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3- PREPARATION DU TOURNOI :
3 – 1 – Contact avec les invités :
Dès que la composition du plateau est connue, le secrétaire du SCF confirmera au club les tournois où il est retenu.
A charge ensuite à chaque club organisateur d’envoyer une « invitation formelle » aux clubs de son tournoi.
20220221- Lettre
aux clubs et Fiche inscription tournoi SCF phase 3 2022.docx
Une somme de 200 Euros est demandée à titre de forfait d’inscription. L’inscription définitive est officialisée dès réception du paiement.
Ne pas oublier de joindre à ce courrier : un exemplaire du règlement du SCF, la charte du SCF et les 3 feuilles de match que les clubs doivent rapporter impérativement remplies le jour de votre tournoi.
En cas de souci, prendre contact avec le secrétariat ou les délégués du Super Challenge de France pour trouver une solution au plus vite (éviter d’avoir un plateau à 11 équipes par exemple, …).
3 – 2 – Contact avec secrétaire SCF :
N’oubliez pas de transmette, au plus tard une semaine avant la date du tournoi, tous les documents relatifs à votre tournoi : affiche, plaquette, horaires, déroulement, logistique, …. En format PDF ou JPG, au secrétaire du Super Challenge de France afin qu’il puisse les afficher sur le site officiel du SCF.
4-DEROULEMENT DU TOURNOI :
4-1 : Samedi après-midi :
Accueil des équipes : A partir de 12h pour un démarrage du tournoi à 14h00 (2 heures avant le début du tournoi).
- Être prêt à accueillir les équipes dans un local permettant :
* La récupération des feuilles de présence et des licences (qui sont conservées jusqu’à la fin)
* Eventuellement le paiement par les équipes de la restauration
* L’orientation des équipes vers leur vestiaire
* Le rappel de l’heure de la réunion préparatoire d’avant tournoi et de la présence OBLIGATOIRE d’un éducateur par équipe. Préciser le lieu si besoin.
- Prévoir un espace avec au moins 2 personnes pour le contrôle des licences (en phase 3 les délégués du SCF sont présents mais n’ont pas en charge cette action contrairement à la Phase 4. Ils peuvent cependant aider lors de litige sur la conformité des renseignements par rapport aux licences remises).
Contrôle signifie :
• Vérifier le classement des licences par ordre de la feuille de match.
• Vérifier que les numéros de licences sur la feuille de match correspondent aux licences.
• Vérifier que les licences sont signées.
• Vérifier les doubles licences délais, clubs, … (avant tournoi, la FFR envoi au club organisateur une liste des doubles licences autorisées. Rappel : pas plus de 8 doubles licences sur la feuille de match, ces doubles licences doivent avoir été validées avant le 11/02/2022.
Au-delà, les joueurs ne seront pas autorisés à participer au tournois. )
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• Vérifier que les joueurs identifiés « joueurs de devant » ont reçu la validation soit par un tampon adossé à leur licence soit par une liste de leur comité attestant de cette validation et qu’ils sont au nombre minimum de 12 sur la feuille.
• Vérifier la présence de joueurs validés « jeunes arbitres » (2 arbitres à minima).
• Vérifier la conformité des rassemblements (les équipes en rassemblement doivent pouvoir justifier de ses rassemblements par la présence d’une copie des conventions ou un
justificatif de leur ligue).
Accueil des jeunes arbitres et arbitres référents : A partir de 12h.
Ils ont été désignés officiellement par la FFR. Certains sont locaux, d’autres se déplacent avec une équipe invitée au tournoi. Dans tous les cas la restauration et si nécessaire leur hébergement sont à la charge du club organisateur durant tout le tournoi.
