Problèmes liés au dossier médical actuel du Patient

Parmi les services offerts par le système d’information hospitalier, nous avons le service de gestion du dossier patient. C’est le service qui fait office de dossier médical. Il regroupe les données personnelles du patient, regroupant tout son passé médical. Il est très utile pour simplifier les prises en charge et les soins apportés. Si le partage des informations est bien assuré, Les informations sur un patient donné sont partagées à tous les hôpitaux. Le dossier médical du patient est et restera longtemps l’outil principal de centralisation et de coordination de l’activité médicale [14]. A chaque consultation ou rencontre avec le patient, le professionnel de santé élabore un document de rencontre. Chaque document de rencontre a un caractère événementiel et permet de suivre le patient. Au Bénin, les évaluations internes successives du système d’information sanitaire en 1991, 1994 et 1999 et celle réalisée par le Réseau de Métrologie Sanitaire en 2006 ont révélé certaines insuffisances [1]. Ces insuffisances sont surtout liées au traitement sur support papier qui est encore fait des données médicales du patient. En périphérie, dans nos centres de santé, le dossier médical du patient béninois est son carnet de soins (Voir figures 2.1 et 2.2) que le patient est appelé à conserver à domicile. Et il s’ensuit de nombreux problèmes qui handicapent le processus de prise en charge du patient. Nous en avons identifié les plus récurrents:

Problème 1: problème de perte de données

Le problème de perte de données est lié à la perte de carnets de soins. En effet, parfois, il arrive que le patient égare le carnet de soins qui lui est confié dans l’intervalle de deux rendez-vous. Soit il est venu aux soins il y a de cela de nombreuses années ou suite à un déménagement, une négligence de sa part, ou encore d’autres raisons (mauvaise conservation, utilisation par les enfants au cours des jeux, utilisation par les parents à d’autres fins), le carnet est introuvable. Sinon, il oublie le carnet à la maison en venant aux soins. Alors que les informations qui s'y trouvent sont capitales pour la poursuite des soins. Ces informations peuvent permettre aux professionnels de santé de gagner du temps, de prendre des décisions plus pertinentes pour la suite des soins, en situations d'urgence par exemple en cas d’allergie ou de proscription à un médicament.

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Problème 2: problème de non centralisation des données

Le problème de centralisation vient du fait que les données médicales du patient sont un peu éparpillées d'abord dans les différents services qu'offrent un même hôpital et ensuite entre les différents hôpitaux fréquentés antérieurement par le patient. Les données médicales d'un patient, ne serait-ce que celles qui sont constantes (groupe sanguin, antécédents médicaux et familiaux), doivent pouvoir être accessibles depuis n'importe quel centre de prise en charge des patients. Ainsi, les patients accidentés, ceux amenés en urgence pourront être pris en charge de manière rapide et efficiente.

Problème 3: problème de gestion des données

Le problème de gestion des données médicales du patient émane de la difficulté à ranger les données et à les retrouver le plus rapidement possible. Les données traitées sur support papier peuvent disparaître. Le papier s’use et au fil du temps les écrits deviennent illisibles.

Problème 4: problème d’intégrité et de sécurité des données

Les données du patient sur support papier posent parfois un problème de protection des données parce que ces données sont souvent consignées dans de petits carnets de soins, qui sont facilement accessibles et peuvent se retrouver au marché comme des papiers d’emballage. Les registres dans les hôpitaux sont souvent mal entretenus, mal entreposés et parfois facilement accessibles. Les données peuvent être modifiées. Par exemple, un patient avec le virus d’immunodéficience humaine peut falsifier ou jeter les données. L'accès aux informations d'un patient doit être contrôlé et soumis à une autorisation particulière.

Problème 5: Difficultés liées au traitement des données du patient pendant une visite médicale

Ce problème se rapporte au fait que le professionnel de santé ou le praticien, pendant une visite médicale, doit s’investir particulièrement dans le remplissage du dossier du patient sur support papier ou à l’aide d’un clavier.

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2.2 Quelques définitions 2.2.1 Information Sanitaire

Une information est un élément de connaissance, un renseignement susceptible d’être transmis et conservé grâce à un support ou un code [2].

L’information sanitaire est essentielle au bon fonctionnement des systèmes de santé. Les réformes dans le secteur de la santé accentuent le besoin d’informations normalisées et de qualité. Ce qui a entraîné la mise en place de systèmes d’information sanitaire un peu partout dans les pays en voie de développement dans les années 1990 [34]. On appelle système d’information, ensemble des structures, des acteurs et des ressources en interaction dynamique, organisés pour le recueil, le traitement, la transmission de l’information aux différents utilisateurs en vue de la prise de décision [31]. Au Bénin, le système d’information sanitaire est essentiellement animé par le Système National d’Information et de Gestion Sanitaires (SNIGS) à côté duquel on trouve des systèmes d’alerte et de programmes spécifiques.

