A Coordenação foi criada em 2010, sob a gestão da Profª. Drª. Maria de Fátima Ximenes, como uma experiência de melhoria para o atendimento das Coordenações de Cursos de Graduação do CB e a partir da necessidade de reestruturação das Coordenações em geral e, ainda, devido à readequação dos espaços físicos do CB, com a conclusão de um novo bloco com salas de aula e espaços administrativos a serem ocupados.
Anterior à essa unificação, existia a Coordenação de Ciências Biológicas, com 03 técnicos administrativos e 01 técnico em assuntos educacionais de nível superior (TAE), e as coordenações dos cursos de Aquicultura, Ecologia e Biomedicina que funcionavam de forma considerada precária e individuais, contando cada uma com apenas o Coordenador do curso e um bolsista.
Posteriormente o curso de Ciências Biológicas foi divido em dois cursos independentes, o de Ciências Biológicas Licenciatura e o de Ciências Biológicas Bacharelado. E o curso de Aquicultura se transformou em Engenharia de Aquicultura.
A unificação das Coordenações não foi fruto de estudos ou resultado de um processo de remodelação da estrutura organizacional, mas sim de uma visão e vontade pessoal dos gestores à época. A unificação foi feita sem prever como seria o efetivo funcionamento de cada Coordenação. Apenas se determinou que todas funcionariam no mesmo espaço físico e os servidores lotados na Coordenação de Ciências Biológicas passariam a atender à todas as Coordenações.
A partir de então, a distribuição de funções e a estrutura organizacional foi sendo desenvolvida mediante as demandas, sendo basicamente coordenadas pelo TAE. No início, como em todo processo que traz alguma inovação, houve grande resistência por parte dos técnicos em administração mais antigos, que só aceitavam as tarefas referentes ao curso de Ciências Biológicas. Houve muitos conflitos de hierarquia, já que não foi definido que haveria uma chefia única, ficando todos subordinados diretamente à direção do Centro e, também, à cada um dos Coordenadores.
Com a evolução do funcionamento das Coordenações unificadas, novas metodologias de trabalho foram sendo desenvolvidas e o espaço físico foi sendo adaptado às novas necessidades emergentes. Houve também alteração na equipe de trabalho, saindo os dois técnicos administrativos mais antigos e, posteriormente, recebendo outro técnico. Com esse redimensionamento da equipe houve a economia de um servidor. Porém, com o crescimento da universidade e o consequente aumento no número de alunos, aumentando a quantidade de trabalho, foi necessário aumentar a equipe com mais 01 técnico, ficando a equipe final composta por 03 técnicos administrativos, 01 TAE, e 02 bolsistas de apoio técnico.
Com essa nova configuração, os trabalhos passaram a ser distribuídos de forma equitativa, tanto em relação aos servidores, quanto em relação à cada uma das Coordenações. Foram hierarquizadas as demandas por ordem de chegada, de modo a não se acumularem, sendo necessário o aumento da produtividade e eficiência, alcançados através do compartilhamento de informações, colaboração total entre todos os integrantes da equipe, liberdade nas tomadas de decisão e organização do espaço e equipamentos.
4.1.1 Dinâmica da Coordenação unificada
Trata-se de um setor que atende prioritariamente a estudantes e a grande maioria dos processos de trabalho do setor emanam do atendimento aos discente. Então o atendimento ao público é a atividade fim do setor.
O setor recebe alunos nos três turnos de funcionamento da universidade, então existe demanda de alunos em todos os horários de funcionamento da instituição em torno de 1.300 a 2.000 alunos por ano recepcionados no CB.
A Coordenação conta, atualmente, com 04 (quatro) servidores técnicos administrativos em educação que perfazem 14 horas ininterruptas de atendimento ao público, das 08:00 às 22:00 horas.
Todos os processos executados nas Coordenações de Graduação são determinados pela Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD), que define as ações necessárias e a documentação exigida para cada tipo de processo, não havendo margem para adaptações ou melhorias, a não ser àquelas providas pela própria PROGRAD. Cabe à Coordenação apenas atender às especificidades de cada curso, já que cada um possui um projeto político-pedagógico diferente. São estabelecidos prazos para entrega de documentos, aberturas de determinados processos e solicitações, sempre sob o regulamento dos cursos de graduação, através da resolução Nº 171/2013-CONSEPE, de 5 de novembro de 2013.
Para se atender com competência e eficácia a demanda de cada curso, foi realizado um mapeamento de todos os processos executados pela Coordenação (Apêndice A), definidos os passos de cada etapa e modelado o formato, para que todos os processos tenham a mesma padronização e os servidores usem a mesma linguagem. As informações são sempre compartilhadas. Algumas demandas mais complexas, como situações não previstas no regulamento dos cursos, são orientadas para resolução pelo TAE em conjunto com o Coordenador.
Ou seja, à medida que cada serviço é solicitado pelos alunos ou pelo Coordenador, vai sendo executado por ordem de chegada e distribuído de modo igualitário entre os técnicos administrativos. Assim todos executam todos os tipos de processos e atendem a todos os cursos com a mesma presteza e solicitude.
Todos os funcionários técnico administrativos, lotados nessa unidade, estão capacitados para fazer o atendimento primário do público que busca a Coordenação Unificada dos Cursos de Graduação e encaminhá-los para a resolutibilidade dos seus
questionamentos. Seja para a abertura dos mais diversos tipos de processos administrativos, atividades relacionadas a confirmação de vínculo, orientação aos novos estudantes ingressantes na instituição; assessoramento no tramite relacionado as atividades de estágio curricular obrigatório e não-obrigatório; além da organização de um setor de Achados e Perdidos na recepção da unidade.
Estão, também como atribuições dos funcionários técnicos administrativos da unidade: realizar atendimento telefônico e via e-mail institucional para tratar das mais diversas dúvidas de alunos e público externo; escrita e envio de memorandos eletrônicos e convencionais relacionados às diversas demandas das coordenações dos cursos de Graduação do Centro; além da elaboração de um diversificado número de declarações para alunos e docentes vinculados ao Centro de Biociências.
Além disso, os técnicos administrativos que acompanham o setor também prestam assessoria aos Coordenadores de Curso que estão atualmente na função, dando todo suporte administrativo necessário para o pleno desenvolvimento das suas funções. Matriculam, acompanham e consolidam os componentes curriculares que se caracterizam como atividades acadêmicas: como os Trabalhos de Conclusão de Curso (TCC), as Atividades Acadêmicas Complementares e os Estágios, para todos os alunos dos 05 Cursos de graduação que fazem parte dessa coordenação.
4.1.2 Organização do espaço físico
Cada Coordenação possui um armário para seus documentos e foi criado um escaninho para cada Coordenador, onde são depositados todos os documentos que precisam ser assinados ou despachados por eles. Deste modo, eles não precisam ser informados a todo momento sobre suas pendencias, basta se encaminhar para seu escaninho e lá estarão as pendências que o aguardam. Também são abertas pastas, devidamente identificadas por curso e semestre, para o recebimento das solicitações de matrículas em atividades, termos de compromisso de estágios, formulários para cadastramento de bancas de TCC, entre outros, que ficam expostas sobre uma mesa no centro do espaço físico, para fácil acesso, visualização e manipulação.