Réunion préparatoire d’avant-tournoi :
Les personnes présentes obligatoirement pour cette réunion : - Un éducateur de chaque club présent sur le tournoi
- Les arbitres en particulier les référents (badge ou chasuble pour les distinguer) - Les chefs de plateau qui seront présents avec le badge pour les distinguer - Les délégués du SCF
Déroulé de la réunion préparatoire - Faire l’appel
- Rappeler les éléments essentiels du déroulement du tournoi :
. Les éléments de sécurité en particulier qui est autorisé à être sur le terrain dans l’emplacement délimité avec le badge qui va bien, le rôle du responsable sécurité par club (reconnaissable par chasuble ou brassard).
. La composition de la commission de discipline du tournoi . Les éventuels points de règlement
. Les points de secours et où se trouve le médecin.
. Répondre aux questions éventuelles.
Organisation des terrains :
L’outil informatique livré avec ce document désigne automatiquement les terrains en fonction des poules.
Il faut donc indiquer à chaque club le terrain où auront lieu ses rencontres (là aussi l’outil aide).
Document qu’il est possible d’afficher :
Poules Samedi.pptx
Sur chaque terrain il est nécessaire d’avoir :
• 1 arbitre référent et 4 jeunes arbitres (2 au centre et 2 arbitres de touche). Ces arbitres sont désignés par la FFR.
Ce sont les arbitres référents qui gèrent les jeunes arbitres : désignation des terrains afin qu’aucun arbitre issu d’un club participant ne soit amené à arbitrer son club. La désignation des arbitres de champ et de touche à chaque rencontre est faite par le réfèrent avec l’appui du club organisateur
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• Les arbitres sont les seuls responsables à désigner les cartons (blanc, jaune ou rouge) aux joueurs et aux éducateurs/dirigeants. Leur décision ne peut pas être contestée.
• Un délégué peut être amené à demander l’application d’un carton jaune ou rouge à une équipe dont les éducateurs (ou les supporters) ont eu un mauvais comportement sur le terrain et éventuellement à demander l’exclusion, d’un encadrant au comportement trop agressif et dans ce cas il en informera l’arbitre de champ.
La contestation vidéo d’une phase de jeux n’est pas admise.
• 2 voire 3 chefs de plateau :
nota : il est rappelé que tous les joueurs inscrits sur la feuille de match doivent impérativement avoir fait une mi-temps complète le samedi et une autre le dimanche (et pas une mi-temps fractionnée)
Valider le remplacement.
. Feuille des cartons : noter sur la feuille fournie (voir ci-après) les éventuels cartons (jaune ou rouge)
. Vérifier qu’un joueur de devant est remplacé par un joueur de devant.
Les documents à utiliser sont les suivants. Ils sont générés automatiquement par l’outil informatique
Prévoir des personnes qui vont assurer la liaison terrain / gestion des résultats afin de permettre l’enregistrement et/ou l’affichage rapides de ces derniers.
Attention que les feuilles de résultats soient signées par toutes les parties concernées (chef de plateau,
éducateurs des équipes en lice, arbitres). Pas de contestation possible dès lors que les feuilles de résultats sont rapportées signées à la table de marque.
Vérifier au bon remplissage de toutes les informations demandées sur la feuille de match (Nbre d’essai, de transformation, de pénalités, de drop, note de Fair-Play par les arbitres et le Chef de Plateau)
Organisation des résultats :
A l’aide l’outil informatique fourni par le SCF, encoder les résultats à mesure qu’ils arrivent des terrains ; Ne pas prendre de retard car le moment délicat se situe en fin d’après-midi où tous les clubs attendent les résultats officiels pour connaître leurs adversaires du lendemain matin avec les horaires des rencontres.
Aussitôt ces résultats validés, les afficher pour les personnes présentes, éditer quelques feuilles pour répondre aux éventuelles sollicitations de la soirée.
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4 -2 : Samedi soir :
Il est conseillé d’organiser une soirée conviviale (repas ou buffet par exemple) rassemblant 1 à 2 représentants de chaque club participant, les organisateurs, les arbitres, les délégués du SCF et toutes autres personnes choisies par le club organisateur.
Ce moment d’échanges et de détente permet de tisser des liens d’amitiés entre nous et d’échanger nos bonnes pratiques tout en dégustant une spécialité locale par exemple.
