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Grille
Présentation sommaire
d'analyse des risques
Ce document est le fruit d'une réflexion tendant à imaginer tous les événements qui pourraient se produire en phase de pilotage et nuire à l'atteinte des objectifs du projet. Cette grille sera complétée par les actions préventives et les actions curatives à mettre en place ou à prévoir dans des scénarios de secours.
Conseils de mise en œuvre
Pour renseigner le document, il faut constituer un groupe de travail avec les experts et réaliser un « remue-méninges ». Celui-ci va per-mettre de lister de manière exhaustive les risques que chacun ima-gine possibles et qui nuiraient à l'atteinte des objectifs. La liste doit être établie sans aucune censure et tous les risques imaginés doivent être pris en compte dans la grille.
Pour chacun des risques listés, il faut mesurer l'effet sur les objectifs, c'est-à-dire le niveau de dégradation de la qualité, l'augmentation des coûts, l'allongement des délais. Cette évaluation permettra d'évaluer l'impact des risques sur les objectifs. Elle peut être complétée par une analyse de la probabilité de survenance du risque.
Il faut ensuite lister les mesures qui pourraient endiguer l'arrivée du risque ou limiter ses effets : ce sont les mesures préventives. Pour chaque mesure préventive, il faut établir une planification des tâches liées à la mise en œuvre des actions préventives et chiffrer les coûts relatifs à cette mise en œuvre. Dans certains cas, les mesures
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Enfin, il faut faire la liste des mesures curatives, mesures qu'il va falloir mettre en œuvre si les mesures préventives ont échoué ou si elles n'existent pas. Pour chaque mesure curative, il faut établir une planification des tâches liées à la mise en œuvre des actions curatives et chiffrer les coûts liés à cette mise en œuvre. Dans certains cas, les
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Létablissement des planifications et l'évaluation des coûts des mesures préventives et curatives vont permettre de décider de déployer ces mesures. Dans certains cas, les mesures ne seront pas mises en place, car elles coûtent plus cher que les conséquences du risque lui-même.
Présentation détaillée
Nom du projet GRILLE D'ANALYSE DES RISQUES Livrable N°6
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Risques potentiels : Indiquer tous les événements qui pourraient dégrader l'atteinte des objectifs en faisant un brainstorming avec les experts .
Effets sur les objectifs : Indiquer pour chaque risque les effets sur le calendrier du projet, sur le budget du projet ou sur le résultat attendu.
Impact : Indiquer la cotation de l'impact sur les objectifs, 5 pour une dégradation très forte des objectifs et 1 pour une dégradation très faible des objectifs.
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Troisième partie - 10 livrables
Probabilité : Indiquer la cotation de la probabilité d'apparition des risques, 5 si l'apparition du risque est très fortement probable, 1 si l'apparition du risque est très faiblement probable.
Détection: Indiquer si le risque peut être détecté très tôt avant qu'il n'apparaisse ; s'il peut être détecté très tôt la cotation est 1, s'il sera détecté très tard, juste avant son apparition, la cotation est 5.
Criticité: La criticité se calcule automatiquement par la multiplica-tion de l'impact par la probabilité par la détecmultiplica-tion.
Décision : Après hiérarchisation des risques par la criticité, décider (oui/ non) si l'on souhaite mettre en place des mesures préventives et curatives.
Mesures préventives : Indiquer toutes les mesures pouvant être prises pour réduire en amont l'apparition du risque.
Mesures curatives : Indiquer toutes les mesures pouvant être mises en œuvre si le risque se produit malgré les mesures préventives.
Dates : Indiquer les dates de début et de fin des actions préventives et curatives, et les liens avec les autres tâches du planning (à insérer dans le planning au mieux).
Coûts : Chiffrer le budget à prévoir pour la mise en œuvre des
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actions preventives et curatives.
Les 5 points importants
1. L'analyse des risques est le fruit d'un travail collectif avec les experts, ce travail est ensuite communiqué au commanditaire du projet.
2. La liste des risques doit être réalisée de manière exhaustive, et sans censure ni débat .
3. Les mesures préventives et curatives doivent être planifiées et chiffrées en matière de coût de façon à évaluer la faisabilité de leur mise en place.
4. Tous les risques ne peuvent être couverts soit parce que les parades n'existent
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pas, soit parce que la prévention du risque coûte plus cher que les consé-quences du risque.
