Positionnement du laser à gouttes en cavité Fabry-Perot par rapport à

O uso e o desenvolvimento de normas e modelos confiáveis têm feito parte das preocupações de profissionais da informação e da própria “indústria” da Informação, nomeadamente ao nível da mais recente área da preservação em meio digital com impacto, por exemplo, ao nível da organização e recuperação da informação e da interoperabilidade entre os diversos sistemas.

Convém atentar, no entanto, que no âmbito da Preservação a questão da normalização se pode colocar a dois níveis: a da normalização de formatos e o enquadramento normativo em geral.

A normalização de formatos é uma das várias estratégias a adotar ao nível da preservação em meio digital e a Digital Preservation Coalition aponta-lhe vantagens nomeadamente:

 Formatos padronizados são suscetíveis de apresentar menos problemas na migração de um formato para outro;

 Um número relativamente pequeno de formatos padrão será muito mais fácil de gerir, tanto a curto como longo prazo;

 Um amplo consenso sobre as normas irá facilitar e simplificar a colaboração em arquivo digital entre as instituições e setores (DPC, 2008:59);

 Contudo, não deixa de referenciar fatores que inibem o uso de normas como uma estratégia de preservação digital;

 O ritmo da mudança é tão rápida que as normas que tenham atingido o estágio de ser formalmente aprovado, inevitavelmente, ficam para trás podendo até ser substituídas;

 As pressões competitivas entre fornecedores favorece o desenvolvimento de extensões proprietárias para, ou implementações de normas, o que pode diluir as vantagens da consistência e interoperabilidade para a preservação;

 As próprias normas adaptam e alteram novos ambientes tecnológicos, conduzindo a uma série de variações do padrão original, que pode ou não ser compatível a longo prazo, mesmo se eles são compatíveis no curto prazo;

 As normas podem ser um recurso intensivo para implementar;

 Num ambiente mutável e altamente distribuído, é impossível as normas serem completamente prescritivas (DPC, 2008:59).

Os fatores enumerados acima significam que estas normas terão de ser vistas como parte de um conjunto de estratégias de preservação, não constituindo a própria estratégia, sendo que a necessidade de uma abordagem mais fluída tem levado ao aumento dos esforços para estabelecer as melhores práticas.

Esta é apenas uma referência geral na medida em que, não se direcionando esta dissertação de forma específica às estratégias de preservação e, de forma particular, à normalização de formatos, o foco principal a este nível centra-se na normalização em geral, abarcando aspetos diversificados e que interferem direta ou indiretamente com a preservação da informação no longo termo e o acesso continuado à mesma.

No panorama internacional foram surgindo normas, referências, projetos e especificações em que algumas instituições, sobretudo da Europa, Austrália e América do Norte têm desempenhado um papel de destaque na divulgação de procedimentos e boas práticas no que concerne à preservação em meio digital (Sousa, 2013).

Assim, um dos principais motivos para as organizações se regerem pelas normas, prende-se com o facto de estas serem modelos de referência e instrumento de padronização, sobretudo a nível operacional. Ao adotarmos estes padrões, estamos em consonância com metodologias e referenciais desenvolvidos, testados, estabelecidos e reconhecidos internacionalmente.

Num caso do quotidiano como é o da certificação (empresas, produtos, serviços, etc.) esta é um elemento-chave para que as organizações, públicas ou privadas, obtenham reconhecimento, ao apresentarem conformidade com os requisitos de uma determinada norma com impacto nacional e/ou internacional.

Vieira e Borbinha (2011) a propósito do estado da arte da “Gestão de Documentos

de Arquivo1_{”, apresentam como instrumentos normativos principais os referenciados no} quadro abaixo:

1 _{Definindo ”Gestão de documentos e arquivo” como o “Campo da gestão responsável por um controlo eficiente e}

sistemático da produção, recepção, manutenção, utilização e destino dos documentos de arquivo, incluindo os processos para constituir e manter prova e informação sobre actividades e transacções” (ISO 15489-1 [NP 4438] apud Vieira e Borbinha, 2011), sendo “documento de arquivo” definido como o documento “[…] produzido, recebido e mantido a título probatório e informativo por uma organização ou pessoa, no cumprimento das suas obrigações legais ou condução das suas actividades” (ISO 15489-1 [NP 4438] apud Vieira e Borbinha, 2011).

Ilustração 5 - Gestão de Documentos de Arquivo (Vieira e Borbinha, 2011)

Um ponto de partida comum com o que elaborámos para o presente projeto de dissertação mas que, face aos objetivos redefinidos e fixados, teve que ser concebido de uma forma mais direcionada, na sequência do proposto por Pinto (2009, 2011, 2013), com o contributo do elenco já apresentado por Sousa (2013):

 ISO 15489-1 - Information and documentation – Records Management Part 1: General [versão portuguesa NP 4438-1:2005] e Part 2: Guidelines [versão portuguesa NP 4438-2:2005];

 ISO/TS 23081-1:2004 - Information and documentation – Records management processes - Metadata for records;

 ISO 14721:2003 - Space data and information transfer systems. Open archival information system (OAIS);

 ISO/TR 15801:2004 – Electronic Imaging – Information stored electronically – Recommendations for trustworthiness and reliability;

certification of trustworthy digital repositories;

 ISO/TR 18492:2005 - Long-term preservation of electronic document-based information;

 ISO/TR 13028:2010 - Information and documentation: Implementation guidelines for digitization of records;

 ISO/IEC 27001:2005 - Information technology. Security techniques. Information security management systems. Requirements;

 MoReq2010 - Modular Requirements for Records Systems.

Neste enunciado de normas tem particular importância a norma ISO/TR 18492:2005, apesar de ser muito genérica, e, sobretudo, a ISO 16363:2012 que define um Guia de práticas recomendadas para fundamentar um processo de certificação e de auditoria para avaliar a confiabilidade de um repositório digital, no âmbito da preservação em meio digital, evidenciando a problemática em estudo neste projeto de dissertação e confirmando a inseparabilidade do tema da preservação em meio digital da existência de repositórios digitais confiáveis desenvolvidos com base em estratégias e políticas previamente estudadas, concebidas, aprovadas e implementadas.

Segundo esta norma, um repositório digital necessita de uma constante monitorização, planeamento, manutenção, bem como de uma estratégia de implementação para levar a cabo a sua missão, a preservação em meio digital.

Um repositório digital confiável não deve deixar de parte a implementação de ações e de uma estratégia consciente, e entender os riscos e ameaças a que os sistemas estão sujeitos. A norma faz ainda uma ressalva quanto ao estado de confiança que o repositório alcança, pois não se trata de uma realização única, dado que pressupõe auditorias regulares para que se possa averiguar a continuada conformidade (ISO 16363:2012).

Como observado anteriormente, os esforços no sentido de uma consolidação das políticas, estratégias, processos e procedimentos necessários para uma eficaz preservação, segurança e acesso continuado à informação, continuam a ser vastos, sendo as normas um aspeto a considerar, entre outros, sendo de sublinhar os pressupostos e modelo teórico- metodológico que permitirão o seu efetivo enquadramento e implementação.

A preservação da informação em meio digital é um requisito e condição vital para qualquer serviço, dado que se tem assistido ao crescimento exponencial da informação em formato digital e, consequentemente, à necessidade de prover ao seu armazenamento e acesso, garantindo acessibilidade, autenticidade, fidedignidade, integridade e inteligibilidade,

sem esquecer, no entanto, que não pode deixar de ser pensada em função da estratégia, políticas e plano geral de Preservação da Informação, no contexto da estratégia, política e plano de Gestão da Informação na Organização.