4 - 3 : Dimanche matin :
L’organisation pour les 2 terrains est identique à celle du samedi après-midi :
On aura pris soin de préparer les plaquettes des chefs de plateau : les feuilles de résultats issues du logiciel qui seront classées dans l’ordre des rencontres par terrain. En liaison avec les rencontres, fournir les feuilles de match des clubs en lice ainsi que les feuilles de régulations et de cartons liées à chaque équipe.
Attention : prévoir que lors de la journée du dimanche certaines équipes sont amenées à changer de terrain, il est IMPERATIF que les feuilles de match, de régulation et de cartons suivent et se retrouvent entre les mains du chef de plateau en charge de la rencontre.
Bien sûr les 2 ou 3 chefs de plateau sont organisés de la même façon que le samedi et ont les mêmes missions.
Important : le déroulement de la matinée est très serré au niveau temps aussi il est impératif de respecter les heures de début de match notées sur les feuilles de résultats. En cas de blessure sérieuse, nécessitant une longue intervention des secours et donc une interruption des rencontres, le 3ème terrain peut être utile pour continuer les matches.
4 – 4 : Dimanche midi :
Le déroulement des rencontres est fait de telle manière que les clubs qui ont terminé les premiers le dimanche matin sont ceux qui recommencent en premier les rencontres l’après-midi. Aussi est-il impératif qu’à mesure de la fin des rencontres les équipes aillent manger pour pouvoir reprendre les rencontres à l’heure. Passage au repas dans le bon ordre pour ne pas perdre de temps : reprise à 14h30 !!!
Il est hors de question que pour des raisons sentimentales l’équipe qui organise les rencontres change l'affectation des terrains pour favoriser son équipe.
(ex :si le CABCL est affecté au terrain annexe le dimanche, il ne pourra pas joueur sur le terrain honneur).
4 – 5 : Dimanche après-midi :
3 rencontres sur chaque terrain : 14h30 poule de 3ème puis poule des 2nd et pour terminer à 15h50 par le dernier match de la poule des 1ers qui concernent les 2 clubs classés 1er et 2ème le samedi après-midi.
Ce planning permet la fin des rencontres (hors aléas) vers 16h30.
Il est nécessaire de donner au plus vite les résultats et ainsi procéder à la remise des récompenses afin que les équipes qui ont un trajet retour important puissent partir sans délai.
Certaines équipes mal classées demandent à partir plus tôt ; elles le peuvent mais sans les récompenses.
Cependant le planning fait qu’en attendant une heure de plus elles respectent le travail de ceux qui se sont investis pour mettre en place l’organisation du tournoi
Un plus souhaitable dans la remise des récompenses : faire participer des joueurs de l’équipe Pro.
Une organisation sera mise en place en parallèle pour remettre des goûters aux équipes. Ne pas oublier de restituer les licences à cette occasion.
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En final, il est souhaitable d’organiser un pot pour les éducateurs et dirigeants présents en présence des organisateurs, arbitres et délégués.
Le directeur du tournoi transmettra au secrétaire du SCF : les feuilles de présence – les feuilles de régulation - les résultats des rencontres et le classement final. Ceci dans un délai maximum de 48h.
Les délégués du SCF ont eux la responsabilité d’envoyer leur rapport avec toutes les précisions sur les exceptions/anomalies qui se sont produites durant le tournoi : sanctions telles que déclassement ou non, cartons avec nom et prénom des joueurs (préciser si la suspension a eu lieu sur le tournoi ou si elle court sur le tournoi suivant). Relater avec précision des faits graves qui nécessiteraient que la commission de discipline du SCF soit saisie. Indiqué également les blessés durant le tournoi avec le nom du joueur et le degré de gravité de la blessure.
5 – L’OUTIL INFORMATIQUE :
5 – 1 : Introduction :
Cet outil est conçu pour éviter à l’organisateur de se préoccuper de créer l’ensemble des documents nécessaires pour valider les résultats du tournoi tout en respectant le règlement.
