Partie I : (contexte générale du projet)
Chapitre 2 : étude de l'existant
1. Postes de travail
Pour mieux comprendre le déroulement du processus de l’hébergement, les postes de travail entrant dans notre champ d’étude doivent être étudiés et examinés soigneusement.
1.1 Poste de travail chef de Service d’hébergement :
Fiche d’étude Poste de Travail : Chef de service d’hébergement
Désignation : Chef de service d’hébergement
Département auquel il est attaché : département de coordination et de contrôle
Dépend hiérarchiquement : direction des œuvres universitaire
Effectif : 1
Rôle principal : La gestion de l’hébergement.
Les taches liées à ce poste
Les tâches Fréquence
L’inscription des nouveaux bacheliers
reçus.
Début d’année universitaire
La réinscription des anciens résidents Début d’année universitaire
Contrôle des dossiers Aléatoire
Transfert des résidents Aléatoire
Etablissement des listes globales des étudiants
Aléatoire
Documents diffusés par ce poste
Document Destination
Formulaire de contrôle de chambre Service de contrôle et de maintenance
Quitus Résident
Liste nominative globale Directeur de la résidence D.O.U
Les statistiques Directeur de la résidence D.O.U
Version numérique des Cartes de résident
Département de coordination et de contrôle
Document provenant à ce poste
Document Provenance
Formulaire de contrôle de chambre Service de contrôle et de maintenance
Carte de santé Service d'activités scientifiques culturelles et sportives et prévention de la santé
Dossier d’inscription Résident
Dossier de renouvèlement Résident
Tableau 2.1– Poste de travail de chef de Service d’hébergement
1.2 Poste de travail de chef service de contrôle et de maintenance :
Fiche d’étude Poste de Travail chef service de contrôle et de maintenance
Désignation : service de contrôle et de maintenance
Département auquel il est attaché : département de coordination et de contrôle
Dépend hiérarchiquement : direction des œuvres universitaire
Effectif : 1
Rôle principal : Le contrôle des chambres
Les taches liées à ce poste
Les taches Fréquence
Diriger les résidents vers leurs chambres Début d’année universitaire
Fournir les clés et le couchage aux résidents
Début d’année universitaire
Documents diffusés par ce poste
Document Destination
Formulaire de contrôle de chambre Service d’hébergement
Document provenant à ce poste
Document Provenance
Formulaire de contrôle de chambre Service d’hébergement Tableau 2.2– Poste de travail de chef service de contrôle et de maintenance
1.3 Poste de travail médecin :
Fiche d’étude de Poste de Travail médecin
Désignation : service d'activités scientifiques culturelles et sportives et prévention de la santé
Département auquel il est attaché : département de coordination et de contrôle
Dépend hiérarchiquement : direction des œuvres universitaire
Effectif : 5
Rôle principal : La santé
Les taches liées à ce poste
Les taches Fréquence
Acquitter les analyses médicales Début d’année
Fournir les cartes de santé Début d’année
Documents diffusés par ce poste
Document Destination
Carte de santé Service d’hébergement Tableau 2.3– Poste de travail médecin
1.4 Poste de travail chef département de coordination et de contrôle :
Fiche d’étude de Poste de Travail chef Département de coordination et de contrôle
Désignation : service de coordination et de contrôle
Département auquel il est attaché : département de coordination et de contrôle
Dépend hiérarchiquement : direction des œuvres universitaire
Effectif : 1
Les taches liées à ce poste
Les taches Fréquence
Etablissement des listes globales des étudiants
Aléatoire
Transmettre de la liste globale des résidents
Début d’année
Documents diffusés par ce poste
Document Destination
Version PVC des cartes des résidents Service d’hébergement
Liste globale des résidents Ministère
Les statistiques Ministère
Document provenant à ce poste
Document Provenance
Liste nominative globale Service d’hébergement
Version numérique des cartes des résidents
Service d’hébergement
Tableau 2.4– Poste de travail de chef département de coordination et de contrôle
2. Études des documents :
Les documents sont des renseignements écrits ou objets servant d’entités informationnelle gérables par le biais des processus de travail, nous étudions ci-dessous les documents circulant dans la D.O.U pour en collecter la synthèse d’information qui nous servira ultérieurement comme un dictionnaire de donnés.
