Présentation des solutions logicielles

La plateforme logicielle de Preventeo® (Figure 20 - Présentation des modules de la plateforme Preventeo®) est composée de différents modules subdivisés en sous-modules.

Figure 20 - Présentation des modules de la plateforme Preventeo®

Le premier module progiciel est consacré aux fonctionnalités d’administration et de

paramétrage de la plateforme. Dans ce module, il est possible de définir les droits des utilisateurs ayant accès à l’outil (1), le découpage organisationnel de l’entreprise (2) ou bien encore de définir les objectifs (3) que l’entreprise vise selon le niveau de l’organisation.

La gestion du découpage organisationnel se veut intuitive et facile d’utilisation au travers

d’une grande souplesse permettant de définir une organisation aussi bien géographique que

fonctionnelle, par processus ou bien mixte. Il permet ainsi de répondre à l’ensemble des besoins des différents clients. Les droits des utilisateurs sont définis selon les outils

accessibles et précisent le degré d’intervention de l’utilisateur, c’est-à-dire, son accès en consultation ou rédaction selon le niveau de l’organisation. Ainsi, il est possible de définir des

utilisateurs de type « managers » en charge de suivre un système de maîtrise de la conformité sur plusieurs entités distinctes. A ce titre, ces utilisateurs ont accès en consultation sur tous les

niveaux de l’organisation qui les concernent et peuvent rapidement consulter toutes les

informations des sites dont ils ont la charge. Enfin le sous-module « objectifs » permet de

définir les objectifs propres à chaque niveau de l’entreprise concernant le pourcentage de conformité ciblé, l’avancement des évaluations de conformité ou des risques. Ces

informations sont ensuite reprises dans les rapports et offrent une vision claire aux responsables des entreprises.

Le module de gestion des risques par le prescrit propose trois sous modules en charge de la

veille réglementaire (4), de l’évaluation de la conformité réglementaire (5) et de l’édition de

référentiels internes aux entreprises (6) :

Le module de veille permet, sur la base de l’organisation définie dans le module

« organisation », de déterminer le périmètre légal applicable à chaque entité de

l’entreprise en matière de SST ou d’Environnement. Selon le filtrage des thématiques opéré au travers de la définition du périmètre légal, l’outil affiche toutes les informations concernant l’entreprise, les différentes thématiques, les textes ainsi que

les exigences associés à ceux-ci. Chaque élément est détaillé dans une fiche

spécifique, ainsi l’utilisateur peut retrouver toutes les informations concernant une thématique, une aide permettant d’aider à la décision du périmètre légal, les différents

documents et services concernés. De plus, dans une fiche thématique, l’utilisateur

retrouve tous les textes et exigences associés. Afin d’offrir une appropriation des

partagés avec l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, ceux-ci permettent de

notifier certaines spécificités légales de l’entreprise : par exemple, cela permet de prévenir tous les collaborateurs qu’une thématique est à définir au sein du périmètre

réglementaire.

Le périmètre légal qui concerne l’entreprise est évalué en détail au travers du module

« évaluation ». Celui-ci a pour objectif de permettre la réalisation d’analyses détaillées de la conformité. Il propose aussi des rapports édités automatiquement et le suivi des actions.

Enfin, le dernier sous module propose la création de référentiels propres aux

entreprises au travers d’un éditeur de bases de connaissances permettant la création de questionnaires d’audits de conformité. Compte tenu de l’importance de ce module

dans ce travail de recherche, celui-ci sera décrit plus en détail dans la section suivante.

Le module de gestion des risques par le réel s’appuie sur trois sous modules proposant une

évaluation des risques professionnels et environnementaux (8) ainsi qu’une évaluation des risques spécifiques (pénibilité ou chimique) (9), enfin, un outil facilitant l’apprentissage et le

retour d’expérience (7) suite à l’analyse d’un accident ou incident. Tous les résultats d’évaluation des risques, par le réel ou le prescrit, aboutissent à une liste d’actions à mettre en œuvre. Celles-ci sont présentes dans le module de gestion des actions « plan d’actions » (10).

Ainsi, chaque non-conformité relevées ou mesures à mettre en œuvre se retrouve dans ce module, le but étant de retrouver toutes les actions à mener pour améliorer la qualité globale

de l’entreprise vis-à-vis des évaluations réalisées. Pour chaque action à mener, il est possible

de définir un pilote, une date prévisionnelle de réalisation, un niveau de priorité ou bien

d’ajouter un commentaire facilitant l’appropriation de l’action. Enfin, l’outil propose le suivi des actions à mener mais aussi des actions réalisées. L’exportation automatique de toutes ces

informations permet de faciliter la construction du rapport annuel de prévention des risques.

Enfin, le dernier module « pilotage » est composé de deux sous modules « Reporting » (10) et « tableau de bord » (12) :

Le sous module « Reporting » permet de générer des rapports à partir des résultats des évaluations des conformités réglementaires et des risques professionnels. Ces rapports sont disponibles sous différents formats de fichiers (PDF, XLS, DOC, PPT, etc.) et

présentent de nombreux résultats pour les évaluations réalisées.

Le sous module « tableau de bord » propose différents graphiques explicitant toutes

les informations de l’entreprise concernant les évaluations réalisées : Etat d’avancement, pourcentage de conformité, mesures à mener, etc. Les graphiques sont

générés à la demande selon le point de vue désiré, chaque information peut être catégorisée selon différents leviers tels que le niveau de l’organisation, les principes de management, ou bien famille de dangers. Cet outil permet de rendre compte

rapidement de l’état de l’entreprise.