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Troisième partie - 10 livrables
LIVRABLE 3 - PLAN DE COMMUNICATION
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Présentation sommaire
Ce document va formaliser toute l'organisation de la communication dans le projet. Ce travail est le fruit d'une réflexion conjointe entre le commanditaire et le chef de projet. Il est difficile et doit être réalisé avec soin, notamment dans les projets où il existe des problématiques humaines. Par exemple, en matière de résistance au changement, une bonne communication est l'un des premiers facteurs de réussite.
Conseils de mise en œuvre
Un plan de communication doit être simple afin qu'il soit applicable.
Mieux vaut un plan de communication simple et compréhensible, et appliqué de manière exhaustive, qu'un plan de communication très ambitieux que l'on n'aura pas les moyens ou le temps de mettre en œuvre.
Si le commanditaire n'exprime pas de souhaits en matière de com-munication, c'est au chef de projet de proposer une organisation de la communication. Les propositions doivent être validées par le commanditaire avant d'être mises en œuvre dans le projet. La communication peut faire des dégâts très importants si elle est mal construite.
Le choix d'une stratégie de communication peut être en décalage total avec les habitudes de communication de l'entreprise ; cette orientation peut permettre au projet de bénéficier d'une très grande reconnaissance de la part des acteurs del' entreprise.
Certains acteurs pouvant être destinataires de plusieurs types de communication, il faut s'assurer de la cohérence des éléments com-muniqués : c'est l'objectif du plan de communication.
Le plan de communication peut faire l'objet d'une mise à jour dans la fiche n° 7 de la méthode, à l'occasion de la validation du cadrage du
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Les réunions ne sont pas le seul moyen de communication, il faut être créatif et imaginer ou utiliser tous les moyens possibles en s' assu-rant qu'ils sont adaptés.
Attention à ne pas sous-estimer la charge de travail nécessaire à la mise en œuvre du plan de communication.
Présentation détaillée
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PLAN DE COMMUNICATION
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~ Tâches : Indiquer la liste des tâches du projet, reprendre les tâches
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vont servir à la coordination de la réalisation du produit final en utilisant généralement une récurrence hebdomadaire.Communication décisionnelle : Indiquer toutes les tâches qui vont servir à l'arbitrage sur les objectifs, en utilisant généralement une récurrence mensuelle, par exemple des points d'avancement avec le commanditaire ou des réunions de comité de pilotage.
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Troisième partie - 10 livrables
Communication promotionnelle : Réparties dans le planning, elles permettent de motiver les acteurs ou de vendre le produit. On peut répartir ces communications dans le planning sous la forme de triangles jaunes qui peuvent être une réunion de lancement, un journal du projet, des réunions d'information, des démonstrations, une réunion de clôture.
Commentaires: Donner des précisions sur la manière dont va être organisée chaque communication promotionnelle.
Présentation détaillée (suite}
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-Livrable N°3
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Souhaits du commanditaire : Préciser si le commanditaire a men-tionné des modalités de communication particulières, notamment en matière de fréquence ou de destinataires à ne pas oublier.
Cibles et destinataires : Indiquer à qui les actions et supports de communication sont destinés (comité de pilotage, équipe projet, utilisateurs, etc.).
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But (pourquoi ?) : Indiquer quels sont les objectifs que l'on veut atteindre en mettant en œuvre cette communication vers une cible donnée.
Contenu (quoi ?) : Indiquer quelles informations seront transmises lors de cette communication.
Responsable et émetteur (qui?) : Indiquer la personne en charge de la communication vers cette cible.
Rythme/fréquence (quand?) : Indiquer à quelle fréquence la com-munication vers cette cible doit être réalisée.
Moyens, outils et supports (comment?) : Indiquer quels moyens vont être employés pour mettre en œuvre la communication (e-mail, réunion, journal, etc.).
Lieu (où ?) : Indiquer le lieu où la communication sera mise en œuvre.
Nombre d'actions {combien ?) : Préciser le nombre d'actions de communication à réaliser au cours du projet vers cette cible.
Charge et coût de l'action de communication (pour combien ?) : Indiquer la charge de travail liée à la préparation, l'exécution et l'ex-ploitation de la communication, ainsi que le coût lié à la mise en œuvre de la communication.
les 5 points importants
1. Le plan de communication doit être clair, synthétique et réalisable afin d'être mis en œuvre dans sa totalité.
2. Les moyens de communication choisis doivent être variés et adaptés aux objectifs à atteindre .
3. Le plan de communication doit toujours être validé par le commanditaire.
4. Un plan de communication peut évoluer comme un planning, il peut donc faire l'objet de mises à jour régulières.
5. Le plan de communication est difficile à mettre en place dans le cas de résistances humaines fortes, il peut alors être nécessaire de faire appel à un spécialiste de la communication.
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Troisième partie - 10 livrables
Points d'utilisation dans la méthode
Le document est utilisé dans la phase « Préparer », et créé dans la fiche n ° 3 « Définir les objectifs de communication ». Il va être mis à jour dans la fiche n ° 7 « Valider le cadrage du projet » •
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3 Plan
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4 Planning détaillé