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INTÉGRATION DU CATALOGUE
Cette opération a débuté dès la fin de 1997 par la conversion des données pour se terminer à l’été 2000 par leur intégration dans le catalogue Sudoc. Elle a été l’occasion d’implémenter les deux nouveautés que représentaient les formats « MARC » des exemplaires et des notices de bibliothèques, rebaptisées « centres de ressources », l’ancien numéro RB-CCN devenant numéro RCR [Répertoire des centres de ressources].
INTÉGRATION DES PERSONNELS
Les personnels du niveau national (ABES) sont formés dès 1998, afin de pouvoir tester le plus sérieusement possible le futur outil ; ils participent activement aux travaux de conversion et d’intégration des données, en liai- son avec le maître d’ouvrage, Pica, installé à Leiden (Pays-Bas). Les res- ponsables des 33 centres régionaux, parmi les premiers utilisateurs du Sudoc, sont formés au nouvel outil et aux nouvelles conditions d’utilisation
95. Système universitaire de documentation : catalogue collectif des bibliothèques universitaires et de recherches françaises < http://www.sudoc.abes.fr >.
96. Recommandations pour l’échange de données d’exemplaires en format Unimarc, publiées conjoin- tement par la BnF, la DLL, la SDBD et l’ABES. Consultables sur le site de l’ABES :
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fin 2000. Les utilisateurs des bibliothèques déployées97
sont formés au fur et à mesure des déploiements successifs dans le Sudoc.
NOUVEAU FONCTIONNEMENT
En gros, le fonctionnement CCN(-PS) est reconduit à l’identique dans Sudoc. Cependant, le nouvel outil implique quelques changements, le plus impor- tant étant la saisie directe par les catalogueurs des bibliothèques déployées des notices de publications en série dans le Sudoc, ainsi d’ailleurs que celle des états de collection et des notices de bibliothèque. Les responsables de centres régionaux doivent quant à eux effectuer la saisie pour tous les cen- tres de ressources non déployés et conservent l’intégralité de leurs tâches de collecte et de transmissions des informations bibliographiques (pour validation ISSN).
LES EXEMPLAIRES
La conversion des états de collections du CCN(-PS) a été une opération lon- gue et difficile, qui s’est soldée par un demi-échec. Tous les états de col- lection sont désormais formatés, certes, mais il faut les vérifier tous et les corriger si nécessaire. C’est pourquoi la période 2001-2002 a été pour les responsables des centres régionaux une course contre la montre qui a stoppé net toute velléité d’entreprendre d’autres tâches. L’activité ordinaire de CCN(-PS) a été quasiment nulle en 2000-2001.
2002-2003 : LA RENAISSANCE, CCN(-PS) DEVIENT SUDOC-PS
++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++NOUVELLE STRUCTURE ? OU SIMPLE CHANGEMENT DE NOM ?
Une fois la question des états de collection réglée, après assimilation des nouvelles techniques et des nouvelles règles de fonctionnement, le réseau reprend ses activités normales.
97. Sont dites « déployées » les bibliothèques qui font partie du réseau Sudoc, qui disposent donc du logiciel client WinIBW et signalent dans le catalogue Sudoc l’ensemble de leurs documents (mono- graphies, ressources continues, thèses…). Les établissements « non déployés », membres du réseau Sudoc-PS signalent uniquement leurs ressources continues dans la base Sudoc, via leur responsable de centre régional.
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• Le niveau local : rien n’est véritablement changé pour les établissements déployés dans le Sudoc, à ceci près que les catalogueurs travaillent direc- tement dans le catalogue national via l’interface professionnelle WinIBW. Pour les établissements non-déployés, la seule nouveauté est la possibi- lité de travailler directement sur leurs propres états de collection si le volume de leurs collections le justifie : ces entrées secondaires restent cependant sous le contrôle bibliographique de leur responsable de centre régional (CR).
• Le niveau régional : les responsables de centres régionaux ont toujours la responsabilité d’organiser la collecte de l’information pour leur région. En revanche, ils n’ont plus en charge la saisie pour les établissements déployés. Une nouvelle responsabilité leur est attribuée : celle du contrôle bibliographique ultime dans Sudoc (lequel n’est plus assuré au niveau natio- nal, faute de moyens).
• Le niveau national (ABES) garde ses activités habituelles de tête de réseau : collecte de l’information en provenance du niveau régional et transmission au réseau ISSN, alimentation du catalogue par chargement de toutes les mises à jour en provenance de l’ISSN, fabrication des produits dérivés, ges- tion des relations avec les instances de normalisation.
PROFESSION, RESPONSABLE DE CENTRE RÉGIONAL SUDOC-PS, ÉTAT DES LIEUX (FIN 2002)
Après la période de flottement liée aux activités inhérentes à tout chan- gement radical de système, une situation nouvelle s’est installée dans Sudoc- PS, qui peut se résumer aux quatre constats suivants :
• un gros besoin de formation pour assimiler les changements induits par le nouvel ISBD(CR), qui remplace l’ISBD(S). Parallèlement, ISSN décide de prendre en charge l’ensemble des ressources continues (publications en série et ressources intégratrices), ce qui suppose qu’entrent désormais dans le circuit des demandes de numérotation/correction ISSN les publications à feuillets mobiles, les sites web à mise à jour [sauf blogs privés] et les bases de données à mise à jour ;
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• une très grande augmentation des activités liées au retard accumulé pen- dant les périodes précédentes, à l’explosion des (nouvelles) publications en ligne et au démarrage du signalement des ressources intégratrices ;
• une forte demande d’entrée dans Sudoc-PS par des centres de ressources extérieurs au monde universitaire, demande liée au succès du catalogue public Sudoc ;
• une diminution constante du temps de travail accordé aux responsables de centres régionaux par les établissements les hébergeant alors même que l’activité augmente. Les moyens nécessaires en personnels sont estimés de 0,5 ETP à 1,3 ETP selon la taille du centre régional. Or les moyens mis en œuvre sont de 0,37 ETP en moyenne par centre.
C’est pourquoi il est décidé de mettre en place un groupe de travail qui pro- duit un rapport recommandant la poursuite des activités engagées, la conser- vation de l’organisation et l’envoi d’une circulaire de rappel aux établisse- ments abritant les centres régionaux. Cette circulaire du 8 décembre 2003 insiste sur les trois points considérés comme prioritaires par les mem- bres du groupe :
• l’explicitation des missions du responsable de centre régional ;
• la clarification des relations entre le centre régional et l’établissement universitaire qui l’héberge : ce dernier est appelé à faire apparaître le centre régional dans l’organigramme, à rendre visible son activité (par exemple dans le rapport annuel d’activité) et lui donner « les moyens de son fonctionnement » ;
• le maintien de la subvention annuelle (liée à l’activité) versée par le minis- tère aux établissements hébergeant un centre régional.