2.1 Carte de résident :
La nature du document Document de transition externe
Code de document Carte_Res
Origine Service d’hébergement
Destinataire Résident
Nombre d’exemplaire Variable
Informations et éléments : En tête :
Le champs Désignation Type
Le nom de D.O.U et le nom de la résidence
Alphabétique corps :
Le champs Désignation Type
Nom Nom du résident Alphabétique
Prénom Prénom du résident Alphabétique
Spécialité Spécialité d’étude du
résident
Alphabétique
Photo Photo du résident Alphabétique Bas :
Le champs Désignation Type ID Numéro d’inscription du
résident
Code barre Tableau 2.6– Informations et éléments de carte résident
2.2 Carte de santé :
La nature du document Document de transition externe
Code de document Carte_Sant
Origine Service des activités
Destinataire Résident
Nombre d’exemplaire Variable
Tableau 2.7– Étude carte de santé
Informations et éléments : En tête :
Le champs Désignation Type
Le nom de D.O.U et le nom de la résidence
Corps :
Le champ Désignation Type
Nom Nom du résident Alphabétique
Prénom Prénom du résident Alphabétique
Date de naissance Date de naissance Alphabétique
Lieu de naissance Lieu de naissance Numérique
Spécialité Spécialité d’étude du
résident
Alphabétique
Adresse Adresse du résident Alphanumérique
Institut Institut Alphabétique
Pavillon N° du pavillon Numérique
Chambre N° de la chambre Numérique
Groupage Groupage sanguin Alphabétique Bas :
Le champ
Désignation Type
Observation Observation Alphanumérique Tableau 2.8– Informations et éléments de carte de santé 2.3 Quitus :
La nature du document Document de transition externe
Code de document Q
Origine Service d’hébergement
Destinataire Résident
Nombre d’exemplaire Variable
Informations et éléments : En tête :
Le champs Désignation Type
Le nom de D.O.U et le nom de la résidence
Alphabétique
Corps :
Le champs Désignation Type
Nom Nom du résident Alphabétique
Prénom Prénom du résident Alphabétique
Date de naissance Date de naissance Alphabétique
Lieu de naissance Lieu de naissance Numérique
Spécialité Spécialité d’étude du
résident
Alphabétique
Adresse Adresse du résident Alphanumérique
Institut Institut Alphabétique
Pavillon N° du pavillon Numérique
Chambre N° de la chambre Numérique Période d’occupation Période d’occupation de
la chambre
Numérique
Bas :
Le champ Désignation Type
Acquittement Acquittement Alphanumérique
Signature Signature Autre Tableau 2.10– Informations et éléments de quitus
2.4 Formulaire de contrôle de chambre :
La nature du document Document de transition externe
Code de document FCC
Origine Service d’hébergement
Destinataire Service de contrôle est de maintenance
Nombre d’exemplaire Variable
Tableau 2.11– Étude formulaire de contrôle de chambre Informations et éléments :
En tête :
Le champs Désignation Type
Le nom de D.O.U et le nom de la résidence
Alphabétique
Corps :
Le champs Désignation Type
Nom Nom du résident Alphabétique
Prénom Prénom du résident Alphabétique
Date de naissance Date de naissance Alphabétique
Lieu de naissance Lieu de naissance Numérique
Spécialité Spécialité d’étude du
résident
Alphabétique
Adresse Adresse du résident Alphanumérique
Institut Institut Alphabétique
Meuble Meuble Tableau
Bas :
Le champ Désignation Type
Acquittement Acquittement Alphanumérique
Signature de chef de service
Signature Autre
Signature du résident Signature du résident Autre
Tableau 2.12– Informations et éléments de formulaire de contrôle de chambre
2.5 Fiche de transfert :
La nature du document Document de transition externe
Code de document FT
Origine Le résident.
Destinataire Service d’hébergement.
Nombre d’exemplaire Variable
Tableau 2.13– Étude fiche de transfert
Informations et éléments : En tête :
Le champ Désignation Type
Le titre de l’université et
de la D.O.U
Alphabétique
Corps :
Le champs Désignation Type
Nom Nom du résident Alphabétique
Prénom Prénom du résident Alphabétique
Date de naissance Date de naissance Alphabétique
Spécialité Spécialité d’étude du
résident
Alphabétique
Adresse Adresse du résident Alphanumérique
Institut Institut Alphabétique
Avis du service
d’hébergement Avis du serviced’hébergement
Autre
Bas :
Le champ Désignation Type
Acquittement Acquittement Alphanumérique
Signature de chef de
serviced’hébergement Signature Autre
Signature du directeur de la résidence
Signature Autre
Signature du résident Signature du résident Autre Tableau 2.14– Informations et éléments de transfert
2.5 Dossier d’inscription :
La nature du document Document de position interne
Code de document DI
Origine Le résident.
Destinataire Service d’hébergement.
