Produire des documents à plusieurs

Concerne : Concevoir /rédiger /modifier un document à plusieurs, partager un document, gérer les versions, gérer les droits, co-construire avec un client.

Ce point a particulièrement intéressé les consultants et a suscité de nombreuses réactions. Il touche au cœur du métier de conseil : l’élaboration d’une pensée formalisée par l’écrit. « Le métier de consultant est un métier itinérant et de rédaction. »

Chez IDRH, la production de contenus se fait le plus souvent seul. Lorsque plusieurs consultants travaillent sur un même document, l’attribution individuelle d’une part du travail de rédaction se fait très tôt. Chacun rédige alors dans son coin la partie qui lui a été attribuée.

Pour la rédaction de gros livrables, une personne, souvent un consultant junior, est désigné pour consolider le document. J’ai eu le droit à des récits dantesque pour rapporter ce genre de situation :

« Une autre mission impliquait l’élaboration d’un gros livrable de plus de cent pages. Une équipe de quatre ou cinq consultants y travailla à plein temps pendant un mois. De plus le client participait à l’écriture. Chaque consultant était chargé de la rédaction d’un certain nombre de chapitre. Un consultant junior fut donc chargé de la consolidation du document.

Chacun lui adressait par mail le fichier Word complet en pièce jointe, en entier, en indiquant dans le corps du message la liste des modifications effectuées. Aucunes règles de nommage ou de versionning ne furent établies, chacun utilisant ses propres pratiques. Moi, je nomme mes fichiers par heure de modification lorsque celles-ci deviennent trop nombreuses. » La consultante évoque un épisode qui eut lieu au cours de cette même mission. Il fallut remanier dix-huit fichiers Excel, les modifications se partageant entre elle-même, le chef de projet et le client. Ce dernier a reçu plus de cinquante mails, chacun contenant un fichier Excel en pièce jointe.

Et si le temps est trop juste, il y a un fort risque que le document final manque de cohérence.

Gardons à l’esprit ce principe, édicté au cours d’un entretien : « Le but d’une rédaction collective doit être d’apporter une valeur ajouté au contenu. »

J’ai regroupé les réflexions des consultants en trois points : 2.2.3.1 Pour quel usage ?

 Le premier aspect est basique. « Il faut pouvoir partager des documents en

commun. » Il faut pouvoir faciliter l’échange de documents : « … une plateforme qui regroupe documents mission ou proposition. Parce qu’ils ne sont pas disponibles quand il le faut : on n’a pas la dernière version, pas au bon moment, elle n’est pas encore envoyée alors qu’on en a besoin, les corrections pas encore faites, etc. »

 Il y a en gros deux types de documents. Les propositions et les documents mission.

Concernant les propositions, se pose un problème que nous avons déjà évoqué :

« Tu fais les propositions quand tu as le temps. Ce temps n’est jamais le même que ceux avec qui tu l’élabore. Peu de réunions sont possibles. »

 « L’objectif de la réunion de lancement est de s’accorder, de programmer les futures réunions, de s’organiser. Mais après, chacun part dans son coin, c’est difficile de se

 Documents mission : essentiellement des comptes rendu d’entretiens et de tables rondes, des rapports et des recommandations. Exemple de la mission FT : 5 ou 6 consultants dispersés à Grenoble, Chambéry et Nantes. Personne ne pouvait se retrouver et les objectifs de la mission comportaient la rédaction de document et de synthèse en temps réel, fait au fur et à mesure. Une consultante devait consolider le document. Elle le tirait en version papier et l’annotait à la main avant de modifier le fichier et de le rediffuser.

 Concernant la possibilité de mettre en place un outil pour soutenir le travail de rédaction à plusieurs : « Il faut que ce soit malléable, qu’il permette l’agilité. »

 Question de la confidentialité est importante. De même : « pouvoir garder un contrôle sur l’usage qui peut être fait d’un document de travail me semble primordial. »

2.2.3.2 Versionning, historique

 Il faut pouvoir gérer les versions en limitant le temps perdu et les risques d’erreur.

« Chez IDRH, il n’y a pas de bonnes pratiques en matière de gestion documentaire. »

 « Dans la rédaction des propales et des rapports, c’est le binz dans les versions. »Il faut cependant noter que ce constat n’est pas unanimement partagé. Plusieurs consultants sont tout à fait satisfaits des pratiques en place. L’usage le plus courant veut que le versionning des gros documents se fasse par mail, avec une personne qui centralise. Il me semble que ce système est efficace dans le cas où il est tenu rigoureusement, ce qui semble être le cas dans certaines pratices.

 A contrario, « ça arrive souvent qu’un client n’ai pas la dernière version d’un document. » Les consultants insistent sur la nécessité « d’avoir toujours la même version avec un consultant ou un client. »

 Pouvoir accéder à un historique est utile. Il évite les risques de pertes d’information et « ça permet de conserver une trace du cheminement de la pensée. »Un

consultant objecte cependant qu’ « il n’y a pas besoin de conserver tout les docs projet. Les versions intermédiaires sont souvent inutiles. »

 Cependant, il faut pouvoir « identifier les modifications dans un document rapidement. »

 Beaucoup de consultants trouvent que l’édition de documents en temps réel n’est pas forcément le meilleur système : « ça entraîne des critiques, des remarques non pertinentes du fait de l’intervention de plusieurs personnes sur un contenu en cours d’élaboration. Au final, c’est une perte de temps. »« Les modifications simultanées risquent d’entrainer plus de confusion qu’autre chose. »

 « Il faudrait mettre en ligne un doc fini et l’annoter, dans l’esprit du brouillon » ; « Il faudrait pouvoir écrire au crayon à papier. »

 Système de commentaires et de réponses.

2.2.3.3 Co-construction

 « Lorsque l’on collabore sur une mission ce qui est important c’est : le versionning, les réactions en temps réel et savoir qui est maître de quoi. »Dans les logiques de

co-construction, la question de la gestion des droits est primordiale. En effet, il s’agit d’élaborer, de concevoir avec un client.

 « Si un document est accessible au client, il faut pouvoir gérer les droits finement et les adapter au fur et à mesure de la mission, selon les étapes. Par exemple, un document confidentiel doit être validé par deux ou trois personnes. Mais il ne faut pas que les autres sachent qu’il y a modification ou validation. On travaille souvent en réflexion avec le haut de la hiérarchie avant de faire descendre. Si tu partages avec un président et un DG et que le comité exécutif n’est pas dans la boucle, il peut le prendre mal. »

 De même, « une partie du doc a vocation à la communication étendue, mais pas l’ensemble. Il faut le prendre en compte. La genèse d’un document, c’est ouvert, puis à restreindre à un petit groupe, puis diffusé largement. »

 « Certains clients, selon leurs pratiques et leur ouverture aux outils informatique, pourraient accepter ces approches de co-construction. Avoir les outils à dispo et pouvoir les utiliser selon le contexte. »

 « Certain clients ont dit non aux conf call. Ils ne sont pas dans la logique de modification des documents. Ils ont besoin d’être dans l’échange. »

 La question de la sécurité des données lorsqu’elles sont en ligne est une

préoccupation importante pour les consultants. Particulièrement, en cas de stockage de documents du client sur le cloud, il faudra opérer une sélection des dossiers les moins sensibles.