Suivis

Le dernier élément de notre grille porte essentiellement sur une question orientée vers les moyens d'assurer un suivi aux rencontres. Par ce dernier élément, servant de fermeture à l'entrevue, nous invitions les répondants à identifier dans leur vécu des éléments de suivis déterminants pour l'engagement et la participation. D'entrée de jeu, les répondants ont tous indiqué que le suivi est un thème phare de l'engagement. En fait, la relation entre les deux est tellement forte que les deux appellations étaient parfois utilisées indistinctement.

Les moyens d'abord

Les moyens d'assurer un suivi aux rencontres regroupent aussi plusieurs outils d'information permettant de rejoindre les personnes intéressées aux affaires de l’assemblée. Parmi ces moyens, on retrouve donc les bulletins d'information, le suivi téléphonique, la synthèse des décisions prises lors d'une assemblée, le résumé des décisions prises, l’opérationnalisation des actions en plan d’action et des rencontres de suivis quelques semaines ou mois après l’instance. Par ailleurs, le procès-verbal reste toujours un outil cité pour faire le suivi des rencontres. Cependant, plusieurs trouvent qu'il n'est pas suffisant pour faire un bon suivi. Son format protocolaire et encadrant joue en défaveur du procès-verbal comme moyen de suivi efficace.

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J’essaie de voir. J’ai l’impression que c’est tout ça. 389-3 Les bilans ont une assez grande importance chez nous. 389-4 Il y a un bilan à chaque année qu’on travaille en conseil d’administration. Il est envoyé à l’ensemble des membres. 389-6 Il y a une tournée à l’ensemble des membres sur la base de ce

bilan-là. Pour être capable de faire parler les gens sur tout ça. C’est un processus qui est une chose importante et ça développe aussi un sentiment d’appartenance à l’organisation. Cela permet de revenir sur ce qui est arrivé. 389-10 Évidemment, tu as toujours le danger quand tu fais des bilans de s’essouffler… [ou d’en oublier?] Non, ça je ne suis pas d’accord avec toi. On a une assez bonne mémoire collective sur ce point-là. (...) Par exemple, je fais la leçon aux gens. C’est clair que des fois c’est perçu comme ça. 389-17 Quand, dans une année d’un bilan, tu trouves que la mobilisation n’a vraiment pas bien été. Les groupes ont voté des affaires et ça n’a pas participé gros. Par après, c’est tentant de faire la morale aux gens. Ça, ce que je remarque, ç’a souvent l’effet contraire.

La rencontre fusionnelle avec l’engagement

Dans le contexte du travail d'une instance démocratique, on ne peut pas aborder les suivis sans parler de l'engagement puisque la conséquence d'un bon suivi est l'engagement. L'un et l'autre sont intimement liés. De diverses manières, les répondants ont indiqué que pour mesurer l'engagement ou pour s'en assurer, c'est par le suivi qu'ils opèrent. Il a aussi été mentionné que les dispositifs de suivis sont les enfants pauvres des assemblées délibérantes de grands groupes. Un peu à la manière d'un spectacle ou d'une pièce de théâtre, la prestation de l'organisation et de l'équipe de responsables se termine par l'événement alors qu’un travail important de rétroaction reste à réaliser. On le comprendra, par cette catégorie, qu'une partie importante dans l'exécution et la validation des actions se poursuit tout au long de l'année ou de la prochaine rencontre de l'organisation. C'est justement pourquoi l'engagement revient avec autant de force.

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134-1 Il y a un suivi, quand tu as des instances qui ont des comités de travail et tout ça. 134-2 Exemple, je regarde une assemblée générale comme [nom de l’organisation]. Il y a une instance qui s’occupe de faire les suivis. De la part. 134-4 Pis-la dans le suivi, l’information peut parvenir à plus grand public que toi t’as appelé le bulletin. 134-5 Le bulletin qu’on a là, finalement par rapport à nos axes stratégiques (…) de notre assemblée générale (...) À la fin, on prend la peine de dire qu’on va revenir vers eux pour possiblement faire des lettres omnibus, faire ci, faire ça. On organise un colloque le [date du

colloque]. 134-11 Donc, dans le suivi après il peut avoir l’organisation

d’événement comme ça où l’on rencontre 2000 personnes. On peut rencontrer par comité de travail parce que la première assemblée générale annuelle, sauf s’il suffit, comme on l’a vu pour une assemblée générale spéciale pour changer de nom ou il suffit quelque chose de majeurs. 134-13 Normalement ce suivi au plan d’action, c’est plus organisé par des champs de travail. 134-14 Au comité de travail de faire le suivi puisque la situation peut évoluer aussi. Entre l’assemblée générale, il y a d’autres choses. 134-16 Donc là ce qui est important c’est d’avoir les outils d’information et de suivi. Pour susciter la mobilisation…

