III.2. La technologie des workflows
III.2.2. Terminologie associée au paradigme de workflow
Il existe beaucoup d’ambiguïtés entre différents termes liés à la technologie du workflow. Dues au fait, qu’ils soient utilisés parfois comme synonymes (Knolmayer et al. 2000) (Van- der-Aalst et Hee, 2004). En effet, il arrive souvent par exemple de désigner un système de gestion de workflow par « workflow » ou «système de workflow ». Dans cette section, nous nous attachons à enlever tout flou qui peut exister entre ces différents termes.
Les définitions que nous présentons dans cette section sont issues de consensus établis par la WfMC (Workflow Management Coalition Specification). La WfMC est une organisation fondée en 1993 qui regroupe un ensemble d’industriels en informatique, de chercheurs et d’utilisateurs. Leur but est de promouvoir la technologie des workflows et d’établir des standards pour les systèmes de gestion de workflow.
29Business Process Reengineering : Démarche de remise en question et de redéfinition en profondeur des
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III.2.2.1. Workflow
Un workflow est traduit littéralement en français par « flux de travail ». De nombreuses définitions existent pour le workflow, cependant, la plus répandue est celle donnée par le WfMC qui stipule « Un workflow est l’automatisation partielle ou complète d'un processus, au cours duquel des documents, des informations, des tâches passent d'un participant à un autre, au sein d'un groupe de travail, en conformité avec un ensemble de règles » (WfMC, 1999). En d’autres termes, un workflow permet la coordination du travail entre plusieurs acteurs en suivant un modèle de processus prédéfini.
Une ambiguïté existe entre le concept de workflow et celui de processus métier, selon Leyman et Roller (Leyman et Roller, 1999), un workflow décrit les étapes qui sont exécutées automatiquement par une machine, tandis qu’un processus représente le monde réel, il décrit les parties exécutables et les parties non exécutables. En fait, le processus métier est le résultat de la première étape du cycle de vie d’un système de workflow, qui consiste à modéliser les processus de l’entreprise par des analystes métiers. Un workflow est le résultat de la deuxième étape du cycle de vie, qui consiste à modéliser et configurer par des experts techniques les processus métiers, dans un langage compréhensible et exécutable par les machines.
III.2.2.2. Système de gestion de workflow
Un système de gestion de workflow est l’outil qui supporte les différentes étapes du cycle de vie d’un workflow. En effet, il définit, crée et gère l'exécution des workflows à travers l'utilisation de logiciels, fonctionnant sur un ou plusieurs moteurs de workflow. Il est capable d'interpréter la définition des processus, d'interagir avec les participants du workflow et le cas échéant, d’invoquer l'utilisation des outils informatiques et des applications (WfMC, 1999). Les principaux concepts liés au système de gestion de workflow sont définis ci-après.
Instance (cas) : une instance ou un cas est une instanciation d'un modèle de
processus défini, on parle dans ce cas d’instance d’un processus. A un niveau plus fin, on parle d’instance d’activité pour désigner une instance particulière d’une activité automatisable d’un processus. Un processus peut avoir plusieurs cas qui s'exécutent en même temps.
Liste des tâches (Work item) : liste des tâches que doit effectuer un utilisateur. Ces
tâches sont généralement gérées directement par le moteur de workflow. Certains workflows permettent aux utilisateurs de gérer leur liste de tâches.
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Gestionnaire de liste des tâches et interface utilisateur : est l'outil qui assure
l'interaction entre les utilisateurs et le moteur de workflow. Il peut également gérer la distribution des tâches et l'équilibrage des charges de travail. L'interface utilisateur peut être un composant particulier ou combiné avec le gestionnaire des listes de travail. Son rôle est de présenter une interface utilisateur ergonomique. Etant donné que plusieurs applications clientes interagissent avec différents services de workflow, l'idée est de représenter les listes de travail de ces services, aux utilisateurs via une interface utilisateur sous un format d'une liste de travail unifiée.
Applications invoquées : toute application : SGBD, service web, etc. appelée lors
du déploiement du processus.
III.2.2.3. Terminologies de base du workflow
La Figure 14 Figure 14récapitule les concepts de base d’un workflow. Cette figure classifie les concepts du workflow selon deux points de vue : un point de vue conceptuel (partie gauche de l’arbre) et un point de vue exécutable (partie droite de l’arbre).
La partie gauche du graphe représente une arborescence des concepts liés au processus et, plus précisément, à la définition du processus qui consiste à modéliser un graphe d'activités (activités manuelles ou automatiques) en décrivant : le cheminement de ces activités, les acteurs du processus, les applications informatiques associées au processus, les données utilisées dans le processus, etc. Tous ces concepts sont définis dans la section (III.1.1).
La partie droite du graphe définit les concepts liés à l’exécution du workflow via un système de gestion de workflow, dont une définition est donnée dans la section précédente (III.2.2.2) où les concepts liés à l’exécution du workflow y sont également définis : instance de processus qui inclue une ou plusieurs instances d’activités qui se présentent comme une liste des tâches à effectuer et/ou d’applications informatiques invoquées.
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Figure 14. Les relations entre les terminologies basiques du workflow (WfMC, 1999)