Résultats d’un travail de Bachelor

Dans le cadre de leur travail de Bachelor, deux étudiants ont élaboré un tableau d‟analyse de l‟existant applicable aux trois grands centres d‟archives publiques genevois, les AVG, les Archives de l‟Etat de Genève et le Département des Manuscrits de la Bibliothèque de Genève. Bien qu‟ils aient repris des éléments de la méthode Minnesota, ils dressent quelques points visant à améliorer leur tentative (Hagmajer, K., Zenoni, B. 2009a, p. 75-76) :

Se concentrer sur les sujets abordés dans le contenu des fonds, comme par exemple relever les activités d‟une personne ou le statut social d‟un organisme.

Examiner la complétude des fonds.

Se demander si chaque type de fonds contient l‟ensemble des documents apportant un éclairage suffisant sur une activité donnée ?

5.2.5 New York State Archives

Ce guide met en évidence un certain de nombre de questions auxquelles il est nécessaire de répondre afin de définir le domaine sur lequel nous voulons nous focaliser. Pour aider les archivistes, il propose deux éléments pratiques dont l‟analyse des fonds existants ne fait pas partie.

Il suggère dans un premier temps d‟organiser un brainstorming et des discussions de groupe pour développer des idées de domaine à documenter, puis de s‟entretenir avec des connaisseurs (comme des historiens ou des collègues), pour définir le sujet et son historique et enfin discuter du projet avec les collaborateurs afin de déterminer sa faisabilité et sa pertinence, et s‟assurer qu‟ils le soutiennent. Dans un deuxième temps, il est nécessaire d‟engager des recherches préliminaires afin de constituer un état de l‟art du domaine, ce qui revient à identifier les événements principaux, les tendances, les thèmes, les organismes et les acteurs. Cela implique également de consulter les publications sur le sujet, mais également de connaître ce que possèdent les autres institutions.

Les deux approches précitées, qui apparaissent dans l‟étape 2 de la méthode Minnesota, débouchent sur l‟élaboration d‟une synthèse décrivant les caractéristiques et les principaux secteurs du domaine choisi. Comme nous allons le remarquer ci-dessous, il n‟est pas nécessaire d‟effectuer tout ce travail pour identifier un domaine à documenter. En effet, une analyse des fonds permet de répondre à la majorité des questions (Suter, J. 2003, p. 10-11):

Comment allez-vous définir votre domaine ? Quelle est sa portée, ses limites, ses composantes ? Nous pouvons y répondre par la catégorisation des fonds.

Quelles sont les grandes lignes de l‟histoire du domaine, comme par exemple des crises ou des événements majeurs ? Nous pouvons y répondre en se renseignant auprès d‟experts ou d‟autres sources d‟informations.

Est-ce que le domaine est important et sous-documenté ? Nous pouvons y répondre en relevant le volume des fonds ainsi que le type de documents qu‟ils contiennent, puis en comparant ces résultats avec les données acquises auprès des experts et d‟autres sources d‟information .

Quelles sont les lacunes importantes dans les documents d‟archives du domaine ? Nous pouvons y répondre en relevant le volume des fonds ainsi que le type de documents qu‟ils contiennent, puis en comparant ces résultats avec les données acquises auprès des experts et d‟autres

Quels sont les éléments importants ou inhabituels du domaine ? Nous pouvons y répondre en se renseignant auprès d‟experts ou d‟autres sources d‟informations.

Est-ce que le domaine entre dans la mission ? Le service a-t-il assez de ressources pour acquérir et publier les fonds du domaine ? Nous pouvons y répondre en comparant les données avec la politique d‟acquisition.

Quelle est la zone géographique dans laquelle on va collecter les archives ? Nous pouvons y répondre en consultant la politique d‟acquisition.

Sur quelle tranche d‟âge les efforts de collecte vont de concentrer ? Nous pouvons y répondre en examinant les dates extrêmes des fonds.

5.2.6 Le cas du Danemark

Préférant débuter le processus par une vue d‟ensemble de l‟environnement externe, les auteurs recommandent de procéder à l‟analyse de l‟existant dans la deuxième étape, mais ne suggèrent pas de marche à suivre particulière pour effectuer cette étude. Ils recensent, dans leur première phase, les types de document qu‟un fonds doit posséder pour documenter au minimum un domaine, puis ils ont confronté les résultats avec ce qui existe dans leur collection pour juger des écarts à combler, et avec le contenu des autres services d‟archives. Des critères sont ensuite évoqués afin que les archivistes puissent trier ce qu‟il faut garder (Fode, H., Fink, J. 1997, p. 78).

5.2.7 Archives du Canton d’Appenzell Rhodes-Extérieures

Aucun détail sur l‟analyse des fonds n‟a été écrit. L‟auteur estime toutefois qu‟il est important de répondre à trois questions (Witschi, P. 2006, p. 81-82):

Est-ce ce que les fonds d‟archives reflètent les périodes typiques du monde du business ?

Est-ce que le service d‟archives garde des fonds d‟archives typiquement régionaux ?

Quels sont les domaines typiques qui manquent ?

5.2.8 Algonquin Provincial Park

L‟auteure de cette thèse n‟a pas pris en considération l‟analyse de l‟existant, car elle a décidé d‟appliquer la documentation strategy dans la première phase du processus.

Comme nous l‟avons étudié auparavant, ce modèle propose de débuter par un entretien avec des usagers, des experts et des archivistes pour définir un ou plusieurs sujets à document. La première étape de la documentation strategy correspond à l‟évaluation de l‟environnement externe, c'est-à-dire l‟étape 2 de la méthode Minnesota. L‟auteure a ensuite suivi les recommandations de la méthode Minnesota,

consistant à procéder à l‟évaluation des créateurs d‟archives (Woodley, C. 2006, p.

90).