Nous avons recommandé au ministère de la Santé et des Services sociaux de s’assurer de la mise en place des mesures prévues dans le plan

d’action, d’en faire l’évaluation et de soutenir les centres hospitaliers dans leur démarche.

Gestion des ressources consacrées à la recherche

4.42 En 1999-2000, le total des ressources humaines impliquées dans la recherche en santé au sein des centres hospitaliers concernés par notre vérification excédait 2 200 chercheurs, soit 800 équivalents temps complet (ETC). À cet effectif, s’ajoutaient 2 900 étudiants et d’autres collaborateurs tels que du personnel infirmier, des assistants de recherche et des employés de soutien.

4.43 Les activités de recherche mettent à contribution non seulement les ressources du centre de recherche, mais également, dans une certaine mesure, celles des différents services du centre hospitalier liés aux soins, aux installations et à l’administration générale (figure 1).

L e V é r i f i c a t e u r g é n é r a l d u Q u é b e c – R a p p o r t d e 2 0 0 0 - 2 0 0 1 ( I )

4.44 Le chercheur est un acteur clé dans le déroulement des travaux de recherche.

C’est à lui qu’incombe la responsabilité de trouver les sources de financement nécessaires à la réalisation de son projet, de présenter celui-ci pour approbation aux différents comités du centre hospitalier et de s’assurer du respect des normes et des procédures tant éthiques et scientifiques qu’administratives lors de son exécution. Le personnel infirmier associé à la recherche joue aussi un rôle important dans la recherche clinique puisqu’il voit au bon déroulement des travaux et qu’il maintient des liens étroits avec les patients impliqués. Il est donc primordial que le soutien offert par le centre hospitalier permette à tous ces protagonistes de s’acquitter adéquatement de leurs responsabilités. En contrepartie, le centre doit disposer de l’information requise pour s’assurer que les ressources mises à la disposition de ces personnes sont gérées sainement.

4.45 Il importe aussi de noter que plusieurs chercheurs en poste dans un centre de recherche sont également professeurs dans une université. Cette double responsabilité rend la gestion de la recherche plus complexe et exige la mise en place de règles claires et de mécanismes appropriés.

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G e s t i o n d e s a c t i v i t é s d e r e c h e r c h e r é a l i s é e s d a n s l e s c e n t r e s h o s p i t a l i e r s d o t é s d ’ u n c e n t r e d e r e c h e r c h e

FIGURE 1

RESSOURCES CONSACRÉES À LA RECHERCHE EN SANTÉ DANS UN CENTRE HOSPITALIER

Centre ou institut de recherche

4

Activités de recherche

4.46 Les travaux de recherche qui sont entrepris dans un centre hospitalier doivent préalablement avoir fait l’objet d’évaluations scientifique et financière et, dans plusieurs cas, d’une approbation éthique. Le chercheur est alors tenu de fournir une description du projet et d’y joindre les documents pertinents expliquant son déroulement scientifique, les ressources nécessaires et les personnes impliquées.

Un budget détaillé des dépenses, un échéancier des travaux, une confirmation de la subvention obtenue ou une copie du contrat de recherche doivent également être produits. Tout contrat de recherche entre un chercheur et une entreprise privée ou un organisme public doit être libellé au nom du centre hospitalier et autorisé par le directeur de la recherche et le directeur général.

4.47 Le budget présenté par le chercheur doit inclure tous les frais directs du projet.

Ceux-ci comprennent habituellement les salaires du personnel de recherche, les honoraires professionnels et les coûts d’achat d’équipement, d’animaux et de fournitures. S’il s’agit de recherche clinique, les compensations versées aux patients et les frais engagés par les différents services du centre hospitalier, tels que le laboratoire de biologie médicale, la pharmacie et le service d’imagerie médicale, doivent également y figurer.

4.48 En tant que fiduciaire des fonds des chercheurs, le centre hospitalier doit veiller au respect des règles des organismes subventionnaires et des dispositions prévues aux contrats.

4.49 Les trois centres hospitaliers vérifiés n’ont pas l’assurance que tous les projets de recherche font l’objet d’une évaluation. Par exemple, certains travaux de recherche fondamentale nécessitant des protéines ou des substances inertes ne sont pas précisément visés par les règles d’approbation. Les autorités des centres hospitaliers ne sont donc pas au courant de tous les travaux de recherche qui se déroulent dans leurs locaux et, par le fait même, des coûts qui leur sont afférents.

4.50 Par ailleurs, le tiers des centres hospitaliers visés par nos travaux n’ont pas été en mesure de nous indiquer le nombre de travaux de recherche réalisés au cours d’une année. Il devient donc difficile pour eux de connaître les ressources en cause, de prévoir les espaces requis et de faire un suivi adéquat.