Il permet de répartir en automatique les matches sur les 2 terrains et une fois les résultats du samedi validés de créer en automatique les poules du dimanche avec la répartition et les horaires.
L’ordre des rencontres est basé sur les descriptions suivantes :
2 fichiers constituent le logiciel :
▪ « Score_tournoi .xlsm» : fichier Excel qui enregistre les résultats
▪ « Resultat_16_9.ppt » : fichier Power Point qui permet l’affichage en direct des résultats.
Attention : ce logiciel est conçu pour calculer les résultats d’un tournoi à 12 équipes sur 2 jours.
5 – 2 : Le fichier Excel : Score_tournoi :
Comme tout fichier Excel il se décompose en un certain nombre de feuilles.
Nous allons les examiner dans l’ordre nécessaire à une bonne utilisation du logiciel.
5 – 2 -1 : La feuille « paramètres » :
Comme son nom l’indique, elle va permettre de changer un certain nombre de paramètres essentiellement liés à l’environnement du tournoi :
- Nom du tournoi - Noms des 2 terrains
Il est également possible de modifier les heures de début des rencontres, la durée d’un match et la durée entre 2 matches ➔ ces données ne doivent pas être modifiées car elles résultent de plusieurs années d’essais divers et ce sont celles qui donnent les meilleurs résultats.
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5 – 2 – 2 : La feuille « Poules Plateau » :
Elle est la première du fichier et va permettre d’introduire dans le fichier les 12 clubs validés pour ce tournoi en étant vigilant de les positionner dans la bonne poule et au bon endroit.
Exemple : Challenge Marcel-Michelin 2019
En se basant sur les éléments fournis par le Comité Directeur du Super Challenge de France à la suite de la validation avec la FFR, chaque tournoi a une liste de clubs classés de 1 à 12 en fonction des résultats des phases 2 voire 1 et d’autres critères permettant d’équilibrer au mieux nos tournois.
Les clubs classés 1 à 4 sont identifiés « Chapeau 1 » pour ce tournoi et ainsi de suite.
Les poules qui sont également fournies par le SCF, sont constituées de la même manière pour tous les tournois à la suite d’un tirage au sort qu’il faut bien entendu appliquer.
Les poules A et B jouent en alternance sur un terrain et les poules C et D sur le 2ème terrain.
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5 – 2 – 3 : Les feuilles « Poule A » « Poule B » « Poule C » « Poule D » :
Elles vont permettre la saisie des scores des poules du samedi après-midi.Il faut saisir : les essais – les transformations – les pénalités / drop – les cartons rouges – les cartons jaunes – la note de Fair Play pour chacune de 2 équipes en présences ➔ bien saisir score Equipe 1 dans les cases de l’équipe 1 et même chose pour l’équipe 2.
Lorsque la saisie est correcte il est nécessaire de mettre la case « Joué ? » à O pour que le score s’affiche automatiquement sur la télévision.
Tout le reste se calcule automatiquement.
Lorsque les 3 rencontres sont effectuées, appuyer sur le bouton « Trier » et le classement s’établit en fonction des critères du règlement.
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5 – 2 – 4 : Les feuilles « Classement Poules » et « Poules Finales :
Ces 2 feuilles permettent de rassembler les 4 équipes 1ères de poule, les 4 2èmes et les 4 3èmes.
Puis de les interclasser grâce au bouton trier afin d’en déduire automatiquement les rencontres du lendemain.
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5 – 2 – 5 : Les feuilles « Poule E » «Poule F » « Poule G » :
Elles vont permettre d’enregistrer les scores et d’établir les classements du dimanche Rappel : Poule E = poule des clubs classés 1er le samedi
Poule F = poule des clubs classés 2ème le samedi Poule G = poule des clubs classés 3ème le samedi
Ce sont donc des poules de 4 clubs et chaque club fera 3 rencontres le dimanche : 2 le matin et 1 l’après-midi.
