Points de vigilance :
Lors de ma mission de stage ainsi que lors de la préparation de ce mémoire, j’ai pu identifier trois principaux points pour lesquels je serai particulièrement vigilant lors de mes prochaines expériences professionnelles. Le premier point concerne la définition du périmètre du projet, le deuxième est relatif à l’utilisation être donc la conception des documents qui jalonnent le déroulement d’un projet informationnel, le troisième point porte sur la façon dont les lectures peuvent nourrir les pratiques professionnelles.
La question du périmètre
Parmi les premières questions qu’il faut se poser lorsque l’on commence à travailler sur un projet informationnel est, je pense, la définition du périmètre du projet. La question du périmètre se pose sur plusieurs plans :
• Le plan des personnes qui seront concernées par l’élaboration et la mise en œuvre du projet : l’équipe projet.
• Le plan des services et personnes au sein de ces services qui seront amenés à utiliser : les utilisateurs du projet.
• Le plan des services et personnes au sein de ces services dont l’activité sera impactée par la mise en route du projet
• Le plan des ressources informationnelles qui sont concernées par le projet.
Cette définition doit se faire en étroite collaboration avec les personnes de l’organisation qui sont à l’origine du projet ainsi que celles qui en seront les signataires. Bien sûr le périmètre est amené à évoluer au cours du projet, mais il importe d’en bien définir rapidement les principaux contours.
Relativement à cette question, j’ai connu quelques écueils qui, je pense, ne m’ont pas aidé dans le déroulement du projet.
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148 La constitution de l’équipe projet
Le premier périmètre sur lequel j’ai éprouvé quelques difficultés est celui de l’équipe projet. Il a été simple de définir les personnes qui faisaient évidemment partie de cette équipe à savoir :
• Le fondateur de la société et initiateur du projet ;
• Le futur (et actuel à ce jour) directeur de la société ;
• Les référents scientifiques ;
• Ma tutrice de stage ;
• Le responsable des bases de données ;
• Les personnes qui avaient déjà produit en interne une réflexion relative au projet.
Mais paradoxalement, il a été plus difficile pour moi de définir qui ne faisait pas partie de l’équipe projet. Lors de la phase initiale de recueil des attentes et de définition des besoins, j’ai été amené à m’entretenir avec des futurs utilisateurs du système d’information. Pour certains d’entre eux, ils avaient des responsabilités importantes dans l’organisation (Responsables de pôle de recherche, directeur des études, enseignants). Il était difficile pour moi de décider s’ils devaient ou non intégrer l’équipe projet. Outre que cela ne les aurait pas nécessairement intéressés, les y intégrer aurait été risqué de rendre l’équipe trop pléthorique et donc incapable de prendre rapidement des décisions.
Sans compter la plus grande difficulté à synchroniser les emplois du temps respectifs pour l’organisation de réunions de travail. Mais ne pas les intégrer me posait le problème de ma légitimité à prendre cette décision. Cet atermoiement dans la définition du périmètre de l’équipe projet n’a pas eu de conséquences dommageables parce que les membres d’Ostéobio étaient plutôt bienveillants à mon égard et que le projet n’avait pas de dimensions stratégiques immédiates pour la société. Mais cela peut-être plus dommageable dans d’autres situations et être à l’origine de dysfonctionnements dans la menées à bien du projet.
La définition du périmètre du projet
L’autre périmètre dont la définition m’a causé quelques préjudices est celle du périmètre du projet.
Lors de mes premiers entretiens, notamment avec Sophie Longuet, enseignante-chercheuse, directrice de mémoire et tutrice de mon stage au sein d’Ostéobio, il m’a été dit que celui-ci portait principalement sur la réflexion autour d’un moteur de recherche et accessoirement sur l’amélioration de la communication entre les différents membres de l’école. Il y avait donc un projet principal, le
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149 moteur de rechercher, et un projet secondaire, une Gestion Electronique des Documents (GED) collaborative.
Au début de mon stage, et pour plusieurs raisons, j’ai eu tendance à plus travailler sur le projet secondaire que le projet principal. Ces raisons étaient multiples :
• Diagnostic de difficultés de communication entre les élèves d’une part et l’administration et le corps enseignant d’autre part (Accès aux documents pédagogiques, accès aux emplois du temps et à leurs modifications, etc.)
• Intérêt pour ces problématiques de communication et de collaboration en organisation.