Le contenu du dossier -Copie du relevé de notes du bac. -Certificat d'inscription a l'années universitaire en cours
-Certificat de résidence -Acte de naissance Tableau 2.15– Étude dossier d'inscription
Le dictionnaire de données :
Le champ Désignation Type Longueur Remarques ID_resid Identificateur du
résident
N 20
Nom_resid Nom du résident A 20
Pren_resid Prénom du résident A 20
Dat_nais_resid Date de naissance du résident
D 10 JJ/MM/AAAA
Lieu_nais_resid Lieu de naissance du résident
A 20
Adr_resid Adresse du résident AN 50
Photo_resid Photo du résident B
Grp Groupage sanguin N 5
Spe_resid Spécialité du résident
A 20
Ins_resid Institut du résident A 30
ID_res Identificateur de la résidence N 10 Nom_res Nom de la résidence AN 2000
Nbr_place Nombre places de la résidence N 5 No_chamb Numéro de la chambre N 5 Capacité Capacité de la chambre N 2 Pér- occup Période d’occupation de la chambre D JJ/MM/AAAA Mble Meuble de la chambre T 20 Qnt Quantité N 2
No_Pvln Numéro de Pavillon N 2
Nbr_plac_lib Nombre de places libres par pavillon
N 5
Nbr_chambre Nombre de chambre par pavillon
N 5
Codification :
A : Alphabétique. N : Numérique.
AN : Alphanumérique D : date
B : Type permettant de stocker de grands blocs de données non structurées.
T : tableau.
Tableau 2.17– Codification de type de dictionnaire de données
3. Procédures de travail :
Codification:
Di Dossier d’inscription AM Analyses médical
FCC Formulaire de contrôle de chambre
CR Carte de résident
LAM Liste des analyses médical CS Carte de santé
DR Demande de réadmission Q Quitus
DT Demande de transfert FT Fiche de transfert
Tableau 2.18– Codification des opérations des procédures de travail 3.1 Inscription :
OP1 Le nouveau bachelier dépose le dossier d’inscription.
OP2 Il paie les frais du loyer et transport.
OP3 Le service d’hébergement lui délivre une décision d'attribution de chambre.
OP4 Le résident récupère la liste des analyses médicales au niveau du service des activités scientifiques.
OP5 Le résident rend ses analyses médicales et récupère sa carte de santé au niveau du service des activités scientifiques.
OP6 Le résident se présente à nouveau avec la décision d'attribution et la carte de santés auprès du service d'hébergement.
OP7 Le service lui fournit un FCC.
OP8 Le résident dépose le FCC au niveau du service de contrôle et de maintenance.
OP9 Le service de contrôle acquitte le FCC et le renvoie au service d’hébergement.
OP10 Le service d’hébergement délivre au résident sa carte de résidence.
Figure 2.1– Le schéma de procédures de travail de "Inscription"
3.2 Réinscription :
- Première phase : en fin d'année universitaire.
OP1 Le résident rend sa carte de résidence.
OP2 Il doit fournir une demande de réadmission au service d’hébergement.
OP3 Le service lui fournit un FCC et un Q.
OP4 Le résident délivre le FCC et le Q au service de contrôle.
OP5 Le service de contrôle rend ces deux documents au service d’hébergement après
avoir examiné la chambre.
Figure 2.2– Le schéma de procédure de travail de "Réinscription partie 1"
- Deuxième phase : au début d’année universitaire.
OP1 Le résident fournit une copie du certificat de scolarité de l'année en cours et paie les frais du loyer et transport.
OP2 Le résident se présente à nouveau avec la décision d'attribution et la carte de santés auprès du service d'hébergement.
OP3 Le service lui fournit un FCC.
OP4 Le résident dépose le FCC au niveau du service de contrôle et de maintenance.
OP5 Le service de contrôle acquitte le FCC et le renvoie au service d’hébergement.
OP6 Le service d’hébergement délivre au résident sa carte de résidence. Tableau 2.21– Les opérations de Réinscription deuxième phase
Figure 2.3– Le schéma de procédure de travail de "Réinscription partie 2" 3.3 Transfert interne :
OP1 Le résident doit fournir une demande de transfert au service d’hébergement de la résidence source.
OP2 Le service lui fournit un FCC et un Q.
OP3 Le résident délivre le FCC et le Q au service de contrôle.
OP4 Le service de contrôle rend ces deux documents au service d’hébergement après
avoir examiné la chambre.
OP5 Le résident rend sa carte de résidence et récupère sa demande de transfert acquitté et
son dossier d’inscription.
OP6 Le résident se présente au service d’hébergement de la résidence cible et délivre sa
demande de transfert et son dossier d’inscription.
OP7 Le service lui fournit un FCC.
OP8 Le résident dépose le FCC au niveau du service de contrôle et de maintenance de la résidence cible.
