4. OUTILS DE GESTION
4.3. Plan de classement
4.3.1. Introduction
Nommé aussi plan de classification ou cadre de classement, le plan de classement est un outil de gestion essentiel pour le traitement des archives. En effet, les services d’une institution qui en sont dépourvus se retrouvent souvent dans l’incapacité de localiser un document parce qu’ils ne possèdent pas de classement uniforme pour l’ensemble des services.
Le plan de classement est indispensable car il améliore l’organisation intellectuelle des documents d’une institution en offrant un classement unique, compréhensible et indépendant des personnes. Il permet ainsi le classement et la recherche de documents de manière facile et rapide.
4.3.2. Structure
Le plan de classement s’élabore sur le recensement des fonctions et des activités de l’institution, c’est-à-dire qu’il regroupe les fonctions d’exploitation communes à la plupart des institutions et les fonctions de gestion propre à l’institution. Le plan de classement présente une organisation claire et logique. Sa structure hiérarchique conduit du général au particulier tout en permettant des approfondissements ou des élargissements des intitulés. Ces derniers doivent évoquer le plus explicitement possible les fonctions et les activités de l’institution, donc être courts et significatifs. Les abréviations et les termes trop génériques, par exemple, « divers » ou « autres », sont à éviter.
4.3.3. Classement
Le classement des documents implique la création de dossiers13 qui sont l’instrument de base du travail d’une organisation. Y sont regroupés tous les documents relatifs à une même affaire. Chaque dossier doit être identifié au minimum par un titre et des dates extrêmes. Le respect d’autres règles simples comme l’ordre interne cohérent du dossier, l’élimination immédiate des papiers de
13 Ce terme regroupe les classeurs, dossiers suspendus et dossiers électroniques.
corbeille et un premier conditionnement physique des documents facilitent la gestion des archives dès leur création et favorisent une meilleure conservation à moyen et long terme.
Nous avons réalisé le plan de classement de l’ECR en tenant compte dans un premier temps des fonctions que l’on retrouve généralement dans toutes les institutions :
Gestion générale
Ressources humaines
Ressources financières
Ressources mobilières et immobilières
Ressources informatiques
Presse et communication
Pour élaborer un plan de classement qui tienne compte des fonctions propres à l’ECR, nous nous sommes basées dans un second temps sur l’analyse de l’existant et sur les formulaires d’inventaires. C’est ainsi que nous avons retenu les cinq fonctions de gestion qui caractérisent l’ECR :
Fondations, associations et institutions
Paroisses
Fichier des catholiques
Bureau du Conseil Pastoral Cantonal
Évêque
Nous avons choisi un plan de classement thématique fonctionnel, c’est-à-dire que les documents sont répartis par classe correspondant à une fonction. Le plan de classement de l’ECR est ainsi constitué de quatre niveaux : le premier reflète la
fonction et les trois suivants sont les subdivisions hiérarchiques établies selon les activités qui constituent les grandes fonctions.
4.3.4. Cotation
Pour faciliter le classement et le repérage ultérieur de l’information, le système de cotation que nous avons sélectionné est alphabétique pour le premier niveau et alphanumérique pour les trois autres. Notre système de cotation se veut simple, précis et souple afin de permettre d’éventuelles extensions du plan.
Exemple :
B Ressources humaines
B 1 Administration générale
B 1.1 Politiques et directives
B 1.1.1 Contrats
La cote (par exemple B 1.1) ainsi que l’intitulé (Politiques et directives) se retrouvent à la fois sur l’étiquette des classeurs, sur les étagères et idéalement sur les documents.
4.3.5. Compléments
Le plan de classement est accompagné d’un procédurier et d’un index. Le premier décrit la structure et le fonctionnement du plan de classement et le second permet d’identifier la classe pertinente à un sujet donné.
L’index de notre plan de classement prend la forme d’un répertoire alphabétique des intitulés et des renvois accompagnés de la cote alpha-numérique référant aux sujets abordés dans les dossiers. Lorsqu’un intitulé comporte plusieurs termes, chacun peut être retrouvé dans l’index. Parfois, des précisions entre parenthèses ont été ajoutées afin d’éviter les ambiguïtés. Elles réfèrent aux niveaux supérieurs et permettent de mettre l’intitulé en contexte dans l’index.
Pour faciliter l’attribution des responsabilités de gestion des documents, une liste de correspondance entre les cotes et les services responsables a été créée.
4.3.6. Application
Une fois le plan de classement établi, tous les documents produits et reçus par l’ECR y seront intégrés. Il s’appliquera aussi bien aux documents papier qu’électroniques. Sa structure sera donc transposée avec quelques petites variations à l’arborescence Windows (chapitre 5.7).
La structure souple du plan de classement implique une mise à jour régulière. La procédure détaillée se trouve dans le guide d’utilisation des archives (annexe 8).
4.3.7. Bibliographie
BUSCAL, Caroline. « Archives et plan de classement » dans Archimag, 1993, no 68, p. 29-31
BUSCAL, Caroline. « Gestion documentaire : classement ou classification, le bon plan » dans Archimag, 1998, no 115, p. 38-40
CASAULT, Denis et LEVESQUE, Michel. Guide de classification et de classement des documents des associations et autres organismes de même nature.
2e éd. rev. et augm. Québec : Association des archivistes du Québec, 1997. 53 p.
(Guides pratiques de gestion)
GERINGER, Marcel. Le système de classement : un élément important pour la gestion des documents. Berne : Archives fédérales suisses, 2000. 24 p. (Auxiliaire de travail. Archives fédérales suisses)
SERVICE DES ARCHIVES ET DE GESTION DES DOCUMENTS DE L’UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À MONTRÉAL. Guide de classification uniforme. 2e éd. Montréal : Université du Québec, 1995. 1 vol. (pagination multiple)