L'analyse des risques permet d'élaborer des scénarios « au pire » ou « au mieux » du projet qui permettront de visualiser aussi bien que possible la planification et les coûts du projet.
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Points d'utilisation dans la méthode
Le document est utilisé dans la phase « Préparer », et créé dans la fiche n ° 6 « Analyser les risques ». Il va être mis à jour dans la fiche n ° 7 «Valider le cadrage du projet ».
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Troisième partie - 10 livrables
LIVRABLE 7 - COMPTE RENDU DE RÉUNION Présentation sommaire
Ce document va servir non seulement de document préparatoire aux réunions de pilotage du projet, mais aussi de docu-ment pour consigner les décisions prises au cours de la phase de pilotage. Un compte rendu sera effectué pour chaque réunion, que ces réunions soient réalisées avec les experts et les ressources, ou avec le commanditaire.
Conseils de mise en œuvre
La partie haute du tableau doit être renseignée à l'avance ; l'ensemble des participants doit être consulté afin que chacun donne la liste des thèmes qu'il considère nécessaire d'aborder, ainsi que le temps prévu pour aborder chacun des thèmes.
Le chef de projet fait ensuite une classification par ordre d'impor-tance des thèmes afin d'arbitrer si la somme du temps nécessaire dépasse quatre-vingt-dix minutes - auquel cas il est nécessaire d'or-ganiser deux réunions (les réunions trop longues sont inefficaces).
Le chef de projet doit informer qu'aucun thème supplémentaire ne pourra être ajouté en cours de réunion. Les éventuels thèmes qui pourraient apparaître en cours de réunion seront ajoutés à la liste à aborder lors de la réunion suivante.
Lensemble des thèmes est ensuite communiqué à tous les partici-pants au moins trois jours avant la réunion.
Les actions et décisions prises sont consignées en temps réel pendant la réunion ou par le biais d'un ordinateur connecté à un projecteur informatique, afin que tout le monde puisse suivre la formulation du compte rendu. Le document est ensuite immédiatement imprimé et communiqué aux participants qui partent avec le compte rendu.
Au besoin, le compte rendu est rédigé à la main en temps réel ; une à
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Date : Indiquer la date de la réunion.
Lieu : Indiquer le lieu de la réunion.
Heure: Indiquer l'heure de la réunion.
Participants : Lister l'ensemble des participants à la réunion.
Thèmes prévus : Lister les thèmes à aborder pendant la réunion.
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Troisième partie - 10 livrables
Temps prévu : Indiquer le temps prévu pour aborder chacun des thèmes listés.
Décisions prises, actions à entreprendre : Lister les décisions et actions à entreprendre concernant la thématique abordée.
Dates d'échéance : Indiquer les échéances des décisions ou actions notifiées au cours de la réunion.
Acteurs : Lister les personnes qui vont mettre en œuvre les actions ou les décisions prises en cours de réunion.
Prochaine réunion : Indiquer le type de la prochaine réunion.
Date/Lieu/Heure : Indiquer la date, le lieu et l'heure de la réunion suivante.
Thèmes à aborder : Lister les thèmes à aborder pendant la réunion suivante.
Les 5 points importants
1. Une réunion commence toujours à l'heure, même si le responsable hié-rarchique n'est pas là, dans la mesure où il a été informé de l'heure au préalable.
2. Il ne faut pas ajouter de thèmes supplémentaires en cours de réunion, au risque de faire des réunions fleuves qui érodent la motivation et qui sont inefficaces.
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Une réunion de pilotage de projet ne doit pas dépasser une heure trente minutes pour l'ensemble des thèmes.
Il ne doit pas y avoir de thème « divers » qui va servir de « fourre-tout » et faire dériver la réunion.
Le chef de projet doit animer les réunions avec rigueur et professionnalisme car c'est le projet qui est jugé à travers la manière dont sont conduites les réunions .
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Points d'utilisation dans la méthode
Le document est utilisé dans la phase « Piloter », et créé dans la fiche n ° 9 «Assurer le reporting ». Il sera créé autant d'exemplaires qu'il y a de réunions de projet.
7 Compte rendu
de réunion
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Bilan
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CréationModification
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8 Revue de projet
Troisième partie - 10 livrables