8 ORGANISATION DU PARTENARIAT
9.1 Partenariat axé sur l’enrichissement documentaire
Le logiciel Momindum, on l’a vu, permet d’intégrer des documents synchronisés au discours de l’enseignant. Limite du logiciel, seuls 4 formats de documents peuvent être ajoutés : PowerPoint et Pdf pour le texte, Jpeg pour les images, et des liens hypertextes. Cette limite représente un double inconvénient pour l’enrichissement documentaire : dans un premier temps cela limite considérablement la nature des documents à synchroniser et dans un second temps, dans le cas du texte, cela augmente le temps de traitement du document. En effet, la majorités des fichiers produits par la bibliothèque sont au format Word ou Excel, pour les intégrer aux eCours, une conversion au format Pdf ou PowerPoint est indispensable.
Cependant, il est envisageable de profiter de cette technologie Rich media pour y associer un produit documentaire de la bibliothèque : les dossiers de presses. Extrêmement riches, ces dossiers sont au nombre de 18 000 dont 1500 sont déjà numérisés au format pdf, indexés et organisés dans une base de données. Intégrés aux eCours en document annexe ils peuvent constituer un enrichissement documentaire considérable.
9.1.1 Le choix des dossiers de presse numérisés
9.1.1.1 Contenu et possibilités
Chaque dossier compte en moyenne 300 coupures de presse (nationale française et étrangère). Les thèmes de certains dossiers sont en adéquation avec les sujets traités dans les enseignements proposés en eCours au format traditionnel, notamment les cours de :
- Culture générale
- Espace mondial (cours traitant des relations internationales) - Histoire internationale au XXe siècle
- La vie politique française
Pour prendre l’exemple du cours d’Espace mondial, lors d’une séance sur les grands conflits mondiaux l’enseignant évoque les relations « Sud à Sud » et traite longuement de la conférence de Bandung. Une rapide recherche dans la base de données indique qu’un dossier complet (soit environ 300 articles) a exclusivement pour objet cette conférence.
9.1.2 Organisation
9.1.2.1 Sélection et validation
Cet exemple ne reflète qu’une infime partie des potentialités d’enrichissement documentaire de ces dossiers, mais également la difficulté de gérer une telle quantité d’information pour l’intégration aux eCours. En effet, un véritable travail de sélection et de validation doit être mené afin de choisir parmi 300 articles les textes qui peuvent être intégrés au cours, sachant que la création d’un eCours est soumise à de lourdes contraintes de délais. Il est obligatoire d’intégrer dans le processus de production cette nouvelle étape de sélection et de validation en respectant deux conditions :
- Il est impossible de confier cette tâche à un eAssistant qui dispose de peu de temps pour fournir l’énorme travail de synchronisation du plan du cours et des mots clés ainsi que la création du PowerPoint.
- Il est indispensable de trouver le bon équilibre pour mêler qualité d’enrichissement documentaire et temps de consultation. En effet, il ne faut pas « surcharger » le eCours de documents annexes car au vu des statistiques d’utilisation, qui fixent le temps moyen de consultation d’un eCours à 37 minutes et 53 minutes par utilisateur unique (les étudiants regardent le cours en plusieurs fois), on peut être sûr que les étudiants ne souhaitent pas rallonger cette durée. Le nombre d’articles mis en document annexe ne doit pas excéder un nombre raisonnable (entre 3 et 5) afin de ne pas effrayer l’étudiant. La lecture de documents annexes ne doit pas constituer une charge de travail supplémentaire mais soutenir le propos du cours afin de l’éclairer, d’en améliorer la compréhension.
Une distinction claire doit être établie entre la responsabilité de sélection et celle de validation.
Les documentalistes ainsi que les bibliothécaires selon leurs spécialités, leurs préférences, leurs envies pourraient être affectées à un cours (et donc à un enseignant) afin de procéder à la sélection d’articles pertinents. Maîtrisant la recherche sur base de données et connaissant le contenu de ces dossiers, leur compétence est mise en valeur par cette nouvelle fonction. Le corpus d’article sélectionné doit cependant être soumis à la validation de l’enseignant du cours
L’intégration de l’enrichissement documentaire a lieu durant la deuxième phase du processus de production du eCours (p.83) et se décompose en 3 étapes (A, B, C ou C’).
Ce scénario ne permet pas de synchroniser les articles au discours de l’enseignant, ce sont des documents annexes non synchronisés.
9.1.2.2 Intégration au processus de production
Figure 9 : Etapes de l’enrichissement documentaire
PHASE 1(8h.)
Base de données dossier de presse soumet à la validation de l’enseignant, si celui-ci n’est pas satisfait de la sélection il le signale au bibliothécaire référent sans passer par l’eAssistant, un nouvel article est choisi puis replacé dans le dossier, le fichier final est alors redéposé sur le serveur pour être mis en ligne ETAPE A
Après mise à disposition du cours sur le serveur récupération/ visionnage puis interrogation de la base
ETAPE B
Fichiers pdf déposés sur le serveur dans le dossier correspondant au cours sélection, il la valide, le fichier final est alors
Base de données dossier de presse soumet à la validation de l’enseignant, si celui-ci n’est pas satisfait de la sélection il le signale au bibliothécaire référent sans passer par l’eAssistant, un nouvel article est choisi puis replacé dans le dossier, le fichier final est alors redéposé sur le serveur pour être mis en ligne ETAPE A
Après mise à disposition du cours sur le serveur récupération/ visionnage puis interrogation de la base
ETAPE B
Fichiers pdf déposés sur le serveur dans le dossier correspondant au cours sélection, il la valide, le fichier final est alors redéposésur le serveur pour être mis en ligne
L’intégration de ces étapes ne bouleverse pas le processus de production d’un eCours car elles se font parallèlement au travail de l’eAssistant.
L’enrichissement documentaire des eCours par des articles issus des dossiers de presse numérisés permet, selon cette méthode de :
- respecter les délais de mise en ligne
- valoriser une partie des collections de la bibliothèque
- mettre en avant les compétences des bibliothécaires / documentalistes - ne pas créer de surcharge de travail pour l’eAssistant
- ne pas créer de surcharge de travail pour l’étudiant