische studies die ze maken.

♦ Onthaal van studenten op zoek naar historische documenten voor het opstellen van werken in het kader van hun studies.

♦ Medewerking verlenen aan de verschillende gemeentediensten bij het raadplegen van gerepertorieerde en onderhouden archiefdocumenten door de dienst Archieven.

c. Tentoonstelling

♦ Oprichting van de tentoonstelling Wedergeboorte van een stadhuis die de brand van het gemeentehuis honderd jaar later herdenkt ( 17 april 1911 ). Die tentoonstelling vond plaats van 17 oktober 2011 tot 13 januari 2012, in de museumzaal. Zij heeft aanleiding tot een publicatie die het historische overzicht van het gemeentehuis vermeldt, alsmede tot het opstellen van een gids van de bezoeker gegeven, een pedagogisch dossier, een persdossier en een Powerpoint.

d. Doorlopende vorming

♦ Deelneming aan de jaarlijkse studiedagen van de Katholieke Universiteit Leuven (Archives publiques - archives privées - 19 en 20 april 2012).

5.5. D

De dienst drukkerij heeft het hoofd geboden aan alle courante zaken zoals o.a. rekening, begroting, begrotingswijzigingen, jaarverslag, gemeentebladen en diverse drukwerken (affiches, uitnodigingen, flyers, programma’s, steekkaarten, registers, brochures, briefpapier, kaarten, omslagen, enz…) aangevraagd door de gemeentelijke diensten, de gemeentescholen en diverse vzw’s.

Bovendien is de dienst belast met het inbinden en innaaien van diverse administratieve dokumenten en registers.

Alle drukwerken worden vervaardigd door middel van offsetpersen, stencileuse of kopieermachine.

Elle prend en charge la gérance d’un magasin de papier de plusieurs dizaines de tonnes ainsi que le stock papier copieur et le stock enveloppes pour l’ensemble de l’administration.

Elle gère également le département photocopies.

Depuis avril 2010 nous sommes passés à un nouveau système digital (ComputerToPlate) exempt de tous produits chimiques pour l’ensolement de nos plaques offset, qui remplace l’ancien système chambre noire.

Depuis juin 2011 nous sommes équipés d’une nouvelle plieuse type Stahl.

Mai 2012: acquisition d'une stencileuse Riso.

5.6. P