Dossiers thématiques du Laboratoire : sous forme de classeurs regroupant des documents d’origines diverses : des photocopies d’articles, des rapports d’étudiants-stagiaires, des
rapports d’expériences, des fascicules publiés par des organismes, instituts (Office Fédéral de l’Environnement, par exemple), etc.
Ces dossiers sont constamment alimentés par les chimistes du Laboratoire.
Il en existe environ 250-350 volumes, ce qui correspond à environ 25 mètres linéaires.
Fichiers manuels du Laboratoire : il en existe plusieurs.
Le premier recense les fournisseurs (par ordre alphabétique), il est actif.
Le deuxième recense un ensemble de références bibliographiques. Il est à l’abandon. Chaque référence est composées systématiquement d’une description physique (succincte) et d’une description du contenu (mots-clés) du document, parfois accompagnées d’un résumé.
On y trouve principalement des références d’articles de périodiques et de monographies.
Lorsque l’une de celles-ci se trouve dans la collection du laboratoire, il y a une mention. Ce catalogue ne recense donc pas uniquement les documents présents dans la documentation du laboratoire, mais propose aussi un volume important de références vers lesquelles l’utilisateur peut s’orienter.
Le nombre de fiches peut être évalué à plusieurs milliers (entre 3 et 5000).
Le chimiste qui s’occupait du fichier est parti à la retraite. Plus personne ne s’en occupe ni même ne l’utilise.
Consultation de la bibliothèque du service par les collaborateurs du Laboratoire : celui-ci est décentralisé par rapport au bâtiment princelui-cipal, administratif. Pour y accéder depuis le Laboratoire, il faut se déplacer. Lorsque les collaborateurs ont besoin d’une information qu’ils savent présente à la bibliothèque du service, ils n’hésitent pas à se rendre à celle-ci. Ainsi, il existe véritablement une démarche de consultation, intégrée aux méthodes de travail.
On retrouve cette démarche pour certains collaborateurs de la Section Equipement Hydraulique.
Revue de presse SIG : une fois lue par les collaborateurs qui la reçoivent directement, ceux-ci la transmettent aux autres collaborateurs de deux façons : ceux-circulation aux personnes intéressées ou mise à disposition dans le service, pour la consultation.
Catalogues/Section Equipement Hydraulique : il existe deux séries de catalogues qui recensent les dossiers thématiques. La première regroupe :
trois classeurs dont les références sont classées par entreprises. Ils sont appelés «Attribution par entreprises». Pour chaque référence, on trouve des indications sur la raison sociale de l’entreprise, ses coordonnées, ses représentants, le type de produit qu’elle propose et le renvoi à la cote ;
un classeur avec un classement numérique (par cotes) : «Attribution numérique». Pour chaque cote, on trouve les différents types de produits et les entreprises correspondantes ;
un classeur avec un classement par produits : «Attribution par produits». Pour chaque produit, on trouve la cote correspondante et l’entreprise concernée ;
Ces six classeurs sont anciens, ne sont plus très bien entretenus et peu utilisés car le fonds qu’ils reflètent est obsolète et périmé en grande majorité. La plupart des documents que l’on trouve dans les dossiers thématiques sont vieux (années 70-80), ils ne font plus autorités dans le domaine de la fourniture de matériel. Celui-ci implique une mise à jour et un suivi
rigoureux.
Ces classeurs ne «faisant plus foi», certains collaborateurs ont entrepris de les réactualiser, conscients des avantages que peuvent apporter ces outils dans les activités de chacun.
La deuxième série de catalogues reprend les mêmes classements proposés dans les anciens classeurs mais ils sont renommés :
un classement par «entreprises», avec les champs «Raison sociale, Branche, Détails 1, Détails 2, Détails 3, Détails 4, Référence, Représenté par, Représentant» ;
un classement par «branches»(secteurs d’activités) avec les champs «Branche, Détails 1, Détails 2, Détails 3, Détails 4, Référence, Raison sociale, Représenté par, Représentant» ;
un classement par «mots-clés» avec les champs «Branche, Raison sociale, Référence».
Ces classeurs sont en cours d’élaboration, ils sont incomplets.
Désherbage/Section Equipement Hydraulique : les collaborateurs sont partis du constat que de très nombreux dossiers thématiques sont périmés, ne sont plus exploitables et occupent un volume important, il est donc nécessaire d’en éliminer une partie. L’idée étant de trier les informations afin de n’en garder que le strict nécessaire, en vue de les recenser, à moyen-terme dans une application informatique (base de données). Cela concernerait principalement les références (coordonnées) des entreprises. Cependant, cette sélection implique un véritable effort que les collaborateurs ne sont pas encore vraiment prêt à consentir.
3.2.4 Analyse critique Monographies
Pour mettre en évidence le processus lié au traitement documentaire de la bibliothèque du Service de l’Eau, et les carences qu’il comporte, qui peuvent avoir des conséquences sur la qualité des outils mis à disposition ainsi que leur utilisation, je vais le mettre en parallèle avec un circuit documentaire standard, décrit dans Guide des techniques documentaires :
traitement et gestion des documents20, de Claire Guinchat et Yolande Skouri.
cf bibliographie
Comme on peut le constater avec la comparaison des deux schémas, la chaîne documentaire de la bibliothèque du service est amputée de quelques fonctions. On retrouve cependant les principaux noeuds du traitement documentaire : recherches de sources, acquisition et
circulation, en ce qui concerne le traitement physique des ouvrages. C’est à ce niveau là que cette bibliothèque s’apparente le plus à une bibliothèque «standard». On peut quand même noter que la fonction «Diffusion» est complètement absente : aucune action n’est mise en oeuvre pour informer les collaborateurs de l’existence des ressources du fonds (à travers les différentes unités du service, de l’entreprise). Cet état de fait peut être représentatif du cloisonnement qui existe entre les différentes unités de l’entreprise.
Lorsque l’on observe les opérations relatives au traitement intellectuel des ouvrages, c’est à ce niveau que les divergences sont les plus marquées : indexation simplifiée, voire inexistante, description bibliographique élémentaire, outil de recherche limité. On peut en déduire que s’il existe bel et bien une structure documentaire, avec son propre niveau de traitement des
documents, c’est que les collaborateurs ont réellement besoin d’avoir à disposition un fonds facile d’accès et d’utilisation. Cependant, ils ne peuvent bénéficier d’une structure cohérente et réellement profitable pour leurs activités car la bibliothèque reste le fruit d’un
développement déséquilibré : le responsable ne suit pas une logique documentaire, c’est une personne du secrétariat qui s’en occupe.
Ainsi, le niveau de traitement du fonds est à l’image du fonds lui-même, il est optimisable.
Enfin, si je compare ces deux chaînes documentaires, c’est que je pense que la bibliothèque du service est suffisamment développée, elle intègre un certain nombre de pratiques
documentaires qui la rendent comparable.
L’objectif étant de démontrer par un schéma relativement simple, qu’il s’agit réellement d’une structure documentaire, avec son degré de traitement documentaire, ses carences et ses points positifs.
Périodiques
S’il existe bel et bien une démarche d’organisation, de conservation et de mise à disposition des anciens périodiques, dans un souci de répondre aux besoins des utilisateurs, il est paradoxal qu’une gestion minutieuse des abonnements soit inexistante, avec un outil simple comme le cardex par exemple. Dès lors, comment savoir si une collection est complète, comment simplifier l’accès aux anciens numéros, comment avoir une vision rapide et concise de l’état d’une collection, comment surveiller l’arrivée des périodiques ?