• Sentiment que ces problématiques seraient plus faciles à aborder que celles concernant le moteur de recherche.
Il m’est vite apparu que je ne pourrai pas mener à bien ces deux projets dans le temps qui m’était impartis et compte tenu de ma faible expérience dans ces deux domaines ainsi que ma découverte de l’entreprise. Lors d’un entretien informel avec Sophie Longuet où j’ai exprimé mes doutes quant à ma capacité à mener de front ces deux projets, il a été convenu qu’il fallait prioritairement que je me consacre à celui de moteur de recherche. Or cette information.
Cette expérience m’amène à penser qu’il ne faut pas perdre de vue les différents périmètres et leurs hiérarchies. Définir les priorités et s’y tenir doit faire partie des premières tâches dans la menée d’un projet informationnel, même si sa définition est encore incertaine (la définition de priorités, même temporaires, permettant précisément de pallier à la définition incertaine du périmètre). Il faut aussi ne pas trop s’écouter, c’est-à-dire de mettre ses inclinations de côté pour privilégier celles du demandeur.
Usages et fonction des documents
Tout au long d’un projet informationnel, il se produit des documents qui jalonnent son déroulement.
Ces documents sont à destination de l’équipe projet, des futurs prestataires qui seront chargés de sa mise en œuvre ou des futurs utilisateurs de la solution. Ils visent à communiquer des informations ou préparer des réunions de travail. Ce sont ces deux dimensions que je voudrais ici évoquer.
Le document comme un outil de communication
La première fonction d’un document, c’est de communiquer. Communiquer sur la définition du projet, ses objectifs, son périmètre, son état d’avancement ou ses fonctionnalités. Dans ce cadre, on pourrait
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150 dire que communiquer signifie « énoncer de façon intelligible pour les lecteurs ». Il importe donc de réfléchir avant tout à la qualité des lecteurs du futur document. Seront-ils les membres de l’équipe projet ? Les signataires du projet ? Les futurs prestataires ? Les futurs utilisateurs ? Ceux dont l’activité sera impactée par le projet ?
Plusieurs éléments constitutifs du document dépendent de la qualité de ses lecteurs :
• Le point de vue qui y est développé : on ne décrit pas un projet de la même façon selon que l’on s’adresse à ceux qui en sont les commanditaires ou les bénéficiaires.
• Les thèmes qui y sont abordés : toutes les facettes d’un projet n’intéressent pas également toutes les parties qui y sont prenantes.
• Le niveau de précision : un document à destination des prestataires va aborder des questions techniques de mise en œuvre qui n’intéressent pas nécessairement, par exemple, les référents d’un projet.
• Le registre lexical qui y est développé : Un document peut relever d’un registre spécialisé ou d’un registre commun selon qu’il est destiné à un public familier ou non du domaine des sciences de l’information.
• L’utilisation qui en est demandée. Ce document peut-être purement informatif ou demander à ses lecteurs un travail de réflexion et de retour à l’auteur quant à son contenu.
Le dernier point évoqué nous permet de nous intéresser à la dimension « travail » de certains des documents qui jalonnent la vie d’un projet.
Le document comme outil de travail
Outre qu’il permet de communiquer, le document est aussi un outil de travail. Il sert de base pour des présentations (de fonctionnalités possibles par exemple), des discussions et des arbitrages à effectuer. À ce titre, il se doit d’être précis dans les notions qu’il aborde, exhaustif quant aux fonctionnalités qu’il propose et clair quant aux conséquences des décisions qu’il envisage. Par principe, avant de proposer de choisir parmi des orientations ou de prendre des décisions de fonctionnalité, il est souhaitable qu’il récapitule les arbitrages préalablement effectués afin que ceux qui le consultent puissent les resituer dans une vision d’ensemble du projet.
En conclusion de cette section consacrée aux documents produits lors d’un projet, il m’apparaît opportun de conseiller une méthode : avant de rédiger un document, il est intéressant de composer une brève note introductive qui en précisera le contenu ainsi que ses objectifs. Cette note sera utile
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151 aux futurs lecteurs dudit document bien sûr, mais elle le sera aussi à son rédacteur. Elle détermine un cadre préalable au document, à son contenu et sa structuration qui permet son l’auteur de toujours s’y référer pour évaluer s’il est pertinemment élaboré. Si au départ, les lecteurs et les objectifs du document sont bien définis, son élaboration n’en est que plus aisée et son efficacité s’en trouve renforcée.
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