4.51 Dans les trois centres hospitaliers que nous avons vérifiés, nous avons également constaté le manque de mécanismes pour s’assurer que tous les contrats conclus avec une entreprise privée sont approuvés et signés par les personnes autorisées.

En effet, plusieurs contrats étaient absents des dossiers de l’administration de la recherche, d’autres ne portaient pas les signatures requises et certains, au lieu d’être libellés au nom du centre hospitalier, l’étaient à celui du chercheur ou de l’entreprise. L’information dont disposent les centres est alors insuffisante pour assurer la gestion rigoureuse de ces contrats de recherche.

4.52 Plusieurs lacunes ont aussi été relevées dans l’administration des activités de recherche, particulièrement en ce qui concerne leur évaluation financière, la gestion des fonds et le suivi lors de leur réalisation.

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Aucune assurance que tous les projets sont évalués.

Manque de rigueur dans la gestion des contrats de recherche.

Évaluation financière

4.53 La vérification que nous avons effectuée dans trois centres hospitaliers a fait ressortir que certains projets avaient été approuvés même si aucune évaluation financière ne figurait au dossier. Par ailleurs, lorsque cette évaluation existe, les budgets sont souvent fragmentaires et ils ne correspondent pas toujours aux contrats conclus avec les entreprises privées. Ces centres hospitaliers ne sont donc pas en mesure de s’assurer si les sommes convenues au contrat couvriront tous les coûts engagés lors de la réalisation d’un projet.

4.54 Par exemple, un de ces trois centres effectue, depuis plusieurs années, des travaux de recherche subventionnés par un organisme qui, habituellement, accorde des fonds insuffisants pour couvrir la totalité des coûts. Ainsi, ces travaux accusent un déficit cumulé de 43 500 dollars, sans tenir compte des frais liés aux différents services du centre hospitalier auxquels on a fait appel et qui ne sont pas imputés aux travaux de recherche concernés. Une évaluation financière rigoureuse mettrait en évidence, avant le début des travaux, les déficits prévus ; la décision de réaliser ou non ces projets serait alors prise en toute connaissance de cause.

Notons que plusieurs centres hospitaliers se livrent à des travaux de recherche financés par cet organisme subventionnaire.

4.55 Bien que les contrats avec des entreprises privées prévoient généralement tous les frais directs engagés par les services des centres hospitaliers, il arrive que ceux-ci ne soient pas présentés distinctement dans le budget préparé par les chercheurs.

Dans ces cas, les services concernés ne peuvent imputer les coûts aux activités de recherche qui sont donc assumés à même les sommes prévues pour les soins. Par exemple, plusieurs des contrats que nous avons examinés dans les trois centres vérifiés indiquaient le besoin de recourir aux services de laboratoire et de pharmacie, mais ne précisaient pas quelles seraient les sommes versées à ces services. Sans mention de ces frais dans le budget, ces montants demeureront dans les fonds de recherche.

4.56 Quant aux projets financés par des organismes subventionnaires, il arrive fréquemment que les centres hospitaliers ne disposent pas des fonds nécessaires pour couvrir les frais engagés par différents services du centre hospitalier. Ces coûts sont donc aussi assumés à même le budget consacré aux soins. Par exemple, nous avons relevé le cas d’un tel projet dont les frais de services diagnostiques non assumés s’échelonnant sur deux ans, représentent près de 100 000 dollars.

4.57 Cette situation est présente dans plusieurs centres hospitaliers et peut toucher divers services. En effet, un des centres hospitaliers vérifiés a évalué que les frais assumés par le service de pharmacie pour des travaux de recherche dont les fonds proviennent d’organismes subventionnaires s’élèvent à 180 000 dollars pour l’année financière 1999-2000. Dans un autre centre, on a constaté que, dans près de 100 p. cent des cas, le coût des services n’est pas imputé peu importe le bailleur de fonds. Il devient donc difficile pour les centres hospitaliers d’évaluer les coûts engendrés par la recherche.

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Évaluation financière incomplète.

Coûts des services fréquemment omis.

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4.58 Le sondage effectué auprès des autres centres hospitaliers confirme que plusieurs d’entre eux n’affectent pas les coûts engagés par les différents services aux fonds de recherche. En effet, 30 p. cent n’imputent pas leurs frais de laboratoire et de pharmacie, 50 p. cent les services d’imagerie et de médecine nucléaire et 60 p. cent les soins prodigués par leur personnel.

4.59 Pour effectuer une telle imputation, il importe d’identifier tous les sujets de recherche qui reçoivent des soins et bénéficient des services du centre hospitalier, ce que n’ont fait que partiellement les trois centres vérifiés. Sans cette identification, les médecins du centre hospitalier facturent la Régie de l’assurance maladie du Québec pour les actes médicaux posés au lieu de réclamer leurs honoraires aux fonds des chercheurs qui disposent des sommes prévues à cette fin provenant d’autres bailleurs de fonds.