2.2.2 Système National d’Information et de Gestion Sanitaires (SNIGS)

Le système d’information sanitaire est identifié comme un ensemble d’outils fondamentaux de planification, de coordination et de suivi de la politique de santé dans les pays. Il a pour rôle de fournir des informations de qualité répondant aux besoins des décideurs à tous les niveaux [32].

Plusieurs outils et systèmes sont mis en place pour recueillir et analyser l’information sanitaire, en vue d’une gestion et d’une planification plus soutenues. Le Système National d’Information et de Gestion Sanitaires, conçu en 1990, est un système qui gère tout ce qui est information sanitaire au Bénin aussi bien dans les Centres de Santé que dans les hôpitaux. Il s’est révélé comme l’un des moyens d’aide à la planification, à la coordination et au suivi de la politique sanitaire nationale. Pour jouer efficacement ce rôle, il a été conçu et installé depuis plusieurs années un logiciel dénommé LOGISNIGS qui permet de faciliter le traitement de l’information sanitaire. Il “couvre” tout le pays et permet la remontée des données sanitaires centralisées au niveau de la Direction de la Programmation et de la Prospective du Ministère de la Santé.

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2.2.3 Système d’Information Hospitalier (SIH)

Le Système d’Information Hospitalier (SIH) est un sous-système du SNIGS, dédié aux hôpitaux uniquement.

Avant l’avènement du SIH, c’était des dépouillements manuels qui se faisaient. Les informations liées aux patients sont renseignées dans les registres à l’arrivée du malade et à la fin du mois un compte rendu est fait par service. Le Système d’Information Hospitalier n’était pas séparé du SNIGS. Les informations étaient traitées de la même manière et à partir des mêmes supports tant dans les Centres de Santé que dans les hôpitaux. Mais à partir de 2001, un logiciel a été conçu afin de faciliter l’agrégation des données du SNIGS et de permettre aux acteurs du système de santé d’avoir des informations plus détaillées sur le patient.

Alors qu’auparavant, le SNIGS ne permettait pas de renseigner les informations détaillées liées à chaque patient. Le SNIGS exploitait uniquement les informations statistiques : combien de malades il y a eu dans le mois ? Combien ont été hospitalisés ? Quel est le taux d’occupation des lits ? Quelle est la durée moyenne des séjours ? Quel est le taux de décès ?

Le logiciel élaboré pour le SIH est appelé LOGIHOSP. Il a été élaboré pour saisir les informations liées aux patients. Ces données constituent d’abord les données administratives du patient (nom, prénom, date de naissance, adresse,…) et ensuite les données relatives à sa prise en charge (date d’entrée en hospitalisation, date de sortie, le diagnostic principal, les diagnostics secondaires, les analyses effectuées). Les informations liées à chaque patient étant renseignées désormais dans LOGIHOSP dès leur arrivée, l’agrégation dans le SNIGS est plus aisée et plus fiable et surtout automatique. Les erreurs éventuelles, issues du compte manuel qui était fait à la fin du mois à partir des registres, sont désormais évitées.

Le logiciel LOGIHOSP est basé sur la dixième révision de la Classification Internationale des Maladies de l’Organisation Mondiale de la Santé (CIM 10). LA CIM 10 est une classification en catégories des affections maladives que l’on peut rencontrer. C’est cette classification qui permet de renseigner tout ce qui est affection maladive du patient.

LOGIHOSP devrait être déployé dans tous les hôpitaux mais malheureusement il fonctionne actuellement dans environ 18 hôpitaux (Menontin, Bethesda, St Luc, Suru Léré, CS de la Police Nationale, CHD

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Zou, CHD Ouémé, Boko, St Martin, …) sur un total d’environ 55 hôpitaux (figure 2.6). Sa mise en œuvre n’est pas du tout facile parce que son utilisation est un peu contraignante. Elle impose aux agents de santé de remplir manuellement une fiche navette en plus des registres qu’ils remplissaient déjà. La fiche navette ne contient pas toutes les informations contenues dans les registres. Même dans les 18 hôpitaux où le logiciel est installé, il est utilisé de manières différentes. Il y a parfois un problème d’exhaustivité des informations à renseigner. Ce qui fait que certains services n’envoient pas de fiche navette.

Le SIH sera bientôt sorti du système et remplacé par le District Health Information Software 2 (DHIS2).

2.2.4 District Health Information Software 2 (DHIS2)

Le DHIS2 est un système intégré de gestion de l’information open-source en ligne, dans le ‘‘cloud’’. C’est un outil de collection, de validation, d’analyse et de présentation des données d’agrégations statistiques, adapté pour les activités de gestion de l’information sanitaire. Le DHIS2 est déjà en place dans plusieurs pays d’Afrique. Cependant au Bénin, le système tarde à être réellement mis en place. Pendant ce temps, les données médicales du patient continuent d’être traitées sur papier.

