Autres supports :
3.7 Service Comptabilité et Finances (SF) .1 Présentation du service
Organigramme :
Service Com ptabilité et
Finances Etat-Major
Cellule Inform atique Secrétariat de
Direction
Divis ion Financière
Divis ion Clientèle et Facturation
Com ptabilité générale
Centre d'informations
financières
Com pte clients et contentieux
Centre des abonnés
Index Sections
Description sommaire du service
Le Service Comptabilité et Finances regroupe deux divisions : la Division Financière et la Division Clientèle et Facturation. La première est subdivisée en trois sections et la seconde en deux sections.
Le nombre total de collaborateurs au sein du service est de 148.
Au niveau de l’entreprise, ce service a la responsabilité de faire respecter les obligations légales en matière de comptabilité financière et de mettre en place des outils de gestion.
Le service est aussi chargé de :
facturer et d’encaisser auprès des clients, les prestations de vente d’énergie et de travaux des SIG ;
effectuer les payements au personnel et aux fournisseurs ;
satisfaire aux besoins de financement de l’entreprise ;
développer des conseils à la clientèle.
3.7.2 Vue schématique de l’existant
Les informations présentées dans le tableau sont reprises, pour les plus importantes, de façon développée dans la rubrique qui suit : «description complémentaire de l’existant».
SERVICE COMPTABILITE ET
FINANCES
Monographies Périodiques
Direction et Secrétariat
Bibliothèque du service Gestion : secrétariat
Volume : environ 200 ouvrages Langues : 50 % du fonds en anglais et en allemand
Thèmes principaux : comptabilité, analyse financière, gestion financière, économie
Catalogue : listing informatique Localisation : environ 20 mètres linéaires (paroi murale), en libre-accès
Abonnements en cours Volume : 16 abonnements Types : bulletins d’instituts professionnels, revues
Thèmes principaux : comptabilité, management, finance, etc.
Circulation : regroupement dans fourre, liste de circulation Budget : Environ 3400 FS Collections archivées Aucune politique
Conservation aléatoire, non systématique
Division Financière Responsabilités : paiement aux
fournisseurs et au personnel.
Comptabilité générale de l’entreprise
Quelques monographies Disséminées dans les bureaux
Volume : 2-4 abonnements
Thèmes: comptabilité, administration Circulation : regroupement dans fourre, liste de circulation Types : quotidiens, guides Budget : environ 1300 FS
Division Clientèle et Facturation Division administrative.
Responsabilités : assurer la relève des indexs des compteurs d’eau, d’électricité et de gaz sur le canton et produire les factures
d’énergie.
Quelques monographies Disséminées dans les bureaux
Volume : 2-3 abonnements Thèmes: administration, commerce Circulation : regroupement dans fourre, liste de circulation Type : quotidiens
Budget : environ 270 FS
Documentation technique Autres supports Pratiques documentaires
Volume : 100 documents Types : rapports annuels de gestion, comptes-rendus, statistiques, etc.
Localisation : 5-7 mètres linéaires à la bibliothèque du service
Internet : les connexions sont rares (1-2)
Revue de presse SIG: réception et circulation dans le service
Nouvelles acquisitions : mise à jour régulière du listing des ouvrages et information des nouvelles acquisitions
Quasi inexistante Internet : quelques connexions (3-4)
CD-ROM : quelques uns Vidéos : quelques unes
Revue de presse SIG : réception par les cadres supérieurs et transmission
Dossiers thématiques :
compilation de documents relatifs à un sujet
Résumés : abonnements à un fournisseur de résumés
«Diffusion individuelle» : transfert de l’information vers d’autres collaborateurs
Plan de classement : création d’un plan de classement, avec une hiérarchisation des domaines Sélection : méthode pointue de sélection de l’information reçue Quasi inexistante Internet : quelques connexions
(3-4)
CD-ROM : quelques uns
Revue de presse SIG: réception par les cadres supérieurs et transmission aux collaborateurs Recherche documentaire : recherche d’informations dans une structure externe aux SIG : bibliothèque de la Faculté des sciences économiques et sociales Dossiers thématiques :
compilation de documents relatifs à un sujet
3.7.3 Description de l’existant
Monographies :
La bibliothèque du service est somme toute peu importante. Il n’existe pas de local
exclusivement consacré à la documentation. Il y a une paroi murale sur laquelle on trouve les principaux supports (monographies, périodiques, documentation technique, littérature grise).
Cette paroi est accessible à tous les collaborateurs. Cependant, les ouvrages sont dans une armoire qui est fermée à clef. Il faut donc passer par le secrétariat pour les emprunter.
Catalogue/Direction et Secrétariat : le secrétariat a élaboré un listing (Excel), sous forme de tableau. Pour la description physique et intellectuelle des ouvrages, les champs suivants ont été utilisés : «numéro du livre, titre, auteur 1, auteur 2, auteur 3, domaine 1, domaine 2, domaine 3»4.
Accès aux documents/ Direction et Secrétariat : il suffit de se référer au numéro de
document indiquer dans le catalogue. Chaque ouvrage possède le numéro correspondant sur le dos. Cela permet de guider l’utilisateur directement vers le document.
La pratique de la bibliothèque personnelle est bien présente, malgré l’effort de centralisation de la documentation au sein du service.
Périodiques:
Réception :
Le secrétariat du service réceptionne les périodiques.
Circulation :
Les périodiques sont regroupés avec d’autres types de documents (courrier, revue de presse, etc..) dans une fourre qui circule de main en main, dans le service, parmi les cadres supérieurs.
Archivage:
Une fois la circulation terminée, la fourre revient au secrétariat. Son contenu est trié : une partie est éliminée (publicité, publications mineures, etc.), l’autre est conservée (quelques périodiques, documents administratifs, etc.)
Il n’existe aucune mesure pour conserver les périodiques, pour constituer des collections. Les principales publications, une fois consultées, sont entreposées sur des étagères.
Dès que la pile est importante : élimination.
Les thèmes traités dans les diverses publications sont peu techniques. Ils sont d’intérêt général et pourrait intéresser d’autres services.
Le Service Comptabilité et Finances est abonné à environ une vingtaine de publications, pour environ 25 abonnements. Le coût approximatif est de 5000 FS.
Documentation technique :
C’est un type de document peu utilisé dans l’ensemble du service. Néanmoins, on peut trouver : certaines publications (littérature grise) publiées par d’autres entreprises comme par exemple
cf annexe n°15
les rapports annuels de gestion d’Electricité de France (EDF), de Shell, de la Banque Cantonale Genevoise (BCG), etc.; mais aussi certaines publications des SIG : états des comptes, rapports annuels, rapports techniques mensuels, bilans sociaux, etc., il y a une centaine de volumes.
Autres supports
Vidéos : ces vidéos sont gérées par les Services Généraux5.
Elles sont parfois consultées par certains collaborateurs du service.
Pour l’ensemble du service, les CD-ROM restent peu nombreux mais sont néanmoins utilisés.