Para a sistematização e condução de todo o processo de Orçamento Participativo do IFPB Campus Picuí, deverá ser criado o COP com a representação dos diversos segmentos e grupos de interesse do Campus, considerando os anseios de sua comunidade acadêmica e das diretrizes emanadas dos seminários. O COP será um órgão de participação da comunidade acadêmica do Campus, tendo por finalidade planejar, propor, fiscalizar e deliberar acerca da alocação dos recursos no Orçamento Anual do IFPB Campus Picuí.
5.3.1.1 Atribuições do COP
É desejo da comunidade acadêmica do Campus Picuí que o seu Orçamento Participativo seja do tipo Stricto Sensu, conforme tipologia de Pires (2000), onde se observa caráter consultivo, fiscalizador e deliberativo. Desse modo, as principais atribuições do COP do IFPB Campus Picuí deverão ser:
a) debater, opinar, avaliar, aprovar e encaminhar a Matriz da Proposta de Orçamento do IFPB Campus Picuí para o exercício subsequente, elaborada pela Diretoria de Administração, Planejamento e Finanças e supervisionada por um Comitê de Acompanhamento Permanente, a ser criado, tendo como base as decisões dos diversos segmentos representados no COP, sobre hierarquização de prioridades de demandas apresentadas;
b) alocar, em conformidade com o planejamento da instituição e os anseios da comunidade acadêmica, dentro dos limites orçamentários disponibilizados para o Orçamento Participativo, os recursos para custeio, investimentos, capacitação de servidores e assistência ao educando;
c) definir os critérios que orientem a elaboração e os ajustes da proposta final do Orçamento, pela Diretoria de Administração, Planejamento e Finanças, após estabelecimento da cota orçamentária do Campus Picuí pela Reitoria do IFPB, o que será feito em consonância com o estabelecido pela Matriz CONIF;
d) acompanhar e Fiscalizar todo o processo de execução do Orçamento, solicitando informações à Gestão do Campus, sempre que for verificado atraso na execução de alguma das demandas da comunidade;
e) avaliar todo o processo de Orçamento Participativo com abrangência mínima de três eixos: 1) participação da comunidade; 2) execução das demandas emanadas do Orçamento Participativo; e, 3) satisfação da comunidade em relação ao Orçamento Participativo; e,
f) elaborar, alterar e aprovar o Regimento Geral do COP, sua estrutura e a sistemática de funcionamento do Orçamento Participativo do IFPB Campus Picuí, devendo posteriormente, encaminhar ao Conselho Diretor do Campus para análise e aprovação final.
5.3.1.2 Composição do COP
Objetivando a estruturação das instâncias de participação do Orçamento Participativo e de forma a atender aos anseios da comunidade acadêmica do Campus e as necessidades institucionais, conforme diretrizes emanadas da pesquisa e dos seminários realizados, sugere- se a criação do COP composto por 15 (quinze) conselheiros, com direito à voto e com mandato de 01 (um) anos, admitindo-se, uma única recondução e distribuídos da seguinte forma: a) 05 (cinco) representantes do segmento discente e seus respectivos suplentes; b) 05 (cinco) representantes do segmento docente e seus respectivos suplentes; e, c) 05 (cinco) representantes do segmento técnico-administrativo e seus respectivos suplentes.
Dos conselheiros representantes do segmento discente, 04 (quatro) serão escolhidos pelos seus pares em processos de consultas realizados por alunos regularmente matriculados em cada nível de ensino (Ensino Técnico Integrado ao Ensino Médio, Ensino Técnico Subsequente ao Ensino Médio, Graduação, e, Pós-Graduação), de forma a manter a representatividade de todos os níveis de ensino do Campus, e, 01 (um) será indicado pelas entidades representativas do segmento discente do Campus Picuí, (Grêmio Estudantil e Diretório Central dos Estudantes) de modo ampliar e fortalecer no âmbito do Campus Picuí, a participação dos movimentos estudantis organizados.
Os conselheiros representantes do segmento docente da comunidade acadêmica do IFPB Campus Picuí serão escolhidos da seguinte forma: 03 (três) serão eleitos pelos seus pares em processos de consulta realizados exclusivamente para essa finalidade e de acordo com a lotação de cada docente por nível de ensino (Ensino Técnico Integrado ao Ensino Médio, Ensino Técnico Subsequente ao Ensino Médio e Graduação), com exceção da pós- graduação, uma vez que todos os profissionais que atuam nesse nível de ensino estão lotados em outras coordenações; dessa forma, docentes lotados nas Coordenações dos Cursos Técnicos Integrados ao Ensino Médio só participam do processo de consulta para escolha do representante desse nível de ensino e assim sucessivamente. Essa medida é necessária para manter a representatividade dos níveis de ensino, da mesma forma como fora adotado para o segmento discente; 01 (um) conselheiro docente será indicado por entidade representativa da categoria; e, 01 (um) será designado pela Direção Geral do IFPB Campus Picuí, dentre os servidores docentes que atuam na área administrativa, lotados em quaisquer das diretorias do Campus (Geral, de Desenvolvimento do Ensino e de Administração, Planejamento e Finanças).
A escolha dos representantes do segmento técnico-administrativo dar-se-á da seguinte maneira: 03 (três) conselheiros serão eleitos pelos seus pares em processos de consulta de acordo com suas lotações em termos de diretorias (Geral, de Desenvolvimento do Ensino e de Administração, Planejamento e Finanças), de forma a manter-se representantes de cada diretoria do Campus no COP; 01 (um) será indicado por entidade representativa da categoria; e 01 (um) será designado pela Direção Geral do Campus, dentre os servidores técnico- administrativos lotados em quaisquer das diretorias do Campus (Geral, de Desenvolvimento do Ensino e de Administração, Planejamento e Finanças).
