En Afrique, les carnets représentent le dossier médical du patient.
Nous avons deux types de carnets : le carnet de soins et le carnet de santé.
Le carnet de soins est le carnet (figures 2.1 et 2.2) utilisé par les personnes adultes pour leur prise en charge lors d’un épisode de maladie.
En plus du carnet de soins le patient adulte admis à l’hôpital, a un autre dossier automatiquement rangé dans les archives du service spécialisé où il a été reçu. Ce deuxième dossier élaboré par les services spécialisés de l’hôpital n’est pas complet et ne contient pas les médicaments prescrits au patient. On y trouve uniquement les fiches de visite que le médecin a remplies. Le plus souvent, les fiches de radiologie sont remises au patient pour la maison. Donc une partie du dossier médical est dans le carnet et l’autre partie reste à l’hôpital.
Le carnet de santé est le carnet (figures 2.3 et 2.4) utilisé par les femmes enceintes jusqu’à leur accouchement. Après l’accouchement ce même carnet est utilisé pour les premiers soins du nouveau-né. Il contient des champs pour les vaccinations, nom, prénom, nom du père, nom de la mère, consultation prénatale, antécédents de la mère. A cinq ans d'âge déjà ce carnet est mal conservé et souvent égaré. Il contient des informations exploitées parfois lors des enquêtes dans les ménages.
Il a l’avantage de fournir des informations sur l’évolution de la grossesse, les conditions de l’accouchement, l’état de santé du nouveau-né à la naissance, les doses de vaccin administrées au nouveau-nouveau-né, le statut vaccinal de la mère par rapport au vaccin antitétanique, et les courbes de croissance de l’enfant pendant les 36 premiers mois de vie de l’enfant.
Le dossier médical n’est pas la propriété du patient mais les données qui s’y trouvent sont sa propriété. Seul le patient est en mesure d’autoriser
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une autre personne à y avoir accès selon les règles de la protection des données personnelles. Comme il n’y a pas de base de données, on ne peut compter que sur ces carnets pour la poursuite des soins. Les informations qui s’y trouvent ne sont conservées nulle part ailleurs.
Réalisé par Mischaël Dichoso GANSE 9 Figure 2.1 : Elément de dossier médical (carnet de soin 1)
Figure 2.2 : Elément de dossier médical (carnet de soin 2)
Réalisé par Mischaël Dichoso GANSE 10 Figure 2.3 : Elément de dossier médical (carnet de santé 1)
Figure 2.4 : Elément de dossier médical (carnet de santé 2)
2.1.1 Traitement des données dans le système de santé publique Le Système d’Information Hospitalier du Bénin dispose de supports papiers standardisés par type d’activités qui lui permettent de collecter périodiquement les données (mensuellement, trimestriellement et annuellement) des informations sanitaires du pays. La figure 2.5 présente le circuit de l’information sanitaire du Système National d’Information de Gestion Sanitaire (SNIGS).
Réalisé par Mischaël Dichoso GANSE 11 Figure 2.5 : Circuit de l’information sanitaire du SNIGS [33]
Légende
CHD: Centre Hospitalier Départemental
CNHU: Centre National Hospitalier et Universitaire;
CS: Centre de Santé;
CSA: Centre de Santé d’Arrondissement;
DDS: Direction Départementale de la Santé;
FSP: Formations Sanitaires Publiques;
HP: Hôpital Privé;
SGSI: Service de la Gestion du Système d’Information;
ZS: Zone Sanitaire;
La saisie des données se fait au niveau de toutes les Zones Sanitaires (ZS). Les copies des bases de données des zones sanitaires sont envoyées mensuellement au niveau des Directions Départementales de la Santé (DDS) qui à leur tour font la compilation et les envoient au Service de la Gestion du Système d’Information (SGSI) du niveau central qui abrite la base nationale de données.
Les délais de transmission des rapports selon le niveau se présentent comme il suit:
CS, FSP vers ZS: avant le 5 de chaque mois,
ZS, CHD et HP vers DDS: avant le 15 de chaque mois, DDS vers niveau central: avant le 20 de chaque mois.
