Table de matières
3. Classement et cotation des documents électroniques
3.1. Comment trouver le plan de classement Windows ?
Le plan de classement Windows est accessible depuis le poste de travail. Par exemple, pour le dossier D 2.2 Franklin 7, le chemin d’accès et le suivant :
H:\NOUVEAU CLASSEMENT\D RESSOURCES MOBILIERES ET IMMOBILIERES\D 2 RESSOURCES IMMOBILIERES\D 2.2 IMMEUBLES LOCATIFS\D 2.2 FRANKLIN 7
Annexe 8
3.2. Comment classer et coter les documents électroniques ?
La procédure est la même que pour les documents papier. C’est l’arborescence Windows qui sert de plan de classement pour les documents. En effet, elle reprend la même structure que le plan de classement papier.
3.2.1. Classification
Les rubriques du plan de classement Windows reflètent les sujets et vont du général au particulier. Chaque service est responsable de l’application du système de classification et du classement de ses documents. Le répondant archives est en charge des modifications qui peuvent être apportées au plan de classement pour en garantir l’uniformité (voir p. 194).
3.2.2. Procédure de classement
Tous les documents électroniques produits et reçus par l’ECR doivent être intégrés au plan de classement. Ce processus est effectué par chaque service de l’ECR détenant des documents.
Lors de l’implantation du système, tous les documents actifs doivent être intégrés au plan de classement. Après avoir passé du stade actif au stade inactif (en fonction du calendrier de conservation), les documents essentiels (voir p. 188) sont conservés et les autres documents éliminés.
Le plan de classement doit être mis à jour régulièrement. Au fur et à mesure de leur création ou leur réception, les documents sont ensuite intégrés au plan de classement.
Annexe 8
3.2.3. Cotation
Le système de cotation est alpha-numérique à quatre niveaux. En raison de certaines contraintes informatiques, le système de cotation de l’arborescence Windows a dû être adapté afin que ses rubriques restent dans le même ordre que dans le plan de classement papier. Ainsi, lorsqu’une rubrique possède plus de dix sous-rubriques, le plan de classement de l’arborescence Windows inclut des zéros qui sont omis dans le classement papier.
Exemple :
Classement papier : Classement informatique : J 1.7 Convocations
J 1.8 Ordres du jour et PV
J 1.9 Rapports et notes du Bureau J 1.10 Finances
J 1.07 Convocations J 1.08 Ordres du jour et PV
J 1.09 Rapports et notes du Bureau J 1.10 Finances
3.3. Comment insérer un fichier dans le plan de classement ?
Pour savoir dans quel dossier classer un document, son sujet doit être identifié.
Le sujet sera ensuite choisi dans l’index alphabétique du plan de classement web qui renvoie à la cote. Le fichier est ensuite enregistré dans le dossier correspondant à cette cote.
Les dossiers en majuscules ne doivent pas contenir de fichiers. Ce sont des
« nœuds » ou « embranchements » qui signalent un niveau supplémentaire. Les fichiers doivent être classés dans les dossiers en minuscules seulement (au niveau le plus bas de la catégorie). Les noms des dossiers ne doivent pas être modifiés.
Certains intitulés de dossiers informatiques comportent une année. C’est le cas pour les dossiers qui contiennent un certain type de documents (par exemple Rapports, PV, Convocations) auquel correspond un délai de conservation dans le calendrier. Si ce délai est de deux ans, on conserve alors les dossiers
Annexe 8
informatiques de l’année courante et l’année précédente. Suivant cet exemple, à chaque début d’année, les dossiers antérieurs à deux ans sont supprimés par le répondant archives.
Exemple :
Au début de l’année 2005, ce dossier doit être supprimé.
3.3.1. Quelques règles pour homogénéiser les noms de fichier
Mettre la première lettre en majuscule, le reste en minuscules
Garder des espaces entre les mots
Pas d’abréviations, garder si possible les mots en entier
Les acronymes sont possibles (LPP, CCP, etc.)
Nombre de caractères illimité
3.4. Comment gérer les modèles de lettres et d’étiquettes ?
Tous les modèles de lettres et d’étiquettes doivent être créés en format .dot dans un seul dossier commun A 2.9 Modèles de lettres et A 3.5 Modèles d’étiquettes.
Ceci permet de conserver des modèles originaux non modifiables. Ces modèles pourront être mis à jour et remplacés par une nouvelle version si besoin est. Les lettres et les étiquettes ainsi créées à partir de ces modèles pourront être enregistrées en format .doc dans les fichiers spécifiques, puis supprimées après impression.
En bref, la procédure pour composer une lettre ou une étiquette est la suivante :
Ouvrir le modèle
Composer la lettre ou l’étiquette
L’enregistrer sous sa cote spécifique dans le plan de classement en format .doc
Supprimer le fichier .doc après impression
Les modèles de lettre et d’étiquette demeurent réutilisables.
Annexe 8
3.5. Comment trouver un fichier dans le plan de classement ?
Si on ignore où se trouve le document que l’on recherche malgré l’index du plan de classement, on peut effectuer une recherche précise grâce au bouton Rechercher de l’explorateur Windows qui permet d’accéder au nom du fichier mais également à son contenu.
3.6. Comment créer un raccourci sur la grande fonction la plus utilisée ?
Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le dossier en question puis sélectionner Envoyer vers Æ Bureau (créer un raccourci).
3.7. Que faire des documents personnels ?
Les fichiers et dossiers personnels doivent être enregistrés sur le disque dur local (Bureau\Mes documents) et non dans le réseau (H:\). Ils n’ont pas leur place dans le plan de classement commun à toute l’organisation et ils ne font que croître inutilement la taille du répertoire.
Annexe 8