Les 2 rencontres d’une même poule se disputent en même temps sur les 2 terrains en commençant par la poule G ce qui permet le dimanche après-midi de terminer par la poule des 1ers.
Le règlement stipule qu’en cas d’égalité ce sont les cartons depuis le début du tournoi d’abord qui départage donc l’outil cumule les cartons.
Exemple : la saisie du carton jaune du samedi apparait dans la feuille du dimanche.
Le principe est le même que le samedi : saisie des scores puis tri.
Attention : il y a un cas qui n’est pas traité informatiquement : Egalité de 3 équipes de la poule
Il sera dans ce cas exceptionnellement nécessaire d’effectuer le classement des 3 équipes à la main en suivant les instructions du règlement puis mettre le classement trouvé dans la case « Aide Clas » : s’il s’agit de
départager les 3 premiers on mettra 1 en face du premier puis 2 pour le deuxième enfin 3 pour le dernier et ne pas oublier de rajouter le numéro 4 au club qui n’était pas à égalité puis relancer le tri afin que les équipes soient dans le bon ordre pour le classement final.
5 – 2 – 6 Les feuilles « Offensive-Fair » et « Classement général » :
Elles font ce qu’indique leur nom :- « Offensive_Fair » : additionne automatiquement tous les essais des clubs pour désigner le gagnant du Challenge de l’offensive ainsi que tous les points du Fair-Play.
- « Classement général » : créé le classement final du tournoi
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5 – 2 – 7 : Les feuilles « Régulation » « Cartons » « F. Terrain Phase 1 » « F. Terrain Phase 2 » :
- « Régulation » : permet l’édition de toutes les feuilles de régulation des clubs du tournoi ➔à imprimer avant le tournoi pour les donner aux chefs de plateau
- « Cartons » : permet l’édition d’une feuille pour noter les cartons par clubs sur le tournoi ➔ à imprimer avant le tournoi pour les donner aux chefs de plateau.
- « F. Terrain Phase 1 » : ensemble des feuilles résultats pour le samedi après-midi ➔ à imprimer avant le tournoi pour les donner aux chefs de plateau.
- « F. Terrain Phase 2 » : ensemble des feuilles de résultats pour le dimanche ➔
à imprimer soit le samedi soir soit le dimanche matin après validation des résultats du samedi pour les donner aux chefs de plateau le dimanche matin.
5 – 2 – 8 : Les feuilles « Recap_ppt_1 » … « Recap_ppt_5 » :
Ces feuilles mettent en forme les grilles qui sont ensuite affichées sur les Power Point du 2ème fichier.
5 – 3 – Le fichier d’affichage Power point : « « Résultats_16_9 » :
Ce fichier projeté sur une télévision en utilisant l’option : « Etendre » de votre ordinateur permet d’afficher en direct les résultats saisis dans le fichier Excel.
5 – 3 – 1 : Paramétrage :
Mettre tous le fichier Excel et le Power Point ainsi qu’un fichier Image contenant le logo de votre club dans le même répertoire.
Au premier lancement du PPT, lorsque le « Popup » suivant apparait :
Répondre « Annuler ».
Puis aller dans « Fichier » puis « Informations ».
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Puis aller dans « Modifier les liaisons vers les fichiers » :
Choisissez l’option : « Modifier la source » et indiquez le nouveau chemin pour trouver les 2 fichiers nécessaires : Logo_club.jpg (ou.png) et le fichier Excel : score_tournoi.xlsm et ceci pour tous les affichages.
Il y a 4 lignes à mettre à jour pour le Logo et 8 lignes pour le fichier Excel.
Une fois terminer ces mises à jour de liens taper « Mettre à jour » puis « fermer ».
Vous pouvez afficher.
Remarque : si pas d’affichage lorsque les liens sont corrects vérifier :
- Dans le fichier Excel que la ligne à afficher est cochée O en colonne U
- Puis dans le fichier PPT dans le « Popup » « Liens » que la case en bas à droite « Mise à jour automatique » est cochée (au besoin décocher puis recocher.
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