A opção pela incorporação ao COP de membros oriundos de entidades representativas dos segmentos da comunidade acadêmica do Campus cumpre um papel importante no Orçamento Participativo, haja vista que quanto mais organizado e denso o associativismo, maiores são as chances de suas demandas entrarem na agenda (SILVA, 2003b; TEIXEIRA E ALBUQUERQUE, 2006). Dessa forma, o Campus estará promovendo o associativismo nos três segmentos que compõem a sua comunidade.
Ressalte-se, por oportuno que os suplentes de cada conselheiro deverão ser escolhidos/designados da mesma forma que os seus titulares e que dos processos de consulta devem ser geradas atas com seus resultados finais, que posteriormente serão encaminhadas à Direção Geral do Campus para a emissão da competente portaria de nomeação dos conselheiros do COP.
5.3.1.3 Atribuições dos conselheiros do COP
De forma a contribuir com toda a sistemática do Orçamento Participativo e de dar subsídios às decisões colegiadas do COP, cabem aos seus conselheiros as seguintes atribuições:
a) mobilizar a comunidade acadêmica do Campus Picuí e discutir as prioridades que deverão ser levadas ao Orçamento Participativo;
b) acompanhar e supervisionar todo o processo de definição das prioridades da comunidade que serão levadas ao Orçamento Participativo, bem como a sua execução e avaliação;
c) discutir as prioridades elencadas pela comunidade acadêmica com os demais conselheiros do COP;
d) discutir textos sobre Orçamento Participativo, a fim de esclarecer o que é, para que serve e como se faz;
e) socializar, junto à comunidade acadêmica, o conhecimento acerca do processo orçamentário em seus aspectos técnicos;
f) intermediar informações acerca do Orçamento Participativo entre a Gestão do IFPB e suas unidades e comunidade;
g) coordenar os fóruns temáticos;
h) analisar de forma macro as prioridades do IFPB Campus Picuí;
i) discutir acerca da metodologia mais adequada à participação da comunidade acadêmica na elaboração, execução, acompanhamento e avaliação do Orçamento Participativo;
j) participar de reuniões com a equipe técnica do IFPB Campus Picuí;
k) analisar o Planejamento Estratégico do Campus e os seus Planos Anuais de Trabalho - PAT’s, inclusive em termos de compatibilidade com a participação da comunidade acadêmica, acompanhando, controlando e fiscalizando a execução das demandas oriundas do Orçamento Participativo; e,
l) discutir, no conjunto, a distribuição de recursos orçamentários para cada área temática e setor do Campus em termos de custeio, investimento, capacitação de servidores e assistência ao educando;
5.3.1.4 Criação do Comitê de Acompanhamento Permanente - CAP
Para um melhor desenvolvimento das atribuições do COP, sugere-se a criação de uma instância interna de assessoramento, a qual será denominada de Comitê de Acompanhamento Permanente - CAP das ações do Orçamento Participativo. Esse comitê será composto por 03 (três) conselheiros titulares e seus respectivos suplentes, 01 (um) titular e 01 (um) suplente de cada segmento da comunidade acadêmica, que serão eleitos pelos conselheiros do COP representantes de cada segmento.
O CAP será conduzido por 01 (um) coordenador e assessorado por 01 (um) relator, os quais deverão ser eleitos pelos conselheiros do COP, para mandato de 01 (um) ano, permitida uma única recondução.
Cabem ao CAP as seguintes atribuições:
a) acompanhar e supervisionar o processo de discussão e elaboração do Orçamento Participativo do Campus Picuí em todas as suas fases;
b) realizar fóruns/reuniões, para sensibilização e orientação da comunidade acadêmica do Campus, em consonância com o calendário a ser definido com os
segmentos envolvidos na elaboração da Matriz da Proposta de Orçamento do IFPB Campus Picuí;
c) acompanhar e supervisionar a execução do Orçamento do IFPB Campus Picuí, fornecendo as devidas informações ao COP.
5.3.1.5 Dinâmica de funcionamento do COP
O COP do IFPB Campus Picuí reunir-se-á ordinariamente com toda a comunidade do Campus, no mínimo 03 (três) vezes ao ano (2 rodadas de reuniões e 1 rodada de seminários), e para deliberação interna no mínimo 02 (duas vezes) ao ano, podendo reunir-se extraordinariamente a qualquer momento, quando provocado pelo CAP. Para a instalação do COP, será necessário um quórum mínimo de 08 (oito) conselheiros, maioria simples dos presentes na reunião, mesmo critério a ser adotado para a aprovação de suas deliberações.
Para uma melhor condução dos trabalhos, na primeira reunião do COP, os conselheiros deverão escolher 01 (um) coordenador, 01 (um) vice coordenador e 01 (um) secretário. O coordenador será o responsável pelas convocações, solicitações de informações, pelo contato com a Gestão do Campus, pela condução das reuniões e demais atribuições necessárias ao funcionamento do conselho. Em caso de ausência ou afastamento legal do coordenador, o vice coordenador assumirá suas atribuições. Ao secretário cabe o registro em atas de todas as reuniões realizadas, bem como a emissão de quaisquer outros documentos solicitados pelo coordenador.
Ainda na primeira reunião do COP, poderá ser estabelecido o cronograma anual de todas as demais ações e atividades atinentes ao processo de Orçamento Participativo, as quais serão desenvolvidas pelo CAP ao longo do ano. Nesse planejamento, também serão definidas as pautas de todas as reuniões e plenárias, podendo estas serem ajustadas no momento de suas convocações. Será ainda montada uma comissão para elaborar o Regimento do Orçamento Participativo, o qual deverá ser anualmente revisado para fins de adequação ao atual momento do Campus.