OP9 Le service de contrôle acquitte le FCC et le renvoie au service d’hébergement.
OP10 Le service d’hébergement délivre au résident sa carte de résidence.
Figure 2.4– Le schéma de procédure de travail de "Transfert interne"
3.4 Transfert externe :
OP1 Le résident doit fournir une demande de transfert suivie de l'attestation d'inscription
au service d’hébergement de la résidence source.
OP2 Le service lui fournit un FCC et un Q.
OP3 Le résident délivre le FCC et le Q au service de contrôle.
OP4 Le service de contrôle rend ces deux documents au service d’hébergement après
avoir examiné la chambre.
OP5 Le résident rend sa carte de résidence et récupère sa fiche de transfert acquitté et
son dossier d’inscription.
Figure 2.5– Le schéma de procédure de travail de "Transfert externe"
3.5 Abandon :
OP1 Le résident doit se présenter au niveau du service d’hébergement.
OP2 Le service lui fournit un FCC et un Q.
OP3 Le résident délivre le FCC et le Q au service de contrôle.
OP4 Le service de contrôle rend ces deux documents au service d’hébergement après
avoir examiné la chambre.
OP5 Le résident rend sa carte de résidence et récupère son dossier d’inscription. Tableau 2.24– Les opérations de Abandon
Figure 2.6– Le schéma de procédure de travail de "Abandon" Etats d'impression :
Au niveau de chaque résidence une série de documents sont établies par la section de l'hébergement :
Le FCC.
La décision d'attribution de chambre Carte de résidence
La liste nominative de l'ensemble des résidents. Carte de santé.
Statistiques :
Le service de l'hébergement au niveau de la D.O.U effectue des statistiques sur le nombre des étudiants inscrits, abandons, exclus, et les transférés. Ainsi, le nombre de places libres par résidence.
Acquitter le formulaire de contrôle de chambre :
A la fin d’année ou à chaque opération de transfert le service contrôle la chambre et le couchage et si tout est en ordre le service acquitte le formulaire pour que le résident peut avoir son quitus de la part du service de l’hébergement.
Procès-verbal :
Pendant le contrôle de la chambre si le service constate des dégâts, il délibère un procès-verbal pour que le résident rembourse ses dégâts, après le règlement du procès le service lui acquitte son formulaire de contrôle de la chambre.
Acquitter les analyses médicales :
Au début d’années le service fournit aux résidents une liste des analyses médicales, le résident ronds ces analyse et le service les examine et les acquitte s’ils sont toutes négatives.
Fournir les cartes de santé :
Apres l’acquittement des analyses, le service fournit au résident une carte de santé qui va porter tous les observations concernant l’état de santé du résident.
4. Moyens humains et matériels :
Notre stage a eu lieu aux services d’hébergement et au service de contrôle et de coordination, donc nous allons s’intéresser à ces services dans l’étude des ressources humains et au situation informatique.
4.1 Situation informatique :
Au niveau de la direction (département de contrôle et de coordination) :
La situation informatique du service est récapitulée en générale en :
1-Ordinateurs :
Marque HP
Processeur Duel-core
Ram 2 GO
Disque dur 500 GO
Système d’exploitation Windows 7
+ Onduleur
Quantité 6
2-Imprimantes :
Marque epson
Caractéristique Multifunction
Quantité 2
Tableau 2.26– Imprimantes de département de contrôle et de coordination
Au niveau des résidences(service d’hébergement et au service de maintenance) : 1-Ordinateurs :
Marque HP
Processeur Duel-core
Ram 2 GO
Disque dur 500 GO
Système d’exploitation Windows 7
+ Onduleur
Quantité 2
Tableau 2.27– Ordinateurs de service d’hébergement et au service de maintenance
2-Imprimantes :
Marque epson
Caractéristique multifonction
Quantité 2
Tableau 2.28– Imprimantes de service d’hébergement et au service de maintenance 3- Software :
Microsoft Windows XP,7.
Logiciels de programmation utilisés : Visual Basic 6, Delphi 7, SGBD : Microsoft Office Access.
Microsoft office 2003, 2007. Application : G-RES.
4.2 Ressource humaine :
Au niveau de la direction (département de contrôle et de coordination) :
Poste Nombre
Chef de service 1
Technicien en informatique 2
Agent de saisie 3
Tableau 2.29– Ressources humaine de département de contrôle et de coordination
Au niveau des résidences :
Service d’hébergement :
Poste Nombre
Chef de service 1
Technicien en informatique 1
Agent de saisie 1
Tableau 2.30– Ressources humaine de service de l'hébergement
Service de maintenance:
Poste Nombre
Chef de service 1
Agent de saisie 1