4.60 D’ailleurs, selon l’information que nous avons obtenue, près de 80 p. cent des centres hospitaliers touchés par nos travaux ne possèdent pas de mécanisme pour éviter que le même acte médical requis dans le cadre de travaux de recherche soit rémunéré par deux sources différentes.

Gestion fiduciaire des fonds

4.61 À titre de fiduciaires, les centres hospitaliers doivent veiller à ce que les sommes versées par les organismes subventionnaires et les entreprises privées soient utilisées aux fins prévues et que les dépenses engagées soient affectées aux travaux de recherche appropriés.

4.62 Une fois le projet approuvé, le centre hospitalier doit assurer le suivi financier des activités de recherche. Or, nous avons constaté que les trois centres hospitaliers que nous avons vérifiés sont peu outillés pour remplir cette tâche. Ainsi, aucune correspondance n’est établie entre le budget présenté par le chercheur et les résultats réels, les engagements financiers ne sont pas pris en compte, et les transferts de dépenses ou de revenus d’un poste budgétaire à l’autre sont monnaie courante. Ces lacunes font en sorte que les centres hospitaliers possèdent rarement le portrait réel des résultats financiers d’une recherche.

4.63 D’abord, les revenus et les dépenses de chaque recherche ne sont pas gérés dans un poste budgétaire distinct. En effet, un même poste peut servir pour plusieurs recherches. Il est ainsi impossible de connaître les résultats financiers de chacune, de les comparer aux prévisions budgétaires ni de permettre une reddition de comptes adéquate aux bailleurs de fonds. Par ailleurs, certains types de travaux pourraient ne pas requérir la création d’un poste distinct, notamment si le montant est peu élevé. Toutefois, les trois centres hospitaliers vérifiés ne se sont pas fixés de telles balises.

4.64 De plus, certains postes présentaient des déficits importants sans que les centres hospitaliers aient adopté des mesures pour corriger la situation. Des chercheurs aux prises avec un déficit le comblent en utilisant les sommes versées pour un

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Mécanisme d’identification des sujets de recherche insatisfaisant.

Résultats financiers d’une recherche rarement connus.

autre projet. Celui-ci devenant à son tour déficitaire, il sera renfloué par le financement d’un autre et ainsi de suite. La situation financière réelle d’un projet est donc inconnue, le déficit étant reporté indéfiniment et pouvant augmenter sans qu’aucune action ne soit entreprise par le centre hospitalier. Nous avons même observé que les fonds de plusieurs chercheurs présentent des soldes débiteurs, parfois supérieurs à 100 000 dollars.

4.65 Par exemple, nous avons relevé un projet d’analyse d’une base de données dont le budget prévoyait une somme de 40 000 dollars (sur 74 000 dollars) pour l’acquisition de banques de données et d’un disque dur ainsi que pour la location d’un ordinateur. Bien que les travaux soient maintenant terminés, aucuns frais de cette nature n’ont été imputés. De plus, le poste budgétaire présente un solde débiteur de 100 000 dollars, ce qui signifie que des dépenses non prévues ou reliées à d’autres projets y ont été imputées.

4.66 Alors que certains postes présentent des déficits chroniques, d’autres ont des surplus importants. Par exemple, pour un poste budgétaire, nous avons constaté un surplus de 353 000 dollars au 31 mars 2000 sans que le centre hospitalier soit en mesure de nous en fournir la raison.

4.67 Le tableau 1 présente, pour les trois centres vérifiés, la situation des fonds utilisés par les chercheurs au 31 mars 2000.

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TABLEAU 1

SOLDE DES FONDS DE RECHERCHE AU31 MARS2000

Centre n˚ 1 Centre n˚ 2 Centre n˚ 3 Total

Nombre de postes déficitaires 70 289 224 583

Nombre total de postes 420 1 063 766 2 249

Pourcentage des postes déficitaires 17 27 29 26

Valeur des fonds déficitaires (en dollars) 646 995 5 567 216 3 422 115 9 636 326 Valeur des fonds en surplus (en dollars) 5 125 033 15 157 730 7 279 594 27 562 357 Solde des fonds au 31 mars (en dollars) 4 478 038 9 590 514 3 857 479 17 926 031

Pourcentage des fonds déficitaires 13 37 47 35

Valeur moyenne des postes déficitaires (en dollars) 9 243 19 264 15 277 16 529

4.68 Le quart des postes budgétaires présentaient un solde débiteur au 31 mars 2000 de près de 10 millions de dollars. Toutefois, il est important de préciser que ces données ne prennent pas en compte les engagements à payer, de même que les encaissements à recevoir. Les soldes apparaissant aux postes budgétaires des chercheurs ne représentent donc pas les résultats financiers des travaux, mais les sommes disponibles à une date donnée.

Les soldes débiteurs totalisent près de 10 millions de dollars.