Recommandations

Pour ce qui concerne le site internet de « Montreux Ville du Goût », ce dernier devra être étoffé afin d’améliorer son référencement naturel. Pour ce faire, le plan de communication proposé dans les recommandations managériales prévoir la création d’articles de blog.

Figure 52 : Référencement actuel

Source : (Données de l’auteur)

Les flyers devront être distribués auprès des commerçants de la Ville de Montreux, des restaurateurs et des médecins et autres lieux où les gens sont de passage, mais on le temps de s’attarder.

Par ailleurs, le slogan utilisé pour certains des outils de communication écrits pourra être proposé à Radio Chablais, dans le cadre de la collaboration définie.

GUIDE D’ORGANISATION D’UN ÉVÈNEMENT « ONE-SHOT »

7.

7.1 Contexte

Comme avancé dans le mandat définitif de ce Travail de Bachelor, l’intérêt principal pour la Commune de Montreux, dans son avenir proche, est de pouvoir se baser sur un document de type « Check-list » pour l’organisation d’un évènement.

Ce document est applicable à tout type de manifestation et pas seulement à ceux ayant trait à la gastronomie, comme la Semaine du Goût 2019.

7.2 Check-list

Au plus tôt*

7.2.1

Lorsque l’on met en place un évènement pour la première fois, diverses questions se posent, notamment toutes celles ayant trait au concept de l’évènement. Alors, le plus tôt sera le mieux, mais il est primordial de réfléchir à l’ensemble des éléments figurant au point 4.5 de la gestion de projet.

- Définir l’objectif visé « Pourquoi ? » ;

- Définir les responsables du projet « Qui ?» ; - Définir le public cible « Pour qui ? » ; - Définir les activités « Quoi ? » ; - Définir la forme « Comment ? » ;

- Définir les chiffres importants « Combien ? » ; - Définir le cadre chronologique « Quand ?» ; - Définir le lieu « Où ? » ;

- Définir les partenaires « Avec qui ? » ;

- Définir les moyens et ressources « Avec quoi ? ».

(L’Association Projets Solidaires & la licence professionnelle "chargée de projets en solidarité internationale et développement durable", 2014) (Rosier & Babkine, 2012) Afin de compléter ces éléments, le tableau utilisé au point 4.5.11, peut s’avérer très utile. Ces différents points peuvent être complétés par une veille d’analyse des concurrents, qui peut également être faite plus tard dans la gestion du projet.

12 ou 18 mois avant

7.2.2

Le lancement de la gestion de projet prend place à cette période-là, puisque c’est le moment auquel il faut commencer à mettre sur pied l’évènement et à déléguer ce qui peut l’être.

 Créer une association pour l’évènement* ;

 Choisir un président pour cette association* ;

 Créer un comité d’organisation* ;

 Se réunir pour la première fois et définir les responsabilités de chacun ;

 Etablir un budget prévisionnel prenant en compte les dépenses courantes, sans oublier une marge de manœuvre pouvant couvrir les frais impromptus ;

 Etablir un dossier de sponsoring financier* ;

 Prendre contact avec les partenaires et sponsors pouvant être intéressés ;

 Réserver le lieu choisi pour l’évènement ;

 Etablir un programme de la manifestation.

6 mois avant

7.2.3

 Peaufiner le programme de l’évènement, si nécessaire ;

 Demander les autorisation cantonales et communales pour la mise sur pieds de l’évènement, via le formulaire POCAMA disponible en ligne sur le site du Canton de Vaud ;

 Monter une demande de subvention de la Commission pour la Taxe de séjour ;

 Etablir un plan de communication ;

 Faire appel à un graphiste pour la réalisation de flyers, affiches ou objets promotionnels ;

 Créer un site web à l’évènement, si nécessaire* ;

 Faire un plan du lieu à exploiter ;

 Réserver les animations culturelles prévues, ou prendre contact avec les spécialistes du domaine, si nécessaire.

3 mois avant

7.2.4

 Réserver les infrastructures matérielles nécessaires ;

 Etablir une gestion des risques* ;

 Faire appel aux moyens de communications mis à disposition des autres services communaux ;

 Définir l’accessibilité des lieux, le jour J et demander les autorisations nécessaires au parcage dans les rues, par la protection civile, si besoin.

2 mois avant

7.2.5

 Commencer la distribution du matériel promotionnel (programme, flyers, affiches) ;

 Prévoir le traiteur, dans le cas d’un apéritif offert ;

 Faire une demande de vin d’honneur, si nécessaire ;

 Etablir la liste des invités officiels.

1 mois avant

7.2.6

 Transmettre les invitations aux concernés ;

 Mettre à jour le plan du lieu ;

 Se fournir des objets de décorations nécessaires à l’évènement.

1 semaine avant

7.2.7

 Etablir la liste des participants et le placement, si nécessaire ;

 Organiser un briefing avec les membres du protocole ou les bénévoles présents le jour J.

Le jour J

7.2.8

 Procéder à un briefing des troupes ;

 Réceptionner le vin d’honneur ;

 Mettre en place les infrastructures ;

 Vérifier le fonctionnement des ressources électroniques ;

 Réceptionner le traiteur ;

 Accueillir les invités ;

Après

7.2.9

 Démonter les infrastructures ;

 Retourner le surplus de vin d’honneur à la cave, si nécessaire ;

 Remercier les participants et prestataires, si nécessaire ;

 Clôturer les comptes de l’évènement ;

 Procéder à un débriefing ;

 Réfléchir à une prochaine édition, si souhaité. *

Les éléments suivis d’une étoile sont à réaliser uniquement en cas de première édition de l’évènement. Ceux n’ayant pas de signes distinctifs sont applicables à tous les projets évènementiels organisés par la Commune de Montreux.

HYPOTHÈSES

8.

8.1 La Semaine du Goût servira de base organisationnelle aux

prochaines manifestations « One-shot »

Sur la base du guide d’organisation établi, au point 7 de ce travail, pour la mise sur pied de la Semaine du Goût, il semble tout à fait correct d’affirmer que les autres manifestations organisées par la Commune de Montreux pourront développer le même processus de réalisation.

En effet, à condition que l’évènement ne connaisse pas d’édition antérieure, le guide est applicable puisqu’il vise la mise sur pied d’un concept complet. De ce fait, il peut finalement également être étendu à l’organisation d’évènements visant à être rendus régulièrement organisés, s’il est appliqué dans son ensemble lors de la première édition.

Il est clair que certaines étapes sont propres à la mise en œuvre de manifestations lors de leurs premiers pas, comme tout ce qui comporte le cahier des charges disponible au point 3.5.1, puisque ces éléments sont à définir lors de la création d’une manifestation ; une fois définis, ils sont certainement applicables d’année en année, bien qu’ils puissent parfois requérir de minimes ajustements dus à l’évolution d’un objectif, du marché environnant ou du public qui est visé. Néanmoins, le principe reste le même.