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Tu as raison, dans ton introduction du premier point. 68-2 Tu dis - le procès- verbal c’est le seul élément auquel on fait référence dans les règles et c’est vrai. Parce que c’est la partie formelle, c’est la partie officielle. Comme je le disais tantôt, à mon humble avis, c’est justement la partie formelle, ce n’est pas cela qui est mobilisant. Ce qui est mobilisant, c’est ce qui se passe entre les deux. 68-6 C’est les rapports d’étapes. Le rappel des décision, c’est l’évolution de la situation. C’est un mot encore une fois l’information. C’est ça qui est mobilisant. Effectivement, si je veux me référer à des choses dont j’ai été témoin ou que j’ai vu ou auxquelles j’ai été mêlé en quarante quelques années. 68-11 C’est évident, que j’ai vu des situations où il n’y avait que le procès-verbal. 68-12 Tu fais une réunion d’assemblée générale et deux mois, deux mois ou trois mois. Tu fais une nouvelle réunion, tu déposes le procès- verbal pour que les gens le lisent, en prennent connaissance et disent s’ils sont d’accord. Pis entre deux qui ne sait rien passé. Il n’y a eu rien de mobilisateur là. Sauf que j’ai vu aussi d’autres situations où l’information circule [donc, ça

marche?] Ben oui, ça fait toute la différence. (...) Mais, dans une année, tu

adoptes un budget, t’as des limites financières, tu fixes tes priorités, tu fais ton plan d’action. À la fin de l’année, tu adoptes tes états financiers vérifiés ou pas. 68-23 En réunion suivante tu adoptes ton procès-verbal. Ça, c’est ce que j’appelle les parties formelles. Évidemment, le budget a une incidence majeure sur les actions parce que c’est ça qui détermine les limites du plan d’action.

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459-1 D’abord, je dirais il y a plusieurs types de suivis. 459-2 Le premier suivi c’est allocation des ressources. C’est-à-dire, quand tu as pris des

décisions, un moment donné il faut que tu organises tes ressources en fonction des décisions qui sont prises aussi. Que tu le veuilles ou pas, [nom de

l’organisation], aux trois mois il faut que tu saches où est-ce que tu en as dans tes finances. Habituellement, le débat sur les finances, je peux-tu te dire que tu

as des formidables débats sur tes décisions que tu as prises… [La question des

budgets?] Ah, oui, les gens c’est le premier. 459-8 Le meilleur suivi, c’est le

suivi budgétaire. Le deuxième c’est celui des engagements des organismes. Parce que [nom de l’organisation], c’est des orientations politiques, c’est des grandes stratégies. Ensuite, il faut que ça soit repris par les composantes. [...] Alors, je dirais… habituellement il y a toujours du monde dans des

organisations pour dire - oh, oh, qu’est-ce qu’on fait avec ça? 459-14 Je dirais le deuxième suivi, c’est ce qui est porté par les organisations. Le troisième c’est le plan d’action de [nom de l’organisation]. Nous, au sortir du congrès [nom de l’organisation], l’exécutif avec les directions des services fait le plan d’action des trois ans. Découpent sur trois ans l’ensemble des orientations. (...) Lequel s’ajuste ? Mets en place des comités, souvent il faut des nouveaux comités. 459-22 Donc, c’est un suivi qui est organisé. [Il est formalisé?] Ce n’était pas comme cela avant. Mais c’est comme ça depuis [moment du changement].

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383-1 Nous autres, effectivement, le procès-verbal, le jugement est le même. C’est quelque chose qui est essentiel, bien sûr, pour te rappeler les décisions qu’on a prises et la mémoire collective. Mais cela étant dit, comme outil de mobilisation, ce n’est vraiment pas ça. Nous, on essaie d’abord les décisions qui ont été prises quand on adopte le plan de travail et les grandes orientations en congrès. (...) Pour leur dire - nous avons adopté telle chose. Rappelez-vous, il faut immédiatement enclencher telle chose. 383-12 Le procès-verbal est pour moi un outil, bien sûr essentiel, tu ne peux pas te passer de cela, mais n’est pas un bon outil. On se rend compte que les gens ne le lisent pas ou très peu. S’ils le lisent, c’est comme outil de référence, ça s’en va dans les

archives. Ça dort là.

En bref

Ce que l'on retient d'essentiel concernant la question des suivis, c'est qu'ils sont dirigés principalement vers des moyens visant l'engagement. Cet engagement, qui donnera de l'eau au moulin, permettra de préparer le prochain événement. Cette récursivité66 du parcours de l’engagement sera davantage abordée dans le chapitre suivant portant sur l'analyse des récits de pratiques.

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Très simplement par récursivité, nous entendons le recommencement du cycle décisionnel qui ressemble au précédent, mais avec en plus le résultat des décisions prises lors de la dernière rencontre.

Ainsi, comme nous venons de le voir, de la formation sera présente tant sur la manière de délibérer que sur le contenu. Une animation devra prendre en main la présidence de la rencontre et formera un couple-danseur avec la masse des participants de l'assemblée. Les participants et l'animateur utiliseront un code de procédure pour arriver au bout du processus avec des décisions en main. Tant l'animateur que les participants devront se former, l'un plus que les autres, pour arriver à parler le même langage et s'assurer la mobilisation de l'organisation autour des décisions prises. Pour l'ensemble des acteurs impliqués dans la démarche, la place des valeurs joue assurément un rôle déterminant comme ciment entre l'amalgame des intérêts. Évidemment, puisque nous sommes dans l'univers des organisations démocratiques, les valeurs de démocratie prédominent dans les choix des individus.

Finalement, autant les trois premiers éléments, la formation, la procédure et l'animation, sont principalement liés à la participation lors de l’instance, autant les trois suivants sont liés à l’engagement. Chacun conserve toutefois un lien plus ou moins fort avec la participation ou l'engagement selon le cas.