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2.1.2 Problèmes liés au dossier médical actuel du Patient
Parmi les services offerts par le système d’information hospitalier, nous avons le service de gestion du dossier patient. C’est le service qui fait office de dossier médical. Il regroupe les données personnelles du patient, regroupant tout son passé médical. Il est très utile pour simplifier les prises en charge et les soins apportés. Si le partage des informations est bien assuré, Les informations sur un patient donné sont partagées à tous les hôpitaux. Le dossier médical du patient est et restera longtemps l’outil principal de centralisation et de coordination de l’activité médicale [14]. A chaque consultation ou rencontre avec le patient, le professionnel de santé élabore un document de rencontre. Chaque document de rencontre a un caractère événementiel et permet de suivre le patient. Au Bénin, les évaluations internes successives du système d’information sanitaire en 1991, 1994 et 1999 et celle réalisée par le Réseau de Métrologie Sanitaire en 2006 ont révélé certaines insuffisances [1]. Ces insuffisances sont surtout liées au traitement sur support papier qui est encore fait des données médicales du patient. En périphérie, dans nos centres de santé, le dossier médical du patient béninois est son carnet de soins (Voir figures 2.1 et 2.2) que le patient est appelé à conserver à domicile. Et il s’ensuit de nombreux problèmes qui handicapent le processus de prise en charge du patient. Nous en avons identifié les plus récurrents:
Problème 1: problème de perte de données
Le problème de perte de données est lié à la perte de carnets de soins. En effet, parfois, il arrive que le patient égare le carnet de soins qui lui est confié dans l’intervalle de deux rendez-vous. Soit il est venu aux soins il y a de cela de nombreuses années ou suite à un déménagement, une négligence de sa part, ou encore d’autres raisons (mauvaise conservation, utilisation par les enfants au cours des jeux, utilisation par les parents à d’autres fins), le carnet est introuvable. Sinon, il oublie le carnet à la maison en venant aux soins. Alors que les informations qui s'y trouvent sont capitales pour la poursuite des soins. Ces informations peuvent permettre aux professionnels de santé de gagner du temps, de prendre des décisions plus pertinentes pour la suite des soins, en situations d'urgence par exemple en cas d’allergie ou de proscription à un médicament.
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Problème 2: problème de non centralisation des données
Le problème de centralisation vient du fait que les données médicales du patient sont un peu éparpillées d'abord dans les différents services qu'offrent un même hôpital et ensuite entre les différents hôpitaux fréquentés antérieurement par le patient. Les données médicales d'un patient, ne serait-ce que celles qui sont constantes (groupe sanguin, antécédents médicaux et familiaux), doivent pouvoir être accessibles depuis n'importe quel centre de prise en charge des patients. Ainsi, les patients accidentés, ceux amenés en urgence pourront être pris en charge de manière rapide et efficiente.
Problème 3: problème de gestion des données
Le problème de gestion des données médicales du patient émane de la difficulté à ranger les données et à les retrouver le plus rapidement possible. Les données traitées sur support papier peuvent disparaître. Le papier s’use et au fil du temps les écrits deviennent illisibles.
Problème 4: problème d’intégrité et de sécurité des données
Les données du patient sur support papier posent parfois un problème de protection des données parce que ces données sont souvent consignées dans de petits carnets de soins, qui sont facilement accessibles et peuvent se retrouver au marché comme des papiers d’emballage. Les registres dans les hôpitaux sont souvent mal entretenus, mal entreposés et parfois facilement accessibles. Les données peuvent être modifiées. Par exemple, un patient avec le virus d’immunodéficience humaine peut falsifier ou jeter les données. L'accès aux informations d'un patient doit être contrôlé et soumis à une autorisation particulière.
Problème 5: Difficultés liées au traitement des données du patient pendant une visite médicale
Ce problème se rapporte au fait que le professionnel de santé ou le praticien, pendant une visite médicale, doit s’investir particulièrement dans le remplissage du dossier du patient sur support papier ou à l’aide d’un clavier.
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2.2 Quelques définitions