2.3 Conclusion partielle

Le système de santé béninois dispose d’un système d’information en pleine évolution. Du SNIGS en 1990, à la SIH en 2001, on tend progressivement vers le DHIS2.

Réalisé par Mischaël Dichoso GANSE 17 Figure 2.6 : Taux de déploiement de la SIH au Bénin [33]

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CHAPITRE

3

CONCEPTION D’UN DOSSIER

ELECTRONIQUE MEDICAL DU PATIENT

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Dans ce chapitre, nous allons faire la conception d’un dossier électronique médical du patient. Pour ce faire, nous ferons une modélisation métier suivie d’une capture des besoins. Ensuite, nous passerons à la construction des diagrammes de classes, de cas d’utilisation et d’activité. Mais avant tout ceci, faisons d’abord une synthèse de quelques logiciels qui existent pour le traitement des données médicales.

3.1 Synthèse de quelques logiciels existant

Le souci de mieux gérer les données médicales du patient a fait naître plusieurs gestionnaires de dossiers médicaux un peu partout dans le monde. Si la majorité de ces gestionnaires de dossiers médicaux est payante, il en existe qui sont libres. Nous pouvons citer par exemple MedinTux, FreeMedForms, Mediboard, GNU Health, GNUmed.

MedinTux est un logiciel libre écrit en C++, avec la bibliothèque Qt, par le Dr Roland Sevin et stocke ses données dans MySQL. Il vise à fournir aux membres des professions médicales et paramédicales un logiciel libre de gestion des consultations, des prescriptions et des actes administratifs, tant en milieu libéral qu'hospitalier, écrit pour l'environnement Français [50].

FreeMedForms est un gestionnaire de dossiers médicaux, codé en C++/Qt5, actuellement en développement, sous licence publique générale GNU [51].

Mediboard est la partie logicielle d’un système d’information hospitalier développé dans une architecture web multi-couches et modulaires [52].

GNU Health est un progiciel libre dans le domaine de la santé dont les fonctionnalités couvrent le dossier médical personnel, le système d’information hospitalier et l’informatique médicale [53].

GNUmed est un logiciel médical libre de dossiers médicaux électroniques qui respecte la vie privée des patients et qui est basé sur des standards ouverts [54].

3.2 Modélisation du métier

La modélisation du métier vise à mieux connaître le fonctionnement et les règles qui régissent le système organisationnel dans lequel on

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envisage implanter un nouveau système informatisé. Si l’on souhaite que le système informatique à concevoir corresponde aux exigences réelles du métier ciblé, il est vital de bien identifier les objectifs, les priorités, les règles de gestion et les processus clés de l’organisation avant toute tentative d’informatisation.

3.2.1 Rappel de la mission

Notre mission dans le cadre de ce projet est de concevoir et d’implémenter un dossier médical électronique du patient à plusieurs modalités d’entrée/sortie. Il s’agit non seulement d’assurer une meilleure gestion et un meilleur traitement des informations liées aux patients mais également de faciliter le travail des professionnels de santé.

Notre application aura comme principales fonctionnalités :

 Gestion du Dossier Médical

 Gestion des Rendez-vous

 Gestion de fiche patient Gestion du Dossier Médical

Le dossier médical regroupe l’ensemble des informations qui sont formalisées et qui ont « contribué à l’élaboration et au suivi du diagnostic et du traitement ou d’une action de prévention ou ont fait l’objet d’échanges écrits entre professionnels de santé, notamment des résultats d’examens, comptes rendus de consultation, d'intervention, d'exploration ou d'hospitalisation, des protocoles et prescriptions thérapeutiques mis en œuvre, feuilles de surveillance, correspondances entre professionnels de santé, à l'exception des informations mentionnant qu'elles ont été recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers » [55]. Sa bonne gestion passe par la gestion de la consultation. Le patient qui se rapproche des professionnels de santé pour la première fois se fait consulter par un médecin. Il est introduit au médecin par son assistant avec sa fiche médicale descriptive du patient ainsi que son dossier médical.

L’écoute attentive des propos du patient est un moment décisif de la consultation. L’entretien doit se dérouler dans la stricte intimité et confidentialité pour permettre au patient de s’exprimer clairement et sincèrement sur ses préoccupations [56].

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Ensuite le médecin l’examine à l’aide de ses outils (Stéthoscope, Tensiomètre, Thermomètre…) et rédige ensuite l’ordonnance qui contient les noms des médicaments, les doses et la durée des jours de prise.

Dans le cas où le médecin n’est pas sûr de son diagnostic, il peut demander au patient de faire des examens complémentaires (Bilan biologique ou Bilan radiologique), ou bien de le faire passer à un confrère spécialiste en lui rédigeant une lettre contenant les coordonnées et l’état de santé du patient.

Si la consultation a causé au patient un contretemps et/ou un empêchement de son activité il peut demander à prendre une attestation de consultation pour servir et valoir ce que de droit. Le patient peut également recevoir de la part du médecin un certificat médical qui peut être soit :

- Un certificat d’aptitude qui contient le nom, le prénom, la date de naissance, et la confirmation du médecin qu’il est apte ou non à exercer la fonction souhaitée.

- Un certificat médical de repos dans lequel sont mentionnés le nom, le prénom et le nombre de jours de repos.

- Un certificat de dispense qui contient le nom, le prénom et la période de dispense.

Gestion des rendez-vous

Un rendez-vous est une rencontre entre deux ou plusieurs personnes qui ont convenu du motif, de la date et du lieu. La consultation peut être organisée sur rendez-vous si le besoin s’en fait sentir et le médecin se doit de les respecter scrupuleusement. Le cas échéant, ceci doit être signalé aux patients. Cependant il faut tenir compte des urgences qui ne peuvent souffrir aucune attente et admettre également la souplesse et la disponibilité requises.

Gestion de fiche patient

En dehors des situations particulières d’urgence où le médecin est prévenu immédiatement de la venue du patient, l’assistant établit une fiche au patient dans laquelle il mentionnera son nom, son prénom, sa date de naissance, son sexe, son adresse, son contact téléphonique.

S’il s’agit d’un ancien patient, l’assistant demande le nom et les prénoms pour effectuer la recherche de sa fiche parmi les fiches médicales qui sont

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rangées par ordre alphabétique dans les archives. Il prépare également son dossier médical contenant le suivi précis de sa pathologie et son évolution.

3.2.2. Repérage du domaine

Le domaine d’étude est un sous-ensemble cohérent de l’entreprise ou de l’organisme, bien délimité et formant le contenu du sujet étudier [57]. Nous allons présenter les activités de chaque acteur et ensuite voir à travers un diagramme, comment ils collaborent ensemble.

 Les activités de l’assistant

L’assistant du médecin doit être en mesure de recevoir le patient qui désire se faire consulter. Sa fonction première est donc l’accueil des patients. C’est une étape importante de la consultation qui doit se faire avec affabilité en ayant toujours à l’esprit que le " patient " est un malade qui ne demande qu’à être soulagé de son mal. A ce stade, l’assistant doit reconnaître le patient fatigué et s’empresser de l’installer, l’asseoir ou le coucher et, le cas échéant, reconnaître une urgence et prévenir immédiatement le médecin. En dehors de ces situations particulières, il commencera par lui établir sa fiche s’il s’agit d’une première consultation, ou préparer son dossier antérieur pour l’entrevue avec le médecin.

 Les activités du médecin

Après les salutations d’usage, le médecin débute son activité par des questions simples en montrant son intérêt pour l’état de santé du patient en vue de le rassurer. Pendant la consultation, le Médecin dispose d’une fiche médicale déjà établie par son assistant et du dossier médical qu’il met à jour.

L’une des activités principales du médecin est le suivi du Dossier Médical pour chaque patient. Il tient à jour un dossier qui englobe les données médicales de bases comme l’historique des interventions médicales subies par le patient, les médicaments qui lui ont été prescrits, les résultats de diverses analyses, mais aussi des données individuelles sensibles, telles que celles relatives à l’état physique de la personne, à ses antécédents familiaux.

Une bonne coordination entre les professionnels de santé améliore la qualité des soins prodigués au patient et les rend plus efficients. La

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coordination des activités est un pas en avant. Plus que de se coordonner, il s’agit de collaborer.

Le diagramme de collaboration est donc nécessaire pour le repérage du domaine. Il montre une interaction organisée autour d’un ensemble d’objets et de leurs liens [58]. Les messages sont les seuls moyens de communication entre les objets. Ils sont donc Positionnés sur le lien entre deux objets et chiffrés par ordre selon les ensembles des mouvements entre les acteurs et le système.

Figure 3.1 : Diagramme de collaboration "Système Métier"

Signification des Acteurs

Patient : Personne recevant une attention médicale ou à qui est prodigué un soin Autre Médecin : Personne appartenant à une spécialité du corps médical

Signification des notations

1 : Un Patient arrivant dans le cabinet et demande un Rendez-vous.

2 : Confirmation de son Rendez-vous

3 : Il demande ensuite à faire une visite médicale/ ou une consultation

4 : Procédure de consultation en enregistrant les informations de consultation.

4 : Procédure de consultation en enregistrant les informations de consultation.